ID: 4750 (CO)

IDENTIFICACIÓN DE LOS ASOCIADOS DEL NEGOCIO Versión: 004

Circular Externa 0170 de octubre del 2002.
Fecha: 02Jun23

1. Información general de la Compañía

Espacio para ser diligenciado por DHL Espacio para ser diligenciado por el Asociado

Fecha 3/5/2024 Razón Social del Asociado de Negocio

Tipo de vinculación Nuevo POLARIS LABS COLOMBIA SAS

Solicitud de crédito SI Identificación NIT 901290332-1 Tipo de empresa o sociedad Sociedad por Acciones Simplificada - S.A.S.

Cupo total solicitado 70,000,000 Dirección sede principal KM 3 4 Via Bogota-Siberia Centro Empresarial Metropolitano Bg 21 Casa Matriz

Plazo solicitado 30 DIAS Tiempo de creación Años 4 Meses Teléfono 3043291501 Ciudad Bogota
6
Forma Pago A crédito Página web https://polarislabs.com Correo electrónico principal invoicingcolombia@polarislabs.com

Tipo de Cliente BC Actividad económica 7120 Descripción de la actividad Servicios de analisis de fluidos
Productos AFR, CDZ, OFR Descripción de la mercancía/ producto:
Ej: AFRE, AFRI, OFRE, OFRI, CDZ, IWS, DOM

2. Información de Representantes Legales, Accionistas y Socios

Espacios para ser diligenciados por el Asociado
Representante Legal Tipo de documento Número de documento Dirección
Carlos Eduardo Ramirez Perez CC 91,234,065 Bogota - Colombia

Accionistas y/o Socios Tipo de documento Número de documento Participación % Revisor Fiscal
Polaris Laboratories Canada INC C.E. 263163674 90.00% Nombre N/A
Luis Eduardo Galindo Orellana Pas 1765435460101 5.00% Tipo y No. de Documento
Marcelo Morales Arreaga Pas 2596865140101 5.00% No. Tarjeta profesional

3. Declaración Personas Expuestas Políticamente (PEP*) aplica para Representantes Legales, Accionistas y/o socios
* PEP - Persona Expuesta Políticamente: 1) Las Personas Expuestas Políticamente de acuerdo con el Decreto 1674
¿Maneja recursos públicos o tiene poder de disposición sobre éstos? NO de 2016, es decir, aquellos individuos que desempeñan o han desempeñado funciones públicas destacadas como
jefes de Estado, polìticos de alta jerarquía, funcionarios gubernamentales, judiciales o militares de alta jerarquía, altos
¿Tiene grado de poder público o desempeña una función pública prominente o destacada en el estado relacionada con alguno ejecutivos (directores y gerentes) de empresas sociales, industriales y comerciales del Estado y de sociedades de
de los cargos descritos en el decreto 1674 de 2016? NO economìa mixta, unidades administrativas especiales y funcionarios importantes de partidos políticos; 2) Los
representantes de organizaciones internacionales y 3) Las personas que gozan de reconocimiento público.
¿ Usted desempeña en la actualidad o ha desempeñado en los últimos 24 meses cargos o actividades en los escenarios
descritos previamente? NO ** Vínculo: Las personas que tengan sociedad conyugal de hecho o de derecho, los
familiares hasta el segundo grado de consanguinidad (padres, hijos, hermanos, abuelos y nietos), segundo de afinidad
¿Tiene familiares hasta el segundo grado de consanguinidad y afinidad que encajen en los escenarios descritos previamente (yernos, nueras, suegros y cuñados) y primero civil (padres adoptantes e hijos adoptivos) con una Persona Expuesta
(vínculo**)? NO Políticamente.

En caso que como Representantes Legales, Accionistas y/o socios cuenten con (PEP*) por favor, relacionar a continuación:
Fecha vinculación Fecha desvinculación
Nombre y Apellidos Identificación Cargo Ciudad
dia mes año dia mes año

4. Información financiera
Nombre del Gerente o Director Financiero Cargo Correo electrónico Ciudad Teléfono
Jarod Downing Director Financiero jdowning@polarislabs.com Indianapolis USA 13178083750

Nombre contacto Tesorería / pagos Cargo Correo electrónico Ciudad Teléfono

Juan Pimto Contador jparra@polarislabs.com Boogota 3142754832
Ricardo Lopez Supervisor de Contabilidad rlopez@polarislabs.com Indianapolis USA 13178083750
Los pagos están administrados por un portal web? NO En caso afirmativo, indique la dirección del sitio web:

SI En caso afirmativo, indique el nombre de la Entidad: Mazars Colombia

Los pagos están administrados por un tercero?
Teléfono 6012563004 Correo Electrónico: luisa.rada@mazars.com.co

Año Activo corriente Activo total Pasivo corriente Pasivo total Patrimonio Utilidad Operativa Inventario Utilidad Neta Ingresos mes Egresos mes Cifras en:

2022 $ 1,483,726,000 $ 2,579,481,000 $ 2,082,317,000 $ 4,921,447,000 -$ 2,839,130,000 $ 1,231,438,000 $ 168,165,000 -$ 1,082,082,000 $ 200,730,250 $ 156,860,833 Pesos Colombianos
2021 $ 742,708,000 $ 1,689,118,000 $ 1,290,760,000 $ 2,949,001,000 -$ 1,259,884,000 $ 228,111,000 $ 120,757,000 -$ 1,108,452,000 $ 59,762,333 $ 84,239,166 Pesos Colombianos

5. Información Facturación
Facturar a nombre de: Correo para envío facturación electrónica Fecha limite de recepción de facturas
POLARIS LABS COLOMBIA SAS invoicingcolombia@polarislabs.com

6. Información Tributaria
Tipo de Contribuyente Agente Retenedor:
Autorretenedor NO Gran Contribuyente NO
Responsable de IVA SI Régimen simple NO Renta NO IVA NO ICA NO
No. Resolución: No. Resolución:

Correo para solicitud de certificados: Telefonos

7. Información transaccional - moneda extranjera

Instrumento de Pago Entidad Financiera Sucursal Tipo de Cuenta Número de Cuenta Realiza operaciones en moneda extranjera? SI
Transferencia electronica Bancolombia Bogota Ahorro 4000031483 Ciudad USA

Nombre completo de las personas que realizan directamente las Operaciones de Comercio
Número de documento Dirección e-mail
Exterior
Connor Steeb Indianpolis - USA csteeb@polarislabs.com
Wadid Cantillo Bogota - Colombia wcantillo@polarislabs.com

Nombre completo de las personas o entidades beneficiarias de las Operaciones de Comercio

Número de documento Dirección e-mail
Exterior
Polaris Laboratories LLC Indianpolis - USA csteeb@polarislabs.com

7.1 Canalización de Divisas - operaciones de comercio exterior

Entidad intermediadora para

Forma de pago de la operación Instrumento de pago
Transfereencia Bancaria el reintegro o reembolso de Bancolombia Electronica Ciudad Bogota
(Importador - Exportador): (medio)
divisas:
 ID: 4750 (CO)
IDENTIFICACIÓN DE LOS ASOCIADOS DEL NEGOCIO Versión: 004
Circular Externa 0170 de octubre del 2002.
Fecha: 02Jun23

8. Información Comercial
Razón social Cliente Principal NIT Funcionario de contacto e-mail teléfono

Razón social referencia comercial NIT Funcionario de contacto e-mail teléfono

Ceva Freight Management de Colombia 830079716-6 Ricardo Rodriguez / Julian Rodriguez Julian.Rodriguez@Cevalogistics.com 13906841
Agencia de Aduana Ceva Logistics SAS 860506204-9 Ricardo Rodriguez / Julian Rodriguez Julian.Rodriguez@Cevalogistics.com 13906841

9. Manifestación Suscrita - Requisito del Operador Económico Autorizado (OEA)

Análisis y Administración del Riesgo: Contar con un sistema de autogestión del riesgo, del lavado de activos y financiación al terrorismo (Sarlaft) enfocado en la cadena de suministro internacional, que prevea la identificación de actividades ilícitas.

Asociados de Negocio. Contar con una selección y monitoreo permanente de los asociados de negocio (Cliente, Proveedor) para protegerse de actividades ilícitas o verse involucrado en incidentes de contaminación de sus cadenas de suministro

Seguridad del contenedor y demás unidades de carga. Contar con medidas implementadas para realizar la inspección y mantener la integridad de los contenedores y unidades de carga, incluido el medio de transporte, con el fin de prevenir la ocurrencia de
incidentes de seguridad, desde el punto de llenado hasta el punto de entrega en la bodega del asociado de negocio (Cliente, Proveedor). Instalar sellos de alta seguridad que cumplan o excedan los estándares contenidos en la norma vigente ISO 17712 a los
contenedores cargados y demás unidades de carga precintables y exigirlo a su asociado de negocio que le presta este servicio lo controle y lo cumpla

Control de acceso físico. Contar con controles de acceso a las instalaciones de la empresa para prevenir el ingreso de personas no autorizadas, mantener el control de empleados, subcontratistas y visitantes

Seguridad del Personal. Contar con procedimiento para la selección, contratación y retiro del personal

Seguridad de los Procesos. Contar con procedimientos para garantizar la trazabilidad, integridad y la seguridad de los procesos relativos al manejo, almacenamiento y transporte de su carga en la cadena de suministro. Igualmente tener instrumentos y procesos para
reportar a las autoridades competentes los casos en que se detecten actividades ilegales o sospechosas en su cadena de suministro internacional y exigirlo a su asociado de negocio que le presta este servicio lo controle y lo cumpla
Seguridad Física. Contar con medidas que garanticen la seguridad de todas sus instalaciones, así como la vigilancia y control de los perímetros exterior e interior. Si cuenta con instalaciones para el manejo y almacenamiento de carga debe tener barreras físicas y
elementos de disuasión para protegerlas contra el acceso no autorizado.
Seguridad en Tecnología de la Información. Contar con medidas de prevención y protección para mantener la confidencialidad e integridad de los sistemas de información, acceso a la documentación y de los sistemas utilizados en sus operaciones comerciales y
un plan de contingencia informática y exigirlo a su asociado de negocio critico que le presta este servicio lo controle y lo cumpla
Entrenamiento en Seguridad y Conciencia de Amenazas. Contar con programas de formación para que sus empleados en todos los niveles, desarrollen la capacidad de mantener la integridad de las cadenas de suministro reconociendo las amenazas internas y
externas en cada punto de la cadena.

Seguridad Sanitaria y Fitosanitaria. Cuando aplique, cumplir con la normatividad sanitaria y fitosanitaria vigente en el país

10. Declaraciones
VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN. El Representante Legal del Asociado de Negocios declara expresamente que toda la información reportada y registrada es fiel a la realidad y ajustada a las actividades empresariales o profesionales de su empresa, asumiendo
plenamente toda responsabilidad por los daños y perjuicios que se puedan ocasionar por errores, falsedades e inexactitudes o de la violación del presente documento. Adicionalmente declara su compromiso para actualizar anualmente toda información reportada y
registrada o aquella solicitada específicamente.

TRATAMIENTO DE DATOS. El Representante Legal del Asociado de Negocios, obrando en representación de la empresa, mediante la firma de este documento autorizo de manera voluntaria, previa, expresa e informada a DHL GLOBAL FORWARDING COLOMBIA*
en calidad de RESPONSABLE, para tratar mis datos personales de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales de DHL, disponible en la página web de la empresa www.logistics.dhl/co-es; por lo tanto queda autorizado para recolectar, compilar,
almacenar,depurar y suprimir mis datos personales recolectados con anterioridad, con las finalidades de formalizar y cumplir con la documentación necesaria dentro de los procesos de inscripción y registro de Clientes, Proveedores y Contratistas.
*DHL Global Forwarding (Colombia) S.A.S. (860030380-2), DHL Global Forwarding Zona Franca (Colombia) S.A.(830025224-2), DHL Global Forwarding Depósito Aduanero (Colombia) S.A.(860038063-9) y Agencia de Aduanas DHL Global Forwarding (Colombia) S.A.
Nivel 1(830002397-9), conjuntamente entendidas como DHL GLOBAL FORWARDING COLOMBIA.
- NOTA: Como parte de la estrategia de La Organización, las diferentes razones sociales de DHL GLOBAL FORWARDING COLOMBIA* poseen, una alianza estratégica para intercambiar información de los asociados de negocio. Lo anterior, busca complementar la
oferta de productos o servicios y mejorar la experiencia de los asociados. Por consiguiente, al firmar este documento se autoriza a las empresas mencionadas anteriormente para compartir entre ellas la información aquí consignada.
*DHL Global Forwarding (Colombia) S.A.S. (860030380-2), DHL Global Forwarding Zona Franca (Colombia) S.A.(830025224-2), DHL Global Forwarding Depósito Aduanero (Colombia) S.A.(860038063-9) y Agencia de Aduanas DHL Global Forwarding (Colombia) S.A.
Nivel 1(830002397-9), conjuntamente entendidas como DHL GLOBAL FORWARDING COLOMBIA.

DECLARACION DE ORIGEN Y DESTINO DE LOS RECURSOS. El Representante Legal del Asociado de Negocios declara expresamente que las actividades empresariales o profesionales de su empresa son lícitas y se ejercen dentro del marco legal, y que los
recursos de que dispone no provienen de alguna de las actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano. Del mismo tenor declara que los recursos derivados del ejercicio de las actividades empresariales o profesionales, no son ni serán destinados al
lavado de activos, ni a la financiación del terrorismo ni de grupos o de actividades terroristas, ni a la proliferación de armas de destrucción masiva.

POLÍTICA ANTICORRUPCIÓN Y SOBORNO. El Representante Legal del Asociado de Negocios declara expresamente que entiende y acepta que la Empresa exige el cumplimiento de toda la normatividad de anticorrupción y antisoborno aplicable y vigente en el
ejercicio de su actividad; que la empresa aplica los valores de integridad y transparencia promoviéndolos y estableciéndolos como parte de su cultura organizacional en el Código de Ética y Conducta de su página Web; que la Empresa aplica tolerancia cero a todo tipo
de actividades de corrupción de cualquier naturaleza, ya sea cometida por empleados o por un tercero que actúe en nombre y representación de la misma; y, que la Empresa ha adoptado el documento de referencia de la Convención de las Naciones Unidas contra la
Corrupción (Resolución 58/4 de la Asamblea General del 31 de octubre de 2003), implementando para ello todo tipo de medidas necesarias para la prevención y mitigación de los factores de riesgo asociados a la corrupción y soborno que se puedan materializar,
corroborando que la compañía está decidida a evitar la corrupción y a luchar contra ella.

Su solicitud de crédito será estudiada con base en la documentación soporte solicitada. De encontrarlo procedente DHL podrá otorgar un plazo de pago superior a 30 días. Dicho plazo podrá ser modificado unilateralmente por DHL en aquellos eventos en que haya un
incumplimiento en el pago o se modifiquen de manera sustancial las circunstancias y soportes que dieron fundamento a la extensión de plazo de pago.

Dando cumplimiento a lo establecido en la circular 0170 de 2002 de la DIAN y demás normas concordantes y complementarias, por medio del presente documento declaro que mis ingresos y mis activos provienen de ACTIVIDADES LICITAS y además me
comprometo a:

1.No realizar directamente, por cuenta o a través de terceros actividades ilícitas contempladas en el código Penal Colombiano o en cualquier norma que modifique o adicione; ni a efectuar operaciones que faciliten o se destinen a tales actividades.

2. Desde ahora me obligo a actualizar y suministrar por lo menos una vez al año la información aquí señalada, previa solicitud expresa de DHL Global Forwarding (Colombia) y a informar y reportar oportunamente cualquier cambio de dirección, domicilio y/o teléfono
que se presente; autorizo a DHL Global Forwarding* en forma permanente e irrevocable para que exclusivamente, mientras subsista alguna relación comercial u obligación insoluta, con fines estadísticos y de información interbancaria, consulte e informe a la
Asociación Bancaria o cualquier otra central de información legalmente constituida, todo lo referente a mi endeudamiento en el sector fiinanciero, información comercial disponible sobre el cumplimiento y manejo dados a los compromisos adquiridos con dicho
sector, así como mi comportamiento como cliente de DHL Global Forwarding* en general y en especial sobre los saldos que a su favor resulten de todas las operaciones realizadas bajo cualquier modalidad.
*DHL Global Forwarding (Colombia) S.A.S.( 860030380-2), DHL Global Forwarding Zona Franca (Colombia) S.A.(830025224-2), DHL Global Forwarding Depósito Aduanero (Colombia) S.A.(860038063-9) y Agencia de Aduanas DHL Global Forwarding (Colombia) S.A.
Nivel 1(830002397-9), conjuntamente entendidas como DHL GLOBAL FORWARDING”.

Lo anterior implica que la información reportada permanecerá en la base de datos de la Asociación Bancaria o de la central de información autorizada por la Ley, durante el tiempo que la misma ley establezca de acuerdo con el momento y las condiciones en que se
efectué el pago de las obligaciones, en consecuencia las Entidades del sector financiero afiliadas a la central de información (CIFIN) o cualquiera otra central de información legalmente constituida conocerán mi comportamiento presente y pasado relacionado con el
cumplimiento de mis obligaciones.

Finalmente declaro conocer y aceptar los términos y condiciones o contratos (según aplique) así como los reglamentos vigentes de DHL Global Forwarding Colombia.

FIRMA DEL DOCUMENTO. El Representante Legal del Asociado de Negocio declara expresamente que firma el presente documento como constancia de lectura, entendimiento y aceptación de la información registrada y de las declaraciones enunciadas, para dar
cumplimiento a lo señalado en la circular externa 0170 del 2002 expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la ley 526 de 1999, la ley 599 del 2000 y la ley 190 de 1995 (estatuto anticorrupción) y demás normas legales concordantes para el
desarrollo de operaciones de Comercio Exterior.

11. Espacio para firma huella del Representante legal del asociado de negocio

Nombre: Cargo:

Tipo de documento CC CE Número Firma

12. Entrega de documentos

Junto con el presente formulario diligenciado, se deben entregar los siguientes documentos:
Certificado de existencia y representación legal con vigencia no superior a treinta (30) días
RUT completo y con fecha de generación del año en curso
Copia del documento de identificación del Representante Legal legible
Autorización para el tratamiento de datos personales
Estados Financieros del último periodo gravable
Copia de la certificación / calificación OEA, AEO o CTPAT , BASC, ISO