¿Qué es un Plan Operativo Anual (POA)?
Es un documento donde se plasma las estrategias de acción de
unas empresas orientadas al futuro (a cumplir en el periodo de un
año)
Incluye:
Objetivos
Presupuesto
labores
Este documento debe contener a grandes rasgos:
Estadísticas e indicadores anuales
Actividades para lograr cada meta
Personas responsables de cada actividad
Recursos necesarios
Cronograma de actividades
Características de un plan operativo anual
El POA debe ser un documento breve, concreto y sencillo. Para
elaborarlo se requiere de la participación del personal o el
equipo que hará uso de él. Además de los objetivos y las
descripciones de las actividades, el plan debe incluir fechas límite
para concluir las tareas indicadas.
Este documento puede ser tan extenso como sea necesario para
establecer todos los puntos que ayudarán a planificar tu negocio a
lo largo de 12 meses.
y estas son sus características:
Claridad en el planteamiento
Necesita ser un documento que no se preste a interpretaciones o
subjetividades; cada punto debe ser simple, lógico y estar ligado
a un objetivo.
Estratégico
Un Plan Operativo Anual siempre se desprenderá de una estrategia
general de negocios, del cual se desglosarán los objetivos.
Proyección a futuro
Todo su contenido se orienta hacia el futuro, es decir,
se plantea un contexto actual, se realizan las proyecciones de a
dónde se quiere llegar y cómo hay que avanzar para alcanzar ese
futuro.
Establece prioridades
Es una característica fundamental: este plan tiene que establecer
prioridades para resolver primero lo más urgente, importante y
necesario.
Favorece el orden
Se trata de un documento cuyo orden permite asignar
responsabilidades y delegar labores para que todo marche como
un engranaje que dé movimiento a la compañía.
Coherencia
El POA debe alinearse con el plan estratégico de tu empresa y
basarse en sus estrategias comunes.
Comprensión
Cuanto más conciso sea este documento, será más propicio para
que los trabajadores comprendan a cabalidad las acciones,
estrategias y objetivos que lo conforman.
Viabilidad
Todos los objetivos y la información incluida deben estar
respaldados por los expertos de la empresa. Antes de ponerlo en
marcha, los recursos y presupuestos también deben estar
asegurados.
Rentabilidad
Se debe comprobar el costo-beneficio de cada objetivo planteado,
para garantizar que todas las metas brinden un valor real a la
empresa.
Si bien cada empresa elaborará un plan diferente según sus
necesidades, los puntos que acabamos de mencionar son
indispensables al momento de redactar un POA por vez primera.
Importancia del plan operativo anual en una empresa
El objetivo principal del plan operativo anual es visualizar los
procesos y objetivos que el equipo debe alcanzar mes con mes.
Elaborar este tipo de plan te permite notar errores y variaciones
en tus operaciones, y hacer los cambios necesarios para
mantener el orden en los procesos que se llevan a cabo en la
empresa.
Además, conlleva las siguientes ventajas:
Proporciona una guía clara para hacer el seguimiento de
las actividades mensuales por el periodo de un año
Ayuda a establecer prioridades en cada área de la
empresa
Facilita las decisiones de los líderes de equipo y gerentes
Favorece la comunicación y fomenta el trabajo en equipo
organizado bajo un mismo esquema de trabajo
Permite que se lleven a cabo el seguimiento, la evaluación
y la modificación de las actividades en caso necesario
Estructura de un plan operativo anual
Portada
Agrega los datos institucionales como el título del plan operativo
anual, nombre del departamento o área y fecha.
Índice
Indica todos los temas y el orden en que los abordarás.
Introducción
Se trata de un planteamiento donde se destaca la relevancia del
POA, sus características, metodologías y otros aspectos
importantes. Te sugerimos elaborarla al final para que no olvides
incluir ningún detalle.
Justificación
Se indican las razones por las cuales el POA ha sido creado y
cuáles son sus contribuciones a la empresa.
Estructura organizativa
Este elemento ayuda a identificar a los responsables del plan operativo.
También deben establecerse las actividades y labores de cada
integrante del equipo.
Análisis FODA
Resulta necesario diagnosticar el entorno en el que se
desenvuelve la empresa. En él se consideran los aspectos internos
y externos que influyen en la gestión de los procesos.
Objetivos estratégicos
Son los objetivos generales de la empresa (a largo plazo) que
definen las metas a alcanzar.
Objetivos tácticos
Son los objetivos a mediano plazo.
Metas
Se desprenden de los objetivos y deben ser específicas, medibles,
relevantes y cuantificables.
Indicadores
Se relacionan con los objetivos estratégicos y permiten conocer
los niveles de eficacia, eficiencia y productividad.
Resultados esperados
Pueden expresarse de forma cuantitativa y cualitativa. Se
documentan con base en los planes, programas y proyectos del
POA.
Ahora que conoces la estructura general de un plan operativo
anual, es momento que lo lleves a la acción. Pero antes, te
mostraremos algunos ejemplos que te servirán de inspiración o,
simplemente, para entender mejor cómo puede verse un POA.
Cómo hacer un plan operativo anual
1. Diseña tu portada.
2. Redacta una introducción y una justificación del POA.
3. Describe la estructura organizativa que interviene en el POA.
4. Realiza un análisis FODA.
5. Determina tus objetivos estratégicos y tácticos.
6. Señala tus metas.
7. Identifica los indicadores de éxito.
8. Haz una lista de resultados esperados.
9. Establece un presupuesto.
10. Anuncia tu POA.
11. Ajusta el plan conforme sea necesario.
