Buenas gente…..

esta vez nos encontramos para abordar las temáticas principales

desarrolladas de las restantes unidades del módulo.
Por tanto, presentamos la clase 2…….

Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que

interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos,
recursos materiales, humanos que proveen (salida) información, bienes y servicios.
Cada sistema existe dentro de otro más grande, por lo tanto un sistema puede estar
formado por subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un supersistema.

En nuestra vida cotidiana hay que planificar ciertas cosas, un viaje, tener una familia,
realizar una fiesta de cumpleaños, tener una carrera profesional, sin querer al
comenzar nuestro día estamos realizando funciones básicas de administración.

¿Por qué es importante planificar? Para saber qué voy a hacer y cómo lo voy a
llevar a cabo o cómo lo voy a hacer.
Los planes establecen los objetivos particulares o los de la organización y los
procedimientos adecuados para alcanzarlos. Además los planes son la guía para que
la misma obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos; los miembros de la
organización desempeñan actividades y toman decisiones convenientes con los
objetivos y procedimientos escogidos. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite
concentrarse en las fortalezas de la organización, ayuda a tratar los problemas de
cambios en el entorno externo, entre otros aspectos.
Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación: los eventos
inesperados, la resistencia psicológica al cambio ya que ésta acelera el cambio y la
inquietud, la inexistencia o poca información, la falta de habilidad en la utilización de
los métodos de planificación, los elevados gastos que implica, entre otros.
¿Cómo enfrentar esos eventos adversos y tratar de minimizarlos?
Podemos hacer uso de los pasos que comprenden la planificación estratégica
 Identificar la misión actual de la Organización, sus objetivos y estrategias.
 Analizar el entorno
 Identificar oportunidades y amenazas
 Analizar los recursos
 Identificar las fortalezas y debilidades
 Formulación de estrategias
 Implementar las estrategias
 Evaluación y análisis de los resultados
Si bien estos pasos no son la fórmula mágica para hacerle frente a estas situaciones
contraproducentes, su implementación puede reducir sus efectos o incluso evitarlos.

Una herramienta de fácil aplicación que nos permita la visualización de nuestras

actividades en relación al tiempo planificado de su ejecución es el diagrama o Gráfica
de Gantt.
A continuación podemos observar algunos ejemplos extraídos de la web:
Continuando con las herramientas de visualización, también podemos destacar la
importancia que revisten los organigramas como instrumento de representación
gráfica de la estructura de una organización y sus relaciones de mando o
subordinación. Los mismos permiten la identificación de las partes de la organización y
los niveles de jerarquía de los integrantes.
¿Conoce el organigrama de su organización o lugar de trabajo? ¿Se mantienen
las relaciones de mando, según su representación?

La planificación se logra a través de la ejecución de procesos. Estos pueden definirse

de la siguiente manera: “conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una
actividad”.
En función de esta definición, surgen los procesos administrativos, en los que Fayol
establece los siguientes elementos claves: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar. En
la que se planifica lo que la organización pretende realizar, organiza cómo lo va hacer
y se dirigen y controlan dichas actividades tendientes a la consecución del fin
establecido.

¿Cómo se representan los procesos administrativos?

 FLUJOGRAMAS

Ejemplo sencillo extraído de la web:

Para saber cómo está posicionada la organización a la cual pertenecemos en el

mercado, es conveniente realizar un Análisis FODA que es una herramienta que
permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa u organización,
permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita, en función de
ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.
El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. De entre estas cuatro variables,
tanto fortalezas como debilidades son internas de la organización, por lo que es
posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas
son externas, por lo que en general resulta muy difícil poder modificarlas.
 POSITIVAS NEGATIVAS
Oportunidades Amenazas
¿Dónde ven sus ¿Cuáles son los obstáculos?
Oportunidades? ¿Qué hace la competencia?
EXTERIOR

¿Cuáles son las tendencias ¿Cambios en tecnología, leyes,

de desarrollo que están etc.?
enfrentando? ¿Una de sus debilidades
amenaza seriamente su
existencia?
Fortalezas Debilidades
¿Qué ventajas tienen? ¿Qué podrían mejorar?
INTERIOR

¿Qué hacen bien? ¿Qué es lo que hacen mal?

¿Qué recursos tienen? ¿Qué deberían evitar?
¿Qué valoran otros como
Fortalezas?

Quien haya inventado el Análisis FODA eligió para cada intersección una palabra: así
la intersección de "bueno" y "exterior" es una oportunidad, mientras que las
cuestiones "positivas" del "interior" de nuestra empresa son una fortaleza, y así
sucesivamente.
Distinguir entre el adentro y el afuera de la empresa a veces no es tan fácil como
parece. La clave está en adoptar una visión de sistemas y saber distinguir los límites
del mismo. Para esto hay que tener en cuenta el control que yo tenga sobre ellos.
Recordando una definición de límite: lo que me afecta y controlo, es interno al sistema.
Lo que me afecta pero está fuera de mi control, es ambiente (externo).
Las circunstancias pueden cambiar de un día para el otro también en el interior de la
empresa: a modo de ejemplo la Fortaleza de tener a ese joven y sagaz empleado
puede convertirse en grave Debilidad si se marcha (y peor si se va con la
competencia). Y la Debilidad de tener a un empleado próximo a jubilarse y a quien le
cuesta adaptarse a las nuevas tecnologías puede revelarse como Fortaleza
demasiado tarde... cuando se retira y nos damos cuenta de que dependíamos de él
porque era el único que sabía "dónde estaba todo" y "cómo se hacen las cosas".
La perspicacia del empresario debe convertir las Amenazas en Oportunidades y las
Debilidades en Fortalezas.
Ejemplo de la matriz FODA extraído de la Web

Esperamos que lo expresado en esta clase les sirva para apartar todas las dudas
surgidas sobre la lectura del material, igualmente pactaremos un día de video donde
despejaremos las incertidumbres que surjan hasta ese momento.

Saludos para todos! Es un gusto para nosotros compartir este espacio.