1.

Instructivo de cómo realizar una orden de compra

a. Pasos
i. Paso 1
Lo primero que se debe hacer es entrar a SAP.
Mi usuario es “sebalonp” y la clave es “Sebastian1” con la “S” Mayúscula.
 ii. Paso 2
Ingresar a la transacción ME21N.
Esta es la transacción que se utiliza para realizar las órdenes de compra. Las transacciones que se utilizan en las órdenes de compra son las
siguientes.
A. ME21N = Transacción para crear una orden de compra
B. ME22N = Transacción para modificar una orden de compra
C. ME23N = Transacción para visualizar orden de compra
D. ME29N = Transacción para que la jefe libere órdenes de compra

3 2
4
En donde está el número 1: se escribe el NIT del proveedor sin puntos ni código de verificación y luego enter
En donde está el número 2: se escribe OC03, este es la organización de compras de las áreas de Apoyo y luego enter
En donde está el número 3: se escribe RH3, este es el grupo de compras de Relaciones Laborales y luego enter.
En donde está el número 4: se escribe COL1, en la mayoría de los casos no es necesario pues se escribe solo
Debe quedar así:
La segunda columna donde dice “i” se debe escribir “K” cuantas veces se vayan a poner posiciones. Hay facturas que se cargan a varios
centros de costo, eso significa que hay que escribir tantas “k” como centros de costo, después enter.
La cuarta columna donde dice “Material” es el código de SAP que se tiene asignado para generar las órdenes de compra. Los materiales que
se usan son los siguientes:

¿Tiene cuenta contable Cuenta contable a

Código material Nombre del material En qué casos de usa
ligada? utilizar
Cuando llega una
HONORARIOS
factura de Pérez y
79500037 ASESORIA JURIDICA NO 5110950100
Pérez cobrando un
EXTERNA
proceso específico
Cuando llega la factura
HONORARIOS mensual del pago de
90003093 SI 5110950147
GESTION HUMANA honorarios por ser
nuestros abogados
Cuando llegan las
HONORARIOS facturas de SISO se
87009590 PROFESIONALES - pone este material SI 5195958601
USO DE SISO para lo que vayan a
cobrar
Cuando se hagan
77000241 OTRAS IMPRESIONES SI 5135950901
impresiones

Una vez se ha introducido el material se oprime enter y automáticamente se pone el nombre.

Luego se va a poner en amarillo la columna 15 que dice “Ce.” Esos son los centros logísticos. En teoría no sé para qué funciona pero sé que
hay que poner el código que indicare a continuación dependiendo de la Gerencia a la que se le hará el cargue del gasto. Luego en la columna
6 poner cuantas cantidades se van a pedir, normalmente siempre es 1.
 GERENCIA CENTRO DE COSTOS Centro Logístico Impuesto
AUDITORÍA INTERNA 608000003 CA01 BM
CENTROS DE SERVICIO COLSUBSIDIO 612003005 CA01 BM
CONTACT CENTER COLSUBSIDIO 612003101 CA01 BM
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 600000006 CA01 BM
FONDOS PROPIOS GERENCIA DE EDUCACIÓN 300000012 CA07 BM
FOSFEC 820000000 CA01 BM
GERENCIA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 302290003 CA06*** BI
GERENCIA DE CRÉDITO SOCIAL 503000007 CA08 BM
GERENCIA DE GESTIÓN HUMANA 603000004 CA01 BM
GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA SC 605000003 CA01 BM
GERENCIA DE MEDICAMENTOS 100000010 CA03 BI
GERENCIA DE OPERACIONES Y TESORERÍA SC 601000600 CA01 BM
GERENCIA DE PROCESOS Y SERVICIO AL CLIENTE 613000006 CA01 BM
GERENCIA DE RECREACIÓN Y TURISMO 302000014 CA06 BI
GERENCIA DE SALUD IPS 200000021 CA04 BM
GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS 612000004 CA01 BM
GERENCIA DE SUPERMERCADOS 100000009 CA02 BI
GERENCIA DE TECNOLOGÍA 603020003 CA01 BM
GERENCIA DE VIVIENDA 400000008 CA05 BM
OFICINA JURÍDICA Y SECRETARÍA GENERAL 607000003 CA01 BM
PLANEACIÓN 606000003 CA01 BM
PROYECTOS VIVIENDA (en blanco) CA01 BM
SUBDIRECCIÓN COMERCIAL 604000004 CA01 BM
SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL 611000000 CA01 BM
SUBDIRECCIÓN FINANCIERA 602000003 CA01 BM

Lo que yo recomiendo es que primero se haga un excel con todos estos datos para luego copiar y pegar en SAP.

Una vez estén puestos todos los centros logísticos SAP va a pedir que por cada una de las posiciones creadas se ponga el centro de costo al
que será cargado el dinero.
Debe quedar todo de la siguiente manera

Una vez esto quede así, SAP empezará a pedir Centro de Costo. Para este ejemplo no pedirá cuenta contable debido que el material que se
está usando ya tiene una cuenta contable ligada.
El centro de costo se pone en donde señala la flecha.

El centro de costo se encuentra en la tabla anterior, allí están todos los Cecos de SISO. Estos solo los manejamos nosotros.

Una vez introducido el Centro de Costo, SAP va a pedir que se ingrese el Precio neto, acá se introduce el precio sin IVA es importante
tener en cuenta que es sin iva, pues luego se va a poner el indicador para que la factura quede como debe ser.
En algunos casos puede ocurrir lo siguiente

Dice que el material no está catalogado en el centro CA08, lo que se debe hacer es mandar un correo a Jairo Peña pidiéndole que extienda
el material a los centros logísticos del CA01 al CA08 o se puede cambiar por CA01. De todos modos ya envié el correo y dejo en el adjunto el
formato que se debe diligenciar en la extensión del material.

Una vez ya están puestos los centros de costo se debe modificar el IVA. Los IVAS van de acuerdo con la Gerencia. Hay 4 gerencias a las que
se les cobra un IVA descontable (BI) (Gerencia de Supermercados, Gerencia de Medicamentos, Gerencia de Recreación y Turismo y Gerencia
de Alimentos y Bebidas) el resto de las Gerencias se toma el IVA con Mayor valor (BM). Hay un caso excepcional y es que cuando en la factura
no cobran IVA no se escribe ni BM ni BI se escribe 26.
Acá en indicador de impuesto se escribe

 BI para las gerencias (Supermercados, Medicamentos, Recreación, Alimentos y Bebidas)

 BM para las demás Gerencias
 26 cuando no cobran IVA

Una vez modificados todos los indicadores de impuesto, se debe verificar que el valor correspondiente a la factura sea el mismo que salga
en las condiciones de SAP, eso se mira dando click en
Debes fijarte que el valor efectivo sea igual al valor de la factura. Si es el miso ya puedes darle guardar como indica el cuadrado amarillo.
De aca pueden resultar dos cosas.

1. Te dice grabar. Si dice grabar es porque hay presupuesto en la cuenta contable y la orden de compra ya está lista para liberación de
la jefe
2. Te dice tratar y retener es porque en alguno de los centros de costo no hay dinero para grabar la orden de compra, esto es lo más
frecuente, de acá sale esta imagen
Tú le das click en Tratar y te sale lo siguiente

En donde sale un círculo rojo es porque no hay dinero “presupuesto anual superado en $xxx.xxx” al lado en el signo de interrogación das
click ahí y vas a esta pantalla
Este es el pantallazo que le debes enviar a alejandro prieto. Alejandro es nuestro jefe financiero, su ayudante es Claudia Yazmine Beltran.
Lo debes enviar al correo de ajustes presupuestales y al de alejandro que son: ajustes.presupuestalespsmcsc@colsubsidio.com y
Alejandro.Prieto@colsubsidio.com ellos te dicen cuando puedes volver a guardar la orden para que quede liberada.
Una vez tú has enviado los correos le das Retener

Y en la parte final se ve el numero de la orden de compra. FUNDAMENTAL QUE LO ANOTES, porque es el número que tienes que darle a la
jefe para que apruebe la orden de compra y luego hacerle el registro contable.