Instructivo para Carga Inicial de Existencias Versión 20-08-2012

GOBIERNO NACIONAL
DE LA REPUBLICA
DEL ECUADOR
INSTRUCTIVO PARA EL INGRESO DE DATOS EN LA MATRIZ

DE CARGA INICIAL DE EXISTENCIAS
GOBIERNO NACIONAL
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Instructivo para el Ingreso de Datos en

Matriz de Carga Inicial de Existencias
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INSTRUCTIVO PARA EL INGRESO DE DATOS EN LA

MATRIZ DE CARGA INICIAL DE EXISTENCIAS
MÓDULO DE EXISTENCIAS
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electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y
recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL
ECUADOR.
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MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.
República del Ecuador.
Edición: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Autores: Cintia Catota
Gisela Guaña
Analistas de la Dirección Nacional de Activos Públicos
Revisado: Sonia Proaño Viteri

Walter Medina
Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental
Aprobado: Magdalena Vicuña

Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental
Verónica Gallardo Aguirre

Subsecretaria de Innovación de las Finanzas Públicas
Cristina Olmedo Paredes
Directora Nacional de Innovación Conceptual y Normativa
Fecha: 20/agosto/2012
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Contenido
INSTRUCTIVO PARA EL INGRESO DE DATOS EN LA MATRIZ DE CARGA INICIAL ................. 5
1. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO...................................................................................................... 5
2. APLICACIÓN A LA NORMATIVA .............................................................................................. 5
3. NOTAS IMPORTANTES PARA CONSIDERAR ........................................................................... 5
4.1 INFORMACIÓN GENERAL (IG) .................................................................................................. 6
4.2 INFORMACIÓN ESPECÍFICA (IE) ............................................................................................... 7
4. ANEXOS ........................................................................................................................................ 15
5.1 ANEXO 1: CATÁLOGO DE EXISTENCIAS ................................................................................ 15
5.2 ANEXO 2: PROCEDIMIENTO PARA CONVERTIR ARCHIVO DE CARGA INICIAL ......... 45
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INSTRUCTIVO PARA EL INGRESO DE DATOS EN LA

MATRIZ DE CARGA INICIAL
1. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO
Proporcionar a los Analistas de Servicios Administrativos, Jefes de Activos fijos,

Guardalmacén, Bodegueros o funcionarios a cargo de la administración, manejo,
custodia y control de las Existencias, un documento que facilite la comprensión y
correcta utilización de la Matriz de Levantamiento de datos para la carga inicial de
existencias.
2. APLICACIÓN A LA NORMATIVA
El Código Orgánico de Planificación de las Finanzas Públicas en el Artículo 74.- Deberes

y atribuciones del ente rector del SINFIP.- en el numeral 6 se manifiesta textualmente
“Dictar las normas, manuales, instructivos, directrices, clasificadores, catálogos,
glosarios y otros instrumentos de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades
del sector público para el diseño, implantación y funcionamiento del SINFIP y sus
componentes”. Por tal razón se elabora el instructivo para ingreso de datos en la matriz
de carga inicial, que será utilizado por la Entidades del Sector Público no Financiero.
3. NOTAS IMPORTANTES PARA CONSIDERAR
Nota 1: En el Sistema de Bienes y Existencias se deberán crear las bodegas que utiliza la
Entidad y el código asignado en el campo “Número de Bodega”, será el que se
registre en la Matriz de Carga Inicial. Las bodegas que se podrán crear en el Sistema,
son las siguientes:
Bodega Física: Espacio físico destinado al almacenamiento de existencias.

Ejemplo: Bodega Regional 1
Bodega Virtual: Ubicación de las existencias, en lugares distintos a los espacios físicos
de almacenamiento, los cuales serán controlados desde la Planta Central de la
Entidad.
Ejemplo: Bodegas de Provincias, Embajadas, etc.
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Nota 2: Para el registro de los ítems que serán cargados en el sistema, se deberá
considerar la codificación asignada en el Catálogo de Existencias y que se encuentra
anexa al presente documento. Ver Anexo 1: Catálogo de Existencias.
Nota 3: En las columnas donde se indica “Campo Obligatorio” es indispensable

ingresar la información solicitada, caso contrario el sistema no procesará los registros
cargados.
Nota 4: En las columnas donde se indique “Campo no obligatorio”, no es necesario

ingresar información, estos campos se pueden dejar en blanco.
Nota 5: En el campo de observaciones, no se puede utilizar como separador de texto

ningún signo de puntuación ( , ; “” : - /).
Nota 6: En el sistema solo se podrán subir archivos con el formato establecido (csv). Ver
Anexo 2: Procedimiento para convertir archivo de carga inicial
4.1 INFORMACIÓN GENERAL (IG)
La información general corresponde a los datos de la Entidad, relacionados

con lo siguiente:
9 Entidad: Ingresar los tres dígitos que corresponde a su entidad, campo

numérico obligatorio. Ejemplo: 130
9 Unidad Ejecutora: Ingresar los cuatro dígitos que identifican a su Unidad
Ejecutora, campo numérico obligatorio. Ejemplo: 9999
9 Unidad Desconcentrada: Ingresar los cuatro dígitos de la Unidad
Desconcentrada asignados en el Sistema e-Sigef, campo numérico
obligatorio. Ejemplo: 0000
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4.2 INFORMACIÓN ESPECÍFICA (IE)
La información específica corresponde a las características de las existencias, y

son:
9 Tipo de Existencia: Para identificar este campo deberá seleccionar de una

lista de valor, el tipo de existencia que está ingresando en la hoja
electrónica; campo obligatorio.
Tipo de Existencia
Existencia
Especie
9 Código de Cuenta Contable: Seleccionar de la lista de valor, la cuenta

contable a la cual pertenece la existencia registrada; campo obligatorio.
9 Nombre de Cuenta Contable: Se llenará automáticamente después de

haber seleccionado el código de la cuenta contable respectiva.
CÓDIGO
CUENTA CONTABLE
CONTABLE
131.01.01 Existencias de Alimentos y Bebidas
133.38.01 Alimentos y Bebidas
131.01.02 Existencias de Vestuario, Lencería y Prendas de Protección
133.38.02 Vestuario, Lencería y Prendas de Protección
131.01.03 Existencias de Combustibles y Lubricantes
133.38.03 Combustibles y Lubricantes
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CÓDIGO
CUENTA CONTABLE
CONTABLE
131.01.04 Existencias de Materiales de Oficina
133.38.04 Materiales de Oficina
131.01.05 Existencias de Materiales de Aseo
133.38.05 Materiales de Aseo
131.01.06 Existencias de Herramientas
133.38.06 Herramientas
131.01.07 Existencias de Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones
133.38.07 Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones
131.01.08 Existencias de Instrumental Médico Menor
133.38.08 Instrumental Médico Menor
131.01.09 Existencias de Medicinas y Productos Farmacéuticos
133.38.09 Medicinas y Productos Farmacéuticos
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CÓDIGO
CUENTA CONTABLE
CONTABLE
131.01.10 Existencias de Materiales para Laboratorio y Uso Médico
133.38.10 Materiales para Laboratorio y Uso Médico
131.01.11 Existencias de Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería
133.38.11 Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería
131.01.12 Existencias de Materiales Didácticos
133.38.12 Materiales Didácticos
131.01.13 Existencias de Repuestos y Accesorios
133.38.13 Repuestos y Accesorios
131.01.14 Existencias para Actividades Agropecuarias, Pesca y Caza
134.08.14 Existencias de Suministros para Actividades Agropecuarias, Pesca y Caza
151.38.14 Suministros para Actividades Agropecuarias, Pesca y Caza
152.38.14 Suministros para Actividades Agropecuarias, Pesca y Caza
131.01.16 Existencias de Derivados de Hidrocarburos Importados
131.01.99 Existencias de Otros de Uso y Consumo Corriente
132.08.99 Existencias de Otros Bienes de Uso y Consumo de Producción
133.38.99 Otros Bienes de Uso y Consumo de Producción
135.38.99 Otros Bienes de Uso y Consumo de Producción
134.08.99 Existencias de Otros de Uso y Consumo para Inversión
151.38.99 Otros Bienes de Uso y Consumo de Inversión
152.38.99 Otros Bienes de Uso y Consumo de Inversión
131.05.01 Existencias de Materiales para Logística
131.05.02 Existencias de Suministros para la Defensa y Seguridad Pública
9 Ítem Presupuestario/ Renglón: Por la naturaleza de la existencia ingresada,

se seleccionará el ítem presupuestario que corresponda a la cuenta
contable y contiene la siguiente lista de valor:
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Ítem Clasificador
530801 Existencias de Alimentos y Bebidas
530802 Existencias de Vestuario, Lencería y Prendas de Protección
530803 Existencias de Combustibles y Lubricantes
530804 Existencias de Materiales de Oficina
530805 Existencias de Materiales de Aseo
530806 Existencias de Herramientas
530807 Existencias de Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones
530808 Existencias de Instrumental Médico Menor
530809 Existencias de Medicinas y Productos Farmacéuticos
530810 Existencias de Materiales para Laboratorio y Uso Médico
530811 Existencias de Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería
530812 Existencias de Materiales Didácticos
530813 Existencias de Repuestos y Accesorios
530814 Existencias para Actividades Agropecuarias, Pesca y Caza
730814 Existencias para Actividades Agropecuarias, Pesca y Caza
530816 Existencias de Derivados de Hidrocarburos Importados
530899 Existencias de Otros de Uso y Consumo Corriente
630899 Existencias de Otros Bienes de Uso y Consumo de Producción
730899 Existencias de Otros de Uso y Consumo para Inversión
531001 Existencias de Materiales para Logística
531002 Existencias de Suministros para la Defensa y Seguridad Pública
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9 Código General: Es un campo obligatorio de 6 dígitos, que corresponde a

la codificación asignada en el catálogo de existencias. Ejemplo: 040001
Materiales de Oficina_Acuarelas
9 Descripción de la Existencia Agrupada: En este campo se registrará la

descripción del agrupador general para los productos del catálogo de
existencias; campo obligatorio. Ejemplo: Existencias de Materiales de
Oficina.
9 Código de la Existencia Agrupada: Es un campo obligatorio de 2 dígitos

que corresponde al código asignado para la descripción de la existencia
agrupada, ejemplo: 04 Existencias de Materiales de Oficina; campo
obligatorio.
9 Nombre completo de la existencia: Para llenar este campo, se deberá

registrar la descripción completa de la existencia. Ejemplo: Materiales de
Oficina_Acuarelas
9 Presentación: Es un campo obligatorio, donde se deberá registrar las

unidades de presentación que tienen los productos y facilitan su
identificación, ejemplos:
Ampolla: 20 ml
Botella: 1 unidad
Caja: 24 unidades
9 Unidad de Medida: Es la medición estandarizada del producto que

corresponde a su forma de presentación, para lo cual se deberá escoger
de una lista de valor predefinida la Unidad de Medida que corresponda a
la existencia ingresada. Es un campo obligatorio, compuesto por la
descripción de la unidad de medida y el código asignado por el sistema.
Ejemplo:
8-Centimetro (cm)
37- Unidad (u)
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UNIDAD DE MEDIDA
2-BOTE
3-CAJA
4-CANECA
5-CENTENA
6-CENTIGRAMO
7-CENTILITRO
8-CENTIMETRO
9-CENTIMETRO CUBICO
10-DECALITRO
11-DECENA
12-DECILITRO
13-DOCENA
14-DOSIS
15-FRASCO
16-GALON
17-GRAMO
18-PULGADA
19-JUEGO
20-KILOGRAMO
21-LIBRA
22-LITRO
23-METRO
24-METRO CUADRADO
25-METRO CUBICO
26-MICROGRAMO
27-MILILITRO
28-MILIMETRO
29-MILIMETRO CUADRADO
30-ONZA
31-PAQUETE
32-PAR
33-PIEZA
34-QUINTAL
35-RESMA
36-ROLLO
37-UNIDAD
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9 Cantidad: Es un campo numérico con dos decimales, que permite

identificar el saldo de las existencias, al momento de ingresar los datos en
la matriz; campo obligatorio.
9 Valor Unitario: Indicar el valor unitario que tiene la existencia en su kárdex,

al momento de realizar la carga inicial, es un campo numérico con 4
decimales; campo obligatorio.
9 Valor Total: Es la operación matemática de multiplicar la “Cantidad” por

el “Valor Unitario”; campo obligatorio.
9 Estado: Seleccionar de una lista de valor predefinida, el estado actual de

las existencias; campo obligatorio.
ESTADO
Bueno
Inservible
Caducado
9 Caducidad: En este campo, se escogerá de una lista de valor predefinida,

las opciones: si la existencia tiene caducidad (S) y si la existencia no tiene
caducidad (N).
9 Serie/Lote: En este campo, se ingresará la serie numérica que identifica la

fabricación de un producto; campo no obligatorio.
9 Fecha de Elaboración: En este campo se ingresará la fecha de

elaboración que está impreso en el producto; campo obligatorio, cuando
existe caducidad.
9 Fecha de Caducidad: En este campo se ingresará la fecha de caducidad

que está impreso en el producto; campo obligatorio, cuando existe
caducidad.
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9 Serie Inicial (Especies Valoradas): Este campo se utilizará para identificar

la emisión numérica inicial de la especie valorada, campo no obligatorio.
9 Serie Final (Especies Valoradas): Este campo se utilizará para identificar la

emisión numérica final de la especie valorada, campo no obligatorio.
9 Número de Bodega: Para llenar este campo se deberá registrar el código

asignado por el sistema durante la creación de bodegas; campo
obligatorio.
9 Observaciones: En este campo, se registrará información adicional para la

existencia ingresada.
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4. ANEXOS
5.1 ANEXO 1: CATÁLOGO DE EXISTENCIAS
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5.2 ANEXO 2: PROCEDIMIENTO PARA CONVERTIR ARCHIVO DE

CARGA INICIAL
El usuario deberá considerar los pasos descritos en este procedimiento, para

convertir los archivos de carga inicial de existencias en el formato definido para el
Sistema de Bienes y Existencias, de esta manera los archivos cargados, no
generarán errores de formato durante la validación de datos en el Módulo de
Existencias.
CONVERSIÓN DE FORMATO “EXCEL” A “CSV”
a. ARCHIVO POR TIPO DE EXISTENCIA:
9 Se selecciona la matriz que subirá en el Módulo de Existencias del Sistema

de Bienes y Existencias.
Se deberán
eliminar todas
las filas que no
contengan
información de
existencias.
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9 Una vez seleccionada el archivo, se procede a guardar la información,

considerando lo siguiente:
Nombre de archivo: Existencias de Materiales de Oficina_20082012
Guardar como tipo: CSV (delimitado por comas)
Botón: Guardar
9 En los mensajes de advertencia, oprimir botón ACEPTAR y posteriormente

SI.
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9 Se verifica que el archivo se haya guardado correctamente y se revisa la

estructura del mismo, utilizando la opción ABRIR CON – APLICACIÓN MPC
WORDPAD.
9 El usuario deberá realizar una revisión del archivo, para eliminar los títulos y
las filas que no correspondan a datos de la matriz de carga. En caso
detectar errores se recomienda efectuar los cambios en el mismo formato; o
realizar las modificaciones en el archivo Excel y crear nuevamente el tipo
CSV.
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b. ARCHIVO CONSOLIDADO
9 Se ejecutarán los pasos indicados en el proceso anterior, la única diferencia es

la consolidación de toda la información de las cuentas contables de
existencias, de esta manera el usuario cargará la matriz de carga inicial en un
solo archivo.
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Revisado: Sonia Proaño Viteri

Aprobado: Magdalena Vicuña

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1. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO...................................................................................................... 5

2. APLICACIÓN A LA NORMATIVA .............................................................................................. 5

3. NOTAS IMPORTANTES PARA CONSIDERAR ........................................................................... 5

4.1 INFORMACIÓN GENERAL (IG) .................................................................................................. 6

4.2 INFORMACIÓN ESPECÍFICA (IE) ............................................................................................... 7

5.1 ANEXO 1: CATÁLOGO DE EXISTENCIAS ................................................................................ 15

5.2 ANEXO 2: PROCEDIMIENTO PARA CONVERTIR ARCHIVO DE CARGA INICIAL ......... 45

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1. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO

Proporcionar a los Analistas de Servicios Administrativos, Jefes de Activos fijos,

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3. NOTAS IMPORTANTES PARA CONSIDERAR

Bodega Física: Espacio físico destinado al almacenamiento de existencias.

Nota 3: En las columnas donde se indica “Campo Obligatorio” es indispensable

Nota 4: En las columnas donde se indique “Campo no obligatorio”, no es necesario

Nota 5: En el campo de observaciones, no se puede utilizar como separador de texto

4.1 INFORMACIÓN GENERAL (IG)

La información general corresponde a los datos de la Entidad, relacionados

9 Entidad: Ingresar los tres dígitos que corresponde a su entidad, campo

4.2 INFORMACIÓN ESPECÍFICA (IE)

La información específica corresponde a las características de las existencias, y

9 Tipo de Existencia: Para identificar este campo deberá seleccionar de una

9 Código de Cuenta Contable: Seleccionar de la lista de valor, la cuenta

9 Nombre de Cuenta Contable: Se llenará automáticamente después de

9 Ítem Presupuestario/ Renglón: Por la naturaleza de la existencia ingresada,

9 Código General: Es un campo obligatorio de 6 dígitos, que corresponde a

9 Descripción de la Existencia Agrupada: En este campo se registrará la

9 Código de la Existencia Agrupada: Es un campo obligatorio de 2 dígitos

9 Nombre completo de la existencia: Para llenar este campo, se deberá

9 Presentación: Es un campo obligatorio, donde se deberá registrar las

9 Unidad de Medida: Es la medición estandarizada del producto que

9 Cantidad: Es un campo numérico con dos decimales, que permite

9 Valor Unitario: Indicar el valor unitario que tiene la existencia en su kárdex,

9 Valor Total: Es la operación matemática de multiplicar la “Cantidad” por

9 Estado: Seleccionar de una lista de valor predefinida, el estado actual de

9 Caducidad: En este campo, se escogerá de una lista de valor predefinida,

9 Serie/Lote: En este campo, se ingresará la serie numérica que identifica la

9 Fecha de Elaboración: En este campo se ingresará la fecha de

9 Fecha de Caducidad: En este campo se ingresará la fecha de caducidad

9 Serie Inicial (Especies Valoradas): Este campo se utilizará para identificar

9 Serie Final (Especies Valoradas): Este campo se utilizará para identificar la

9 Número de Bodega: Para llenar este campo se deberá registrar el código

9 Observaciones: En este campo, se registrará información adicional para la

5.1 ANEXO 1: CATÁLOGO DE EXISTENCIAS