Términos de Referencia Servicios

CONTRATACIÓN DE TRES (3) PROGRAMADORES PARA PROPORCIONAR SERVICIOS

DE PROGRAMACIÓN DE FORMULARIOS DIGITALES EN XLS FORMS

I. ANTECEDENTES

1. Sobre Mercy Corps

Somos una organización global no gubernamental (ONG) impulsada a creer que un mundo mejor es posible.
Con más de 38 años de experiencia, en casos de desastre, en tiempos difíciles, en más de 40 países
alrededor del mundo, nos asociamos para poner en acción soluciones audaces, ayudando a las personas a
triunfar sobre la adversidad y construir comunidades más fuertes desde adentro. Ahora y para el futuro.

En Colombia hemos trabajado desde 2005 en 17 departamentos, impactando a más de 319.000 personas,
creando alianzas y oportunidades con el sector público, privado y la sociedad civil con innovación, impacto e
influencia.

2. Marco de Acción
Mercy Corps Colombia a través de su página web, quiere dar a conocer su misión, líneas de acción e historia
de los proyectos ejecutados en Colombia desde hace 17 años que lleva trabajando en Colombia.

3. Descripción del proyecto

El Programa de tierras y desarrollo rural de Mercy Corps, trabaja desde el 2009 para transformar los territorios
rurales ayudándolos a superar la marginación social, económica y los impactos duraderos del conflicto
armado. Conecta a los productores rurales con bienes productivos, derechos de propiedad de la tierra,
asistencia técnica y capacitación, con el objetivo de promover una mayor transparencia de las cadenas de
valor de productos agrícolas de Colombia y el emprendimiento rural. Al mismo tiempo, empoderamos a las
mujeres y a los jóvenes para que sean actores clave en el fomento del desarrollo rural inclusivo para la paz,
actualmente implementa programas en los departamentos del Cauca y Norte de Santander que buscan que
los productores agrícolas cuenten con los derechos de propiedad formalizados.

El programa “Desarrollo Rural Inclusivo en el Cauca – “Algo Nuevo” es financiado con recursos de la
fundación Howard G. Buffett, implementado por Mercy Corps y su socio CAFICAUCA. Es un programa con
una vigencia del año 2018 al 2025, con una cobertura en las regiones Sur y Centro del departamento del
Cauca, bajo los siguientes objetivos:

• OG: Mejorar la base económica local licita a través del mejoramiento de las condiciones de vida,
acceso a activos productivos e ingresos económicos de productores agrícolas y trabajadores rurales
como alternativa a la producción de cultivos de uso ilícito.
• OE 1: 4.220 productores agrícolas con ilícitos o con riesgo de cultivar ilícitos sustituyen o mejoran
ingresos al aumentar la productividad, calidad y comercialización de cultivos lícitos.
• OE 2: 3.800 predios cuentan con derechos de propiedad rural formalizados.
• OE 3: 1.800 trabajadores rurales mejoran su empleabilidad para trabajar en emprendimientos
inclusivos

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 El proyecto #AguaSegura financiado por la Fundación Starbucks busca apoyar a 400 mujeres y sus familias
en Nariño con el acceso al agua potable, la mejora de la gestión de residuos y la promoción de la igualdad
de género.

II. OBJETO DEL CONTRATO

Contratar tres (3) personas naturales para programar formularios digitales en XLS forms, los cuales serán
usados en las aplicaciones para recolectar datos en terreno ODK Collect y Kobo collect, de conformidad con
las especificaciones y viabilidad técnica y comercial señaladas en esta convocatoria.

III. PRODUCTOS E INFORMES ESPERADOS POR CADA PROGRAMADOR

Producto 1. 3.000 filas programadas y validadas conforme a la estructura XLS forms a través de la
pestaña survey. Adicionalmente, debe programarse las pestañas choices y settings, pero el pago se
realizará teniendo en cuenta solamente el número de filas programadas en la pestaña survey,
independientemente del número de columnas. Ver el siguiente ejemplo:

En este caso, la encuesta tiene 3 filas programadas en la pestaña survey.

Se entenderá que las filas programadas están debidamente validadas cuando el formulario en XLS form
funcione correctamente tanto en la web, como en la aplicación ODK collect o Kobo Collect. El precio por fila
tendrá incluidas las ediciones sugeridas por parte del equipo de Mercy Corps o sus socios. En la propuesta
económica se deberá especificar el precio por cada fila programada de la pestaña survey, lo cual incluirá el
precio de todo lo que sea necesario programar en la pestaña choices y settings.

Producto 2. 52 actualizaciones (una por semana) de las bases de datos en formato CSV que están
conectadas a los pull data de todos los formularios programados en XLS forms para el programa (cada
programador deberá actualizar los archivos csv de 10 formularios aproximadamente)

IV. ACTIVIDADES A DESARROLLAR

1. Elaborar y desarrollar un plan de trabajo y cronograma conforme al objeto contractual y

responsabilidades asignadas.
2. Participar en las reuniones donde se define la estructura del formulario.
3. Participar en las reuniones donde se definen ajustes al formulario basado en las pruebas de
funcionamiento.
4. Revisión de documento con la información para el diseño de preguntas y formulario.
5. Elaborar preguntas en formularios prediseñados en formato XLSForm para la plataforma ODK Collect
y Kobo Toolbox.
6. Corregir y realizar mejoras a las preguntas y el diseño de los formularios electrónicos, según las
verificaciones realizadas por el equipo de Seguimiento Monitoreo y Evaluación.

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 7. Realizar pruebas de funcionamiento (en escritorio) de cada uno de los formularios programados.
8. Construir las bases de datos en CSV que se requieran para actualizar los pulldata de los formularios
digitales del programa
9. Actualizar los CSV que conectan los todos los pulldata de cada uno de los formularios del programa

V. SUPERVISOR DEL CONTRATO

El control y seguimiento de las actividades que se desarrollarán en el marco del contrato estarán a cargo de
la Especialista en Seguimiento, Monitoreo y Evaluación (SM&E), con el apoyo de los oficiales de Seguimiento,
Monitoreo y Evaluación en Cauca y técnico de MEL en Taminango Nariño.

VI. PERFIL DEL (LA) PROPONENTE

El proponente debe allegar en su propuesta técnica, diligenciado y firmado por la persona natural mediante
el cual acepta y garantiza el cumplimiento de todas las condiciones descritas en la presente propuesta, en
caso de que llegue a adjudicársele el contrato respectivo.

El servicio se prestará bajo exclusiva responsabilidad del contratista, quien deberá suministrar todos los
recursos de personal, tecnológico, comunicación, coordinación, supervisión, capacitación y demás
requerimientos tendientes a lograr la adecuada, suficiente y eficiente prestación del servicio.

REQUISITOS GENERALES:

Personas naturales

Uno de los tres programadores deberá residir en Popayán. Los dos programadores restantes adelantarán la
construcción de los formularios en XLS forms de manera virtual, desde cualquier parte del país, siempre que
cuenten con una conexión a internet suficiente y disponibilidad para programar los formularios digitales
solicitados. Cada programador(a) deberá contar con el siguiente perfil:

● Técnico, Tecnólogo o profesional en áreas afines, Ingeniería industrial o informático con amplios
conocimientos en programación.
● Mínimo dos (2) años de experiencia en la programación de formularios en XLS forms (ODK y Kobo
collect) o lenguaje de programación R, Python, SQL, Java, C, C++, Javascrip o similares.

● Mínimo un (1) año de experiencia en manejo de bases de datos.

Nota 1: Se deben anexar las certificaciones que acrediten el cumplimiento de la experiencia solicitada al
personal.

ELEMENTOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

Medios Tecnológicos: Para la prestación del servicio el proponente deberá contar con equipo de cómputo,
teléfono móvil, facilidades para las comunicaciones y conectividad, tecnología y demás condiciones
necesarias para desarrollar el trabajo descrito en los presentes Términos de Referencia.

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 VII. LUGAR Y CONDICIONES DEL CONTRATO

El contrato se desarrollará en el municipio de Popayán, departamento del Cauca. Uno de los programadores
deberá residir en Popayán. Los dos programadores restantes podrán llevar a cabo las actividades y productos
de este contrato desde cualquier parte del país.

VIII. DURACIÓN Y TIPO DE CONTRATO

El contrato tendrá un tiempo máximo de duración de 8 meses contados a partir de la firma del contrato.

El tipo de contrato es prestación de servicios.

IX. ENVIO DE PROPUESTAS

Para poder aplicar a la convocatoria, por favor diligenciar el siguiente formulario, haciendo Clic AQUI

Citar en el asunto del mensaje la siguiente referencia: SC 5842: CONTRATACIÓN DE TRES (3)
PROGRAMADORES PARA PROPORCIONAR SERVICIOS DE PROGRAMACIÓN DE
FORMULARIOS DIGITALES EN XLS FORMS
La propuesta deberá contener la propuesta económica, en números y letras, en el cuerpo de la misma y en
la carta de presentación.

Nota: Por favor tener en cuenta que el formulario solo puede ser diligenciado bajo plataforma Gmail La
propuesta deberá contener la propuesta económica, en números y letras, en el cuerpo de la misma y en la
carta de presentación

X. CRONOGRAMA DEL PROCESO

Publicación de los términos de referencia 02 de (noviembre) de 2022

Reunión de aclaraciones:
- Fecha
- Lugar (dirección – ciudad)
- Hora
https://teams.microsoft.com/l/meetup- 04 de (noviembre) de 2022
join/19%3ameeting_NjFmYzI0ZGMtNjg5ZC00N2Q3L Virtual
ThlYjctNDg2YjVjNWE0ZTFm%40thread.v2/0?context 11:00 am
=%7b%22Tid%22%3a%2208de8628-593e-43f5-
9ceb-
f3e5dd7ae2cb%22%2c%22Oid%22%3a%22909c5bc
5-ef8d-424c-b82b-bb5202cee507%22%7d
04 de (noviembre) de 2022
Fecha máxima para enviar preguntas
10:00 am
Cierre de la convocatoria 08 de (noviembre) de 2022
Fecha límite de entrega de propuestas 11:55 pm

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 Notas a las etapas del proceso:
● No se evaluarán propuestas presentadas con posterioridad a la fecha y hora estipuladas.
● Las preguntas se resolverán en un máximo de dos días.
● Todas las preguntas deben dirigirse al correo electrónico krivera@mercycorps.org
● No se dará respuesta a preguntas por otros medios y/u otras personas de la Organización.

XI. PLAZO PARA LA ENTREGA DE PROPUESTAS

La fecha límite de entrega será el 28 de octubre del 2022 a las 23:59. No se evaluarán propuestas
presentadas con posterioridad a la fecha y hora estipuladas.

Los plazos fijados en la convocatoria podrán ser prorrogados por Mercy Corps Colombia antes del
vencimiento, lo cual será informado por medio escrito. Se publicará en la página web de Mercy Corps
Colombia.

XII. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE PROPONENTES

El equipo evaluador se basará en el siguiente sistema de puntuación para analizar todas las propuestas
recibidas:
Puntaje
Criterio Porcentaje
máximo
Formación 10 10%

1 Técnico: 4 puntos
Tecnólogo: 7 puntos
Profesional: 10 puntos
Experiencia en la creación de formularios digitales o 10 30%
lenguaje de programación (R, Python, SQL, Java, C, C++,
Javascrip o similares)

2 Un año de experiencia: 2 puntos

Dos años de experiencia: 4 puntos
Tres años de experiencia: 6 puntos
Cuatro años de experiencia: 8 puntos
Más de cuatro años de experiencia: 10 puntos
Experiencia en la codificación en XLS forms para la 10 20%
creación de formularios digitales en Kobo u ODK collect

Un año de experiencia: 2 puntos

3
Dos años de experiencia: 4 puntos
Tres años de experiencia: 6 puntos
Cuatro años de experiencia: 8 puntos
Más de cuatro años de experiencia: 10 puntos
4 Propuesta Técnica 10 40%
TOTAL, PUNTAJE 100%

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 XIII. IDIOMA PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
Las propuestas deben ser presentadas en español. No se evaluarán propuestas presentadas en otros
idiomas.

XIV. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA, QUE HABILITA O INHABILITA AL PROPONENTE

LEGALES

Personas naturales deberán anexar:

• Copia del documento de identificación,
• Hoja de vida (soportada con certificados) del proponente (aplica para persona natural o jurídica)
• Certificado de afiliación vigente como cotizante al sistema de seguridad social en salud y pensiones.
• Registro Único Tributario – RUT (expedido a partir del año 2021 hacia adelante).
• Certificado de antecedentes disciplinarios emitido por la Procuraduría General de la Nación.
• Certificado de antecedentes fiscales emitido por la Contraloría General de la Republica.
• Certificado de estudios realizados.

TÉCNICOS
• Certificados de experiencia específica, emitidos por entes contratantes, en donde informe: duración
del trabajo, objeto del contrato, monto del contrato.
• Propuesta técnica que incluya la metodología para el desarrollo de los productos.
• Propuesta económica que incluya: el costo unitario de cada producto - Costo de viajes, si los hay–
costo total de la propuesta - forma de pago – condiciones de entrega de los productos.

XIV Notas:
1. La convocatoria no constituye oferta comercial ni obliga a Mercy Corps Colombia a aceptar las ofertas
recibidas ni a suscribir contratos con los oferentes.
2. Mercy Corps Colombia podrá suspender o terminar en cualquier momento la presente convocatoria,
pero informará de ello por el mismo medio en que publicó este proceso o el mecanismo que considere
más idóneo a los posibles oferentes.
3. La información contenida en esta convocatoria sustituye totalmente aquella que pudiere haberse
suministrado con anterioridad a la misma y por ende está deberá ser tenida en cuenta en su integridad
para la presentación de la oferta.
4. La convocatoria, la oferta y el contrato, se rigen por el Manual de Compras. El oferente deberá
someterse a las leyes colombianas vigentes durante la convocatoria y la ejecución del contrato, en
los aspectos laborales, de ingeniería, tributarios, cambiarios, de industria y comercio, de importación
y exportación, de transportes, construcción, ambientales, de seguridad y de salud ocupacional, y en
general en la legislación que le sea aplicable, en relación con las actividades ejecutadas en Colombia.
5. La oferta presentada se regirá por los términos de los artículos 845 y siguientes del Código de
Comercio Colombiano y demás normas concordantes.
6. Mercy Corps Colombia no será responsable por ningún daño o perjuicio causado a los posibles
oferentes durante la etapa precontractual en caso de que decida no continuar con la convocatoria o
suspender la misma. Los gastos en que incurra el oferente en la preparación de la oferta estarán a
cargo de él. Mercy Corps Colombia por ningún motivo será responsable de dichos gastos. De igual
manera se advierte que Mercy Corps Colombia no responderá frente al oferente vencido o no
favorecido.

mercycorps.org.co
 7. Por política de la Organización el monto máximo a contratar no se informa, en el proceso de la
convocatoria.
8. Mercy Corps se reserva el derecho a cerrar el proceso de contratación si las propuestas recibidas
son por un valor superior al aprobado para realizar el proceso de contratación.
9. Solo se evaluarán propuestas completas, es decir; que reúnan / incluyan / hayan presentado toda la
documentación solicitada en el capítulo XII del presente documento
10. El contratista es responsable del pago de seguridad social de acuerdo con la Ley 100 de 1993
aplicable para contratistas independientes (pago de salud, pensión y ARL). Los soportes del pago de
seguridad social son requisitos para el (los) pago(s) del contrato.
11. Mercy Corps exige confidencialidad de la información.
12. Mercy Corps adquiere en la contratación los derechos, la propiedad de los resultados / productos
resultantes del contrato.

FIN

ANEXO 1

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA

Ciudad y Fecha

Señores
MERCY CORPS
Bogotá D.C.

Ref: PR XXXX - CONVOCATORIA PARA XXXXXX

Estimados señores:

En mi calidad de representante legal de __________ o apoderado, me permito presentar oferta y los

documentos necesarios para participar en la convocatoria de la referencia, de acuerdo con las condiciones
establecidas en misma.

Declaro así mismo que:

1. Estoy autorizado legalmente para firmar y presentar la oferta y la documentación anexa.

2. La oferta y el contrato que llegase a suscribirse, sólo compromete a la sociedad o entidad que represento
y que suscribe el presente documento.

mercycorps.org.co
 3. Conozco, he revisado y acepto, sin condicionante alguno, todos los términos y condiciones de la
convocatoria, proyecto y anexos, si los hubiere. La sociedad o entidad que represento que firma el
presente documento, renuncia de manera expresa a cualquier reclamación que tenga como fundamento
la suspensión o terminación anticipada de la Convocatoria o que se derive del desconocimiento o la
errónea interpretación de los documentos originales de la misma y sus anexos, ya que existió
oportunidad suficiente para formular preguntas y solicitar aclaraciones sobre los mismos.

4. Declaro que SI ____ / NO ____ conozco, acepto y cumplo con el/los perfil(es) y todos los requisitos
técnicos señalados en la Convocatoria.

5. Manifiesto de manera libre, inequívoca, especifica y expresa, mi autorización para el tratamiento de

datos de carácter personal que estén contenidos en la presente oferta y en sus anexos. Así mismo, que,
como representante legal de la sociedad o entidad, responsable y encargado del tratamiento de datos
de carácter personal de la información contenida en la presente propuesta, cuento con las autorizaciones
correspondientes de los titulares de datos personales que aparecen en la presente oferta y sus anexos
para ser cedidos. Lo anterior en cumplimiento a los deberes y obligaciones establecidos por la Ley 1581
de 2012, por lo tanto, ante cualquier incumplimiento de dichos deberes y obligaciones responderé de
manera directa y exclusiva.

6. Realizaré los trámites necesarios para el perfeccionamiento y ejecución del contrato señalado en la
convocatoria.

7. La validez de la oferta que presento es de (__) días.

8. Declaró que es la intención de la sociedad o entidad que represento cumplir con lo ofrecido en la oferta y
suscribir el contrato eventual.

9. Me obligo a informar todo cambio de residencia o domicilio que ocurra durante la ejecución del contrato
que se suscriba como consecuencia de esta convocatoria hasta su liquidación final.

10. Declaro bajo la gravedad de juramento que los socios (personas naturales y jurídicas y socios de estas),
los miembros de la junta directiva u órgano colegiado de administración (si existe) tanto principales como
suplentes y los representantes legales tanto principales como suplentes, de la
entidad/empresa/sociedad que represento, no tienen en curso ningún proceso disciplinario, penal y/o
fiscal, y que no han sido sancionados disciplinariamente, penalmente y fiscalmente en ningún momento.

11. Para efectos legales hago constar que la información suministrada y certificada es totalmente cierta, y
autorizo a Mercy Corps a que verifique, si lo considera pertinente, dicha información con cualquier
entidad. Acepto, que en caso que la información entregada en la presente oferta no corresponda a la
verdad y/o realidad, que como representante legal de la sociedad o entidad puede y será descalificada
de la convocatoria y de las sanciones legales a que haya lugar, sin observación ni reclamación alguna.

12. Declaro bajo la gravedad de juramento, que he efectuado el pago y estoy al día por concepto de aportes
y el de mis empleados (en caso de tener empleados a cargo) a los sistemas de salud, pensiones, riesgos
profesionales, cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y
Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).

(Manifiesto bajo la gravedad de juramento que me encuentro a paz y salvo en relación con mis aportes
al sistema general de salud y pensiones).

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 13. Declaro que no me encuentro reportado en el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de
Activos y de la Financiación del Terrorismo – SARLAFT. En consecuencia, con la presentación de la
propuesta se entenderá otorgada la autorización para realizar esta verificación.

___________________________________
Nombre del Representante Legal/ Apoderado
C.C. No.

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