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EVENTOS DE MARKETING
TÉCNICO EN MARKETING Y PUBLICIDAD
Protocolo institucional
y protocolo en la
empresa
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/ 1. Introducción y contextualización práctica 3
/ 12. Bibliografía 12
© MEDAC 978-84-18864-51-3
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cualquier medio o procedimiento, incluidos la reprografía y el tratamiento informático.
Conocer los diferentes tipos de protocolo que hay dentro de las principales
Instituciones.
Saber cuáles son las disposiciones según el Real Decreto del año 1983 (R.D.
2099/83, de 4 de agosto).
Audio intro.
“Premio Miguel de Cervantes”
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TEMA 14. Protocolo institucional y protocolo en la empresa
Relaciones Públicas y organización de eventos de Marketing /4
Después de la Familia Real y de las Infantas, la primera autoridad en la Ordenación General de Precedencias en España
es el Presidente del Gobierno, que ocupa el puesto número cinco. Su tratamiento es de Excelentísimo Señor, que también
se traslada a su esposa. La sede de la Presidencia y la residencia oficial del Presidente se encuentra en el Complejo de la
Moncloa en Madrid, donde se ubica todo el organigrama propio de la Presidencia, así como la Vicepresidencia primera y
Ministerio de la Presidencia.
Las principales actividades protocolarias que se desarrollan en el Palacio de la Moncloa son las que se derivan de la actividad
política del Presidente, las visitas oficiales, los consejos de ministros y recepciones o audiencias a colectivos diferentes.
Lógicamente, a estas hay que añadir otras de carácter más privado y promovidas por el Presidente, tales como almuerzos
de trabajo o cenas con distintas personalidades.Por otra parte, el Presidente participa en la mayor parte de los actos de
Estado presididos por Sus Majestades los Reyes y desarrolla su propia agenda de visitas a instituciones, comunidades
autónomas y municipios. Igualmente, entre las actividades que generan la necesidad de protocolo figuran sus viajes al
extranjero y su participación en calidad de Jefe de Gobierno en los organismos internacionales.
En cuanto a los ministerios, y algunos de los organismos oficiales dependientes de ellos, disponen de sus propios servicios de
protocolo. Los actos promovidos por estos organismos se basan en el Real Decreto sobre Precedencias Generales del Estado.
Los ministros, tras aparecer su nombramiento en el Boletín Oficial del Estado, acuden al Palacio de la Zarzuela para, ante
S.M. El Rey, el Presidente del Gobierno y el Ministro de Justicia (en calidad de Notario mayor del Reino), jurar o prometer su
compromiso de fidelidad a la constitución y guardar y hacer guardar las deliberaciones del Consejo de Ministros.
El Real Decreto de Ordenación General de Precedencias en España contempla, en su artículo 10, los siguientes
cargos parlamentarios:
• Puesto 23: Vicepresidentes y Secretarios de las Mesas del Congreso y Senado, según su orden.
Por su parte, en relación a los parlamentos regionales, el artículo 12 establece el siguiente ordenamiento:
• Puesto 26: Vicepresidentes y Secretarios de las Mesas del Congreso y Senado, según su orden.
El protocolo en las comunidades autónomas se rige, fundamentalmente, por las disposiciones de carácter nacional, las
normas propias elaboradas por sus respectivos gobiernos o asambleas legislativas y por las costumbres y tradiciones
propias de cada región. Según el artículo 12 del Real Decreto 2099/83, las precedencias de los cargos autonómicos
en el territorio de la Comunidad son las siguientes:
12. Rectores de la Universidad en cuyo distrito tenga lugar el acto, según la antigüedad de la Universidad.
17. Comandante militar de la plaza, comandante o ayudante militar de Marina y autoridad aérea local.
Su gobierno y administración corresponde a los ayuntamientos, los cuales están integrados por el Alcalde y los
concejales. Los órganos de gobierno municipal son:
• El Pleno del Ayuntamiento: que está formado por el Alcalde y la totalidad de los concejales. Sus funciones son
las de ejercer el control y fiscalización de los órganos de gobierno y aprobar los presupuestos, ordenanzas y
reglamentos municipales.
• La Comisión de Gobierno: la cual está integrada por el Alcalde y un número de concejales no superior al tercio
del total de estos. (Los concejales son nombrados y separados libremente por el Alcalde, dando cuenta al
Pleno). Sus funciones son las de asistencia al Alcalde en el ejercicio de sus atribuciones y el desempeño de las
que el Alcalde o el Pleno le delegue.
La organización protocolaria en los Ayuntamientos cuenta con pocas reglas, y si nos fijamos en el Real Decreto de
Precedencias del Estado, resulta que no va más allá de los tenientes de Alcalde, no dando ninguna directriz para el
ordenamiento del resto de los concejales, ni de otras autoridades locales.
Por lo tanto, el primer problema que se plantea a un Jefe de Protocolo de un Ayuntamiento es cómo ordenar y al
mismo tiempo contentar a todas las personas implicadas en sus actos.
Veamos unos ejemplos: la toma de posesión del Alcalde, recepciones, audiencias, visitas de personalidades, primeras
piedras, aperturas de calles, descubrimientos de placas, homenajes, inauguraciones de edificios sociales, culturales
y deportivos, organizaciones de seminarios, congresos, presentaciones oficiales, firmas de convenios, ferias de
muestras, bodas, entregas de medallas…
Normalmente, las corporaciones locales tienen aprobadas sus propias normativas para el ordenamiento de las
autoridades de su localidad, todo ello sin menoscabo de las precedencias señaladas en el R.D. Decreto 2.099/83.
1. Alcalde.
5. Secretario.
6. Interventor.
7. Tesorero.
8. Oficial Mayor.
Nudo: En este tipo de acto, se suele preparar una zona donde se depositará una urna o caja con elementos simbólicos:
• Un acta o documento fechado del momento de colocación de la piedra, firmada por las autoridades o
protagonistas presentes.
• Algún símbolo local: escudo del ayuntamiento, bandera de la comunidad autónoma, pieza típica del lugar…
Van depositando los elementos diferentes representantes de las entidades que conforman la presidencia del acto,
normalmente, de menor a mayor rango.
Desenlace:
Cuando se disponían a introducir los objetos en la urna, surgió la polémica. Nadie contaba con la presidenta de la
Diputación, por lo que el teniente alcalde se quejó.
En España, las autoridades del estado se ordenan según el Real Decreto 2099/83 de Ordenamiento General de
Precedencias en el Estado.
Para organizar un acto de este estilo en el que deben estar representados los gobiernos local, provincial y nacional por el
tipo de edificio de que se trata, tanto ministro –por el gobierno central– como alcalde –por gobierno local– y presidente de
la Diputación, –por el regional– son invitados “de obligado cumplimiento”.
Las formas son todo y más, ante cámaras. Fig. 2. Colocación primera piedra.
Enlaces de interés...
https://youtu.be/Lf4u6GT8SBQ
TEMA 14. Protocolo institucional y protocolo en la empresa
Relaciones Públicas y organización de eventos de Marketing /8
La consolidación del departamento de Protocolo dentro del organigrama de las empresas y corporaciones
ha sido posible por muchos factores, entre ellos la necesidad de todas las empresas y los ejecutivos que las
representan de mostrar y vender la mejor imagen posible en sus actos y apariciones externas.
Prácticamente la totalidad de las grandes empresas tienen en funcionamiento sus servicios de protocolo,
los cuales se mueven en los distintos ámbitos de la empresa (relaciones públicas, comunicación, relaciones
institucionales…) según las características propias de la empresa o del sector en que se mueven.
El uso de un correcto protocolo en los altos cargos favorece y potencia la imagen en la empresa, y, en
definitiva, de los negocios.
La internacionalización de las empresas también hace que el ejecutivo deba conocer las distintas culturas y
tradiciones de las empresas con las que se va a relacionar.
Tenemos que pensar que la empresa es un ente complejo y dinámico en el que hay una necesidad de coordinación
de su gran cantidad de relaciones, internas y externas.
Como consecuencia de ello, precisa de la existencia de un departamento o responsable que se ocupe del buen
desarrollo de estas actividades, desde la decoración y utilización cultural de la sede social hasta la posición de
sus representantes cuando participan en actos sociales de relevancia.
Para conseguir unificar todas las normas de protocolo a seguir para las diferentes actuaciones externas e
internas de los componentes de la empresa, es necesario establecer dentro de la empresa un manual de
protocolo, el cual estará configurado por un conjunto de normas, recomendaciones, metodologías y prácticas
de cortesía y buenas maneras, que contribuyan al desarrollo de las relaciones humanas de los miembros de la
entidad dentro y fuera de la misma y que estará basado en la dimensión, composición de personal, sector de
actividad y más cuestiones de la empresa, y que servirá para reforzar el estilo propio y la personalidad de la
compañía .
Todas las normas de protocolo que se establezcan y desarrollen en el manual deben ser conocidas por todas
las personas que van a participar, en algún momento, en alguno de los actos y se utilizarán siempre al servicio
del objetivo de cada acto que organice la empresa.
El protocolo empresarial admite ciertas licencias y adaptaciones libres que no están permitidas en el oficial,
y ello es posible gracias al gran protagonismo que tiene la empresa dentro de la nueva sociedad.
1. Los actos de empresa se realizan siguiendo las líneas generales de la política general y global de la empresa
mediante una preparación concreta y detallada de cada acto, utilizando todas las técnicas necesarias para el
desarrollo del mismo, con especial atención a los altos cargos de la empresa y a todos los invitados. Permitiendo
la organización del acto de una manera uniforme, coordinada y reforzando siempre la imagen de la empresa.
2. La ordenación de las autoridades será respetada en los actos organizados por la empresa, buscando su
ubicación, bien en la presidencia o en un lugar especial de honor en el espacio donde se celebre el acto.
3. La labor de anfitrión debe ser asumida por el mayor representante de la empresa cuando el acto sea
convocado por el mismo, y será extensible al resto de cargos de la empresa que participen en el acto.
4. El presidente de la empresa presidirá todos los actos organizados por la misma. Puede delegar su participación
en algún directivo, este presidirá y recibirá, a efectos protocolarios, el mismo tratamiento que el previsto para
el presidente.
5. El presidente puede ceder la presidencia de un acto cuando asista una alta autoridad o personalidad, o un
invitado de honor. Se ubicará a su derecha o a su izquierda (según los casos) en las presidencias en alternancia.
6. Cuando los miembros del Consejo de Administración acuden a un acto de la empresa, ocuparán un lugar
preferencial de honor, eso sí, fuera de la Presidencia. Solo estarán ubicados en la Presidencia en alguna
excepción, como la Junta General de Accionistas o similares. Cuando acudan a título personal o lo hagan de
forma no corporativa, se ordenarán según el orden de precedencias establecidas en el manual de protocolo
correspondiente.
7. Cuando acuden invitados que no son autoridades, serán distribuidos y ubicados en varios grupos, los invitados
especiales ocuparán un lugar relevante en el acto y el resto de invitados se ubicarán a continuación.
Si la mayoría de los invitados fueran personalidades relevantes o vips, es aconsejable que sean designados
responsables de la empresa (uno o varios) que conozcan a la mayoría de ellos con el fin de ofrecer una bienvenida
idónea a las circunstancias.
TEMA 14. Protocolo institucional y protocolo en la empresa
Relaciones Públicas y organización de eventos de Marketing / 10
Los invitados, al igual que son recibidos, deben ser despedidos por las mismas personas, una vez finalizados los
actos correspondientes. En caso de que la empresa quisiera agasajar a sus invitados ofreciéndoles algún tipo de
regalo, lo idóneo es hacerlo al término de los actos con el fin de evitar que deban llevarlo consigo en todo momento,
con el riesgo de pérdidas o de producir incomodidades.
A efectos internos de protocolo y de su ordenación en los actos de las empresas, los posibles invitados a los actos
públicos organizados por esta y sus precedencias se pueden estructurar de la siguiente manera:
1. Autoridades y patrocinadores
2. Invitados de honor
3. Invitados especiales
4. Colaboradores
5. Clientes
6. Invitados generales
Si hubiera más de un conferenciante o presentador: a la derecha y a la izquierda del anfitrión los conferenciantes
(por rango, por temática o por edad o sexo) y a sus lados, el presentador correspondiente.
Si los conferenciantes fueran más de dos, y más que conferencia hubiera un coloquio, debe irse a la figura de un solo
presentador que, a su vez, hará de moderador, colocándose en el centro de la mesa presidencial.
Si el anfitrión cediera, lo habitual es que el conferenciante se sitúe en el puesto central, a su derecha el presentador
(si no fuera del grupo y tuviera un relativo alto rango o reconocimiento social) y a su izquierda, el directivo de la
empresa.
A los miembros de la mesa se les suele colocar unos rótulos dirigidos al público con su nombre y apellido para facilitar
la identificación.
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1. Anfitrión.
2. Presentador.
3. Conferenciante.
Este último se suprimiría si asistiera una autoridad de relevancia que tome asiento en la presidencia, pues sería ella
quien cerrase el acto.
En los actos de presentaciones, es habitual ceder la presidencia a una alta autoridad, ya sea del Estado, comunidad,
municipio o de la provincia, y, en determinadas ocasiones, a una personalidad si su presencia otorga mayor proyección
al producto que se presenta.
Disponen de una bandera compuesta por el logo en grande y replicas en pequeñas dimensiones, alternando el color
verde y negro.
A la hora de disponer la ubicación de la bandera del grupo junto con la nacional y la de la comunidad, en este caso,
la de Madrid, lo realiza erróneamente.
Nudo: Como podéis ver en la foto, en lo alto de uno de los edificios de que disponen en Madrid, lucían las enseñas de
España. Comunidad de Madrid y la bandera de El Corte Inglés.
Pues bien, existen algunas fórmulas para poder organizar de una forma lógica a todos nuestros invitados, la
presidencia del acto, la ordenación si vienen autoridades, etc.
Pero siempre debemos tener algo muy claro: un acto lo preside quien lo organiza, aunque, a veces, ese puesto
relevante se lo ceda al invitado de honor. Todos los invitados son una parte importante de nuestro acto, y como tal,
tendrán su sitio dentro del desarrollo del evento.
Debemos contar con la posibilidad de tener actos mixtos, en los que podremos alternar puestos oficiales con los
altos cargos de la empresa. Todo el mundo tiene su sitio.
Era habitual que el protocolo respondiera al criterio que había seguido en las últimas ediciones, este criterio era:
/ 12. Bibliografía
Protocolo a la vista. Acto primera piedra. Recuperado de: https://protocoloalavista.wordpress.com//?s=ejemplos+actos&search=Ir
Protocolo Oficial. Las instituciones españolas del Estado y su ceremonia. Editorial Protocolo. 2014