MT-CD-021-2024 Estudio Previo Aaa

Código: 20.2.
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REPÙBLICA DE COLOMBIA Versión: 01
DEPARTAMENTO DE BOYACÁ
MUNICIPIO DE TUNUNGUÁ
NIT: 800099639 – 3
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ESTUDIO PREVIO
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS.
CONTRATACIÓN DIRECTA – CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE

APOYO A LA GESTIÓN.
FECHA: FEBRERO DE 2024.

DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER.
1. OBJETIVOS Y ALCANCE:
Que La Alcaldía Municipal de Tununguá, Boyacá para cumplir con los principios fundamentales de eficacia y
eficiencia, el control Interno Contable según la Resolución 550 de 2005, Resoluciones 222 ,555 de 2006, 393
de 2007, Res 357 de 2008 de la CGN, Res 5544 de 2003, Resolución 5993 de septiembre de 2008 de la
Contraloría General de la Nación mediante la plataforma SCHIP, Ley 962 de 2005, Res 2145 de 2006 del
Ministerio de Protección Social para el manejo del Servicio Operativo de Información, RES 10147 DE 2005
para información exógena, Circular 009 de 2006 de la DIAN sobre Retenciones, Resolución 2535 de 2004
sobre información al SUI circulares de la CRA referente al ámbito comercial y financiero, obliga a asumir
transformaciones sustanciales en los procesos gerenciales, técnicos, financieros y administrativos, mediante
un proceso de modernización.
Que para realizar este proceso de modernización es indispensable la utilización de la tecnología informática
mediante el licenciamiento de uso y goce de un soporte lógico (software), que cumpla son las expectativas y
exigencias para la Entidad.
Que de acuerdo con el Concepto: 083237 diciembre 30 del 2002 de la DIRECCION DE IMPUESTOS Y
ADUANAS NACIONALES: TEMA: Retención en la fuente, DESCRIPTORES: RETENCION EN LA FUENTE
POR PAGOS DE HONORARIOS en concordancia con el Código de Comercio, artículo 556. Código Civil,
artículo 671. Decreto 2794 de 2001 Decreto 1360 de 1989, artículo 3º.
“El licenciamiento como una forma de explotación económica del soporte lógico (software) en cuanto no
implica transferencia de la titularidad del derecho de dominio sobre el intangible, comporta la prestación de un
servicio calificado y como tal, la retención en la fuente corresponde al concepto de honorarios, por no haber
transferencia de los derechos patrimoniales sobre el desarrollo inteligente o soporte lógico, se trata de un
licenciamiento y autorización para su uso, del cual, la legislación prevé que comporta la prestación de un
servicio”. (Artículo 556 numeral 3o del Código de Comercio).
Que el Artículo 2.2.1.2.1.4.9 del decreto 1082, que reglamenta la ley 80 de 1993 y 1150 de 2007, prevé como
una causal para la Contratación Directa, “Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la
gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas
naturales”
Teniendo en cuenta que la Alcaldía en el año 2016, 2020, 2021 y 2022, dotó a la Administración de las
licencias de uso y goce del software SIGIEP, módulos de PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERÍA,
NÓMINA, IMPUESTO PREDIAL, ALMACÉN E INVENTARIOS, FACTURACIÓN DE SERVIVIOS PÚBLICOS,
FACTURACIÓN EN SITIO, IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO Y RETEICA; Que estos módulos se
encuentran ajustados de acuerdo con los requerimientos generales y/o específicos de los Entes de Control y
necesidad de la Entidad.
Que es deber de la Administración sostener, continuar y mejorar las inversiones realizadas por la
administración en cuanto a sus sistemas de información que son la base para realizar un buen control
“POR TUNUNGUA Y POR SU GENTE”
Dirección: Calle 2 No 2–15 Palacio Municipal Tununguá – Boyacá. Colombia. Código Postal: 154680
Cel: 3204884035 - Email: alcaldía@tunungua-boyaca.gov.co / contactenos@tununguá-boyaca.gov.co
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administrativo, financiero y fiscal, realizar una mejor gestión y tener una herramienta para la toma de
decisiones en cuanto a sus ingresos, gastos e inversiones, cumplir con la rendición de informes en los tiempos
estipulados por los organismos de control como son: Contraloría General de la República, Contraloría
Departamental, Contaduría General de la Nación, DIAN, Planeación Nacional, superintendencia de servicios
públicos y Gobierno en línea y así evitar sanciones económicas, legales para la entidad y sus directivos.
Teniendo en cuenta que para la Alcaldía es importante garantizar la eficiencia, eficacia y responsabilidad en
los servicios que presta a la comunidad y para satisfacer el correcto desarrollo de sus funciones.
Que la empresa GRUPO AAA ASESORES S.A.S ha prestado los servicios de soporte, capacitación, y
asesoría del software financiero instalado en la Alcaldía, y que en este momento dicha empresa tiene EL
SERVICIO Y SOPORTE de manera eficiente y confiable, que dichos sistemas están desarrollados con
herramientas de última tecnología, y actualizados con las últimas normas y directrices de ley , y que además
se encuentran ajustados de acuerdo a los requerimientos generales y/o específicos de los Entes de Control y
necesidad de la Entidad.
Que La Entidad:
Requiere de servicios profesionales para la asesoría, capacitación y soporte de software financiero Instalado
en la Alcaldía con el objetivo de garantizar la calidad de la información que maneja la Entidad.
Requiere fortalecer informes contables con el Reporte oportuno y las Herramientas Tecnológicas acordes a los
requerimientos de los Entes de Control como por ejemplo: Contabilidad: DIAN Exógena, formato 1001 nuevo
desarrollo, CGN plataforma CHIP Contaduría, Control Presupuestal: CGR Presupuestal FUT y SIA
Departamental.
Que es deber de la Entidad, brindarles a los funcionarios las herramientas precisas para el desarrollo de sus
labores, en este caso software contable y financiero que cumplan con las disposiciones legales y
reglamentarias, en especial las previstas por la Contaduría General de la Nación y organismos de Control.
Que el personal actual con que cuenta la Entidad requiere capacitación en el manejo, uso y reporte de dicho
software en sus diferentes módulos.
Así mismo, y teniendo en cuenta que:
El Municipio de Tununguá, a través de las metas incluidas en su PLAN DE GOBIERNO MUNICIPAL 2024 –
2027 “POR TUNUNGUA Y POR SU GENTE”, tiene contemplada una línea estratégica de fortalecimiento
institucional y de ampliación de los márgenes de gobernabilidad, los cuales constituyen las bases del Buen
Gobierno y el compromiso de Rendir Cuentas ante las comunidades y a los entes de control.
Es evidente que con este tipo de soluciones se facilitaría el trabajo y se optimizaría el uso del tiempo en
actividades claves, como el análisis de los resultados para la toma de decisiones del nivel Directivo a fin de
lograr las metas contempladas en el Plan de Desarrollo.
De un tiempo a esta parte, la jurisprudencia ha venido reconociendo el carácter de herramienta de trabajo a

las tecnologías de la información: computadoras, software, acceso a sistemas informáticos, empleo de
Internet, correo electrónico, mensajería instantánea, entre otros. Igualmente, la implementación de la
estrategia de Gobierno en Línea ha contribuido a que las entidades territoriales puedan adquirir herramientas
que permitan agilizar las tareas, reducir tiempos y mejorar el servicio al ciudadano, especialmente en el
proceso de rendición de cuentas.
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Adoptando una herramienta informática, aumentará la productividad y rendimiento de la entidad, mejorará los
procesos de rendición de cuentas, aumentará el cumplimiento e implementación de la estrategia de Gobierno
en línea en la entidad al incorporar nuevas tecnologías a los procesos misionales.
Adoptando una herramienta informática, aumentará la productividad y rendimiento de la entidad, mejorará los
procesos de rendición de cuentas, aumentará el cumplimiento e implementación de la estrategia de Gobierno
en línea en la entidad al incorporar nuevas tecnologías a los procesos misionales.
Teniendo en cuenta el análisis anterior la Administración considera pertinente y oportuno realizar el contrato
para satisfacer las necesidades planteadas.
Una vez revisado el presupuesto de la presente vigencia se puede establecer que, existen recursos para
cubrir el gasto que ocasione el futuro contrato.
Igualmente, el servicio que se pretende contratar se encuentra incluido en el plan de adquisiciones elaborado
conforme al artículo 2.2.1.1.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015 para la vigencia 2024, conforme se acredita con
la certificación expedida por la dependencia competente.
BENEFICIOS:
Así mismo, el soporte y actualización de dichas herramientas tecnológicas redundarán en grandes beneficios
para la administración por cuanto:
- Información en tiempo real para la toma de decisiones.

- Información oportuna para generación de informes y los análisis pertinentes.
- Presentación oportuna y completa de informes requeridos a entes de control.
En consecuencia, es conveniente contratar el soporte, capacitación y actualización de todas las herramientas

tecnológicas para poder continuar dando cumplimiento a las metas propuestas para la actual vigencia,
Teniendo en cuenta el análisis anterior la Administración considera pertinente y oportuno realizar el contrato
para satisfacer las necesidades planteadas.
En razón a lo expuesto, se hace necesario adelantar el proceso contractual respectivo, y para ello, la entidad
en virtud de la organización y planeación presupuestal asignó los recursos necesarios, y ha sido considerada
la necesidad en el presupuesto para el año 2024.
DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES ESCENCIALES, Y LA

IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR.
IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO.
Para satisfacer la necesidad antes planeada, el Municipio deberá suscribir un CONTRATO DE PRESTACIÓN
DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION, dejando constancia de que no existe
personal de planta con el conocimiento suficiente para prestar el servicio especializado; por lo que se
procurará contratar a una persona natural o jurídica que cuente con la idoneidad y experiencia para el
cumplimiento que enmarca la Ley 152 de 1994.
CLASIFICACIÓN U.N.S.P.S.C.
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El Código de este servicio se encuentra codificado en el clasificador de bienes y servicios en el sistema de

codificación de las naciones unidas – UNSPSC, como se indica a continuación, de conformidad con los
parámetros establecidos por el programa de Colombia Compra Eficiente:
Clasificación UNSPSC Segmento Familia Clase Producto Nombre

81111500 81 8111 81111 81111500 Ingeniería de software/hardware
81112200 81 8111 81112 811122500 Mantenimiento y soporte de Software
OBJETO. “PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SOPORTE SaaS, ACTUALIZACIÓN,

MANTENIMIENTO,CAPACITACIÓN,PARAMETRIZACIÓN, ESPACIO EN LA NUBE DEL SOFTWARE SJT
ERP WEB, DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERÍA, NÓMINA, IMPUESTO PREDIAL, ALMACÉN
E INVENTARIOS, FACTURACIÓN DE SERVIVIOS PÚBLICOS, FACTURACIÓN EN SITIO, INDUSTRIA Y
COMERCIO, RETEICA, VENTANILLA ÚNICA, GESTIÓN DOCUMENTAL”.
2. ESPECIFICACIONES ESENCIALES –ALCANCE DEL OBJETO.
DESCRIPCIÓN DEL OBJETO.
El Municipio de Tununguá – Boyacá, requiere los servicios Profesionales para actividades operativas con
conocimientos, idoneidad y experiencia. Atendiendo a esta necesidad el Municipio de Tununguá, para el
desarrollo eficiente de sus competencias, dentro de sus límites como administrador de recursos públicos,
adelanta la presente contratación, la cual se debe ejecutar con el fin de dar cumplimiento de las siguientes
actividades específicas, que delimitan el alcance de este:
Para el desarrollo del objeto contractual, se deben realizar las siguientes actividades específicas, que
delimitan el alcance de este:
1. MANTENIMIENTO Y SOPORTE TÉCNICO A DISTANCIA A LOS PROGRAMAS

Mantenimiento a distancia
Es el proceso de mejoramiento continuo y optimización del software (Optimización de programa);
mantenimiento de las bases de datos, Dichas tareas de mantenimiento son realizadas directamente por
GRUPO AAA ASESORES S.A.S. (La información y los datos registrados en los programas son
responsabilidad del usuario).
Para dar mantenimiento preventivo y correctivo de manera remota utilizaremos diferentes herramientas para
soporte remoto que permitan realiza transferencias de sesión de un experto a otro y que controlen
remotamente cualquier ordenador a través de internet, empleando sesiones con audio y video de forma
remota
2. SOPORTE TÉCNICO
Es el servicio que se presta para garantizar el buen funcionamiento del Software el cual es brindado por un
grupo de profesionales y técnicos con amplia experiencia.
El propósito del área de soporte técnico es brindar la ayuda y el apoyo necesario proporcionando una
respuesta ágil y oportuna a cualquier problema técnico u operativo que se le pueda presentar relacionados
con el manejo del software SIGIEP., sobre dudas en el manejo de los módulos, opciones de los módulos y
generación de informes.

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Para brindar una atención de calidad, el soporte puede realizarse por los siguientes medios:
MEDIOS DE SOPORTE (Soporte no presencial).

La prestación de servicios de soporte se realiza así:
Servicio que se brinda a todos los usuarios del sistema a través de correo electrónico, telefónico y conexión
remota por medio de herramientas como: Anydesk, Meet o Zoom. para resolver cualquier inconveniente
relacionado con el software SIGIEP., agilizando el tiempo de atención y respuesta con el fin de asegurarle a
los usuarios la funcionalidad del sistema.
Nota: La prestación del servicio de soporte dependerá del pago oportuno estipulado en la forma de pago del
contrato realizado.
PERSONAS Y MEDIOS:
Para que el proyecto tenga éxito utilizamos asesores de software, Ingenieros de desarrollo y los siguientes
medios tecnológicos:
MAIL smartjobtecnology@sjterp.com
CEL 3212197175 - 3212181953,
Horario de Soporte: Los servicios de soporte normales se prestan de lunes a viernes de 9 AM a 12:00 M, y de
2:00 PM a 5:00PM, exceptuando días festivos. - Fines de semana a través de correo electrónico.
SOPORTE VIRTUAL
ITEM MÓDULO (HORAS)

1 CONTABILIDAD HASTA 3
2 TESORERÍA HASTA 3
3 PRESUPUESTO HASTA 3
4 IMPUESTO PREDIAL HASTA 3
FACTURACIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS,
5 FACTURACIÓN EN SITIO HASTA 3
6 NOMINA HASTA 3
7 IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO HASTA 3
8 ALMACÉN E INVENTARIOS HASTA 3
9 RETEICA HASTA 3
10 VENTANILLA ÚNICA HASTA 7
11 GESTIÓN DOCUMENTAL HASTA 7
TOTAL, HORAS DE SOPORTE/CAPACITACIÓN HASTA 41
3. ESPACIO EN LA NUBE
La propuesta incluye el servicio de espacio en la nube, por un período igual al tiempo de ejecución del
contrato.
Nota: La disponibilidad del servicio dependerá del pago oportuno por parte de la Entidad contratante. Teniendo
en cuenta la forma de pago estipulada en el contrato.
4. ACTUALIZACIONES: Nuevas versiones de los aplicativos (cambios en la normatividad), según cambios

de ley que aplica durante el plazo de ejecución del contrato.
Nota: si la nueva ley es expedida, pero la aplicación es posterior al plazo de ejecución del contrato no estará
incluida la actualización.
5. COPIAS DE SEGURIDAD: GRUPO AAA ASESORES S.A.S, realiza copias de seguridad diaria, de la base

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de datos de cada uno de los módulos manejados.
6. GARANTÍA: GRUPO AAA ASESORES S.A.S. ofrece garantía de calidad sobre el correcto funcionamiento
del software suministrado en las fallas funcionales y no por uso indebido o mal manejo de las aplicaciones
por parte del cliente o terceros.
El cliente debe solicitar garantía de calidad de las aplicaciones a través de solicitud escrita para que la
empresa analice si aplica o no garantía, en caso que no aplique se informará al cliente y se cotizará el
servicio.
3. ANÁLISIS DEL SECTOR.
PERSPECTIVA LEGAL.
De acuerdo con los preceptos legales establecidos en la Ley 80 de 1993, en la Ley 1150 de 2007, en el
Decreto 1082 de 2015, para satisfacer la necesidad, y por tratarse de una modalidad de Contratación Directa,
se requiere de una sola oferta, de acuerdo a los siguientes fundamentos jurídicos:
LEY 80 DE 1993, artículo 32, numeral 3: Son contratos de prestación de servicios los que celebren las
entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la
entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan
realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.
Ley 1150 de 2007, artículo 2, Numeral 4, literal h): “para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a
la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas
naturales.
Decreto 1082 de 2015 Artículo 2.2.1.2.1.4.9. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a
la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas
naturales. Las Entidades Estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de
servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de
ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia
requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la Entidad Estatal haya
obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita.
Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual

diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la Entidad Estatal, así
como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.
El Artículo 2 de la ley 1150 de 2007, reglamenta el principio de transparencia y señala las distintas causales
de selección de contratistas por parte de las entidades estatales que se encuentran sometidas al Estatuto
General de la contratación de la Administración Pública.
Las Entidades Estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el
objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y
relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la Entidad Estatal haya obtenido
previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita.
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La Entidad Estatal, para la contratación de trabajos artísticos que solamente puedan encomendarse a
determinadas personas naturales, debe justificar esta situación en los estudios y documentos previos
Se celebrará un contrato de prestación de servicios profesionales; por lo tanto, se configura la modalidad de

selección denominada “Contratación Directa”, específicamente prevista en el artículo 2º, numeral 4, literal “H”
de la Ley 1150 de 2007, y reglamentada en el Artículo 2.2.1.2.1.4.9. Contratos de prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden
encomendarse a determinadas personas naturales.
Artículo 2.2.1.2.1.4.9. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la
ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Las
Entidades Estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el
objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y
relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la Entidad Estatal haya obtenido
previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita.
La Entidad Estatal, para la contratación de trabajos artísticos que solamente puedan encomendarse a
determinadas personas naturales, debe justificar esta situación en los estudios y documentos previos.
De otra parte la Constitución Política señala: “ …Artículo 2:“Son fines esenciales del Estado: servir a la
comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes
consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida
económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la
integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo.
Las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia,
en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y para asegurar el cumplimiento de los
deberes sociales del Estado y de los particulares”
“Articulo 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con
fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad
mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines
del Estado. La Administración pública, en todos sus órdenes, tendrán un control interno que se ejercerá en los
términos que señale la Ley.”
Ley 80 de 1993, Artículo 3:“De los Fines de la Contratación Estatal. Los servidores públicos tendrán en
consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el
cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad
de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.
Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales
que, además de la obtención de utilidades cuya protección garantiza el Estado, colaboran con ellas en el logro
de sus fines y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones”.
La ley 715 de 2001, aplica en atención a que los diferentes procesos que se apoyaran con el profesional a
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contratar corresponden a los diferentes sectores que habla la ley en mención.”
Para el cumplimiento de los fines esenciales del Estado, en el marco de la modernización del Estado, es
necesario que la entidad territorial cuente con una asesoría profesional, siendo necesario recurrir a este tipo
de contratación para suplir la necesidad de la entidad.
En virtud de lo estipulado anteriormente se encuentra que la necesidad del servicio de profesional, se enmarca
en la citada norma como un contrato de prestación de servicios profesionales donde se debe verificar, en
primer término, la idoneidad del contratista y la experiencia, con el fin de garantizar la satisfacción de la
necesidad planteada.
PERSPECTIVA COMERCIAL, FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL.
Tal como se mencionó anteriormente , GRUPO AAA ASESORES S.A.S., es la propietaria de los derechos de
autor del software instalado en el la Alcaldía y no tiene empresas ni personas autorizadas diferentes a ellos
para prestar soporte y distribuir sus aplicaciones o módulos del software, para que preste sus servicios en el
siguiente objeto: “PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SOPORTE SaaS, ACTUALIZACIÓN,
MANTENIMIENTO,CAPACITACIÓN,PARAMETRIZACIÓN, ESPACIO EN LA NUBE DEL SOFTWARE SJT
ERP WEB, DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERÍA, NÓMINA, IMPUESTO PREDIAL, ALMACÉN
E INVENTARIOS, FACTURACIÓN DE SERVIVIOS PÚBLICOS, FACTURACIÓN EN SITIO, INDUSTRIA Y
COMERCIO, RETEICA, VENTANILLA ÚNICA, GESTIÓN DOCUMENTAL”.
Para ello como se expresó anteriormente la entidad ha considerado la contratación directa de una persona
jurídica que atienda las necesidades que se presentan ante la oficina de hacienda por la carencia de personal
para cumplir con las funciones propias de la dependencia, quien debe cumplir con las exigencias requeridas
en el presente estudio.
Este servicio en otras oportunidades ha sido contratado de igual manera mediante contratación directa de
prestación de servicios profesionales, la que ha satisfecho la necesidad de la entidad.
4. DOCUMENTOS HABILITANTES DEL PROPONENTE:
El proponente deberá presentar para la suscripción del contrato los siguientes documentos:
Propuesta técnica de acuerdo con los requerimientos del presente estudio.

RUT
Certificado de Representación Legal
Certificado de antecedentes disciplinarios vigente
Certificado de antecedentes fiscales vigente
Certificado de antecedentes Judiciales
Fotocopia de la cedula de ciudadanía
Certificación de aportes a la seguridad social.
La propuesta debe estar debidamente diligenciada y firmada por la persona natural o representante legal.
5. ANALISIS DEL VALOR ESTIMADO.
Las variables que se consideraron para calcular el presupuesto oficial de esta contratación se basaron en las
necesidades del servicio, se estimó que el presupuesto para el contrato a celebrar es de VEINTE MILLONES
DE PESOS M/CTE, ($ 20.000.000,00).
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Para lo cual se hará a cargo del Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. CDP No. 2024000004 de fecha
26 de Febrero de 2024, expedido por la Secretaria de Hacienda Municipal.
RUBRO DESCRIPCIÓN VALOR

Programas de Informática y Bases de Datos –
Paquetes de Software Alcaldía – SGP Propósito
2.1.2.01.01.005.02.03.01.01.01 $ 20,000,000.00
General Libre Destinación Municipios
Categorías 4,5 y 6.
6. PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo de la ejecución del presente contrato será de HASTA EL 27 DE

DICIEMBRE DE 2024 contados a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio y perfeccionamiento del
contrato.
7. LUGAR DE EJECUCIÓN: MUNICIPIO DE TUNUNGUÁ (BOYACÁ)
8. FORMA DE PAGO: La Alcaldía pagará el valor del contrato a EL CONTRATISTA, mediante Tres (03)
ACTAS PARCIALES así: 50% a la entrega de las actualizaciones e instalación de las licencias Ventanilla
Única y Gestión Documental, 30% a los seis (6) meses de iniciado el proyecto y 20% al finalizar el contrato;
previa presentación del informe de actividades ejecutadas, certificación de cumplimiento expedida por el
supervisor del contrato y soportes del pago de seguridad social (salud, pensión y riesgos laborales), del
periodo correspondiente a la ejecución contractual.
Todo pago que se haga por parte del Municipio de Tununguá, se realizará previa certificación de recibido a
satisfacción por parte del supervisor del Municipio, soportado en informe de actividades y pagos al sistema de
seguridad social integral
El valor al que se refiere la presente cláusula será cancelado en la siguiente forma: por medio de la Secretaría
de Hacienda Municipal en peso colombianos a través de cheque o transacción en la cuenta corriente o de
ahorros que el contratista señale en una de las entidades financieras afiliadas al sistema automático de pagos,
previos los descuentos de ley.
9. SUPERVISIÓN: La supervisión para el contrato de prestación de servicios profesionales estará a cargo la

SECRETARÏA DE HACIENDA, Quien deberá ejercer las siguientes funciones:
- Hacer cumplir a cabalidad las condiciones pactadas en el presente contrato, las cuales solamente podrán
ser modificadas previo cumplimiento del trámite dispuesto para tal fin, según el procedimiento establecido
por el MUNICIPIO y una vez se alleguen los documentos pertinentes.
- Responder por el recibo a satisfacción de las actividades que comporta la ejecución del objeto del
presente contrato de conformidad con lo pactado en el mismo.
- Coordinar la estructuración de la documentación que se genera con ocasión del contrato y el

correspondiente envío a las áreas que corresponda.
- Requerir al contratista, con copia al respectivo garante, cuando advierta incumplimientos y estructurar los
soportes del caso con las cuantificaciones a que haya lugar, que le permitan adelantar a la entidad el
trámite que corresponda, en observancia especialmente de lo dispuesto en el artículo 86 de la Ley 1474
de 2011 y la reglamentación que esté vigente en el MUNICIPIO en materia de imposición de multas,
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sanciones y declaratorias de incumplimiento frente a los contratistas.
- Elaborar los informes, actas y documentos que la actividad de supervisión comporta, con la remisión
respectiva a las áreas que correspondan.
- Autorizar los pagos al contratista, previa verificación del cumplimiento del objeto dentro del contexto
estipulado y de la acreditación de que el Contratista se encuentra al día en el pago de los aportes que le
corresponden respecto del Sistema de Seguridad Social Integral, de conformidad especialmente con el
parágrafo 1º del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
Ello implica que para la realización de cada pago derivado del contrato, la supervisión debe verificar el
pago de los aportes parafiscales por parte del Contratista relativos al Sistema de Seguridad Social
Integral, así como los propios del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar–ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda, de conformidad
también con lo establecido en el inciso segundo del artículo 41 de Ley 80 de 1993 – modificado mediante
el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. Las mismas verificaciones tendrán que llevarse a cabo por parte de
la supervisión, cuando se pretendan tramitar eventuales adiciones, prórrogas o modificaciones del
contrato, cesión de este, al igual que para la liquidación correspondiente cuando a ésta hubiere lugar. Si
por alguna razón no se hubieran realizado la totalidad de los aportes a cargo del Contratista, el supervisor
deberá establecer y dejar constancia de tal circunstancia, a fin de retener las sumas adeudadas al sistema
y que tengan la destinación legalmente prevista. El área financiera a través de las dependencias que
corresponda, efectuará el giro de los recursos al sistema, con prioridad a los regímenes de salud y
pensiones, en observancia del marco normativo que se encuentre vigente sobre el particular.
- El Supervisor deberá verificar que el Contratista conserve y use adecuadamente los documentos y
expedientes que para la ejecución del objeto pactado se le entreguen, con la obligación del Contratista de
responder por su deterioro o pérdida imputables al mismo. Al momento de la terminación del contrato, el
supervisor deberá verificar que el contratista haya efectuado la devolución de los documentos y
expedientes entregados para el desarrollo del mismo, con la obtención del recibo a satisfacción del área
del MUNICIPIO que corresponda, que deberá anexarse al informe de finalización del contrato; de lo
contrario, se deberá dejar constancia para efecto de tomar las medidas administrativas y jurídicas a que
haya lugar.
- El Supervisor deberá verificar que el Contratista conserve y use adecuadamente los documentos y
expedientes que para la ejecución del objeto pactado se le entreguen, con la obligación del Contratista de
responder por su deterioro o pérdida imputables al mismo. Al momento de la terminación del contrato, el
supervisor deberá verificar que el contratista haya efectuado la devolución de los documentos y
expedientes entregados para el desarrollo del mismo, con la obtención del recibo a satisfacción del área
del MUNICIPIO que corresponda, que deberá anexarse al informe de finalización del contrato; de lo
contrario, se deberá dejar constancia para efecto de tomar las medidas administrativas y jurídicas a que
haya lugar.
- El supervisor deberá verificar que el contratista cumpla las directrices implementadas en el Sistema de
Correspondencia y Archivos Oficiales dispuesto por la entidad, para el manejo integral de la información y
que atienda con la oportunidad debida los radicados y/o oficios para tramite que le sean asignados en el
marco de la ejecución del objeto pactado.
- Al momento de la terminación del contrato, el supervisor deberá verificar que el contratista no presente
radicados y/o oficios para trámite a cargo sin atender o sin descargar en el respectivo aplicativo, lo cual es
necesario para viabilizar el estado de paz y salvo en el contexto de la finalización del contrato.

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ESTUDIO PREVIO
- Cuando se le hubiere entregado al Contratista un carné que lo acredita como tal, el Supervisor deberá
verificar que el Contratista lo porte en lugar visible y en forma permanente dentro de las instalaciones de la
Entidad, con un uso adecuado en virtud del carácter personal e intransferible del mismo. Al momento de
la terminación del contrato, el contratista debe hacer la devolución del carné al supervisor del contrato o a
quien este designe.
ESTUDIO DE MERCADO - ANÁLISIS DEL SECTOR RELATIVO AL OBJETO - FUNDAMENTO DEL VALOR
DEL CONTRATO
ESTUDIO DE MERCADO
ANALISIS DEL MERCADO Y DEMANDA: Considerando que el presente proceso de contratación se enmarca
en las causales de contratación Directa (prestación de servicios profesionales), no hay lugar a la aplicación de
factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable. La verificación de cumplimiento de la
capacidad jurídica, idoneidad y experiencia, para la ejecución del objeto y de las obligaciones contractuales no
dará derecho a la asignación de puntaje, sólo conducirá a determinar si la propuesta es o no aceptada. Por
tratarse de una contratación directa, no se aplicarán factores de evaluación ni de ponderación, siendo en éste
caso, la verificación y comprobación, del cumplimiento de los requisitos jurídicos, financieros y requisitos, la
base para la aprobación de la oferta presentada.
ANALISIS DE LA DEMANDA: En relación con la demanda, se verificó en el sistema electrónico de

contratación pública donde se identificaron contratos relacionados con la necesidad del municipio.
No. PROCESO SECOP: MT-CD-018-2020.

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA
GESTIÓN PARA EL SOPORTE SAAS, ACTUALIZACIÓN Y CAPACITACIÓN
DEL SOFTWARE ERP SIGIEP WEB GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA: MÓDULOS DE CONTABILIDAD, TESORERÍA Y
OBJETO:
PRESUPUESTO ASÍ COMO EL LICENCIAMIENTO DEL SOFTWARE DE
GESTIÓN DE IMPUESTOS, MÓDULO DE IMPUESTO PREDIAL, GESTIÓN
DE RECURSOS HUMANOS, MÓDULO DE NÓMINA PARA LA VIGENCIA
2020
VALOR: $ 25,000,000.00
ENTIDAD MUNICIPIO DE TUNUNGUÁ – BOYACÁ.
CONTRATANTE:

GESTIÓN PARA SOPORTE SAAS DEL SOFTWARE FINANCIERO SIGIEP
DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERÍA, NÓMINA E IMPUESTO
OBJETO:
PREDIAL; ACTUALIZACIÓN, MANTENIMIENTO Y LICENCIAMIENTO E
IMPLEMENTACIÓN DE LOS MÓDULOS DE: ALMACÉN E INVENTARIOS,
FACTURACIÓN DE SERVIVIOS PÚBLICOS, FACTURACIÓN EN SITIO.
VALOR: $ 27,500,000.00
CONTRATANTE:

Código: 20.2.33
NIT: 800099639 – 3
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ESTUDIO PREVIO

GESTIÓN PARA EL SOPORTE SAAS DEL SOFTWARE SIGIEP DE
PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERÍA, NÓMINA, IMPUESTO
OBJETO:
PREDIAL, ALMACÉN E INVENTARIOS, FACTURACIÓN DE SERVIVIOS
PÚBLICOS, FACTURACIÓN EN SITIO, ACTUALIZACIÓN Y
MANTENIMIENTO.
VALOR: $ 6,000,000.00
CONTRATANTE:

GESTIÓN PARA SOPORTE SAAS DEL SOFTWARE FINANCIERO SJT
(SIGIEP) DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERÍA, NÓMINA,
IMPUESTO PREDIAL, FACTURACIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS,
OBJETO:
FACTURACIÓN EN SITIO Y ALMACÉN E INVENTARIOS; CAPACITACIÓN,
ACTUALIZACIÓN, MANTENIMIENTO Y LICENCIAMIENTO E
IMPLEMENTACIÓN DE LOS MÓDULOS DE: IMPUESTO DE INDUSTRIA Y
COMERCIO, ICA Y RETEICA.
VALOR: $ 21,500,000.00
No. PROCESO SECOP: MT-CD-030-2023
PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA EL SOPORTE SAAS DEL SOFTWARE
SIGIEP EN LOS MODULOS DE PRESUPUESTO; CONTABILIDAD,
TESORERÍA, NÓMINA, IMPUESTO PREDIAL, ALMACÉN E INVENTARIOS,
OBJETO: FACTURACIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS, FACTURACIÓN EN SITIO,
INDUSTRIA Y COMERCIO Y RETEICA. ACTUALIZACIÓN,
MANTENIMIENTO Y LICENCIAMIENTO DE LOS MÓDULOS DE
VENTANILLA ÚNICA Y GESTIÓN DOCUMENTAL.
VALOR: $ 30,00,000.00
CONTRATANTE:
Análisis de la Oferta: en relación a la oferta de este servicio y teniendo como punto de partida el artículo 81
mediante Decreto 1082 de 2015, se establece que: las entidades estatales pueden contratar, bajo la
modalidad de contratación directa, la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la
persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la
entidad estatal verifique la idoneidad y experiencia requerida y relacionada en el área de que se trate. En este
caso, no es necesario que la entidad estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador
del gasto debe dejar constancia escrita.
CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE.
En la Contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, la entidad estatal

contratara con personas que estén en la capacidad de ejecutar el objeto, toda vez que cuentan con la
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ESTUDIO PREVIO
idoneidad o experiencia necesaria y cuente con los certificados de soporte lógico; lo cual es verificado por la
entidad estatal. De otra parte, la planta de personal del Municipio no cuenta con el personal suficiente, el
tiempo requerido para el proceso y que cuente con los conocimientos especializados requeridos para la
ejecución de las actividades propuestas en el objeto de la contratación, por lo que procede la misma.
El proponente que se seleccione deberá someterse al proceso de contratación de conformidad con lo

establecido en el Decreto 1082 de 2015. Que reglamenta el Artículo 32 numeral 3º de la Ley 80 de 1993,
numeral 4 del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. Por lo tanto, las condiciones exigidas para el presente
contrato son:
Presentación de una oferta de manera escrita ante la oficina de la Secretaria de Hacienda, indicando la
capacidad para la ejecución del objeto contractual, así como el valor de la misma, el plazo a ejecutar, la forma
de pago; o en su defecto presentación de cotización suscrita por el oferente. Hay que recordar que el
proveedor tiene los derechos de licencia del software y su soporte solo podrá realizarlo dicho proveedor.
TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO

DEL CONTRATO

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ESTUDIO PREVIO
El Municipio realizando una valoración de los posibles riesgos derivados del presente proceso de selección y
de la ejecución del contrato, se determina que la tipificación, estimación y asignación de los riesgos:
Valoración del riesgo

Probabilidad
Categoría
Impacto
DESCRIPCIÓN
Fuente
Etapa
Clase
Consecuencia de la ocurrencia
Tipo
No.
(Qué puede pasar y cómo

del evento
puede ocurrir)
contratación
Operacional
Riesgo bajo
Improbable
General
Interno
Menor
1 Riesgo que no se firme el No cumplimiento de la
3
contrato. presentación de informes.
Contratación
Operacional
Riesgo Alto
Moderado
General
Posible
Interno
2 No se presentan las
No celebración del contrato.
6
garantías necesarias.
Operacional
Riesgo Alto
Moderado
Ejecución
General
No cumplimiento del objeto

Posible
Interno
Sanciones financieras y
3 contractual por parte del
6
disciplinarias a la entidad.
contratista.
Riesgo Alto
Ejecución
General
Externo
Paros, huelgas, actos

Posible
Social
Medio
4 Incumplimiento del contrato,

terroristas y estado de
5
sanciones y multas.
excepción.
Contratación
Operacional
Riesgo Alto
General
Externo
Falta de responsabilidad y
Posible
Mayor
Deficiencia en las funciones de

5 calidad en los servicios
7
la secretaría correspondiente.
prestados.

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CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.
Los pagos correspondientes al presente contrato se harán con cargo al Presupuesto de la Vigencia Fiscal de
2024, acorde con la siguiente descripción:
Para el presente proceso se cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. CDP No.
2024000004, por valor de VEINTE MILLONES DE PESOS M/CTE, ($ 20.000.000,00), de fecha 26 DE ENERO
DE 2024 expedido por la Secretaria de Hacienda Municipal.
RUBRO NOMBRE VALOR

Programas de Informática y bases de datos –
Paquetes de Software Alcaldía – SGP Propósito
2.1.2.01.01.005.02.03.01.01.01 $ 20,000,000.00
General – Libre Destinación Municipios Categorías
4,5 y 6.
INDICACIÓN DE SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTA COBIJADO POR UN ACUERDO

COMERCIAL
En atención a lo consagrado en el artículo 2.1.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, se deja constancia que el
presente contrato estatal no se encuentra cobijado por acuerdo comercial.
En constancia firma,
SADY MARTIN PAEZ CASTELLANOS

Secretario de Hacienda.
Proyecto: Henry Carrillo C. – Apoyo. Sec. De Hacienda

Reviso: Martin Paez C. – Sec. De Hacienda
Aprobó: Martin Paez C.. – Sec. De Hacienda


MT-CD-021-2024 Estudio Previo Aaa

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Código: 20.2.

ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS.

CONTRATACIÓN DIRECTA – CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE

FECHA: FEBRERO DE 2024.

Así mismo, y teniendo en cuenta que:

De un tiempo a esta parte, la jurisprudencia ha venido reconociendo el carácter de herramienta de trabajo a

- Información en tiempo real para la toma de decisiones.

En consecuencia, es conveniente contratar el soporte, capacitación y actualización de todas las herramientas

DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES ESCENCIALES, Y LA

IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO.

El Código de este servicio se encuentra codificado en el clasificador de bienes y servicios en el sistema de

Clasificación UNSPSC Segmento Familia Clase Producto Nombre

OBJETO. “PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SOPORTE SaaS, ACTUALIZACIÓN,

2. ESPECIFICACIONES ESENCIALES –ALCANCE DEL OBJETO.

DESCRIPCIÓN DEL OBJETO.

1. MANTENIMIENTO Y SOPORTE TÉCNICO A DISTANCIA A LOS PROGRAMAS

“POR TUNUNGUA Y POR SU GENTE”

MEDIOS DE SOPORTE (Soporte no presencial).

ITEM MÓDULO (HORAS)

4. ACTUALIZACIONES: Nuevas versiones de los aplicativos (cambios en la normatividad), según cambios

“POR TUNUNGUA Y POR SU GENTE”

de datos de cada uno de los módulos manejados.

3. ANÁLISIS DEL SECTOR.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual

Se celebrará un contrato de prestación de servicios profesionales; por lo tanto, se configura la modalidad de

contratar corresponden a los diferentes sectores que habla la ley en mención.”

PERSPECTIVA COMERCIAL, FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL.

4. DOCUMENTOS HABILITANTES DEL PROPONENTE:

Propuesta técnica de acuerdo con los requerimientos del presente estudio.

5. ANALISIS DEL VALOR ESTIMADO.

RUBRO DESCRIPCIÓN VALOR

6. PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo de la ejecución del presente contrato será de HASTA EL 27 DE

7. LUGAR DE EJECUCIÓN: MUNICIPIO DE TUNUNGUÁ (BOYACÁ)

9. SUPERVISIÓN: La supervisión para el contrato de prestación de servicios profesionales estará a cargo la

- Coordinar la estructuración de la documentación que se genera con ocasión del contrato y el

sanciones y declaratorias de incumplimiento frente a los contratistas.

“POR TUNUNGUA Y POR SU GENTE”

ANALISIS DE LA DEMANDA: En relación con la demanda, se verificó en el sistema electrónico de

No. PROCESO SECOP: MT-CD-018-2020.

No. PROCESO SECOP: MT-CD-026-2021.

“POR TUNUNGUA Y POR SU GENTE”

No. PROCESO SECOP: MT-CD-022-2022.

No. PROCESO SECOP: MT-CD-032-2022.

CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE.

En la Contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, la entidad estatal

El proponente que se seleccione deberá someterse al proceso de contratación de conformidad con lo

TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO

“POR TUNUNGUA Y POR SU GENTE”

Valoración del riesgo

(Qué puede pasar y cómo

No cumplimiento del objeto

Paros, huelgas, actos

4 Incumplimiento del contrato,

Deficiencia en las funciones de

“POR TUNUNGUA Y POR SU GENTE”

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.

RUBRO NOMBRE VALOR

INDICACIÓN DE SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTA COBIJADO POR UN ACUERDO

SADY MARTIN PAEZ CASTELLANOS

Proyecto: Henry Carrillo C. – Apoyo. Sec. De Hacienda

“POR TUNUNGUA Y POR SU GENTE”

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