PROCEDIMIENTO DE DISPENSACIÒN DE

MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS A

PACIENTES AMBULATORIOS

1. OBJETIVO
Garantizar la entrega oportuna de medicamentos y dispositivos médicos no
financiados con recursos de la UPC a los usuarios que hacen parte de la red de
prestación de servicios en salud prestados por la Cooperativa de Hospitales de
Antioquia, y realizar el reporte en la plataforma del ministerio dando
cumplimiento a la resolución 1885 del 2018: “Por la cual se establece el
procedimiento de acceso. Reporte de prescripción. Suministro. Verificación,
control, pago y análisis de la información de tecnologías en salud no
financiadas con recursos de la UPC”.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica desde la realización de la prescripción médica por la

plataforma de MIPRES hasta el reporte del suministro al ministerio por las
plataformas asignadas para tal fin.

3. LIMITES

Este procedimiento inicia en el momento en que se elabora la prescripción

médica y finaliza con la dispensación y reporte de la dispensación total de
Medicamentos o Dispositivos Médicos no financiados con recursos de la UPS
en la plataforma que el ministerio asigno para tal fin.

4. RESPONSABLES POR LA CAPACITACIÓN

Ministerio de Salud y director técnico de cada Servicio Farmacéutico.

5. DEFINICIONES

Mipres: Es una herramienta diseñado para facilitar el acceso a los servicios y

tecnologías que no se encuentran incluidos en el Plan de Beneficios. Por tanto,
ahora el profesional de salud los prescribe directamente, sin necesidad de
aprobación por parte del Comité Técnico-Científico (CTC).

Dispensación: Es la entrega de uno o más medicamentos y dispositivos

médicos a un paciente y la información sobre su uso adecuado realizada por el
Químico Farmacéutico y/o el Tecnólogo en Regencia de Farmacia. Cuando la
dirección técnica de la Droguería, o del establecimiento autorizado para la
comercialización al detal de medicamentos, esté a cargo de personas que no

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ostenten título de Químico Farmacéutico o Tecnólogo en Regencia de

Farmacia la información que debe ofrecer al paciente versará únicamente
sobre los aspectos siguientes: condiciones de almacenamiento; forma de
reconstitución de medicamentos cuya administración sea la vía oral; medición
de la dosis; cuidados que se deben tener en la administración del
medicamento; y, la importancia de la adherencia a la terapia.

Orden Médica o Prescripción: Es un documento escrito donde el médico

prescribe servicios y/o tratamientos para el paciente, cumpliendo con la
normatividad legal vigente decreto. 2200/2005; decreto 780/2016, y
normatividad que aplique.

Orden de entrega (autorización): Corresponde al aval para la prestación de

un servicio de salud por parte de una entidad responsable del pago a un
usuario, en un prestador de servicios determinado. En el supuesto que la
entidad responsable del pago no se haya pronunciado dentro de los términos
definidos en la normatividad vigente, será suficiente soporte la copia de la
solicitud enviada a la entidad responsable del pago, o a la dirección
departamental o distrital de salud.

Medicamento: Es aquel preparado farmacéutico obtenido a partir de principios

activos, con sin sustancia auxiliares, presentando bajo forma farmacéutica que
se utiliza para la prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento curación o
rehabilitación de la enfermedad. Los envases, rótulos, etiquetas y empaques
hacen parte integral del medicamento, por cuanto estos garantizan su calidad,
estabilidad y uso adecuado.

Dispositivos Médicos: El término dispositivo médico define a instrumentos,

aparatos, materiales, y otros artículos, incluyendo sus componentes, partes o
accesorios, para ser usados solos o en combinación y ser aplicados en seres
humanos, destinados principalmente al diagnóstico, prevención, monitoreo,
tratamiento y alivio de enfermedades, daño o incapacidad. Además, son
utilizados en investigación, reemplazo o modificación de la anatomía, en los
procesos fisiológicos y el control de la concepción.

Entidad Contratante: Persona jurídica o natural que por medio de un contrato

solicita que se dispensen medicamentos y dispositivos médicos a sus
pacientes.

EPS: Empresa Social del Estado.

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IPS: Institución prestadora de Servicios de Salud.

Régimen Subsidiado: El Régimen Subsidiado es el mecanismo mediante el

cual la población más pobre del país, sin capacidad de pago, tiene acceso a los
servicios de salud a través de un subsidio que ofrece el Estado.

Régimen Contributivo: Clasificación en el Sistema General de Seguridad

Social en Salud de los individuos y su núcleo familiar que tienen capacidad de
pago.

Acción de tutela: La acción de tutela es un mecanismo que tiene por objeto la

protección de los derechos constitucionales fundamentales, aún aquellos que
no se encuentren consagrados en la constitución, cuando estos resulten
vulnerados o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad
pública. El fallo que se produce de esta acción es de inmediato cumplimiento.
Se encuentra consagrada en el Art. 86 CN y ha sido reglamentada por los
decretos 2591 de 1991, 306 de 1992 y 1382 de 2000.

Sanción: se denomina Sanción a la consecuencia o efecto de una conducta

que constituye a la infracción de una norma jurídica. Dependiendo del tipo de
norma incumplida o violada, puede haber sanciones
penales o penas; sanciones civiles y sanciones administrativas.

Decreto 780 de 2016: Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Salud y Protección Social.

Decreto 2200 de 2005: Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se

dictan otras disposiciones.

Resolución 1478 de 2006: Por la cual se expiden normas para el control,

seguimiento y vigilancia de la importación, exportación, procesamiento,
síntesis, fabricación, distribución, dispensación, compra, venta, destrucción y
uso de sustancias sometidas a fiscalización, medicamentos o cualquier otro
producto que las contengan y sobre aquellas que son monopolio del Estado.

Resolución 5857 de 2018: Por la cual se actualiza integralmente el Plan de

Beneficios en Salud con cargo a la Unidad de Pago por Capitación (UPC).

Resolución 1885 de 2018: Por el cual se establece el procedimiento de

acceso, reporte de prescripción, suministro, verificación, control pago y
análisis de la información de tecnologías, en salud no financiadas con
recursos de la UPS de servicios complementarios y se dictan otras
disposiciones.

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Resolución 1343 2019: Se modifica el art 12 de la anterior resolución

numeral 4 excluyendo su determinación: En caso de que el profesional de
salud en nutrición y dietética ordene tecnologías en salud como productos de
soporte nutricional, o el médico los prescriba directamente el ámbito
hospitalario, serán suministradas sin necesidad de aprobación por la junta de
profesionales de la salud.

Medicamento UNIRS: Es una sigla que se deriva del término Uso No

Incluido en Registro Sanitario y aplica únicamente para los medicamentos
que ya tiene un registro sanitario aprobado. La denominación de UNIRS, se
otorga a aquellos medicamentos con uso o prescripción excepcional que
requieren ser empleados en indicaciones, vías de administración, dosis o
grupos de pacientes diferentes a los consignados en el registro sanitario
otorgado por el INVIMA.

Tecnología en salud: Se entiende por Tecnología en Salud (TS) toda

actividad, intervención, medicamento, procedimiento, dispositivo médico o
servicios usados en la prestación de servicios de salud, con los que se presta
la atención en salud (Art 8 Numeral 38. Res. 5592/2015).

Servicio o tecnología en salud no cubierto con la UPC o no incluida en el

plan de beneficios en salud: Corresponde a aquella tecnología que no se
encuentra incluida o descrita en la Resolución 5592 de 2015 con sus anexos 1,
2 y 3 que hacen parte integral de la Resolución, lo cual es la descripción de la
cobertura del Plan de Beneficios.

Tecnología o servicio excepcional o no Plan de Beneficios: Corresponde a

una tecnología o servicio que es de salud, pero no se considera de primera
línea en el tratamiento o, que, si bien no corresponde al ámbito de la salud, su
uso incide en el goce efectivo del derecho a la salud; por eso se autoriza con la
autonomía médica de manera excepcional y analizando cada caso en
particular.

Servicios no financiados con recursos del sistema de salud: Corresponden

a cualquier servicio que advierta alguno de los siguientes criterios y que no se
financia con recursos públicos asignados al Sistema General de Seguridad
Social en Salud:

1. De finalidad cosmética o suntuaria que no esté relacionada con la

recuperación o el mantenimiento de la capacidad vital o funcional de las
personas.
2. Que no exista evidencia científica disponible sobre su seguridad, eficacia y
efectividad.

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3. Que su uso no haya sido autorizado por la autoridad competente,

principalmente el INVIMA.
4. Que se encuentren en fase de experimentación.
5. Que tengan que ser prestados por fuera del territorio Colombiano.pr

Junta de Profesionales de la Salud: Es un grupo de 3 profesionales de la

salud registrados respectivamente en el Ministerio de Salud, quienes se reúnen
a analizar con criterios técnicos y científicos la necesidad de utilizar una
tecnología en salud o un servicio excepcional.

Personas que pueden realizar prescripciones en el aplicativo: Los

médicos, odontólogos, optómetras y nutricionistas (en el ámbito hospitalario)
tratantes que se encuentren inscritos en el aplicativo MIPRES del Ministerio y
en la EPS.

Ambulatoria priorizada: la EPS tiene 24 horas para la confirmación a partir

del día siguiente de tu prescripción.

Ambulatoria no priorizada: son 5 días calendario que tiene la EPS para

confirmarte el prestador asignado.

1. ACTIVIDADES:

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Cargo
N° Actividad Registro
Responsable
1. Prescripción: El médico, odontólogo, IPS Prescripció
optómetra o nutricionista tratante es el n médica
encargado de realizar la prescripción de la (Anexo 3)
tecnología no PBS en salud por el módulo de
Mipres posteriormente debe reportarlo a la
EPS para que esta autorice y direccione la
entrega al proveedor correspondiente.

2. Direccionamiento: La EPS es la encargada EPS Plataforma

de realizar el direccionamiento al proveedor. Mipres.

3. Suministro: Se verifica el direccionamiento Regente de

por parte de la EPS y se realiza la entrega de Farmacia
la tecnología no PBS al usuario. Orden
Técnico médica.
Profesional en
Servicios
Farmacéuticos
4. Transcripción: Se debe realizar su Regente de Orden
digitación en el sistema (Transcripción), Farmacia médica
diligenciando todos los campos solicitados y
especificando la cantidad del tratamiento Técnico Document
total con su respectivo periodo en días y la Profesionales en o de
cantidad a dispensar para un mes. En caso Servicios entrega de
que sea un usuario nuevo se debe crear en Farmacéuticos medicame
el sistema de información, diligenciando ntos
todos los campos.

Se debe facturar primero y después pasar a

alistamiento las formulas médicas, factura y
documentos generados por el sistema
garantizando que lo que se facturo sea lo
que se alista (laboratorio, cantidad,
descripción).

Entregar las formulas médicas y el

documento generado por el sistema de
información (entrega de documentos) al
personal encargado de alistamiento de los

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medicamentos en las cantidades descritas.

5. Reporte: El reporte se hace luego de Regente de Hoja de

realizar la entrega del medicamento el cual Farmacia entrega
debe quedar registrado en la plataforma del
ministerio. Técnico
Profesionales en
Servicios
Farmacéuticos
6. Alistamiento Regente de Orden
Farmacia médica
Separar todos los MX y DM de acuerdo a la
orden arrojada por el sistema de Técnico Document
información, verificándola contra la Profesionales en o de
prescripción medica Servicios entrega de
Farmacéuticos medicame
En caso de que los medicamentos a ntos
entregar correspondan a medicamentos de
control, esta actividad la realiza el personal
encargado para esta actividad específica.

7. Dispensación informada de ordenes Coordinador de Orden

medicas: Servicio medica
Entregar los medicamentos que la orden Farmacéutico
dice, demostrando en presencia del usuario Orden de
que el medicamento físico corresponde a la Regente de constancia
orden y al documento generado por el Farmacia de entrega
sistema y contando físicamente en presencia
del usuario. Técnico Document
Para la entrega de estas órdenes se debe Profesionales en o
tener en cuenta las siguientes condiciones: Servicios dependient
• Para una nueva entrega debe traer de Farmacéuticos e
nuevo los documentos (vigentes) y copias
respectivas para la dispensación. Según
sea el caso: Formula, autorización, CTC
cuando aplique.

• En el documento que arroja el sistema de

información debe evidenciarse la fecha de
entrega, firma del paciente, documento de
identidad legible, huella de la persona que
recibe (en caso de que no firme).

• Cuando aplica y de acuerdo con la

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contratación vs IPS o EPS, el sistema

especifica cobro de copago, cuota
moderadora o cuota de recuperación, este
valor es cobrado al usuario y debe ser
entregado al coordinador del servicio, de
acuerdo a la relación dada por el sistema
de información, finalizando el turno diario.

• Se debe retroalimentar al personal con

respecto a los topes máximos para cuotas
moderadoras, cuota de recuperación y
copagos, cada que sea actualizado por
los entes encargados y cuando el sistema
de información no arroja el valor y se
debe tener en cuenta la observación de la
autorización

• En caso de existir algún faltante parcial o

total, se debe diligenciar el faltante en el
sistema de información para que arroje el
documento de faltante donde especifique
medicamento, cantidad y datos
actualizados del paciente. Se le solicita al
usuario la información dirección y teléfono
para el envió domiciliario garantizando
que no haya devoluciones por direcciones
erradas, El documento de faltante se le
entrega a la persona encargada para
hacer él envió al CDP o según acuerdo
con el usuario para gestionar la entrega
al usuario en su domicilio o según
acuerdo dentro de las 48 horas
siguientes.

• Para medicamentos que quedan faltante:

Se debe brindar la información requerida
en la dispensación informada
(almacenamiento, uso de acuerdo a la
prescripción) (garantizando el uso
adecuado del medicamento cuando le
llegue a usuario)

8. Dispensación de faltantes: Técnico Soporte

Esta centralizado en cada SF donde es Profesionales en del

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generado el faltante, se debe garantizar la Servicios faltante.

entrega en 48 horas dándole cumplimiento Farmacéuticos
a la resolución 1604.
En un plazo de 48 horas el auxiliar
responsable debe diligenciar el formato o el
archivo especifico con la trazabilidad
exigida por la norma, gestiona con el área
de compras el abastecimiento de los
productos faltantes, y garantiza el envió
oportuno al domicilio de residencia o
citación del usuario al SF para la entrega.

Facturación: Regente de
9. Todos los días se debe entregar a Farmacia
facturación central los documentos soportes
de las dispensaciones realizadas (orden
médica cumpliendo requisitos y firmada por
el usuario, documento entrega de
medicamentos dada por el sistema y
firmado por el usuario, copia del documento
de identidad del usuario, y la autorización
vigente cuando aplica. Cuando no es el
paciente quien reclama se debe adjuntar la
copia de la cédula de la persona que está
reclamando, además de la del paciente. Se
organiza los soportes de cada usuario
iniciando con el documento del sistema,
autorización, formula y copia de
identificación, se organiza por taquilla y por
día.

* El auxiliar de facturación debe auditar al

100 % todo lo facturado, con el fin de
minimizar errores y evitar GLOSAS por
parte del cliente.

* Se deben tener en cuenta las fechas de

los cierres por convenio.

*En caso de inconsistencias en la

facturación, la anulación de facturas es
exclusivo del área de facturación, previa
justificación por el director técnico del
servicio farmacéutico.

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10. Copagos (cuando aplica): diariamente se Regente de Reporte

manda el reporte a tesorería con el cierre Farmacia Sistema
de caja del valor del dinero recaudado, y el
efectivo se envía de acuerdo a las
directrices dadas por el jefe de esta área
(diario, semanal),
Los servicios en Medellín y cercanos, se
hace la entrega al mensajero, con el conteo
del dinero entregado frente a la planilla del
sistema y se hace firmar la copia de la
planilla como evidencia de entrega, la cual
es guardada en el Servicio Farmacéutico.
Los servicios por fuera de Medellín deben
consignar semanalmente los dineros
recaudados y enviar escaneado a tesorería,
la consignación y su respectiva planilla
dada por el sistema de información, además
confirmar dicho recibo.

8. CONDICIONES GENERALES:

8.1. Todo el personal de los servicios farmacéuticos debe estar enfocado en las
dos competencias organizacionales: orientación al servicio e innovación, como
un valor agregado hacia el usuario o paciente.

8.2. El usuario debe llevar la documentación vigente con sus respectivas copias
para la dispensación de la formula. (Los usuarios deben llevar las copias
necesarias).

8.3 El sistema de información debe garantizar confiabilidad y estabilidad en

todas las transacciones para no afectar la prestación del servicio.

8.4 El SF debe garantizar la capacidad instalada en personal y equipos para la

correcta y adecuada prestación del servicio.

8.5. Alistamiento y Dispensación de las órdenes médicas

8.5.1. El alistamiento de la ordenen médica se realiza:

• Alistar solo de a una en orden.

• Dejar listo cada paquete con la documentación con sus respectivos
medicamentos o dispositivos médicos.

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• Se deben tener en cuenta las condiciones de seguridad que garanticen la

correcta dispensación de estas órdenes médicas, entre ellas, los
medicamentos LASA, los cinco correctos y la confirmación de que se alisto
conforme lo prescrito.

8.6. Solo se entregan cantidades prescritas para máximo un mes de

tratamiento, no se puede entregar para más tiempo a menos que Auditoria de
cuentas médicas así lo determine y esto debe quedar consignado en la orden
con la firma de la persona que autoriza.

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