Manual SIBO Almacenes-Hospitales

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Manual de Usuario SIBO (Hospitales)
MANUAL DE USUARIO
Sistema SIBO
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I. Instrucciones para Ingresar al Sistema:

1. Escriba en la barra de direcciones https://sibompps.farmapatria.com.ve para ingresar al sistema,
aparecerá una pantalla como la siguiente:
2. Ingresar nombre de usuario y contraseña y haga clic en el botón “Enviar”.
3. El sistema mostrará la siguiente pantalla de inicio.
II. Instrucciones para Recepcionar los Despachos (Menú Almacén).

1. Haga clic en el menú “Almacén – Recepción – Registrar Recepción”, el sistema mostrará la
siguiente pantalla:

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2. Ingrese las fechas de los pedidos que desea recepcionar y haga clic en el botón “Buscar” para
visualizar los despachos no recepcionados. Tal como se muestra en la siguiente pantalla:
3. Haga clic en el Checkmark y se visualizará detalladamente el contenido del despacho

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3. En el campo Cantidad Recibida ( al hacer clic en este icono colocara automáticamente las
mismas cantidad que aparecen en la columna cantidad), se deberá colocar la cantidad que
realmente está recibiendo y por ultimo hacer clic en el botón insertar para guardar esta
información, en caso de haber discrepancias en cantidades, se coloca la cantidad real recibida y
en el campo observación una breve descripción del porque la discrepancia.

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III. Instrucciones para Consultar los Despachos Recepcionados.
1. Haga clic en el menú “Almacén – Recepción – Consultar Recepción”, el sistema mostrará la
siguiente pantalla:
2. Ingrese las fechas de búsquedas que desea consultar y haga clic en el botón “Buscar” para
visualizar los despachos recepcionados. Tal como se muestra en la siguiente pantalla:
3. Haga clic en el icono y se visualizará en formato PDF el acta de recepción.

IV. Instrucciones para el menú de Inventario.
1. Haga clic en el menú “Inventario – Inventarios”, el sistema mostrará la siguiente pantalla:

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2. En el motor de búsqueda usted podrá ingresar el campo texto a buscar el nombre del medicamento
o material que deseas localizar y luego hacer clic en la opción Buscar. Si desea ver todos los
productos existentes en su inventario puede hacer clic únicamente en Buscar.
3. Luego de haber realizado la búsqueda, se observará un listado de los medicamentos, tal como se
muestra a continuacion:

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4. Para modificar la cantidad de productos disponibles, haga clic sobre el í cono “Editar” del
renglón en cuestión y coloque la nueva cantidad; posteriormente haga clic sobre el ícono
“Guardar” para finalizar, el sistema pedirá una breve descripción del porqué se
realiza esa modificación de la cantidad.
V. Instrucciones para el menú de Inventario – Ajuste de Inventario.

Este módulo se utiliza para agregar productos al inventario que no vengan por guía de
movilización de SEFAR, es decir puede ser comprar directas realizadas por el centro de salud o
donaciones que reciba dicho centro, para tener acceso a este módulo:
1. Haga clic en el menú “Inventario – Ajuste de Inventario”, el sistema mostrará la siguiente

pantalla:
2. Al hacer clic en dicha opción aparecerá la siguiente pantalla:

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3. Seleccione el deposito, escriba en el campo producto las tres primeras letras del nombre del
producto y elija el producto correcto, indique el lote, la cantidad a ingresar, la ubicación(en caso
de tener en un lugar específico dicho producto o simplemente escriba almacén), si dispone de los
datos fecha de elaboración, precio de costo, código de la factura, número de orden de
compra/contrato, fecha de la factura, fecha de orden indicar esos datos en caso contrario en los
campos fechas coloque la fecha del día, en precio de costo coloque: 1, en código de la factura,
numero de orden de compra/contrato coloquen cero en número.
Importante: la fecha de vencimiento es importante para poder despachar y la debe ubicar en el
estuche o caja del producto a ingresar, en el campo observación puede agregar una breve explicación
de la procedencia de dicho producto, en el campo laboratorio ubica en la lista el nombre del
laboratorio si no lo posee seleccione: No tiene o no Aplica.
4. Una vez completados los campos anteriores, presione el botón Insertar y quedar registrado ese
producto en el inventario de dicho almacén.
VI. Instrucciones para el menú de Distribución – Distribución Facturación.
Este módulo se utiliza para distribuir los medicamentos, MMQ o insumos a los servicios o
almacenes satelitales dentro del centro de salud, para tener acceso a este módulo:
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1. Haga clic en el menú “Distribución – Distribución facturación”, el sistema mostrará la siguiente

pantalla:
3. Seleccione la sucursal, allí deben ver el nombre de su almacén o centro de salud, luego presione
el botón Buscar y aparecerá la siguiente pantalla:

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4. En la opción destino, haga click en el icono y aparecerá la siguiente pantalla:
5. Haga click en el botón buscar y se mostrará los servicios y/o almacenes satelitales a lo que podrá
realizar despacho, tal como se muestra en la siguiente pantalla:
6. Seleccione el servicio y/o almacén satelital a despachar haciendo click en el nombre del servicio
y/o almacén satelital, luego aparecerá la siguiente pantalla:

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7. En esta pantalla ubique el producto a distribuir, al hacer click en el nombre del producto, en el
cuadro a la derecha aparecerán los lotes disponibles y las existencias de ese producto ordenados
por fecha de vencimiento, en el campo cantidad solo podrán distribuir las cantidades en el orden
en que aparecen, es decir solo podrán escribir en este campo la cantidad que existe de ese lote, si
necesitan más cantidad deben llenar el campo cantidad que aparece abajo si fuera el caso, es decir
si hay más lotes de ese mismo producto.
8. Luego haces click en el botón Insertar y aparecerá abajo el producto con el lote y cantidad a
despachar, además de un número de pedido que debes anotar o copiar ya que luego lo vas a usar
para verificar dicha distribución, necesario para completar el proceso en la opción Almacén –
Pedidos Fact.
VII. Instrucciones para Verificar el Pre Despacho.

Este módulo se utiliza para verificar los Pre-despachos realizados por el menú: Distribución –
Distribución Facturación, para tener acceso a este módulo:

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1. Haga clic en el menú “Almacén – Pedidos Fact”, el sistema mostrará la siguiente pantalla:
3. Presione el botón Reset y aparecerá la siguiente pantalla:
4. Elimine el -1 que aparece en el campo Nro. Pedidos, escriba el número del pre-despacho que se
generó cuando realizaron la distribución al servicio y/o almacén satelital y haz click en consultar,
aparecerá la siguiente pantalla:

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5. En la pantalla anterior aparece el pre despacho con estatus creado al cual le puedes realizar los
siguientes procesos:
• Consultar Pre despacho para su verificación y generación de guía de despacho y guía

de movilización si fuera el caso.
• Eliminar el Pre despacho, las cantidades de los productos retorna al inventario
• Modificar el Pre Despacho en caso de existir discrepancias en las cantidades o si falta

algún producto y/o si van a eliminar algún producto.
• Imprimir el Pedido (Pre Despacho)
• Imprimir la guía de movilización (Si aplica)
• Imprimir Despacho
VIII. Instrucciones para el Dispensar directamente al Paciente.

1. Haga clic en el menú “Farmacia – Predespacho - Despacho”, el sistema mostrará la siguiente
pantalla:

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2. Seleccione la caja a asignar para poder facturar y despachar los productos. Se le mostrará la
siguiente pantalla con el mensaje de la caja seleccionada:
3. Haga clic nuevamente en el menú “Farmacia – Predespacho - Despacho”, el sistema mostrará

la siguiente pantalla:

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4. Para proceder al registro del beneficiari@ y/o autorizad@, usted deberá llenar todos los datos que
aparecen en el formulario (Los que tienen * son obligatorios). Tiene la opción del método
abreviado que se encuentra en el menú superior, para lo cual deberá utilizar las teclas 4
para registrar al Paciente y para registrar al Autorizado.

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5. Debe seleccionar el sistema de salud para registrar los datos del récipe, con indicar el número de
registro MPPS y hacer click en el botón Buscar, aparecerán los datos del médico que emitió el
récipe, tal como se muestra en la siguiente pantalla:

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6. Después de haber finalizado el proceso de registro, del paciente del autorizado y del sistema de
salud, en el motor de búsqueda, ingrese las (03) tres primeras letras como mínimo del
medicamento a despachar tal y como se muestra en la siguiente pantalla :
Se le mostrará el listado con los medicamentos disponibles, seleccione el que busca y en el campo
Cant coloque la cantidad a despachar, para finalizar seleccione en el menú superior la opción

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Facturar/Entregar o presione la tecla con el método abreviado.

Las teclas con el método abreviado
Ubica el cursor para busca el medicamento.
Ubica el curso en el campo cedula de Beneficiario/Paciente
Descarta completamente el despacho que está realizando
Sale a la pantalla del Predespacho – Despacho a la pantalla principal de SIBO
IX. Instrucciones para la Devolución de Productos despachados al Paciente.

1. Haga clic en el menú “Farmacia – Devolución”, el sistema mostrará la siguiente pantalla:

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3. Ingrese le número de cedula, aparecerá el nombre del paciente el cual debe seleccionar haciendo
click en el, se mostrará la siguiente pantalla:
4. Seleccione el checkbox del producto a devolver y luego click en el botón Devolver productos, las
cantidades de dicho producto volverán al inventario.
X. Instrucciones para el Menú Reportes.

Este módulo se utiliza para verificar obtener información en formato PDF y en Excel de los
despachos, distribuciones y del módulo de farmacia, explore las diferentes reportes de este menú el
cual le será útil para las tomas de decisiones.

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XI. Instrucciones para cambiar clave

1. Haga clic en el menú “Cambiar Clave”, el sistema mostrará la siguiente pantalla:
2. Ingrese los datos solicitados en el formulario y haga clic en el botón “Cambiar”.
XII. Instrucciones para Abrir y cerrar Caja.

1. Haga clic en el menú “Admin – Regentar Sucursal”, el sistema mostrará la siguiente pantalla:

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2. Si en la opción fecha del sistema apareciera una fecha diferente a la fecha del día, el sistema no
permitirá dispensar por el módulo de farmacia, por lo que debe hacer clic en el botón rojo para
cerrar el día, el botón rojo se convierte en botón azul, el cual debe hacer click nuevamente para abrir
el día y así poder dispensar.

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V. Instrucciones para el menú de Inventario – Ajuste de Inventario.

1. Haga clic en el menú “Inventario – Ajuste de Inventario”, el sistema mostrará la siguiente

2. Al hacer clic en dicha opción aparecerá la siguiente pantalla:

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1. Haga clic en el menú “Distribución – Distribución facturación”, el sistema mostrará la siguiente

2. Al hacer clic en dicha opción aparecerá la siguiente pantalla:

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VII. Instrucciones para Verificar el Pre Despacho.

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2. Al hacer clic en dicha opción aparecerá la siguiente pantalla:

3. Presione el botón Reset y aparecerá la siguiente pantalla:

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• Consultar Pre despacho para su verificación y generación de guía de despacho y guía

• Eliminar el Pre despacho, las cantidades de los productos retorna al inventario

• Modificar el Pre Despacho en caso de existir discrepancias en las cantidades o si falta

• Imprimir el Pedido (Pre Despacho)

• Imprimir la guía de movilización (Si aplica)

VIII. Instrucciones para el Dispensar directamente al Paciente.

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3. Haga clic nuevamente en el menú “Farmacia – Predespacho - Despacho”, el sistema mostrará

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para registrar al Paciente y para registrar al Autorizado.

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Facturar/Entregar o presione la tecla con el método abreviado.

Ubica el cursor para busca el medicamento.

Ubica el curso en el campo cedula de Beneficiario/Paciente

Descarta completamente el despacho que está realizando

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IX. Instrucciones para la Devolución de Productos despachados al Paciente.

2. Al hacer clic en dicha opción aparecerá la siguiente pantalla:

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X. Instrucciones para el Menú Reportes.

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XI. Instrucciones para cambiar clave

2. Ingrese los datos solicitados en el formulario y haga clic en el botón “Cambiar”.

XII. Instrucciones para Abrir y cerrar Caja.

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