PROCEDIMIENTO

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PROCEDIMIENTO PARA
SEGURIDAD EN OFICINAS

CONTROL DE EMISIÓN Y CAMBIOS

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01.07.2017 Modificación de términos, estructura, Coordinador de SST Gerente de
01 responsabilidades. Operaciones

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I. TABLA DE CONTENIDO.

I. TABLA DE CONTENIDO....................................................................................................... 2
1. OBJETIVO............................................................................................................................. 3
2. ALCANCE............................................................................................................................. 3
3. DOCUMENTO DE REFERENCIA.........................................................................................3
4. DEFINICION.......................................................................................................................... 3
5. RESPONSABILIDADES........................................................................................................ 4
6. PROCEDIMIENTO................................................................................................................ 8
6.1.Consideraciones antes de las actividades de trabajo.............................................................4
6.1.1.Capacitación........................................................................................................................ 4
6.2.Consideraciones durante el trabajo........................................................................................5
6.3.Consideraciones después del trabajo.....................................................................................6
6.4.Consideraciones adicionales.................................................................................................. 7
6.5. Consideraciones en caso de emergencia………………………………………………………....8

7. REGISTROS……………………………………………………………………………………….....8

8. ANEXOS……………………………………………………………………………………………....9

-.Conozca su puesto de trabajo………………………………………………………………............10

.-.Recomendaciones mínimas en el puesto de trabajo frente a la computadoras y laptops……11

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1. OBJETIVO.
Establecer las directrices para el control de riesgos en oficinas, con el fin de minimizarlos o
eliminar la posibilidad de pérdidas accidentales en cuanto a Seguridad, Salud Ocupacional,

2. ALCANCE.
Aplicable a cualquier trabajo realizado en las oficinas, cuya operación presente riesgos que deben
ser evaluados y controlados antes y durante las operaciones que en ellas realicen los
trabajadores.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
 Documentos Internos:
 SST-RI-001 Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Documentos Externos:
 Reglamento Ministerial 375-2008 TR Norma básica de Ergonomía y de procedimiento de
evaluación disergonomico.

4. DEFINICIONES.
4.1 Oficinas: Es el local destinado a algún trabajo. Puede tener distintas formas de organización y
de distribución del espacio de acuerdo a la cantidad de trabajadores y a su función.
4.2 Iluminación: Se refiere al conjunto de dispositivos que se instalan para producir ciertos efectos
luminosos, tanto prácticos como decorativos. Con la iluminación se pretende, en primer lugar,
conseguir un nivel de iluminación - interior o exterior.
4.3 Luces de Emergencia: Son dispositivos de iluminación respaldados por una batería que tienen
por objeto asegurar, en caso de fallo de la alimentación del alumbrado normal, la iluminación
en los locales y accesos hasta las salidas, para una eventual evacuación del público o iluminar
otros puntos que se señalen.
4.4 Sillas Anatómicas: Silla que se utiliza en los despachos. Suele tener un asiento regulable en
altura y un respaldo reclinable para adaptarla a las características de la columna de cada
persona.

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5. RESPONSABILIDADES.
Responsabilidades Descripción
 Es el responsable por la implantación e implementación de este
procedimiento.
Coordinador de  El coordinador es responsable de controlar el uso correcto del
SST equipo de protección personal.

 Cumplir el presente procedimiento

Empleados.  El usuario es responsable por el cuidado y uso de los ambientes,
equipo y útiles de oficina.

6. PROCEDIMIENTO.

6.1. Consideraciones antes de las actividades de trabajo.

Áreas de circulación:
 Los pisos deben ser de material antideslizante, cualquier avería debe repararse
inmediatamente.
 Los pasillos y la distancia entre escritorios deben ser mínimo de 1.20 m. y se
mantendrán siempre descongestionados, limpios y libres de obstrucciones.
 Las escaleras deben ser estables y tener barandas.
 Las áreas de circulación deben llevar avisos indicativos de extintores, ubicación relativa
y salidas de emergencia.

Iluminación:
 El nivel de luz será suficiente para el tipo de tarea.
 Se debe evitar los contrastes de sombras y deslumbramiento por luz directa o por luz
reflejada.
 Habrá siempre luces de emergencia en cantidad suficiente.

Mobiliario general:
 Las sillas deben ser cómodas, anatómicas y estables.
 Las mesas y escritorios deben ser de tamaño cómodo para soportar todos los
elementos necesarios.
 Los cajones de escritorios y archivadores deben estar provistos de topes de seguridad.
 Los equipos más pesados, los archivadores y estantes deben colocarse contra la pared
o columnas y si es posible entornillarlos al suelo o pared para evitar su volcadura.
 Las pantallas de las computadoras deben cubrirse con filtros antirreflejos.
Riesgos eléctricos:
 Solamente personal capacitado y autorizado debe efectuar instalaciones y
reparaciones eléctricas.
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 Los cables, tomacorrientes y todos los accesorios deben estar en buenas condiciones,
no se admiten alambres pelados, tomacorrientes sobrecargados o cables que
interfieran con la circulación del personal.
 Todos los tomacorrientes deben contar con línea a tierra (tres puntos).
Riesgo de incendios:
 Se deben proporcionar estantes o armarios para mantener aislados, ordenados y hacer
fácil la inspección de materiales inflamables.
 Las instalaciones eléctricas deben evitar la sobrecarga y recalentamientos de los
equipos dentro de la oficina.
 Está prohibido fumar dentro de cualquier instalación de Caravana.
 Todos los artefactos deben ser debidamente instalados y deben tener un adecuado
mantenimiento por personal capacitado y autorizado.
 Se debe definir un área para equipos de lucha contra incendios y mantener los equipos
en óptimas condiciones de funcionamiento.

6.1.1. Capacitación.
Antes de que a cualquier persona se le asignen tareas o trabajos asociados con la
identificación de peligros, supervisión, monitoreo u otro tipo de trabajo que tenga que ver
con la seguridad en oficinas, dicha persona debe estar capacitada para que obtenga la
comprensión, conocimiento y habilidad para realizar tales tareas o trabajo de una
manera segura. Si las condiciones cambiaran, podría ser necesario capacitación
adicional.

6.2. Consideraciones durante el trabajo.

Áreas de circulación:
 En el traslado de objetos, se debe tener buena visibilidad por encima y por ambos
costados de la carga que se lleva en brazos.
 Al subir o bajar por una escalera, no se deben llevar las dos manos ocupadas; una
debe estar libre para sujetarse de la baranda o pasamanos.
 Las áreas de circulación deben estar siempre limpias y libres de obstáculos.

Iluminación:
 Los pasadizos, escaleras, oficinas y áreas comunes deben estar siempre bien
iluminadas.
 El mantenimiento de la iluminación será permanente.
 Las luces de emergencia estarán siempre operativas.
 Se debe evitar el deslumbramiento por luz directa o por luz reflejada, los contrastes de
sombras y la fatiga visual.
Mobiliario general:
 Los archivadores de cartón con “fastener” metálico deben guardarse de manera que el
metal vaya siempre el fondo; así, al sacar el file no se producirán cortes.
 Los cajones de los archivadores no deben usarse como escalera para alcanzar cosas
que se encuentren en altura.
 No se deben amontonar cajas, papeles u otros objetos que representen cierto peso
sobre archivadores, escritorios o estantes. Podrían caer sobre alguien, volcar el
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archivador o hacer caer el estante.
 Los cajones de los archivadores se abren uno a la vez. Así se evita que el mueble se
vuelque.
 No se deben dejar nunca abiertos los cajones de ningún mueble.
Riesgos eléctricos:
 Está prohibido que los cables crucen por zonas de circulación del personal. En el caso
de ser estrictamente necesario, deberá ser temporal (no más de 2 días) y se fijarán con
algún material ambos lados paralelos a los cables y recubrirán en el piso con cinta
aislante.
 Está prohibido el uso de cordón mellizo para las extensiones eléctricas.
 Para desconectar un enchufe, se debe jalar siempre de la clavija y no del cable.
 Si alguno de los artefactos eléctricos produce descargas cuando se le toca, falla en su
funcionamiento, lanza chispas, humea o se siente olor a quemado cuando se trabaja
con él, desenchúfelo de inmediato y llame al electricista.
 Está prohibido el uso de adaptadores triples.

Utilización de Computadoras o Laptops

 Siempre que sea posible, evita deslumbramientos o reflejos en la pantalla. Para ello,
ubícala de manera que la fuente de luz incida de manera lateral en la misma. La
mayoría de las pantallas de los ordenadores tienen inclinación orientable, tanto en el
plano vertical como en el horizontal. Esto te permite acomodar la pantalla en la
posición más adecuada.
 Sitúa la pantalla frente a ti. Así, podrás evitar tener que girar el cuello cada vez que
necesites mirarla y posibles molestias en este o dolores de cabeza.
 Regula tu posición y la de la pantalla de manera que la horizontal de tu visual coincida
con el borde superior del ordenador, quedando la misma ligeramente por debajo de los
ojos (entre 10º y 60º), y a una distancia en torno a los 50 cm (generalmente será
función del tamaño de la pantalla). No la sitúes por encima de la horizontal; en posición
elevada provoca extensión de cuello que sobrecarga tu musculatura cervical.
 Realiza los ajustes que estimes oportunos, de modo que el brillo y el contraste sean
los adecuados. Si una vez reguladas las características de la misma, la imagen es
inestable o no es del todo nítida, avisa al personal responsable.
 El tamaño de los caracteres deben ser suficientemente grandes para que se puedan
leer con facilidad y evitar la fatiga visual.
 Opta por colores confortables a la vista, evitando por ejemplo, las letras rojas sobre un
fondo azul, el amarillo sobre el verde o viceversa.
 No tengas objetos brillantes o de muchos colores sobre tu escritorio. Procura que los
colores de los componentes del mismo sean de una tonalidad uniforme para no
sobrecargar visualmente el puesto de trabajo.
 Alterna períodos de lectura en la pantalla (distancia corta) con períodos de mirada a
larga distancia (horizonte, objeto lejano). Esto ayudará a relajar la musculatura que da
movilidad a los ojos.
 La musculatura del cuello, la de la mandíbula y la que rodea a los ojos está
relacionada. Un ejercicio adecuado para no tensar estos tres grupos musculares es el

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siguiente: cubriendo un ojo, lee un pequeño párrafo. A continuación, lee el siguiente
cubriéndote el otro ojo. Ésta operación favorecerá el equilibrio de la tensión de ambos
lados.

 Ratón
 Colócalo igualmente en torno a 10 o 15 cm respecto del borde de la mesa.
Esto te permitirá tener correctamente apoyadas las muñecas. Asimismo,
comprueba que dispones de espacio para poder manejarlo cómodamente.
 Sitúa los codos lo más cerca posible de tu cuerpo.
 Utiliza, siempre que puedas, un ratón inalámbrico para poder disponer de
total libertad de movimientos a la hora de manejarlo.
 Ajusta las características del ratón a tu nivel de exigencia y conocimiento.
Si eres zurdo modifica su configuración.
 Descansa totalmente la mano sobre él y muévelo procurando que la
muñeca y el antebrazo estén alineados y apoyen en la mesa.
 Las almohadillas de gel colocadas en las muñecas pueden ser útiles para
evitar la extensión de muñeca provocada por el uso del ratón.

Riesgo de incendios:
 Los útiles de aseo (especialmente los inflamables como aceites, grasas, solventes,
etc.) deben guardarse dentro de estantes, armarios u otros que permitan un buen
aislamiento.
 Antes de encender un artefacto a gas se debe cerciorar de que no hay olor a gas. Si lo
hubiera hay que ventilar bien el lugar y pedir que se inspeccione para detectar fugas.
 No se debe acumular exceso de papeles ni materiales propensos a quemarse,
retirarlos lo más pronto posible.
 El área de equipos para lucha contra incendios debe mantenerse siempre despejada.
No se colocarán cajas, ni papeles u otros que bloqueen la inmediata localización y
utilización de los equipos.
 Los hervidores de agua, cocinillas u otros artefactos eléctricos, en las cafeterías deben
desenchufarse al final de la jornada.

6.3. Consideraciones después del trabajo.

 Todas herramientas y objetos utilizados deben ser guardados limpios y en forma
ordenada.
 Se deben apagar y desenchufar todos los equipos eléctricos, salvo indicación o
autorización explícita, tomando las medidas de seguridad necesarias.
6.4. Consideraciones adicionales.
 Cuide sus manos de posibles atrapamientos.
 Pida ayuda para cargas pesadas.
 Doble las piernas, no la espalda al levantar cargas.
 Sujete los objetos de forma segura.
 La posición de sentado debe estar la espalda completamente adosada al respaldo,
para evitar la fatiga de los músculos de la espalda.
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 Está prohibido correr.
 La pantalla, el teclado y los documentos escritos deben encontrarse a una distancia
similar de los ojos (entre 45 y 55 cm.), para evitar la fatiga visual.
 El ambiente físico (temperatura, ruido e iluminación), no debe generar situaciones de
disconfort.

Consideraciones comunes para emergencias:

 No bloquee las salidas de emergencia, ni por dentro ni por fuera.

 Las vías de escape y de seguridad estarán convenientemente señalizadas.
 El personal debe conocer las zonas de escape y seguridad.
 El personal debe conocer los diferentes tipos de extintores, su aplicación y forma de
operarlos.
 Se deben revisar periódicamente los extintores cerca de la oficina. Si están
descargados o han sido accionados se debe dar aviso inmediato a quien corresponda.
6.5 Consideraciones en caso de emergencia.
 Todos los accidentes, por muy leves que sean deben informarse.
 En caso de emergencia, las personas capacitadas deberán prestar los servicios de
primeros auxilios e informar inmediatamente al Coordinador de Seguridad y Salud en el
Trabajo sobre la situación de la persona afectada.
 En casos de cortaduras y lesiones, se debe aplicar presión directa sobre la zona
afectada con un trapo limpio.
 En casos de quemaduras, se debe enjuagar el área afectada con agua fría
inmediatamente para aliviar el dolor y para reducir la severidad de la lesión.
 Pasada la emergencia sólo el Coordinador de SST autorizará el retorno del personal a
sus lugares de trabajo.

7. REGISTROS.

No Aplica

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8. ANEXO

1. Conozca su puesto de trabajo

Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones sobre el puesto de trabajo, detecte sus fallas y actúe:

 La altura de la mesa de trabajo o escritorio debe estar a nivel o máximo a 10 cm. Por debajo de los
codos del trabajador.
 Debe permitir la cómoda ubicación y movimientos libres de las piernas bajo la mesa. Si utiliza
computador, la porta teclado se aconseja a una distancia aproximada de 10 cm entre el muslo y el
teclado.
 La parte superior del monitor o pantalla de computador debe ubicarse a 8 cm. por encima de la
horizontal de los ojos.
 La distancia entre los ojos y la pantalla debe estar entre 40 a 70 cm.
 Contar con campo suficiente para la labor, el equipo electrónico y las herramientas.
 Los elementos de trabajo y equipos deben estar ordenados de tal forma que su utilización sea
funcional y no implique movimientos y posturas incorrectas (rotaciones, inclinaciones, levantarse
repetidamente).
 Se deben ubicar al alcance de la mano los archivadores y organizadores utilizados más
frecuentemente, es decir, todos los elementos de uso frecuente.
 Los elementos de menor uso o de uso esporádico, se pueden ubicar un tanto más distantes.
 Se puede ajustar desde la postura sentada y sin el uso de herramientas.
 Debe tener altura regulable del asiento y del espaldar, con ajuste neumático.
 Base estable de 5 patas con rodachines para mayor estabilidad.
 Brinde soporte lumbar, es decir que posea una prominencia pequeña para apoyo, debe ser
graduable en altura.
 El borde anterior del asiento debe encontrarse a 5 cm. de la parte posterior de la rodilla.
 El asiento debe ser firme, acolchonado, recubierto en material permeable y con bordes
redondeados.
 Los apoyabrazos deben estar ubicados en los dos tercios posteriores de la base del asiento, para
no interferir con los movimientos de las manos, ajustable en altura entre 18 y 30 cm. y su ancho no
menor de 5cm.
 La altura del asiento debe permitir el apoyo firme de los pies en el piso y con las rodillas en ángulo
recto; si por las dimensiones del cuerpo del trabajador los pies quedan colgando en la postura
sedente, se debe usar un apoya pies recomendado por un experto en el tema.

Dolores Musculares y la Fatiga

 Permita que las curvaturas normales de la columna se mantengan.

 Haga uso del espaldar de la silla, no adapte cojines ni aditamentos que puedan afectar la postura
correcta.
 El peso del cuerpo debe quedar distribuido equitativamente entre la región glútea y los muslos.
 El borde anterior de la base del asiento no debe presionar la cara posterior de las rodillas ni las
pantorrillas.
 Recuerde que los pies se deben apoyar firmemente en el suelo o apoyapiés, manteniendo las
caderas y las rodillas en un ángulo recto (90 grados).
 La postura debe permitir el movimiento fácil de los segmentos activos en la actividad laboral
(Brazos y piernas).
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 Los elementos de soporte postural o confort como sillas, apoyapiés, apoyabrazos, entre otros,
deben ser elegidos de acuerdo con las características del trabajo, la demanda física y las
dimensiones corporales de cada trabajador.

2. Recomendaciones mínimas en el puesto de trabajo frente a la computadora

Postura neutral óptima para trabajos frente al computador.

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Recomendaciones en el puesto de trabajo para el uso de la Laptop

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FORMA INCORRECTA DE UTILIZAR LA LAPTOP

INCORRECTO CORRECTO

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Factores de riesgo ambientales en el trabajo.

Considerar “las reglas generales” mínimas para cada factor ambiental:

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Postura neutral para el cuerpo.

a) Postura sentada vertical: El torso y el cuello del usuario

están aproximadamente verticales y en línea, los muslos
están ligeramente horizontales, y las piernas están
verticales.

b) Postura de pie: Las piernas, el torso, el cuello, y la cabeza

del usuario están aproximadamente en línea vertical. El
usuario también puede elevar un pie en un apoyo mientras
mantiene esta postura.

c) Postura de sentada reclinada: Los muslos del usuario están

inclinados con las nalgas más altas que la rodilla y el ángulo
entre los muslos y el torso es mayores de 90 grados. El torso es
vertical o levemente iniciado, las piernas están ligeramente
verticales.

d) Postura de sentada descansada: El torso y el cuello del

usuario son rectos y descansan entre 105 y 120 grados con
respecto de los muslos.

Uso del Mouse.

 El diseño debe adaptarse todo lo posible a la curva de

la mano relajada (formas redondeadas, sin aristas ni
esquinas).
 El movimiento trasmitido al cursor de la pantalla debe
seguir satisfactoriamente el realizado con el Mouse.

El teclado.

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Algunas características del teclado, como su altura, grosor e inclinación, pueden influir en la
adopción de posturas incorrectas y originar trastornos en los usuarios. Para prevenir estos riesgos,
el diseño del teclado deberá cumplir, al menos, los siguientes requisitos:

a) El cuerpo del teclado debe ser suficientemente plano; se recomienda que la altura de la 3era.
Fila de tecla (fila central) no inclinación de éste debería estar comprendida entre 0º y 25º
respecto a la horizontal.
b) La profundidad del soporte para las manos debe ser al menos de 10 cm. Si no existe dicho
soporte se debe habilitar un espacio similar en la mesa delante del teclado.
c) Este reposamanos es muy importante para reducir la tensión estática en los brazos y la
espalda del usuario.

Otros requisitos del teclado:

a) Con el fin de asegurar la legalidad de los símbolos de las teclas se recomienda la impresión de
caracteres sobre fondo claro. Asimismo, las superficies visibles del teclado no deberían ser
reflectantes.
b) Se recomienda que las principales secciones del teclado (bloque alfanumérico, teclas del
cursor y teclas de función) estén claramente delimitados y separados entre sí por una distancia
de, al menos, la mitad de la anchura de una tecla.
c) Así mismo, la forma tamaño y fuerza de accionamiento de las teclas, deben ser adecuados
para permitir un accionamiento cómodo y preciso.
d) Finalmente. Los teclados deberán incluir la letra ñ y los demás caracteres del idioma
castellano.

Zonas de alcance óptimas del área de trabajo.

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Una buena disposición de los elementos a manipular en el área de trabajo no nos obligará a
realizar movimientos forzados del tronco con los consiguientes problemas de dolores de
espalda.

Tanto en el plano vertical como en el horizontal, debemos determinar cuales son las distancias
óptimas que consigan un confort postural adecuado, para el plano vertical y el horizontal,
respectivamente.

Tanto en el plano vertical como en el horizontal, debemos determinar cuales son las distancias óptimas
que consigan un confort adecuado, tal como se muestra en la siguiente figura en el plano horizontal.

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Operaciones General
Ambiente luminoso

Situación de las luminarias en función del ángulo visual:

Como indicaciones de carácter general a tener en cuenta para una correcta iluminación del
área de trabajo serán:
 Las luminarias deberán equiparse con difusores para impedir la visión directa de la
lámpara.
 Las luminarias se colocarán de forma que el ángulo de visión sea superior a 300 respecto
a la visión horizontal.

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