TEMA No 4

CAPITULO III

DISPONIBILIDADES PARTE I

CAJA CHICA O FONDO FIJO

CONCEPTO. - Se denomina Caja Chica o Fondo Fijo porque las empresas requieren efectuar una
serie de gastos menores por lo tanto existe movimiento de dinero en poca escala: Por lo que se asigna
una determinada cantidad fija de dinero que en lo posible no aumentará a la cantidad asignada.
El método consiste en depositar en poder de un empleado (custodio) el monto fijo de efectivo para
cubrir los gastos misceláneos para evitar trámites burocráticos por cifras menores.
CONTROL INTERNO. -
- Dar claridad al pago de gastos menores
- Efectuar pagos directos por los gastos menores
- Para gastos sin facturas deben respaldarse necesariamente con recibos de caja chica pre-
impresa con numeración correlativa.
- Centralizar los gastos en un formulario diseñado para rendición de gastos de caja chica.
- Realizar reposiciones mediante cheque contra rendición de gastos.
- Los gastos deben estar respaldados con documentación original a la orden de la Razón Social
de la empresa (documentación fuente que puede ser facturas, recibos, vales, etc.)
TRATAMIENTO CONTABLE. -
Ejemplo. La empresa “La Bella” asigna un fondo fijo por Bs. 300.- destinado a coberturar gastos
menores, para tal efecto se gira a la orden de Luz Luna el cheque No. 61 del Banco Nacional de
Bolivia con fecha 2 de enero de 2020.

2/1/2020 ----------------- x ------------------- DEBE HABER

Caja Chica 300,00
Roxana Pinto
Banco Nacional de Bolivia . 300,00
Cheque No. 10 o/ Luz Luna 300,00 300,00
Se gira el cheque No. 10 del BNB a la orden de Luz Luna para cubrir gastos menores autorizado por
Gerencia de la Empresa.

A partir de ese momento la encargada procederá a hacer efectiva los gastos menores como ser: Pago
de gastos de movilizaciones urbanas, refrigerios del personal, etc.

Una vez que estén por agotarse, deberá solicitar la reposición de fondos mediante la rendición.
Ejemplo No. 1.-

En fecha 31 de enero de 2020 se practica el arqueo de caja chica a la encargada Sandra Copa, para su
reposición se gira el cheque No. 11 del Banco Económico a la orden de la encargada por Bs.500.-

El informe de gastos de caja chica al 31 de enero de 2020 cuenta con la siguiente documentación
existente:

- 25 de enero de 2020, factura No. 211 Pato de Goma (Serv. de Té) Bs. 90.-
- 28 de enero de 2020, factura No. 101 Olimpia (Mat. Escritorio) Bs. 95.-
- 30 de enero de 2020, factura No. 10 Totes (limpieza) Bs. 225.-
- 30 de enero de 2020, vale de caja No.12 Nítida (fotocopia) Bs. 19.-
- 31 de enero de 2020, vale de caja No.13 o/mensajero (movilidad) Bs. 25.-

El saldo en efectivo es como sigue:

2 billetes de cortes de Bs. 10.-
1 billetes de corte de Bs. 20.-
1 monedas de corte de Bs. 5.-
1 monedas de corte de Bs. 1.-

Se pide: Elaborar el informe de rendición de caja chica para su reembolso y los registros
correspondientes.

Ejemplo No. 2.-

Se asigna un fondo fijo el 1/02/2020 para los gastos menores por Bs. 500.- y se gira el cheque No.20
del Banco Económico a o/Maria Mejía, responsable de caja chica:
La rendición de caja chica No.10, al 28 febrero de 2020, cuenta con los respaldos y el reembolso se
efectúa con cheque No 30 del Económico, a la orden del responsable.
En fecha 2 de febrero, por compra de material de escritorio según factura No. 1122 de Olimpia por
Bs. 180.
En fecha 16 de febrero, se paga gastos de movilidad del mensajero de la empresa según vale de caja
egreso No. 002 Bs. 68.
En fecha 25 de febrero, se paga al canillita Sr. Juan Pérez por compra de periódicos para la empresa
según vale de caja egreso No. 003 Bs. 110.-
En fecha 26 de febrero, se paga los gastos de refrigerio a Donald según factura No. 2241 Bs. 85.-
En fecha 28 de febrero, se paga a la fotocopiadora Nítida según vale de caja egreso No. 004 Bs. 29.-
El saldo en billetes y monedas un total de Bs. 28.-
Se Pide: Elaborar el informe de caja chica para su reembolso y los registros correspondientes.
Ejemplo No. 3.-

El fondo fijo asignado es de Bs. 1000.- y la rendición de caja chica No.2 al 15 de marzo de 2020, es
como sigue y el reembolso se efectúa con cheque No 95 del Económico, a la orden del responsable.
En fecha 2 de marzo, por compra una calculadora manual para contabilidad según factura No. 122 de
Olimpia por Bs. 260.
En fecha 8 de marzo, se paga gastos de movilidad del mensajero de la empresa según vale de caja
egreso No. 005 Bs. 68.
En fecha 12 de marzo, se paga al canillita Sr. Juan Pérez por compra de periódicos para la empresa
según vale de caja egreso No. 006 Bs. 90.-
En fecha 9 de marzo, se paga los gastos de refrigerio a Burger King según factura No. 2241 Bs. 185.-
En fecha 14 de marzo, se paga a la fotocopiadora Nítida según vale de caja egreso No. 007 Bs. 109
El saldo en billetes y monedas un total de Bs. 288.-

Comercial “Coroico” No 2
El Alto-Bolivia
INFORME DE CAJA CHICA
Al 15 de marzo de 2020
Expresado en Bolivianos

Encargado: Carla Caro

Monto asignado: Bs. 1.000.-
Ultimo reembolso: 28/02/2020
Realizado por: Contador

FECHA DOC. No. RAZÓN SOCIAL DETALLE IMPORTE IMPORTE

PARCIAL TOTAL
TOTAL EFECTIVO
2 billete de Bs. 100 200,00
44 monedas de Bs.2 88,00 288,00
DOCUMENTACION EXISTENTE
2-mar Fc-122 Olimpia Compra de calculadora 260,00
8-mar Val-05 Mensajero Gastos de movilidad 68,00
9-mar Fc-2241 Burger King Gastos de refrigerio 185,00
12-mar Val-06 Juan Pérez Compra de periódicos 90,00
14-mar Val-07 Nitida Gastos de fotocopias 109,00 712,00

TOTAL CAJA CHICA Bs. 1000,00

TOTAL GASTOS EFECTUADOS 712,00
SALDO EN CAJA CHICA AL 15/03/2020 288,00

CUSTODIO CONTADOR GERENTE

Se pide: registrar los ajustes necesarios y el reembolso correspondiente: