Manual de Procesos de Gestión Documental

MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Maribel Eduardo Elvia

Nombre Arellano Pacheco Barrios
MogollónMOGOLLON Vargas Alvarado
Firmado digitalmente por ARELLANO
Maribel FAU
20159981216 soft
Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 24.03.2022 13:13:01 -05:00
Gerente de Presidenta
Firmado digitalmente por VARGAS
PACHECO Eduardo FAU
Gerente 20159981216 hard
Cargo Desarrollo del Consejo
Motivo: Soy el autor del documento
General Fecha: 24.03.2022 13:25:54 -06:00
Corporativo Ejecutivo
DOCUMENTO INTERNO SGGG/MAN-001
MANUAL Versión: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 2 de 116
ÍNDICE
1. OBJETIVO ..........................................................................................................4
2. ALCANCE ...........................................................................................................4
3. BASE NORMATIVA ............................................................................................4
4. DEFINICIONES ...................................................................................................5
5. RESPONSABLES ...............................................................................................7
6. DESARROLLO ...................................................................................................8
6.1. INVENTARIO DE PROCESOS ....................................................................8
6.2. DIAGRAMAS DE BLOQUES ......................................................................9
6.2.1. DIAGRAMA DE BLOQUES DEL PROCESO DE NIVEL 0:
PS.06. GESTIÓN DOCUMENTAL ......................................................................9
PS.06.01. TRÁMITE DOCUMENTARIO ...........................................................10
PS.06.02. ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO ................................................11
6.3. FICHAS DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO ................................. 12
6.3.1. FICHA DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE NIVEL 0:
PS.06. GESTIÓN DOCUMENTAL ....................................................................12
PS.06.01. TRÁMITE DOCUMENTARIO ...........................................................16
PS.06.02. ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO ................................................20
6.4. PROCEDIMIENTOS...................................................................................24
6.4.1. PROCEDIMIENTO: PS.06.01.01. TRÁMITE DOCUMENTARIO
EXTERNO ADMINISTRATIVO .........................................................................24
INTERNO ADMINISTRATIVO ..........................................................................55
6.4.3. PROCEDIMIENTO: PS.06.02.01. TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL AL ARCHIVO GENERAL DEL PODER JUDICIAL ............... 72
6.4.4. PROCEDIMIENTO: PS.06.02.02. ATENCIÓN DE
REQUERIMIENTOS DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS .................................. 87
6.4.5. PROCEDIMIENTO: PS.06.02.03. ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS...............................................................................................100
6.5. DEFINICIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN ..................................... 112
6.5.1. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO DE NIVEL 1:
PS.06.01. TRÁMITE DOCUMENTARIO .........................................................112
PS.06.02. ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO ..............................................114
7. FORMATOS ....................................................................................................116
MANUAL Versión: 01
8. CONTROL DE CAMBIOS ...............................................................................116

9. ANEXOS .........................................................................................................116
MANUAL Versión: 01
1. OBJETIVO
Establecer y describir el proceso de Gestión Documental, asegurando la recepción,
despacho y archivo de los documentos de unidades de organización y funcionales,
administrativas del Poder Judicial a fin de contribuir al cumplimiento de los
objetivos institucionales.
2. ALCANCE
El presente Manual de Procesos aplica para todas las unidades de organización y
funcionales administrativas del Poder Judicial.
3. BASE NORMATIVA
3.1. Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
3.2. Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos Ley N°25323, Ley del
Sistema Nacional de Archivos.
3.3. Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales.
3.4. Decreto Supremo Nº 017-93-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de
la Ley Orgánica del Poder Judicial.
3.5. Decreto Supremo N.º 123-2018-PCM, que aprobó el Reglamento del
Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública.
3.6. Decreto Supremo N° 109-2012-PCM, que aprueban la Estrategia para la
Modernización de la Gestión Pública, modificando los artículos 2° y 4° del
Decreto Supremo N° 090-2010-PCM.
3.7. Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de
Modernización de la Gestión Pública.
3.8. Decreto Supremo N.º 054-2018-PCM, que aprobó los Lineamientos de
Organización del Estado.
3.9. Resolución de Secretaria de Gobierno Digital N°01-2017-PCM-SEGDI y
modificatorias que en el marco del Decreto Legislativo N°1310 aprueba el
Modelo de Gestión Documental.
3.10. Resolución de Secretaria de Gestión Pública N° 006-2018-PCM/SGP,
aprueba la Norma Técnica N° 001-2018-SGP, Norma Técnica para la
Implementación de la gestión por procesos en las entidades de la
administración pública.
3.11. Resolución Administrativa N° 523-2012-GG-PJ, aprueba el Manual de
Organización y Funciones de la Gerencia General del Poder Judicial.
3.12. Resolución Administrativa Nº 000489-2020-GG-PJ, que aprueba la Guía
“Implementación de la gestión por procesos en el Poder Judicial”.
3.13. Resolución Administrativa Nº 408-2019-CE-PJ, que aprueba la directiva
“Disposiciones para la Elaboración de Documentos Normalizados en el
Poder Judicial”.
3.14. Resolución Administrativa N° 373-2020-CE-PJ, que aprueba la Directiva N°
020-2020-CE-PJ, denominada “Organización de los archivos jurisdiccionales
y administrativos del Poder Judicial”.
MANUAL Versión: 01
3.15. Resolución Administrativa N° 321-2021-CE-PJ que Aprueba el “Reglamento

de Organización y Funciones - ROF de la Corte Suprema de Justicia de la
República y Órganos de Gobierno y Control Nacionales, que comprende a la
Corte Suprema de Justicia de la República, Consejo Ejecutivo del Poder
Judicial, Oficina de Control de la Magistratura del Poder Judicial, Gerencia
General del Poder Judicial, Cortes Superiores de Justicia con menos de seis
Salas Superiores; y al Centro de Investigaciones Judiciales”
3.16. Resolución Jefatural N° 242-2018-AGN/J Directiva N° 001-2018-AGN/J
“Norma para la Eliminación de Documentos de Archivo del Sector Público”.
3.17. Instructivo de Transferencia de Documentos al Archivo Central de la
Gerencia General N° I-001-2013-SG/GG/PJ/V00.
4. DEFINICIONES
4.1. Actividad: Tarea o conjunto de tareas necesarias para lograr un objetivo, a
través de una secuencia lógica. Una actividad, en conjunto con otras
actividades garantizan la provisión del producto, como parte de un proceso.
4.2. Archivo General de la Nación – AGN: Es un organismo público ejecutor
adscrito al Ministerio de Cultura del Perú. Es el ente rector del Sistema
Nacional de Archivos y tienen a su cargo la conservación del Patrimonio
Documental de la Nación.
4.3. Caracterización de procesos: Es una herramienta de trabajo usada para
describir cómo funciona un proceso, contiene un resumen de los elementos
que lo componen, su finalidad y los controles que se pueden aplicar para
verificar su eficacia, facilitando un estudio rápido del proceso y determinar
oportunidades de cambio y mejora.
4.4. Cliente: Receptor final del producto, pudiendo ser una persona, un grupo de
personas, una organización, u otro proceso interno de la Institución.
4.5. Comité Evaluador de Documentos (CED): Es el responsable de revisar,
validar y aprobar la identificación, el nombre, el valor y el período de
retención de cada serie documental y autoriza la eliminación de documentos
en coordinación con el Archivo General de la Nación (AGN).
4.6. Dueño de Proceso: Es quien tiene definidos el encargo y la autoridad para
diseñar, implementar, controlar y mejorar los procesos a su cargo, con el
propósito de asegurar que se obtenga el resultado previsto. Debe conocer
con claridad el alcance y los límites de su proceso. Analiza
permanentemente la tendencia de las mediciones respecto a los objetivos
del proceso, asegurando que se deje evidencia de ellas y, ante cualquier
variación, debe actuar inmediatamente proponiendo las mejoras que se
requieran.
4.7. Elementos de entrada: Elementos que representan las necesidades y
expectativas del cliente/proveedor e ingresan al proceso para ser
transformados en productos. Estos pueden ingresar al inicio o durante el
desarrollo del proceso. Los elementos de entrada pueden ser tangibles
MANUAL Versión: 01
(expedientes, formularios, solicitudes, escritos, reclamos, denuncias) o

intangibles (información).
4.8. Indicador: Medida cuantitativa o cualitativa sobre el desarrollo de un
proceso. Establece una relación entre dos o más variables, que al ser
comparados con períodos anteriores o las metas establecidas, permiten
realizar inferencia sobre los avances y logros asociados al objetivo del
proceso.
4.9. Niveles de Procesos: Es la desagregación de los procesos de una entidad
dependiendo de la complejidad de este, teniendo en cuenta que los
procesos pueden presentar distintos niveles.
• Proceso de Nivel 0: Usualmente se utiliza el término de Macroproceso
para denominar grupos de procesos. Son los grandes procesos o
procesos genéricos de la institución, que en conjunto dan una visión de
cómo opera la Institución.
• Proceso de Nivel 1: Primer nivel de desagregación de un Proceso de
Nivel 0.
• Proceso de Nivel 2: Segundo nivel de desagregación de un Proceso de
Nivel 1.
• Proceso de Nivel N: Último nivel de desagregación de un Proceso de
Nivel 0.
4.10. Unidad de Organización y funcional del Poder Judicial: Dependencia de
la Corte Suprema de Justicia de la República, Cortes Superiores de Justicia,
Concejo Ejecutivo, Gerencia General y demás dependencias del Poder
Judicial.
4.11. Procedimiento: Es la descripción documentada de forma específica y
detallada de cómo deben ejecutarse las actividades que conforman un
proceso de último nivel, tomando en cuenta los elementos que lo componen
y su secuencialidad, permitiendo de esta manera una operación coherente.
4.12. Proceso: Conjunto de actividades secuenciales o paralelas que se ejecutan
para transformar los elementos de entrada en productos o servicios, luego
de la asignación de recursos. Los elementos de entrada de un proceso son
generalmente el producto de otros procesos.
• Operativos: Son los que se encargan de elaborar los productos (bienes
y servicios) previstos de la entidad, por lo que tienen una relación directa
con las personas que lo reciben.
• Estratégico: Son los que definen las políticas, el planeamiento
institucional, las estrategias, los objetivos y las metas de la entidad que
aseguren la provisión de los recursos necesarios para su cumplimiento y
que incluyen procesos destinados al seguimiento, evaluación y mejora
de la entidad.
• De soporte o de apoyo: Son los que proporcionan los recursos para
elaborar los productos previstos por la entidad.
4.13. Producto: Resultado de un proceso, entendido como los bienes y servicios
que recibe el cliente y que satisface sus necesidades y expectativas.
MANUAL Versión: 01
4.14. Proveedor: Quien entrega los elementos de entrada para la ejecución del
proceso, pudiendo ser una persona, un grupo de personas, una
organización, otro proceso, entre otros.
4.15. Registro: Es el resultado obtenido o evidencia generada por la ejecución de
la actividad. Se mantiene impreso o en un medio de almacenamiento digital.
4.16. Servidor del Poder Judicial: Personal del Poder Judicial cualquiera sea su
condición laboral, que desempeñe funciones en la Gerencia General,
Unidades Ejecutoras, Cortes Superiores de Justicia que no son Unidades
Ejecutoras y demás dependencias del Poder Judicial, tales como: Consejo
Ejecutivos, Oficina de Administración de la Corte Suprema de Justicia de la
República, Oficina de Control de la Magistratura, Órgano de Control
Institucional, Procuraduría Pública, etc.
4.17. Tarea: Pasos a seguir en un tiempo limitado para completar la ejecución de
una actividad, como parte de un proceso.
4.18. Usuario Externo: Persona natural como jurídica que solicita algún
procedimiento administrativo o servicio en el Poder Judicial.
5. RESPONSABLES
5.1. Secretaría General de la Gerencia General: Es responsable de supervisar

y asegurar el cumplimiento de lo dispuesto en el presente Manual,
manteniendo informada periódicamente a la Gerencia General de los
resultados, en el ámbito de su competencia. Así como, de la administración
de la Mesa de Partes Virtual del Poder Judicial.
5.2. Archivo General del Poder Judicial: Es responsable de la recepción y
verificación del inventario de expedientes documentos administrativos, en
cumplimiento con las normativas del Archivo Central de la Nación (AGN).
Asimismo, de planificar, ejecutar y establecer los servicios de préstamo,
consulta, acceso, digitalización y autenticación de copias del documento
archivístico que se encuentre bajo su custodia. Por otro lado, coordinar con
las diferentes Dependencias Administrativas realizar un análisis de las series
documentales para su autorización y posterior eliminación de los
documentos archivísticos.
5.3. Gerencia de Informática: Es responsable de proporcionar, las herramientas
tecnológicas requeridas para el soporte de los procesos de gestión
documental; así como realizar el mantenimiento y actualización de las
mismas.
5.4. Todas las unidades de organización o funcionales que se encuentren
incluidas dentro del proceso de trámite documentario son responsables del
cumplimiento del presente documento.
MANUAL Versión: 01
6. DESARROLLO
6.1. INVENTARIO DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO DE NIVEL 0 PROCESO DE NIVEL 1 PROCESO DE NIVEL 2
PROCES
O CÓDIGO DESCRIPCIÓN CÓDIGO DESCRIPCIÓN CÓDIGO DESCRIPCIÓN
TRÁMITE DOCUMENTARIO EXTERNO

PS.06.01.01
ADMINISTRATIVO
TRÁMITE
PS.06.01
DOCUMENTARIO
TRÁMITE DOCUMENTARIO INTERNO
PS.06.01.02
ADMINISTRATIVO
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL AL
GESTIÓN
SOPORTE PS.06 PS.06.02.01 ARCHIVO GENERAL DEL PODER
DOCUMENTAL
JUDICIAL
ADMINISTRACIÓN ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
PS.06.02 PS.06.02.02
DEL ARCHIVO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS
PS.06.02.03 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

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6.2. DIAGRAMAS DE BLOQUES

6.2.1. DIAGRAMA DE BLOQUES DEL PROCESO DE NIVEL 0: PS.06. GESTIÓN DOCUMENTAL
MANUAL Versión: 01
6.2.2. DIAGRAMA DE BLOQUES DEL PROCESO DE NIVEL 1: PS.06.01. TRÁMITE DOCUMENTARIO

MANUAL Versión: 01
6.2.3. DIAGRAMA DE BLOQUES DEL PROCESO DE NIVEL 1: PS.06.02. ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO
MANUAL Versión: 01
6.3. FICHAS DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

6.3.1. FICHA DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE NIVEL 0: PS.06. GESTIÓN DOCUMENTAL
MANUAL Versión: 01
II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
10. ELEMENTOS DE
9. PROVEEDOR 11. PROCESOS DE NIVEL 1 12. MEDIDAS DE CONTROL 13. PRODUCTO 14. CLIENTE
ENTRADA
9.1. Instituciones 10.1. Documentos 11.1. PS.06.01. TRÁMITE 12.1. Verificar el cumplimiento de los 13.1. Documento Físico 14.1. Instituciones
Públicas Físicos (9.1, 9.2, 9.3, DOCUMENTARIO (10.1, 10.2) requisitos establecidos en el Artículo (11.1) Públicas (13.1, 13.2)
9.2.Instituciones 9.4) 11.2. PS.06.02. ADMINISTRACIÓN DEL del Texto Único Ordenado de la Ley 13.2. Documento Virtual 14.2. Instituciones
Privadas 10.2. Documentos ARCHIVO (10.3, 10.4, 10.5) N.° 27444 (11.1) (11.1) Públicas
9.3. Ciudadanos Virtuales (9.1, 9.2, 9.3, 12.2. Verificar el TUPA vigente (11.1) 13.3. Documento electrónico (Interoperabilidad) (13.1,
9.4. Unidades 9.4) 12.3. Verficar la correcta foliación (11.1) 13.2)
Orgánicas 10.3. Solicitud de (11.1) 13.4. Documento de 14.3 Instituciones Privadas
Administrativas Custodia (9.4) 12.4. Realizar acciones de control préstamo o consulta (11.2) (13.1, 13.2)
10.4. Memorándum permanente, para evitar acciones de 13.5. Copia Autenticada 14.4. Ciudadano (13.1,
eliminación de acumulación de documentos durante (11.2) 13.2)
documentos (9.4) las 24 horas (11.1) 13.6. Documento digitalizado 14.5. Archivo Central
10.5. Solicitud Servicio 12.5. Ordenamiento correcto de los (11.2) (13.1, 13.7)
Archivístico (9.4) documentos (numérico, cronológico, 13.7. Inventario de 14.6. Unidades Orgánicas
alfanumérico o geográfico) (11.1) Transferencia (11.3) Administrativas (13.3,
12.6. Verificación del Inventario de 13.8. Documento fisico de 13.4, 13.5, 13.6)
documentos archivísticos (11.2) eliminación (11.3) 14.7. Archivo General de
12.7. Realizar el muestreo de la la Nación - AGN (13.8)
documentación descrita en el Inventario
para su transferencia (11.2)
12.8. Realizar Revisiones de las Series
y agrupaciones documentales (11.2)
12.9, Tomar muestra de eliminación y
formar expediente para envio AGN
(11.2)
MANUAL Versión: 01

MANUAL Versión: 01
IV. EVIDENCIAS E INDICADORES DEL PROCESO
19. REGISTROS QUE SE MANTIENEN 20. INDICADORES QUE SE EVALUAN
19.1. Reporte de documentos generados a entidades externas 20.1. Cantidad Documentos externos derivados correctamente al destinatario (CDE)
19.2. Reporte de documentos recibidos 20.2. Cantidad Documentos internos transferidos a tiempo a las diversas Dependencias
19.3. Reporte de documentos derivados Administrativas (CDI)
19.4 Reporte de documentos archivados 20.3. Solicitudes de documentos o información atendidas (SDA)
19.5.Expediente del documento 20.4. Cantidad de documentos identificados para su eliminación (CDE)
19.6. Cargo de Recepción 20.5. Cantidad Documentos transferidos e instalados en repositorio (CDR)
19.7. Reporte de Transferencia de Documentos
19.8. Reporte de detalles de observaciones subsanadas
19.9. Reporte de Expedientes de Eliminación
19.10 Reporte de Búsquedad de Documentos
V. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DEL PROCESO

21. RIESGOS IDENTIFICADOS 22. CONTROLES EXISTENTES PARA LOS RIESGOS
21.1. SGD no funciona de forma adecuada o que no se encuentre disponible 22.1. Mantenimiento preventivo y correctivo del SGD - Oficina de Tecnología de la Información
21.2. Lentitud en la carga del sistema de firma digital 22.2. Coordinación periódica con proveedor sistema firma digital (RENIEC)
21.3. Caída de los servicios de red, internet, electricidad. 22.3. Realizar auditoria periódica a los niveles de accesos.
21.4. Niveles de accesos desactualizado 22.4. Realizar auditorias periódicas
21.5. Excederse en el tiempo de permanencia de Préstamo de documentos (10 días) 22.5. Implementación del Plan de Continuidad Operativa de la Entidad.
21.6. Que se deteriore o dañe permanentemente los documnetos a transferir 22.6. Revisiones periodicas del nivel de conservación de los documentos en las instalaciones.
Nombre/Cargo: Nombre/Cargo: Nombre/Cargo:

Firma: Firma: Firma:
CONTROL DE CAMBIOS
Responsable/
Versión Fecha de Actualización Actualización Proceso
Cargo
MANUAL Versión: 01
6.3.2. FICHA DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE NIVEL 1: PS.06.01. TRÁMITE DOCUMENTARIO

DOCUMENTO INTERNO SG/MAN-01
FORMATO Versión 01
FICHA DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Página 1 de 2
I. IDENTIFICACION DEL PROCESO
1. NOMBRE TRÁMITE DOCUMENTARIO 2. DUEÑO DEL PROCESO Secretaria General
Recepcionar y derivar la documentación externa e interna hacia las Unidades Administrativas, así como los
3. OBJETIVO 4. TIPO DE PROCESO Proceso de Soporte
documentos digitales de las diferentes instituciones públicas en el marco de la interaoperabilidad del estado.
El proceso incluye la recepción, registro, asignación, derivación, digitalización y la entrega de los documentos a
5. ALCANCE 6. NIVEL DEL PROCESO Nivel "1"
las Unidades Administrativas.
Ley N.° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales
Decreto Legislativo N° 1310, que aprobó medidas adicionales de Simplificación Administrativa.
Decreto Legislativo N° 017-93-JUS, que aprobó el Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial
y sus modificatorias.
7. REQUISITO Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprobó el Texto Único Ordenado de la Ley N.° 27444, Ley del 8. REQUISITOS ISO 9001
APLICABLE AL Procedimiento Administrativo General. No aplica
(Según aplique)
PROCESO
Decreto Supremo N° 083-2011-PCM, mediante el cual se crea la plataforma de interoperabilidad del estado -
PIDE
Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N.° 001-2017-PCM/SEGDI, que aprobó Modelo de Gestión
Documental en el marco del Decreto Legislativo N.° 1310.
Resolución Jefatural N.° 26-2019-AGN/J que aprobó la Directiva N.° 006-2019-AGN/DDPA “Lineamientos para
la Foliación de documentos archivísticos de las entidades públicas”.
MANUAL Versión: 01
10. ELEMENTOS DE
9. PROVEEDOR 11. PROCESOS DEL NIVEL 2 12. MEDIDAS DE CONTROL 13. PRODUCTO 14. CLIENTE
ENTRADA
9.1. Ciudadanos 10.1. Documentos 11.1. PS.06.01.01. TRÁMITE 12.1. Verificar el cumplimiento de los 13.1. Documentos 14.1. PS.06.01.02 Gestión
9.2. Entidades Públicas físicos o vírtuales (9.1, DOCUMENTARIO EXTERNO requisitos establecidos en el Artículo Digitalizados (11.1) Documentaria Interna
9.3.Entidades Privadas 9.2, 9.3) ADMINISTRATIVO (10.1, 10.2) 124 del Texto Único Ordenado de la 13.2. Documentos Físicos (13.1)
9.4. Unidades 10.2. Documentos 11.2.PS.06.01.02. TRÁMITE Ley N.° 27444, Ley del Procedimiento (11.2) 14.2 Ciudadanos
Administrativas físicos o electrónicos DOCUMENTARIO INTERNO Administrativo General (11.1, 11.2) 13.3. Documentos Virtuales 14.3. Entidades Públicas
9.5 PS.06.01.02 (9.4) ADMINISTRATIVO (10.3) 12.2. Verificar en el TUPA vigente, los (11.2) (13.2 )
Gestión Documentaria 10.3 Documento requisitos y el pago respectivo en el 13.4. Documentos 14.4 Entidades Privadas
Interna Digitalizado (9.5) Banco de la Nación y/o entidades, Electrónicos (11.2) (13.2)
correspondiente a los trámites 14.5. Entidades Públicas
específicos (11.1, 11.2) (interoperabilidad) (13.3)
12.3. Verificar la correcta foliación o 14.6. Unidades
paginación de los documentos, Administrativas (13.4)
incluyendo los anexos que se adjuntan 14.7. Archivo Central
(11.1, 11.2) (13.2)
12.4. Realizar permanentemente
acciones de control previo y
concurrente, para evitar la acumulación
de documentos por más de 24 horas
en estado “Por recibir”, en el SGD,
procurando que los documentos en
proceso de trámite, queden en estado
“Recibido” hasta su derivación y/o
atención (11.1, 11.2)
12.5. Contrastar la correcta
digitalización en comparación con el
documento físico (11.1, 11.2)
MANUAL Versión: 01

MANUAL Versión: 01

Nombre/Cargo:
Nombre/Cargo: Nombre/Cargo:
CONTROL DE CAMBIOS
Responsable/
Cargo
MANUAL Versión: 01
6.3.3. FICHA DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE NIVEL 1: PS.06.02. ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO
MANUAL Versión: 01
10. ELEMENTOS DE
9. PROVEEDOR 11. PROCESOS DEL NIVEL 2 12. MEDIDAS DE CONTROL 13. PRODUCTO 14. CLIENTE
ENTRADA
9.1. Dependencias 10.1. Solicitud de 11.1. PS.06.02.01. TRANSFERENCIA 12.1. Verficar el ordenamiento correcto 13.1. Inventario de 14.1. Archivo Central
Administrativas Custodia (9.1) DOCUMENTAL AL ARCHIVO CENTRAL de los documentos (numérico, Transferencia (11.1) (13.1)
10.2. Solicitud Servicio ADMINISTRATIVO (10.1) cronológico, alfanumérico o geográfico) 13.2. Documento de 14.2. Dependencias
Archivístico (9.1) 11.2. PS.06.02.02. ATENCIÓN DE (11.1, 11.2, 11.3) préstamo o consulta (11.2) Administrativas (13.2,
10.3. Memorándum de REQUERIMIENTOS DE SERVICIOS 12.2. Verificación del Inventario de 13.3. Copia Autenticada 13.3, 13.4)
Eliminación de ARCHIVÍSTICOS (10.2) documentos archivísticos (11.1, 11.2, (11.2) 14.3. Archivo General de
Documentos (9.1) 11.3. PS.06.02.03. ELIMINACIÓN DE 11.3) 13.4. Documento la Nación - AGN (13.5)
DOCUMENTOS (10.3) 12.3. Realizar el muestreo de la digitalizados (11.2)
documentación descrita en el Inventario 13.5. Documento fisico de
para su transferencia (11.1) eliminación (11.3)
12.4. Realizar Revisiones de las Series
y agrupaciones documentales (11.1)
12.5. Tomar muestra de eliminación y
formar expediente para envio AGN
(11.3)
MANUAL Versión: 01
IV. EVIDENCIAS E INDICADORES DEL PROCESO
19. REGISTROS QUE SE MANTIENEN 20. INDICADORES QUE SE EVALUAN
19.1. Reporte de Transferencia de Documentos 20.1. Solicitudes de documentos o información atendidas (SDA)
19.2. Reporte de detalles de observaciones subsanadas 20.2. Cantidad de documentos identificados para su eliminación (CDE)
19.3. Reporte de Expedientes de Eliminación 20.3. Cantidad Documentos transferidos e instalados en repositorio (CDR)
19.4 Reporte de Búsquedad de Documentos
MANUAL Versión: 01
V. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DEL PROCESO

21. RIESGOS IDENTIFICADOS 22. CONTROLES EXISTENTES PARA LOS RIESGOS
21.1. Excederse en el tiempo de permanencia de Préstamo de documentos (10 días) 22.1. Realizar auditorias periódicas
21.2. Que el SGD no funcione de forma adecuada o que no se encuentre disponible 22.2. Mantenimiento preventivo y correctivo del SGD - Oficina de Tecnología de la Información
21.3. Caída de los servicios de red, internet, electricidad. 22.3. Revisiones periodicas del nivel de conservación de los documentos en las instalaciones.
21.4. Que se deteriore o dañe permanentemente los documnetos a transferir
Nombre/Cargo: Nombre/Cargo: Nombre/Cargo:

CONTROL DE CAMBIOS
Responsable/
Cargo
MANUAL Versión: 01
6.4. PROCEDIMIENTOS
EXTERNO ADMINISTRATIVO
6.4.1.1. OBJETIVO
Establecer las disposiciones necesarias para la recepción y
derivación de documentos externos hacia las Unidades de
organización y funcionales administrativas del Poder Judicial;
así como la recepción y despacho de los documentos digitales
emitidos hacia las instituciones públicas, en el marco de la
interoperabilidad del Estado.
6.4.1.2. ALCANCE
El presente Procedimiento es de aplicación para todas las
Mesas de Partes administrativas del Poder Judicial.
6.4.1.3. BASE NORMATIVA

6.4.1.3.1. Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las
Entidades del Estado y modificatorias.
6.4.1.3.2. Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la
Gestión del Estado y sus modificatorias.
6.4.1.3.3. Ley N° 25323, que crea el Sistema Nacional de
Archivos.
6.4.1.3.4. Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados
Digitales.
6.4.1.3.5. Decreto Legislativo N° 1310, que aprobó medidas
adicionales de Simplificación Administrativa.
6.4.1.3.6. Decreto Supremo N° 017-93-JUS, que aprobó el
Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del
Poder Judicial y sus modificatorias.
6.4.1.3.7. Decreto Legislativo N° 681, que regula el uso de
Tecnologías avanzadas en materia de archivo de
documentos e información tanto respecto a la
elaborada en forma convencional cuanto la
producida por procedimientos informáticos en
computadoras.
6.4.1.3.8. Decreto Legislativo N° 827, que amplía los alcances
del Decreto Legislativo N° 681 a las entidades
públicas a fin de modernizar el sistema de archivos
oficiales.
Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del
Procedimiento Administrativo General.
MANUAL Versión: 01
6.4.1.3.10. Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, que aprobó la

Política Nacional de Modernización de la Gestión
Pública.
Metodología de Simplificación Administrativa y
establece disposiciones para su implementación,
para la mejora de los procedimientos
administrativos y servicios prestados en
exclusividad.
6.4.1.3.12. Decreto Supremo N° 083-2011-PCM, mediante el
cual se crea la plataforma de interoperabilidad del
estado – PIDE.
Estrategia para la Modernización de la Gestión
Pública.
Reglamento de la Ley N.° 25323, que crea el
Reglamento del Decreto Legislativo N° 681, sobre
el uso de Tecnologías de avanzada en materia de
archivos de las empresas.
6.4.1.3.16. Decreto Supremo N° 072-2003-PCM, que aprobó el
Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a
la Información Pública.
Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados
Digitales.
6.4.1.3.18. Decreto Supremo N° 026-2016-PCM, que aprobó
medidas para el fortalecimiento de la Infraestructura
Oficial de Firma Electrónica y la implementación
progresiva de la Firma Digital en el Sector Público y
Privado.
6.4.1.3.19. Resolución Administrativa Nº 408-2019-CE-PJ, que
aprobó la directiva “Disposiciones para la
Elaboración de Documentos Normalizados en el
Poder Judicial”.
6.4.1.3.20. Resolución Administrativa N° 370-2020-CE-PJ, que
aprobó la directiva “Disposiciones para el Desarrollo
de Documentos Normativos en el Poder Judicial”.
6.4.1.3.21. Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N°
001-2017-PCM/SEGDI, que aprobó Modelo de
Gestión Documental en el marco del Decreto
Legislativo N° 1310.
MANUAL Versión: 01
6.4.1.3.22. Resolución Jefatural N° 26-2019-AGN/J que aprobó

la Directiva N° 006-2019-AGN/DDPA “Lineamientos
para la Foliación de documentos archivísticos de las
entidades públicas”.
6.4.1.4. DEFINICIONES
6.4.1.4.1. Administrado: Persona natural o jurídica que realiza
un trámite de carácter administrativo ante la Gerencia
General del Poder Judicial.
6.4.1.4.2. Correo electrónico: Medio de comunicación digital
empleado por el Administrado y el Poder Judicial
para enviar mensajes y/o archivos en una red, a
través de una dirección electrónica que los identifica.
6.4.1.4.3. Cargo de Recepción: Es la constancia de recepción
efectuada por la Institución Pública a través de la
Plataforma de Interoperabilidad del Estado (PIDE), la
cual contiene la fecha, hora y firma en señal de
recepción.
6.4.1.4.4. Certificado Digital: Es el documento electrónico
generado y firmado digitalmente por una entidad de
certificación, la cual vincula un par de claves con
una persona determinada confirmando su identidad.
6.4.1.4.5. Comprobante de Recepción: Es la constancia de
recepción efectuada a través del Sistema de
Gestión Documental, el cual contiene la fecha, hora
y firma en señal de recibido el documento.
6.4.1.4.6. Despacho: Comprende las actividades
desarrolladas para la remisión de documentos
administrativos emitidos por el Poder Judicial a
destinatarios externos.
6.4.1.4.7. Documento: Información contenida en cualquier
tipo de soporte, es todo escrito público o privado,
impresiones, fotocopias, facsímil o fax, planos,
cuadros, dibujos, fotografías, radiografías, cintas
cinematográficas, microformas tanto en la
modalidad de microfilm como en la modalidad de
soportes informáticos, y otras reproducciones de
audio o video, la telemática en general y demás
objetos que se recojan, contengan o representen
algún hecho, o una actividad humana o su
resultado.
6.4.1.4.8. Documento Confidencial: Documentos que
contiene información que cabe remitirse y
mantenerse en reserva entre dos o más usuarios.
El documento con esta clasificación pretende
MANUAL Versión: 01
garantizar que solo accedan al contenido del mismo

los destinados autorizados.
6.4.1.4.9. Documento Digital: Documento cuyo soporte
material es un dispositivo electrónico o magnético.
6.4.1.4.10. Documento Digitalizado: Resultado de haber
convertido con un escáner un documento
originalmente en soporte papel a un documento con
soporte electrónico o magnético
6.4.1.4.11. Documento Externo: Es aquel documento
generado por ciudadanos, colectivos de
ciudadanos, entidades públicas, privadas o sin fines
de lucro; es decir toda persona natural o jurídica
externa al Poder Judicial.
6.4.1.4.12. Documento Interno: Es aquel documento
generado por las unidades de organización y
funcionales del Poder Judicial.
6.4.1.4.13. Expediente: Conjunto de documentos digitales
relacionados a un tema en el Sistema de Gestión
Documental.
6.4.1.4.14. Firma Digital: Es aquella firma electrónica que
utiliza una técnica de criptografía asimétrica,
basada en el uso de un par de claves únicas;
asociadas a una clave privada y una clave pública
relacionadas matemáticamente entre sí, de tal
forma que las personas que conocen la clave
pública no pueden derivar de ella la clave privada.
Asegura la integridad del documento firmado, es
decir que no haya sufrido ninguna alteración.
6.4.1.4.15. Firma Manuscrita: Nombre y/o apellidos que una
persona escribe de su puño y letra en un
documento, para darle autenticidad o para expresar
que aprueba su contenido.
6.4.1.4.16. Foliación: Es un método de control en el registro
de documentos archivísticos producidos por las
entidades públicas, en los sistemas de gestión
documental, representa la acción de numerar en
forma secuencial, cada hoja del documento de
archivo, se efectúa de manera manual o a través
del empleo de una herramienta mecánica o
automática que asegure la impresión legible de
números correlativos.
6.4.1.4.17. Gestión Documentaria: Conjunto de actividades
administrativas y técnicas, que comprenden la
MANUAL Versión: 01
recepción, emisión, derivación, despacho y archivo

de los documentos.
6.4.1.4.18. Interoperabilidad: Capacidad de interactuar que
tienen las organizaciones diversas y dispares para
alcanzar objetivos que hayan acordado
conjuntamente, recurriendo a la puesta en común
de información y conocimientos, a través de los
procesos y el intercambio de datos entre sus
respectivos sistemas de información.
6.4.1.4.19. Mesa de Partes Administrativa: Área
administrativa que recibe la documentación externa
dirigida al Poder Judicial y la deriva a las unidades
administrativas internas a través del Sistema de
Gestión Documental -SGD.
6.4.1.4.20. Mesa de Partes Electrónica Virtual (MPEV):
Aplicativo administrativo que permite, la recepción
de documentos externos. Es administrado por la
Mesa de Partes Administrativa de la Secretaria
General de la Gerencia General del Poder Judicial y
las Mesas de Partes Administrativas de las Cortes
Superiores de Justicia en la medida que sean
incorporados en el sistema.
6.4.1.4.21. Número de Expediente: Número correlativo anual

de identificación única correspondiente al registro
de un documento en el Sistema de Gestión
Documental.
6.4.1.4.22. Plataforma de Interoperabilidad del Estado
(PIDE): Infraestructura tecnológica, administrada
por la Secretaría de Gobierno Digital, que permite la
implementación de servicios públicos por medios
digitales y el intercambio digital de datos, entre
entidades del Estado a través de internet, telefonía
móvil u otros medios tecnológicos disponibles.
6.4.1.4.23. Reporte de Envío de Documentos: Es el listado
de todos los documentos ingresados al sistema de
la Mesa de Partes Administrativa para su respectiva
derivación a las correspondientes unidades de
organización o funcionales.
6.4.1.4.24. Repositorio de documentos electrónicos: Sitio
en el que se almacena la información de
documentos electrónicos generados a través del
Sistema de Gestión Documental, los mismos que
son conservados asegurando su autenticidad,
MANUAL Versión: 01
integridad, confiabilidad y conservación a largo

plazo.
6.4.1.4.25. Serie documental: Clasificación mayor de
documentos que poseen características comunes,
son archivados, usados, transferidos o eliminados
como unidad.
6.4.1.4.26. Sistema de Gestión Documental (SGD):
Herramienta informática utilizada para sistematizar
la gestión documentaria dentro de una institución.
Dicho sistema, registra y adjunta, a través de
medios electrónicos, la documentación que ingresa
a las Mesa de Parte Administrativa para su gestión
y posterior atención.
6.4.1.4.27. Sistema de Gestión Documental - PIDE (SGD-
PIDE): Aplicativo administrativo que permite, la
recepción de documentos externos y despacho de
documentos hacia otras entidades públicas
comprendidas dentro de la Plataforma de
Interoperabilidad del Estado – PIDE. Es
administrado por la Mesa de Partes Administrativa
de la Secretaria General de la Gerencia General del
Poder Judicial.
6.4.1.5. RESPONSABLES
6.4.1.5.1. Secretaría General de la Gerencia General: Es
responsable de supervisar, asegurar y ejecutar el
cumplimiento de lo dispuesto en el presente
procedimiento, manteniendo informada
periódicamente a la Gerencia General de los
resultados, en el ámbito de su competencia. Así
como, de la administración de la Mesa de Partes
Virtual del Poder Judicial.
6.4.1.5.2. Gerencia de Informática: Es responsable de
proporcionar, las herramientas tecnológicas
requeridas para el soporte de los procesos de
gestión documental; así como realizar el
mantenimiento y actualización de las mismas.
6.4.1.5.3. Todas las unidades de organización o funcionales
que se encuentren incluidas dentro del proceso de
trámite documentario externo son responsables del
MANUAL Versión: 01
6.4.1.6. DISPOSICIONES GENERALES

Es responsabilidad de los funcionarios y servidores públicos del
Poder Judicial, dar cumplimiento a las disposiciones que
forman parte del presente documento.
6.4.1.6.1. Disposiciones para las Mesas de Partes

Administrativas:
6.4.1.6.1.1. Recepción de los documentos externos:
a. Corresponde a las actividades desarrolladas en
el marco del proceso de Recepción de
Documentos que se realiza en el Poder Judicial
en cumplimiento de sus funciones, y comprende
la recepción de documentos por las Mesas de
Partes Administrativas, la digitalización
correspondiente y la derivación de documentos a
la unidad de organización o funcional respectiva.
b. La recepción de documentos externos en
soporte de papel se realizará en las Mesas de
Partes Administrativas autorizadas, de lunes a
viernes en el horario establecido para ello.
c. La recepción de documentos externos en
soporte de papel se realizará en las Mesas de
Partes Administrativas autorizadas. La recepción
de documentos externos en soporte digital se
realizará en los medios electrónicos habilitados.
d. La recepción de los documentos externos, se
realizará verificando el cumplimiento de los
requisitos establecidos en el Artículo 124 del
Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley
del Procedimiento Administrativo General, como
son los siguientes:
 Nombres y apellidos completos, domicilio real
y número de Documento Nacional de
Identidad o carné de extranjería del
administrado, y en su caso, la calidad de
representante y de la persona a quien
represente.
 La expresión concreta de lo pedido, los
fundamentos de hecho en los que se sustenta
y, cuando le sea posible, los de derecho.
 Lugar, fecha, firma o huella digital, en caso de
no saber firmar o estar impedido.
 La indicación de la unidad de organización o
funcional, la entidad o la autoridad a la cual se
dirige, entendiéndose por tal, en lo posible, a
MANUAL Versión: 01
la autoridad de grado más cercano al usuario,

según la jerarquía, con competencia para
conocerlo y resolverlo.
 La dirección del lugar donde se desea recibir
las notificaciones del procedimiento, cuando
sea diferente al domicilio real. Este
señalamiento de domicilio surte sus efectos
desde su indicación y es presumido
subsistente, mientras no sea comunicado
expresamente su cambio.
 La identificación del número de expediente,
tratándose de procedimientos ya iniciados.
e. Para los trámites específicos considerados en el
Texto Único de Procedimientos Administrativos
(TUPA), adicionalmente se deberá verificar en el
TUPA vigente, los requisitos y el pago respectivo
en el Banco de la Nación y/o entidades
autorizadas. Así como otras leyes que hagan
mención al cumplimiento de requisitos sobre la
materia.
f. Asimismo, se verificará la correcta foliación o
paginación de los documentos por parte del
administrado o notificador, quien deberá colocar
el número de página “01 o uno” en todos los
folios, en la parte superior derecha del anverso
del papel, iniciando desde la última hoja del
documento hacia adelante, incluyendo los
anexos que se adjuntan. Los medios de
almacenamiento que contengan archivos
audiovisuales (CD, DVD, USB y otros que se
adjunten), también se consignarán como un folio.
Sólo se recibirán e ingresarán los documentos,
de acuerdo a la foliación establecida según el
Anexo 01, la misma que se deberá verificar en la
Etapa de Registro.
g. En el caso de los documentos que superen los
200 folios, se realizará la recepción al
administrado o notificador en la Mesa de Partes
Administrativa, con la anotación “la recepción
no es señal de conformidad” y el documento
se remitirá al área correspondiente para su
verificación, luego de lo cual se realizará la
comunicación al administrado, en caso que se
requiera la subsanación documental.
MANUAL Versión: 01
h. Los documentos o escritos de origen externo

que reúnan los requisitos establecidos de
acuerdo a la Ley N.° 27444, que se presenten
por las Mesas de Partes Administrativas del
Poder Judicial, deben ser recibidos, verificados,
digitalizados e ingresados inmediatamente al
Sistema de Gestión Documental (SGD), es decir,
deben generando su respectivo registro y
convertirse a documentos electrónicos, en el
lugar de trabajo que cuente con conexión de
línea o internet.
i. El documento recibido, debe referirse a un solo
asunto, el mismo que deberá consignarse de
manera detallada al realizar el registro, de
acuerdo al contenido, para facilitar su tramitación
y un adecuado archivo, esto con el fin de formar
series documentales, en caso sea necesario.
j. La recepción o ingreso de un documento externo
sin el registro de la Mesa de Partes
Administrativas del Poder Judicial, se asume
como no recibido, sin responsabilidad de
atención o trámite por parte de la institución.
k. El cargo o comprobante de recepción entregado
al administrado por parte de la Mesa de Partes
Administrativas, contiene el código autogenerado
por el sistema que corresponde al expediente
asignado, la hora, fecha, lugar y el número de
folios que contenga, la mención de documentos
acompañados y de las copias presentadas,
consignando la firma del responsable que recibió
el documento, como señal de conformidad de su
recepción.
l. En caso de que el documento externo anexe
medios de almacenamiento tales como CD,
DVD, USB, etc.; su contenido se cargará al SGD
como adjunto, salvo existan limitación técnica
para su carga al SGD, en cuyo caso se deberán
entregar al destinatario con la evidencia en la
Hoja de Envío correspondiente, también se
consignarán como un folio.
m. Los documentos recibidos que no cumplan con
los requisitos solicitados para su ingreso se
registrarán en un solo acto y por única vez, con
observaciones en el Sistema de Gestión
MANUAL Versión: 01
Documental - SGD, las mismas que se deberán

hacer de conocimiento del administrado y
constar en el comprobante de recepción. El
ciudadano y/o institución podrá subsanarlas en
un plazo no mayor de dos (2) días hábiles,
conservando el mismo registro generado en el
comprobante.
6.4.1.6.1.2. Recepción de documentos confidenciales:
a. Los documentos que hacen referencia a
información confidencial adjunta, deben
contenerla en sobres y/o cajas acompañadas
debidamente cerradas, con la indicación que
se trata de información “confidencial” e
identificación mínima correspondiente del
remitente y del destinatario.
b. El personal responsable del registro en la
Mesa de Partes Administrativa, deberá
registrar el documento en el Sistema de
Gestión Documental (SGD), bajo el nivel de
seguridad de “confidencial”.
c. El personal responsable de la digitalización,
deberá únicamente digitalizar el documento
de presentación (carta, oficio u otro) o la
portada del material que contiene el
documento que debe mantenerse en reserva
(sobre, folder u otro), para identificar al
remitente y destinatario.
d. De la misma forma se actuará para el caso de
los documentos que llegan a la Mesa de
Partes Administrativa en sobre cerrado,
perteneciente a un procedimiento de
selección para la contratación de bienes y/o
servicios (oferta o propuesta) u otro
procedimiento de corresponder.
e. Inmediatamente después el documento físico
confidencial se deberá remitir al destinatario,
quien asume la responsabilidad por su
custodia y tratamiento. Dicha entrega quedará
evidenciada en una Hoja de Envío del SGD.
6.4.1.6.1.3. Tipos de priorización en la recepción de
documentos
La prioridad está referida a la preferencia que

deberá dar el destinatario en la recepción de un
documento, aun cuando hayan ingresados varios
MANUAL Versión: 01
documentos simultáneamente. La asignación del

tipo de prioridad que corresponde a un
documento se realiza al momento de registrarlo
en el SGD, siendo estos los siguientes:
a. Prioridad de Recepción Normal: Es aquel

documento que debe ser recibido y derivado o
atendido acorde al proceso normal de trámite.
b. Prioridad de Recepción Urgente: Es aquel
atendido de manera inmediata.
c. Prioridad de Recepción Muy Urgente: Es aquel
atendido de manera inmediata, priorizando su
atención ante documentos normales y urgentes.
Así mismo, si el documento señala un plazo

expreso para su atención de acuerdo a su
contenido, este deberá ser consignado en el
registro del documento en el SGD, para su
posterior seguimiento.
6.4.1.6.1.4. Derivación de documentos externos

a. Todo documento externo recibido a través de la
Mesa de Partes Administrativa será derivado una
vez se haya completado su proceso de
digitalización validado su calidad, dando
preferencia a los documentos clasificados con
prioridad Urgente o Muy Urgente.
b. Para la remisión de la documentación a las
unidades de organización o funcionales se
deberá contar con los documentos completos y
correctamente compaginados.
c. La derivación de documentos a las unidades de
organización o funcionales de la Entidad se
realiza únicamente en soporte digital a través de
la acción de derivación del Sistema de Gestión
Documental (SGD) siempre que éstas cuenten
con el mismo sistema, caso contrario, se utilizará
el medio físico, hasta que se realice su
implementación total en el Poder Judicial, de
acuerdo al Anexo N° 02.
d. Excepcionalmente por la naturaleza del
documento, este podrá ser entregado en soporte
de papel (físico) a los destinatarios, a solicitud
del área usuaria, quien asumirá la
MANUAL Versión: 01
responsabilidad de su custodia y tratamiento.

Dicha entrega quedará evidenciada en una Hoja
de Envío del SGD.
6.4.1.6.1.5. Control de manejo de los documentos
a. Todo documento derivado al destinatario
responsable de atención aparecerá
inmediatamente en su bandeja “Por recibir” del
SGD, y será considerado como recibido para
efectos de contabilizar los plazos de atención,
sin necesidad de una aceptación expresa del
documento.
b. En ese sentido, los responsables de las
unidades de organización o funcionales pueden
encargar o delegar las diversas acciones de
recepción, emisión, atención, seguimiento y
archivo de los documentos, a un colaborador
designado, teniendo responsabilidad compartida
respecto de aquellas operaciones que realice el
encargado. La delegación o encargo no implica
la firma o vistos digitales de los documentos.
c. Los documentos se podrán derivar y recibir en
cualquier momento. Sin embargo, el plazo de
atención de los mismos se contabilizará a partir
del día útil siguiente de recibido.
d. Con el fin de garantizar el cumplimiento de las
disposiciones contenidas en el presente
documento y las normas legales vigentes, los
responsables de las unidades de organización o
funcionales deben disponer se realice
permanentemente acciones de control previo y
concurrente durante su gestión, para evitar la
acumulación de documentos por más de 24
horas en estado “Por recibir”, procurando que los
documentos en proceso de trámite, queden en
estado “Recibido” hasta su derivación y/o
atención.
6.4.1.6.1.6. Archivo de documentos
a. Se dispondrá de un repositorio virtual para el
archivo de los documentos digitalizados
organizados en series documentales definidas
para cada unidad de organización o funcional
b. Los documentos físicos que ingresen por la
Mesa de Partes Administrativas en el proceso de
recepción de documentos serán digitalizados y
MANUAL Versión: 01
derivados a las dependencias de destino en

soporte digital; y los originales quedarán en
custodia en las Mesas de Partes Administrativas,
hasta su transferencia al archivo. Solo en casos
excepcionales a solicitud del área usuaria, se
entregarán los originales en físico a los
destinatarios, quienes asumirán la
responsabilidad de su custodia y tratamiento
hasta su transferencia al archivo.
c. Los archivos en formato digital se almacenarán
en repositorios virtuales con micro formas
ordenadas por áreas y series documentales.
MANUAL Versión: 01
6.4.1.6.2. Disposiciones para uso de medios virtuales:

MPEV, SGD-PIDE y correo electrónico.
El uso de medios virtuales es un medio alternativo que el Poder

Judicial pone a disposición para la recepción y despacho de
documentos, sin perjuicio de la opción de utilizar la Mesa de
Partes Administrativa.
6.4.1.6.2.1. Recepción de los documentos externos
a. La recepción de documentos externos en soporte digital

se realizará en la MPEA - (https://sgd.pj.gob.pe/mpea/inicio) o
el correo electrónico habilitado por cada mesa de partes, para
el caso de los Administrados e instituciones públicas que no
cuenten con interoperabilidad y el SGD-PIDE para el caso de
instituciones públicas que cuenten con interoperabilidad.
b. Se podrá presentar documentos por los medios virtuales,
las veinticuatro (24) horas del día, los siete (7) días de la
semana, sin restricciones de horario.
c. Los documentos presentados los días sábados,
domingos y feriados o cualquier otro día inhábil, se consideran
presentados el primer día hábil siguiente.
d. El cómputo de los plazos para la atención de los
documentos presentados se efectuará desde el día hábil
siguiente de la fecha y hora de recepción del documento, el
cual figurará en el correo electrónico con el cual fue notificado
el Administrado sobre el ingreso de su documento.
e. El Administrado es responsable del cumplimiento de los
plazos establecidos para la presentación de sus documentos,
para lo cual tomará las previsiones del caso.
f. Los documentos presentados por los administrados en la
Mesa de Partes Electrónica Administrativa o por correo
electrónico, deberán indicar la cuenta de correo electrónico a la
cual se derivarán las comunicaciones y documentos. Es
responsabilidad del Administrado mantener activo el correo
electrónico consignado, a efectos de recibir las notificaciones.
Los Administrados serán notificados al correo electrónico
mediante el cual presentaron su requerimiento, salvo que en el
mismo se indique un correo electrónico oficial.
g. El documento presentado a la MPEA o por correo
electrónico debe tener firma digital o firma manuscrita
escaneada en el documento PDF.
MANUAL Versión: 01
h. El Administrado tomará las previsiones pertinentes para

hacer entrega, mediante canal presencial de la documentación
original emitida en soporte físico por terceros, como cartas
fianzas, cartas notariales, documentos contables, documentos
emitidos por registros públicos, entre otros. Conforme a la
normatividad en la materia y de ser necesario debido al
procedimiento administrativo o requerimiento que corresponda.
i. El correo electrónico puede recibir archivos que en
conjunto no pesen más de 20 MB, y la MPEA el tamaño
máximo por adjunto es de 30 MB En el caso los archivos a
remitirse superen dichos limites, se podrán remitir en más de
un correo electrónico o emplear instrumentos de la web para el
envió de la información como por ejemplo archivos cargados en
la nube o accesos desde servidores institucionales, para lo cual
se deberá formalizar esta operación mediante el documento
donde se señala el procedimiento y el link de acceso,
contraseñas e información relevante, tomando en
consideración los aspectos de seguridad correspondiente.
j. En el caso de la MPEA, los documentos anexos podrán
tener diferentes formatos, pero no deben exceder los 30 MB
por documento. No se aplica limitaciones a la cantidad de
anexos por documento.
k. En caso los documentos remitidos por los administrados
no cumplan con los requisitos solicitados para su ingreso, las
observaciones le serán comunicadas a la dirección de correo
electrónico desde la cual remitió el documento.
l. El Administrado deberá subsanar la observación en el
plazo de dos (2) días hábiles contados desde la confirmación
de la recepción, en caso contrario, de no levantar la
observación dentro del plazo o no confirmar la recepción, se le
comunicará, por la misma vía, que su documento no ha sido
registrado en el Sistema de Gestión Documental.
m. Cuando el documento remitido por el Administrado por
correo electrónico se encuentre conforme y cumpla con los
requisitos, se realizará el registro del documento en el Sistema
de Gestión Documental, anexando de ser necesario, el correo
electrónico enviado por el Administrado.
n. Luego de completar el registro del documento,
comunicará al Administrado vía correo electrónico el número de
expediente generado, en el caso de la MPEA el administrado
podrá verificar el seguimiento en el link remitido al correo
electrónico registrado.
MANUAL Versión: 01
o. El Administrado garantiza la autenticidad e integridad de

los documentos presentados a la MPEA o por correo
electrónico, caso contrario será pasible de una denuncia penal
por falsedad genérica y falsedad ideológica, según
corresponda.
6.4.1.6.2.2. Derivación de documentos externos
a. Luego de concluido el proceso de registro y realizado el
control de calidad, se genera el número de expediente
correspondiente al documento recibido por medios virtuales,
procediendo a su derivación para su atención a través del SGD
a la unidad de organización o funcional que corresponda,
según a quien se encuentre dirigido el documento y en el
marco de las competencias de tales unidades de organización
o funcionales, dando preferencia a los documentos clasificados
con prioridad Urgente o Muy Urgente.
b. La unidad de organización o funcional brindará atención
al requerimiento presentado por el Administrado mediante
documento de respuesta que deberá enviar a la dirección de
correo electrónico desde el cual se presentó su documento o
correo oficial consignado en el mismo.
c. Es responsabilidad de la unidad de organización o
funcional recabar la respuesta o el cargo de recepción por
parte del Administrado.
6.4.1.7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
6.4.1.7.1. REQUISITOS PARA INICIAR
PROCEDIMIENTO
Documentos Externos:
 Documentos físicos / virtuales, presentados por

las Instituciones Públicas, Privadas o por el
Ciudadano, las cuales son enviados para su
digitalización y trámite respectivo.
 Documento físico / electrónico, presentados por
las Unidades de organización o funcionales
Administrativas, los cuales son enviados para su
digitalización y trámite respectivo.
6.4.1.7.2. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

a. Trámite Documentario Externo Administrativo
por Mesa de Partes Administrativa:
Descripción de la Registro
N° Actividad Responsable
tarea generado
1 Recibir documento 1.1. Recibir Responsable Documento
MANUAL Versión: 01
tarea generado
entregado por ciudadano documento de registro. externo.
o entidad pública o entregado por
entidad privada. ciudadanos, Trámite
entidades públicas Documentario
y/o privadas, entre y Archivo.
otros.
Si el documento es de carácter público, ir a actividad N° 2
Si el documento indica carácter confidencial, ir a actividad N° 4
2.1. Verificar
Responsable
cumplimiento de los
de registro.
requisitos
Verificar idoneidad del
2 establecidos en los -
documento. Trámite
en las Disposiciones
Documentario
Generales del
y Archivo.
presente documento.
Responsable
Comunicar la no
de registro.
idoneidad del documento
3 al ciudadano o entidad - -
Trámite
pública o entidad
Documentario
privada.
y Archivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable
4.1. Generar e de registro.
imprimir Comprobante
comprobante de Trámite de recepción.
recepción. Documentario
y Archivo.
4.2. Entregar cargo Responsable
del documento con de registro.
Generar registro del el comprobante de
4 -
documento. recepción del Trámite
documento al Documentario
administrado. y Archivo.
Responsable
4.3. Entregar de registro.
documento
-
registrado a personal Trámite
de digitalización. Documentario
y Archivo.
Preparar documento 5.1. Quitar las Responsable
5 -
para su digitalización grapas, post its, de
MANUAL Versión: 01
tarea generado
entre otros del Digitalización.
documento.
Trámite
Documentario
y Archivo.
6.1. Digitalizar
documento.
Para documento
confidencial:
Digitalizar el sobre, Responsable
folder, cargo y/o de
paquete que Digitalización.
contenga el -
documento Trámite
confidencial. Documentario
y Archivo.
Para documento
público:
Digitalizar el
documento en su
totalidad.
Responsable
6 Digitalizar el documento. de
6.2. Guardar archivo
Digitalización.
digitalizado con Documentos
nombre del número (Digital)
Trámite
de expediente.
Documentario
y Archivo.
Responsable
6.3. Importar archivo de
digitalizado al SGD y Digitalización.
en su respectivo -
número de Trámite
expediente. Documentario
y Archivo.
Responsable
6.4. Cambiar estado de
del documento de Digitalización.
-
"en registro" a "para
verificar" en el SGD. Trámite
Documentario
MANUAL Versión: 01
tarea generado
y Archivo.
Responsable
de
6.5. Entregar el
Digitalización.
documento físico al
-
responsable de
Trámite
control de calidad.
Documentario
y Archivo.
Responsable
de Control de
7.1. Recibir el
Calidad.
documento físico
-
para la etapa de
Trámite
control de calidad.
Documentario
y Archivo.
Responsable
7.2. Ingresar a la de Control de
bandeja de Calidad.
documentos en -
estado "para Trámite
verificar" del SGD. Documentario
Verificar el registro y
y Archivo.
7 digitalización del
Responsable
documento.
de Control de
7.3. Revisar el
Calidad.
correcto registro del
-
documento en el
Trámite
SGD.
Documentario
y Archivo.
7.4 Contrastar la Responsable
correcta de Control de
digitalización del Calidad.
documento en el -
SGD en Trámite
comparación con el Documentario
documento físico. y Archivo.
Si el registro del documento no se encuentra conforme, continuar en actividad N° 10.
Si la digitalización del documento no se encuentra conforme, continuar en actividad N°
8.
Si el registro y digitalización del documento se encuentra conforme, ir a actividad N°
11.
8 Devolver documento - Responsable -
MANUAL Versión: 01
tarea generado
para subsanación de de Control de
digitalización. Calidad.
Trámite
Documentario
y Archivo.
Responsable
de
9.1. Recibir
Digitalización.
documento físico
-
para subsanación de
Trámite
la digitalización.
Documentario
y Archivo.
Subsanar digitalización. Responsable
9.2. Subsanar de
digitalización en el Digitalización.
9 SGD según las -
observaciones de Trámite
control de calidad. Documentario
Ir a la actividad N° 7 y Archivo.
Responsable
de
9.3. Entregar
Digitalización.
documento físico al
-
Responsable de
Trámite
Control de Calidad.
Documentario
y Archivo.
Responsable
de Control de
Subsanar registro del
Calidad.
documento en el SGD.
10 - -
Trámite
Ir a la actividad N° 7
Documentario
y Archivo.
Responsable
11.1. Modificar el
de Control de
estado del
Calidad.
Remitir documento a documento de “para
-
11 unidad de organización o verificar” a
Trámite
funcional “registrado” en el
Documentario
SGD.
y Archivo.
11.2. Derivar Responsable Documento
MANUAL Versión: 01
tarea generado
documento por el de Control de digital.
SGD a la unidad de Calidad.
organización o
funcional. Trámite
Documentario
y Archivo.
b. Trámite Documentario Externo Administrativo

por correo electrónico
N.° Actividad Responsable
tarea generado
ETAPA DE REGISTRO
Responsable de
registro.
1.1. Recibir
documento Documento
Recibir el documento.
1 remitido por el/los externo
Trámite
Administrado(s).
Documentario y
Archivo.
2.1. Verificar
cumplimiento de los Responsable de
requisitos establecidos registro.
en los literales d, e y f
Verificar idoneidad del
2 del numeral __
documento.
6.4.1.6.1.1. de las Trámite
Disposiciones Documentario y
Generales del presente Archivo.
documento.
¿Documento Conforme?
Si: Ir a actividad N.° 4.
No: Ir a actividad N.° 3
3.1. Remitir a través de Responsable de

correo electrónico registro.
Comunicar observaciones observaciones Correo
3
en documentos detectadas en electrónico
documentos al Trámite
Administrado Documentario y
MANUAL Versión: 01
Archivo.
Responsable de
registro.
4.1. Registrar
documento en el
SGD. Trámite
Documentario y
Archivo.
Generar registro del
4
documento. 4.2. Comunicar al Responsable de
Administrado, vía registro. Correo
correo electrónico, electrónico
el número de comunicando
expediente Trámite número de
generado. Documentario y expediente
Archivo.
ETAPA DE CONTROL DE CALIDAD
5.1. Ingresar a la
bandeja de
Responsable de
documentos en
Control de __
estado "para
Verificar registro del Calidad.
5 verificar" del SGD.
documento.
5.2. Revisar el correcto
Trámite
registro del
Documentario y
documento.
Archivo.
¿Registro del documento conforme?

Si: Ir a actividad N.° 7
No: Ir a actividad N° 6
Responsable de
Control de
Calidad.
6 Subsanar registro del -
Documento Trámite
Documentario y
Archivo.
7.1. Modificar el estado

7 Remitir documento a Responsable de
del documento de
unidad organización o Control de
“para verificar” a
MANUAL Versión: 01
funcional. “registrado” Calidad
Trámite Documento
7.2. Remitir documento
Documentario y digital derivado
Archivo.
c. Trámite Documentario Externo

Administrativo por Mesa de Partes
Electrónica Virtual:
tarea generado
1.1. Ir al módulo de Responsable
“Recepción”, de Recepción.
bandeja Documento
“Pendientes”, a Trámite externo.
través de la Mesa de Documentario
Partes Virtual (MPV). y Archivo.
Responsable
1.2. Identificar y de Recepción.
seleccionar el Documento
documento a recibir, Trámite externo.
a través de la MPV. Documentario
Verificar documento para y Archivo.
1
recepción. Responsable
1.3. Visualizar el de Recepción.
documento principal Documento
en PDF, a través de Trámite externo.
la MPV. Documentario
y Archivo.
Responsable
1.4. Verificar que el
de Recepción.
detalle del
Documento
documento coincida
Trámite externo.
con el documento
Documentario
principal.
y Archivo.
Responsable
de Recepción.
2.1. Descargar
documento de la -
2 Recibir documento. Trámite
MPV.
Documentario
y Archivo.
2.2. Firmar Responsable -
MANUAL Versión: 01
tarea generado
digitalmente el de Recepción.
documento.
Trámite
Documentario
y Archivo.
Responsable
de Recepción.
2.3. Generar cargo
de recepción del -
Trámite
documento.
Documentario
y Archivo.
Responsable
de Recepción.
2.4. Adjuntar el
cargo de recepción -
Trámite
firmado.
Documentario
y Archivo.
Responsable
2.5. Enviar cargo de de Recepción.
recepción a la
-
Entidad emisora, a Trámite
través de la MPV. Documentario
y Archivo.
Responsable
de Recepción.
5.1. Generar el
documento en el -
Trámite
SGD.
Documentario
Derivar documento a
y Archivo.
3 Unidad de organización
5.2. Derivar Responsable
o funcional.
documento a la de Recepción.
unidad de
-
organización o Trámite
funcional, a través Documentario
de SGD. y Archivo.
La recepción del documento por las Unidades de organización o funcional se realiza
conforme al Procedimiento “PS.06.01.02. TRÁMITE DOCUMENTARIO INTERNO
ADMINISTRATIVO”.
El despacho del documento proviene de la emisión efectuada por las Unidades de
organización o funcional, hacia las entidades comprendidas en la PIDE de acuerdo al
Procedimiento “PS.06.01.02. TRÁMITE DOCUMENTARIO INTERNO
ADMINISTRATIVO”.
MANUAL Versión: 01
tarea generado
Responsable
4.1. Ir al módulo
de Despacho.
“Despacho”, bandeja
de “Pendientes” de -
Trámite
la Mesa de Partes
Documentario
Virtual.
y Archivo.
Responsable
4.2. Identificar y de Despacho.
Remitir documento a la
seleccionar el
4 institución. -
documento a Trámite
despachar. Documentario
y Archivo.
Responsable
de Despacho.
4.3. Enviar el
documento a través -
Trámite
de la MPV.
Documentario
y Archivo.
Responsable
5.1. Descargar el
de Despacho.
cargo de la bandeja
enviados de la -
Trámite
“Mesa de Partes
Documentario
Derivar cargo de Virtual”.
y Archivo.
5 recepción a unidad de
Responsable
organización o funcional 5.2. Enviar el cargo a
de Despacho.
la unidad de
organización o -
Trámite
funcional, a través
Documentario
de SGD.
y Archivo.
6.4.1.7.3. PRODUCTO
Documentos externos digitalizados enviado a través
del SGD.
MANUAL Versión: 01
6.4.1.8. DIAGRAMA DE FLUJO

a. Trámite Documentario Externo Administrativo por Mesa de Partes Administrativa:
MANUAL Versión: 01
b. Trámite Documentario Externo Administrativo por correo electrónico

MANUAL Versión: 01
c. Trámite Documentario Externo Administrativo por Mesa de Partes Virtual:

MANUAL Versión: 01
6.4.1.9. REGISTROS
a. Mesa de Partes Administrativa:
• Documento externo.
• Comprobante de recepción.
• Documento digital.
b. Correo electrónico:
• Documento externo
• Cargo de recepción
c. Mesa de Partes Virtual:
• Documento externo.
• Cargo de recepción.
• Cargo de recepción de la institución pública.
6.4.1.10. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha de Responsable /
Versión Actualización Proceso
actualización cargo
Se ha actualizado los
numerales del 1 al 9,
en función a la
incorporación de
unidades de
Victor Rodolfo
organización y/o
funcionales, Zumaran Alvitez /
03 21/10/2021 actualización Secretario General Gestión Documentaria
normativa,
de la Gerencia
actividades e
General
inclusión del canal
de tramite
documentario
externo por correo
electrónico.
6.4.1.11. ANEXOS
Anexo 01: Foliación de documento.
Anexo 02: Gráfica de la Mesas de Partes Administrativas.

MANUAL Versión: 01
Anexo 01: Foliación de documento.

MANUAL Versión: 01
Anexo 02: Gráfica de la Mesas de Partes Administrativas.

MANUAL Versión: 01

INTERNO ADMINISTRATIVO
6.4.2.1. OBJETIVO
Definir las disposiciones necesarias para la recepción, emisión,
despacho y archivo de los documentos dirigidos a las Unidades
de organización y funcionales administrativas del Poder
Judicial; así como también a las instituciones públicas
comprendidas en el marco de la interoperabilidad del Estado.
6.4.2.2. ALCANCE
El presente Procedimiento aplica para todos las Unidades de
organización y funcionales administrativas del Poder Judicial.

6.4.2.3.1. Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las
Entidades del Estado y modificatorias.
6.4.2.3.2. Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la
Gestión del Estado y sus modificatorias.
6.4.2.3.3. Ley N° 25323, que crea el Sistema Nacional de
Archivos.
6.4.2.3.4. Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados
Digitales.
6.4.2.3.5. Decreto Legislativo N° 1310, que aprueba medidas
adicionales de Simplificación Administrativa.
Poder Judicial y sus modificatorias.
6.4.2.3.7. Decreto Legislativo N° 681, que regula el uso de
Tecnologías avanzadas en materia de archivo de
documentos e información tanto respecto a la
elaborada en forma convencional cuanto la
producida por procedimientos informáticos en
computadoras.
6.4.2.3.8. Decreto Legislativo N° 827, que amplía los alcances
del Decreto Legislativo N° 681 a las entidades
públicas a fin de modernizar el sistema de archivos
oficiales.
Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del
Procedimiento Administrativo General.
Reglamento de la Ley Marco de Modernización de
la Gestión del Estado.
MANUAL Versión: 01

Política Nacional de Modernización de la Gestión
Pública.
Metodología de Simplificación Administrativa y
establece disposiciones para su implementación,
para la mejora de los procedimientos
administrativos y servicios prestados en
exclusividad.
6.4.2.3.13. Decreto Supremo N° 083-2011-PCM, mediante el
cual se crea la plataforma de interoperabilidad del
estado – PIDE
6.4.2.3.14. Decreto Supremo N° 026-2016-PCM, que aprobó
medidas para el fortalecimiento de la Infraestructura
Oficial de Firma Electrónica y la implementación
progresiva de la Firma Digital en el Sector Público y
Privado
Reglamento de la Ley N° 25323, que crea el
Reglamento del Decreto Legislativo N° 681, sobre
el uso de Tecnologías de avanzada en materia de
archivos de las empresas.
Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a
la Información Pública.
Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados
Digitales.
6.4.2.3.19. Resolución Administrativa Nº 408-2019-CE-PJ, que
aprobó la directiva “Disposiciones para la
Elaboración de Documentos Normalizados en el
Poder Judicial”.
6.4.2.3.20. Resolución Administrativa Nº 000489-2020-GG-PJ,
que aprueba la Guía “Implementación de la gestión
por procesos en el Poder Judicial”.
aprobó la directiva “Disposiciones para el Desarrollo
de Documentos Normativos en el Poder Judicial”.
6.4.2.3.22. Resolución Administrativa N° 000373-2020-CE-PJ,
que aprueba la Directiva N° 020-2020-CE-PJ,
denominada “Organización de los archivos
MANUAL Versión: 01
jurisdiccionales y administrativos del Poder

Judicial”.
6.4.2.4.1. Adjunto: Documento digital que puede tener
cualquier formato y acompaña al documento
principal.
6.4.2.4.2. Anexo: Documento digital que forma parte de
documento principal y expediente, el cual debe
estar en formato PDF.
6.4.2.4.3. Certificado Digital: Es el documento electrónico
generado y firmado digitalmente por una entidad de
certificación, la cual vincula un par de claves con
una persona determinada confirmando su identidad.
6.4.2.4.4. Despacho: Comprende las actividades
desarrolladas para la remisión de documentos
administrativos emitidos por el Poder Judicial a
destinatarios externos.
6.4.2.4.5. Documento: Información contenida en cualquier
tipo de soporte, es todo escrito público o privado,
impresiones, fotocopias, facsímil o fax, planos,
cuadros, dibujos, fotografías, radiografías, cintas
cinematográficas, microformas tanto en la
modalidad de microfilm como en la modalidad de
soportes informáticos, y otras reproducciones de
audio o video, la telemática en general y demás
objetos que se recojan, contengan o representen
algún hecho, o una actividad humana o su
resultado.
6.4.2.4.6. Documento Confidencial: Documentos que se
remiten y deben mantenerse en modo de reserva
entre dos o más usuarios. Los documentos con esta
denominación pretenden garantizar el acceso sólo a
destinatarios autorizados.
6.4.2.4.7. Documento Digital: Documento cuyo soporte
material es un dispositivo electrónico o magnético.
6.4.2.4.8. Documento Digitalizado: Resultado de haber
convertido con un escáner un documento
originalmente en soporte papel a un documento con
soporte electrónico o magnético.
6.4.2.4.9. Documento Externo: Es aquel documento
generado por ciudadanos, colectivos de
ciudadanos, entidades públicas, privadas o sin fines
de lucro; es decir toda persona natural o jurídica
externa al Poder Judicial.
MANUAL Versión: 01
6.4.2.4.10. Documento Interno: Es aquel documento

generado por las áreas funcionales, unidades de
organización o funcionales del Poder Judicial.
6.4.2.4.11. Expediente: Conjunto de documentos digitales
relacionados a un tema en el Sistema de Gestión
Documental.
6.4.2.4.12. Firma Digital: Es aquella firma electrónica que
utiliza una técnica de criptografía asimétrica,
basada en el uso de un par de claves únicas;
asociadas a una clave privada y una clave pública
relacionadas matemáticamente entre sí, de tal
forma que las personas que conocen la clave
pública no pueden derivar de ella la clave privada.
6.4.2.4.13. Gestión Documentaria: Conjunto de actividades
administrativas y técnicas, que comprenden la
recepción, emisión, derivación, despacho y archivo
de los documentos.
6.4.2.4.14. Interoperabilidad: Capacidad de interactuar que
tienen las organizaciones diversas y dispares para
alcanzar objetivos que hayan acordado
conjuntamente, recurriendo a la puesta en común
de información y conocimientos, a través de los
procesos y el intercambio de datos entre sus
respectivos sistemas de información.
6.4.2.4.15. Mesa de Partes Administrativa: Área
administrativa que recibe la documentación externa
dirigida al Poder Judicial y la deriva a las unidades
administrativas internas a través del Sistema de
Gestión Documental -SGD.
6.4.2.4.16. Mesa de Partes Virtual del Poder Judicial (MPV):
Aplicativo administrativo que permite, la recepción y
despacho de documentos hacia otras entidades
públicas comprendidas dentro de la Plataforma de
Interoperabilidad del Estado – PIDE. Es
administrado por la Mesa de Partes Administrativa
de la Secretaria General de la Gerencia General del
Poder Judicial.
6.4.2.4.17. Plataforma de Interoperabilidad del Estado
(PIDE): Infraestructura tecnológica, administrada
por la Secretaría de Gobierno Digital, que permite la
implementación de servicios públicos por medios
digitales y el intercambio digital de datos, entre
entidades del Estado a través de internet, telefonía
móvil u otros medios tecnológicos disponibles.
MANUAL Versión: 01
6.4.2.4.18. Serie documental: Clasificación mayor de

documentos que poseen características comunes,
son archivados, usados, transferidos o eliminados
como unidad.
6.4.2.4.19. Sistema de Gestión Documental (SGD):
Herramienta informática utilizada para sistematizar
la gestión documentaria dentro de una institución.
Dicho sistema, registra y adjunta, a través de
medios electrónicos, la documentación que ingresa
a la Mesa de Partes, Mesa de Partes Virtual -
Interoperabilidad, o demás dependencias
administrativas, para su gestión y posterior atención
en caso corresponda.
6.4.2.4.20. Tipos de Documentales: Son todos aquellos que
se encuentran previstos en la Directiva
“Disposiciones para la Elaboración de Documentos
Normalizados en el Poder Judicial”.
6.4.2.4.21. Titular de la Firma Digital: El titular de la firma
digital es la persona a la que se le atribuye de
manera exclusiva un certificado digital que contiene
una firma digital, objetivamente en relación con el
mensaje de datos.
6.4.2.5.1. Secretaría General de la Gerencia General: Es el
responsable de supervisar y asegurar el
cumplimiento de lo dispuesto en el presente
procedimiento, manteniendo informada
periódicamente a la Gerencia General de los
resultados, en el ámbito de su competencia.
6.4.2.5.2. Gerencia de Informática: Es responsable de
proporcionar, mantener y actualizar las
herramientas tecnológicas requeridas para el
soporte de los procesos de gestión documental, así
como garantizar el resguardo y operatividad del
servidor de base de datos del Poder Judicial en el
que se almacenen los documentos emitidos con
firma digital, generados por el SGD.
trámite documentario interno son responsables del
MANUAL Versión: 01

Las actividades desarrolladas en el proceso de emisión de
documentos administrativos generados por el personal del
Poder Judicial en cumplimiento de sus funciones, se realizarán
únicamente en el Sistema de Gestión Documental (SGD) de
manera obligatoria y contemplando lo señalado en el presente
documento y otros documentos relacionados al SGD, en todas
las dependencias que cuenten con el sistema.
Los documentos emitidos y convertidos a documentos

electrónicos a través del Sistema de Gestión Documental
(SGD), y que cuenten con firma digital certificada por una
entidad de certificación oficial, tienen valor legal para los fines
administrativos que se gestionen.
Se encuentra prohibida la impresión de los documentos

generados en el SGD, a excepción de aquellos que sea
dirigidos a ciudadanos, ex servidores, entidades públicas y
privadas u órganos del Poder Judicial que no cuenten con el
Sistema de Gestión Documental (SGD); por tal motivo, con el
fin de identificar al usuario que realice dicha mala práctica, al
imprimir un documento, este incluirá un sello de marca de agua
que contiene el número de Documento Nacional de Identidad
del usuario, así como la fecha y hora de impresión.
Solo se imprimirá la documentación, otorgándose los permisos

respectivos bajo autorización y la aprobación de la máxima
autoridad del órgano jurisdiccional y/o administrativo.
6.4.2.6.1. Creación de documentos:

a. Todos los documentos administrativos que se
emitan en el Poder Judicial, deberán generarse en
el SGD, el mismo que cuenta con formatos
preestablecidos, de conformidad a lo señalado en la
Directiva “Disposiciones para la elaboración de
Documentos Normalizados en el Poder Judicial”.
b. El registro incluye los metadatos del documento,
como la fecha de creación, tipo documental, asunto,
prioridad, plazo, referencias y otros. La asignación
del número de documento y fecha de emisión se
generarán automáticamente al momento de su
firma digital.
c. Todos los documentos a emitir deben ser asociados
durante su registro en el SGD a un expediente en
curso, o a un documento recibido previamente para
atención, el emisor deberá obligatoriamente buscar
MANUAL Versión: 01
el expediente correspondiente y proceder a dicha

asociación. Caso contrario, deberá crear un nuevo
expediente, indicando las referencias a tales
documentos, con la finalidad de permitir la
ubicación rápida de los documentos por asociación.
d. El funcionario y/o servidor al emitir un documento
que deba ser dirigido a una entidad pública, dentro
del marco de la interoperabilidad del Estado, en
adición a lo dispuesto en el presente documento,
deberá registrar los “datos complementarios del
destinatario” de forma obligatoria y los “anexos para
emisión externa” de corresponder, en el SGD.
6.4.2.6.2. Tipos de prioridad en la atención de
documentos:
Al momento de generar el documento en el SGD,

se deberá asignar la prioridad de atención por parte
del destinatario, considerando la clasificación
siguiente:
a. Prioridad de Atención Normal: Es aquel documento

que debe ser atendido en un plazo de 05 días
hábiles desde su recepción, salvo que su
complejidad amerite la modificación a un plazo
mayor.
b. Prioridad de Atención Urgente: Es aquel documento
que debe ser atendido en un plazo máximo de 03
días hábiles desde su recepción.
c. Prioridad de Atención Muy Urgente: Es aquel
documento que debe ser atendido de manera
inmediata, en un plazo máximo de 01 día hábil
desde su recepción; salvo que la importancia del
mismo amerite su modificación para que sea
atendido en el día.
Si el documento señala un plazo expreso para su

atención de acuerdo a su contenido, este deberá
ser consignado en el registro del documento en el
SGD, para su posterior seguimiento. Considerando
para casos especiales, el tiempo de prioridad de
atención de acuerdo a lo establecido en normas
especiales, así como en la normativa institucional,
de ser el caso.
6.4.2.6.3. Niveles de seguridad de los documentos:

MANUAL Versión: 01
Al momento de generar el documento en el SGD,

se deberá asignar su nivel de seguridad en atención
a la naturaleza de su contenido, considerando la
clasificación siguiente:
a. Confidencial: Se utiliza para la remisión de

documentos que deben mantenerse en reserva, con
la aplicación de controles de seguridad.
b. Público: Se utiliza cuando el documento es de libre
acceso a los servidores públicos.
Todos los colaboradores tendrán un usuario y

contraseña, personal e intransferible, para acceder
al SGD que demuestra la autoría de las
operaciones que cada usuario realiza en el sistema.
El SGD deberá mantener niveles de accesos, a fin

de garantizar que los documentos se encuentren
disponibles únicamente para aquellos
colaboradores autorizados. Los colaboradores
tienen acceso a los documentos que crean, emiten,
que le fueron derivados o copiados y al contenido
total de las carpetas documentales o expediente
asociados a dichos documentos, para hacer
seguimiento de los mismos.
6.4.2.6.4. Redacción y estructura de los documentos:

a. Los documentos generados y emitidos mediante el
SGD, mantienen el estándar de estructura, forma
de presentación, uso y características de los
encabezados, pie de página, tipo de letra, tamaño,
siglas que correspondan a la unidad de
organización o funcional y otras características
necesarias, conforme a los previstos en la Directiva
“Disposiciones para la Elaboración de Documentos
Normalizados en el Poder Judicial”. No se deberán
emitir documentos que difieran de los indicados,
bajo responsabilidad.
b. El documento emitido, debe referirse a un solo
asunto, el mismo que deberá estar detallado al
momento de su creación, de acuerdo al contenido,
a fin de facilitar su tramitación y un adecuado
archivo, esto con el fin de formar series
documentales, en caso sea necesario.
MANUAL Versión: 01
c. En el asunto, sumilla o texto del documento de

origen interno o externo, se debe prescindir de la
frase "El que se indica" u otra análoga.
6.4.2.6.5. Firma digital:
a. Todos los documentos a emitir deberán ser
firmados digitalmente por el emisor utilizando el
certificado de firma digital y la funcionalidad
correspondiente en el SGD.
b. Los documentos deben ser visados digitalmente por
el o los que participen en su elaboración, revisión o
control de forma conjunta. Para tal efecto deberán
visar el documento utilizando el certificado de firma
digital y la funcionalidad correspondiente en el
SGD.
c. El visto digital finalmente es una firma digital en sí,
la misma que genera la responsabilidad de autoría
del documento. Una vez visado el documento, este
debe ser derivado al firmante responsable de la
unidad de organización emisora para la firma
principal.
d. La firma digital tendrá una representación gráfica en
el lado superior derecho del documento que se
firma, mientras que el visto digital tendrá una
representación gráfica en el lado inferior del
documento. Ambas representaciones mostrarán el
nombre del firmante, la fecha y hora de firma. El
documento mostrará tantos vistos y firmas como
cuente el documento.
e. La representación gráfica de la firma y visto digital
únicamente se colocan en la primera hoja del
documento, entendiéndose que alcanza a la
integridad del mismo.
6.4.2.6.6. Emisión y recepción de documentos:
a. Los documentos internos emitidos y convertidos a
documentos electrónicos, deben ser recibidos y
atendidos a través del SGD.
b. Los documentos recibidos en la Mesa de Partes
Virtual serán derivados a través del SGD a la
Secretaría de la Corte Suprema, Secretaría del
Consejo Ejecutivo, OCMA, Presidencias de Cortes
o la Secretaría General de la Gerencia General,
según a quien se encuentre dirigido el documento y
en el marco de las competencias de tales unidades
de organización o funcionales.
MANUAL Versión: 01
c. Todo documento derivado al destinatario

responsable de atención aparecerá inmediatamente
en su bandeja ¨Por Recibir” del SGD, y será
considerado como recibido para efectos de
contabilizar los plazos de atención, sin necesidad
de una aceptación expresa del documento.
d. Los responsables de las Unidades de organización
o funcionales pueden encargar o delegar las
diversas acciones de recepción, emisión, atención,
seguimiento y archivo de los documentos, a un
colaborador designado, teniendo responsabilidad
compartida respecto a aquellas operaciones que
realice el encargado. La delegación o encargo no
implica la firma o vistos digitales de los
documentos.
e. Los documentos se podrán derivar y recibir en
cualquier momento. Sin embargo, el plazo de
atención de los mismos se contabilizará a partir del
día útil siguiente de recibido en los términos
establecidos en el literal b del presente numeral.
f. Los documentos emitidos a través de SGD, son
remitidos por el mismo a las Unidades de
organización o funcionales de la Entidad que
cuentan con el sistema, caso contrario, se utilizará
el medio físico para su remisión correspondiente, en
la medida que se realice la implementación
progresiva del SGD en el Poder Judicial.
g. Si un documento fuese remitido erróneamente a
través de SGD, a una Unidad de organización o
funcional que no correspondiese, el emisor deberá
modificar el estado del documento de “Emitido” a
“Borrador” para subsanar el error de remisión,
siempre y cuando el documento aún no haya sido
recibido por el destinatario en el sistema; para
posteriormente seleccionar el destinatario correcto.
h. En caso se visualice en la bandeja un documento
remitido por error a través del SGD, el destinatario
erróneo, lo deberá comunicar a su inmediato
superior, para que subsane el error de remisión, o
de ser el caso, se comunique con el área que lo
remitió erróneamente, para que realice la acción de
subsanación antes descrita.
i. En caso se reciba un documento remitido
erróneamente, se encuentra prohibida su impresión
MANUAL Versión: 01
y/o derivación a un tercero, debiéndose revertir la

recepción en el SGD.
6.4.2.6.7. Emisión y recepción de documentos
confidenciales:
a. Cuando el usuario de destino requiera acceder al
contenido del documento confidencial, el usuario
remitente, recibirá una notificación para autorizar tal
acceso, pudiendo aceptar o denegar el mismo. Tal
autorización no será requerida si el destinatario
pertenece a un nivel jerárquico superior.
b. La denegación de acceso por parte del usuario
remitente se dará en caso de envío erróneo al
usuario de destino o cuando ya no es necesario que
el usuario de destino revise el documento.
c. En caso el documento confidencial deba ser
remitido físicamente, a efectos de garantizar la
seguridad de la información que contiene, deberá
ser gestionado en sobre cerrado hasta que sean
entregado al usuario de destino.
6.4.2.6.8. Derivación del documento a emitir:
a. Todo documento emitido será derivado únicamente
en soporte digital a través de la acción de
derivación del SGD al destinatario o a quien
corresponda atender el documento, elaborando una
respuesta.
b. En toda derivación debe elegirse una tarea a
realizar, indicando el detalle de dicha tarea para
efectos de su atención y de los procedimientos
aplicables.
c. La derivación en forma individual se realizará a un
solo responsable, con la posibilidad de copiar para
conocimiento a ciertos interesados, sin embargo, es
el primero, quien asume la total responsabilidad de
atención y tratamiento del documento.
d. La derivación en forma múltiple de documentos
circulares se realizará a múltiples destinatarios
quienes asumirán la responsabilidad compartida de
atención y tratamiento del documento. Dicha
modalidad de derivación debe usarse cuando se
quiera comunicar o solicitar algo de manera masiva.
e. Los proyectos de documentos serán derivados a
través del SGD siempre en formato Word, como
adjunto del documento principal que sustente su
emisión. Corresponderá al emisor generar el
MANUAL Versión: 01
documento en su versión final y solicitar el visado

de los que participaron en su elaboración a través
del SGD, para finalmente firmarlo digitalmente y
proceder a su derivación.
6.4.2.6.9. Despacho de documentos:
a. Comprende las actividades desarrolladas en el
marco del despacho de documentos administrativos
producidos por el Poder Judicial en cumplimiento de
sus funciones a destinatarios externos, ya sea en
soporte físico a través de mensajería, en soporte
digital o a través de los medios digitales
implementados en la Institución.
b. Si el documento emitido, ya sea carta u oficio, tiene
un destinatario externo, comprendido en la
Plataforma de Interoperabilidad del Estado – PIDE,
este será despachado por la Mesa de Partes
Virtual. En este caso, la Unidad de organización o
funcional recibirá el cargo de recepción del
destinatario en el SGD.
c. Todos los documentos firmados digitalmente que
requieran ser enviados en soporte físico deberán
contar con la glosa de verificación, la misma que
incluye la dirección web necesaria para acceder a la
herramienta para la publicación de documentos
electrónicos donde conste dicho documento
electrónico firmado digitalmente, a fin de que se
pueda verificar su autenticidad e integridad.
d. Todo documento remitido a un destinatario externo
en soporte físico irá acompañado del formulario de
notificación de entrega del documento, el mismo
que será sellado o marcado por el destinatario
como constancia de recepción. Dicho formulario
sellado o marcado, se deberá digitalizar y cargar al
sistema para validar el despacho y dar por atendido
el documento a través del SGD.
e. En caso el documento remitido al destinatario no
haya podido ser entregado al mismo, se digitalizará
el documento que evidencie la o las visitas
efectuadas por mensajería.
6.4.2.6.10. Control de manejo de los documentos:
a. Los colaboradores deberán revisar de manera
permanente sus bandejas de SGD, procurando dar
atención oportuna a los documentos, derivándolos o
MANUAL Versión: 01
atendiéndolos directamente, ciñéndose a los plazos

y prioridad dada a los documentos en el SGD.
b. Con el fin de garantizar el cumplimiento de las
disposiciones contenidas en el presente documento
y las normas legales vigentes, los responsables de
las Unidades de organización o funcionales deben
disponer se realice permanentemente acciones de
control previo y concurrente.

PROCEDIMIENTO
Documentación Interna, presentada a través del
SGD por el Responsable de Despacho de Tramite
Documentario, los cuales son enviados para el
Usuario SGD.

tarea generado
Para Recibir un documento a través del SGD, iniciar en Actividad N° 1.
Para Emitir un nuevo documento, iniciar en Actividad N°7
1.1. Ingresar a
Usuario del
bandeja “por recibir” -
SGD.
del SGD.
Identificar documentos
1 1.2. Seleccionar el
pendientes por recibir.
documento de la Usuario del
-
bandeja “por recibir” SGD.
del SGD.
Si no se encuentra conforme, y/o no pertenece a la unidad de organización o
funcional, ir a Actividad N° 2
Si el documento seleccionado se encuentra conforme, ir a Actividad N° 3
2.1. Coordinar con
Usuario Emisor, a fin
Usuario del
de retrotraer -
SGD.
2 Retrotraer documento. documento derivado
erróneamente.
2.2. Retrotraer Usuario del
-
documento. SGD.
3.1. Seleccionar el
documento de la Usuario del
3 Recibir el documento. -
bandeja “por recibir” SGD.
del SGD.
MANUAL Versión: 01
tarea generado
3.2. Seleccionar la
Usuario del
opción “recibir” del -
SGD.
SGD.
Si el documento recibido es de carácter confidencial, continuar en Actividad N° 4.
Si el documento es de carácter público, ir a Actividad N° 5.
Responsable
de Despacho.
Autorizar la visualización
4 del contenido del Trámite -
documento confidencial Documentario
y Archivo.
Usuario del
5 Evaluar documento. - -
SGD.
Si el documento no requiere brindar trámite, continuar en Actividad N° 6.
Si el documento sí requiere tramitación, ir a Actividad N° 7.
6.1. Seleccionar
Usuario del
“archivar documento” -
SGD.
en el SGD.
6 Archivar documento.
6.2. Registrar motivo
Usuario del
de archivo en el -
SGD.
SGD.
7.1. Ingresar a
Generar nuevo Usuario del
7 “nuevo documento” -
documento. SGD.
en el SGD
8.1. Seleccionar Usuario del
-
acción a realizar. SGD.
8.2. Registrar tipo de
documento, asunto,
destinatario, anexos
y/o adjuntos, según
corresponda.
Generar registro del
8
documento. En caso el Usuario del
-
destinatario sea una SGD.
entidad pública
comprendida en la
PIDE, deberá
registrar los “datos
complementarios del
destinatario” y podrá
MANUAL Versión: 01
tarea generado
agregar los “anexos
para emisión
externa” de
corresponder.
8.4. Grabar en el Usuario del
-
SGD. SGD.
9.1. Generar y Usuario del
-
redactar documento. SGD.
9.2. Guardar
Usuario del
documento en Word -
SGD.
y PDF.
9.3. Cargar
Usuario del
9 Despachar documento. documento en el -
SGD.
SGD.
9.4. Modificar estado
del documento de
Usuario del
“borrador” a -
SGD.
“despacho” en el
SGD.
Si se necesita revisar el documento, continuar en Actividad N° 10.
Si no requiere revisar, ir a Actividad Nº 12.
Jefe
inmediato
10.1. Ingresar a
superior del -
bandeja “Despacho”.
Usuario del
SGD.
10 Revisar el documento.
Jefe
10.2. Revisar el inmediato
proyecto de superior del -
documento. Usuario del
SGD.
Si el documento requiere subsanación, continuar en Actividad N° 11.
Si el documento no requiere subsanación, ir a Actividad N° 12.
Comunicar las
Jefe
observaciones
inmediato
encontradas en el
11 - superior del -
documento.
Usuario del
SGD.
Ir a Actividad N° 8.
12.1. Firmar
Firmar y remitir el Usuario del
12 digitalmente el -
documento SGD.
documento.
MANUAL Versión: 01
tarea generado
12.2. Seleccionar
Usuario del Documento
“Emitir documento”
SGD. emitido.
en el SGD.
Si el documento es dirigido a un destinatario interno o una entidad que se encuentre
en el marco de la PIDE. Fin de procedimiento.
Si el documento es dirigido a un destinatario externo, que no se encuentre en el marco
de la PIDE, continuar en Actividad N° 13.
13.1. Imprimir Usuario del
-
Remitir documento documento. SGD.
13
físico. 13.2. Remitir Usuario del Cargo de
documento físico. SGD. recepción.
6.4.2.7.3. PRODUCTO
Documento en físico o virtual a ser remitido para las
Instituciones Públicas / Públicas (interoperabilidad) /
Privadas / Ciudadano.
Documentos en físico, los cuales serán enviados al

Archivo General del Poder Judicial.
Documentos electrónicos generados a ser enviados

a las unidades de organización o funcionales.
MANUAL Versión: 01

MANUAL Versión: 01
6.4.2.9. REGISTROS
• Documento emitido.
• Cargo de recepción.

Se ha actualizado los
numerales del 1 al 9,
con excepción del 4
en función a la Victor Rodolfo
incorporación de Zumaran Alvitez /
unidades de
03 21/10/2021 Secretario General Gestión Documentaria
organización y/o
funcionales, de la Gerencia
actualización General
normativa,
actividades y
diagrama de flujo.
6.4.2.11. ANEXOS
No aplica.
6.4.3. PROCEDIMIENTO: PS.06.02.01. TRANSFERENCIA

DOCUMENTAL AL ARCHIVO GENERAL DEL PODER JUDICIAL
6.4.3.1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la transferencia de
documentos de los Unidades de organización y funcionales
administrativas del Poder Judicial al Archivo Central para su
custodia, garantizando la integridad, confiabilidad y
disponibilidad de los documentos de acuerdo a las Normas
Generales del Sistema Nacional de Archivos.
6.4.3.2. ALCANCE
El presente Procedimiento aplica para todos los Unidades de
organización y funcionales administrativas del Poder Judicial.

6.4.3.3.1. Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de
Archivos.
6.4.3.3.2. Ley N° 27808, Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública.
6.4.3.3.3. Ley N° 27658, Ley Marco de la Modernización de la
Gestión del Estado.
Poder Judicial y sus modificatorias
MANUAL Versión: 01
6.4.3.3.5. Decreto Supremo N° 123-2018-PCM, que aprueba

el Reglamento del Sistema Administrativo de
Modernización de la Gestión Pública.
6.4.3.3.6. Decreto Legislativo N° 1412, que aprueba la Ley del
Gobierno Digital.
6.4.3.3.7. Resolución de Secretaria de Gobierno Digital N° 01-
2017-PCM-SEGDI y modificatorias que en el marco
del Decreto Legislativo N°1310 aprueba el Modelo
de Gestión Documental.
6.4.3.3.8. Resolución Jefatural 213-2019-AGN/J Directiva N°
011-2019-AGN/DDPA "Norma para la Descripción
Archivística en Ia Entidad Pública”.
6.4.3.3.9. Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/SG
Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA "Norma para la
Administración de Archivos en la Entidad Pública".
6.4.3.3.10. Resolución Jefatural N° 180-2019-AGN/J Directiva
N° 010-2019-AGN/DDPA "Norma para la
Organización de Documentos Archivísticos en la
Entidad Pública".
6.4.3.3.11. Resolución Directoral N° 001-2019-AGN/J-DC, para
los servicios de la Dirección de Conservación del
Archivo General de la Nación.
6.4.3.3.12. Resolución Directoral N° 002-2019-AGN/J-DC,
Lineamientos para la Digitalización del Patrimonio
Documental Archivístico del Archivo General de la
Nación.
N°002-2019-AGN/DDPA "Normas para la
transferencia de documentos Archivísticos de las
Entidades Públicas".
N°001-2019-AGN/DC "Normas para la
Conservación de documentos archivísticos en la
Entidad Pública”".
N°001-2020-AGN/DDPA "Normas para la Servicios
Archivísticos en la Entidad Pública”.
Judicial”.
MANUAL Versión: 01

6.4.3.3.18. Instructivo de Transferencia de Documentos al
Archivo Central de la Gerencia General N° I-001-
2013-SG/GG/PJ/V00.
6.4.3.4.1. Archivo de Gestión: Es el archivo encargado de
organizar los documentos administrativos que se
encuentran en proceso de trámite, el cual se forma
con los documentos producidos en cada Unidad de
organización o funcionales administrativa, de
acuerdo a los periodos de retención, según su
permanencia temporal. Se encuentra a cargo Ley
N°25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.
6.4.3.4.2. Archivo Central: Es el archivo encargado de la
custodia de los documentos administrativos
(archivos definitivos y/o provisional), asimismo, de
planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar,
ejecutar, controlar los procesos, procedimientos y
las actividades archivísticas a nivel institucional, así
como la conservación y uso de los documentos
provenientes de los archivos de gestión; ejecutar la
transferencia y eliminación de documentos en
coordinación con el Archivo General de la Nación.
6.4.3.4.3. Conservación Documental: Etapa del proceso
archivístico que consiste en aplicar técnicas que
tienen por objeto prolongar la vida de los
documentos de archivo, evitando el deterioro
ocasionado por causas internas (oxidación y
acidez) y externas (físicas, químicas, biológicas y
mecánicas); consta de dos (02) factores: la
preservación y la restauración.
6.4.3.4.4. Comité Evaluador de Documentos (CED): Es el
responsable de revisar, validar y aprobar la
identificación, el nombre, el valor y el periodo de
retención de cada serie documental y autoriza la
eliminación de documentos en coordinación con el
Archivo General de la Nación (AGN).
6.4.3.4.5. Documento Archivístico: Información contenida
en cualquier soporte (físico y electrónico), producida
y conservada como evidencia y como activo por
una organización o individuo, en el ejercicio de sus
MANUAL Versión: 01
funciones o en el desarrollo de su actividad o en

virtud de sus obligaciones legales.
6.4.3.4.6. Documento de Archivo: Es producido (recibido o
emitido) en el ejercicio de una función,
procedimiento, actividad, tarea o acción por
persona natural, institución pública o privada,
contiene información de cualquier fecha, forma,
soporte físico y cualquier otro que se genere como
resultado del avance tecnológico.
6.4.3.4.7. Muestra Documental: Son documentos
representativos seleccionados por serie documental
para la verificación y dictamen del Comité
Evaluador de Documentos (CED).
6.4.3.4.8. Organización de documentos: Proceso
archivístico que consiste en el desarrollo de un
conjunto de acciones orientadas a clasificar,
ordenar y de asignar los documentos de una
institución, a fin de mantener organizada los
documentos de manera funcional orgánica y de
facilitar su ubicación en caso sea necesaria su
consulta.
6.4.3.4.9. Repositorio: Es el ambiente destinado a la
conservación de los documentos.
6.4.3.4.10. Sistema de Archivos: Conjunto de normas,
procedimientos y metodología para la dirección
seguimiento, coordinación e inspección de las
actividades archivísticas (conservación, tratamiento,
servicio y difusión del Patrimonio Documental
Archivístico) de la Entidad Pública.
6.4.3.4.11. Serie Documental: Es el conjunto de documentos
que tienen características comunes, el mismo tipo
documental o el mismo asunto y que, por
consiguiente, son archivados usados, transferidos y
pueden ser eliminados como unidad.
6.4.3.4.12. Transferencia de Documentos Archivísticos:
Procedimiento Archivístico que consiste en el
traspaso de la fracción de serie documental remitida
desde el Archivo de Gestión o Periférico al Archivo
Central para su custodia.
6.4.3.5.1. Archivo Central: Es responsable de la recepción y
verificación del inventario de expedientes
documentos administrativos al Archivo Central, en
MANUAL Versión: 01
cumplimiento con las normativas del Archivo

General de la Nación (AGN).
transferencia documental al archivo central son
responsables del cumplimiento del presente
documento.

6.4.3.6.1. El personal designado por la Unidad de
organización o funcional administrativa (Archivo de
Gestión), serán los responsables de realizar la labor
de identificación, descripción, conservación, acceso
(préstamo y consultas), separación del material no
archivístico y remisión de los documentos
archivísticos (transferencia) al Archivo Central, el
mismo que permitirá el acceso, recuperación y
control adecuado de los documentos archivísticos y
la información contenida en ellos, de acuerdo a la
normas emitidas por el Archivo General de la
Nación (AGN).
6.4.3.6.2. Todo el material archivero (cajas, sacos, caratulas,
etiquetas entre otros), va ser brindado por el
Archivo Central, según requerimiento de cada
Unidad de organización o funcional administrativa.
6.4.3.6.3. Personal del Archivo Central designado se
apersonan a las instalaciones de las Unidades de
organización o funcionales administrativa para
realizar el muestreo de la documentación descrita
en el Inventario.
6.4.3.6.4. En caso se presenten observaciones comunicará a
la unidad de organización o funcional administrativa
para la subsanación previo a la transferencia. En
las mismas instalaciones realiza el asesoramiento
técnico al personal de Archivo de Gestión de la
unidad de organización o funcional administrativa.
6.4.3.6.5. El Archivo Central verifica el ordenamiento correcto
de los documentos (numérico, cronológico,
alfanumérico o geográfico).
6.4.3.6.6. Las unidades de organización o funcionales
administrativas no deben remitir al Archivo Central,
libros, boletines, documentos de apoyo informativo,
normas legales, fotocopias de documentos
originales, periódicos, revistas, borradores, ni hojas
o formatos en blanco. Los mismos no son
MANUAL Versión: 01
considerados como documentos de archivo, por

ende, no es necesaria su custodia.
6.4.3.6.7. Los documentos se clasifican por series
documentales teniendo presente el predominio de
los originales sobre las copias, solo en caso de
ausencia o pérdida, se archivará una copia
autenticada o simple.
6.4.3.6.8. En caso los documentos se encuentren en mal
estado de conservación y/o con presencia de
agentes biológicos contaminantes, serán recibidos
describiendo su estado de conservación, debiendo
ser reportados para su tratamiento respectivo.
6.4.3.6.9. Los documentos archivísticos generados por las
Dependencias Administrativas deberán ser
valorados por cada uno de ellos, de acuerdo a su
serie documental, tomando en cuenta su
importancia, utilidad, factores internos de
conservación, frecuencia de consulta, marco legal
vigente y su ciclo vital, trámite o periodo de
retención.
6.4.3.6.10. El Archivo Central es el encargado de conservar los
documentos archivísticos y de garantizar la
conservación del Patrimonio Documental y la
integridad física del documento.

PROCEDIMIENTO
Solicitud de Transferencia de Documentos,
presentados (en originales) por el Personal de
Archivo de Gestión de los Unidades de
organización o funcionales de la Gerencia General.

tarea generado
Personal de
Archivo de
Elaborar y derivar 1.1. Elaborar Gestión.
Inventario de
solicitud de solicitud de
1 documentos
transferencia de transferencia de Unidad de
originales.
documentos. documentos. organización o
funcional
administrativa.
MANUAL Versión: 01
1.2. Enviar la
solicitud de
transferencia de Personal de
documentos Archivo de
mediante Correo Gestión.
Solicitud de
electrónico o SGD.
transferencia
de
Nota: Solo Unidad de
documentos.
documentos en organización o
original. En caso de funcional
pérdida se guardará administrativa.
una copia
autenticada.
Jefe del
Archivo
Recibir solicitud de Central.
2 transferencia de - -
documentos. Trámite
Documentario
y Archivo.
Jefe del
Archivo
3.1. Revisar
Central.
solicitud de
-
transferencia de
Trámite
documentos.
Documentario
y Archivo.
3.2. Revisar
inventario de
documentos
originales.
Revisar solicitud de
Nota: Personal del
3 transferencia de
Archivo Central Jefe del
documentos.
realiza de forma Archivo
presencial un Central.
muestreo del -
inventario y da una Trámite
capacitación de Documentario
cómo realizar la y Archivo.
transferencia
documental. Se
hace entrega de
material
(cajas/sacos).
MANUAL Versión: 01
Si la revisión del inventario de documentos originales es conforme, ir a la actividad N°

6.
Si la revisión del inventario de documentos originales no es conforme, ir a la actividad
N° 4
Jefe del
Solicitar subsanación
Archivo
de las observaciones Correo o
Central.
del inventario de Memorando
4 -
documentos originales con
Trámite
vía correo electrónico o observaciones.
Documentario
SGD.
y Archivo.
Personal de
Archivo de
5.1. Recibir Gestión.
observaciones vía
-
Correo Electrónico / Unidad de
Subsanar
SGD. organización o
observaciones del
funcional
inventario de
administrativa.
documentos originales.
Personal de
Archivo de
5.2. Subsanar
Gestión.
Nota: Hasta que la observaciones del
5 Unidad de organización inventario de -
Unidad de
o funcional documentos
organización o
administrativa no originales.
funcional
subsane las
administrativa.
observaciones no se
Personal de
realiza ninguna otra
Archivo de
acción por parte del 5.3. Enviar la
Gestión.
Archivo Central. subsanación de
observaciones -
Unidad de
mediante Correo
organización o
electrónico o SGD.
funcional
administrativa.
Jefe del
Archivo
Central.
Dar conformidad al
6 - -
muestreo de inventario.
Trámite
Documentario
y Archivo.
Elaborar comunicado Jefe del
7 - -
sobre situación de los Archivo
MANUAL Versión: 01
documentos. Central.
Trámite
Documentario
y Archivo.
Jefe del
Comunicar conformidad Archivo
de la solicitud de Central.
8 transferencia de - -
documentos vía correo Trámite
electrónico o SGD. Documentario
y Archivo.
Personal de
Archivo de
9.1. Recibir Gestión.
comunicación vía
-
Correo Electrónico / Unidad de
SGD. organización o
Coordinar con Archivo funcional
Central la entrega y administrativa.
9
verificación formal de Personal de
los documentos. Archivo de
9.2. Coordinar fecha Gestión.
y hora de entrega
-
de documentación Unidad de
al Archivo Central. organización o
funcional
administrativa.
Personal de
Coordinar con la Archivo de
Subgerencia de Gestión.
Logística el transporte,
10 - -
carga y descarga para Unidad de
el traslado de organización o
documentos. funcional
administrativa.
Personal de
Archivo de
Gestión.
Entregar documentos al Inventario de
11 -
Archivo Central. Unidad de transferencia.
organización o
funcional
administrativa.
MANUAL Versión: 01
Jefe del
Archivo
Central.
Recibir documentos a
12 - Documentos.
ser transferidos
Trámite
Documentario
y Archivo.
13.1. Elaborar y
Jefe del
firmar Acta de
Archivo
Entrega.
Central.
Acta de
Nota: De ser el caso entrega.
Trámite
se deja indicado
Documentario
pendiente de
y Archivo.
revisión
13.2. Revisar que
los documentos se
encuentren
ordenados y
Revisar documentos
13 completos.
ordenados y completos.
Jefe del
Notas: Archivo
Toma en cuenta Central.
series -
documentales, Trámite
agrupaciones Documentario
documentales, entre y Archivo.
otros.
Tiempo que tome la
verificación según
volumen de
documentos.
Actualizar y modificar
Jefe del
inventario de
Archivo
transferencia de
Central.
documentos.
14 - -
Nota: Se indica la
Trámite
ubicación física de las
Documentario
unidades de
y Archivo.
conservación.
Jefe del
Firmar y derivar el
Archivo Inventario de
15 inventario de -
Central. transferencia.
transferencia.
MANUAL Versión: 01
Trámite
Documentario
y Archivo.
16.1. Imprimir dos
(02) juegos de
documentos. Jefe del
Nota: Una (01) Archivo
copia al Órgano o Central.
Inventario de
Unidad de
transferencia.
organización o Trámite
funcional Documentario
Archivar documentos administrativa y una y Archivo.
16
para custodia. (01) copia al
Archivo Central.
Jefe del
Archivo
16.2. Archivar Central.
documentos para -
custodia. Trámite
Documentario
y Archivo.
6.4.3.7.3. PRODUCTO
Inventario de Transferencia actualizado.
MANUAL Versión: 01

MANUAL Versión: 01
6.4.3.9. REGISTROS
• Inventario de Documentos Originales.
• Detalle de observaciones subsanadas.
• Documentos.
• Acta de Entrega.
• Inventario de Transferencia.

6.4.3.11. ANEXOS
Anexo 01: Acta de Entrega.
Anexo 02: Inventario de Transferencia de Documentos.

MANUAL Versión: 01
Anexo 01: Acta de Entrega.

MANUAL Versión: 01
Anexo 02: Inventario de Transferencia de Documentos.

MANUAL Versión: 01
6.4.4. PROCEDIMIENTO: PS.06.02.02. ATENCIÓN DE

REQUERIMIENTOS DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS
6.4.4.1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para poner a disposición de las
diferentes Unidades de organización o funcionales
administrativas del Poder Judicial la documentación del Archivo
Central con fines de información.
6.4.4.2. ALCANCE
El presente Procedimiento aplica para todas las Unidades de
organización o funcionales administrativas del Poder Judicial.

6.4.4.3.1. Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de
Archivos.
6.4.4.3.2. Ley N° 27808, Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública.
6.4.4.3.3. Ley N° 27658, Ley Marco de la Modernización de la
Poder Judicial y sus modificatorias
6.4.4.3.5. Decreto Supremo N° 123-2018-PCM, que aprueba
Modernización de la Gestión Pública
6.4.4.3.6. Decreto Legislativo N° 1412, que aprueba la Ley del
Gobierno Digital.
6.4.4.3.7. Resolución de Secretaria de Gobierno Digital N° 01-
del Decreto Legislativo N° 1310 aprueba el Modelo
6.4.4.3.8. Resolución Jefatural 213-2019-AGN/J Directiva N°
011-2019-AGN/DDPA "Norma para Ia Descripción
Archivística en Ia Entidad Pública”.
6.4.4.3.9. Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/SG
Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA "Norma para la
Organización de Documentos Archivísticos en la
Entidad Pública".
MANUAL Versión: 01
6.4.4.3.11. Resolución Directoral N° 001-2019-AGN/J-DC, para

6.4.4.3.12. Resolución Directoral N° 002-2019-AGN/J-DC,
Nación.
N° 002-2019-AGN/DDPA "Normas para la
transferencia de documentos Archivísticos de las
Entidades Públicas".
N° 001-2019-AGN/DC "Normas para la
Entidad Pública”".
N° 001-2020-AGN/DDPA "Normas para la Servicios
Archivísticos en la Entidad Pública”.
6.4.4.3.16. Resolución Administrativa N° 523-2012-GG_PJ,
aprueba el Manual de Organización y Funciones de
la Gerencia General del Poder Judicial.
Judicial”.
con los documentos producidos en cada Unidad de
organización o funcional administrativa, de acuerdo
a los periodos de retención, según su permanencia
temporal. Se encuentra a cargo del área que
produce la documentación y/o información.
MANUAL Versión: 01

virtud de sus obligaciones legales
6.4.4.4.6. Servicios Archivísticos: Es el conjunto de
actividades dirigidas a facilitar a los Ciudadanos y
Unidades de organización o funcionales
administrativas de documentos archivísticos para el
reconocimiento de derechos, toma de decisiones y
el normal funcionamiento de la entidad.
6.4.4.4.7. Préstamo de Documentos: Consiste en la
entrega, recepción, lectura o utilización y devolución
conforme de un documento archivístico.
6.4.4.4.8. Consulta de Documentos Archivísticos: Consiste
en brindar acceso al documento archivístico en un
ambiente controlado que cuente con medidas de
seguridad.
6.4.4.4.9. Digitalización: Es un proceso tecnológico que
permite, mediante la aplicación de técnicas
fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen
contenida en un documento en papel, en una
imagen digital.
6.4.4.4.10. Copia autenticada: Es una copia que ha sido
cotejada con el original (normalmente por parte de
una Administración Pública o un Notario) y en la
que se estampa un sello que así lo acredita. La
MANUAL Versión: 01
copia autenticada da fe de la verdad del documento

y le otorga autoridad legal.
6.4.4.5.1. Archivo Central: Es responsable de planificar,
ejecutar y establecer los servicios de préstamo,
consulta, acceso, digitalización y autenticación de
copias del documento archivístico que se
encuentren bajo su custodia.
atención de requerimientos de servicios
archivísticos son responsables del cumplimiento del
presente documento.

6.4.4.6.1. Las Dependencias Administrativas solicitan
documentación archivística a través de un
requerimiento, mediante correo electrónico y/o
documento a través del SGD. Los documentos
solicitados son:
a. Correspondencia (Oficio, memorando, cartas e
informes).
b. Resoluciones Administrativas.
c. Expedientes Administrativos
d. Recibos por honorarios y conformidades de
servicio.
e. Comprobante de pago.
f. Recibo de ingreso de tesorería.
g. Documento contable de la Sub Gerencia de
Tesorería.
h. Planillas, entre otros.
6.4.4.6.2. El Archivo Central revisa en el inventario de sus
Bases de Datos si cuenta con lo solicitado y
procede a realizar la ubicación física del documento
administrativo.
6.4.4.6.3. El personal de Archivo Central ubicará la
documentación solicitada y entregará la información
al representante de la Unidad de organización o
funcional administrativa previa identificación del
Archivo.
6.4.4.6.4. Al finalizar el plazo de préstamo, la Unidad de
organización o funcional administrativa devolverá el
documento directamente al Archivo Central con
MANUAL Versión: 01
oficio y en las mismas condiciones que se entregó

del Archivo Central.
6.4.4.6.5. La lectura del documento se dará en las
instalaciones del Archivo Central.
6.4.4.6.6. En caso los documentos se encuentren en mal
estado de conservación y/o con presencia de
agentes biológicos contaminantes, serán recibidos
describiendo su estado de conservación, debiendo
ser reportados para su tratamiento respectivo.
6.4.4.6.7. El Archivo Central es el encargado de conservar los
documentos archivísticos y de garantizar la
conservación del Patrimonio Documental y la
integridad física del documento.

PROCEDIMIENTO
Solicitud de Servicio Archivístico, presentada por el
personal de las Dependencias Administrativas de la
Gerencia General, a través de Correo Electrónico o
Memorando.

tarea generado
2.1. Recibir solicitud
vía Correo
Electrónico /
Sistema de Gestión
Documental.
Documentos: Jefe de
Recibir requerimiento y Solicitud de
Correspondencia Archivo
verificar inventario de Servicio
(Oficio, memorando, Central.
documentos Archivístico
1 cartas e informes),
archivísticos. (Memorando o
Resoluciones Trámite
correo
Administrativas, Documentario
electrónico).
Expedientes y Archivo.
Administrativos,
Recibos por
honorarios y
conformidades de
servicio,
Comprobante de
MANUAL Versión: 01
tarea generado
pago, Recibo de
ingreso de
tesorería,
Documento
contable de la Sub
Gerencia de
Tesorería, Planillas,
entre otros.
Jefe de
2.2. Verificar Archivo
inventario de Central.
documentos -
archivísticos (Base Trámite
de Datos en Excel). Documentario
y Archivo.
Si el documento está ubicado en el inventario de documentos archivísticos, ir a la
actividad N° 3.
Si el documento no está ubicado en el inventario de documentos archivísticos, ir a la
actividad N° 2.
Informar sobre el
estado del documento
vía correo electrónico o
Jefe de
Memorando por el
Archivo
SGD.
Central.
2 - -
Nota: Se encuentra
Trámite
ubicada en otra
Documentario
Dependencia o no ha
y Archivo.
sido remitida al Archivo
Central por el Archivo
de Gestión.
Jefe de
Archivo
Ubicar documentos Central.
3 físicos según - -
requerimiento. Trámite
Documentario
y Archivo.
Seleccionar Jefe de
4 documentos según - Archivo -
requerimiento. Central.
MANUAL Versión: 01
tarea generado
Trámite
Documentario
y Archivo.
Jefe de
Archivo
Central.
Retirar documentos de
5 - -
Cajas Archiveras.
Trámite
Documentario
y Archivo.
Según requerimiento de servicio archivístico:
Préstamo o consulta: ir a la actividad N° 6.
Copia autenticada: ir a la actividad N° 14.
Digitalización: ir a la actividad N° 16.
Jefe de
Registrar salida del Archivo
documento en el Central.
6 sistema de inventario - -
(base de datos en Trámite
Excel). Documentario
y Archivo.
Según requerimiento de servicio archivístico:
Préstamo: ir a la actividad N° 7.
Consulta: ir a la actividad N° 10.
Entregar documentos al Jefe de
solicitante como Archivo
préstamo. 7.1. Entregar Central.
documentos al Documentos.
Nota: Tiempo de solicitante. Trámite
permanencia de los Documentario
documentos solicitados y Archivo.
7 por las diferentes
Jefe de
Dependencias
Archivo
Administrativas no
7.2. Elaborar y Central.
deberán exceder los 10 Acta de
suscribir Acta de
días hábiles. En caso préstamo.
Préstamo. Trámite
de excepción se
Documentario
comunicará al Archivo
y Archivo.
Central.
Verificar la 8.1. Recibir Jefe de
8 -
documentación documentos. Archivo
MANUAL Versión: 01
tarea generado
entregada. Central.
Trámite
Documentario
y Archivo.
Jefe de
Archivo
8.2. Verificar el
Central.
estado de
-
conservación de los
Trámite
documentos.
Documentario
y Archivo.
¿Documento presenta observaciones en la conservación?
Sí: ir a la actividad N° 9.
No: ir a la actividad N° 12.
Jefe de
Archivo
Informar observaciones Central.
9 sobre la conservación - -
del documento. Trámite
Documentario
y Archivo.
Entregar documento al Jefe de
solicitante para lectura. Archivo
Central.
10 Nota: La lectura del - -
documento se dará en Trámite
las instalaciones del Documentario
Archivo Central. y Archivo.
Jefe de
Archivo
Coordinar que el
Central. Control de
solicitante firme el
11 - Búsqueda de
Control de Búsqueda
Trámite Documentos.
de Documentos.
Documentario
y Archivo.
Jefe de
Registrar ingreso del Archivo
12 documento en el - Central. -
sistema de inventario.
Trámite
MANUAL Versión: 01
tarea generado
Documentario
y Archivo.
Jefe de
Archivo
Colocar documento en Central.
13 espacio - -
correspondiente. Trámite
Documentario
y Archivo.
Jefe de
Archivo
Central. Copia
Fotocopiar del
14 - autenticada del
documento y autenticar.
Trámite documento.
Documentario
y Archivo.
Jefe de
Archivo
Entregar documento Central.
15 autenticado al - -
solicitante. Trámite
Documentario
y Archivo.
Jefe de
Archivo
Central.
Documento
16 Digitalizar documento. -
digitalizado.
Trámite
Documentario
y Archivo.
Jefe de
Archivo
Enviar documento Central.
17 digitalizado al - -
solicitante. Trámite
Documentario
y Archivo.
MANUAL Versión: 01
6.4.4.7.3. PRODUCTO
Documento de préstamo o consulta / copia
autenticada / documento digitalizado, entregado al
personal de las Dependencias Administrativas de la
Gerencia General para fines informativos.
MANUAL Versión: 01

MANUAL Versión: 01
6.4.4.9. REGISTROS
• Memorando.
• Solicitud de Servicio Archivístico.
• Documentos.
• Acta de Préstamo.
• Control de Búsqueda de Documentos.

6.4.4.11. ANEXOS
Anexo 01: Solicitud de Servicio Archivístico.
MANUAL Versión: 01
Anexo 01: Solicitud de Servicio Archivístico.

MANUAL Versión: 01
6.4.5. PROCEDIMIENTO: PS.06.02.03. ELIMINACIÓN DE

DOCUMENTOS
6.4.5.1. OBJETIVO
Normar el procedimiento para la autorización de eliminación de
documentos archivísticos de las diferentes Unidades de
organización o funcionales administrativas del Poder Judicial
de acuerdo a las Normas Generales del Sistema Nacional de
Archivos.
6.4.5.2. ALCANCE
El presente Procedimiento aplica para todas las Unidades de
organización o funcionales administrativas del Poder Judicial.

6.4.5.3.1. Ley N°25323, Ley del Sistema Nacional de
Archivos.
6.4.5.3.2. Ley N°27658, Ley Marco de la Modernización de la
6.4.5.3.3. Decreto Supremo N°123-2018-PCM, que aprueba
Modernización de la Gestión Pública
6.4.5.3.4. Decreto Legislativo N°1412, que aprueba la Ley del
Gobierno Digital.
6.4.5.3.5. Resolución de Secretaria de Gobierno Digital N°01-
del Decreto Legislativo N°1310 aprueba el Modelo
6.4.5.3.6. Resolución Jefatural 179-2019-AGN/SG Directiva
6.4.5.3.7. Resolución Directoral N°001-2019-AGN/J-DC, para
6.4.5.3.8. Resolución Directoral N°002-2019-AGN/J-DC,
Nación.
6.4.5.3.9. Resolución Jefatural N°304-2019-AGN/J Directiva
N°001-2019-AGN/DC "Normas para la
Entidad Pública”.
MANUAL Versión: 01

N° 001-2018-AGN/J “Norma para la Eliminación de
Documentos de Archivo del Sector Público”.
6.4.5.3.11. Resolución Administrativa N° 523-2012-GG_PJ,
aprueba el Manual de Organización y Funciones de
la Gerencia General del Poder Judicial.
aprueba la Directiva N° 020-2020-CE-PJ,
Judicial”.
6.4.5.3.13. Resolución Administrativa Nº 489-2020-GG-PJ, que
aprueba la Guía “Implementación de la gestión por
procesos en el Poder Judicial”.
con los documentos producidos en cada unidad de
organización o funcional administrativa, de acuerdo
a los periodos de retención, según su permanencia
temporal. Se encuentra a cargo del área que
produce la documentación y/o información.
6.4.5.4.3. Comité Evaluador de Documentos (CED): Es el
responsable de revisar, validar y aprobar la
identificación, el nombre, el valor y el periodo de
retención de cada serie documental y autoriza la
eliminación de documentos en coordinación con el
Archivo General de la Nación (AGN)
6.4.5.4.4. Conservación Documental: Etapa del proceso
archivístico que consiste en aplicar técnicas que
tienen por objeto prolongar la vida de los
documentos de archivo, evitando el deterioro
ocasionado por causas internas (oxidación y
MANUAL Versión: 01
acidez) y externas (físicas, químicas, biológicas y

mecánicas); consta de dos (02) factores: la
preservación y la restauración.
virtud de sus obligaciones legales.
6.4.5.4.7. Documento Electrónico: Unidad básica estructura
de información, registrada, publicada o no,
susceptible de ser generada, clasificada,
gestionada, transmitida, procesada o conservada
por una entidad de acuerdo a sus requisitos
funcionales, utilizando sistemas informáticos.
6.4.5.4.8. Eliminación de Documentos: Procedimiento
archivístico que consiste en la destrucción física de
series documentales, autorizado expresamente por
el Archivo General de la Nación.
6.4.5.4.9. Muestra Documental: Son documentos
representativos seleccionados por serie documental
para la verificación y dictamen del Comité
Evaluador de Documentos (CED). Serán
digitalizados por su valor informativo. Al concluir la
eliminación serán incluidos en lo autorizado a
eliminar.
6.4.5.4.10. Periodo/Plazo de Retención: Límite de tiempo
establecido en años, en que los documentos
permanecen en cada archivo (gestión, periférico o
central). Se toma en cuenta el año fiscal vigente.
MANUAL Versión: 01
6.4.5.5.1. Archivo Central: Es responsable de coordinar con
las diferentes Dependencias Administrativas
realizar un análisis de las series documentales para
su autorización y posterior eliminación de los
documentos archivísticos.
eliminación de documentos son responsables del

6.4.5.6.1. El Archivo Central solicita la convocatoria del
Comité Evaluador de Documentos (CED), el cual se
conforma mediante resolución emitida por la
Gerencia General o el Presidente de la CSJ y
comunica al Archivo General de la Nación (AGN).
6.4.5.6.2. El procedimiento de eliminación de documentos es
único, implica responsabilidad funcional y
administrativa, es conducido por el Archivo Central
a través del Comité Evaluador de Documentos y se
rige por el principio de legalidad.
6.4.5.6.3. El Archivo Central realiza la revisión de las series
documentales con la Unidad de organización o
funcional administrativa, en caso no hubiera
objeciones sobre la eliminación de las series
documentales se levanta una Acta de sección de
CED.
6.4.5.6.4. El Archivo Central elaborará el Inventario de
Eliminación según establecido por el AGN, tomando
las muestras de eliminación a fin de conformar el
expediente de eliminación.

PROCEDIMIENTO
Memorando de Eliminación de Documentos,
remitido por las Dependencias Administrativas de la
Gerencia General, a través del SGD.

tarea generado
Revisar series Jefe del
1 - -
documentales con la Archivo
MANUAL Versión: 01
tarea generado
Unidad de organización Central.
o funcional
administrativa. Trámite
Documentario
y Archivo.
¿Se cumple con los requisitos a ser susceptible de eliminación?
NO: Ir a la actividad N° 2
SI: Ir a la actividad N° 6
Informar a la Unidad de
Jefe del
organización o
Archivo
funcional administrativa
Central.
el estado de la
2 - Memorando.
eliminación de los
Trámite
documentos mediante
Documentario
memorando por el
y Archivo.
SGD.
Jefe del
Informar al Archivo
Archivo
Central si procederá o
Central.
no la eliminación de la
3 - Memorando.
documentación
Trámite
mediante memorando
Documentario
por el SGD.
y Archivo.
Jefe del
4.1. Clasificar
Archivo
Clasificar documentos documentos
Central.
para ser eliminados. separando los
4 -
documentos de
Trámite
cajas a sacos (por
Documentario
espacio).
y Archivo.
Jefe del
Archivo
Levantar Acta de
Central.
Sesión del Comité
5 - Acta e sesión.
Evaluador de
Trámite
Documentos (CED).
Documentario
y Archivo.
Jefe del
Elaborar Inventario de Archivo Inventario de
6 eliminación según - Central. eliminación de
normativa del AGN. documentos.
Trámite
MANUAL Versión: 01
tarea generado
Documentario
y Archivo.
7.1. Tomar muestra
de eliminación y
conformar
expediente con:
a) Oficio de la
Gerencia General o
Presidente de la
Tomar muestra de Jefe del
Corte Superior de
eliminación y conformar Archivo
Justicia dirigido al
expediente de Central. Expediente de
AGN solicitando
7 eliminación de eliminación de
eliminación
documentos. Trámite documentos.
documentos
Documentario
b) Acta de la Sesión
y Archivo.
del CED
c) Muestra
representativa cada
serie documental
rotulada,
digitalizada grabada
en CD o DVD.
Jefe del
Remitir al AGN el Archivo
expediente de Central. Expediente de
8 eliminación de - eliminación de
documentos para su Trámite documentos.
evaluación. Documentario
y Archivo.
Jefe del
Archivo
Revisar resultado de la Central.
9 evaluación del - -
expediente. Trámite
Documentario
y Archivo.
¿Expediente de eliminación de documentos conforme?
Sí: ir a la actividad N°11.
No: ir a la actividad N°10.
Subsanar Jefe del
10 observaciones del - Archivo -
expediente. Central.
MANUAL Versión: 01
tarea generado
Nota: 10 días hábiles Trámite

para subsanar Documentario
observaciones del y Archivo.
expediente.
Coordinar con AGN la Jefe del
visita al Archivo Archivo
Central. Central.
11 - -
Nota: AGN programa Trámite
visita al Archivo Documentario
Central. y Archivo.
Jefe del
12.1. Verificar junto
Archivo
Acompañar a la AGN a AGN la existencia,
Central.
en la visita que realiza el ordenamiento y la
-
al Archivo Central. eliminación de los
Trámite
documentos
Documentario
Nota: Al concluir la propuestos.
y Archivo.
12 verificación ambas
Jefe del
partes consignarán el 12.2. Recibir la
Archivo
total de los metros Resolución emitida Resolución de
Central.
lineales y suscriben por la AGN de autorización de
acta en señal de autorización de documentos a
Trámite
conformidad. documentos a eliminar.
Documentario
eliminar.
y Archivo.
Jefe del
Archivo
Entregar a la AGN la
Central.
documentación en
13 - -
físico para su
Trámite
eliminación.
Documentario
y Archivo.
6.4.5.7.3. PRODUCTO
Resolución de autorización de documentos a
eliminar.
MANUAL Versión: 01
Documentos Físicos para eliminación a ser

entregado al Archivo General de la Nación (AGN)
por parte del Archivo Central del Poder Judicial.
MANUAL Versión: 01

MANUAL Versión: 01
109 de
GESTIÓN DOCUMENTAL Página:
116
6.4.5.9. REGISTROS
• Memorándum.
• Acta de Sesión.
• Expediente de Eliminación.

6.4.5.11. ANEXOS
Anexo 01: Acta de Sesión del Comité Evaluador de
Documentos (Eliminación de Documentos).
Anexo 02: Inventario de Eliminación.

MANUAL Versión: 01
110 de
116
Anexo 01: Acta de Sesión del Comité Evaluador de Documentos (Eliminación de

Documentos).
MANUAL Versión: 01
111 de
116
Anexo 02: Inventario de Eliminación.

MANUAL Versión: 01
112 de
116
6.5. DEFINICIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN

PS.06.01. TRÁMITE DOCUMENTARIO
FORMATO Versión: 01
FICHA DE INDICADOR Página 1 de 1
1. INFORMACIÓN GENERAL
Gerencia Secretaria General Elaborado por:

Area Trámite Documentario y Archivo Aprobado por:
2. DEFINICIÓN
2.1. Expresión Conceptual 2.2. Expresión Matemática
Cantidad Documentos externos derivados correctamente N° de Documentos Externos

al destinatario (CDE) CDE =
derivados correctamente
x 100
Total de Documentos Externos
recibidos
3. OBJETIVO
Determina la eficiencia del proceso en la asignación de documentos externos digitalizados al destinatario
4. CONSIDERACIONES DE GESTIÓN 5. INFORMACIÓN Y DATOS 6. NIVELES DE REFERENCIA
4.1. Semáforo 4.2. Periodicidad

x Diario
>=99% Optimo Linea base diseñada en función a
Semanal la información obtenida del
Mensual proceso de tramitación
<99% Medio electrónica de los documentos
Trimestral Diseño
externos ingresados a la Mesa de
Semestral Partes Administrativa y Virtual por
<70% Bajo Información obtenida del
medio del Sistema de Gestión
Anual Sistema de Gestión
Documental con firma digital
Documentaria (SGD)
4.3. Responsables
Del Cálculo Del Análisis y Plan de Acción
Estándar:
Encargado de Mesa Jefe de Trámite Documentario Planificado:

de Partes y Archivo Historico:
Mejor resultado:
MANUAL Versión: 01
113 de
116

2. DEFINICIÓN
N° de Documentos Internos
Cantidad Documentos internos transferidos a tiempo a transferidos a tiempo a las
las diversas Dependencias Administrativas (CDI) CDI =
diversas Dependencias
x 100
Administrativas
Total de Documentos recibidos
3. OBJETIVO
Determina el porcentaje de documentos entregados oportunamente a las Unidades Administrativas

x Diario
>=99% Optimo Linea base diseñada en función a
Semanal la información obtenida del
Mensual proceso de Tramitación
<99% Medio electrónica de los documentos
Trimestral Diseño
internos entre las Dependencias
Semestral Administrativa por medio del
<70% Bajo Información obtenida del
Sistema de Gestión Documental
Anual Sistema de Gestión
con firma digital
Documentaria
4.3. Responsables
Estándar:
Encargado de Mesa Jefe de Trámite Documentario Planificado:

de Partes y Archivo Historico:
Mejor resultado:
MANUAL Versión: 01
114 de
116

PS.06.02. ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO

2. DEFINICIÓN
Cantidad de Metros Lineales e

Cantidad Documentos transferidos e instalados en Inventarios Firmados
CDR = x 100
repositorio (CDR)
Cantidad de Metros Lineales
transferidos
3. OBJETIVO
Determina la eficiencia en la transferencia de documentos a ser custodiados en sus repositorios

Diario
>=99% Optimo
x Semanal Linea base referencia, en relación
a los resultados de las
Mensual
<99% Medio actividades establecidas en el
Trimestral Planificado: Instructivo de Transferencia de
Documentos al Archivo Central de
Semestral
<70% Bajo la Gerencia General N° I-001-
Anual Inventario de Transferencia 2013-SG/GG/PJ/V00
4.3. Responsables
Estándar:
Jefe de Trámite Documentario Diseño

Encargado de Archivo
y Archivo Historico
Mejor resultado:
MANUAL Versión: 01
115 de
116

2. DEFINICIÓN
N° de solicitudes atendidas
Solicitudes de documentos o información atendidas (SDA) SDA = x 100
Total de solicitudes recibidas
3. OBJETIVO
Determina la eficiencia del proceso en la atención de las solicitudes de documentos o información

Diario
>=99% Optimo
x Semanal Se ha diseñado una linea base
tomando como referencia la
Mensual
<99% Medio información registrada en la
Trimestral Diseño plataforma tecnologica que da
soporte a las solicitudes de
Semestral
<70% Bajo documentos e información
Anual Base de Datos en Excel atendida.
4.3. Responsables
Estándar:
Jefe de Trámite Documentario Planificado:

y Archivo Historico
Mejor resultado:
MANUAL Versión: 01
116 de
116

2. DEFINICIÓN
N° de documentos organizados y
Cantidad de documentos identificados para su eliminación archivados valorados como
CDE = temporales x 100
(CDE)
Total de Documentos
organizados y archivados
Determina el porcentaje de documentos valorados a ser eliminados

Diario
>=99% Optimo Se ha propusto la linea base
Semanal tomando como referencia lo
Mensual establecido en la Resolución
<99% Medio Jefatural N° 242-2018-AGN/J
x Trimestral Estándar:
Directiva N° 001-2018-AGN/J
Semestral “Norma para la Eliminación de
<70% Bajo Documentos de Archivo del
Anual Acta de Sesión y Expediente de
Eliminación Sector Público”
4.3. Responsables
Diseño;
Jefe de Trámite Documentario Planificado:

y Archivo Historico
Mejor resultado:
7. FORMATOS
No aplica.
8. CONTROL DE CAMBIOS
9. ANEXOS
No aplica.

Manual de Procesos de Gestión Documental

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MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Maribel Eduardo Elvia

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 2 de 116

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 3 de 116

8. CONTROL DE CAMBIOS ...............................................................................116

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 4 de 116

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 5 de 116

3.15. Resolución Administrativa N° 321-2021-CE-PJ que Aprueba el “Reglamento

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 6 de 116

(expedientes, formularios, solicitudes, escritos, reclamos, denuncias) o

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 7 de 116

5.1. Secretaría General de la Gerencia General: Es responsable de supervisar

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 8 de 116

TRÁMITE DOCUMENTARIO EXTERNO

PS.06.02.03 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 9 de 116

6.2. DIAGRAMAS DE BLOQUES

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 10 de 116

6.2.2. DIAGRAMA DE BLOQUES DEL PROCESO DE NIVEL 1: PS.06.01. TRÁMITE DOCUMENTARIO

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 11 de 116

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 12 de 116

6.3. FICHAS DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 13 de 116

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 14 de 116

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 15 de 116

IV. EVIDENCIAS E INDICADORES DEL PROCESO

19. REGISTROS QUE SE MANTIENEN 20. INDICADORES QUE SE EVALUAN

V. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DEL PROCESO

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre/Cargo: Nombre/Cargo: Nombre/Cargo:

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 16 de 116

6.3.2. FICHA DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE NIVEL 1: PS.06.01. TRÁMITE DOCUMENTARIO

FICHA DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Página 1 de 2

I. IDENTIFICACION DEL PROCESO

1. NOMBRE TRÁMITE DOCUMENTARIO 2. DUEÑO DEL PROCESO Secretaria General

Ley N.° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales

Decreto Legislativo N° 1310, que aprobó medidas adicionales de Simplificación Administrativa.

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 17 de 116

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 18 de 116

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 19 de 116

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Firma: Firma: Firma:

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 20 de 116

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 21 de 116

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 22 de 116

IV. EVIDENCIAS E INDICADORES DEL PROCESO

19. REGISTROS QUE SE MANTIENEN 20. INDICADORES QUE SE EVALUAN

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 23 de 116

V. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DEL PROCESO

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre/Cargo: Nombre/Cargo: Nombre/Cargo:

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 24 de 116

6.4.1.3. BASE NORMATIVA

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 25 de 116

6.4.1.3.10. Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, que aprobó la

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 26 de 116

6.4.1.3.22. Resolución Jefatural N° 26-2019-AGN/J que aprobó

GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 27 de 116

garantizar que solo accedan al contenido del mismo