UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL PERÚ

(ACV-S03) Tarea Calificada 1 – ECV

Gestión de Operaciones (44461)

Docente:
RICARDO STEIMAN BENITES ALIAGA

INTEGRANTE:
• RUPAY ESPINO, John U19303181

Lima, 09 de septiembre del 2022

 INDICE
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 3

CAPITULO I .................................................................................................................. 4

1. Descripción de la Organización:............................................................................ 4

2. Estructura organizacional y Mapa de Procesos ..................................................... 5

3. Productos o Servicios ............................................................................................ 7

5. Infraestructura...................................................................................................... 10

CAPITULO 2: Administración de Operaciones........................................................ 12

7. Situación Actual de las 10 decisiones críticas ..................................................... 12

7.1. Diseño de bienes y servicios ........................................................................ 12

7.2. Administración de la Calidad ....................................................................... 12

7.3. Diseño del proceso y de la capacidad........................................................... 12

7.4. Estrategia de localización............................................................................. 12

7.5. Estrategia de distribución de instalaciones .................................................. 13

7.6. Recursos Humanos y diseño del trabajo ...................................................... 13

7.7. Administración de la cadena de suministros ................................................ 13

7.8. Inventario, planeación del requerimiento y entregas a tiempo..................... 14

7.9. Programación a mediano y corto plazo ........................................................ 14

7.10. Mantenimiento.......................................................................................... 14

8. Análisis ................................................................................................................ 14

9. Propuesta de mejora ............................................................................................ 15

10. Conclusiones y Recomendaciones ...................................................................... 15

BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................... 16

2
INTRODUCCIÓN

POLYSISTEMAS CORP es una empresa con casi 50 años de impecable trayectoria en

el mercado peruano y más de 10 en el mercado boliviano. Nos dedicamos en forma
especializada a proveer e innovar soluciones para empresas e instituciones, mediante la
aplicación de las últimas tecnologías para el manejo de la información, en las áreas de:
Gestión Documental, Captura y Validación Inteligente de Datos y Gestión de Identidad.

En el año 2016 contamos con la certificación ISO 9001, ISO 27001 y Empresa Segura
emitida por Bureau Veritas, también contamos con el Certificado de Seguridad y Salud
en el trabajo emitido por la SGS.

En la actualidad somos líderes del mercado en las tecnologías que ofertamos. Nuestro
éxito lo debemos principalmente al equipo humano honesto y profesional con el que
contamos, a nuestro programa de mejora continua en todos nuestros procesos operativos
y al uso de tecnologías de última generación proveídas por empresas líderes mundiales
en cada una de las líneas que comercializamos. Con presencia en Bolivia y Perú con más
de 22,337m2 construidos.

3
 CAPITULO I
1. Descripción de la Organización:

Datos generales:
RUC 20431995281

Razón social: POLYSISTEMAS CORP SOCIEDAD ANONIMA CERRADA

Nombre comercial: POLYSISTEMAS CORP S.A.C.

Giro de Negocio / CIIU:

- Principal - 6311 - PROCESAMIENTO DE DATOS, HOSPEDAJE Y
ACTIVIDADES CONEXAS.
- Secundaria 1 - 6209 - OTRAS ACTIVIDADES DE TECNOLOGÍA DE LA
INFORMACIÓN Y DE SERVICIOS INFORMÁTICOS
- Secundaria 2 - 5210 - ALMACENAMIENTO Y DEPÓSITO

Domicilio Legal: CAL.LOS CEDROS MZA. B LOTE. 16 URB. HUERTOS DE

VILLENA LIMA - LIMA – PACHACAMAC

4
 2. Estructura organizacional y Mapa de Procesos

Código: ORG-2017
ORGANIGRAMA POLYSISTEMAS Versión: 14
Fecha:07/12/2021

1.4.0.0.0.0.0 LS.O.C.O.O
Gererte de Soluciones .
Tecnológicas Ger er10ia de
Est rategia

11 2 100 1.1;¡no
k¡¡J eco de
fducirnes G.ctcx
CoctmrtaleG de Cuenta

10

5
 MAPA GENERAL DE PROCESOS
PROCESOS
ESTRATÉGICOS
1.03 SEGUIMIEN TO Y CONlROL 1
1 .02 1.06
1.01 1 .07
, ,
PLANIFICACIÓN
1.05
GES TIÓN DE

r--
MEDICIÓN DE LA RE\IlSIÓN
PLANEAMIENTO
ESTRAT ÉGICO Y
DEL SISTEMA
GE ST ION DE LA
SEGURIDAD DE
EMPRESA LIBRE
PROGRAMA
INTEGR AL DE
... AN.ÁLISIS DE
SAT I SFAC CIÓN DE
AUDITOR lAS
POR LA f-------
1.04
M EJOR A
INTEGRADO DE DE \llO LENC IA Y L
PRESUPUE S TO CUMPLIMI DAT OS CLIENTE INTERN AS DIR E C CIÓN
LA INF ORM ACION
GESTIÓN D ISCRIMINAC IÓ ENTO
N

PROCESOS
OPERAllVOS SISTEMA 1 NTEG RADO DE GESTIÓN

GESllÓN DE PROYECTOS BPO DIGITAUZAOÓN Y

RESGUARDO

PLANIFICAC IÓN DEL SE G UI MIENTO GE STIÓN DE

- C IERR E DEL P R OYEC TO

-
DEL
2.02
2.04 2.17 2.06
.

-
(Pardal y T o!al)
2.01
PROYE CTO PROYECT O
---------- SER VIC IO

GE STIÓN CO MERCIAL 1'

2.03
IMPLE M EN TACIÓN 2.05
PRE OPERATIVA Y
.... CONTROL DE CAM BIOS
PRUEBA
Y MEJORA
PILOTO BPO DIGITALIZACIÓN CUENlE

f
CLIENTE 1

EJECUCIÓN DELPROYECTO RESGUARDO Y SERVICIOS CONEXOS

2.12

- RESTAURACIÓN Y
ENTREGA
D OCUMENTOS
2.15
TR ASLAD O
2.16 . 2.18
ATENCIÓN DE
INVENTAR IO

-..
INICIAL PEDIDO S

V:Jl 2.10 2.11 2 .13

2.00
RECEPCIÓN
.., PREP AA ACIÓN
2.00 C ON TROLDE P R EPARA CIÓN . R ESGUAR DO ,.-----
DOC UMENTOS DIGITAUZ:ACIÓN1 CALIDAD/
f-------+
.._
DE DE
Y DATA CAPTURA DE
DOCUMENTOS VERIFICACIÓN Y
C UENTE VAUDAC IÓN
ENTRE GABLES MI CROFOR M AS 2.19 -
T RASLAD O FINAL

2.14 PROCESOS CO MPLEMEN TARIOS

-------- r ------ ¡
"'1
¡
: DI SEÑO. IMPRESIÓN : 1 DESAR RO U.O DE 1 PROCESO S D E SOPORTE INTERN O
DEFIC HAS 1 APUCACIONES l
1
--------1 L_
2.20 2.21
2.22
GESTÓI N DE GESTIÓN DE
_.¡ REQUERIMIENTO AUD ITOR lA S
SLOTTIN G

_.¡
"'
t
PROCESOS DE SOPORTE
3.04
3.01 3.02 3.03 3.06
GESTIÓN DE 3.05 3.07 3.08
GES TI ÓN DE RECURSOS GES TIÓN DE TEC NOLOGÍAS DE GESTI ÓN C OMPRAS Y INFR AESTR U CT URA Y GE STIÓN CONTABLE Y
SE G URIDAD FÍSICA GE STIÓN LE GllL MENSAJERÍA
HUMANOS LA INFOR M ACIÓN Y SOFTW.ARE llLM ACEN AJ E AMBIENTE DE TRABAJO AD MINIST RA TI VA

6
3. Productos o Servicios
• Servicios, son:
- Almacenamiento de archivos físicos
- Almacenamiento en la nube y/o On Premise
- Digitalización c/s Valor Legal
- Validación digital de documentos
- Polysign: Firma digital e identificación facial
- ECM: Flujos documentales de origen digital o físico
- Software de Gestión de Contenidos

• Clientes / Segmentos de clientes:

a. Bancas y Seguros
- BBVA Continental
- Interbank
- BanBif
- MiBanco
- Banco Pichincha
- Banco Sol – Bolivia
- Banco de Comercio
- AFP Integra
- AFP Habitat
- Profuturo AFP
- Financiera Confianza
- Financiera Raíz
- Diners Club International
- Crecer Seguros
- Interseguro
- Rimac Seguros
- Seguros Sura
- Protecta Security
- BCP
- ONP

7
b. Sector Estado
- Ministerio de Educación
- Ministerio de Salud
- Ministerio de Transportes y Comunicaciones
- Ministerio de Energía y Minas
- Ositran
- Indecopi
- INEI
- Superintendencia de Banca y Seguros
- Superintendencia de Mercados y Valores
- OEFA
- Banco Central de Reserva
- SUNARP
- Agrobanco

c. Sector Energía y Minería

- Peru LNG
- Enel
- Tecsur
- TGP
- Luz del Sur
- Compañía Minera Milpo
- Southern Copper
- Minera Chinalco

d. Sector Educación
- Universidad Nacional Mayor de San Marcos
- Pontificia Universidad Católica del Perú
- Universidad San Martín de Porres
- Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas
- Universidad Ricardo Palma

8
 - Universidad de Lima
- Universidad de Piura
- Universidad Nacional del Centro del Perú

e. Sector Salud
- Clínica Internacional
- Auna

f. Sector Servicios
- Western Union
- Nexa Resources
- Kantar Ibope Media
- Campo Fe

• Volumen de ventas (Últimos 05 años)

AÑO VENTAS S/.

2021 S/ 22,320,250.00
2020 S/ 12,895,700.00
2019 S/ 24,578,460.00
2018 S/ 21,045,765.00
2017 S/ 19,024,680.00

4. Mercado Objetivo

El mercado objetivo de Polysistemas CORP S.A.C, esta dirigido a las Micro y

Macro empresas existen en Perú a nivel nacional.

9
 L.E.
ÁREA DE LOCKER LAVADERO EXISTENTE

RESTRINGIDA
JEFATURADE
ADMINSIRACION
YSSGG

ZONA
CTO.DE SH.M
BOMBAS
RECURSOS
HUMANOS CISTERNADE
A.C.I.

PROCESAMIENTODEDATOS
SH.H
LACTARIO BIENESTAR
JARDÍN SOCIAL

SH.M

SEGURIDADYSALUD
ENELTRABAJO
TÓPICO

JARDÍN

SH.H

SS.HH. 9
8
7
DEPÓSITO 6
SS.HH.
ESTACIONAMIENTO

5
4
3
DEBICICLETAS

2
1

VIGILANCIA
ZONADEDESCARGA ZONADEDESCARGA ZONADEDESCARGA

PATIODEMANIOBRAS
PATIODEMANIOBRAS

PATIO

PLANTA:PRIMERPISO

21 20 19 18 17 16 15 14 13 12

en la puerta del ambiente específico)

11
10
9
8
7
6
5
Indicanprocedimientosoinstrucciones
4
3
2
Indicanprocedimientosoinstrucciones
1
SS.HH.
HOMBRES

PLANTA:SEGUNDOPISO

SALIDADE
EMERGENCIA

PLANOCLAVE

ArquitekGroup
6. Proveedores y Servicios contratados externamente
- TaiLoy
- Dimmer
- Papelera del sur
- Enotria S.A.
- Canon Inc.
- Riso Kagaku Corporation
- Schroth Corporación Papelera SCP
- Chamex
- FUJITSU
- Scantron Corporation
- Salmon CORP S.A.C.

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 CAPITULO 2: Administración de Operaciones
7. Situación Actual de las 10 decisiones críticas
7.1.Diseño de bienes y servicios
Los servicios que se brinda son: La digitalización y resguardo de documentos
y el desarrollo de software, con todos los parámetros y medidas de calidad,
para todos los sectores de la industria a los que se le brinda el servicio, donde
optimizamos los recursos, costos y tiempos empleados. Seguimos mejorando
año tras años, adaptándonos al cambio global de este sector de la industria, es
por ello que, cada vez brindamos mejoras a nuestros servicios para que
nuestros clientes se familiaricen y vean lo comprometido que con satisfacer
sus necesidades.

7.2.Administración de la Calidad
La empresa Polysistemas CORP S.A.C., se enfoca en cumplir con todos los
requerimientos de los clientes a los cuales brinda un servicio de calidad en
donde cumple con todas las especificaciones requeridas por ellos. La
planificación de todos los procesos que se manejan fue debidamente
seleccionadas, orientados en el costos y tiempo de atención, brindando un
servicio óptimo y eficaz. Así mismo, se ha implementado un portal entre
nosotros (la empresa) y el cliente (usuario), puedan acceder de manera rápida
a sus archivos, por medio de nuestros servidores dedicados.

7.3.Diseño del proceso y de la capacidad

Contamos con equipos de última generación tanto software y hardware, con
el fin de poder satisfacer todas las exigencias de nuestros clientes, de tal
manera que, nuestra capacidad de producción se amplio el triple para cumplir
con la demanda. Por consiguiente, contamos con personal altamente
calificados en cada unas de las áreas de procesos.

7.4.Estrategia de localización
Nuestras plantas y oficinas en Perú y Bolivia, están ubicadas en zonas
altamente estratégicas en donde el 85% de todos nuestros clientes se

12
 encuentran cerca de nuestras plantas y/o oficinas, de otro lado, toda la
organización y clientes, tienen un beneficio de transporte privado esto es
beneficioso ya que nuestros colaboradores, acortan el tiempo de viaje a sus
domicilios en donde ahorran el costo de sus movilidades. Por otro lado, al
contar con vehículos de mensajería mejoran considerablemente el tiempo de
entrega de files, valijas, correspondencias, etc.

7.5.Estrategia de distribución de instalaciones

Debido a la actividad que se dedica la empresa, nuestras plantas de
almacenaje que se brindan están diseñadas para reducir el riesgo de
accidentes e incendios, ya que la gran parte de nuestros equipos de
protección personal, son cambiados cada 6 meses de uso, además, contamos
con todas las señalizaciones y vías de seguridad para evitar posibles
accidentes, en donde la SUNAFIL supervisa que se cumpla esto
periódicamente.

7.6.Recursos Humanos y diseño del trabajo

Nuestro colaboradores son el recurso más valioso que existe para la empresa,
es así donde se ha desarrollado planes de capacitación constantes para todos
nuestros colaboradores de manera profesional como en Prevención de
Incendios y uso de extintores, Ergonomía, Primeros Auxilios, Metodología
de Gestión de Riesgos, Sistemas de Gestión de Calidad, Calidad en el
Servicio, Hostigamiento Sexual Laboral, entre otros, estos son encontrados
mediante una Web de la empresa que brinda material informativo y los
cuales son actualizados constantemente.

7.7.Administración de la cadena de suministros

En la actualidad contamos con diferentes proveedores para cada uno de
nuestros procesos operacionales, debido que nuestro objetivo principal es
otorgar productos de calidad a todos nuestros clientes, es aquí donde el área
de compras y despacho, gestionan la compra de los insumos de manera
eficaz,

13
 adicionalmente se debe ampliar las naves que se manejan en la empresa para
resguardar la documentación de los nuevos clientes entrantes.

7.8.Inventario, planeación del requerimiento y entregas a tiempo

Al ser una empresa de Gestión Documental Omnicanal, contamos con tres
almacenes en Perú y dos almacenes en Bolivia, para el almacenamiento de
las cajas de nuestros clientes, ya que estos productos una vez finalizados todo
el proceso es puesto al área de resguardo para un almacenaje en los racks, y
cuando el cliente solicite algún expediente de la caja, esto es extraído y
enviado a su destino final (cliente), en el menor tiempo posible.

7.9.Programación a mediano y corto plazo

Todos nuestros procesos operativos realizados dependen de la demanda de
nuestros clientes, es así donde contamos con el espacio necesario para
cumplir cada uno de ellos para evitar retrasos en la entrega. Cabe resaltar
que, en ciertas ocasiones tenemos algunos retrasos de las entregas debido a
las rutas, ya que no contamos con un Supervisor en el Área de Mensajería.

7.10. Mantenimiento
Nuestra área de mantenimiento externo e interno realiza un constante
mantenimiento preventivo y correctivo, a todos los equipos a fin de disminuir
el tiempo de espera de todos los procesos operativos realizados por nuestros
colaboradores, a modo que, se ha realizado un plan de mantenimiento cada
dos meses.

8. Análisis
Al pasar del tiempo Polysistemas CORP S.A.C., implemento el Área de Mejora
Continua, para la mejora continua de cada uno de los procesos operacionales de
las distintas áreas de la planta, con auditorías realizadas y reuniones con el
personal a cargo, de está manera se logro capacitar cada uno de los colaboradores
antiguos y nuevos, brindándole Seguridad y Bienestar dentro de la empresa, con

14
 el propósito de mejorar nuestros servicios otorgando así el incremento de las
ventas y captación de nuevos clientes, debido a nuestro reconocimiento de
servicio de calidad que se otorga.

9. Propuesta de mejora
Se está proponiendo la contratación de un Supervisor de Mensajería, para que se
encargue en el monitoreo de las rutas y puntos de llegada de cada vehículo, así
como la planificación y verificación de entrega las documentaciones que son
enviadas por el área de almacén y despacho, a fin de cumplir la entrega de cada
Orden de Mensajería creada.

10. Conclusiones y Recomendaciones

- Se puede concluir mediante el presente trabajo, que se debe mejorar el área
de mensajería, debido al incremento de las OM’s generadas por el área de
almacén y despacho.
- Por otro lado, concluimos que con el apoyo por parte del área de compras, al
realizar las compras respectivas de insumos se ha disminuido los tiempos de
espera de los colaboradores para cada uno de los procesos que se realizan.
- Para finalizar, la capacidad actual de Polysistemas CORP S.A.C., se debe
ampliar la estructura de las naves, debido a la proyección del área de ventas
en el incremento de los nuevos clientes que van llegando, para así poder
resguardar sus documentaciones.

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BIBLIOGRAFÍA
• Polysistemas CORP S.A.C.. Recuperado en: https://polysistemas.com/

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