Módulo 1

Nociones iniciales:
Configuración de
parámetros básicos

Curso: Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria KOHA

 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN BIBLIOTECARIA KOHA

Módulo 1: Nociones iniciales

Configuración de parámetros básicos

Índice
Primeros pasos: ingresando al entorno de prueba ..................................................................................... 2
Módulo de administración: valores obligatorios ......................................................................................... 5
Configurando parámetros básicos ................................................................................................................ 5
1. Bibliotecas ......................................................................................................................................... 6
2. Tipos de ítems ................................................................................................................................ 10
3. Valores autorizados ........................................................................................................................ 16

Primeros pasos: ingresando al entorno de prueba

Para los fines prácticos de este curso utilizaremos cualquiera de las versiones de prueba que ofrece el sitio
de Comunidad Koha. Los miembros de la comunidad y las organizaciones de todo el mundo proporcionan
estos servidores de demostración para que los utilicen las bibliotecas interesadas en este sistema.

Tal como verán en el sitio, existen diferentes versiones de demostración y en diferentes idiomas.
Preferentemente utilizaremos la interfaz administrativa en español. Para esto daremos clic en el enlace
Staff_Interface y al ingresar al sitio ingresaremos como datos de usuario y contraseña la palabra: admin

Interfaz
MARC Versión Opac administrativa/ usuario/clave Institución
Demo

MARC21 22.05 OPAC Staff Interface admin / admin Orex (España)

UNIMARC 21.11 OPAC Staff Interface test / test Biblibre (Francia)

MARC21 22.05 OPAC Staff Interface bywater / bywater ByWater Solutions (EEUU)

MÓDULO 1 - NOCIONES INICIALES: CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS BÁSICOS 2

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Catalyst IT Ltd. (Australia),

MARC21 22.11 OPAC Staff Interface staff / staff1
previously CALYX

Catalyst IT Ltd. (Nueva

MARC21 22.11 OPAC Staff Interface staff / staff1
Zelanda)

Equinox Open Library

MARC21 21.11 OPAC Staff Interface demo / demo
Initiative (EEUU)

MARC21 22.05 OPAC Staff Interface demo / demo Libriotech (Noruega)

MARC21 22.05 OPAC Staff Interface admin / admin Orex (España)

UNIMARC 22.11 OPAC Staff Interface demo / demo Tamil (Francia)

En el caso de que hayan seleccionado una opción que se encuentra en otro idioma, pueden
cambiarlo como cualquier página web haciendo clic derecho con el mouse y en el menú
seleccionar “traducir al español”. Es posible que la traducción difiera un poco de la versión en
español, pero podrán encontrar los menús y las opciones de la misma manera en todas las
versiones.

En el aula encontrarás el video “Cómo ingresar a la demostración de Koha”, dónde podrás ver
el paso a paso para acceder a la versión de prueba de la interfaz administrativa.

A continuación, haremos un recorrido por Koha para ver cómo configurar parámetros básicos del sistema. A
medida que avancemos en la lectura y visualización del contenido, podremos replicar el procedimiento en el
entorno de prueba, de esta manera nos iremos familiarizando con el sistema.

Comencemos.

MÓDULO 1 - NOCIONES INICIALES: CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS BÁSICOS 3

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CAPTURA DE PANTALLA 1: VISTA DE ACCESO A LA VERSIÓN DE DEMOSTRACIÓN DE LA INTERFAZ DE KOHA

Una vez que ingresamos al sitio podremos visualizar los 12 módulos de trabajo que describimos al inicio de
este módulo.

CAPTURA DE PANTALLA 2: VISTA DE LA PÁGINA PRINCIPAL DE LA INTERFAZ ADMINSITRATIVA DE KOHA

MÓDULO 1 - NOCIONES INICIALES: CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS BÁSICOS 4

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Módulo de administración: valores obligatorios

Para empezar con las configuraciones iniciales debemos ir al módulo de Administración de Koha.

Así como para todos los módulos, tenemos dos formas de ingresar:

• Desde la página inicial presionando “Administración de Koha”

• Desde el margen superior desplegando el menú Más para seleccionar el módulo, en este caso
Administración.

CAPTURA DE PANTALLA 3: FORMAS DEACCEDER A LOS MÓDULOS DE TRABAJO DE KOHA

A continuación, comenzaremos el recorrido para conocer cómo configurar los Parámetros Básicos y los de
Usuarios y Circulación.

Configurando parámetros básicos

En esta instancia hay algunas configuraciones necesarias para comenzar a trabajar con Koha y estás son:

1. Bibliotecas: desde esta opción se configuran las, los códigos y funciones.

MÓDULO 1 - NOCIONES INICIALES: CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS BÁSICOS 5

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2. Tipos de ítems: para definir los tipos de ítem, los ítems más usuales y los que se usan por defecto,
creación y personalización de nuevos ítems específicos.

3. Valores autorizados: para configurar las categorías y valores utilizados, para qué sirven y en qué
casos conviene utilizarlos, aspecto importante al momento de facilitar la catalogación.

Veamos cada una de estas configuraciones.

CAPTURA DE PANTALLA 4: MÓDULO ADMINSITRACIÓN, SECCIÓN PARAMETROS BÁSICOS

Importante:

Estos parámetros se deben configurar en el orden que aparecen, es decir, primero el

parámetro Bibliotecas, luego Tipos de ítems y por últimos los valores autorizados.

1. Bibliotecas
Seguí esta ruta para ingresar a Bibliotecas:

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Ir a Más > Administración > Parámetros básicos > Bibliotecas

Para configurar el sistema Koha es necesario completar la información para cada biblioteca que va a compartir
tu sistema. Estos datos son utilizados en diversas áreas del sistema.

Al acceder a Bibliotecas vemos el listado de Bibliotecas registradas (organizado en filas) y determinados datos
sobre cada una (organizados en columnas), como se muestra a continuación.

CAPTURA DE PANTALLA 5: SECCIÓN ADMINSITRACIÓN BIBLIOTECAS

En este caso podemos ver los datos de nombre, código, dirección, código MARC para repositorios, IP, etc. Si
precisamos ver otra información, podremos configurar la tabla de acuerdo con nuestras preferencias, es decir
ocultar o mostrar las columnas. Para esto, tenemos que dirigirnos al menú lateral izquierdo y seleccionar:

Parámetros adicionales > Configuraciones de la tabla

Dentro de esta opción se encuentra el siguiente menú:

MÓDULO 1 - NOCIONES INICIALES: CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS BÁSICOS 7

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CAPTURA DE PANTALLA 6: CONFIGURACIÓN DE LA TABLA

Si hacemos clic en “Administración” se desplegarán todas las tablas asociadas a este módulo. Tenemos
que dirigirnos a la sección ID de tabla: bibliotecas o ID de tabla: libraries (según con qué idioma que
estemos trabajando). Aquí podemos seleccionar u ocultar cualquier columna de información, haciendo
clic en las casillas de verificación. Una vez seleccionadas las casillas, damos clic “Guardar”.

¿Cómo registrar una nueva biblioteca?

Debemos dirigirnos nuevamente a la sección de Bibliotecas y realizar los siguientes pasos:

1. Hacemos clic en “Nueva biblioteca”

MÓDULO 1 - NOCIONES INICIALES: CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS BÁSICOS 8

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CAPTURA DE PANTALLA 7: SEÑALAMIENTO DE OPCIÓN “NUEVA BIBLIOTECA”

2. Completamos la información básica sobre la biblioteca. En la parte superior y en color rojo podremos
identificar los campos obligatorios: código y nombre.

CAPTURA DE PANTALLA 8: FORMULARIO DE CARGA DE “NUEVA BIBLIOTECA”

MÓDULO 1 - NOCIONES INICIALES: CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS BÁSICOS 9

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• El código de la biblioteca debe contener 10 ó menos caracteres, sin espacios en blanco. Este código
se utiliza como un identificador único en la base de datos.

• El nombre de la biblioteca se muestra en el OPAC siempre que se informe al público y debe ser un
nombre que tenga sentido para sus usuarios. (el nombre puede luego ser modificado, no así el código)

De los campos de la lista, sólo “Código de biblioteca” y “Nombre” son obligatorios.

A continuación, podemos introducir la información de contacto básica acerca de la sucursal. Una vez completo
el formulario daremos clic en enviar para efectuar el registro de la nueva biblioteca.

En caso de tener que agregar o modificar datos nuevos, podremos dirigirnos a la opción Editar, que nos llevará
de nuevo al formulario.

CAPTURA DE PANTALLA 9: SEÑALAMIENTO DEL BOTÓN EDITAR BIBLIOTECA

2. Tipos de ítems
Ir a: Más > Administración > Parámetros básicos > Tipos de ítems.

El sistema Koha nos permite organizar la colección por tipos de ítem y por códigos de colección.

MÓDULO 1 - NOCIONES INICIALES: CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS BÁSICOS 10

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CAPTURA DE PANTALLA 10: VISTA DE ADMINISTRACIÓN DE TIPOS DE ÍTEM

Los tipos de ítems típicamente refieren al tipo de material (libros, CD, DVD, etc.), pero podemos utilizar en la
forma más conveniente para nuestra biblioteca.

¿Cómo agregar un nuevo tipo de ítem?

Al dar clic en “nuevo tipo de ítem” accederemos a un formulario para completar los siguientes campos:

• Tipo de ítem: ingresamos un código corto para el tipo de artículo (máximo de 10 caracteres), por
ejemplo LIB para libros, o REV para revistas.

• Descripción: es la definición de texto sin formato del tipo de artículo, por ejemplo: Libros o Revistas
impresas.

• Buscar categoría: este campo nos permite ubicar el nuevo ítem dentro de una categoría de ítems
existente. Por ejemplo, podemos incluir DVD y Blu-ray en una categoría llamada Película, esto nos
facilitará la posterior búsqueda.

MÓDULO 1 - NOCIONES INICIALES: CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS BÁSICOS 11

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También podemos optar por tener una imagen asociada (ícono) con el tipo de ítem

• Podemos elegir entre una serie de colecciones de imágenes.

• Enlazar a una imagen remota.

• simplemente no agregar ninguna imagen asociada con el tipo de ítem.

En la siguiente imagen veremos la primera parte del formulario con dato cargados para el tipo de ítem MAPAS:

CAPTURA DE PANTALLA 11: PRIMERA PARTE DEL FORMULARIO DE CARGA AGREGAR TIPO DE ÍTEM

El formulario tiene otros parámetros que podremos definir, por ejemplo, podremos tildar “No para préstamo”,
en caso de tratarse de un recurso que solo pueden consultarse dentro de la biblioteca.

MÓDULO 1 - NOCIONES INICIALES: CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS BÁSICOS 12

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CAPTURA DE PANTALLA 12: SEGUNDA PARTE DEL FORMULARIO DE CARGA AGREGAR TIPO DE ÍTEM

En el campo “Límites de Biblioteca” tendremos que seleccionar “Todas las bibliotecas” ya que todas utilizan
este tipo de ítem. De lo contrario tendremos que seleccionar las bibliotecas específicas que utilizan este tipo
de ítem. Una vez completado el formulario damos clic en “Guardar cambios”.

De esta forma queda creado el nuevo tipo de ítem:

MÓDULO 1 - NOCIONES INICIALES: CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS BÁSICOS 13

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CAPTURA DE PANTALLA 13: VISTA DE NUEVO TIPO DE ÍTEM AGREGADO

¿Cómo crear una nueva categoría de ítems?

Ir a Administración > Valores autorizados > Valores autorizados para la categoría ITEMTYPECAT

Una categoría nos permite reunir varios tipos de ítems de acuerdo con una característica común. Estos grupos
se definen en el valor autorizado de ITEMTYPECAT. Dentro de la sección Valores Autorizados, podremos
buscar la categoría escribiendo en el campo de búsqueda y luego seleccionaremos +Agregar

CAPTURA DE PANTALLA 14: VISTA DE LA SECCIÓN DE ADMINSITRACIÓN DE VALORES AUTORIZADOS

MÓDULO 1 - NOCIONES INICIALES: CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS BÁSICOS 14

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En el siguiente formulario, podemos ver los campos a completar para crear la nueva categoría. Estos son:

• Valor autorizado: ingresamos el nombre de la categoría.

• Descripción: añadiremos una breve descripción del tipo de ítems que se incluyen en la categoría.

CAPTURA DE PANTALLA 15: VISTA DEL FORMULARIO PARA AGREGAR UN NUEVO VALOR AUTORIZADO

Con este agregado, al regresar a la sección de “Tipos de ítems”, en la columna “Buscar categorías” podremos
visualizar el grupo que creamos “Música y videos”, como se muestra en la siguiente imagen:

MÓDULO 1 - NOCIONES INICIALES: CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS BÁSICOS 15

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CAPTURA DE PANTALLA 16: VISTA DE ITEMS Y CATEGORIAS EXISTENTES

3. Valores autorizados
Ir a: Más > Administración > Parámetros básicos > Valores autorizados

Los valores autorizados se pueden utilizar en distintas áreas de Koha. Una de las razones para añadir una
nueva categoría de valores autorizados sería la de controlar los valores que los catalogadores pueden
introducir en los campos MARC. Por ejemplo, como vimos previamente, creamos un valor autorizado para
crear una categoría para agrupar diferentes tipos de ítems.

Es importante resaltar que su creación está a cargo únicamente de quien administre el sistema.
Las personas que luego realicen el proceso de catalogación podrán trabajar seleccionando los
valores que estén disponibles.

Koha se instala con los valores predefinidos, que nuestra biblioteca probablemente utilice. Podremos ver el
listado completo de valores y para qué sirven en esta misma sección de Administración.

Las categorías más importantes para tener en cuenta son:

MÓDULO 1 - NOCIONES INICIALES: CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS BÁSICOS 16

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• CCODE: Valor autorizado que se utiliza en el subcampo 8 del ítem para describir a qué colección
pertenece, puede restringirse a ciertas bibliotecas específicas de ser necesario.

• LOC: Valor autorizado que se utiliza en el subcampo c del ítem para su ubicación en estantería,
puede restringirse a ciertas bibliotecas específicas de ser necesario.

• NOT_LOAN: Valor autorizado que se utiliza en el subcampo 7 del ítem para impedir su préstamo.

• LOST: Valor autorizado que se utiliza en el subcampo 1 del ítem para indicar si el mismo está perdido.

• DAMAGED: Valor autorizado que se utiliza en el subcampo 4 del ítem para indicar si el material posee
algún tipo de daño.

• RESTRICTED: Valor autorizado que se utiliza en el subcampo 5 del ítem para indicar si su uso se
encuentra restringido por algún motivo.

CAPTURA DE PANTALLA 17: VISTA DE VALORES AUTORIZADOS CARGADOS POR DEFECTO

A lo largo del curso veremos que el registro de valores autorizados puede facilitar distintos
procesos y tareas, como por ejemplo las de catalogación. Veremos esto en el módulo 3.

MÓDULO 1 - NOCIONES INICIALES: CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS BÁSICOS 17

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Hasta aquí vimos cómo:

• Ingresar al entorno de prueba de la interfaz administrativa de Koha

• Configurar, desde el módulo de Administración, parámetros básicos como bibliotecas,

tipos de ítems y valores autorizados.

En el siguiente material veremos las configuraciones básicas de usuarios y reglas de

circulación. Estas configuraciones iniciales son fundamentales para poder gestionar
correctamente el catálogo, a los usuarios y los préstamos que se realicen en la biblioteca.

¡Continuemos!

MÓDULO 1 - NOCIONES INICIALES: CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS BÁSICOS 18