Office sin secretos.

Word, Excel y Powerpoint

© 2022 OCU Ediciones, S.A.
C / Albarracín, 21
28037 Madrid
Tel. 913 000 045
Fax 917 543 870
www.ocu.org
Título original de la obra: Office senza segreti. World, Excel, PowerPoint
Publicada por Altroconsumo Edizioni S.r.l. Via Valassina 22 – 20159 Milano
Traducción: e-lexica Revisión edición OCU: Departamentos técnico y
editorial de OCU
Ilustraciones: Adobe Stock
Coordinación editorial: Genara González Alonso
ISBN: 978-84-19205-04-9
Depósito legal: M-8251-2022
Imprime: Cartera Gráfica, S.L.
C/ Sagunto, 6, Pol. Ind. La Estación,
28320, Pinto, Madrid
Quedan rigurosamente prohibidas, sin la autorización de los titulares del
copyright, bajo sanción establecida por la ley, la reproducción total o parcial de
esta obra por cualquier medio o procedimiento, comprendidos la reprografía y
tratamiento informático y la distribución de ejemplares de ella mediante el
alquiler o préstamo públicos.
 Office secretos
sin
WORD, EXCEL Y POWER
POINT

“En OCU trabajamos para ser útiles y facilitar su día a

día.”
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN

OFFICE
¿Qué paquete elegir?
Cuenta en Microsoft
Las tres aplicaciones principales: Word, Excel y PowerPoint

WORD
Estructura de la página
La barra de herramientas
La cinta de opciones
Crear un documento desde cero
Cómo crear un documento a partir de una plantilla
Revisar un documento

EXCEL
Estructura de la hoja de cálculo
Abrir un archivo
Guardar las hojas
Barra de título
Cinta de opciones
Crear una hoja de cálculo sencilla
Funciones
Análisis de datos
Presentación de resultados

POWERPOINT
Estructura de la página
Crear una presentación
 OCU al lado de los consumidores

Nuestro objetivo es salvaguardar sus derechos como

consumidor proporcionándole las herramientas necesarias
para hacerlos valer en el día a día. Para ello, nos esforzamos
en ofrecer siempre una información correcta, completa y
actualizada en el momento de su elaboración.

Sin embargo, todo está en constante evolución y es posible

que, cuando lea esta guía, alguno de los aspectos tratados
en ella haya sufrido algún cambio. Por ello, le recordamos
que, para mantenerse informado sobre temas de consumo,
tiene a su disposición tanto nuestras revistas como nuestro
sitio web, www.ocu.org. Así podrá estar al tanto de las
últimas novedades y descubrir si existe alguna edición
actualizada de esta guía.

En www.ocu.org/guiaspracticas, podrá encontrar otras

guías relacionadas con la tecnología: Bienvenidos a la nube.
Cara o cruz del almacenamiento online; Conectados a las
redes. Las redes sociales más populares; Descubra su
ordenador. Sáquele todo el partido; y Guía multimedia.
Aplicaciones y recursos para todos. Quienes no son socios
de OCU también pueden conseguirlas en nuestra tienda
online tienda.ocu.org.
 INTRODUCCIÓN

O ffice es el nombre de un paquete de aplicaciones de

productividad creado por la compañía Microsoft. Su
composición ha variado a lo largo de los años, pero siempre
ha incluido sus tres programas más populares: el procesador
de textos Word, la hoja de cálculo Excel y la herramienta de
presentaciones PowerPoint. La guía que le presentamos está
dedicada a estas tres aplicaciones.

Uno de los rasgos más reconocible de estos programas es la

enorme cantidad de opciones y características que ponen a
disposición del usuario. Algo que, junto con sus frecuentes
actualizaciones, puede dejar un tanto desorientados incluso
a los usuarios más experimentados. Por eso, nuestro objetivo
es ayudarle a determinar qué funcionalidades son las más
adecuadas para usted, así como descubrirle los trucos y
atajos más interesantes. En definitiva, queremos mostrarle
cómo extraer el máximo provecho de estas potentes
herramientas.

Hoy en día, Office puede utilizarse no solo en los

ordenadores clásicos, sino también en tabletas y móviles, y
aprovechar así las posibilidades que ofrece la nube para
sincronizar el uso de aplicaciones cuando se utilizan distintos
dispositivos. Sin embargo, hemos querido centrarnos, en
esta ocasión, en la versión para Windows, que sigue siendo
la plataforma más popular a la hora de trabajar con Office y
que, a la vez, permite explotar todo su potencial.

Tenga en cuenta también que la guía está enfocada en

Microsoft 365, la versión de pago por suscripción que se
actualiza de forma periódica. No obstante, quienes prefieran
adquirir la versión más clásica, Office 2021, encontrarán la
información igualmente útil.
 Capítulo 1
OFFICE

O ffice es un paquete de programas que fue diseñado por

Microsoft para cubrir las necesidades de productividad más
habituales de los usuarios de ordenadores. La composición
del paquete ha variado con el paso del tiempo, pero siempre
ha contenido tres aplicaciones clásicas: Word, Excel y
PowerPoint. Esta guía dedica un capítulo a cada una de ellas.
Para empezar, es necesario comprender qué funcionalidades
ofrece Office, cuál es la solución más adecuada para
satisfacer mejor sus necesidades y cómo crear su propia
cuenta para empezar a utilizarlo.

¿QUÉ PAQUETE
ELEGIR?

Office puede adquirirse desde su propia web oficial,

www.office.com. Acceda a la página de inicio y haga clic en
Obtener Office 1. A continuación, se mostrarán las
alternativas disponibles.

Para el usuario individual existen actualmente tres tipos de

paquetes: Microsoft 365 Familia, Microsoft 365 Personal y
Office Hogar y Estudiantes 2021.

Office 2021 es la oferta tradicional. El cliente realiza un pago

único y, a cambio, recibe una licencia de uso permanente
para Word, Excel y PowerPoint. Las aplicaciones están
ligadas a la versión adquirida, es decir, si en algún momento
se lanza una nueva versión y desea utilizarla, tendrá que
pagar de nuevo para poder hacerlo.

La otra opción es Microsoft 365. En este caso, no se obtiene

una licencia para unas versiones determinadas de los
programas, sino una suscripción a ellos, así como algunos
servicios adicionales. Así, la suscripción incluye espacio de
almacenamiento en la nube para guardar los documentos y
poder acceder a ellos desde cualquier dispositivo conectado
a internet, incluidos los smartphones y las tabletas, a través
de las correspondientes apps.

Además, Microsoft actualiza las aplicaciones periódicamente

para introducir nuevas características. En la práctica, los
usuarios de Microsoft 365 siempre disponen de la última
versión de los programas.
Office 2021 tiene un precio equivalente a algo más de dos
años de suscripción a Microsoft 365 Personal. Esta guía está
dedicada a esta segunda modalidad, ya que incorpora
alguna funcionalidad más extra de almacenamiento y
sincronización.

En cuanto a qué edición escoger, si Personal o Familia, la

diferencia radica en el número de licencias que incluye cada
una de ellas. En el primer caso, se adquiere una sola licencia
de uso mientras que, en el segundo, el paquete pueden
utilizarlo hasta seis usuarios.

ALTERNATIVAS A OFFICE
Si trabaja en un entorno en el que normalmente se utilizan
las aplicaciones de Office, la mejor opción es que utilice
también el paquete de Microsoft. Si no es el caso, es posible
que le resulte interesante alguna de las alternativas
existentes. Por ejemplo, Google dispone de tres programas
equivalentes a Word, Excel y PowerPoint: Documentos, Hojas
de cálculo y Presentaciones. Son gratuitos y ofrecen muchas
de las características de las que disponen las aplicaciones de
Microsoft. Puede acceder a ellos desde su cuenta de Google.
Otra alternativa gratuita es Apache OpenOffice, disponible
para su descarga en www.openoffice.org. Para los usuarios
de Mac, Apple pone a su disposición el paquete iWork,
también de modo gratuito.

CUENTA EN
MICROSOFT

Es necesario disponer de una cuenta en Microsoft para poder

adquirir y utilizar los programas de Office. Para ello, acceda a
alguno de los sitios web de Microsoft (www.microsoft.com,
www.office.com o outlook.com), haga clic en Iniciar sesión
1 y seguidamente en Cree una 2.
A continuación, introduzca su dirección de email 3 o, si lo
desea, seleccione Obtener una nueva cuenta de correo
electrónico 4 para darse de alta en Outlook, el servicio de
email de Microsoft.

Indique la contraseña que desea emplear 5. Marque

Mostrar contraseña 6 si desea visualizarla.

Continúe el proceso de registro introduciendo su nombre y

apellidos 7, así como el país y la fecha de nacimiento 8.
Complete la comprobación de seguridad introduciendo el
código de verificación 9 que Microsoft envía a la dirección
indicada anteriormente y haga clic en Siguiente.
En el siguiente paso es necesario resolver un rompecabezas
para demostrar que realmente somos una persona y no un
programa diseñado para crear cuentas falsas. Por último,
haga clic en Sí para mantener siempre abierta la sesión de
su cuenta en Microsoft.

Microsoft ofrece en la actualidad una prueba gratuita de 30

días en su modalidad Familia, lo que resulta ideal para
aquellas personas que desean comprobar si el paquete
realmente puede cubrir sus necesidades y expectativas. Será
necesario indicar un medio de pago, pero, si no deseamos
continuar la suscripción, no recibiremos ningún cargo,
siempre y cuando la cancelemos antes de finalizar el periodo
de prueba.

Para acceder a la oferta, visite la página

www.microsoft.com/es-es/microsoft-365/try. A continuación,
haga clic en Probar un mes gratis 1 e inicie la sesión con
el usuario que acaba de crear. Seguidamente, agregue el
medio de pago que prefiera 2 (puede ser una tarjeta, cargo
en cuenta o PayPal).
Una vez finalizado el proceso, ya podrá comenzar a probar
las aplicaciones de Office durante 30 días. Le sugerimos que
cancele inmediatamente la suscripción con el fin de evitar
que se le olvide hacerlo antes de finalizar el periodo de
prueba. De este modo, podrá seguir utilizando los programas
normalmente durante los 30 días, pero sin el riesgo de
abonar una renovación no deseada.

Para ello, basta con que acceda a su cuenta 3 y haga clic en

Servicios y suscripciones 4. Seleccione Administrar 5 y
escoja Cancelar la suscripción 6.
Finalmente, haga clic sobre Desactivar la facturación
periódica 7. Por supuesto, siempre podrá reactivar la
suscripción en cualquier momento desde su cuenta de
usuario.
Una vez completado el proceso de suscripción a Microsoft
365, puede proceder directamente a instalar las
aplicaciones. Para ello, acceda a www.office.com e inicie
sesión. A continuación, haga clic en Instalar Office 1.
Desde esta página podrá también obtener las apps
correspondientes para sus dispositivos móviles. Seleccione
Instalar Office > 2 para obtener las versiones de escritorio.
Pulse el botón Instalar 3 para descargar el programa de
instalación OfficeSetup.exe a la unidad de disco duro y
ejecútelo para iniciar el proceso. Una vez finalizado, solo
tendrá que lanzar las aplicaciones desde la barra de tareas o
el menú de inicio para comenzar a utilizarlas.
Siempre puede acceder a su página de usuario en Microsoft
para configurar los detalles de la cuenta y comprobar el
estado de la suscripción. Solo tiene que hacer clic en
Administrar Microsoft 365 Familia 4 o Personal. Desde
ahí, es posible, por ejemplo, consultar la fecha en la que
expira la suscripción y en qué equipos están instaladas las
aplicaciones siguiendo el enlace Mostrar todas mis
suscripciones 5.

También puede gestionar su cuenta desde cualquiera de los

programas. Para ello, seleccione la opción Cuenta 6 en la
barra lateral. En este apartado puede, por ejemplo,
configurar la privacidad de su cuenta, personalizar ciertos
aspectos gráficos de las aplicaciones, determinar cómo se
debe realizar el proceso de actualización del paquete
(nuestro consejo es que mantenga activada la opción de
descarga y actualización automáticas), consultar las
novedades de Office o comprobar qué servicios están
conectados a su cuenta, tales como OneDrive.

LAS TRES
APLICACIONES
PRINCIPALES:
WORD, EXCEL Y
POWERPOINT

Los programas que forman parte de Office ofrecen

funcionalidades que son muy diferentes entre sí. Las tres
aplicaciones principales son el procesador de textos Word, la
hoja de cálculo Excel y PowerPoint, la herramienta dedicada
a crear presentaciones. Estos son los programas a los que
está dedicada esta guía.
En los siguientes capítulos trataremos en profundidad cada
una de estas aplicaciones y descubriremos cuáles son sus
principales funcionalidades y cómo aprovecharlas al máximo.
Sin embargo, aunque diferentes en cuanto a su propósito y
funcionalidad, estos programas comparten algunas
características que vamos a analizar en este capítulo inicial.

LA CINTA DE OPCIONES Y LA BARRA DE

HERRAMIENTAS

En la parte superior de la ventana 1 se localiza la barra de

herramientas de acceso rápido. Esta barra permite gestionar
ciertos aspectos del documento (los iconos sombreados
indican que la función correspondiente no está disponible en
ese momento), el nombre del propio documento y algunas
opciones para personalizar el aspecto de los menús.

Mientras que las opciones de la barra principal, denominada

como cinta de opciones, cambian dependiendo del menú
seleccionado, las funciones de la barra de herramientas
permanecen siempre fijas, por lo que en todo momento
resulta sencillo identificarlas y acceder a ellas. El aspecto de
esta barra es personalizable. Para modificarlo, haga clic en el
icono de la flecha 2 y, a continuación, seleccione las
funciones que desea mostrar. Aquellas que están
acompañadas de una marca de verificación 3 son las que
están habilitadas.
Además de las que la aplicación muestra por defecto, es
posible utilizar muchas otras. Para ello, seleccione Más
comandos... 4. A continuación, se abrirá una ventana en la
que podrá elegir aquellos que desea añadir. El procedimiento
es muy sencillo: solo tiene que hacer clic en el elemento que
le interese y luego clic en los botones Agregar y Aceptar.
También puede modificar su posición para ordenarlos según
sus preferencias.

La cinta de opciones 5 contiene las funciones principales que

se necesitan a la hora de trabajar con los documentos. Son
tan numerosas que no existe espacio suficiente para poder
visualizarlas todas a la vez. Ese es el motivo por el que
Office las agrupa en categorías y por lo que acceder a ellas
implica generalmente realizar dos o más clics de ratón. Por
ejemplo, en Word, las opciones para formatear el texto están
ubicadas en la sección Inicio; en Excel, las funciones para
agregar gráficos e imágenes se encuentran en el menú
Insertar; y en PowerPoint, es necesario hacer clic en
Transiciones para configurar el paso de unas diapositivas a
otras.

También es posible personalizar la cinta de opciones. Para

ello, haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier
punto de ella, elija Personalizar la cinta de opciones… y
siga los pasos descritos anteriormente.
BARRA DE ESTADO

En la parte inferior de los documentos se muestra una barra

en color gris denominada barra de estado. Desde ella
podemos acceder a una serie de funciones rápidas que
permiten visualizar y gestionar los documentos de diferentes
formas.

ABRIR DOCUMENTOS

Si desea trabajar en un documento existente, un modo

rápido de hacerlo es localizarlo en la carpeta del ordenador
donde está guardado y hacer doble clic en su nombre 1.

A continuación, se lanzará la aplicación correspondiente (ya

sea Word, Excel o PowerPoint). Si ejecuta el programa
directamente, se mostrará una pantalla similar a la
siguiente.

En el área central 2 de la ventana se muestran los nombres

de los documentos a los que se ha accedido recientemente.
Para abrirlos, basta con hacer un solo clic sobre ellos. Fíjese
en que, cuando desplaza el ratón sobre los nombres de los
documentos (sin hacer clic), se muestra el icono de una
chincheta 3. Al hacer clic sobre ella, el documento pasará a
fijarse en la sección Anclado 4.
Para eliminarlo de la lista de anclados, haga clic de nuevo en
el icono de la chincheta. Si desea abrir un documento que
está guardado en el ordenador pero que no aparece en la
lista, seleccione Más documentos 5 y busque su ubicación
en la unidad de disco duro. Alternativamente, puede
localizarlo introduciendo alguna palabra que forme parte de
su nombre en el campo Buscar 6. Si lo que necesita es crear
un documento desde cero, haga clic en el icono Documento
en blanco 7. El programa también le ofrece la posibilidad de
elegir alguna de las plantillas predefinidas 8 que incorpora.
Además de las que se muestran en esta ventana, puede
acceder a muchas otras pulsando en Nuevo 9 o Más
plantillas 10.

Una vez elegida, Word mostrará en pantalla una vista previa.

Si desea diseñar su documento de acuerdo con dicha
plantilla, haga clic en el botón Crear 11 para comenzar a
trabajar en él. A continuación, se abrirá un documento que
contiene un texto de ejemplo. Por supuesto, no olvide
reemplazar por completo el contenido de muestra.

GUARDAR DOCUMENTOS

Cuando creamos desde cero un nuevo documento de texto,

hoja de cálculo o presentación, el título de la ventana pasa a
identificarlo como Documento1 si estamos utilizando Word,
Libro1 en el caso de Excel y Presentación1 en PowerPoint.
Este título estándar indica que el documento no ha sido
guardado todavía.

Nuestra sugerencia es que guarde el documento

inmediatamente después de haber empezado a trabajar en
él (una vez que esté seguro de que realmente desea
conservarlo) y después lo grabe periódicamente cada pocos
minutos. De este modo, podrá minimizar la pérdida
accidental de su trabajo. Para guardar un nuevo documento,
haga clic en el icono del disco 1. A continuación, se abrirá un
cuadro de diálogo en el que podrá elegir el nombre del
documento y la ubicación donde desea guardarlo. Haga clic
en Más opciones 2 para escoger una ubicación diferente a
las propuestas. Seguidamente, puse sobre Examinar 3 para
escoger cualquiera de las carpetas presentes en el
ordenador. Una vez que haya guardado el documento por
primera vez, su nombre se mostrará en la parte superior de
la ventana.
Si al cerrar un documento se muestra un mensaje
preguntándole si desea guardar los cambios, esto significa
que se han producido modificaciones en él desde la última
vez que lo guardó. Le sugerimos que no se acostumbre a
pulsar siempre por defecto el botón de Guardar 4; es mejor
que se tome unos segundos antes de hacerlo. Quizá haya
hecho cambios que no desea conservar. Si es así, el botón
correcto es No guardar. Si duda, lo mejor es hacer clic en
Cancelar y guardar el documento con un nombre diferente.
De este modo podrá comparar tranquilamente ambas
versiones y decidir cuál de ellas conservar.
Existe una medida preventiva que podemos tomar cuando se
trata de guardar documentos. Consulte, más adelante, el
epígrafe Guardado automático para obtener más información
sobre esta función.

GUARDAR COMO

Si hace clic en el menú Archivo 1 situado en la esquina

superior izquierda, se abrirá una ventana desde la que podrá
seleccionar la opción Guardar como 2.

Existen varias alternativas a la hora de guardar un

documento. Puede almacenarlo en una carpeta diferente a la
actual pulsando sobre el icono de la flecha 3 o modificar su
nombre original 4. Esto es útil, por ejemplo, cuando
queremos crear una copia de un documento para trabajar en
él a la vez que mantenemos el original intacto.

Además, haciendo clic en la lista desplegable 5 podemos

elegir el formato en el que queremos guardar el documento.
El predeterminado en Word es .docx, pero puede que sea
conveniente elegir otro en determinadas ocasiones. Por
ejemplo, si necesita enviar el documento a alguien que no
tiene acceso a Word, puede guardarlo como RTF, un formato
bastante extendido, compatible con muchos editores de
texto. O tal vez desee crear un archivo tipo PDF, muy
utilizado cuando se trata de enviar documentos que no
necesitan ser modificados. En PowerPoint es posible incluso
exportar una presentación como archivo de vídeo.

Cabe señalar, sin embargo, que guardar un documento en

un formato diferente al original puede implicar algunos
cambios en el documento. El contenido en sí no variará, pero
es posible que lo haga su aspecto.

GUARDADO AUTOMÁTICO

Solo necesita hacer clic en el icono del conmutador 1 situado

en la esquina superior izquierda para activar el guardado
automático del documento. De esta manera, mini-mizaremos
el riesgo de perder nuestro trabajo. Sin embargo, existe una
limitación que debe tener en cuenta: el archivo se guardará
en OneDrive, la unidad de almacenamiento en la nube de
Microsoft. Todos los equipos que utilizan Windows 11 como
sistema operativo tienen preinstalada la carpeta OneDrive,
aunque el servicio también puede utilizarse en ordenadores
con versiones anteriores. Esto implica además que es
necesario registrar una cuenta de usuario en Microsoft
(véase Cuenta en Microsoft, al principio de este capítulo).
No olvide que, si originariamente guardó el documento en el
disco duro del ordenador y decide activar la función de
autoguardado, el archivo se almacenará a partir de ese
momento en la nube de OneDrive. En el disco duro del
ordenador permanecerá una copia antigua del documento,
pero las modificaciones solo estarán presentes en la nueva
versión guardada en OneDrive.

Una vez activado el autoguardado, al hacer clic en el nombre

del documento se abre un cuadro de diálogo que permite
modificar su nombre 2, cambiar la ubicación 3 (aunque
siempre dentro de la unidad en la nube OneDrive) y algo
bastante importante, acceder al historial de versiones 4.
Al seleccionar Historial de versiones, se mostrará un panel
lateral en el que podrá visualizar todas las versiones del
documento en orden cronológico. Solo tiene que hacer clic
en la revisión deseada 5 para abrirla en una ventana nueva.
El documento se abrirá en modo de solo lectura, lo que
significa que no podrá realizar ningún cambio, aunque sí
copiar su contenido y crear otro a partir de él. Esta función
resulta útil si, en algún momento, necesita recuperar un
contenido anterior o no está satisfecho con los cambios que
ha realizado y desea revertirlos.
 Capítulo 2
WORD

U tilizar Word es tan fácil como cualquier otro procesador

de textos: solo tenemos que crear un documento nuevo y
comenzar a escribir. La diferencia con respecto a otros es
que la aplicación de Microsoft nos ofrece cientos de
funciones que permiten amoldar perfectamente el
documento a nuestras necesidades. Para ello, es necesario
que nos familiaricemos al menos con algunas de ellas.

ESTRUCTURA DE
LA PÁGINA

La ventana de edición se compone de varias áreas. A

continuación, las presentamos brevemente para examinarlas
después con más detalle.

1 \Barra de herramientas\ (véase Barra de estado en el

capítulo 1).
2 \Cinta de opciones\ es la sección donde se encuentran
las funciones principales del programa. Es necesario
conocerlas bien para poder extraer el máximo provecho de
Word. Desde aquí, podemos acceder a las opciones que
permiten, por ejemplo, personalizar el aspecto del
documento, insertar gráficos y tablas o hacer una revisión
ortográfica del texto.

3 \Panel de navegación\ nos permite disponer de una

visión general del documento, así como poder encontrar
rápidamente una página, sección o palabra determinada.

4 \Área principal\ donde escribimos los documentos.

5 \Barra de estado\ situada en la parte inferior, en ella

podemos acceder a una serie de comandos que permiten
visualizar y gestionar rápidamente los documentos.

CÓMO ABRIR Y GUARDAR UN DOCUMENTO

Puede abrir un documento creado previamente tan solo

haciendo un doble clic sobre él. También puede leerlo desde
el propio Word siguiendo los pasos descritos en el epígrafe
Apertura de documentos, en el capítulo 1.

A la hora de guardarlo existen también varias opciones que

puede consultar en el capítulo anterior.

LA BARRA DE
HERRAMIENTAS
En la parte superior de la ventana de Word se muestra un
primer grupo de opciones, agrupadas en una barra de color
azul. Veamos de cuáles se trata:

1 Este conmutador permite activar o desactivar el guardado

automático del documento (véase Guardar documentos, en
el capítulo 1).

2 En esta sección se encuentran algunos de los comandos

rápidos que se emplean con mayor frecuencia (si aparecen
"sombreados", significa que no están habilitados en ese
momento). Recuerde que es posible personalizar este grupo
de opciones (véase La cinta de opciones y la barra de
herramientas, en el capítulo 1).

3 El nombre de su cuenta en Microsoft Office (tiene más

información en Cuenta en Microsoft, en el capítulo 1).

4 Estos iconos permiten minimizar la ventana, cambiar su

tamaño o cerrarla por completo.

LA CINTA DE
OPCIONES
Es el área del programa que contiene la mayoría de los
comandos. Las opciones son tan numerosas que están
repartidas en diferentes menús. Según hacemos clic en sus
distintos apartados, como Inicio, Insertar, Disposición, etc.,
Word muestra las herramientas relacionadas con cada uno
de ellos. El resto de las áreas de la aplicación (ventana de
edición, barra superior de herramientas, paneles laterales y
barra de estado) se mantiene sin cambios
independientemente del menú elegido. La única excepción
es cuando seleccionamos Archivo, ya que, en este caso, el
programa cambia de aspecto debido a la funcionalidad
específica de este menú.

Como hemos comentado anteriormente, las funcionalidades

son tan numerosas que resulta imposible tratarlas todas. Por
eso, hemos querido centrarnos en las herramientas más
útiles para el usuario, a la vez que proporcionaremos la
información más relevante sobre los diferentes menús.

Recuerde que también puede personalizar la cinta de

opciones. Para ello, haga clic en el icono en forma de flecha
1 situado a la derecha. El modo de pantalla completa oculta
tanto la cinta como la barra de herramientas, lo que permite
aumentar el espacio disponible para la ventana de edición
(algo especialmente útil cuando la pantalla es relativamente
pequeña), el tercero es el estado por defecto, que mantiene
la cinta siempre a la vista, y el segundo es un compromiso
entre ambos. La cuarta opción oculta la barra de
herramientas. Le sugerimos que pruebe las cuatro
alternativas para decidir cuál es su favorita.

INICIO

En esta sección se encuentran algunas de las opciones que

se utilizan más habitualmente. La mayoría de ellas se
emplean para formatear el diseño del contenido del
documento. Veamos algunas de las más destacadas.

» CÓMO PEGAR UN TEXTO

En la parte izquierda se localizan los iconos de los comandos
copiar y pegar 1. A la hora de pegar contenido disponemos
de varias alternativas. Podemos, por ejemplo, mantener el
formato original, pegar solo el texto, replicar el formato y
algunas más.

Cuando se copia y pega el contenido de una fuente ajena a

Word, como por ejemplo una página web, el resultado no
suele estar a la altura de nuestras expectativas. Por lo
general, la opción Pegar trata de preservar no solo el texto
sino también el formato original. Así, aunque lo que nos
interesaba era simplemente pegar el texto, a menudo
acabamos teniendo textos con un formato muy diferente al
del resto de la página.
Para evitar este problema y conservar exclusivamente el
texto, basta con hacer clic en el icono de la flecha situado
debajo de Pegar. A continuación, seleccione Pegado
especial 2 y, finalmente, Texto sin formato. Sin duda, se
trata de un procedimiento un tanto tedioso. Si prevé que es
una tarea que va a realizar con cierta frecuencia, puede
agilizarla de dos maneras: incluir el comando Conservar
solo texto en la barra de herramientas de acceso rápido
(véase La cinta de opciones y la barra de herramientas en el
capítulo 1), o hacer que este modo sea el predeterminado a
la hora de pegar contenido. Para ello, seleccione Establecer
Pegar predeterminado... 3 y, en la ventana que se abre a
continuación, escoja Conservar solo texto 4 para la opción
Pegar desde otras aplicaciones.
» FORMATO DE TEXTO
Los comandos del apartado Fuente permiten personalizar el
texto según nuestro gusto y necesidades. Podemos, por
ejemplo, elegir el color y tamaño de los caracteres y
resaltarlos en negrita o cursiva, subrayarlos, etc.

Haga clic en la lista desplegable 1 para elegir alguna de las

numerosas fuentes que Word pone a nuestra disposición.
Seleccione un texto para comprobar en tiempo real cómo
varía su aspecto según el tipo de letra elegido (si no hace
clic en la fuente, el documento se mantendrá sin cambios).

Si pulsa sobre el icono de la flecha 2 situado en la esquina

inferior derecha del panel, se abre una ventana que le
permite modificar la apariencia del texto a varios niveles. Por
ejemplo, en la pestaña Avanzado 3 puede ajustar el espacio
entre los caracteres.
Otra de las herramientas de personalización es Efectos de
texto: 4. Gracias a ella puede aplicar numerosos efectos,
como dotar de una sombra a los caracteres, además de
modificar su relleno 5 y contorno, entre muchos otros
atributos.

» PÁRRAFO
Esta sección nos ofrece diversas opciones que nos permiten
gestionar los párrafos de forma más eficiente. Las tres del
principio 1 están enfocadas a elaborar listas. La primera nos
permite crear una lista con viñetas. Para utilizarla, haga clic
en su icono cuando el cursor esté posicionado en el primer
elemento de la lista, pulse la tecla Intro y automáticamente
Word creará el segundo elemento. Cuando desee finalizar la
lista, presione Intro dos veces seguidas.
Para elegir un tipo de viñeta determinado haga clic en el
icono de la flecha 2. Si no le convence ninguno, seleccione
Definir nueva viñeta... 3. A continuación, se abrirá una
ventana en la que podrá personalizar su aspecto eligiendo
un símbolo, imagen o fuente específicos. Todo lo anterior se
aplica también al formato de las listas numeradas, a las que
puede acceder pulsando sobre el icono 4.
Podemos emplear la tercera opción 5 para crear listas con
varios niveles. Para ello, tras seleccionar el formato de lista
multinivel, comience por escribir el primer elemento de la
lista. Pulse Intro y, a continuación, la tecla de tabulación
(identificada con dos flechas apuntando en direcciones
opuestas). Verá que el nuevo elemento se desplaza hacia la
derecha. Esto mismo ocurrirá con los elementos siguientes:
si presiona Intro, el elemento se alineará con el anterior,
mientras que si pulsa el tabulador se desplazará un espacio
a la derecha.
También es posible modificar la posición de un fragmento de
texto (por ejemplo, un párrafo) disminuyendo o aumentando
la sangría 6. Para ello, posicione el cursor en cualquier parte
del párrafo y haga clic en el icono correspondiente según
quiera alejarlo o acercarlo respecto a los márgenes.

Alternativamente, puede emplear los marcadores deslizantes

situados en la regla y que permiten una mayor flexibilidad. Si
desea modificar el margen izquierdo solo en una
determinada línea o párrafo, haga clic en la mitad inferior del
deslizador 7 y desplácelo hasta la posición que desee. Puede
realizar la misma operación con el margen derecho,
moviendo en este caso el control deslizante 8. Tenga en
cuenta que estos cambios solo afectan a la parte del texto
donde esté posicionado el cursor. Si, por el contrario, prefiere
que se apliquen a todo el documento, deberá seleccionar en
primer lugar todo el texto.

Si pulsa sobre el icono de la flecha 9, se mostrará una

ventana de opciones que permiten realizar varios ajustes
relacionados con el aspecto de los párrafos. Algunos de ellos
se pueden ejecutar desde la cinta, pero otros, como el
espaciado 10, solo pueden modificarse aquí.
» ESTILOS
El siguiente apartado agrupa los distintos estilos que
podemos aplicar al texto. Se trata de una opción bastante
útil si se utiliza con cuidado, ya que su uso permite navegar
rápidamente a través del documento, aunque sea muy
extenso. Para ello, primero es necesario definir la estructura
del documento. Por ejemplo, podemos asignar a los nombres
de los capítulos el formato Título 1 1, elegir Título 2 2 para
los apartados, y asignar Subtítulo 3 a los subapartados.
Para ello, basta con posicionar el cursor sobre el texto al que
desea aplicar un título y hacer clic en la opción
correspondiente.
De este modo, podremos visualizar la estructura de nuestro
documento seleccionando la pestaña Títulos en el panel de
navegación 4 y acceder fácilmente a la sección que nos
interese pulsando sobre ella.

Además de asignar títulos que den una estructura al

documento, también podemos utilizar este menú para
asignar estilo, por ejemplo, de subtítulo o cita, a cualquier
parte del texto.
» LAS OPCIONES DEL FINAL
Hacia el final de la cinta encontramos los comandos que nos
permiten, entre otras acciones, realizar búsquedas dentro
del documento 1. Esta herramienta se complementa
perfectamente con el panel de navegación al que nos
acabamos de referir.

El icono de la opción Dictar 2 nos ofrece la posibilidad de

introducir textos mediante la voz en lugar de utilizar el
teclado. La calidad del reconocimiento de voz de Word es
bastante buena, aunque requiere de un cierto nivel de
atención por nuestra parte (por ejemplo, a la hora de dictar
los signos de puntuación). Por último, Editor 3 ofrece un
resumen general de la calidad del texto, indicándonos, entre
otras cosas, las correcciones que debemos realizar y los
problemas de gramática que hay que resolver según Word.

INSERTAR

La pestaña Insertar contiene las funciones que nos

permiten incluir en el documento elementos distintos al
propio texto. Los dos comandos más utilizados son la
inserción de imágenes y la de tablas, que examinaremos con
más detalle en el epígrafe Crear un documento desde cero
de este mismo capítulo. Otras opciones útiles son:
1 \Salto de página\ al ejecutarlo, finalizamos la página en
el punto en que esté colocado el cursor. La nueva página
comenzará a partir de la línea siguiente.

2 \Wikipedia\ abre un panel a la derecha del texto que nos

permite buscar en Wikipedia desde Word. Así mismo,
podemos insertar citas desde la entrada de Wikipedia
seleccionada mediante un simple clic.

3 \Vínculo\ nos ofrece la posibilidad de insertar distintos

tipos de enlaces, por ejemplo, a páginas web u otros
documentos.

4 \Referencia cruzada\ permite incorporar referencias a

puntos específicos del propio texto, algo que puede resultar
útil en el caso de documentos muy extensos.

5 \Comentario\ se utiliza para incluir una nota acerca de

una parte del texto. Los comentarios insertados de este
modo son más fáciles de ver y gestionar que si se añadieran
directamente en el texto.

La ventaja principal que ofrece la función de comentarios es

que estos quedan reflejados con más claridad, algo
especialmente útil en el caso de que varias personas estén
trabajando a la vez en el documento. La desventaja es que,
dependiendo de la versión de Word, los comentarios no se
muestran en el mismo formato.

6 \Encabezado, Pie de página y Número de página\ al

hacer clic sobre cada una de estas opciones, se abre un
menú que permite elegir entre varios formatos predefinidos.
Una vez seleccionado, podrá introducir el texto que necesite
para la parte superior o inferior del documento, así como
emplear los numerosos parámetros que le ofrece la
aplicación para personalizar de estos elementos.

En cuanto al número de página, podrá elegir dónde ubicarlo,

qué formato debe tener y a partir de qué cifra debe
comenzar.

A MANO O CON LAS OPCIONES

Cuando trabajamos con documentos de texto, muchas de las

tareas pueden realizarse "a mano" o bien mediante las
opciones del programa. Un ejemplo clásico: es posible
desplazar el texto hacia la derecha pulsando docenas de
veces la barra espaciadora o utilizar una opción más
adecuada, como la sangría. Aunque lleve un poco de tiempo
aprenderlas, le recomendamos que utilice siempre las
funciones que ofrece la aplicación, ya que, normalmente, se
obtienen mejores resultados y en menos tiempo.

DIBUJAR
El menú Dibujar nos ofrece distintas opciones a la hora de
incorporar elementos gráficos a mano alzada. Word pone a
nuestra disposición varios tipos de bolígrafos y rotuladores
con diferentes grosores de punta 1 y, por supuesto, colores
2 para que podamos remarcar o resaltar todo aquello que
queramos dentro del texto.

Como nota curiosa, podemos incluso recrear el movimiento

de nuestros trazos a través de la opción Reproducción de
entrada de lápiz 3. Al hacer clic sobre ella, se mostrará la
animación de la herramienta de dibujo tal y como la hemos
trazado.

DISEÑO Y DISPOSICIÓN
Las funciones contenidas en estos dos menús están
relacionadas con la apariencia general de la página.

En el menú Diseño, podemos elegir entre una serie de

temas predefinidos que afectan al tamaño y la fuente del
texto, los colores, el espaciado... Cada uno de ellos dispone
de una miniatura que nos ofrece una idea del aspecto que
tendría el documento, aunque la mejor manera de
comprobar el resultado es crear una copia de este y hacer
pruebas. De esta manera, podremos obtener una idea
exacta del aspecto final, sin preocuparnos de modificar
accidentalmente el documento.

Las opciones Colores y Fuentes 1 nos permiten alterar

respectivamente el esquema de colores y tipos de letra
predeterminados. También es posible agregar, por ejemplo,
bordes a una página e insertar una marca de agua o alterar
el color de las páginas.

El apartado Disposición permite ajustar la distancia entre el

texto y los bordes de la página mediante la opción
Márgenes 2, al igual que la orientación 3 del documento y
el tamaño 4 de la misma. También podemos acceder a estas
opciones desde el menú de impresión.
REFERENCIAS

En esta pestaña, la función Tabla de contenido 1 permite

crear el resumen del documento. La ventaja es que Word se
encarga de hacerlo automáticamente y es posible
actualizarla en cualquier momento. Pero antes deberemos
haber aplicado un estilo de título a las secciones, tal y como
se explica en el epígrafe Estilos, en este capítulo. Desplácese
hasta el principio del documento y haga clic en esta opción.
Puede elegir entre varios tipos predefinidos de tabla o crear
el suyo propio. De vez en cuando, deberá ejecutar el
comando Actualizar tabla 2 para que la lista de contenidos
incluya las nuevas entradas.

La opción Insertar nota al pie 3 permite agregar un texto

en la parte inferior de la página con el fin de aportar
información adicional sobre una sección del documento. A
medida que se van insertando estas notas, su numeración se
actualizará automáticamente. Para borrarlas, simplemente
seleccione su número en el cuerpo principal del texto y
elimínelas.

El resto de las opciones nos permiten gestionar las citas,

fuentes de datos e ilustraciones que componen nuestro
documento.

CORRESPONDENCIA

En el caso de que necesitemos enviar por correo postal el

mismo documento a distintas personas, podemos recurrir al
menú Correspondencia. De este modo, solo será necesario
indicar a Word algunos datos tales como el nombre y la
dirección del destinatario, para que la aplicación genere por
sí sola la relación de envíos. Para ello, deberemos haber
preparado previamente una base de datos de direcciones.

Le sugerimos que la primera vez que vaya a utilizar esta

función, seleccione la opción Iniciar combinación de
correspondencia 1 y elija Paso a paso por el Asistente
para combinar correspondencia... 2. A continuación, solo
deberá seguir las instrucciones que se indican en el panel
que se muestra a la derecha.
REVISAR

Este apartado contiene toda una serie de herramientas que

le permiten comprobar que todo esté correcto en el
documento antes de darlo por finalizado, incluso si ha
trabajado en él en conjunto con otras personas. Puede
revisarlo tanto a nivel ortográfico como gramatical, acceder
a un diccionario de sinónimos, hacer un recuento de
palabras, insertar correcciones, etc. Le animamos a que
profundice en este conjunto de funciones en el apartado
Revisar documentos, incluido más adelante.

VISTA

Esta sección dispone de algunas funcionalidades bastante

interesantes. Aunque no permiten modificar el diseño del
documento, sí nos ofrecen la posibilidad de elegir el modo de
visualización más adecuado a nuestras necesidades.

Utilice las opciones de la parte superior izquierda 1 para

alternar entre los diferentes modos de visualización. La
modalidad predeterminada es Diseño de impresión, que
nos permite comprobar cómo se vería el documento si
decidiéramos imprimirlo. La mejor manera de apreciar el
efecto de los distintos modos es probarlos. Tenga en cuenta
que, al seleccionar alguno de ellos, los menús de la parte
superior desaparecen. Para regresar a la vista por defecto,
solo tiene que hacer clic en el icono Diseño de impresión 2
situado en la parte inferior derecha.

En el panel Movimiento de página 3 puede elegir si las

páginas han de desplazarse vertical u horizontalmente. El
apartado Mostrar 4 alberga algunas funciones bastante
útiles. Por ejemplo, podemos mostrar u ocultar las reglas
situadas en los márgenes del documento, así como
superponer una cuadrícula en las páginas. También es
posible indicar a Word que visualice el panel de navegación
del documento (véase Paneles laterales más adelante). Le
sugerimos que lo mantenga siempre en pantalla; aunque, en
algunas situaciones, especialmente si el monitor no es muy
grande, puede resultar más recomendable ocultarlo.

Los iconos de la sección Zoom 5 nos permiten acercar o

alejar el documento. En este apartado también podemos
seleccionar la vista de una sola página o de varias 6. Esto es
útil, por ejemplo, para comparar dos páginas al mismo
tiempo o visualizar dos secciones diferentes del documento.

La función Organizar todo 7 permite apilar todas las

ventanas abiertas en Word para poder verlas
simultáneamente en pantalla. Es decir, si por ejemplo
tenemos abiertos dos documentos, la ventana de uno de
ellos se mostrará en la mitad superior de la pantalla,
mientras que la del otro ocupará la parte inferior.

Si prefiere que los dos documentos se muestren uno al lado

del otro de forma vertical en lugar de horizontal, basta con
hacer clic en Ver en paralelo 8. Si activa la función
Desplazamiento sincrónico 9 y se desplaza hacia abajo o
hacia arriba a través del documento, el otro lo hará también
de forma sincronizada.

Dividir 10 nos permite visualizar dos partes del mismo

documento simultáneamente. Así, podremos ver una sección
en la mitad superior de la ventana y otra distinta en la
inferior. Para regresar al modo de vista por defecto, haga clic
de nuevo en el mismo botón, que habrá pasado a
denominarse Quitar división.

ARCHIVO

Aunque se trata del primer menú, lo hemos reservado para

el final porque es diferente a los demás. De hecho, al hacer
clic en él, el documento desaparece (pero no se preocupe,
no lo está cerrando), y se muestra en su lugar una ventana
con información sobre este, además de ofrecer diversas
opciones para gestionar los documentos. Por ejemplo,
podemos crear uno nuevo 1 o abrir 2 alguno ya existente,
así como guardar 3 el documento actual, salvarlo cambiando
su nombre 4, imprimirlo 5 o compartirlo con otras personas
6. En este último caso, la función Proteger documento 7
puede resultarle útil. Esta opción le permite elegir diferentes
formas de salvaguardar el contenido del documento: desde
protegerlo mediante una contraseña hasta configurarlo para
que únicamente pueda abrirse en modo lectura y no sea
posible realizar cambios.
Con Exportar 8 puede guardarlo en un tipo de archivo
diferente al propio de Word (algo útil, por ejemplo, si
necesita disponer de un archivo en PDF), mientras que
Transformar 9 genera una versión del documento en
formato de página web. Para abandonar la edición del
documento haga clic en Cerrar 10 (si aún no lo había
guardado, se mostrará un cuadro de diálogo que le solicitará
hacerlo). Y para acceder a la información relativa a su
usuario de Office pulse en Cuenta 11 (véase Cuenta en
Microsoft, en el capítulo 1).

Si selecciona Opciones 12, se abre la ventana de

configuración de Word. En ella encontrará una gran cantidad
de funciones destinadas a personalizar la apariencia y el
funcionamiento de la aplicación.
PANELES LATERALES

Dependiendo del modo de vista que hayamos seleccionado y

de la opción que utilicemos en cada momento, Word
mostrará un panel con información y funcionalidades
relacionadas con ellas. Una de las más prácticas es el panel
de navegación, que se activa eligiendo Vista y,
seguidamente, Panel de Navegación (véase el epígrafe
Vista, en este capítulo). Solo debe hacer clic en el icono de
cerrar 1 para ocultar un panel en cualquier momento.

Si ha creado una estructura de documento mediante la

aplicación de estilos (véase el epígrafe Estilos, en este
capítulo), puede aprovechar el panel de navegación para
desplazarse rápidamente a través del texto. También puede
utilizarlo para realizar búsquedas: escriba el término que
desea encontrar en el campo 2 y se resaltarán en amarillo
las secciones que lo contienen. Si hace clic en el icono de
lista desplegable 3 y después selecciona Búsqueda
avanzada... 4, se abrirá una ventana que le permitirá afinar
los parámetros de la búsqueda. Seleccione Más >> o <<
Menos 5 para ampliar o reducir su funcionalidad; por
ejemplo, puede decidir si desea ignorar las mayúsculas o
tenerlas en cuenta. No solo es posible encontrar palabras
sueltas, sino también marcas de párrafo, de tabulación, etc.

La pestaña Reemplazar 6 permite sustituir textos. Esto

resulta muy útil cuando es necesario realizar la misma
corrección varias veces. Por ejemplo, si alguien le ha enviado
un documento en el que los acentos se han convertido
erróneamente en apóstrofes, puede introducir los caracteres
por corregir en el campo Buscar: 7 y los correctos en
Reemplazar con 8. Utilice el botón Buscar siguiente 9
para realizar la búsqueda de una en una y Reemplazar 10
para realizar la sustitución. Alternativamente, es posible
ejecutar todos los cambios de una sola vez con Reemplazar
todos 11. Mediante esta funcionalidad es posible también
hacer otro tipo de acciones tales como sustituir un tipo de
letra por otro o cambiar el estilo de un párrafo por otro
diferente.
Del resto de paneles disponibles podemos destacar el
portapapeles. Para acceder a él, haga clic en el icono de
abrir 12 en el menú de Inicio. En este panel se guardan,
auto-máticamente, todos los elementos que hemos ido
copiando durante la elaboración del documento. De este
modo, siempre podremos recuperarlos y pegarlos
rápidamente en el lugar que necesitemos de un modo rápido
y sencillo.

BARRA DE ESTADO

La parte inferior de la ventana de Word alberga una barra de

estado que proporciona información sobre el documento, así
como algunas opciones útiles. A la izquierda del todo se
muestra el número de la página 1 en la que nos
encontramos y la cantidad total que contiene el documento.
Un atajo útil: al hacer clic sobre la información de la página,
podemos mostrar y ocultar alternativamente el panel de
navegación (véase el epígrafe anterior Paneles laterales).

Inmediatamente después encontramos el número de

palabras 2 que contiene el documento. Si pulsamos sobre él,
se abrirá una pequeña ventana con información adicional,
como por ejemplo el número de caracteres en el texto.

Si hace clic en el icono 3, se activa la herramienta de

corrección ortográfica y gramatical. A continuación, se
muestra el idioma 4 que Word ha identificado para el
documento. Obviamente, puede escribir el texto en cualquier
idioma, incluso si es diferente del que se muestra aquí, pero
la función de revisión se activará para este. Si lo necesita,
puede hacer clic para modificarlo, tanto para todo el
documento como para una parte.

En la parte derecha de la barra encontramos algunos de los

distintos modos 5 que podemos elegir para visualizar el
documento (lectura, impresión y diseño web) y, a su lado, la
función de zoom 6.

Si hace clic en la barra con el botón derecho del ratón, se

desplegará una lista de comandos que puede incluir en ella
para que pueda personalizarla según sus preferencias.

BOTÓN DERECHO DEL RATÓN

Otros menús a los que puede acceder mientras trabaja con
los documentos son aquellos que se muestran al pulsar el
botón derecho del ratón. Su naturaleza dependerá del
elemento sobre el que haga clic.

Si selecciona o pulsa en una palabra o frase, se abrirá un

menú 1 con las acciones que pueden ejecutarse sobre un
texto. Por ejemplo, puede copiar, cortar, pegar, modificar la
fuente, buscar, consultar sinónimos o realizar una traducción
automática, insertar enlaces o introducir comentarios.
Muchos de estos comandos se encuentran repartidos en
diversas secciones de la cinta de opciones, pero muchas
veces es más conveniente y rápido activarlos desde aquí.

Si hace clic sobre una foto, se abrirá un menú 2

completamente distinto con opciones relacionadas con la
manipulación de imágenes.
Veamos otro ejemplo. En el panel de navegación, al pulsar
con el botón derecho del ratón sobre un título (véase Paneles
laterales, incluido anteriormente ) se abrirá otro menú 3
contextual. En este caso, se nos ofrecen opciones tales como
crear nuevos títulos, eliminarlos o imprimir la tabla de
contenido.

CREAR UN
DOCUMENTO
DESDE CERO

A continuación, le proponemos un ejemplo práctico de cómo

utilizar algunas de las herramientas que se han descrito en
las páginas anteriores para crear un documento desde cero.
Como caso práctico, crearemos un anuncio para vender un
coche.
Veamos, a continuación, los pasos que deberemos seguir
para llevarlo a cabo.

Empiece creando un nuevo documento. Para ello, haga clic

en Archivo, a continuación, en Nuevo 1 y finalmente sobre
Documento en blanco 2.
Comience a escribir el texto. Una vez que haya acabado de
redactar el anuncio, aplíquele el formato. Por ejemplo, si
desea que el texto quede centrado, selecciónelo y haga clic
en la opción Centrar 3.

Con el contenido aún seleccionado, despliegue la lista

Fuente 4 para elegir el tipo de letra (le sugerimos que no
emplee demasiado tiempo en esta tarea; para documentos
sencillos la fuente por defecto es adecuada). Y, a
continuación, seleccione solo el encabezado y haga clic en la
lista Tamaño de fuente 5 para agrandarlo. En nuestro
ejemplo, hemos elegido un cuerpo 72 para el título.
Para el subtítulo se ha escogido el tamaño 20, mientras que
para el resto del texto se ha empleado un cuerpo 14 con el
fin de conseguir un buen equilibrio entre legibilidad y
espacio ocupado. Si desea destacar alguna palabra o frase,
haga clic en la herramienta de resaltado 6, elija el color y, a
continuación, pase el cursor por encima de ellas. Recuerde
que ninguna de las decisiones es definitiva: simplemente
pruebe a ver qué tal quedan; puede realizar cambios en
cualquier momento.

Seguidamente, acceda al menú Insertar para añadir dos

elementos al documento: una imagen y una tabla. Para
agregar la imagen, coloque el cursor donde desea insertarla.
En este punto, disponemos de varias posibilidades:
• Hacer clic en la opción Imágenes 7 para insertarla
desde un archivo guardado en nuestro ordenador.
• Seleccionar Imágenes en línea 8 para acceder a un
banco de imágenes generado a partir de los resultados
de Bing, el motor de búsqueda de Microsoft.
• También es posible insertar elementos gráficos que no
sean fotografías. Para ello, haga clic en las distintas
opciones, como Iconos, Modelos 3D o SmartArt,
para descubrir las alternativas que le ofrece Word en
cada una de las categorías. Puede que algunas de ellas
se adapten a sus necesidades.
• Por último, puede simplemente copiar una imagen que
haya visto en algún sitio y pegarla (mediante las teclas
Ctrl+C y Ctrl+V o a través de las opciones del menú
correspondiente. Vea Cómo pegar un texto para
conocer más detalles).
Sea cual sea el método que haya utilizado para incluir la
imagen, Word le proporciona varias herramientas de edición
con las que podrá dejarla a su gusto. Por ejemplo, los
tiradores 9 situados en la parte exterior del cuadro de la
imagen permiten modificar su tamaño. Solo tiene que hacer
clic en uno de ellos y, mientras lo mantiene pulsado,
arrastrar el ratón. Pero recuerde: si utiliza alguno de los
tiradores centrales, la proporción se alterará y la imagen
quedará distorsionada. Para conservarla, emplee los
tiradores situados en las esquinas. También, puede utilizar el
menú contextual de imagen que se detalla a continuación.

Puede rotar la imagen haciendo clic en el control 10 al

tiempo que arrastra el ratón. Al igual que con la opción
anterior, disfrutará de un mayor control sobre el resultado
final si emplea el menú contextual en lugar del ratón.

La función Opciones de diseño 11 muestra un pequeño

menú que permite elegir la disposición de la imagen en
relación al texto que la acompaña, como por ejemplo, hacer
que quede rodeada por él. Para acceder al resto de
herramientas, haga clic en la imagen con el botón derecho
del ratón y visualizará el menú contextual.

Entre las numerosas funciones disponibles destacan las dos

últimas. Tamaño y Posición… 12 abre una ventana que
nos permite establecer con precisión el tamaño y las
proporciones que debe tener la imagen, así como su ángulo
de giro, la posición en la página y algunos parámetros más.
Por otro lado, al seleccionar Formato de imagen... 13 se
muestra un panel lateral 14 que permite efectuar diversas
modificaciones como, por ejemplo, aplicar efectos de sombra
y reflejo y ajustar el brillo y contraste.

Una vez que insertamos la imagen en el documento, es hora

de añadir el elemento final del anuncio: las tiras recortables
que incluyen la información de contacto.

Para ello, seleccione el menú Insertar, haga clic en Tabla

15 y seleccione el número de filas y columnas 16 que
necesite. Alternativamente, puede emplear la herramienta
Dibujar tabla 17 para trazarla manualmente, incorporar
una hoja de cálculo de Excel 18 o elegir alguna de las tablas
rápidas 19 predefinidas en Word.
Coloque el cursor dentro de la primera celda de la tabla e
introduzca la información de contacto. Si desea modificar el
aspecto de la tabla, haga clic con el botón derecho del ratón
y seleccione Propiedades de tabla... 20. Utilice las
opciones de este menú para ajustar su propiedades, como
por ejemplo alinear el texto dentro de las celdas.

Otra opción útil es Dirección del texto... 21. En nuestro

ejemplo, se ha utilizado esta función para colocar el texto en
vertical. Otras opciones útiles del menú contextual permiten
insertar filas o columnas adicionales en la tabla, eliminar
celdas, distribuir uniformemente las filas y columnas o elegir
un estilo de borde para la tabla.
Cuando ya haya introducido el texto en la primera celda,
pase a la siguiente pulsando la tecla de tabulación. Si, como
en el ejemplo, el texto es el mismo para todas las tiras,
puede simplemente copiarlo y pegarlo en el resto de celdas.
Tras finalizar el diseño, es el momento de examinar
detenidamente el anuncio para comprobar que todos los
elementos están en su lugar. Los últimos pasos consistirán
en revisarlo (véase Revisar un documento desde cero, más
adelante) e imprimirlo. Por supuesto, recuerde guardar el
documento.

CÓMO CREAR UN
DOCUMENTO A
PARTIR DE UNA
PLANTILLA
Una vez que hemos visto cómo diseñar un documento nuevo
desde cero, examinaremos ahora cómo crear uno a partir de
las plantillas incluidas en Word. Como ejemplo, vamos a
elaborar un currículum. Comience haciendo clic en Archivo
y seleccione Nuevo 1.

En el campo de búsqueda 2, introduzca un término

relacionado con la plantilla que desea encontrar (en nuestro
caso, currículum), y seleccione el modelo más adecuado a
sus necesidades haciendo clic sobre él. A continuación, se
abrirá una nueva ventana en la que podrá obtener una vista
previa más detallada 3. Puede navegar entre los resultados
empleando los iconos de las flechas 4. Pulse el botón Crear
5 para empezar a utilizar el modelo.
Una vez abierto, podrá modificarlo según sus necesidades.
Las diversas secciones de la plantilla contienen textos e
imágenes de muestra para poder identificar rápidamente
qué partes pueden editarse. Recuerde reemplazar todo el
contenido del ejemplo por el suyo propio.
Habrá ocasiones en que el texto que necesite incorporar sea
más largo que el de muestra. En estos casos puede, por
ejemplo, disminuir ligeramente el tamaño de la letra, elegir
una fuente más pequeña o desplazarlo a otra sección del
documento.

Tenga en cuenta también que, probablemente, la estructura

de la plantilla no se adecúe por completo a sus necesidades.
Si es así, puede modificarla eliminando párrafos, añadiendo
entradas a las listas o moviendo secciones de un lugar a
otro.

Por último, recuerde que deberá guardar el documento con

la opción Guardar como 6 (véase Guardar como, en el
capítulo 1).

REVISAR UN
DOCUMENTO

Word dispone de una serie de herramientas que permiten

comprobar si el contenido del documento está correcto
formalmente y solucionar los posibles errores. Se trata de
una serie de características realmente útiles que merece la
pena conocer.

IDENTIFICAR ERRORES

En su configuración por defecto, Word nos ayuda a minimizar

los errores que podamos cometer mientras escribimos. Si la
aplicación detecta que una palabra está mal escrita, la
subraya en color rojo 1.

Para solucionar el error, podemos corregirla manualmente o

hacer clic sobre ella con el botón derecho del ratón. En este
caso, se mostrará un menú que ofrece una serie de
sugerencias 2. Haga clic en la entrada correcta para aplicar
la corrección. En algunas ocasiones es posible que la palabra
subrayada no sea real-mente incorrecta, bien porque se trate
de un término informal, no esté incluida en el diccionario de
Word o incluso desee expresamente utilizarla aunque esté
mal escrita. En estos casos, puede hacer clic en Ignorar
todo 3. A partir de ese momento, ya no se identificará como
errónea en el documento que está editando, aunque Word
avisará de nuevo del error cuando trabaje con cualquier otro
texto. Alternativamente, puede elegir Agregar al
diccionario 4 para incorporarla definitivamente al
diccionario de Word.
Por otra parte, si hace clic con el botón derecho del ratón
sobre una palabra, puede solicitar al programa que le
proponga sinónimos 5 para ella.

Word no solo es capaz de advertirnos de fallos ortográficos,

sino también de ciertos errores gramaticales. En este caso,
la aplicación los identifica subrayándolos en color azul.

REVISIÓN ORTOGRÁFICA

Una vez que haya terminado de escribir el documento,

siempre es buena idea revisarlo para asegurarse de que
formalmente está correcto. Todas las funcionalidades
relacionadas con este último paso se encuentran agrupadas
en el menú Revisar 1. Al pulsar sobre Editor 2 se abrirá un
panel en la parte derecha de la aplicación. En él se
mostrarán los errores ortográficos y gramaticales que, según
Word, contiene el texto.

Si hace clic en Ortografía 3 se muestran los errores

ortográficos. Tenga en cuenta que lo que Word considera
errores de ortografía no siempre lo son. La aplicación ofrece
una lista de sugerencias 4 cuyo número dependerá de cada
caso. Solo tiene que hacer clic en ellas 5 para reemplazar el
término en cuestión. Por supuesto, también puede hacer la
corrección de forma manual. Haga clic en Omitir una vez 6
para ignorar puntualmente el error (quizá necesite emplear
un término erróneo a propósito). Si selecciona Ignorar todo
7, tampoco se considerarán como errores el resto de
instancias, aunque sí en cualquier otro documento distinto al
que está editando.

Pulse en el idioma seleccionado actualmente, en este caso

Español (España) 8, si necesita cambiarlo. Puede recurrir a
esta opción cuando el texto contenga fragmentos en otros
idiomas que Word no ha identificado correctamente.

En cuanto a las indicaciones gramaticales, aunque algunas

de ellas son adecuadas, en general no son tan útiles como
las ofrecidas por la revisión ortográfica. No obstante,
siempre es interesante comprobar qué sugerencias nos
propone la aplicación.

SINÓNIMOS Y TRADUCCIÓN
Word incorpora un diccionario de sinónimos real-mente
práctico a la hora de componer nuestros textos. Para
utilizarlo, haga clic en la palabra que desee consultar y, a
continuación, pulse en Sinónimos 1. Seguidamente, se
abrirá un panel con la lista de términos equivalentes que
sugiere la aplicación.

Por otro lado, podemos hacer uso de la herramienta

Traducir 2 para obtener versiones del texto en otro idioma.
Como ejemplo, hemos pedido a Word que traduzca al inglés
una frase de esta guía. La lista desplegable Del 3 permite
elegir el idioma de origen (en caso de que la detección
automática de Word no haya funcionado correctamente)
mientras que en A 4 se selecciona el de destino. Sin
embargo, le recomendamos que solo utilice esta función
para su uso personal. Si necesita comunicarse por escrito,
sobre todo si se trata de una cuestión relativamente
importante, es preferible que lo haga en su propio idioma,
con el fin de transmitir exactamente lo que desea expresar.
Recuerde que, al fin y al cabo, se trata de una traducción
automática generada por un algoritmo.
REVISIONES EN CONJUNTO

Las herramientas de revisión son especialmente útiles

cuando varias personas colaboran en la elaboración de un
documento.

Su funcionamiento es realmente sencillo. Para introducir un

comentario, basta con hacer clic en una palabra o
seleccionar una frase y, a continuación, pulsar el botón
Nuevo comentario 1. Un panel situado en la parte derecha
de la aplicación permite visualizar los comentarios añadidos
al documento. Adicionalmente, es posible contestar a un
comentario haciendo clic en Respuesta 2. Si desea borrar
un comentario, selecciónelo y haga clic en el botón Eliminar
3. Las funciones Anterior y Siguiente 4 permiten
desplazarse rápidamente a través de los comentarios.

Si necesita realizar modificaciones sobre un documento

preparado por otra persona, pero desea que esta pueda
comprobar los cambios que ha realizado, puede utilizar la
herramienta de control de cambios. Cuando eliminamos una
palabra o frase, el texto normalmente desaparece sin dejar
rastro. Pero si hacemos clic en Control de cambios 5, Word
“registrará”, a partir de ese momento, las acciones de
edición que llevemos a cabo. Por ejemplo, cuando borremos
una frase, no desaparecerá, sino que se tachará en rojo. Si,
por el contrario, añadimos texto, quedará subrayado
también en rojo. Una vez que haya terminado de revisar el
documento, haga clic de nuevo en Control de cambios
para indicar a Word que ya no es necesario registrar las
modificaciones.
En el caso de que reciba un documento que ha sido revisado
por otra persona, puede ver todas las modificaciones que ha
realizado haciendo clic en Panel de revisiones 6. Las
opciones Anterior y Siguiente 7 permiten desplazarse
rápidamente a través de los cambios. Si está conforme con
una modificación en concreto, solo tiene que hacer clic en
Aceptar 8 para validarla y que pase definitivamente a
formar parte del documento. Si, por el contrario, prefiere
mantener el texto original, seleccione Rechazar 9.

IMPRESIÓN

En caso de tener que imprimir el documento, solo tiene que

acceder al menú Archivo y, a continuación, pulsar en
Imprimir 1.

Seguidamente, se mostrará un cuadro de diá-logo con varias

funciones. Indique el número de ejemplares que necesita del
documento en Copias 2. Si desea imprimirlo completo,
mantenga la opción por defecto, Imprimir todas las
páginas 3, o despliegue la lista de opciones para elegir de
cuáles desea obtener una copia física. Pulse en Orientación
vertical 4 para elegir entre esta o una impresión en
horizontal. Utilice la lista desplegable 5 que se encuentra a
continuación para establecer el tamaño del papel. Si
necesita imprimir más de una página por hoja de papel,
haga clic en la opción por defecto, 1 página por hoja 6, y
seleccione la opción que necesite.
EN CASO DE PROBLEMAS

Lo mejor que podemos hacer para minimizar el riesgo de

perder nuestro trabajo es guardar el documento
regularmente (véase Guardar documentos, en el capítulo 1)
o activar la función de autoguardado. Sin embargo, en
algunas ocasiones pueden surgir problemas inesperados. Por
ejemplo, es posible que el ordenador se bloqueara y el
archivo aún no se hubiese guardado. En estos casos, tras
reiniciar el equipo y comprobar que todo esté en orden, abra
Word.

Acceda al menú Inicio y localice la opción Recuperar

documentos sin guardar 1 en la parte inferior de la
aplicación. Seguidamente, se abrirá el panel Recuperación
de documentos. En él puede comprobar qué archivos
fueron afectados por el problema y han podido ser
recuperados. Por debajo de cada uno de ellos se muestra la
fecha y hora de su última modificación. Pulse en el icono de
la flecha 2 para determinar qué desea hacer con ellos. A
menos que esté completamente seguro, le sugerimos no
seleccionar nunca la opción Eliminar 3. Es preferible
emplear algo de tiempo en abrir el documento para
comprobar su contenido y determinar en qué se diferencia
de la copia que tiene guardada en el disco. Si el archivo
recuperado es más reciente, puede abrirlo para seguir
trabajando en él. Si tiene alguna duda, guárdelo con otro
nombre para examinarlo más detenidamente. Una vez que
haya revisado todos los documentos recuperados, haga clic
en Cerrar 4.
Si no llegó a abrir alguno de los archivos recuperados, Word
mostrará un mensaje 5 preguntándole si desea volver a ver
el panel de recuperación la próxima vez que abra la
aplicación. Le sugerimos que examine todos los documentos
recuperados lo más rápidamente posible para determinar
qué versión es la válida y minimizar así el riesgo de acabar
con distintas copias del mismo documento.
 Capítulo 3
EXCEL

E xcel es la aplicación de Office que nos permite trabajar

con hojas de cálculo. Gracias a las funcionalidades que
incorpora podemos, por ejemplo, realizar cálculos complejos,
procesar datos de forma avanzada y generar gráficos a partir
de estadísticas. En las siguientes páginas descubriremos
cómo utilizar sus funciones principales.
ESTRUCTURA DE
LA HOJA DE
CÁLCULO

Una página de Excel está compuesta por varias secciones.

Primero las veremos rápidamente y después iremos
profundizando en ellas a lo largo del capítulo:

1 /La barra de título/ contiene algunos comandos rápidos

(que pueden personalizarse) que nos permiten gestionar los
archivos, visualizar el nombre de la propia hoja, acceder a la
barra de búsqueda y a otras opciones para configurar el
aspecto del documento (véase La cinta de opciones y la
barra de herramientas, en el capítulo 1).

2 /La cinta de opciones/ es el área donde se sitúan las

herramientas principales, y conocerla bien nos permitirá
extraer el máximo provecho de Excel. Aquí podemos
encontrar, entre otras, las funciones que permiten
personalizar el aspecto de la hoja, insertar gráficos y tablas,
realizar una revisión del contenido, etc.

3 /La barra de funciones/ como su propio nombre indica,

es el lugar donde se encuentran los comandos relacionados
con las funciones. También nos permite examinar el
contenido de las celdas.

4 /Filas y columnas/ las filas se identifican mediante letras

(A, B, C, etc.) y las columnas a través de números (1, 2, 3 y
así sucesivamente). La combinación de fila y columna se
emplea para determinar la posición de una celda o un
conjunto de celdas. Así, C3 es la celda que se encuentra en
la intersección de la columna C y la fila 3, mientras que
A1:G1 se refiere al rango de celdas comprendidas entre A1 y
G1, ambas incluidas. Fíjese en que, cuando el puntero se
sitúa en una celda (por ejemplo, C3), tanto el encabezado de
la fila 1 como el de la columna C quedan ligeramente
resaltados. De este modo, Excel nos indica claramente la
celda en la que estamos trabajando.

5 /La hoja de cálculo/ es el espacio de trabajo en el que se

introducen los datos y gráficos. Si necesita crear hojas
adicionales, solo tiene que hacer clic en el botón + 6 situado
en la parte inferior izquierda del documento. Esta opción
resulta especialmente útil cuando tenemos dos conjuntos de
datos que, aunque están relacionados de algún modo,
preferimos analizar por separado. De este modo, es posible
crear una hoja para uno y otra separada para el otro (por
ejemplo, una hoja de contabilidad doméstica para cada año).
Esto posibilita relacionar datos entre ellas, pudiendo realizar
cálculos en una hoja a partir de los datos que se encuentran
en la otra. Es como disponer de dos documentos distintos
pero con la ventaja de poder relacionarlos.

7 /La sección inferior/ se denomina barra de estado e

incluye, por defecto, algunas opciones que nos permiten
visualizar la hoja de cálculo en distintos formatos, así como
obtener cierta información sobre el documento. Es posible
personalizar la barra con otras opciones haciendo clic sobre
ella con el botón derecho del ratón.
ABRIR UN ARCHIVO

Si lo que quiere es abrir un documento de Excel ya existente,

solo tiene que hacer doble clic en él desde el administrador
de archivos. Si ejecuta la aplicación directamente, se
mostrará una pantalla como la que se muestra en la imagen.

La sección central 1 contiene las hojas de cálculo que se han

abierto recientemente. Para leerlas, basta con hacer clic en
ellas. Cuando se mueve el ratón por el nombre de un
documento (sin pulsar sobre él), se muestra el icono de una
chincheta. Si pulsa en ella, la hoja pasará a estar disponible
dentro del apartado Anclado 2. Para quitarla de esta lista,
vuelva a hacer clic en el icono de la chincheta.

Si lo que necesita es abrir un documento guardado en el

ordenador pero que no aparece en la lista de recientes, haga
clic en Abrir 3 y navegue hasta la carpeta que lo contiene.
También puede localizarlo introduciendo parte del nombre
del documento en el campo Buscar 4. Si, por el contrario, lo
que desea es crear uno desde cero, seleccione la opción
Libro en blanco 5. También puede emplear alguna de las
numerosas plantillas 6 que nos propone Excel. Además de
las que se muestran por defecto, puede seleccionar Nuevo
7 o en Más plantillas 8 para visualizar otros modelos.

Al hacer clic sobre alguno de ellos se mostrará una vista

previa. Una vez que se haya decidido por una plantilla,
ábrala haciendo doble clic o pulse el botón Crear 9 para
empezar a trabajar en ella. Seguidamente, se abrirá el
modelo. Este ya contiene textos de ejemplo que indican las
partes que son editables.
GUARDAR LAS
HOJAS

Al igual que con cualquier otro tipo de documento,

independientemente de la aplicación utilizada, le sugerimos
que guarde las hojas de cálculo inmediatamente después de
empezar a trabajar en ellas y que siga haciéndolo
regularmente cada pocos minutos. Es la mejor manera de
evitar que se pierda accidentalmente su trabajo.

Para ello, haga clic en el icono del disco 1 y siga el

procedimiento descrito en el epígrafe Guardar documentos,
en el capítulo 1.

Para guardar el archivo bajo un nombre determinado, pulse

sobre Archivo 2 y, a continuación, seleccione la opción
Guardar como 3.

Dispone de varias opciones para guardar el documento; por

ejemplo, puede almacenarlo en una carpeta distinta a la
actual 4. Utilice el campo de nombre 5 para introducir el que
desea darle al archivo. Mediante la lista desplegable 6 puede
escoger el formato en el que se debe salvar el documento. El
tipo de archivo por defecto es el nativo de Excel, .xlsx, pero
es posible que en alguna ocasión necesite elegir otro, como
por ejemplo PDF.

No obstante, tenga en cuenta que, si escoge un formato

distinto al de Excel, es posible que el documento original
sufra algunos cambios. El contenido en sí no cambiará, pero
sí quizá su apariencia.
Í
BARRA DE TÍTULO

Al igual que sucede en Word y PowerPoint, las

funcionalidades de Excel se encuentran repartidas en
diversos menús. Cuanto mejor los conozca, más partido
podrá sacar de este potente software.

El primer conjunto de comandos se sitúa en la barra de color

verde situada en la sección superior del programa.
Empecemos por la izquierda:

1 Este conmutador habilita o desactiva la función de

guardado automático del documento (véase Guardado
automático, en el capítulo 1).

2 Aquí se localizan las funciones de acceso rápido (si están

sombreadas, significa que están desactivadas en ese
momento). Recuerde que estos comandos son
personalizables (para averiguar cómo hacerlo consulte La
cinta de opciones y la barra de herramientas, en el capítulo
1).

3 El campo de búsqueda posee varios cometidos. Puede

utilizarlo tanto para buscar una función como para encontrar
una palabra en el documento. Excel muestra incluso los
resultados de la búsqueda en internet.

4 En esta parte se muestra el nombre de la cuenta de

Microsoft con la que hemos iniciado sesión en Office (véase
Cuenta en Microsoft, en el capítulo 1).

5 Este botón permite modificar el aspecto de la cinta de

opciones. El primer modo la oculta automáticamente, lo que
nos permite contar con un poco más de espacio para
mostrar la hoja (algo realmente útil cuando se está
utilizando una pantalla relativamente pequeña). La tercera
opción es el modo por defecto que mantiene la cinta de
opciones siempre a la vista. La segunda es un compromiso
entre las anteriores.

6 Los tres iconos del final nos permiten minimizar la

ventana, modificar su tamaño o cerrarla, finalizando la
edición de la hoja de cálculo.

CINTA DE
OPCIONES

En la cinta de opciones podemos encontrar la mayoría de los

comandos de Excel. Al igual que en el resto de las
aplicaciones de Office, el número de funciones es tan grande
que se han dividido en varias secciones. Las opciones
disponibles varían según la pestaña elegida. El resto de las
áreas de la aplicación (ventana de edición, barra superior de
herramientas, paneles laterales y barra de estado) se
mantiene sin cambios independientemente del menú
elegido. La única excepción es el menú Archivo, ya que, al
seleccionarlo, el programa cambia de aspecto debido a su
funcionalidad específica.

Como ya hemos dicho, las opciones son tan numerosas que

resulta imposible tratarlas todas. Por ello, la guía se centra
en aquellas herramientas que son más útiles para el usuario,
a la vez que facilita la información más relevante acerca de
los diferentes menús.

INICIO

En esta sección se encuentran algunas de las opciones que

se utilizan más habitualmente. La mayoría de ellas se
emplean para personalizar la apariencia del documento.

En la parte izquierda se localizan los iconos de los comandos

copiar y pegar 1. A la hora de pegar contenido disponemos
de varias alternativas; por ejemplo, podemos mantener el
formato original, pegar solo el texto o replicar el formato.
Una de las más útiles es Pegar valores 2.
Veamos cómo funciona esta opción con la ayuda de un
ejemplo. La celda D1 contiene una fórmula que multiplica A1
por B1. Si copiamos D1 y utilizamos el comando Pegar en
la casilla D3, obtenemos 0 3, porque, como se explica más
adelante en Cómo hacer cálculos, cuando se copia y pega
una fórmula lo que hace Excel es reescribirla a partir de su
nueva ubicación. De este modo, la fórmula se convierte en
“A3 por B3”, y, como las celdas A3 y B3 están vacías, el
resultado es 0. Si, por el contrario, elegimos Pegar valores
en la celda D4, esta mostrará 325 4, es decir, la misma cifra
que en D1, ya que al pegar solo los valores hemos eliminado
la fórmula.

Las opciones del apartado Fuente 5 permiten personalizar

el aspecto del texto y las celdas.
Desde la sección Número 6 podemos establecer el formato
de las cifras (véase Formato numérico, posteriormente en
este capítulo). El formato condicional lo trataremos más
adelante.

La función Borrar 7 nos ofrece varias alternativas a la hora

de descartar contenido. Podemos, por ejemplo, eliminar el
formato de una celda manteniendo intacto su contenido, o
viceversa. Las herramientas para ordenar y filtrar se detallan
en el epígrafe Cómo ordenar los datos, que se incluye más
adelante en este capítulo.

Haga clic en el botón Buscar y seleccionar 8 para acceder

a las funciones de este menú. Con ellas, no solo es posible
modificar el contenido visible de las celdas, sino también en
las fórmulas. Por ejemplo, se pueden reemplazar todas las
operaciones + por * para multiplicar las celdas en lugar de
sumarlas.
INSERTAR

Este menú permite insertar distintos objetos en nuestra hoja

de cálculo. Los dos más importantes son las tablas dinámicas
y los gráficos, a los que hemos dedicado unos apartados
específicos (véanse los epígrafes correspondientes más
adelante en este capítulo). También permite introducir otros
elementos tales como enlaces a otros archivos, comentarios,
encabezados y pies de página, etc.

DISPOSICIÓN DE PÁGINA

Las opciones de esta sección tienen que ver principalmente

con el aspecto que tendrá la hoja de cálculo en caso de
imprimirla. Puede encontrar más información en el epígrafe
Impresión, en este capítulo.

FÓRMULAS

Este apartado agrupa los comandos relacionados con las

fórmulas (a las que Excel se refiere también a veces como
funciones). Vea el apartado Funciones, incluido más
adelante, para conocer más acerca de ellas.

DATOS

En esta pestaña encontramos funcionalidades enfocadas al

análisis de datos. También incluye otras herramientas para
clasificarlos, filtrarlos, agruparlos, etc. Tiene más información
en el apartado Análisis de datos, incluido más adelante.
REVISAR

La pestaña Revisar incluye funciones que permiten llevar a

cabo una revisión completa de la hoja de cálculo y colaborar
con otras personas en su elaboración. Consulte más
información al respecto en el epígrafe Revisión y notas,
incluido más adelante.

VISTA

Gracias a este menú podremos establecer el modo de

visualización que nos resulte más cómodo y adecuado a
nuestras necesidades.

Un problema de Excel es que, a diferencia de Word, donde el

formato del documento es vertical, las tablas se extienden
tanto horizontal como verticalmente. Esto hace que sea
complicado tener una idea clara de cómo quedaría el
documento una vez impreso.

La función Ver salt. Pág. 1 muestra cómo queda dividida la

tabla a la hora de imprimirla. De esta forma, podemos
decidir cómo modificarla para que los datos que deben
mantenerse agrupados no acaben en hojas separadas.
Resulta útil para realizar una comprobación puntual, pero
para trabajar en la hoja de cálculo es más cómodo regresar
al modo por defecto. Para ello, haga clic en el icono Normal
2.

El apartado Mostrar 3 permite visualizar u ocultar ciertos

elementos de la página, aunque nuestra recomendación es
que mantenga las tres opciones activadas por defecto.
Desde Zoom 4 es posible alejar o acercar el documento.
Esto es muy interesante, sobre todo, si necesitamos ampliar
una parte de la tabla. Para ello, basta con seleccionarla y
hacer clic en el botón Ampliar selección 5.

Dentro de la sección Ventana podemos acceder, entre

otras, a las funciones Ver en paralelo, Desplazamiento
sincrónico y Restablecer posición de la ventana, en los
iconos de la derecha 6.

Estas opciones se emplean cuando se desea visualizar dos

documentos al mismo tiempo (por ejemplo, para
compararlos) o ver dos partes diferentes en uno solo. En el
apartado Vista, en el capítulo 2, puede encontrar más
detalles acerca de cómo se usa.

ARCHIVO
El menú Archivo es común a todas las aplicaciones de
Office. Puede consultar su modo de funcionamiento en el
epígrafe Vista del capítulo 2.

CREAR UNA HOJA

DE CÁLCULO
SENCILLA

Nada mejor que un ejemplo práctico para entender cómo se

emplean algunas de las principales funcionalidades de Excel.
Imaginemos que Laura, Antonio y Sonia salen de fin de
semana.

Por comodidad, solo uno se encargará de pagar el

alojamiento, otro las comidas, etc. y al final del viaje harán
las cuentas. Veamos cómo Excel puede ayudarles a ello.

INTRODUCIR TEXTO

En primer lugar, hay que crear un nuevo documento. Para

introducir el texto en una celda, basta con seleccionarla y
empezar a escribir. Lo ideal es que dicho texto sea lo más
breve posible para simplificar el manejo de la hoja. Además,
es mejor dedicar cada celda a un solo concepto, ya que así
la navegación y el análisis de los datos serán más sencillos.

Para seguir con el ejemplo planteado antes, haga clic en la

celda A2 y escriba el nombre de la primera persona y, a
continuación, pulse Intro. El cursor se desplazará a la casilla
A3. A continuación, introduzca la segunda persona. Por
último, escriba la tercera en A4.

Ahora haga clic en B1 e inserte la primera partida de gastos,

por ejemplo, Restaurante 1. Para desplazarse a la siguiente
columna, C1, no pulse Intro sino la tecla de tabulación. Una
vez que haya introducido todos los conceptos, la tabla
tendrá el aspecto que se muestra en la imagen. Si lo desea,
puede modificar el formato del texto usando los clásicos
comandos de negrita, cursiva, tipo y tamaño de letra.

FORMATEO SIMPLE

Es posible que la longitud de algunos de los conceptos sea

mayor que la anchura por defecto de las celdas. Existen dos
maneras de arreglarlo.

Puede seleccionar la primera de las columnas que quiere

redimensionar haciendo clic en su encabezamiento 1 (B, en
este ejemplo) y, a continuación, arrastrar el ratón hasta la
última columna que resaltar, en este caso I. A continuación,
mueva el ratón sobre la línea divisoria entre dos de las
columnas hasta que el puntero cambie al tipo de cursor 2.
Por último, haga doble clic. El resultado será que el tamaño
de cada columna habrá cambiado, adaptándose
automáticamente al del texto que contiene. Si no le gusta
que las columnas tengan una anchura diferente, puede
seguir otro método.
Seleccione las columnas tal y como hemos descrito
anteriormente y haga clic en Ajustar texto 3. De este
modo, el ancho de las columnas no cambia, sino el de las
filas, provocando que algunos textos se desplacen una línea
hacia abajo.

Si no queda completamente satisfecho con el aspecto,

siempre puede modificar las dimensiones de las celdas
manualmente. Para ello, desplace el puntero sobre las celdas
hasta que cambie a modo redimensionar 4 y arrastre el
ratón hasta obtener el tamaño deseado.
La hoja resultará más fácil de leer si se incluyen elementos
gráficos como colores y bordes. Seleccione las celdas de la
primera fila, haga clic en Color de relleno 5 y elija el que le
parezca mejor.

Repita la operación para las celdas de la primera columna.

En cuanto a la cuadrícula de la hoja, se utiliza simplemente
para identificar visualmente cada una de las celdas. No se
mostrará si imprime el documento.
Si desea recuadrar alguna celda, selecciónela y haga clic en
la opción Bordes 6 para elegir un formato. Existen multitud
de posibilidades: puede añadir un borde inferior o superior,
ajustar su grosor, personalizar el color, etc. Por supuesto, es
posible elegir un tipo de borde para diferentes rangos de
celdas.

Mediante las funciones del panel Alineación se puede

ajustar el texto tanto horizontal 7 como verticalmente 8. La
herramienta Orientación 9 nos permite girar el texto, por
ejemplo, para disponerlo en vertical en lugar de en
horizontal.
INTRODUCIR DATOS

Una vez que haya formateado el diseño de la hoja, puede

introducir los distintos importes. Por ejemplo, si el primer
restaurante lo pagó Laura y se gastó 75 euros y 80 céntimos,
haga clic en B2 1 y escriba la cantidad. Haga lo mismo para
el resto de los gastos.

Examinemos ahora algunas cuestiones prácticas relativas a

los números. El separador por defecto para los decimales es
la coma. Si su ordenador dispone de un teclado numérico, es
probable que la tecla de los decimales tenga impresa un
punto en lugar de una coma: no importa, utilícela y verá que
lo que se muestra en pantalla es una coma.

Si prefiere utilizar el punto como separador decimal (como,

por ejemplo, hacen los ingleses), haga clic en Archivo y, a
continuación, en Opciones. Seleccione Avanzadas 2,
desmarque Usar separadores del sistema e introduzca un
punto en el campo Separador decimal: 3. Modifique
también el de miles si así lo desea. Normalmente, este
separador no se utiliza. No obstante, si prefiere utilizar
alguno para que una cifra como diez mil se muestre como
10.000 en lugar de 10000, inserte el punto. En cuanto a los
decimales, utilice las opciones del panel Número 4 para
aumentar o disminuir su cantidad. Este valor de
configuración es puramente visual, ya que los decimales
seguirán existiendo, aunque no se muestren.

CÓMO REALIZAR LOS CÁLCULOS

Hasta ahora no hemos hecho nada muy diferente de lo que

puede obtenerse en Word mediante la opción de tablas
(véase Crear un documento desde cero, en el capítulo 2,
donde se dan algunas nociones). Ha llegado el momento de
utilizar Excel para lo que realmente está pensado.
Empiece por calcular cuánto gastó cada uno de los tres
amigos. Haga clic en la celda K2 e introduzca =suma. Tan
pronto como comenzamos a escribir tras el signo =, Excel
despliega automáticamente las funciones que comienzan por
los primeros caracteres introducidos. Puede buscar una
función específica haciendo clic en el icono fx 1 (para más
información sobre cómo elegir y utilizar una fórmula,
consulte el apartado Funciones, incluido más adelante). En
nuestro ejemplo, como se trata de una fórmula muy sencilla,
se puede insertar directamente, de forma manual.

A continuación, cuenta con dos alternativas. Por un lado,

puede hacer clic en la primera celda, B2, escribir +, pulsar
sobre C2, introducir de nuevo +, seleccionar D2 y así
sucesivamente. Para terminar, cierre la fórmula escribiendo
el paréntesis final “)” y pulse la tecla Intro.

Sin embargo, este método resulta un tanto incómodo. Por

eso, lo más recomendable es escribir la fórmula
directamente en la celda 2 o el campo de edición 3 de la
siguiente forma: =suma (B2:I2). Examinemos en detalle las
distintas partes de la fórmula:

• El signo = indica que se desea emplear una fórmula.

• A continuación, se introduce el nombre de la fórmula,
en este caso “suma”.
• Después del nombre, se abre paréntesis y, a
continuación, se indican las celdas que son objeto de
la fórmula utilizando la sintaxis correspondiente. En
este caso, se teclea la primera celda (B2) y la última
(I2), separadas por el signo; esto significa que
 deseamos incluir en la suma todas las celdas entre B2
e I2, ambas incluidas.
• Por último, se cierra el paréntesis.

Tras pulsar Intro, Excel muestra el resultado, equivalente a

la cantidad total gastada por Laura durante el viaje. Ahora
necesitamos repetir el mismo proceso para Antonio y Sonia.

En lugar de volver a introducir la fórmula, podemos

simplemente copiar la celda K2 y pegarla en K3 y K4. La
fórmula se actualizará teniendo en cuenta las celdas
correspondientes. También puede utilizar la función de
autocompletar que se describe más adelante.

El siguiente paso es el más complejo, ya que no consiste en

introducir datos o fórmulas, sino de entender exactamente
qué cálculos hay que realizar. En este ejemplo el
planteamiento es sencillo, pero existen muchos casos en los
que Excel se utiliza para realizar cálculos realmente
complicados.

Después de calcular el gasto en el que ha incurrido cada uno

de los viajeros, utilizamos la celda K6 4 para realizar una
nueva operación de suma. En este caso se calcula el gasto
total (en J6 podemos escribir Total para saber a qué se está
refiriendo la cantidad de la celda K6). En la casilla K7 5 se
calcula el importe por persona.

Por último, en la columna M 6 restamos al dinero pagado por

cada persona la cantidad a la que se toca y el resultado será
su saldo final: Antonio es el que más dinero ha gastado
durante el viaje y le corresponden 90,55 euros, de los cuales
Laura tiene que desembolsar 28,70 euros y Sonia 61,85
euros.

COMPROBAR LOS RESULTADOS

Antes de considerar los resultados como definitivos,

conviene verificar que no ha habido errores y que las
fórmulas están aplicándose sobre las celdas correctas. Para
ello, pulse en la celda (por ejemplo, M3 1). Seguidamente, se
visualizará la función en el campo de edición de fórmulas 2.
A continuación, haga clic sobre ella y las celdas a las que
hace referencia quedarán destacadas (en el ejemplo, K3 3 y
K7 4) de modo que podrá comprobar fácilmente si todo está
correcto.

En algunos casos, el propio Excel nos avisa de la posibilidad

de que exista un error. Supongamos que introducimos
manualmente una fórmula que suma las celdas D9 y D10 y
que la D11 también contiene un número. La aplicación nos
indicará que existen celdas adyacentes a las que estamos
sumando que no están incluidas en la fórmula. En estos
casos, se mostrará un pequeño triángulo en la esquina
superior izquierda de la celda que contiene la fórmula. Al
hacer clic sobre él, aparecerá un icono anaranjado con un
signo de exclamación 5. Si lo pulsa, Excel nos explicará el
motivo del aviso y nos ofrecerá posibles soluciones.
RELLENADO AUTOMÁTICO

En muchas ocasiones, la creación de una tabla implica una

serie de acciones repetitivas. Las funciones de auto
rellenado ayudan mucho en estos casos.

Esta opción no solo funciona con fórmulas, sino también con

datos. Si, por ejemplo, en una celda está escrita la palabra
Gastos y necesita replicar este texto en otras celdas de la
misma columna, solo tiene que hacer clic sobre la celda y
llevar el puntero hasta la esquina inferior derecha, de modo
que se convierta en un pequeño signo +. A continuación,
mantenga pulsado el botón del ratón y arrástrelo hacia abajo
1.
En algunos casos, esta acción supone algo más que copiar.
Para ciertos términos, Excel creará una lista en lugar de
copiarlos. Por ejemplo, si arrastra una celda cuyo contenido
es lunes 2, la segunda celda se convertirá en martes, la
tercera en miércoles y así sucesivamente. Lo mismo sucede
con los meses. De igual forma, prueba1 se convertirá en
prueba2, prueba3, etc. Y, si en lugar de seleccionar una sola
celda, selecciona dos 3, las siguientes se obtendrán a partir
de la diferencia que existe entre ellas. Por ejemplo, 1 y 2
darán lugar a 3, 4, 5... mientras que a 1 y 3 les seguirán 5, 7,
9. Si arrastra funciones, estas se reformularán de acuerdo
con las nuevas filas en las que se han colocado.
FORMATO NUMÉRICO

Excel no se limita a manejar datos puramente numéricos;

también es posible introducir y realizar cálculos con
monedas, fechas, horas, porcentajes, fracciones, etc. Así
mismo, permite personalizar el formato de los dígitos, lo que
contribuye a que la presentación de los datos sea más clara.
Por ejemplo, podemos observar que en esta hoja 1, existen
dos filas que muestran las mismas cifras. Si, por el contrario,
nos estamos refiriendo a una cantidad monetaria, la fila 3 lo
transmite más claramente. Para ello, no es necesario
insertar el símbolo € junto al número, sino que basta con
cambiar el formato de la fila. Seleccione la fila y haga clic
sobre la lista desplegable del apartado Número 2. A
continuación, elija el formato numérico que desee (en el
ejemplo, Moneda). También puede realizar esta operación
seleccionando un rango de celdas y pulsando sobre el icono
3 (o tecleando la combinación Ctrl+1). Excel mostrará
entonces una ventana donde podemos definir no solo la
categoría de los datos (Moneda 4, etc.), sino también el
símbolo correspondiente 5, la cantidad de decimales 6 y
cómo deben mostrarse las cifras negativas 7.
La elección del formato no solo es una cuestión estética, sino
que también es importante para realizar los cálculos
correctamente. En este ejemplo 8, la fila 2 está formateada
para contener números, por lo que la suma de A y B es 2,70.

La fila 3, en cambio, está configurada con el formato de la

hora, por lo que Excel considera que 1:30 es una hora y
media y 1:40 una hora y cuarenta minutos. De este modo, al
realizar la suma, el resultado es tres horas y diez minutos.
FUNCIONES

Las funciones son la verdadera razón de ser de Excel. Un

buen dominio de ellas, junto con una planificación adecuada,
permiten automatizar procesos de cálculo que, de otro
modo, serían muy largos, repetitivos y tediosos.

Además, gracias a las funciones, nos aseguramos de que los

cálculos se hacen correctamente, y esto nos permite, al
mismo tiempo, analizarlos en profundidad.

Existe un gran número de funciones y un inmenso abanico

de escenarios en los que aplicarlas. En esta sección nos
limitamos a explicar, de forma general, cómo emplearlas y a
presentar algunos ejemplos de las más comunes y útiles.
Podemos utilizar cuatro formas distintas de introducirlas.

El primer método consiste en insertarlas manualmente en la

celda (recuerde que debe comenzar siempre con el signo =).
Esta opción es la más habitual cuando se trata de funciones
sencillas. Alternativamente, acceda al menú Fórmulas 1 y
seleccione la categoría correspondiente. También puede
escribir = en la celda y utilizar la lista desplegable 2 para
escoger alguna de las funciones que propone la aplicación.
Por último, puede hacer clic en el icono de la opción
Insertar función 3. En este caso, se abrirá un cuadro de
diálogo donde podrá buscar la que necesita utilizar. Para ello,
puede servirse del campo de búsqueda 4; no siempre será
posible encontrarla, pero vale la pena intentarlo. Sea lo más
conciso que pueda para aumentar las posibilidades de éxito.
Otra forma es utilizar la lista desplegable 5, elegir la
categoría a la que cree que pertenece la función que está
buscando y seleccionarla. En la parte inferior se mostrará la
sintaxis de la fórmula y una breve descripción de ella.
También puede recurrir a la ayuda de Excel para encontrar la
más idónea.

Una vez que haya decidido qué función va a utilizar, haga

clic en Aceptar. A continuación, se mostrará un cuadro de
diálogo que le ayudará a definirla correctamente.
Posiblemente Excel le proponga automáticamente una
expresión 6. En este ejemplo, al haber elegido la celda D13
para la fórmula y seleccionado Promedio, la aplicación
sugiere automáticamente extraer el valor medio desde la
celda D9 a D12. Si la proposición automática de Excel
coincide con lo que necesita, basta con pulsar Aceptar 7. En
caso contrario, tendremos que establecer el rango sobre el
que debe aplicarse la función. En este ejemplo, lo que se
pretendía era promediar las cantidades de la fila 2, desde la
columna B hasta la I, ambas incluidas. Así que la propuesta
no nos sirve y es necesario editarla.

Es posible insertar una a una las referencias de cada una de

las tres celdas 8 que contienen valores (de tal forma que B2
sea el Número1, F2 el Número2 e I2 el Número3). Sin
embargo, cuando existe un gran número de celdas el
proceso puede resultar largo, tedioso y propenso a errores,
por lo que es mejor indicar el rango.
Para ello, basta con insertar la expresión B2:I2 9, en la que
los dos puntos significan “hasta”. De este modo, Excel
promediará todas las cantidades entre B2 e I2. En la parte
inferior 10 aparece una vista previa del resultado, lo que nos
ayudar a comprobar si la expresión es correcta o no. Una vez
que esté seguro de que así es, basta con pulsar en Aceptar
y la fórmula, con su resultado, se insertará en la celda. Si
desea replicar la fórmula en otras filas, no hace falta que
repita el proceso para cada una de ellas, sino que basta con
utilizar la función de rellenado automático (véase Rellenado
automático, incluido anteriormente en este capítulo).
Veamos, a continuación, algunos ejemplos concretos de
funciones.

CONTAR.SI

Supongamos que tenemos una tabla como la del ejemplo y

queremos contar cuántas veces aparece Toledo en ella. Para
ello, haremos uso de la fórmula Contar.si.
Al incluirla, Excel muestra automáticamente su sintaxis. A
continuación, simple-mente habrá que indicar los
parámetros correspondientes 1.

Tras el paréntesis es necesario indicar el rango de celdas al

que queremos aplicar la fórmula (en este caso A1:A11),
insertar un punto y coma para separar los parámetros e
introducir el criterio de búsqueda (en nuestro ejemplo
“Toledo”). Dado que estamos buscando un texto, deberemos
entrecomillarlo; si fuera un número, las comillas no serían
necesarias. Por último, para finalizar la fórmula hay que
cerrar el paréntesis.

Esta fórmula demuestra la utilidad de las funciones. Si

tenemos que manejar solo unos pocos datos, puede parecer
más rápido hacer manualmente el recuento. Sin embargo, si
por ejemplo necesitamos conocer también cuántas veces
aparecen el resto de ciudades, bastará con replicar la
fórmula, lo que siempre será más rápido que hacerlo a
mano. Por supuesto, si las tablas tienen una cierta
dimensión, ya no solo se trata de rapidez, sino también de
evitar errores.

Existen otras variantes de la función Contar que realizan

funciones similares. Por ejemplo, Contar.blanco calcula el
número de celdas vacías dentro de un rango determinado.

FUNCIONES LÓGICAS

Excel nos permite utilizar los datos contenidos en las tablas

no solo para realizar cálculos, sino también para extraer
deducciones en base a una lógica. Las posibilidades son
infinitas. Veamos un ejemplo sencillo.

Supongamos que somos unos apasionados de la pizza y nos

fijamos un límite máximo de siete a la semana. En las
casillas de B2 a B7 introducimos el número de pizzas
consumidas de lunes a sábado. En la celda B10 1
encontraremos la respuesta a la fatídica pregunta: ¿puedo
comer una pizza más o ya he comido demasiadas en los días
anteriores? La fórmula que utilizamos para el cálculo es:
=SI(SUMA(B2:B7)<7; “Sí”; “Lamentable-mente no”).
Analicemos la expresión:

• Si =SI(
• la suma de B2 a B7 SUMA(B2:B7)
• es inferior a 7 <7
• entonces ;
• mostrar “Sí” “Sí”
• de lo contrario ;
• mostrar “Lamentablemente no” “Lamentablemente no”)
Tenga en cuenta que Excel nos permite construir funciones
lógicas muy complejas que concatenen múltiples
condiciones. Cuanto más elaboradas sean, más fácil será
cometer un error. Un pequeño truco es hacer una primera
comprobación rápida. Una vez creada la fórmula, pruebe a
cambiar varias veces los valores con números sencillos para
poder determinar si el resultado de la fórmula es el
esperado.

Las fórmulas no solo permiten obtener resultados numéricos

o cadenas de texto, sino también modificar el aspecto de las
celdas, lo que resulta muy útil cuando se están analizando
datos.

FUNCIONES DE TEXTO

No todas las funciones de Excel están pensadas para realizar

cálculos. Existen algunas que modifican la apariencia del
texto.

Por ejemplo, si queremos poner en mayúsculas un texto

escrito en minúsculas, basta con situarnos en la celda 1
donde queremos colocar el texto en mayúsculas e introducir
la fórmula =MAYUSC (celda o rango).
También existe la posibilidad de concatenar las cadenas de
texto de dos o más celdas mediante la función CONCAT.

Si desea separar las dos cadenas para obtener un resultado

como en C2 2, puede añadir un espacio en blanco
entrecomillado de la siguiente manera: =CONCAT (A1;” “;
B1).

¿VALORES ABSOLUTOS O RELATIVOS?

Cuando copiamos una celda que contiene una función y la
pegamos en otra ubicación, la función se reescribe
automáticamente teniendo en cuenta las coordenadas de la
nueva celda. Por ejemplo, las columnas A y B contienen
números. En C1 insertamos una fórmula que multiplica A1
por B1. Si necesitamos también obtener el resultado de A2
por B2, A3 por B3 y así sucesivamente, basta con copiar y
pegar (o arrastrar, como se ha explicado anterior-mente en
el epígrafe Formato numérico) la fórmula de A1 por B1 y se
adaptará para multiplicar las celdas correctas sin que
tengamos que hacer nada más 1.

No obstante, en ciertas ocasiones esta funcionalidad puede

ser contraproducente, como veremos en el siguiente
ejemplo. En el caso que hemos utilizado para la función
Contar.Si, en la celda A14 se ha incluido la fórmula
=CONTAR.SI (A1:A11;”Toledo”), que se traduce como
“Cuenta el número de veces que aparece Toledo en las
celdas que van desde A1 a A11”. El resultado es tres 2.
Supongamos ahora que queremos buscar cuántas veces
están presentes otras ciudades, como Bilbao, Oviedo,
Salamanca y Almería. Lo primero que debemos hacer es
modificar la fórmula para que sea más fácil replicarla.

Vamos a modificarla para que sea =CONTAR.SI(A1:A11;B14),

es decir “Cuenta el número de veces que aparece la palabra
que se encuentra en B14 (es decir, Toledo) en las celdas que
van desde A1 a A11”. Si copiamos y pegamos la fórmula
desde A14 hacia abajo, se convertirá en
=CONTAR.SI(A2:A12;B15) etc. hasta =CONTAR.
SI(A2:A12;B18). Sin embargo, como puede observarse, el
resultado de Almería 3 no es correcto. Esto se debe a que, al
copiar y pegar, la fórmula ha modificado también el rango de
búsqueda. Ahora, en la celda A18 se indica que ha de
buscarse en el rango A5:A15 y no en A1:A11, por lo que la
instancia de Almería en A3 ha quedado fuera del cálculo.
Para evitar este problema, cuando necesitemos que una
referencia se mantenga fija, aunque se copie y pegue la
fórmula, debe utilizarse el símbolo $. Así, la fórmula original
quedaría =CONTAR. SI($A$1:$A$11;B14). Esto obliga a que
el rango de búsqueda sea siempre A1-A11. De este modo,
podemos buscar valores de forma dinámica fijando un rango
específico de celdas (observe que no se han añadido signos
$ a B14, que es la variable de texto). Gracias a esta
modificación, los resultados son ahora correctos para todas
las ciudades 4.

¿Y SI NECESITO ESCRIBIR EL SIGNO =?

En Excel, el signo = es un carácter especial. Si escribe “hola”

o “1”, estas cadenas de texto se visualizarán tal cual en las
celdas.

Sin embargo, si introduce =1+1, Excel mostrará 2. Pero ¿qué

pasa si quiero que aparezca el signo = en pantalla? La
solución es precederlo de un apóstrofe, símbolo que
normalmente se encuentra a la derecha del 0.

Así que si escribimos ‘=1+1, la celda ya no mostrará 2, sino

=1+1. Este mismo comportamiento sucede con los demás
signos de puntuación.

CÓMO SABER SI UNA FUNCIÓN ES LA ADECUADA

Las funciones ayudan a ahorrar tiempo y a evitar errores de

cálculo, pero siempre que se hayan escrito correctamente.

De hecho, lo primero que le sugerimos es que valore si tiene

sentido o no recurrir a una función. Si tomamos el ejemplo
anterior, dado el volumen de las entradas, en realidad es
posible contar sin problema las ciudades de forma manual.
Sin embargo, para tablas similares con cientos de valores, el
uso de funciones se hace indispensable.

Excel dispone de mecanismos automáticos que informan de

ciertos errores cometidos a la hora de elaborar las fórmulas.
En algunos casos pueden aparecer mensajes de error 1
como el de esta captura de pantalla.
En otros casos, cuando, por ejemplo, intentamos sumar dos
palabras o dividir un número por 0, Excel visualiza un
pequeño triángulo en la esquina superior izquierda de la
celda para indicar que existe un error. Al pulsar sobre él, se
muestra un icono de advertencia 2. Si a su vez hacemos clic
sobre este, aparece un pequeño menú con una explicación
sobre el tipo de error y algunas sugerencias para intentar
solucionarlo.

En todo caso, no podemos confiar en que todo esté correcto,

aunque Excel no avise de ningún problema. Por ejemplo, es
posible que quiera sumar A1 y B1, y, por descuido,
introduzca en su lugar A2+B2. Como la sintaxis es correcta,
Excel no advertirá de ningún error, por lo que tendrá que
descubrir por sí mismo dónde está el fallo. Por ello, es
aconsejable siempre realizar algunas pruebas modificando
algunos valores, para comprobar si las fórmulas devuelven
los resultados esperados.
También hay que tener en cuenta que, a veces, parece
existir un error cuando en realidad no lo hay. En C1
utilizamos la fórmula A1*B1 para multiplicar los números
contenidos en las celdas A1 y B1. La función está escrita
correctamente. Entonces, ¿por qué aparecen unos caracteres
de almohadilla 3 en lugar del resultado? Simplemente
porque se trata de un número que ocupa más espacio que el
ancho de la columna. Basta con redimensionarla para poder
visualizar el resultado.

Por último, recuerde que pueden existir filas y columnas que

se encuentran ocultas (haga clic con el botón derecho sobre
una columna o fila y seleccione Ocultar). Excel ofrece esta
posibilidad para personalizar el diseño de la tabla.

Si aplica una fórmula a un rango que incluye celdas ocultas,

esta tendrá en cuenta también los valores contenidos en
ellas, lo que puede traducirse en resultados que parezcan
extraños, pero que en realidad son correctos. La presencia
de dos trazos en el encabezamiento 4 y el hecho de que la
columna D se muestra inmediatamente después de la B nos
indican que la columna C está oculta.

ANÁLISIS DE
DATOS

Ante la presencia de tablas repletas de cifras, es

comprensible en un primer momento sentirse un tanto
perdido y no saber muy bien por dónde empezar.
Afortunadamente, otro de los puntos fuertes de Excel son las
funciones que permiten analizar los datos.

CÓMO ORDENAR LOS DATOS

Una de las formas más evidentes de analizar una tabla es

ordenar los datos según los criterios en los que estamos
interesados. Para ello, podemos utilizar la herramienta
Ordenar del menú Datos (disponible también desde el
menú Inicio).

La tabla de ejemplo contiene los puntos obtenidos durante la

última década por diez tenistas que participan en los torneos
de la ATP. La clasificación está ordenada alfabéticamente por
defecto. Esto dificulta poder comprobar de un solo vistazo
qué jugadores tienen más puntos, así que vamos a realizar
algunos cambios. Seleccionamos toda la tabla y, a
continuación, hacemos clic en Ordenar 1.
A continuación, se abrirá un cuadro de diálogo en el que
podremos escoger cómo clasificar los resultados. En primer
lugar, elegimos de acuerdo con columna cuyos datos
queremos ordenar 2. En este caso seleccionaremos la
columna Total, que contiene la suma de los puntos logrados
durante los diez años. A continuación, escogemos el criterio
en la lista Ordenar según 3, donde podemos elegir entre
los valores de la celda, color o fuente. Por último, si el Orden
4 debe ser de mayor a menor o viceversa. Si la columna por
clasificar contiene letras en lugar de números, entonces
podrá ordenarse alfabéticamente. Si así lo necesitamos,
puede añadirse un segundo nivel en Agregar nivel 5. De
este modo, si dos filas tienen el mismo valor en el primer
nivel se ordenarán según los valores contenidos en el
siguiente. En el ejemplo, si dos tenistas han sumado el
mismo total de puntos, quedarán ordenados entonces según
la temporada de 2020.

También podemos emplear fórmulas sencillas como Min o

Max, para obtener respuestas puntuales de forma muy ágil.
Por ejemplo, si queremos conocer rápidamente cuál es la
máxima puntuación alcanzada por Nadal en las últimas diez
temporadas, basta con introducir en cualquier celda vacía la
fórmula =MAX (C3:L3) 6.

FORMATO CONDICIONAL

Los colores pueden ayudarnos a interpretar los datos de un

modo más visual. Para ello, solo necesitamos utilizar la
herramienta de formato condicional. Supongamos que en la
tabla anterior quiere comprobar cuántas veces Medvedev ha
conseguido más puntos que Federer. Para ello, seleccione la
celda de 2020 de Medvedev y, a continuación, pulse en
Formato condicional 1 en el menú de Inicio.
Seguidamente, haga clic en Reglas para resaltar celdas 2
y, por último, en Es mayor que... 3.

Por último, defina la condición. Puede establecer un criterio

fijo como, por ejemplo, cuántas veces Medvedev ha logrado
más de 6.000 puntos. Para ello, podríamos introducir 6.000
en el campo de condición. Para nuestro ejemplo, en cambio,
lo que queremos es comparar el valor de la celda C5, que
contiene la puntuación de Medvedev, con la C4 de Federer.
Así que introducimos =C4 en el campo 4. A continuación,
seleccionamos en la lista desplegable 5 la combinación de
colores que debe tener la celda que cumpla la condición.
En este momento, el formato condicional solo se está
aplicando a una celda, la de la temporada 2020. Si desea
extenderlo al resto de años, haga clic en el icono de Copiar
formato 6, en forma de brocha, y arrástrelo hasta la celda
que desee. Automáticamente las temporadas en las que
Medvedev ha superado a Federer quedarán resaltadas en
rojo 7.

Mediante el formato condicional es posible realizar muchas

otras acciones, como introducir iconos para representar
tendencias en los valores o aplicar degradados de color a un
rango. Se trata de una herramienta muy potente que le
recomendamos que conozca.
TABLAS DINÁMICAS

Otra herramienta eficaz que nos propone Excel a la hora de

analizar los datos son las tablas dinámicas. Su uso, sin
embargo, exige cierta preparación, por lo que normalmente
merece la pena solo cuando es necesario realizar un análisis
en profundidad. Volvamos al ejemplo del viaje de Laura,
Antonio y Sonia (véase el epígrafe Cómo realizar los cálculos,
incluido anteriormente). Supongamos que esta vez hemos
estructurado la hoja de un modo similar al de la imagen.

Seleccione la celda Fecha, acceda al menú Datos y pulse

sobre Filtro 1. A continuación, en el menú Insertar, elija
Tabla dinámica 2. Alternativamente, puede seleccionar
Tablas dinámicas recomendadas 3 para que Excel le
proponga alguna predefinida. Esto puede ser útil para
comprender mejor cómo funciona esta herramienta.
Seguidamente, se mostrará un cuadro de diálogo. Haga clic
en Seleccione una tabla o rango 4. Escoja Nueva hoja
de cálculo 5 y haga clic en Aceptar 6.

Se abrirá entonces una nueva hoja dentro del mismo

documento a la vez que el panel Campos de tabla
dinámica 7. Marque con el ratón todos los elementos que
desee analizar. Al hacerlo, los datos se transformarán en
campos que se corresponden con los encabezamientos de
las celdas.
De este modo, con tan solo desplazar los campos a las áreas
de Filtros, Columnas, Filas y Valores 8 podrá generar,
sobre la marcha, tablas que analicen en profundidad y desde
varios ángulos los datos contenidos en la tabla.

Se trata de una herramienta de análisis un tanto ardua de

aprender, pero que proporciona unos excelentes resultados
cuando se manejan grandes cantidades de datos y variables.

REVISIÓN Y NOTAS

Las herramientas de revisión son especialmente útiles

cuando varias personas necesitan trabajar al mismo tiempo
en una hoja de cálculo.
Seleccione una celda y acceda al menú Revisar 1. A
continuación, utilice la opción Nuevo comentario 2 para
introducir el texto. Los comentarios pueden responderse,
eliminarse y mostrarse en una barra lateral que se abre al
hacer clic en Mostrar comentarios 3. Si imprime una tabla
que incluye comentarios, estos no serán visibles.

Las Notas 4 son una manera de incluir observaciones, sin

posibilidad de respuesta. Por lo general, los comentarios
suelen borrarse una vez que se ha resuelto el motivo de
estos, mientras que las notas se utilizan para dejar
constancia de algo. Por ejemplo, pueden ser útiles para
entender el porqué de ciertas decisiones que se tomaron al
crear la hoja cuando volvamos a abrirla meses después.

PRESENTACIÓN DE
RESULTADOS

Los cálculos no lo son todo. El formato en el que se

presentan es igual de importante, ya que nos ayuda a
interpretarlos mejor.

GRÁFICOS

Los gráficos constituyen un medio muy eficaz para analizar y

presentar datos. Si deseamos obtener unos gráficos
verdaderamente relevantes es necesario tener en cuenta
dos aspectos:

• Disponer de una buena base, es decir, que la tabla

esté bien diseñada y contenga datos consistentes.
• No existe un único tipo de gráfico válido para todos los
casos. Cada escenario requiere un formato distinto.

Veamos algunos ejemplos empleando como base la tabla de

resultados usada en el ejemplo de los tenistas de la ATP.
Hagamos primero algunas modificaciones. Ocultamos la
columna del total, ya que contiene valores demasiado
elevados en comparación con los parciales de las
temporadas y esto distorsionaría la visión general.
Modificamos también el orden de las temporadas, situando
primero las más antiguas.

Supongamos que queremos analizar la evolución de los

resultados a lo largo de los años. Para ello, seleccione todas
las celdas de la tabla y acceda al menú Insertar. Si ya tiene
decidido el tipo de gráfico que utilizar, elíjalo en el panel
Gráficos 1. En caso contrario, haga clic en Gráficos
recomendados 2 para echarle un vistazo a todos.

A continuación, seleccione la pestaña Todos los gráficos 3

para poder visualizar todos los gráficos disponibles. La lista
de la izquierda 4 contiene las categorías, mientras que la
sección de la derecha 5 muestra las variantes de cada una
de ellas. En la zona central 6 aparece una miniatura del
gráfico seleccionado. Sitúe el ratón sobre ella si desea
ampliarla. Cuando haya encontrado el tipo de gráfico
adecuado, haga clic en Aceptar 7 y se insertará en la hoja
junto a la tabla.

También puede colocar el gráfico en cualquier posición de la

hoja mediante el ratón. Si hace clic y arrastra alguno de los
tiradores 8 podrá agrandarlo o reducirlo. Si no termina de
convencerle, haga clic en él y pulse la tecla Supr para
eliminarlo. Las opciones situadas a la derecha 9 permiten
elegir qué elementos (por ejemplo, títulos, etiquetas de
datos, etc.) deben mostrarse y cuáles no, cambiar el estilo
del gráfico y filtrar datos.
Además, todos los elementos del gráfico pueden
modificarse. Si pulsa sobre el título puede modificar el texto
y desplazarlo a otra posición. Así mismo, es posible modificar
el aspecto de la leyenda y establecer un valor mínimo o
máximo en los ejes. Las posibilidades son casi infinitas.

Por supuesto, puede insertar todos los gráficos que desee y

experimentar con diferentes modalidades para descubrir
cuál es la mejor opción. Por ejemplo, si lo que quiere es
conocer la tendencia de los jugadores a lo largo del tiempo,
un gráfico de líneas es perfectamente adecuado. Pero si
selecciona demasiados datos, la perspectiva se volverá
confusa. En estos casos, es preferible trabajar sobre un
número menor de variables para obtener una visión más
clara de los datos.
TABLAS EN FORMATO RESUMIDO

Otro modo de obtener una visión clara de una tabla que

contiene un volumen considerable de datos es crear una
versión resumida con los parámetros más relevantes.

Por ejemplo, podemos ocultar los datos que no nos

interesen. Para ello, basta con seleccionar las filas o
columnas, hacer clic con el botón derecho del ratón y elegir
Ocultar 1. Para volver a mostrarlas, colocamos el puntero
sobre los dos trazos situados en el encabezado de las
columnas y elegimos Mostrar 2. En este punto, si vamos a
realizar un gran número de cambios, es recomendable crear
un duplicado de la tabla y trabajar sobre esta, y mantener
así intacta la original.
IMPRESIÓN

Si necesita obtener una copia en papel de la hoja de cálculo,

solo tiene que acceder al menú Archivo y hacer clic en
Imprimir 1. El proceso de impresión es similar al del resto
de aplicaciones, aunque existen algunas peculiaridades en el
caso de Excel que merece la pena mencionar.

En particular, dado el formato de las hojas de cálculo, es

necesario tener en cuenta no solo la disposición vertical, sino
también la horizontal. En el caso de que la tabla sea muy
extensa, resulta complicado determinar con exactitud cómo
se repartirán los datos al imprimirla.
Una de las funciones clave es la que se encuentra al final del
cuadro de diálogo. Si hacemos clic en la lista desplegable de
márgenes, podemos previsualizar cómo afecta su
configuración a la impresión 2. Si, por ejemplo, se da el caso
de que casi toda la tabla ocupa una sola página, excepto una
columna que se imprimiría en otra página más, puede probar
a ajustar los márgenes para solucionarlo. Esto también
puede hacerlo de un modo automático mediante la opción
Ajustar hoja en una página 3 de la función de escalado.

Otra opción útil es la que permite decidir qué partes de la

hoja deben imprimirse. Por ejemplo, tal vez necesite
imprimir solo una parte de la hoja. Para ello, seleccione las
celdas que le interesan y elija Imprimir selección 4.
Si pulsa sobre Configurar página 5 podrá acceder a
opciones adicionales para personalizar la impresión.

Por ejemplo, cuando una tabla tenga que imprimirse

necesariamente en varias hojas, puede acceder a la pestaña
Hoja 6 para establecer las filas o columnas que deben
repetirse en todas las páginas con el fin de que sea más fácil
leer los datos.

También puede decidir si imprimir o no las líneas de división

7 de la cuadrícula de la tabla (por defecto Excel no lo hará) o
el orden de las páginas 8.
 Capítulo 4
POWERPOINT

A l igual que sucede con el resto de las aplicaciones de

Office, PowerPoint dispone de un impresionante conjunto de
funcionalidades. Sin embargo, presenta una diferencia
fundamental: con Excel, cada minuto que dedicamos a
aprender alguna nueva función nos sirve para aumentar la
versatilidad de nuestras hojas de cálculo. Con Word, la
correlación no es tan directa; si no eres buen escritor, Word
no te convierte en uno, pero algunas de sus características
nos ayudan a componer textos más claros y de mayor
impacto.

Esto es diferente con PowerPoint. Si tiene alguna experiencia

en hacer presentaciones, ya sea por estudio o por trabajo,
probablemente estará de acuerdo en que la mayoría son
aburridas y rara vez consiguen despertar el interés de la
audiencia. La razón principal es que pocas personas son
capaces de convertirlas en interesantes. Al fin y al cabo, una
presentación es una especie de monólogo ante un público
difícil, algo para lo que no siempre recibimos preparación ni
disponemos de tiempo para hacerlo adecuadamente. En
esto, también influyen las herramientas que utilicemos,
entre ellas PowerPoint, y las transiciones, animaciones y
efectos diversos rara vez son realmente útiles y la mayoría
de las veces distraen a los asistentes y desvían el foco de la
presentación. Por esta razón, en este capítulo trataremos de
reducir al mínimo las explicaciones sobre la funcionalidad de
esta herramienta y, en cambio, incluiremos consejos
prácticos para crear una presentación eficaz.

CÓMO ABRIR Y GUARDAR DOCUMENTOS

Acceda al menú Archivo para crear, abrir y guardar las

presentaciones. Los procedimientos son los mismos que se
han descrito en los capítulos anteriores.
ESTRUCTURA DE
LA PÁGINA

La ventana de edición de PowerPoint se compone de varias

áreas. A continuación, las comentamos brevemente para
examinarlas después con más detalle:

1 /La barra de herramientas/ contiene comandos de

acceso rápido que nos permiten realizar ciertas tareas de un
modo ágil. Podemos ver el nombre de la presentación,
acceder a la función de búsqueda y algunas opciones para
personalizar la vista de la página.

2 /La cinta de opciones/ agrupa las funciones principales

de cada uno de los menús.

3 /El panel de miniaturas/ proporciona una vista reducida

de las diapositivas que componen la presentación.

4 /El área central/ contiene la diapositiva en la que se está

trabajando.

5 /El panel situado a la derecha/ incluye una serie de

ideas de diseño que PowerPoint nos propone
automáticamente.

6 /Desde la barra de estado/ podemos acceder a distintas

opciones para cambiar el formato de visualización, hacer
zoom, acceder a las notas, etc.
CREAR UNA
PRESENTACIÓN

Al igual que sucede en Word y Excel, el menú Archivo

contiene una serie de plantillas prediseñadas. Para
seleccionar alguna de las sugeridas por PowerPoint, haga clic
directamente sobre ella 1. También puede pulsar en Más
temas 2 o realizar una búsqueda de modelos por palabras
clave 3. No obstante, no le aconsejamos que considere
únicamente las plantillas predefinidas, por muy vistosas que
puedan parecer. La razón es que corre el riesgo de alejarse
demasiado del tema de su presentación sin llegar a
transmitir fielmente el mensaje que desea comunicar.
En todo caso, durante la elaboración de la presentación,
puede recurrir en cualquier momento a estos modelos,
aunque le sugerimos que, por ahora, elija Presentación en
blanco 4.

CONSIDERE LA UBICACIÓN

Uno de los aspectos clave a la hora de realizar una

presentación es tener presente dónde va a desarrollarse
físicamente. Al tratarse de una herramienta visual, el
objetivo es que su mensaje llegue tanto a las personas
sentadas en la última fila como a las que están delante. Si se
trata de un sitio pequeño, como un aula o una pequeña sala
de reuniones, puede incluir elementos relativamente
pequeños. Por el contrario, si la presentación se va a realizar
en un lugar en el que las últimas filas están a tres o más
metros de la pantalla, y esta no es muy grande, no tiene
sentido incluir gráficos o textos que no serán visibles para la
mitad del público.

DIAPOSITIVA DE PORTADA
Cuando se crea un documento nuevo, PowerPoint presenta
un aspecto similar al de la imagen incluida más adelante. El
primer paso consiste en elaborar la diapositiva que servirá
de portada para la presentación. Una de las cuestiones que
debe tener en cuenta es que la portada permanecerá en
pantalla durante bastante tiempo ya que suelen pasar unos
instantes desde que se lanza la presentación hasta que
comienza: hay que encender el proyector, ajustar el
enfoque, que los asistentes terminen de sentarse; hay un
zumbido, el micrófono puede estar funcionando mal, etc.
Existen un montón de causas por las que el inicio de la
presentación puede demorarse. Así que es importante elegir
una imagen y un título que reflejen lo mejor posible el tema
del que va a hablar.

Para entender de un modo práctico cómo aplicar estos

consejos, veamos lo que podría considerarse una mala
práctica. Haga clic en el título 1 para editarlo y, a
continuación, introduzca el subtítulo 2. Si desea insertar una
imagen, puede simplemente copiarla y pegarla desde el
portapapeles, pero no vamos a hacerlo por el momento
(véase el epígrafe El cuerpo de la presentación, más
adelante). En su lugar, probemos a utilizar alguna de las
plantillas que nos propone PowerPoint desde el panel Ideas
de diseño 3 (a veces este panel no se muestra, pero puede
verlo en cualquier momento haciendo clic sobre el icono
Ideas de diseño 4).
Examinemos qué tiene de malo la portada que hemos hecho.
El color del subtítulo 5 hace que apenas sea visible; es mejor
utilizar colores con un buen contraste. Aunque pudiéramos
verlo, su texto es demasiado largo. Como se trata de la
portada, la audiencia tendría tiempo suficiente para verlo,
pero su tamaño es demasiado pequeño para que sea legible
desde el fondo de una sala.
Además, hay un error ortográfico. Las faltas de ortografía
nunca son buenas, pero en la portada son aún peores, ya
que da más tiempo a notarlas. Tenga especial cuidado de no
equivocarse en esta diapositiva.

Incluso, la imagen es un tanto desconcertante. A primera

vista, los diseños predefinidos 6 de PowerPoint son
atractivos, pero ¿qué tiene que ver un circuito impreso con
consejos para presentaciones? Tenga por seguro que algunos
de los asistentes se harán esta pregunta, así que conviene
que usted también porque, si no puede responderla, significa
que es mejor elegir otra imagen o simplemente no emplear
ninguna.

Hagamos un segundo intento. Vamos a utilizar un título y

subtítulo más concisos 7, de este modo, será más fácil
leerlos y tendrán un mayor impacto. Insertamos el logotipo
de OCU 8 (véase Cómo incluir un mismo gráfico en todas las
diapositivas, más adelante). El panel Ideas de diseño 9
tiene en cuenta la imagen recién incorporada y nos sugiere
automáticamente varias alternativas. En ese caso, hemos
elegido un diseño sobrio, que proporciona un espacio
adecuado al logo y muestra el subtítulo en un tamaño bien
visible. También puede acceder al menú Diseño 10 para
explorar temas (izquierda) y variantes (derecha) adicionales.
Haga clic en el icono de la flecha en Variantes para
visualizar otras alternativas y desplace el ratón sobre las
miniaturas para obtener una vista previa. Si no queda
satisfecho, siempre puede deshacer la selección pulsando
Ctrl+Z. Por supuesto, se puede modificar el tamaño del
texto, cambiar la fuente, mover los elementos a otros
lugares, etc., aunque se trate de plantillas predefinidas.

En cualquier caso, es preferible no hacer demasiados

cambios; por ejemplo, si aumentamos mucho el tamaño del
texto, quizás se produzcan saltos de línea poco estéticos.
Para remediarlo, se puede agrandar el cuadro que lo
contiene, pero corremos el riesgo de que se superponga a
una imagen o no quede alineado con el resto de elementos.
En resumen, nos arriesgamos a desencadenar reacciones
nada deseables.
CONOZCA A SU PÚBLICO

A la hora de preparar una presentación, es importante tener

en cuenta a quién va dirigida. Es posible que una
presentación funcione bien con cierta audiencia, pero no con
otra. Por tanto, lo primero es prepararla en función del grupo
de personas que va a asistir: el tono general, si va a ser muy
técnica o no, qué cuestiones se van a dar por sentadas y en
cuáles se van a profundizar, etc.

En cambio, otras cuestiones son, por así decirlo, universales.

Por ejemplo, expresarse de un modo lo más claro y sencillo
posible. Sea conciso, tanto en las palabras como en las
diapositivas, y adecúe las imágenes al discurso. En general,
es mejor mantener al mínimo las bromas e imágenes
graciosas. Y, por supuesto, apréndase bien la presentación:
ensaye las veces que sea necesario y, si es preciso, tome
notas.
EL CUERPO DE LA PRESENTACIÓN

Una vez creada la portada, pulse Ctrl+M para crear una

nueva diapositiva o haga clic en el icono con el signo + 1. Si
pulsa en Nueva diapositiva 2 puede elegir entre varios
formatos, que se diferencian por la posición en las que se
sitúan los distintos elementos.

Haga clic en el título 3 para editarlo, y en el recuadro inferior

4 para escribir el cuerpo del texto. Recuerde que estas áreas
sirven simplemente como guía, pero no es obligatorio
utilizarlas. Puede introducir texto solo en alguno de los
cuadros, en ambos o en ninguno, y utilizar únicamente
imágenes.

Si desea cambiar el tamaño y tipo de letra del texto,

selecciónelo. A continuación, se mostrará un pequeño menú
que permite personalizarlo 5. Si pulsa el botón derecho del
ratón sobre el texto, se despliega otro menú con opciones
adicionales de formato.

Puede emplear los tiradores 6 para agrandar o reducir el

tamaño del cuadro, pero tenga cuidado de que no se
superponga sobre otras partes de la diapositiva. Si hace clic
dentro del recuadro, podrá desplazarlo hasta otro punto.
Si necesita añadir imágenes u otros elementos como tablas,
vídeos, etc., puede hacerlo rápidamente pulsando sobre los
iconos que se muestran al crear una diapositiva nueva (son
ocho, semitransparentes, con forma de tabla, gráfico, etc.,
que pueden verse en una imagen anterior), que puede
alternar con el menú Insertar. También puede agregar una
imagen copiándola mediante Ctrl+C y pegándola con
Ctrl+V. Para posicionarla, arrástrela con el ratón. Y si hace
clic sobre la imagen con el botón derecho, se visualiza un
menú 7 que contiene varias herramientas de edición.
Dependiendo del tipo de imagen, se mostrará el panel
Formato de imagen 8 que incluye numerosas funciones de
retoque.

CÓMO REORDENAR LAS DIAPOSITIVAS

En realidad, el orden en el que creemos las diapositivas no

tiene importancia. Es normal insertar nuevas entre las ya
existentes, mover alguna a otra posición, borrar otras,
incluso, duplicarlas. Modificar su ubicación resulta muy
sencillo gracias al panel situado a la izquierda 1. Para ello,
solo tiene que hacer clic en ella con el ratón y,
manteniéndolo pulsado, arrastrar la diapositiva a la nueva
posición. Si necesita trasladar varias a la vez, selecciónelas
con el ratón y la tecla Control, y desplácelas juntas. Si lo
que desea es eliminarla, haga clic en ella, pulse el botón
derecho del ratón y selecciones la opción de borrar.
Para insertar una nueva diapositiva entre otras dos ya
existentes, haga clic en la primera y pulse Ctrl+M. Alter-
nativamente, pulse el botón derecho del ratón en una de las
diapositivas para mostrar el menú contextual 2. Desde él
puede, por ejemplo, duplicar una diapositiva para trabajar a
la vez en varias versiones.

Es posible también ocultar diapositivas; no se eliminarán de

la presentación, pero tampoco se mostrarán. Esto es útil
para poder disponer de diferentes versiones de una
presentación y utilizarlas según sus necesidades (distintas
audiencias, etc.).
RECURSOS MULTIMEDIA

Ya hemos desaconsejado anteriormente el empleo de

transiciones, animaciones y otros efectos de este tipo
porque, no suelen aportar un valor real a las presentaciones,
suponen una inversión de tiempo extra a la hora de
integrarlos y distraen a la audiencia. En cambio, existen
otros recursos que sí pueden ser útiles. Por ejemplo, insertar
un enlace de internet para que el navegador lo abra al
pulsarlo durante la presentación. También se pueden
incorporar elementos multimedia desde el menú Insertar
empleando las opciones Vídeo 1 o Audio 2.

Pero, en general, conviene que se lo piense dos veces antes

de utilizar recursos de este tipo. Puede darse el caso de que
la sala donde vaya a hacer la presentación no disponga de
equipos demasiado fiables, quizá la conexión wifi no
funcione bien o los altavoces fallen. Es preferible no quedar
a merced de elementos que no podemos controlar. Por eso,
si no conoce bien el recinto donde va a intervenir y no está
seguro de que todo va a funcionar correctamente, diseñe
una presentación más sencilla o, con un contenido
multimedia que se encuentre en su ordenador y no dependa
de la conexión a internet.
 LAS DIAPOSITIVAS SON SOLO LA MITAD

Una presentación no consiste simplemente en recitarla ante

una audiencia; su contenido debe servir de apoyo visual a lo
que está comunicando. Por ello, las imágenes deben ser
grandes y los textos concisos. Lo preferible es que las
diapositivas contengan pocas palabras.

En muchos tutoriales web y vídeos sobre presentaciones se

aconseja utilizar un número reducido de diapositivas, pero
esto no tiene que ser así, necesariamente. Lo que hay que
acotar es el tiempo dedicado a la presentación, porque es
muy importante no abusar de la paciencia de los asistentes,
ni sobrestimar la atención que le van a dedicar. Pero cómo
gestione ese tiempo depende de usted. Por ejemplo, puede
emplear únicamente dos o tres diapositivas y explayarse en
cada una de ellas; o, por el contrario, mostrar un centenar
de imágenes en rápida sucesión para reforzar una idea.

Digamos que si envía el documento de PowerPoint a una

persona que no ha asistido a la presentación, esta tiene que
sentir que le falta algo. Debe preguntarse cuál es la conexión
entre una diapositiva y la siguiente. Debe quedar intrigada.
Si esto no sucede, si ve la presentación en su ordenador y la
comprende del mismo modo que alguien que asistió,
entonces seguramente no hubiera sido necesario realizarla
presencialmente.

INCLUIR UN MISMO GRÁFICO EN TODAS LAS

DIAPOSITIVAS

PowerPoint nos permite situar automáticamente en todas las

diapositivas un gráfico en la misma posición. Para ello,
acceda al menú Vista y haga clic en Patrón de
diapositivas 1. El panel de miniaturas desaparecerá
momentáneamente y en su lugar se mostrará el de patrones
2. Desplácese hasta la parte superior y haga clic en la
primera diapositiva. Seleccione ahora el menú Insertar y
pulse sobre el botón Formas 3. Elija la que más se acerque
al contorno del gráfico.

A continuación, trace la forma con el ratón en el punto en el

que quiere incluirla y con el tamaño deseado 4. Una vez
hecho, haga clic dentro de ella con el botón derecho del
ratón y elija de Formato forma 5. Se visualizará entonces
un panel con distintas opciones.
Pulse en Relleno 6 y luego en Relleno con imagen o
textura 7. Haga clic en Insertar 8 para importar el archivo
desde el disco duro. Este menú también nos permite editar
la imagen, por ejemplo, podemos alterar su nivel de
transparencia 9.

Si prefiere eliminar la silueta, pulse sobre la imagen con el

botón derecho del ratón, seleccione Contorno 10 y escoja
Sin contorno 11.

Haga clic en Cerrar vista patrón 12 para regresar al modo

de visualización estándar.

Como podrá observar, todas las diapositivas incluyen en la

misma ubicación la imagen o gráfico elegido 13. En el caso
de presentaciones con numerosas diapositivas, vale la pena
emplear algo de tiempo en preparar la página patrón.
NOTAS

Ya hemos mencionado la importancia de considerar las

diapositivas como soporte de nuestras palabras y no al
revés. Hacer una presentación no es limitarse a transcribirla
de palabra, y tampoco es necesario que nos la aprendamos
de memoria. PowerPoint nos ofrece la posibilidad de incluir
notas en las propias diapositivas para recordarnos ese dato o
concepto que no podemos dejar de mencionar durante la
exposición. Para agregarlas, haga clic en el campo de texto 1
situado por debajo de cada diapositiva.

Las notas no se muestran a la audiencia. Para verlas, es

necesario activar la vista de mode-rador, que se explica más
adelante. Tenga en cuenta que solo podrá consultarlas
cuando esté frente al monitor del ordenador, por lo que no
podrá utilizarlas si va a hacer la presentación de pie.

ENSAYO GENERAL Y EL DÍA DE LA

PRESENTACIÓN
Una vez que haya creado la versión final de la presentación,
es conveniente llevar a cabo un ensayo general. De este
modo, podrá comprobar que no falta nada, que el orden de
las diapositivas es el correcto, ensayar la exposición, etc.

Acceda al menú Presentación con diapositivas 1. A

continuación, puede elegir entre Desde el principio 2 o
sobre Desde la diapositiva actual 3 (algo útil si, por
ejemplo, ha interrumpido el ensayo para realizar
modificaciones y no quiere volver a empezar desde el
principio). Marque la opción Usar vista Moderador 4 para
utilizar el modo orador y poder así consultar las notas.

Las diapositivas se muestran a pantalla completa cuando se

ejecuta la presentación.

Si desplaza el ratón hasta la esquina inferior izquierda se

muestra un menú 5 con diversas opciones. De izquierda a
derecha estas nos permiten:

• retroceder a la diapositiva anterior;

• avanzar a la siguiente;
• activar distintos tipos de puntero, como pluma o láser;
• mostrar todas las diapositivas al mismo tiempo;
• hacer zoom de una zona;
• crear subtítulos mediante voz;
• acceder a un menú con funciones adicionales que nos
permiten, por ejemplo, activar la vista de moderador.

Una vez que la presentación esté completamente revisada,

guárdela tanto en el ordenador como en una memoria o
disco duro externo. Adicionalmente, no está de más que se
la envíe a sí mismo por correo electrónico. De este modo, el
día de la presentación podrá disponer de dos copias extra en
caso de que surja algún problema con el archivo guardado
en el ordenador. Si está suscrito a algún servicio de
almacenamiento en la nube como Drive o Dropbox, no es
mala idea que suba una copia.

Lo más probable es que el día de la presentación conecte el

ordenador a un proyector. En esa configuración, las
diapositivas se proyectan a pantalla completa, mientras que
en el ordenador se ejecuta el modo moderador. Esto le
permite tener a la vista las notas y la estructura de la
presentación. La vista de moderador tiene el aspecto que se
muestra en la imagen adjunta. Los controles de la parte
inferior 6 son los mismos que se han descrito anteriormente.
Si, por cualquier circunstancia, el proyector mostrara la vista
moderador y el ordenador la de presentación, puede invertir
las pantallas en cualquier momento mediante la opción
Cambiar entre vista Moderador y Presentación 7. Esto
nos da pie a hacerle una última sugerencia: nunca escriba
nada en las notas que no pueda ser mostrarse en público...
siempre existe la posibilidad de que se produzca un fallo de
este tipo.
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