Módulo 2: El control interno.

La auditoría operativa de ventas, créditos, movimiento

de fondos

IN TR ODUCCIÓN AL MÓDULO

Introducción

UN IDAD 3: EL SISTEMA DE CON TR OL IN TER N O

Introducción a la unidad

Tema 1: El sistema de control interno

Tema 2: El proceso de auditoría

Tema 3: Fases para implementar el sistema de control interno

Cierre de la unidad

UN IDAD 4: LA AUDITOR ÍA OPER ATIVA DE VEN TAS, CR ÉDITOS, MOVIMIEN TOS DE FON DOS, COB R AN ZAS, IN VER SION ES

Introducción a la unidad

Tema 1: Normas de control interno

Cierre de la unidad

CIER R E DEL MÓDULO

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Introducción

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En el presente módulo se estudiarán los principios, objetivos y elementos para obtener un confiable sistema de Control Interno y sus métodos de evaluación. El
Examen de Operaciones fundamentales tales como: Ventas, Créditos y Cuentas por Cobrar, Movimientos de Fondos, Inversiones y Bienes de Uso.

Objetivos del módulo

Que los alumnos aprendan los elementos vinculados a este tipo de seguros y dominen los procedimientos a aplicar para la auditoria de este
tipo de rubros.

Contenidos del módulo

Unidad 3- El sistema de control interno

3.1 El sistema de control interno

3.2 El proceso de auditoría
3.3 Fases para implementar el sistema de control interno

Unidad 4- La auditoría operativa de ventas, créditos, movimientos de fondos, cobranzas, inversiones

4.1. Normas de control interno

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Introducción a la unidad

¿El Sistema de Control Interno usado en forma eficiente validan los controles de ente,
protege los bienes y mejora la eficiencia operativa?

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Tema 1: El sistema de control interno

Es un conjunto de reglas de seguridad o control preventivo que se incorporan en los procedimientos administrativos que corresponden a las distintas operaciones
básicas del ente o la empresa.

Fines:
Garantizar que los datos sobre los que se basa la contabilidad del ente reflejen correctamente la situación económico-financiera del negocio.

Que se minimicen las posibilidades de errores o fraudes.

Que se respete la normativa implementada por medio de instrucciones o manuales de procedimientos.

Bases:
La base fundamental sobre la que se asienta el Control Interno es la división del trabajo.

¿Cuál es el beneficio de contar con un sistema de control interno?

Seguridad razonable de:

Reducir los riesgos de corrupción

Lograr los objetivos y metas establecidos

Promover el desarrollo organizacional

Lograr mayor eficiencia, eficacia y transparencia en las operaciones

Asegurar el cumplimiento del marco normativo

Proteger los recursos y bienes del Ente, y el adecuado uso de los mismos

Contar con información confiable y oportuna

Fomentar la práctica de valores

Promover la rendición de cuentas del personal por la misión y objetivos encargados y el uso de los bienes y recursos asignado
Objetivos del Control Interno
Son aquellas premisas básicas que todo ente debe fijarse mínimamente para cumplir con sus actividades dentro de un adecuado ambiente de control.

El Auditor Operativo debe velar por el cumplimiento del Control Interno.

Los objetivos de Control Interno son los siguientes:

Que estén salvaguardados los activos y bienes en general

Este objetivo establece que los activos deben estar protegidos y resguardados, que debe haber un responsable por su custodia, que debe haber un acceso
restringido al manejo de determinados bienes, en especial los más líquidos o de fácil realización.

Que se promueva la eficiencia operativa

Este objetivo tiende a que las distintas actividades del ente se realicen de la mejor forma posible, que se tienda al
autocontrol, que las distintas fases de una determinada operación la lleven a cabo distintos sectores o personas
realizando entre sí un control por oposición, que todas las decisiones de importancia que hacen a una operación
determinada no se hallen concentradas en una misma persona, que existan líneas de autoridad y responsabilidad
claramente definidas, que exista racionalidad en la realización de las distintas labores, que exista independencia entre
aquellas personas o sectores que tienen a su cargo la autorización, ejecución y control de las distintas tareas de la
empresa.

Que emane información confiable y adecuada

Este objetivo tiende a que en el momento preciso y oportuno se cuente con la información precisa, objetiva y necesaria, vale decir que sirva para la toma de
decisiones, que no se manipule la información, que queden debidamente documentadas todas las actividades de la empresa por medio de los instrumentos
adecuados, que todos los soportes y formularios utilizados posean la información esencial y con el diseño y forma adecuados.

Lograr que todo el personal se encuentre consustanciado con las políticas del ente
Este objetivo tiene como propósito que el personal se adhiera a los criterios y políticas establecidas por el ente, vale decir
que las tome como propias. Para ello se debe fijar claramente reglas de promoción y participación.

Para conseguir los objetivos propuestos el ente debe valerse de los medios necesarios, éstos son los denominados
Elementos del Control Interno.

Elementos del Control Interno

1 Normas claras y actualizadas de organización del ente

Se deben determinar cuáles serán las reglas por medio de las cuales se llevarán a cabo las distintas actividades del Ente, éstas deben ser de
fácil comprensión, deben tener en cuenta los objetivos del control interno -sin perturbar con ello el desenvolvimiento de las diversas tareas-,
las cuales para ser viables deben estar actualizadas y ser contestes con la realidad.
 Estas normas deben contemplar dos aspectos esenciales, a saber:

a) Un Plan de Organización General: Que establezca la estructura general del ente, los niveles de jerarquía, las distintas funciones y/o sectores
operativos y la forma en que el Ente cumplirá con cada uno de los fines y metas que se ha propuesto.

b) Un Sistema de Autorización, Ejecución y Control Operativo: Por medio del cual se establezca con la mayor precisión quiénes deben tener a
su cargo la autorización, ejecución y control de las diversas operaciones y actividades.

Tanto este aspecto como el anterior deben ser (en la medida de lo posible) instrumentados por escrito y conocidos — en la medida de su
competencia — por cada uno de quiénes trabajan en el Ente, sin perjuicio de que cuenten con la flexibilidad necesaria para lograr su adaptación
a los cambios producidos por la realidad operativa o económica.

2 Recursos Humanos y Materiales Adecuados

Todo ente, para cumplir con sus funciones de acuerdo a lo previsto, debe contar con personal idóneo y acorde a la labor a cumplir, debiendo
evaluarse tal capacidad no solo a priori sino permanentemente. También los recursos materiales y técnicos — en la medida de lo posible —
deben estar acordes a las funciones del ente.

Métodos de evaluación del control interno

El Auditor Operativo evalúa el control interno de las actividades que lleva a cabo un ente determinado a través de distintos métodos evaluativos, los que aplicará
según su criterio, necesidades y propia experiencia. Estos métodos pueden aplicarse en forma aislada o combinada, no obstante la Auditoría Operativa Integral
tiende a su utilización combinada, eligiendo ello de acuerdo a las circunstancias de hecho y lugar más convenientes para cada caso.

Los métodos son los siguientes:

Método descriptivo o narrativo

En este caso, el Auditor o sus colaboradores se constituyen – in situ - y tomarán declaración a cada uno de los integrantes de un sector operativo determinado, desde el
responsable máximo hasta el último empleado. Estos narrarán al Auditor como realizan cada una de sus labores habitualmente. El Auditor tomará debida nota de las
exposiciones, interrogando o solicitando mayores precisiones en caso de duda o contradicciones, teniendo en cuenta a la vez que estén debidamente descriptas todas las
operaciones o actividades.

El Auditor una vez obtenidas todas las descripciones evaluará:

Si las labores son desarrolladas de acuerdo a las disposiciones del Ente.

En caso de advertirse desvíos, determinará sus causas y significatividad.

Si existen contradicciones entre cada una de las declaraciones y en su caso, solicitará las explicaciones pertinentes.

Si las operaciones se realizan de acuerdo a las premisas básicas de control interno y si la empresa cuenta con los elementos esenciales de control interno.

Si existen irregularidades efectivas o latentes y la forma y oportunidad de corregirlas.

Método de cuestionario

El Auditor elabora una serie de preguntas especialmente diseñadas para cada área o sector operativo, teniendo en cuenta la forma en que el Ente viene realizando sus
actividades y la forma en que debiera realizarlas.- Vale decir tendrá en cuenta tanto lo real como lo ideal. Preparará al menos un cuestionario por cada sector operativo con el que
indagará a cada uno de sus integrantes, los que responderán cada pregunta por sí o por no, con más las aclaraciones u observaciones que se consideren necesarias.

Método de cursogramas

Este método se basa y combina con el Descriptivo, habida cuenta que basado en lo descripto y por medio de una serie de símbolos, el auditor desarrollará el cursograma que
graficará el circuito administrativo narrado. Este método resulta una herramienta esencial para detectar errores o fraudes que pueden pasar inadvertidos, en especial los que
hacen a la distribución de la información, soportes y documentos, visualizándose con mayor precisión el grado de descentralización de las fases de una determinada operación.
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Tema 2: El proceso de auditoría

Según algunos autores consta de 5 pasos fundamentales:

1 Identificación de las afirmaciones a ser examinadas.

2 Evaluación de la relativa importancia de las afirmaciones.

3 Reunión de la información necesaria o de la evidencia respecto a las afirmaciones con el fin de capacitarse para emitir una opinión informada.

4 Evaluación de la evidencia como válida o no válida, pertinente o no pertinente, suficiente o insuficiente.

5 Formulación de un juicio respecto a la razonabilidad de las afirmaciones en cuestión.

Según otros de tres etapas:

PLA N I FI C A C I Ó N EJECUCIÓN C O N C LU S I Ó N

El objetivo es la determinación del enfoque de auditoría a aplicar y la selección de los procedimientos de auditoría a ejecutar.

En esta etapa se realiza el plan de trabajo y los programas de trabajo.

PLA N I FI C A C I Ó N EJECUCIÓN C O N C LU S I Ó N

Cumplimentar los procedimientos planificados para obtener elementos de juicios válidos y suficientes para sustentar una opinión.

PLA N I FI C A C I Ó N EJECUCIÓN C O N C LU S I Ó N

En esta etapa, en primer lugar se evalúan todas las evidencias obtenidas durante la etapa de ejecución y se elabora el informe final o los que
correspondan.
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Tema 3: Fases para implementar el sistema de control interno

Existen una serie de fases que han de seguirse secuencialmente para garantizar una correcta implementación del control interno. Son las siguientes:
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Fase 1: Crear una cultura del control mediante la comunicación, la motivación y la

capacitación

Antes de comenzar con la implementación del sistema de control interno, es importante preparar el terreno. Esta preparación
consiste en comunicar a las personas qué se quiere hacer y saber transmitir la importancia del control y sus beneficios para la
organización e incluso para cada persona individualmente. Una posible forma de inculcar estos conceptos es mediante una
capacitación a nivel de área o departamento. En dicha capacitación se dará a conocer la hoja de ruta para el desarrollo de las
restantes fases.

.
 2

Fase 2: Recabar información

Una vez hemos introducido la cultura del control entre los miembros de la organización, llega el momento de recolectar datos. En esta
fase debe intervenir activamente todo el personal, coordinados por un responsable designado, ya sea externo o interno, procedente
del área de estrategia de la organización.

Existen diferentes métodos para llevar a cabo esta recopilación.

 3

Fase 3: Clasificar la información obtenida

Ya que el responsable ha reunido toda la información necesaria a través de alguna de las vías mencionadas, es el momento de
digitalizar y clasificar la misma de la forma más ordenada posible para facilitar su consulta y correcta interpretación.
 4

Fase 4: Diagnosticar

En este punto, ya se dispone de la información necesaria para realizar un diagnóstico del estado de múltiples aspectos de la gestión:
el cumplimiento de los objetivos, los roles y sus funciones, las políticas, etc.
 5

Fase 5: Revisar los procedimientos

Bajo la normativa legal, la óptica de calidad total, los parámetros de reingeniería y directrices administrativas, se hace una revisión
exhaustiva de los procedimientos con el fin de hacerlos más eficientes. Se suprimen pasos no necesarios, se centralizan procesos
repetidos y se abren vías de comunicación.
 6

Fase 6: Evaluar el control interno y de gestión

Se ha de establecer una manera de evaluar el sistema de control interno entre todos los miembros de la organización. Cada uno de
ellos debe aportar su visión e involucrarse, comprometiéndose a someterse a un continuo autocontrol que favorezca la mejora
continua.
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Fase 7: Implementar, hacer seguimiento y ajustar

En este punto, el sistema de control interno ya está diseñado. Ha llegado el momento de que los responsables se hagan cargo de
implementarlo en cada una de las áreas y garantizar su cumplimiento. El responsable en cuestión deberá hacer un seguimiento
continuo junto con el apoyo de la auditoría interna. También es la ocasión tomar acciones correctivas necesarias y hacer ajustes
finales.
 8

Fase 8: Evaluar indicadores y realizar más ajustes

Se deben diseñar indicadores de gestión colectivamente para analizarlos. Dichos indicadores pueden almacenarse y sistematizarse
en cuadros de mando Balanced Scorecard, preferiblemente de forma automatizada. Esto permite obtener información en tiempo
real.
Otra vía de evaluación que se emplea frecuentemente son los sistemas de administración de riesgos, en base a los cuales se pueden
construir tableros de mando visuales, en términos numéricos y con colorimetría

Fuente: https://www.isotools.org/2017/09/21/fases-sistema-de-control-interno/

A continuación, les compartimos un artículo que da cuenta de qué es el control interno y cuáles son sus objetivos.

¿Qué buscan las organizaciones con el control interno? (27 de febrero de 2017). En
Conexión Esan.

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Cierre de la unidad

¿El Sistema de Control Interno usado en forma eficiente validan los controles de ente,
protege los bienes y mejora la eficiencia operativa?

Para que el Sistema de Control Interno valide los controles de ente, proteja los bienes y mejore la
eficiencia operativa, es necesario que se realice de forma eficiente. Para ello es necesario que
distingamos y analicemos tanto la naturaleza y tipología de cada objetivo como de cada elemento de
control interno.

Bibliografia

SLOSSE Carlos Alberto y Otros, AUDITORIA, Editorial LA LEY, Ira. Edición 2006, Capítulo 8

Campo, R. D. (2015). Manual práctico de auditoria interna. Bs. As. Edición, 1ra. Capítulo 5.

RUSENAS, R. O. (1999). Manual de Control Interno. Bs. As. Ediciones Macchi. Capítulos 2 y 3
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Introducción a la unidad

Los bienes constituyen un activo sensible y vital en el desarrollo de distintos tipos de

entes, ¿qué necesitamos realizar para auditarlos debidamente?

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Tema 1: Normas de control interno

Ventas

La operación de Ventas comprende el conjunto de operaciones realizadas para lograr la enajenación de un bien o la prestación de un servicio.

Abarca todas las operaciones que van desde que se conviene la transacción con el comprador, hasta la entrega del bien comercializado y su registración en los
libros de la empresa.

Es importante determinar la oportunidad en que se produce la transmisión de la propiedad del bien. En principio, se acepta que el bien cambia de propiedad cuando
es entregado o puesto a disposición del comprador y éste lo acepta.

Puede ocurrir que el vendedor entregue los productos a una empresa transportadora para que realice el traslado por cuenta y riesgo del comprador o que la
mercadería sea recibida en consignación, u otras variantes.

También hay que tener en cuenta las ventas que se realizan con la cláusula puesta a disposición, atento que con ello se establece la tradición de la cosa.

Objetivos de un adecuado Sistema de Control Interno en Ventas:

1 Segregación de las Funciones

Es una norma básica que establece que quien realiza la Venta no debe tener acceso a los registros de stock y de saldos de clientes.

2 Autorización de la Venta

Toda venta debe ser autorizada por un funcionario responsable y de acuerdo a los criterios y políticas implementadas por el ente.

3 Concesión de Descuentos y Bonificaciones

Debe estar definida con claridad las características y condiciones en que se deben otorgar este tipo de beneficios.

4 Funciones del área de Créditos

En caso de ventas a crédito, la evaluación y calificación de los clientes debe ser realizada por un área específica autónoma del sector Ventas.

5 Consistencia entre la cantidad de artículos entregados y facturados

Debe controlarse que los artículos facturados sean los vendidos y entregados.
Créditos

Comprenden todos los derechos del ente contra terceros, originados en la venta de productos, prestación de servicios o cualquier otro concepto análogo.

Objetivos de un adecuado Sistema de Control Interno en Créditos:

1 Segregación de las Funciones

Las personas que otorgan los créditos no deben ser las mismas que cobren o vendan.

2 Políticas determinadas por anticipado

Que las ventas que se contraten se ajusten a las condiciones y políticas de ventas de la entidad y que exista una política de créditos
perfectamente determinada por anticipado.

3 Registración de los derechos a Percibir

Que la mercadería despachada se facture y registre adecuadamente, reflejando los importes reales que adeuden a la empresa, y adecuado
registro de los documentos en cartera y descontados.

4 Concesión de Descuentos y Bonificaciones

Debe estar definida con claridad las características y condiciones en que se deben otorgar este tipo de beneficios.

5 Adecuado control sobre los derechos a percibir

Que los documentos por cobrar y garantías en poder de la empresa estén resguardados y bajo control.

6 Análisis de clasificación de créditos

Que exista un efectivo control sobre las cuentas dudosas e incobrables a fin de accionar rápidamente y efectuar las previsiones y demás
medidas que correspondan.

Caja y bancos

Esta operatoria representa el manejo de los bienes más líquidos y disponibles que la empresa tiene en su poder o depositados en Bancos.

Las áreas involucradas con los mismos son las de Tesorería, Finanzas y Administración.

Objetivos de un adecuado Sistema de Control Interno de Caja y Bancos

1) Segregación de funciones de la operatoria

La operatoria debe estar distribuida entre distintas personas.

2) Seguridad en el manejo de los fondos

El manejo de los fondos debe estar a cargo de Tesorería, sector debidamente resguardado, separado del resto de las áreas de la empresa y con acceso restringido.

3) Todos los Cobros deben ser depositados y registrados

Todas las cobranzas deben depositarse automáticamente para evitar la posibilidad de fraudes y desvíos inadecuados de fondos, y registrarse tan pronto como se
conoce el hecho.

4) Separación de los fondos provenientes de las Cobranzas con los destinados a Pagos

Los pagos deben efectuarse girando cheques sobre las cuentas bancarias o transferencias electrónicas. Debe evitarse que se considere a la caja de la empresa
como a una “bolsa” en la cual entra y sale dinero en forma continua. Los pagos deben registrarse inmediatamente y con exactitud.

5) Existencia de fondo fijo

Para aquellos pagos que por su importe o características no puedan efectuarse con cheque debe proveerse un fondo fijo. Se debe estipular el monto y frecuencia
de la reposición y las personas que pueden autorizar las erogaciones. -

6) Rotación del personal encargado del manejo de fondos

Se debe procurar evitar que sea una sola persona la que en forma permanente esté atendiendo todo lo atinente al movimiento de fondos. -

7) Movimiento de las Cuentas Bancarias

Debe existir un funcionario responsable del manejo y control de los saldos de las cuentas bancarias y en general del movimiento financiero del ente. Debe controlar
mediante conciliaciones bancarias los movimientos de fondos que informan los bancos con las registraciones contables de la empresa, controlando además
todos los cheques anulados, dicha persona debe ser diferente a la que realiza los pagos o cobranzas. -

8) Arqueos Sorpresivos

El arqueo de caja consiste en el recuento de los valores por personas ajenas al manejo de los fondos. El arqueo debe ser sorpresivo para permitir descubrir errores
o fraudes.

9) Constitución de seguros

Es importante la contratación de seguros que cubran no solo los valores existentes en la empresa, sino además los valores en tránsito. Debe examinarse la
viabilidad de las coberturas y de las entidades aseguradoras involucradas.

Cobranzas

La operatoria de Cobranzas incluye todos los esfuerzos necesarios para convertir un activo exigible en activo líquido.

Objetivos de un adecuado Sistema de Control Interno de Cobranzas

Las normas elementales de Control Interno aplicable a las Cobranzas comprenden los siguientes aspectos:
 1 Segregación de las Funciones de Cobro
La operatoria de cobro debe estar disgregada entre distintas personas o sectores. Fundamentalmente las labores de control previo, control
posterior y el cobro en sí mismo.

Determinación de la forma y tiempo en que se realizara la Cobranza

2
La labor de cobro siempre se vuelve ardua, en consecuencia, se debe determinar cuáles serán las
variantes, formas y tiempos en que se realizarán los cobros.

3 Control previo de los Cobros

Debe existir un funcionario responsable del control preventivo de cobros a los efectos de que los mismos sean realizados en tiempo y forma.

Rendición inmediata de la Cobranza

4
Si los cobros se realizan fuera de la empresa, deben ser rendidos con celeridad, a la vez de procurar que se
realicen en la forma más segura posible.

5 Control de los valores recibidos y su endoso restrictivo

Se debe controlar los valores recibidos previo a su aceptación definitiva y ser endosados en forma estricta como medida de seguridad.

6 Custodia de documentos a cobrar

Es aconsejable que los documentos a cobrar no queden en poder de quien efectúa el cobro o recibe los fondos.

Depósito íntegro e inmediato de lo cobrado

7
Se debe realizar el depósito inmediato de todos los valores cobrados, como norma elemental de control
interno.

Inversiones

Involucran todas operaciones referentes al manejo de los excedentes de fondos que no forman parte de la estructura comercial o industrial normal de la empresa.

Objetivos de un adecuado Sistema de Control Interno de Inversiones

Que las transacciones estén debidamente autorizadas y registradas.

Que en caso de cancelación de operaciones se controle y registre debidamente el destino de los fondos.

La evidencia física al derecho de propiedad de los valores esté autorizada y registrada en forma adecuada.

Que exista una política de inversiones sana, transparente y expresada por escrito.

Bienes de uso

Son aquellos bienes tangibles destinados a ser utilizados en la actividad principal del ente y no a la venta. Se incluyen los bienes en construcción, tránsito o
montaje.

Objetivos de un adecuado Sistema de Control Interno en Bienes de Uso

1 Que los bienes se encuentren debidamente inventariados.

 2 Que existan responsables de la custodia física de los bienes.

3 Las transacciones que involucren a estos bienes – compras, mejoras, transferencias, bajas, ventas - estén debidamente registradas y
autorizadas.

4 Las adiciones que se pretendan incorporar sean realmente activables.

5 Se controle el destino de los bienes dados de baja.

6 Se ejerza una práctica adecuada de eventuales revalúos técnicos.

En el siguiente recurso podrás encontrar información referente a la auditoria de ingresos y cuentas a cobrar.

 Martinez Garcia F.J; Fernandez Lavida A, Montoya del Corte J. (2009), Auditoria de los Ingresos y cuentas a cobrar
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Cierre de la unidad

Los bienes constituyen un activo sensible y vital en el desarrollo de distintos tipos de

entes, ¿qué necesitamos realizar correctamente para auditarlos?

Para ello debemos distinguir y analizar la naturaleza y tipología de cada tipo de inversión, su manejo,
destino e indicción.

Bibliografia

SLOSSE, C. A. y Otros. (20006). AUDITORIA. Bs. As. Editorial LA LEY, 1ra. Edición. Capítulo 13, 14, 17 y 18
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