PLANEACIÓN, DIRECCIONAMIENTO

PROCESO VERSIÓN 04
ESTRATÉGICO Y COMUNICACIONES
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ACTA N.2 24 Agosto 2023
FORMATO
FECHA VIGENCIA 20/04/2021

Tema, reunión o actividad:

Reunión de seguimiento contrato MINISTERIO DEL INTERIOR Y TELECAFÉ
Responsable u organizador: Ministerio del Interior Dependencia: DEMOCRACIA
Ciudad: Bogotá D.C Presencial ☒Presencial ☐Virtual
☐ Comité ☐ Junta ☒ Reunión ☐ Inducción ☐ Reinducción Fecha
Tipo ☐ Capacitación ☐ Actividades de bienestar ☐Otro: ¿Cuál? Día Mes Año Hora
24 08 2023 11:40am

ASISTENTES
NOMBRE
CARGO ENTIDAD
Sandra Gómez Coordinador de proyecto Telecafé

Francisco Gómez Coordinador Ejecutivo Telecafé

Armando José Delgado Contratista Dirección de Democracia Ministerio del
Interior
Fredy Cortes Coordinador General Telecafé
Alex Nossa Contratista Dirección de Democracia Ministerio
del Interior
Camila Rosero Coordinadora Ejecutiva Telecafé
Martin Montoya Gerente Telecafe Telecafe

Cesar Marín Asesor Financiero Telecafe Telecafe

Maria Jose Ochoa Contratista Dirección de Democracia Ministerio

del Interior

ORDEN DEL DÍA

Fecha Hora Actividad Participantes y Responsables

24 agosto 11:40 am. - 1. Revisión ejecución eventos -Dirección para la Democracia, la
2023 12:30 p.m. 2. Revisión procesos de solicitud y Participación Ciudadana y la Acción
legalización de eventos Comunal
3. Revisión tiquetes aéreos -Telecafé
4. Compromisos

DESARROLLO
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Siendo las 11:45am del día 24 de Agosto de 2023 en la ciudad de Bogotá en las instalaciones del Ministerio del Interior,
se da inicio a espacio de reunión entre la Dirección para la Democracia, la Participación ciudadana y la Acción Comunal
y Telecafe, con el objetivo de realizar seguimiento y mesa de trabajo para revisar el estado de ejecución actual, que
permita generar estrategias de mejora, de acuerdo con cada una de las obligaciones contractuales de las partes, según lo
establecido en el Contrato No. 1077 de 2023

Desarrollo:

1. Se hace un llamado a Telecafe, ya que se evidencia pagos pendientes a proveedores, los cuales se remiten al
Ministerio del Interior, que de acuerdo a la obligación Numero 13 se deben pagar oportunamente “Pagar a
los proveedores de los bienes y servicios contratados para la realización de las actividades
requeridos por el Ministerio, de acuerdo con los plazos establecidos en las negociaciones
comerciales que realice. Las condiciones comerciales que se pacten con los proveedores son
de su entera responsabilidad y por ningún motivo podrá trasladarse la misma al Ministerio, ni
condicionar la realización de un evento o consecución de un requerimiento logístico a las
condiciones de pago establecidas por un proveedor, como es el caso de pagos anticipados.
Por ningún motivo EL CONTRATISTA podrá amparar su responsabilidad frente al pago de
proveedores o condicionar el pago de estos, al pago previo por parte del Ministerio.”

 Los proveedores que le están cobrando al Ministerio del Interior - Dirección para la Democracia, la Acción
Comunal y la Participación Ciudadana, por el no pago, por parte de Telecafe Ltda, se encuentran aún a la espera
del anterior aliado, los siguientes:
 Evento Noviembre: Discapacidad está pendiente de reserva por interprete 1144, una cuenta pendiente.
 Se socializan eventos pendientes de pago en reserva de Comunidades Negras y Democracia, se comparte la base
y queda en revisión para efectuarse pagos a más tardar el 10 de septiembre a las comunidades: 540, 964, 1231,
1235, 1245, 1247, 1257, 1233, 1234, 1242
 Evento Campesinos de la vigencia actual son eventos de Discapacidad (4 eventos por tema de interprete 107,
368, 668) Campesinos (1 evento por valor 5 millones tipo 2)


2. Tiquetes:
Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la el numeral 2.1.1.5.1. literal d Nota 3, página 31 del estudio previo
que establece “Para la aprobación los tiquetes aéreos, EL CONTRATISTA deberá presentar las ofertas disponibles por
las aerolíneas que cumplan con los itinerarios, para aprobación del Supervisor”.

El Ministerio del Interior - Dirección Para la Democracia, la Acción Comunal y la Participación Ciudadana, entregó a
Telecafè, el listado de los tiquetes que se expidieron producto de los dos eventos organizados para organismos de acción
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Comunal, con el fin de que Telecafè verifique el precio de dicho tiquete con la aerolínea, y poder soportar el valor de
compra, una vez se cuente con los valores de los tiquetes, se procederá a validar toda la facturación de tiquetes emitidos
en esos dos eventos 1 y 126 contra la matriz de Excel

Como quedo establecido en la anterior acta, Telecafé se comprometió con un derecho de petición que verificaría el
precio de dicho tiquete con la aerolínea, y poder validar el valor de compra, en tal sentido se verificara la procedencia de
reliquidar los tiquetes de acuerdo al valor de eventos 1 y 126.

Bolsa de tiquetes de 118 en total, 29 tiquetes flexibles con penalidad. 15 con el mismo pasajero cualquier ruta. 74 no
permiten cambios, queda pendiente confirmar si se pueden cambiar nombre de pasajero en las aerolíneas.

3. Legalizaciones

Pendiente por enviar las legalizaciones de los eventos que suman $191,303,923.

Compromisos:

 Pendiente reunión para revisar el “Soporte Voucher” de compra del tiquete expedido por la aerolínea, o
certificado de la aerolínea donde se pueda validar el valor de compra de eventos 1 y 126.
 Enviaran la legalización de los eventos: Unguía 733, Curbarado 732, 717, 757.
 Evento Cúcuta: allegar por parte del equipo cotización de Streaming del proveedor que prestó el servicio y
ajustar valores, al igual que con la calidad y precio de los almuerzos empacados.
 Evento de discapacidad, revisar los aliados para lograr la logística en Bogotá, teniendo en cuenta que los tiquetes
deben estar garantizados y utilizar todos los tiquetes disponibles en la bolsa y que sean favorables con el costo de
penalidad.
 Se presentará la propuesta de los conceptos en los que incluirán las tarifas de cada tiquete discriminadas y el
voucher de pago.
 Reunión con Coordinador de Participación para adleantanr el evento de LA PARTICIPACIÓN en Zipaquira.
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Calidad de alimentos:
De acuerdo a lo que se determinó que para los casos de alimentos que al momento de entrega no correspondan por
calidad a lo aprobado en la plataforma, las dependencias podrán solicitar la reliquidación del evento respectivo Se
ajustarán los valores de los almuerzos empacados por relación calidad precio. (principalmente anterior aliado)

Siendo las 1:10 pm se da por finalizada la reunión y se firman por todas las partes.

FIRMA
NOMBRE
CARGO FIRMA
Sandra Gómez Coordinador de proyecto

Francisco Gómez Coordinador Ejecutivo

Armando José Delgado Contratista

Fredy Cortes Coordinador General

Alex Nossa Contratista

Camila Rosero Coordinadora Ejecutiva

Martin Montoya Gerente Telecafe

Cesar Marín Asesor Financiero Telecafe

Maria Jose Ochoa Contratista