Las TIC y su incidencia en los procesos contables y financieros

Jaime Andrés Diaz Rodríguez

Vanessa Buriticá Zapata

Facultad de ciencias administrativas, económicas y contables

Universidad Cooperativa de Colombia

Cali, Valle

2021
Las TIC y su incidencia en los procesos contables y financieros

Asesora técnica

Sandra Yaninna López Duque

Asesora metodológica

Aura Liliana De Los Ríos Giraldo

Línea de investigación TICS y competitividad

Facultad de ciencias administrativas, económicas y contables

Universidad Cooperativa de Colombia

Cali, Valle

2021

1
TABLA DE CONTENIDO

1. TÍTULO DEL PROYECTO 4

2. RESUMEN DEL PROYECTO 4
ABSTRACT 5
3. EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 6
3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 6
3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 7
4. OBJETIVOS 8
4.1 OBJETIVO GENERAL 8
4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 8
5. JUSTIFICACIÓN 9
6. MARCO DE REFERENCIA 10
6.1. MARCO TEÓRICO 10
6.1.1 Antecedentes de la investigación 10
6.1.2 Información de las TIC 11
6.1.3 La contabilidad y la incidencia tecnológica. 14
6.2 MARCO CONCEPTUAL 16
Contabilidad, sistema contable y estados financieros 16
Cambio global, Tecnologías de la información y telecomunicaciones. 17
6.3 MARCO LEGAL 18
7. METODOLOGÍA PROPUESTA 20
7.1. TIPO DE ESTUDIO 20
7.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN 21
7.3. FUENTES Y TÉCNICAS PARA LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN 21
8 RESULTADOS DE LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS. 22
8.1 Resultado del objetivo, caracterizar las Tecnologías de la información más utilizadas
actualmente en los procesos contables y la importancia que tiene para la toma de decisiones
empresariales el contar con información financiera y contable en tiempo real. 22
8.2 Resultados del Objetivo mencionar cómo las TIC han incidido en los procesos contables y
financieros mediante el caso de la empresa SMART SEAL SAS. 25
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 32

2
TABLA DE ILUSTRACION

Ilustración 1 sistemas contables ......................................................................................... 244

Ilustración 2 remisión Smart Seal ....................................................................................... 266
Ilustración 3 Panel Principal Del Sistema .......................................................................... 277
Ilustración 4 Informes ......................................................................................................... 288
Ilustración 5 Informes Contables y Financieros ................................................................. 299
Ilustración 6 Facturación Electrónica ............................................................................... 3030
Ilustración 7 World Office Online ...................................................................................... 311

3
1. TÍTULO DEL PROYECTO

Las TIC y su incidencia en los procesos contables y financieros

2. RESUMEN DEL PROYECTO

El presente trabajo investigativo, se realizará para conocer y establecer cuál es la incidencia

de las TIC en los procesos contables y financieros; mediante la realización del trabajo se hace

un acercamiento como las TIC han influido a través del tiempo en las toma de decisiones de

las compañías especialmente en los procesos contables y financieros, ya que la evolución de

las organizaciones requieren dicha información de manera oportuna, confiable y veraz, con

el objeto de facilitar a los diversos interesados la toma de decisiones en relación con sus

entidades, por lo cual es indispensable determinar la incidencia de las TIC y cómo éstas

inciden en los sistemas. Así mismo, se hace una introducción de cómo hoy en día los procesos

contables y financieros son ayudados por la tecnología, además unos parámetros que deben

asumir las empresas para la aplicación de las TIC y los factores que inciden en los procesos

contables y financieros a la toma de decisiones mediante la ayuda tecnológica. Para

determinar su efectividad se tomó como ejemplo una compañía llamada SMART SEAL

S.A.S quienes desarrollan su actividad en el sector industrial y llevan poco tiempo en el

mercado, lo que ayudó a examinar su proceso de apropiación de las TIC como herramienta

fundamental en su desarrollo administrativo y productivo, realizando un comparativo de las

ventajas ofrecidas desde sus comienzos hasta la actualidad.

4
ABSTRACT

The present investigative work was carried out to know and establish what is the incidence

of ICT in accounting and financial processes; By carrying out the work, an approach is made

to how ICT have influenced the decision-making of companies over time, especially in

accounting and financial processes, since the evolution of organizations requires such

information in a timely, reliable and truthful, in order to facilitate decision-making in relation

to their entities to the various stakeholders, which is why it is essential to determine the

impact of ICTs and how they affect systems. Likewise, an introduction is made of how today

the accounting and financial processes are helped by technology, in addition to some

parameters that companies must assume for the application of ICT and the factors that affect

accounting and financial processes to decision-making through technological assistance. To

determine its effectiveness, a company called SMART SEAL SAS was taken as an example,

who develop their activity in the industrial sector and have been in the market for a short

time, which helped to examine their process of appropriation of ICT as a fundamental tool in

their administrative development and productive, making a comparison of the advantages

offered since its inception until now.

5
3. EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La necesidad de llevar cuentas, recolectar bienes, controlar unidades de caza y almacenar,

entre otras actividades, dio origen a la contabilidad muchos años antes que apareciera la

escritura. A lo largo de la historia, la contabilidad se ha acoplado a los distintos cambios que

ha generado el hombre con el propósito de mejorar y facilitar la información para lo que

utilizó libros y hojas de trabajo que lo llevaron a cometer errores y a no tener información

en el momento oportuno, que permitiera el control y la sistematización clara, confiable y

precisa de dicha información. Así refiere Niño y García (2003), “En la actualidad, la

contabilidad debe tener la capacidad de medir todo lo que hasta hoy no ha sido susceptible

de valoración; debe hacerlo sobre bases firmes y con la convicción de que cada vez será

mayor la importancia de los bienes intangibles en el patrimonio de las nuevas organizaciones

virtuales y multinacionales.”(p.9.)

Actualmente, la utilización de diferentes herramientas tecnológicas para un adecuado

manejo de la contabilidad ha permitido a la mayoría de las compañías realizar los registros

de manera cronológica de fácil y rápido acceso lo que le permite reducir costos, selección

de proveedores, mejora en la calidad de los productos, y a su vez, brindar a los usuarios un

mayor nivel de confiabilidad y transparencia.

Por otro lado, el uso de tecnologías de la información garantiza a los entes regulatorios tener

información asertiva de las diferentes actividades que está realizando la organización en

tiempo real, con el fin de hacer frente a las evasiones fiscales y el contrabando. Esta

6
transparencia requerida hará que las operaciones tributarias, cambiarias y aduaneras, se

logren manejar en línea, se tenga un mayor control y una mejor cercanía con el ciudadano.

3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cuáles son los efectos del desarrollo tecnológico en los procesos contables y en la toma de

decisiones en una organización?

7
4. OBJETIVOS

4.1 OBJETIVO GENERAL

● Analizar los efectos del desarrollo tecnológico en los procesos contables y en la toma

de decisiones en una organización

4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

● Caracterizar las Tecnologías de la información más utilizadas actualmente en los

procesos contables y la importancia que tiene para la toma de decisiones

empresariales el contar con información financiera y contable en tiempo real.

● Mencionar cómo las TIC han incidido en los procesos contables y financieros

mediante el caso de la empresa SMART SEAL SAS.

8
5. JUSTIFICACIÓN

La importancia de esta investigación radica en obtener un conocimiento sistemático sobre

las TIC y su impacto en el proceso contable, ya que a lo largo de los años ha traído cambios

sostenibles al desarrollo de la contabilidad, la nueva tecnología se ha convertido en el eje

principal de los procesos de gestión empresarial. De esta manera, el significado de la

contabilidad se ha convertido en un método alternativo para la comunicación integral de los

estados financieros, esto simplifica enormemente la contabilidad en los entornos comerciales

y de producción actuales.

La investigación tiene como objetivo identificar diferentes características que pueden afectar

la toma decisiones comerciales basadas en las TIC, se determinarán qué factores afectarán al

tomar decisiones en los campos de la economía y la contabilidad, además qué medidas se

pueden tomar para precisar la decisión correcta bajo los parámetros determinados según el

proceso contable, y métodos que puedan mejorar la toma de decisiones.

9
6. MARCO DE REFERENCIA

6.1. MARCO TEÓRICO

6.1.1 Antecedentes de la investigación

Existen algunos estudios previos sobre el tema de investigación, uno de ellos es el de

(Duran,2015) en su investigación sobre la contabilidad bajo el enfoque de las TICS, considera

que las TICS son herramientas y soportes fundamentales para llevar la contabilidad de una

manera más ágil de tal manera que el avance tecnológico ha generado una necesidad en el

uso de las tecnologías en todas las áreas de la empresa, cabe destacar que las empresas deben

acoplarse a estrategias para ser competitivas en el mercado, estando a la vanguardia a las Tics

que le permiten una eficiencia y eficacia. Por ello, los sistemas de contabilidad deben cambiar

a un nuevo paradigma adaptando hardware y software nuevos para satisfacer

permanentemente las necesidades de las compañías.

Por otra parte, el trabajo de investigación realizado por (Méndez, 2008), habla sobre el

impacto de las TIC en la información contable empresarial donde el rápido desarrollo de las

comunicaciones y del tratamiento de la información ha sido determinante para que ésta sea

considerada como un recurso más a gestionar por las empresas, debido a la influencia que

tiene sobre los recursos humanos y productivos. La conclusión de su trabajo investigativo

dice que las TIC se han ido introduciendo paulatinamente en la sociedad, la economía y las

empresas las han incorporado a sus actividades, convirtiendo la información en un importante

recurso.

10
6.1.2 Información de las TIC

Cada día la tecnología da un nuevo paso en el proceso de participación y existencia en todas

las actividades diarias de los seres humanos; En el ámbito empresarial y más en la práctica

contable, el cambio a la tecnología ha hecho que los procedimientos físicos de la empresa

para facturas y transacciones sean cosa del pasado.

Para Moncayo (2016), existe una “gran cantidad de software que facilitan los procesos y que

hacen que el trabajo de los contadores sea mucho más eficaz y se vea reflejado en los

resultados de su empresa en términos financieros” (p.22). Debido a los avances tecnológicos

que se han venido incorporando a los sistemas concretos de las organizaciones ofrecen

extraordinarias posibilidades para manejar gran cantidad de datos. Sin embargo, el tema

fundamental pasa por convertir dichos datos en información valiosa para las organizaciones,

para el manejo operativo, de control gerencial y para el planeamiento estratégico (Rodríguez,

2004, p13.)

Las tecnologías de información y comunicación hoy en día son una de las herramientas más

imprescindibles para el desarrollo de las actividades de las organizaciones en el orden

mundial. Se han convertido en el mayor promotor de cambios económicos, culturales y

sociales donde el impacto en una compañía puede resultar muy favorable en cuanto que

reduce incertidumbres y la potencializa para ser más competente. (Ochoa, 2015) Las TIC

permiten ampliar las posibilidades de la empresa para un manejo más eficiente de la

organización a través de las herramientas tecnológicas, sin necesidad de tener que salir de la

compañía, mediante el uso de programas de contabilidad digitales donde el usuario o cliente

puede acceder desde cualquier lugar del mundo a través de la red de Internet (Macías et al,

2020)

11
Es por eso por lo que las TIC, constituyen un conjunto de aplicaciones, sistemas,

herramientas, técnicas y metodologías asociadas a la digitalización de información

manejables en tiempo real. “además, establecen que son un conjunto de procesos y productos

derivados de las nuevas herramientas (hardware y software), soportes y canales de

comunicación, relacionados con el almacenamiento, procesamiento y la transmisión

digitalizada de la información” (Pita,2018). Con respecto a Altamirano y Bustos (2005)

expresan que

Las organizaciones permanentemente están buscando nuevos y mejores medios que

les permitan obtener ventajas sobre sus competidores, así como, optimizar sus

procesos administrativos a fin de lograr no solo sobrevivir, sino ser definitivamente

más eficientes, apuntalando su gestión hacia el éxito organizacional. (p.8)

La relación entre el TIC y el rendimiento organizacional se refleja en el desarrollo de las

organizaciones (Powell y Micallef,1997, p 395). En este sentido, Pizarrero y Batz (1999)

consideran esta hipótesis es correcta debido a que:

Por medio de la utilización de herramientas TIC se propicia una mayor efectividad en

los procesos de planificación de recursos relacionados con el rendimiento de la

organización, aunque aclaran que se requiere una inversión considerable dado que

estos sistemas pueden ocasionar modificaciones tanto en la estructura como en

pérdida de procesos administrativos (p.36).

Con base a lo anterior, Plunkett (2000) marca que para certificar que las TIC apoyan el

beneficio de las organizaciones se deben considerar los siguientes 8 pasos:

-Seleccionar los proyectos de TIC que tienen gran importancia para la empresa.

12
 -Enlazar los proyectos de TIC para generar sinergias en el logro de las metástasis y

objetivos organizacionales.

-Desarrollar indicadores como instrumentos que faciliten la medición del rendimiento

de las TIC.

-Establecer una base de línea que permita comparar los aportes de las TIC al

rendimiento de la organización.

-Recolectar información relacionada con los aportes de las TIC al rendimiento

empresarial

-Analizar la información recolectada.

-Divulgar los resultados de TIC en la organización.

-Integrar los resultados con la gestión de la organización (p.5).

Sin embargo, para Kraemer y Dedrick (1999) “justifican que no es suficiente el aporte de las

TIC en la productividad, porque el éxito de la firma se encuentra en función de personas

capacitadas en el manejo de las tecnologías” (p.17). En efecto el personal relacionado en el

área contable debe estar en constante capacitación debido a que, (Orozco et al., 2020)

aseguran que “La contabilidad continuará evolucionando lo que obliga a las empresas a

estarse actualizando en las TIC que ayuden a facilitar los procesos de información requerida

de manera eficaz y eficiente” (p.17)

La implementación de las TIC son un tema de gran importancia, ya que una compañía que

no se está acoplando a los cambios globales y tecnológicos no avanza y se queda solo

experimentando lo empírico. Las TIC constituyen una herramienta poderosa la cual fortalece

13
los procesos administrativos, económicos y financieros de las organizaciones con el fin de

mejorar el cumplimiento de su misión y visión. (Cuñis, 2016, p.24)

Así mismo, en las empresas ha evolucionado positivamente el tema de la gestión de la

información, debido a que ahora no se radica principalmente en el manejo de cifras o

muestras de información, sino que también se encarga de establecer lineamientos de acción

y toma de decisiones al interior de la organización. (Bermeo et al., 2019)

6.1.3 La contabilidad y la incidencia tecnológica.

El objetivo de los Estados Financieros es “suministrar información acerca de la situación

financiera, desempeño y cambios en la posición financiera''. Se pretende que tal información

sea útil a una amplia gama de usuarios al tomar sus decisiones económicas. Los Estados

Financieros preparados con este propósito cubren las necesidades comunes de muchos

usuarios. Sin embargo, los Estados Financieros no suministran toda la información que estos

usuarios pueden necesitar para tomar decisiones económicas, puesto que tales estados

reflejan principalmente los efectos financieros de sucesos pasados, y no contienen

necesariamente información distinta de la financiera. (Revatta,2018, p.18)

Por lo tanto, la implementación de las TIC permite la trasmisión casi de manera instantánea

de la información tanto a los clientes, proveedores o cualquier usuario interno o externo desde

cualquier lugar sin necesidad de estar dentro de las instalaciones de una compañía lo que

hace las actividades operativas más sólidas, competitivas e influyentes en el mercado.

(Duran, 2015, p.60).

14
Para (Piñeiro et al, 2017) “las TIC contribuyen al éxito de las organizaciones en diferentes

formas, plano operativo donde influye a la eficiencia simplificando el desarrollo de las tareas

y en general reduciendo costes derivados a su ejecución” (p.3).

Además de lo señalado, el uso de los programas contables les permite a las organizaciones el

acceso a muchos de los datos digitalizados, de almacenamiento y distribución de la

información a través del internet, al igual que obtener información de los proveedores,

realización de pedidos y recepción de los mismos. También se pueden procesar los pagos de

los tributos, banca electrónica, entre muchos otros trámites de índole contable y financiero.

(Macías et al, 2020, p.8) Sin embargo, para (Zegarra,2016) “El uso de las TIC han jugado un

papel protagónico en esta era ya que las empresas apuestan por acceder a un mercado

globalizado, pero se evalúa también que tan segura se encuentra la información contable y

financiera de la organización en las redes de comunicación” (p.12)

En las PYMES, las TIC son el medio por el cual se permite administrar la información de

manera más eficiente disminuyendo toda posibilidad de cometer errores en el proceso de sus

operaciones logrando ventajas competitivas en el manejo de los sistemas de información

contable y financiera. (Riascos et al.,2015, p.4)

Para finalizar son múltiples los beneficios que proporciona la implementación de las TIC

como herramienta que contribuye a la mejora de la gestión y actividades de la organización.

Mediante su aplicación se facilita captar el dato de la información en el momento que se

genere sin importar el lugar donde se encuentre permitiendo también integrar y controlar

actividades. (Quiñones et al., 2021, p.10)

15
6.2 MARCO CONCEPTUAL

Para el siguiente trabajo se debe tener presente unas definiciones claras que permitan al lector

conocer de manera coherente que es un sistema de información contable y como va de la

mano con las tecnologías de la información y la comunicación, la cual permite acceder de

manera remota a la contabilidad de una empresa en tiempo real, además permitiendo un mejor

manejo de todos los procesos de la compañía.

Contabilidad, sistema contable y estados financieros

"La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en

términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter

financiero, así como el de interpretar sus resultados" (Instituto Americano de Contadores

Públicos Certificados), así mismo un sistema de información contable comprende los

métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las

actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones (Josar,2014, p.

4)

Los estados financieros son los documentos que muestran la información financiera y

económica de una organización, tal como los bienes, obligaciones, entradas, salidas y los

resultados que han obtenido en cierto periodo; mediante un Plan operativo por el cual una

organización define los objetivos a cumplir y estipula los pasos a seguir.

16
Cambio global, Tecnologías de la información y telecomunicaciones.

Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), son el conjunto de recursos,

herramientas, equipos, programas informáticos, aplicaciones, redes y medios; que permiten

la compilación, procesamiento, almacenamiento, transmisión de información como: voz,

datos, texto, video e imágenes (Ministerio de las Tecnologías y las Comunicaciones) estos

acoplados a los conjuntos de cambios y diferentes transformaciones producto de diferentes

actividades que afectan nuestro planeta.

17
6.3 MARCO LEGAL

Las TIC se encuentran reguladas y vigiladas por el Ministerio de las Tecnologías y las

Comunicaciones mediante la Ley 1341 de 2009, donde se determina el marco general para

la formulación de las políticas públicas que regirá dicho sector, su ordenamiento general, el

régimen de competencia, la protección al usuario, así como lo concerniente a la cobertura, la

calidad del servicio, la promoción de la inversión en el sector y el desarrollo de estas

tecnologías.

En Colombia la contabilidad se regula mediante los principios y normas de contabilidad e

información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se

señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan

las entidades responsables de vigilar su cumplimiento mediante la Ley 1314 del 2009

(Contaduría General De La Nación).

El enfoque de esta investigación se basa en la NIIF l cuyo objetivo de esta es asegurar que

los primeros estados financieros con arreglo a las NIIF de una entidad, así como sus informes

financieros intermedios, relativos a una parte del ejercicio cubierto por tales estados

financieros, contienen información de alta calidad que:

(a) sea transparente para los usuarios y comparable para todos los ejercicios que se
presenten;
(b) suministre un punto de partida adecuado para la contabilización según las Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF); y
(c) pueda ser obtenida a un coste que no exceda a los beneficios proporcionados a los
usuarios.
(International Accounting Standards Board- IASB)
De esta manera se parametrizan los softwares contables (TIC), brindando una mejor

competitividad, eficacia y logrando beneficios potenciales de mayor transparencia,

18
permitiendo que los estados financieros sean supervisados y controlados bajo la lupa de las

entidades fiscales, por otro lado, los contadores obtendrán acceso de la información de

manera oportuna para tomar decisiones en las empresas.

19
7. METODOLOGÍA PROPUESTA

Este artículo de investigación se llevará a cabo mediante la búsqueda de información

relevante en las bases de datos como Google académico o repositorios de diferentes entidades

académicas que brindan información confiable y veraz, con autores expertos en el tema, que

permitan alcanzar los objetivos planteados.

De esta manera se realizó una investigación a veintitrés fuentes confiables, entre ellas

artículos académicos, informes, libros, trabajos de grado evidenciando que son de excelente

aporte para alcanzar el objetivo planteado.

7.1. TIPO DE ESTUDIO

Para este proyecto de investigación se basó bajo el modelo de estudio descriptivo, que nos

permite una identificación detallada sobre el tema puntual de esta investigación, con

información elaborada de otros investigadores, que permiten el desarrollo de nuestro

proyecto, para poder cumplir con los objetivos planteados

20
7.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN

El método de investigación realizado en este proyecto es de carácter cualitativo con enfoque

inductivo, teniendo en cuenta la observación de diferentes investigaciones, tomado de base

de datos o repositorios que permitan el desarrollo crítico de la investigación

7.3. FUENTES Y TÉCNICAS PARA LA RECOLECCIÓN DE LA

INFORMACIÓN

Las fuentes de información que utilizamos fueron secundarias, tomando distintas técnicas e

instrumentos como revisiones bibliográficas, libros, trabajos de grado, además las consultas

de documentos respecto al tema a investigar en la web, que sirvieron de guía para el

desarrollo del tema principal del proyecto

También se tomó como técnica para la recolección de información la observación, que se

enfoca en observar los sucesos o hechos que se han presentado en nuestro tema planteado.

21
8 RESULTADOS DE LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

8.1 Resultado del objetivo, caracterizar las Tecnologías de la información

más utilizadas actualmente en los procesos contables y la importancia que

tiene para la toma de decisiones empresariales el contar con información

financiera y contable en tiempo real.

Las tecnologías de información están compuestas por aplicaciones, procedimientos técnicos,

cálculos y diferentes paquetes de contabilidad, realización de actividades contables, desde el

punto de vista de los registros de manera sistemática y automatizada, enfocados en asuntos

operativos y otros asuntos contables.

Según (Regalado,2016) El software contable se apoya en otro software administrativo para

lograr la función integral de la contabilidad y así se tienen como ejemplos sistemas para: la

administración del proceso comercial, la administración de la nómina a empleados, el control

del flujo de efectivo y la administración del punto de venta.

Las características principales que debe contemplar un software contable son:

- Registro y captura de datos económicos

-Procesamiento de datos e interconexión de todo sistema.

-Transformación de datos en Información Financiera

-Convergencia creciente de tecnologías específicas en un sistema altamente integrado, dentro

del cual las antiguas trayectorias tecnológicas separadas se vuelven prácticamente

indistinguibles

22
-Uso de información financiera para toma de decisiones

-Interacción con base en flexibilidad

De esta manera los software contables en su proceso está compuesto por cinco macro

procesos:

- reconocimiento de los hechos donde se encuentran las actividades de identificar,

clasificar, evaluar registrar, asignar, verificar y ajustar

- sistematización o procesamiento enfocado en revelar la información.

- revelación y análisis y control son retroalimentaciones al proceso.(p, 20)

Por lo anterior, las compañías están en el deber de tener sistemas contables y herramientas

tecnológicas (TIC) que permitan tomar decisiones de forma inmediata y real de las diferentes

áreas que tienen las empresas.

En la contabilidad los softwares contables es el elemento más importante en toda empresa o

negocio, ya que permite conocer cómo está económica y financieramente la empresa, su

evolución, sus tendencias y lo que se puede esperar de ella, además se debe contar con

sistemas que permitan conocer de manera oportuna los procesos de producción e inventarios

y demás procesos contables.

Las diferentes herramientas tecnológicas permiten tener un conocimiento y control absoluto

de la empresa, logrando tomar decisiones con precisión y de manera oportuna ante los

stakeholders.

23
Los avances tecnológicos han llevado a las empresas a adaptar sus sistemas contables de

acuerdo a la evolución de las TIC, estos avances en los softwares contables se ven reflejados

en las diferentes versiones que tiene cada uno, donde son actualizados para brindar una mayor

agilidad y confiabilidad de su sistema, además cada empresa puede solicitar diferentes

paquetes en el mismo software contable para realizar diferentes operaciones como son

inventarios, nómina, costos, compras.

Ilustración 1 sistemas contables

Elaboración propia.

24
De esta manera las compañías pueden solicitar un software contable dependiendo de sus

necesidades, en la cual encontraran subsistemas en la parte comercial que es encargada de

facturación y los inventarios, además un subsistema de nómina la cual permite la liquidación

de manera ágil y oportuna entre otras, por otra parte el subsistema administrativo permite al

usuario llevar la contabilidad general, manejar el presupuesto de la compañía y por último el

subsistema de activos fijos por donde se realizan compras y depreciaciones de dichos activos.

8.2 Resultados del Objetivo mencionar cómo las TIC han incidido en los

procesos contables y financieros mediante el caso de la empresa SMART

SEAL SAS.

Para entrar en materia de investigación Smart Seal S.A.S “Es una compañía especializada en

ofrecer soluciones de sellado a cualquier tipo de equipo rotativo como bombas, agitadores,

mezcladores, reactores, transportadores, juntas rotativas, entre otros. Contamos con un

catálogo de productos destinados a ese fin tales como sellos mecánicos, sistemas de soporte,

protectores de rodamientos y empaquetadura tradicional bajo normas API 682, ANSI, DIN,

ASME.”

Actualmente la compañía se encuentra ubicada en la ciudad de Cali, está especializada en el

sector de la industria metalmecánica con aproximadamente 8 años de trayectoria en el

mercado, desde entonces la compañía ha tenido que adaptarse al desarrollo tecnológico y a

la normatividad que regula las operaciones tributarias, financieras y contables para entrar al

mercado competitivo.

25
En sus inicios la parte organizacional era un poco compleja para manejar e identificar, puesto

que no se contaba con un sistema que arrojara información de forma rápida y segura. Para la

elaboración de factura de venta se tomaba una plantilla adecuada con los parámetros que

exige la ley en la herramienta de excel (Gráfico 2).

Ilustración 2 remisión Smart Seal

Elaboración propia.

Las problemáticas primarias reflejadas en la empresa fue llevar un buen control de sus

inventarios, tener información inmediata de ventas, cartera, órdenes y estados financieros. Se

detectó que en medida a su crecimiento era necesario adquirir un programa que ayudara a

26
cubrir todas las necesidades existentes. Aproximadamente en el año 2018, se obtiene un

software llamado World Office.

Ilustración 3 Panel Principal Del Sistema

Elaboración propia

Con la implementación del sistema se permitió “ la automatización de tareas, simplificando

procesos, ahorro de costos y mayor rapidez. El uso de estas herramientas marca una ventaja

competitiva en el negocio, haciendo que el talento humano se dedique a tareas de mayor

complejidad, y genera una atención personalizada hacia los clientes.”, todo esto debido a que

el sistema genera un historial de los movimientos emitidos por cada tercero.

https://proactivo.com.pe/4-beneficios-de-las-tics-para-las-empresas/

27
Ilustración 4 Informes

Elaboración propia

Entre los seguimientos y la inspección de la información tiene “la capacidad de tener sistemas

inteligentes de evaluación y control de tareas. Permite conocer en tiempo real los niveles de

productividad, control de gastos, reprocesos, mejoras, entre otros datos generando un ahorro

de costos y la posibilidad de proponer soluciones inmediatas tanto en la parte administrativa

y financiera, como en el manejo de inventarios, cartera, nómina, etc.

28
Ilustración 5 Informes Contables y Financieros

Elaboración Propia

El conocimiento de valores confiables y exactos para la presentación de impuestos tales como

retención en la fuente, ICA (impuesto de industria y comercio), IVA (impuesto al consumo)

y renta. El fácil acceso a la información suministrada por el software agiliza las tareas y

reduce los tiempos de presentación de la información.

29
Ilustración 6 Facturación Electrónica

Elaboración Propia

Actualmente la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (DIAN) ha

exigido que las facturas de venta sean enviadas electrónicamente, tiene los mismos requisitos

de la factura de venta de papel a diferencia que esta debe ser generada, aceptada y conservada

en medios electrónicos. Según (Pierina, Maria) los motivos que impulsaron esta

implementación fueron porque existe una mejora en la comunicación con los contribuyentes,

permite conocer el consumo real y fomenta que las empresas crezcan.

30
Ilustración 7 World Office Online
Elaboración propia.

El mismo programa deja observar desde la plataforma de servicio que la factura electrónica

efectivamente ha sido entregada y aceptada por el tercero al cual se le emitió la

correspondiente venta o servicio. En caso contrario notificará el rechazo y los motivos por

los cuales no recibe, para realizar los diferentes ajustes.

31
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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