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1.2 Acceso
Para poder acceder a Excel existen varias formas, las más usuales son las siguientes:
Primera opción:
1. Metacomando < WIN + R >.
2. Aparece la venta Ejecutar.
3. Tecleamos EXCEL.
4. Clic en Aceptar.
Segunda opción:
1. Hacemos clic en el botón Inicio.
2. Seleccionamos la opción todos los programas.
3. Elegimos la carpeta Microsoft Office.
4. Hacemos clic en el programa Microsoft Office Excel 2010.
1.3 Ambiente
Barra de Título
Cerrar
Ficha Archivo
Restaurar
Menú Cinta de Minimizar
Opciones
Barra de
acceso rápido
Banda de
opciones
Vistas de la hoja
Botón Insertar
de cálculo
Hoja de Cálculo
Barra de Estado
Nota: También se puede emplear la tecla de función < F12 > para guardar como.
Para guardar los cambios realizados a un libro previamente guardo, efectúa cualquiera de
los siguientes pasos:
1. Pulsar en el icono Guardar de la barra de acceso rápido.
2. Metacomando < Ctrl + G >.
3. Ficha Archivo, dar clic en Guardar.
EDICIÓN BÁSICA
Segunda opción
1. Sitúa el puntero hacia la primera celda del rango.
2. Mueve el puntero al centro de la celda para que tome la forma de una cruz
gruesa.
3. Para iniciar la selección, haz clic y sin dejar de dar clic izquierdo, arrastra el
ratón hasta cubrir la última celda del rango deseado.
Tercera opción
1. Coloca el cursor en la primera celda del rango que se desee seleccionar.
2. Dirige el puntero del ratón hacia la última celda de mismo rango.
3. Pulsa la tecla < Mayús > y sin dejar de presionarla, haz clic en la última celda.
a) Par mover celdas, haz clic en Cortar o utiliza el Metacomando < Ctrl + X >.
b) Para copiar celdas, haz clic en Copiar o presiona las teclas < Ctrl + C >.
3. Selecciona la celda superior o izquierda del área donde se desea pegar el
contenido.
4. De la ficha Inicio, del grupo Portapapeles, haz clic en la opción Pegar.
Puedes escoger alguna de las series utilizadas en el relleno, dando clic en la opción
Relleno, de la ficha Inicio, del grupo Modificar.
Se mostrará la siguiente ventana donde se deberá indicar una de las series que da Excel
como Lineal, Geométrica, Cronológica y Autorrellenar, además de crear la serie en fila o columna.
2. Para insertar una hoja de cálculo nueva antes de otra ya existente, selecciona
esa de hoja de cálculo y de la banda de opciones selecciona Insertar hoja, de la
ficha Inicio, del grupo Celdas.
3. Una forma más rápida es utilizando el Metacomando < Mayús + F11 >.
1. Del indicador de hojas, haz clic derecho y elige la opción Cambiar nombre.
2. Pulsa la combinación de las teclas < Ctrl + Av Pág> o < Ctrl + Re Pág> para ir a
la siguiente hoja o a la anterior respectivamente.
3. Utiliza los botones de desplazamiento que se encuentran a lado de los
indicadores de hojas.
Para mostrar las hojas, basta con dar clic en Mostrar, de la ficha Vista, del grupo Ventana.
También se puede emplear la ficha Inicio, del grupo Celda, elegir la opción Formato y en el
menú elegir Ocultar hoja o mostrar hoja.
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o
rechazar utilizando el botón No.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la
esquina superior izquierda tal como esto:
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber
más sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer
clic sobre el cuadro anterior se mostrará un
cuadro u otro, siendo el más frecuente el que
aparece a continuación:
Este cuadro nos dice que la fórmula no
es válida y nos deja elegir entre diferentes
opciones.
Si no sabemos qué hacer, disponemos
de la opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no
podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el
símbolo de la esquina de la celda.
Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO,
siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una
fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como
puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan.
También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo
en la esquina superior izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemos
visto antes.
FORMATO DE CELDAS
3.1.3 Autoajustar
En Excel es posible modificar el tamaño de la de las filas y columnas, de una forma rápida
sólo basta dar doble clic en la intersección entre la columna y la fila, para que la celda se
autoajuste según el texto, que tenga la celda.
En esta cinta se cuenta con las herramientas más utilizadas por el usuario para dar
formato a celdas, con los grupos siguientes:
Fuentes: Este grupo cuenta con tipo de letra, tamaño, estilo y color de letra.
Alineación: Este grupo permite alinear un texto en la celda de forma vertical y
horizontal, así como la orientación y la sangría.
Número: Este grupo formatea los números.
Estilo: Este grupo permite dar formato condicional a tablas y a celdas, que ya
están predefinidos.
Celda: Este grupo permite modificar los aspectos de la celda como tamaño, mover,
copiar o proteger, etc.
3.8.1 Fuente
• Utilizando los cuadros de diálogo:
En la ficha Inicio haz clic en la flecha que se
encuentra al pie del grupo Fuente.
Después se abrirá un cuadro de diálogo
llamado Formato de celdas, haciendo clic sobre la
ficha Fuente, como se muestra a continuación.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón
Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista
previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que
queremos. A continuación se explican las distintas opciones de la ficha Fuente.
o Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de
letra.
o Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son
disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal,
Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
o Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u
otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez
situados en el recuadro.
o Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre
la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde se tendrá que
elegir un tipo de subrayado.
o Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la
flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.
o Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y
Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla
de verificación que se encuentra a la izquierda.
o Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de
fuente que Excel 2010 tiene por defecto.
• Utilizando la Banda opciones disponemos de unos botones que nos permiten
modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:
En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la
que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha
para elegir otro tipo.
3.8.2 Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de la hoja de cálculo, realiza los siguientes pasos:
1. Selecciona el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.
2. Haz clic en la flecha que se encuentra al pie del grupo Alineación.
4. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, haz clic sobre el botón Aceptar.
o Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre
la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:
GENERAL: Es la opción que Excel 2010 tiene por defecto, alinea las celdas
seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los
números a la derecha y los textos a la izquierda.
IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la
izquierda de éstas independientemente del tipo de dato.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de
éstas.
DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la
derecha de éstas, independientemente del tipo de dato.
3.8.3 Bordes
5. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, haz clic sobre el botón
Aceptar.
o Preestablecidos: Selecciona una opción de borde predefinida para aplicar
bordes o quitarlos de las celdas seleccionadas.
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas
seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas
seleccionadas excepto alrededor de la selección.
o Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los
botones preestablecidos.
o Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.
3.8.4 Rellenos
Excel permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las
demás. Si requiere realiza eso, realiza los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
1. Selecciona la ficha Inicio.
2. Haz clic sobre la flecha que se encuentra al pie del grupo Fuente.
3. Sitúate en la ficha Relleno.
4. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, haz clic sobre el botón Aceptar.
Color de fondo: Elige un color de fondo para las celdas seleccionadas utilizando la paleta
de colores.
Efectos de relleno: Selecciona este botón para aplicar degradado, textura y rellenos de
imagen en las celdas elegidas.
Más colores: Oprime este botón para agregar colores que no están disponibles en la
paleta de colores.
Color de trama: Escoge un color de primer plano en el cuadro Color de trama para crear
una trama que utilice dos colores.
Estilo de trama: Selecciona una trama en el cuadro Estilo de trama para aplicar formato a
las celdas elegidas con una trama que utilizan los colores seleccionados en los cuadro Color de
fondo y Color de trama.
En la Banda de opciones disponemos de un
botón que nos permitirá modificar el relleno de forma
más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se sombreará
la celda del color indicado en éste. En caso de querer
otro color de sombreado, se debe elegir desde la flecha
derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la
celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo
Formato de celdas.
3.8.5 Números
4. De la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en Formato y luego en Formato de
celdas.
Para ocular las fórmulas que no se desean mostrar, realiza los siguientes pasos:
1. Selecciona las celdas que contienen las fórmulas que se desea ocular.
2. En la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en Formato y luego en Formato de
celdas.
3. En la ficha Protección, activa la casilla de verificación Oculta y luego haz clic en
Aceptar.
Para desbloquear objetos gráficos de forma que otros usuarios puedan modificarlos,
realiza el siguiente procedimiento:
1. Mantén presionada la tecla < Ctrl > y haz clic en cada objeto gráfico que se desea
desbloquear.
2. Se mostrarán las Herramientas de dibujo junto con la ficha Formato.
3. En la ficha Formato, haz clic sobre la flecha que se encuentra al pie del grupo
Tamaño.
4. En la ficha Propiedades, desactiva la casilla de verificación Bloqueado y activa la
casilla de verificación Bloquear texto.
5. Sitúate en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haz clic en Proteger hoja.
Para desbloquear la hoja, selecciona la ficha Inicio, la opción Formato y Desproteger hoja,
del grupo Celda
3. Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, en el cuadro
Contraseña, escribe una contraseña, haz clic en Aceptar y vuelve a escribir la
contraseña para confirmarla.
Para desproteger el libro, sitúate en la ficha Revisar, del grupo Cambios, haz clic en
Proteger libro y selecciona la opción Proteger estructura y ventanas
En la ventana teclea la contraseña.
FÓRMULAS Y FUNCIONES
3. Escribe el nombre que deseas usar para referirte a la selección. Los nombres
pueden tener una longitud máxima de 255 caracteres.
4. Presiona < Enter >.
2. En el cuadro de diálogo
Nombre nuevo, en la
opción cuadro Nombre,
escribe el nombre que
desees utilizar para la
referencia. Los nombres
pueden tener una
longitud máxima de 255
caracteres.
4.2 Fórmulas
4.2.1 Concepto
Las fórmulas son expresiones que nos ayudan a realizar operaciones matemáticas o
lógicas. Las fórmulas pueden contener números, variables, referencia de celdas, operadores y
nombres clave que representan funciones predefinidas en Excel; toda fórmula desde comenzar
con el signo de igual (=).
Las fórmulas Explícitas en donde se utilizan sólo números y operadores.
=245*18/(32-19)
Las fórmulas Implícitas en las que se utilizan referencias de celdas.
=A5*B8(C5+G3+D9-T23)+(D3:D12)
B3:B9
El rango estaría formado por las celdas B3, B4, B5, B6, B7, B8, B9.
4.2.2 Composición
Una fórmula está compuesta por:
Elemento Descripción
Grupo de coordenadas de una celda en una hoja de cálculo, que indican a MS-
Excel en dónde debe buscar los valores que se desean utilizar en la fórmula. Las
referencias pueden ser:
Absolutas: Especifican la ubicación exacta de una celda en una fórmula, no
Referencias importando la posición de la celda que contiene la fórmula ($A$1, $B$1, ...)
de celda Relativas: Especifican la ubicación de otra celda en relación a la que contiene la
fórmula (A1, B1, C1,...)
Mixtas: Combinación de una referencia relativa y una absoluta dentro de una
fórmula ($A1 o A$1)
Son identificadores fáciles de recordar que se utilizan para referirse a una celda,
Nombres un grupo de ellas, un valor o una fórmula
Operador de suma
=(A1+B5) / 2
Constante
Referencias de celda
+ Suma o adición.
- Resta o negación.
* Multiplicación.
Aritméticos
/ División.
^ Exponenciación.
% Tanto por ciento.
= Igual que.
> Mayor que.
< Menor que.
Comparación
>= Mayor o igual que.
<= Menor o igual que.
<> Diferente que.
Cadena & Concatenación de cadenas
Rango, produce una referencia para todas las celdas
:
entre las dos referencias, incluyéndolas.
Uno de los rangos introducidos dentro de una
fórmulas, por ejemplo:
,
=SUMA(A1:A11,B3:B21), suma los valores contenidos
Referencia en los dos rangos expresados.
Calcula la intersección de los rangos indicados, por
ejemplo:
Espacio =SUMA(A1:A8 A6:A14), sumará los valores contenidos
en el rango A6:A8, si no hubiera intersección, la
fórmula envía un mensaje de error.
4.2.4 Prioridad
Estos operadores tiene un grado de prioridad, entre mayor es el grado de prioridad más
pronto se ejecutará esa operación.
4.3 Funciones
Excel posee de 329 fórmulas y provee una forma más sencilla de insertar funciones, por
medio del cuadro de diálogo Insertar función, el cual permite seleccionar la función deseada y
muestra un cuadro con los argumentos necesarios para utilizar la función.
4.3.1 Concepto
Las funciones son fórmulas predefinidas que ya vienen integradas en la hoja
electrónica de cálculo y se pueden usar solas o como componentes para crear otras
fórmulas.
Los valores sobre los que trabajan las funciones se llaman Argumentos de la
función y los valores que las funciones devuelven se llaman Resultados de la función.
Es muy importante comprender la sintaxis de una función, ya que si no tenemos
presente la sintaxis correcta Excel mandará un mensaje de error. La sintaxis de una
función comienza por su nombre seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de
la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula,
debemos escribir un signo igual (=) delante del nombre de la función.
4.3.10Funciones de información
Función Descripción
Devuelve información acerca del formato, ubicación o contenido
CELDA(tipo_de_info,ref)
de la primera celda, según el orden de lectura de la hoja.
Comprueba si se refiere a una celda vacía y devuelve VERDADERO
ESBLANCO(valor)
o FALSO.
ESERR(valor) Comprueba si un valor es un error.
Comprueba si un valor es lógico (VERDADERO o FALSO) y
ESLOGICO(valor)
devuelve VERDADERO O FALSO.
Comprueba si un valor no es de tipo texto y devuelve VERDADERO
ESNOTEXTO(valor)
o FALSO.
Comprueba si un valor es un número y devuelve VERDADERO o
ESNUMERO(valor)
FALSO.
Comprueba si un valor es de tipo texto y devuelve VERDADERO o
ESTEXTO(valor)
FALSO.
INFO(tipo) Devuelve información acerca del entorno operativo en uso.
TIPO(valor) Devuelve un número que representa el tipo de datos de un valor.
TPO.DE.ERROR(valor_de_error) Devuelve un número que coincide con un valor de error.
UNIDAD 5 Gráficas
5.1 Concepto
5.2 Elementos de las gráficas
5.3 Creación de gráficas
5.4 Formatear una gráfica
5.5 Crear una plantilla de gráfica
Gráficas
5.1 Concepto
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo. Los valores de
las celdas o puntos de datos, aparecen en el gráfico en forma de barras, líneas, columnas,
secciones de un gráfico circular o en otras formas. Los puntos de datos se agrupan en series de
datos y se distinguen por sus diferentes colores o diseños.
Además de facilitar la lectura de los datos, un gráfico permite presentarlos de una manera
más clara e interesante. Los gráficos también ayudan a evaluar los datos y a comparar entre
distintos valores de la hoja de cálculo.
Sistemas Operativos
60
50
Área de trazado
40
30
Sistemas
20 Operativos
10
0
Windows Windows Windows 7
XP Vista Leyenda
Series de datos
Eje de valores
b. Para ver todos los tipos de gráficas disponibles, haz clic en un tipo de
gráfico, a continuación, en Todos los tipos de gráfico para que se muestre
el cuadro de diálogo Insertar gráfico; para finalizar, haz clic en la gráfica
que deseas emplear.
a. Para mostrar la gráfica en una hoja de gráfico, haz clic en Hoja nueva.
b. Para mostrar la gráfica como una gráfica incrustada en una hoja de
cálculo, haz clic en Objeto en, a continuación, en una hoja de cálculo en el
cuadro Objeto en.
Utiliza la ficha Formato para agregar colores de relleno, cambiar estilos de línea o aplicar
efectos especiales a los elementos que estén seleccionados. Está ficha modifica elementos del
gráfico individualmente, es decir, que debe seleccionar el elemento que deseas formatear.
UNIDAD 6 Imágenes
IMÁGENES
Una vez seleccionada la imagen que se deseas importar, da clic en el botón Insertar y la
imagen se copiará en la hoja de cálculo.
Para girar el gráfico, seleccionarlo y haz clic sobre el círculo verde situado en la parte
superior central de la imagen y mueve el ratón para hacer girar el objeto, para acabar el proceso
dejamos de presionar el ratón.
También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos de
sombra y 3D. Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la ficha Formato.
Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que ya
vimos para las imágenes, además de estilos rápidos y de forma.
6.6 WordArt
Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestra hoja de cálculo.
Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt
y automáticamente Word creará un objeto gráfico WordArt.
Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener un
gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un
texto WordArt y también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.
Para insertar un estilo WordArt, haz clic en el botón WordArt, que se encuentra en la ficha
Insertar, del grupo Texto.
Al dar clic sobre el icono aparecerá un listado con la Galería de WordArt como la que
vemos aquí. Selecciona el tipo de letra que te agrade, haciendo clic.
7.1 Introducción
7.2 Elementos de una base de datos
7.3 Ordenar
7.4 Filtros
7.5 Tablas
7.6 Subtotales
7.7 Funciones de bases de datos
7.8 Tablas dinámicas
7.1 Introducción
Una base de datos es un conjunto ordenado de datos relacionados con un tema o
propósito determinado. Una base de datos se compone de registros y campos.
En Excel, una lista de la hoja de cálculo puede servir como una base de datos. Una lista
consiste generalmente en varias filas etiquetadas con datos de tipo similar. Las filas en una lista de
Excel sirven como registros, mientras que las columnas conforman los campos.
Excel interpreta automáticamente las listas como una base de datos, permitiendo realizar
cualquier comando del menú Datos.
Campos
Datos de los
campos
Registros
Elemento Descripción
7.3 Ordenar
Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y
hallarlos más fácilmente.
Puedes ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), número (de menor a mayor o de mayor a
menor), fechas y horas (de más antiguas a más recientes o de más recientes a más antiguas) en
una o varias columnas. La mayoría de las operaciones de ordenación son de columnas, pero
también es posible ordenar por filas.
Para realizar la ordenación de columnas o filas, realiza los siguientes pasos:
1. Sitúate en la ficha Datos, elige Ordenar, del grupo Ordenar y filtrar.
Para ordenar de números más bajos a números más altos, haz clic en
Ordenar de menor a mayor.
Para ordenar de números más altos a número más bajos, haz clic en
Ordenar de mayor a menor.
2. En la ventana Ordenar, indica por cual columna puedes ordenar, según el orden y
criterio. Puedes agregar más niveles de ordenación utilizando otro campo, como
si fuera un nuevo criterio.
7.4 Filtros
Los datos filtrados solamente muestran la filas que cumplen con los criterios que hayas
especificado y ocultan las filas que no deseas ver. Tras filtrar los datos, puedes copiar, buscar,
modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos
filtrados sin tener que volver a organizarlos ni moverlos.
También puedes filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa
que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y reduce el subconjunto de datos.
Con Autofiltro, puedes crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o
por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de
columna.
En la tabla que tiene los datos se visualizan botones que permiten desplegar
opciones de criterio.
Filtros avanzados
Para filtrar un rango de celdas utilizando criterios (condiciones que se especifican para
limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta) complejos,
emplea el comando Avanzadas, del grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Datos. Este comando
funciona de forma diferente desde el comando Filtrar en varios aspectos importantes.
Muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado en vez del menú Autofiltro.
Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen con los criterios, haz clic en Filtrar
la lista sin moverla a otro lugar.
Para filtrarlo copiando las filas que cumplen con los criterios a otra área de la hoja de
cálculo, da clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y selecciona el botón en la
esquina superior izquierda del área donde deseas pegar las filas.
Para cambiar la forma en que se filtran los datos, modifica los valores del rango de
criterios y vuelve a aplicar el filtro a los datos.
7.5 Tablas
Para crear una tabla en Excel, selecciona el rango que deseas convertir en tabla y realiza
alguno de los siguientes procedimientos:
1. Sitúate en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haz clic en Tabla.
También puedes crearla mediante el Metacomando < Ctrl + T >.
3. En la ficha Inicio, del grupo Estilos, haz clic en Dar formato como tabla y
selecciona el formato que deseas usar.
Puedes modificar la vista de la tabla activando las casillas Primera columna, Última
columna y Columnas con bandas.
Puedes agregar más totales seleccionando una celda de la fila Totales y desplegando el
menú.
7.6 Subtotales
Puedes calcular automáticamente subtotales y totales generales en una lista de una
columna utilizando el comando Subtotal, del grupo Esquema, de la ficha Datos.
Subtotales: Se calculan con una función de resumen, por ejemplo, Suma o Promedio,
mediante la función Subtotales. Puedes mostrar más de un tipo de función de resumen para cada
columna.
Totales generales: Los valores de total general se obtienen a partir de los datos de detalle
y uno de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se emplea la función Promedio, la
fila total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de
los valores de las filas de subtotales.
Si el libro se establece para calcular fórmulas automáticamente, el comando Subtotal
vuelve a calcular los valores del subtotal y del total general a medida que modifica los datos. El
comando Subtotal también esquematiza la lista de modo que puedes mostrar u ocultar las filas de
detalle de cada subtotal.
1. Asegúrate que cada columna tenga un rótulo en la primera fila, contenga datos
similares en cada columna y el rango no tenga filas ni columnas en blanco.
2. Selecciona una celda del rango.
5. En el cuadro Para cada cambio en, haz clic en la columna cuyos subtotales desees
calcular.
6. En el cuadro Usar función, haz clic en la función de resumen que quieras utilizar
para calcular los subtotales.
7. En el cuadro Agregar subtotal a, activa la casilla de verificación correspondiente a
cada columna que contenga valores cuyos subtotales se desea calcular.
8. Si deseas un salto de página automático después de cada subtotal, activa la casilla
de verificación Salto de página entre grupo.
9. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactiva la
casilla de verificación Resumen debajo de los datos. Para especificar una fila de
resumen debajo de la fila de detalles, activa la casilla de verificación Resumen
debajo de los datos.
10. Puedes usar el comando Subtotales repitiendo los pasos de uno al siete para
agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se
sobrescriban los subtotales existentes, desactiva la casilla de verificación
Reemplazar subtotales actuales.
FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
BDCONTARA(base_de_datos,nombr Cuenta el número de celdas que no están en blanco en el
e_de_campo,criterios) campo (columna) de los registros de la BD.
BDEXTRAER(base_de_datos,nombr Extrae de una base de datos un único registro que coincide
e_de_campo,criterios) con las condiciones especificadas.
BDMAX(base_de_datos,nombre_de Devuelve el número máximo en el campo de registros de
_campo,criterios) una base de datos, según un criterio.
BDMIN(base_de_datos,nombre_de
Devuelve el número menor de un campo de la base de
_campo,criterios) datos, según un criterio.
BDPRODUCTO(base_de_datos,nom Multiplica los valores del capo de registros en la base de
bre_de_campo,criterios) datos que coinciden con los criterios especificados.
BDPROMEDIO(base_de_datos,nom Obtiene el promedio de una columna de una base de
bre_de_campo,criterios) datos, según un criterio.
BDSUMA(base_de_datos,nombre_d Suma los números en el campo de los registros que
e_campo,criterios) coinciden con el criterio especificado.
En caso de que los datos estén en otra aplicación, utiliza la opción Utilice una
fuente de datos externa.
Haz clic en elegir conexión.
Se mostrará el cuadro de diálogo Conexiones existentes.
Ve a la lista desplegable Mostrar de la parte superior del cuadro de
diálogo y selecciona la categoría de conexiones para la cual deseas
elegir una conexión o elige Todas las conexiones existentes (valor
predeterminado).
Escoge una conexión del cuadro de lista Seleccionar una conexión y
haz clic en Abrir.
4. Selecciona donde deseas colocar la tabla dinámica.
Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva
que empiece por la celda A1, haz clic en Nueva hoja de cálculo.
Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo
existente, selecciona Hoja de cálculo existente y escribe la primera
Con el ratón, arrastra los nombres de campo hasta la fila, columna, datos o
área de página para diseñar el informe de tabla dinámica o de gráfico
dinámico. Los campos se pueden arrastrar a cualquier área. Después de
arrastrar los campos deseados, puedes hacer doble clic en los botones de los
campos para personalizar el modo en que se resumirán los datos que
contiene.
HERRAMIENTAS AVANZADAS
Formato avanzado
1. Elige un rango de celdas o asegúrate de que la celda activa está en una tabla o
en un informe de tabla dinámica.
2. En la ficha Inicio, del grupo Estilos, haz clic en la flecha situada debajo de
Formato condicional y después en Administrar reglas.
Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato
condicionales.
4. En el cuadro Función, haz clic en la función de resumen que deseas que utilice
Excel para consolidar los datos, en este caso Suma.
5. Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro, haz clic en Examinar para buscar
el archivo, a continuación, haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo
Examinar.
La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro Referencia seguido de un
signo de exclamación.
6. Escribe el nombre que le asignaste al rango y haz clic en Agregar.
Repite este paso para cada rango.
8.3 Escenarios
Cuando se requiere ver el problema desde varios ángulos, moviendo los datos para
seleccionar el más nos conviene, se hace necesaria una herramienta que puede almacenar los
datos temporales de una hoja para poderse evaluar en conjunto, esta herramienta se llama
Escenarios.
Para crear un escenario, lleva al cabo los siguientes pasos:
1. Sitúate en la ficha Datos, del grupo Herramientas de datos, haz clic en Análisis Y
si y luego en Administrador de escenarios.
8.4 Macros
Las macros se utilizan para realizar una serie de procesos automáticamente.
Técnicamente, una macro es un conjunto de instrucciones de código (programado) que permiten
realizar una tarea determinada como así también expandir e incrementar las prestaciones de
Excel. Las macros se escriben en lenguaje de programación VBA (Visual Basic for Applications).
El Excel ya trae incorporado un editor de VBA por lo que las macros se programan dentro
del mismo programa Excel.
3. Para asignar una combinación de tecla de método abreviado con < Ctrl > para
ejecutar la macro, en el cuadro Tecla de método abreviado, escribe cualquier
letra en mayúsculas o minúsculas que desees utilizar.
4. En la lista Guardar macro en, selecciona el libro en el que quieres almacenar la
macro.
5. Para incluir una descripción de la macro, escribe el texto que desees en el cuadro
Descripción.
6. Da clic en Aceptar para iniciar la grabación.
7. Realiza las acciones que desees grabar.
8. En la ficha Programador, del grupo Código, haz clic en Detener grabación.
También puedes hacer clic en Detener grabación en el lado izquierdo de la barra
de estado.
4. Para ejecutar la macro desde la venta del módulo, presiona < F5 > o usa el
botón ejecutar.
Da clic en Aceptar, cuando coloques el puntero del ratón cambiará para seleccionar el
gráfico.
ICONO FUNCIÓN
También puedes utilizar el Metacomando < Ctrl + F2 > para mostrar rápidamente la Vista
preliminar.
9.5 Impresión
En Excel puede imprimirse una selección de celdas, la hoja de cálculo activa, una selección
de hojas o todo el libro de trabajo completo.
Para imprimir la hoja de cálculo, oprime la ficha Archivo y elige la opción Imprimir.