DIRECCIÓN DE FINANZAS & ICT Página 1 de 23

CÓDIGO
POLÍTICA DE CENTRAL DE
PCC-DIF-PL002-18
COMPRAS
PEDIDOS

1. OBJETIVO

Esta Política tiene por objeto establecer las actividades, políticas o condiciones, controles y decisiones
necesarias para contratar los bienes, servicios y obras que requiere Makro Supermayorista S.A.S. y los
convenios y contratos administrativos a celebrar para la satisfacción de sus necesidades en desarrollo de su
objeto social.

2. ALCANCE

Esta Política se aplica a todas las compras y contrataciones de bienes y servicios administrativos, tanto en
tiendas como en OST de Makro Colombia.
Este procedimiento debe iniciar con la identificación de la necesidad de los bienes, servicios u obras dentro del
plan anual de adquisiciones e inversión, y debe finalizar con la liquidación del contrato en los casos que se
requiera, con el acta de archivo en los eventos que no se requiera liquidación, o con la declaratoria de
imposibilidad de seleccionar.

3. RESPONSABILIDAD Y PRINCIPIOS

Esta política se aplica a todos los empleados de Makro, sin excepción.

Principio de Buena Fe: Es el deber que tienen las partes de proceder con lealtad en las relaciones jurídicas, es
la manera usual de comportarse, por lo que significa que los contratos deben ejecutarse de acuerdo a lo
convenido por las partes y teniendo en cuenta lo que por naturaleza les pertenece.

Principio de Planeación: En desarrollo de este principio la gestión contractual de la entidad debe estar
precedida por el desarrollo de los estudios, análisis, diseños y demás trámites que permitan definir las
condiciones del contrato a celebrar y del proceso de selección pertinente, con el fin que la necesidad que motiva
la contratación sea satisfecha en el menor plazo, con la mayor calidad y al mejor precio posible.

Principio de Moralidad: Todas las personas y los servidores de Makro Supermayorista SAS, están obligados a
actuar con rectitud, lealtad y honestidad en las actuaciones administrativas

Principio de Transparencia: A través de él, la compañía busca garantizar la moralidad en la contratación, así
como la imparcialidad en la selección del contratista o proveedor, al exigir que el proceso se realice a través de
unos requerimientos precisos, claros, completos y objetivos. Este principio enlaza los principios de igualdad,
publicidad y libre competencia, que sirven de base a la selección del contratista o proveedor, integrando en sus
procesos todas aquellas prácticas que generen previsibilidad para que los posibles oferentes puedan evaluar
los costos y riesgos en los que incurren al momento de participar en un proceso de contratación, generando así
la más amplia competencia posible.

Principio de Legalidad: Los procesos de selección que adelante Makro Supermayorista S.A.S. deben seguir
el procedimiento establecido por las normas previstas en su procedimiento y a las normas aplicables, sin que la
compañía cuente con la posibilidad de modificar estas reglas de manera discrecional. Así, las bases de cada
proceso contractual deben ser claras y previas, cerrando todos los espacios a la subjetividad y a la
arbitrariedad.

Principio de Publicidad: La Compañía dará a conocer aspectos relevantes a los terceros u oferentes
interesados de los diferentes procesos, lo cual constituye a su vez una garantía de transparencia, incluyendo el
empleo de tecnologías que permitan difundir de manera masiva toda información de carácter pública del
proceso contractual.

Principio de Igualdad: La Compañía dará el mismo trato y protección a las personas e instituciones que
intervengan en las actuaciones bajo su conocimiento. No obstante, serán objeto de trato y protección especial

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las personas que por su condición económica, física o mental se encuentran en circunstancias de debilidad
manifiesta.

Principio de Imparcialidad: En los procesos de contratación las ofertas deben seleccionarse teniendo en
cuenta única y exclusivamente los criterios de selección objetiva, lo cual implica que las reglas que van a ser
aplicadas como base para tomar las decisiones sean generales, impersonales, conocidas por todos y aplicables
a todos los participantes de manera igual, con lo cual se debe actuar teniendo en cuenta que la finalidad de los
procedimientos consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin discriminación alguna
y sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación
subjetiva.

Principio de Responsabilidad: La Compañía busca que quienes intervienen en la actividad contractual,

cumplan a cabalidad con las obligaciones a su cargo, a efectos de evitar incumplimientos, retardos o moras que
afecten la actividad contractual y deriven en responsabilidades Fiscales, Administrativas, Penales y
Disciplinarias.

Principio del Equilibrio Económico del Contrato: Se debe asegurar y mantener la igualdad o equivalencia
entre derechos y obligaciones surgidos al momento de proponer o contratar.

Principio de Economía: Los procesos de contratación se deben adelantar de tal forma que la Compañía pueda
seleccionar la propuesta que mejor convenga a sus intereses y ejecutar el respectivo contrato, orden de compra
o aceptación de oferta, con la mejor inversión de sus recursos. Con este principio, se exige que sólo se realicen
las etapas y procedimientos estrictamente indispensables para la selección objetiva del contratista o proveedor,
e igualmente que la actividad que se desarrolle en la ejecución de las obligaciones a cargo de cada una de las
partes, se realice optimizando costos y evitando actuaciones dilatorias, maximizando el uso del tiempo y de los
demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de
las personas.

Principio de Eficiencia: Este principio tiene un significado económico, que implica la adecuada relación de
costos que contienen los medios que se van a emplear para la realización de los objetivos perseguidos y la
calidad de los resultados obtenidos.

Principio de Eficacia: Las disposiciones que regulan la actividad contractual de la compañía, deberán ser
interpretadas de la manera que más favorezca la consecución de los fines perseguidos, por lo tanto en virtud de
este principio se deben evitar trámites y/o cargas diferentes de los establecidos en la norma, dándole
importancia a los requisitos de fondo y no de forma, para el efecto, removerá de oficio los obstáculos puramente
formales, evitará decisiones inhibitorias, dilaciones o retardos y saneará las irregularidades procedimentales
que se presenten, en procura de la efectividad del derecho material objeto de la contratación de la compañía.

Principio de Celeridad: Makro Supermayorista SAS impulsará oficiosamente los procedimientos, e incentivará
el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a efectos de que los procedimientos se
adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas

Principio de Objetividad en la Selección: Makro Supermayorista S.A.S. escogerá aquella propuesta que resulte más
favorable a sus intereses.

Conflicto de intereses:

Se presenta cuando un colaborador de la Compañía con capacidad decisoria en el trámite de que se trate, tenga un interés
particular y directo en la regulación, gestión, control, estudio, evaluación o decisión de un determinado proceso contractual,
o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de
consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho. En tal circunstancia, dicho
colaborador así deberá manifestarlo inmediatamente y por escrito ante su respectivo superior jerárquico, y en todo caso
abstenerse de aprobar o ejecutar el acto u
operación generadora del conflicto; el superior jerárquico tomará la decisión y designará un tercero para el cumplimiento de
determinadas funciones en relación con las cuales se advierte la configuración del conflicto de interés ya sea que lo haga

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hasta la etapa final del proceso o hasta cuando se declare que el colaborador competente inicial puede retomar sus funciones
contractuales y finalice el procedimiento.
En todo caso, con el fin de aplicar en forma permanente todos los mecanismos necesarios para garantizar la prevención,
manejo, divulgación y resolución de conflictos de interés con objeto de la implementación del presente procedimiento, se
atenderá lo dispuesto por el Código de Ética de la compañía.

4. REGLAS GENERALES

a. COTIZACIÓN

i. El solicitante obligatoriamente debe implicar al Área de Central de Compras cuando surja la

necesidad de adquisición de bienes y/o servicios administrativos.

ii. Toda compra deberá ser definida a través de cotización realizada por el Área de Central de
Compras, de acuerdo al “Competitive Bidding”.

Compras entre US$351 Compras mayores a

Compras hasta por US$350
hasta US$1.750 US$1.751

Tres (3) cotizaciones escritas

(Excepto si hay menos de tres
Una (1) Cotización escrita. Dos (2)cotizaciones escritas proveedores o existe una
negociación previa de
exclusividad o similar).

iii. Proveedores preferenciales, estratégicos o únicos no necesitan de tres cotizaciones, una

vez que han sido validados previamente y cuentan con un proceso de negociación, que
garantiza las mejores condiciones técnicas y comerciales, por un periodo determinado, no
superior a 36 meses.
iv. El Área de Central de Compras es responsable de elegir el proveedor con base en el
detalle de la demanda realizada por el solicitante, teniendo en cuenta precio y/o análisis
técnico.
v. Todo el proceso de cotización, criterios de selección y definición del proveedor, debe ser
almacenado, para cuestiones históricas, de validación y/o auditoría.
vi. Los proveedores preferenciales, estratégicos y únicos determinados por el área de Central
de Compras y/o negocio, deben ser utilizados por las diferentes áreas de la compañía.

b. NEGOCIACIÓN

i. Se iniciará el proceso de negociación después de recibir el respectivo ticket de solicitud

interna, debidamente aprobado por la gerencia del área de negocio a la que pertenece el
solicitante y o responsable del presupuesto. (Diligenciar témplate, herramienta service
desk).
ii. En el caso que el tipo de servicio o suministro a contratar, tenga un acuerdo o convenio
debidamente negociado por CDC de manera previa, se debe generar de forma directa la
solicitud interna de compra, desde el módulo de MAFIS, por parte del solicitante
responsable, con base a los códigos generados para el requerimiento o BPA de la
negociación final.
iii. Los Acuerdos Regionales y Globales deben ser seguidos, asegurando en la práctica el
trabajo desarrollado por iniciativas corporativas.
iv. En el proceso de compra, los colaboradores involucrados deberán mantener la
confidencialidad comercial y técnica a lo largo del proceso.

c. REQUISICIÓN DE COMPRAS

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i. Es responsabilidad del solicitante de cada unidad de negocio, el generar la respectiva

solicitud interna en el sistema MAFIS, con base al presupuesto debidamente cargado y
autorizado en la herramienta Budget, disponible para el periodo según la cuenta contable y
auxiliar.
ii. En caso de no tener presupuesto disponible para la compra o contratación, es necesario
solicitar el Budget adicional, con el formato CDC_002 debidamente autorizado.
iii. El área encargada, previa aprobación del presupuesto adicional, realizará el respectivo
ajuste presupuestal en la herramienta de Budget.
iv. CDC no realizará ninguna compra o contratación, si no existe presupuesto disponible para
el proceso.
d. CONTRATACIÓN

i. Todas las contrataciones de bienes y/o servicios se efectuarán obligatoriamente después

de una orden de compra aprobada.
ii. La selección de proveedores, sólo podrá realizarse previo proceso de homologación y
evaluación de proveedores definidos por la compañía, y los resultados del mismo.

En la selección de proveedores se tendrá en cuenta:

Régimen simplificado

● El proveedor deberá diligenciar una sola vez el formato de Certificación para efectos de
determinar la categoría tributaria y practicar la retención en la fuente pertinente.

● Rut actualizado.

● La planilla de aportes parafiscales será entregada por el proveedor con cada una de las
facturas radicadas, la plantilla debe ser vigente (no se admiten planillas de meses
diferentes al facturado, adicionalmente el cotizante debe aparecer como trabajador
independiente en dicha plantilla).

● Figura de AIU en proveedores que facturen bajo los conceptos de obra civil –
temporales de empleo – empresas de servicios integrales de cafetería – vigilancia

● Las empresas que facturan con AIU mencionadas en el párrafo anterior y con las cuales
no es necesario la elaboración de un contrato, será obligatorio incluir dentro de la
propuesta el tipo de servicio y/o compra que confirme el concepto para aplicación de
AIU.
● El AlU (Administración, Imprevistos y Utilidad), no podrá ser inferior al diez por ciento
(10%) del valor del contrato y/o propuesta

iii. La única área autorizada por la compañía para solicitar creación y o actualización de datos
de proveedores administrativos será el área de CDC, con la respectiva aprobación de esta
gerencia, siguiendo los parámetros establecidos en el procedimiento de creación de
proveedores denominado. INCLUSIÓN, ACTUALIZACIÓN Y MODIFICACIÓN DE
PROVEEDORES.
iv. El Área de Control Comercial tendrá un plazo de 2 días para realizar el registro del
proveedor (Ver procedimiento INCLUSIÓN, ACTUALIZACIÓN Y MODIFICACIÓN DE
PROVEEDORES).
v. Los contratos de hasta 36 meses de duración podrán ser definidos localmente, después de
ese período será necesaria la aprobación del comité ejecutivo de Makro Group.

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● Los contratos deben prever la posibilidad de revisión anual, con el fin de garantizar los
mejores costos para la empresa, y las mejores condiciones técnicas y comerciales.

vi. Toda documentación relativa a un proceso de compras (requisiciones, pedidos de compra,

cotizaciones, correos electrónicos, informes, actas de reuniones, contratos y sus
respectivos anexos, adiciones, condiciones generales, documentos técnicos, etc.) deben
ser identificados y archivados en medio físico y electrónico con la debida restricción de
acceso a funcionarios autorizados del área de Central de Compras, y mantenida por un
período de 5 años, para fines de consulta y trazabilidad.

vii. Una vez recibida la documentación pertinente el dpto. Legal tendrá un plazo de 5 días
hábiles para la emisión del contrato solicitado.

e. TIPOS DE CONTRATACIÓN

i. Licitación abierta o cerrada.

Se aplica a las contrataciones cuya cuantía estimada serán superiores a 128 (SMMLV) y
requiere formalización vía contrato.

a. Procedimiento:

Generación de la necesidad de contratación o solicitud interna:

La dependencia o área dueña del requerimiento elaborará el estudio de necesidad

acompañado del correspondiente rubro presupuestal que se afecta. El análisis económico
para establecer el rubro presupuestal se realizará con base en mínimo tres (3) cotizaciones
que serán realizadas por el área de CDC, precios de contratos suscritos en años anteriores
cuyo valor puede ser actualizado mediante la aplicación del IPC, haciendo un estudio de
precios del mercado, o utilizando el respectivo IP asociado al proceso a contratar.

✔ Solicitar el respectivo proceso de solicitud de contratación al equipo de CDC, vía ticket, de

acuerdo a la planilla establecida para este proceso (1-Contrataciones y o servicios).
✔ Adjuntar los respectivos anexos que permitan un correcto proceso de negociación y
evaluación, y den al posible contratista, total claridad con relación a los trabajos a realizar y
objeto total de la contratación.
✔ El aprobador o gerente funcional responsable del presupuesto, validará la necesidad creada
vía ticket, garantizando que el requerimiento tenga presupuesto disponible y el mismo
cumpla con cada uno de los soportes técnicos que avalen la necesidad y permitan un
correcto proceso de negociación y contratación. (Tiempo máximo de validación del ticket,
dos días.)
✔ Una vez el Área de CDC, recibe el estudio de necesidad vía ticket, tiene máximo tres (3)
días hábiles para revisarlo y si considera conveniente aclarar o ajustar el mismo, puede
hacerle observaciones y dará un día hábil al Gerente del área interesada para que se
pronuncie respecto a los cambios o ajustes formulados. Si no se recibe respuesta, el Área
de CDC, entenderá que no se llevará a cabo el proceso, y el ticket será rechazado.
✔ Aprobado el estudio de necesidad vía ticket por parte del responsable de la categoría en
CDC, inician los niveles de servicio asociados al proceso. (ANS; Acuerdos niveles de
servicio), éste podrá convocar a los delegados para la contratación de las siguientes áreas:

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Financiera, Jurídica, entre otras, y la interesada para que la apoyen en la elaboración de

las reglas de participación o pliegos de licitación.

b. Apertura de la licitación:

✔ Reglas de participación o pliegos de licitación: Es el conjunto de requerimientos

jurídicos, técnicos, funcionales, financieros, operacionales, administrativos y económicos,
entre otros, que se aplican para el caso de la convocatoria pública (Licitación abierta o
cerrada) y que sirven de base tanto para que el interesado presente la respectiva oferta,
como para que se celebre el contrato. Contiene las reglas que se constituirán en ley
particular de la contratación y, por lo tanto, deberán ser claros, precisos y coherentes, a fin
de obtener ofertas que conduzcan a la suscripción y ejecución de un contrato.
✔ Se invitarán CONTRATISTAS que hacen parte de la base de proveedores debidamente
evaluada y homologada por parte de la entidad designada, por parte de Makro
Supermayorista SAS para este tipo de procesos, y que adicionalmente tengan el respectivo
cupo autorizado por parte de la entidad aseguradora seleccionada por el contratante, que le
permitan elaborar las respectivas pólizas o garantías exigidas para el proceso. En caso de
requerir un proveedor fuera de la base debidamente aprobada, este debe cumplir
previamente con el proceso de evaluación y homologación, al igual que la respectiva
validación de asignación de cupo para emisión de pólizas y garantías, y se debe seguir el
proceso de creación de proveedores administrativos definido por el contratante( Area data
entry). Ningún área de negocio podrá solicitar la creación de un proveedor administrativo,
sin la respectiva aprobación de la gerencia de Central de Compras, previa validación de la
necesidad de creación y cumplimiento de proceso de evaluación y homologación.
✔ El responsable de la categoría por parte de CDC, enviará pliegos de licitación a los
proveedores interesados en participar en el proceso vía mail, adjuntando los respectivos
pliegos de licitación, y cada uno de los anexos remitidos por parte del área de negocio
dueña de la necesidad. Colocará en copia a la aseguradora definida por el contratante, con
el fin de dar inicio al proceso de validación de pólizas.
✔ Es responsabilidad de CDC, realizar la respectiva confirmación de recibido de la
información por parte de los oferentes y garantizar el respectivo soporte vía mail que avale
el interés en participación o no interés de hacer parte del proceso con la respectiva
justificación.
✔ El responsable de CDC será el encargado de hacer seguimiento a los procesos pactados
en los pliegos de licitación, y adicionalmente con el apoyo del responsable de proyecto
asignado por el área de negocio, velaran por dar cumplimiento a los tiempos establecidos y
actividades a desarrollar descritos en los términos y condiciones del pliego de licitación.
✔ El responsable de CDC será el encargado de remitir cada una de las agendas sujetas a
posibles modificaciones en el curso normal del proceso de licitación, garantizando la
comunicación en igualdad de condiciones con todos los oferentes invitados.

c. Proceso de pre selección de contratistas y evaluación final:

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✔ El proceso de pre selección será realizado de manera conjunta responsable de CDC y

responsable del proyecto por parte del área de negocio, con el fin de seleccionar las ofertas
que garanticen las mejores condiciones económicas y técnicas en la primera etapa de
evaluación.
✔ CDC realizará el proceso de evaluación económica, y el responsable de negocio apoyará el
proceso de evaluación técnica de acuerdo a las tablas de ponderación definidas.

d. Ponderación por Menor Precio

✔ Este método, solo se aplicará cuando se trate de productos y/o servicios de condiciones
uniformes, que no requieran alto grado de especialidad.

Para tal efecto, se aplicará lo siguiente:

FACTOR PUNTOS

PRECIO 100
TOTAL 100

La propuesta que tenga menor precio antes de IVA, recibirá 100 puntos y por ende, será la
seleccionada.

e. Ponderación por Factores Múltiples

✔ Este método, se aplicará a las demás procesos, teniendo en cuenta lo siguiente:

PRECIO 400
EVALUACION TECNICA 400
* Entrega documentación completa (numeral 7) 40
* Acreditación de contratos similares tanto técnica como económicamente 20
* Garantía sobre los bienes 60
* Procedimientos, equipos y fichas técnicas 130
* Cronograma de ejecución 100
* Asistencia visita de obra 50

CALIFICACION COFACE 200

INTERPRETACION PUNTAJE DEL RATING
Entre 91 a 100 puntos EXCELENTE 182 / 200
Entre 81 a 90 puntos MUY BUENO 162 / 180
Entre 71 a 80 puntos BUENO 142 / 160
Entre 61 a 70 puntos REGULAR 122 / 140
Menos de 60 puntos PROVEEDOR NO APTO 0
Se requiere puntuación superior a 70 rating Coface
TOTAL 1000

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Factores de Ponderación

✔ Cada proponente que acredite contar con certificación de calidad recibirá cinco (5) puntos
adicionales que serán factor decisivo en caso de empate.

✔ Posterior a la evaluación inicial, los dos responsables del proceso se reunirán para
establecer la preselección inicial de proveedores.

✔ Con la relación de proveedores predefinidos, el área de CDC remitirá la respectiva solicitud

de contraofertas, con el fin de recibir propuestas económicas y técnicas mejoradas por
parte de los proveedores preseleccionados, y previo proceso de evaluación final, tomar la
decisión de asignación de contratista.

El responsable de CDC procede a cerrar el respectivo ticket, adjuntando la oferta técnica comercial
ganadora, la notificación de cierre llegará vía confirmación con los anexos, al área
solicitante del proceso.
El área solicitante del proceso elaborará la respectiva solicitud interna en el módulo de PO Mafis,
adjuntando la oferta ganadora.
El área de CDC recibirá la respectiva solicitud interna creada en PO MAFIS, y elaborará la orden de
compra adjuntando los soportes del proceso (Competitive Bidding).
El responsable de CDC será el encargado de hacer seguimiento al proceso de liberación de la
orden de compra.
Posterior a la liberación de la orden de compra, el responsable de CDC remitirá la respectiva carta
de agradecimiento a los proveedores que no fueron seleccionados(Modelo RTA CIERRE

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PROCESO Carta Agradecimiento proceso) y de adjudicación al proveedor

seleccionado(Modelo RTA CIERRE PROCESO Carta Adjudicación Proceso) , con el
respectivo modelo de solicitud de información necesaria para dar inicio al proceso de
formalización contractual, indicando pasos a seguir para dar inicio al proceso de elaboración
de pólizas, con la aseguradora definida por Makro Supermayorista S.A.S.(Modelo de
comunicación solicitud información contrato)

Después de recibida la información por parte del contratista seleccionado, el responsable de CDC
procederá remitir al Área Jurídica, la respectiva solicitud de contrato con la información
necesaria para la elaboración del mismo:

1. Propuesta comercial remitida por el contratista, debidamente firmada por el

representante legal.
2. Certificado de existencia y representación legal no mayor a 30 días.
3. Fotocopia del documento de identidad del representante legal.
4. Certificación COFACE.(Riesgo reputacional o supplier report).
5. Copia del RUT.
6. Orden de compra debidamente aprobada.
7. Flujo de aprobación de la orden de compra.

El área legal gestionará el modelo de contrato de acuerdo al objeto de contratación y remitirá original y
copia al responsable de CDC y responsable de proyecto área de negocio, para que se solicite la
respectiva firma de contrato y autenticación por parte del contratista, y este pueda iniciar el
trámite de generación de las pólizas con la entidad autorizada por parte de Makro
Supermayorista SAS. .(Modelo de comunicación solicitud firma contrato y pólizas).

El responsable de CDC recibirá los dos originales de contrato debidamente firmados y autenticados por
el contratista, con sus respectivas pólizas y recibos de pago de las primas. Con esta
información solicitará al área jurídica la gestión de firmas por parte de los responsables de
Makro Súper Mayorista SAS.

Posterior a la firma del contrato por parte de Makro Supermayorista SAS, el Área Legal remitirá el
respectivo contrato a responsable de CDC y responsable proyecto área de negocio, para que
este sea remitido al contratista y se pueda dar inicio al estipulado en el objeto del mismo.
El responsable del proyecto área de negocio gestionara las respectivas actas de inicio, adicionales que
se generen con base al objeto inicialmente contratado y acta de finalización, este será el único
responsable de garantizar el cumplimiento del objeto contractual, y será encargado de todo el
proceso de ejecución y entrega a satisfacción del mismo.
El valor máximo de adicionales autorizado para ser ejecutado de forma directa, es el 10% del valor
contratado inicial antes de IVA, y este adicional será únicamente autorizado si los adicionales
generados hacen parte del objeto inicialmente contratado, cantidades unitarias y
especificaciones técnicas contratadas, manteniendo los costos inicialmente negociados.
En el caso que el valor adicional supere el 10% del valor antes de IVA inicialmente contratado, será
necesario generar la respectiva acta que justifique los mismos, y se deberá generar el flujo de
compras de manera correcta antes de dar inicio a los trabajos.

✔ Firma de acta justificación adicionales, tiempo, alcance o valores.(Responsable del

proyecto)

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✔ Generar RQ vía Mafis, adjuntando el acta debidamente firmada y soportes de valor

adicional a contratar. (Responsable del proyecto)
✔ Elaboración orden de compra por parte de CDC.(Responsable CDC)

✔ Gestionar solicitud otro si y las respectivas pólizas. (Responsable del proyecto)

✔ Firma de actas de inicio. (Responsable del proyecto)

FORMATOS ASOCIADOS AL PROCESO

✔ Formato licitaciones versión may-2018

✔ Cartas conocimiento y responsabilidad

✔ Modelo acta de inicio.

✔ Modelo acta autorización adicionales no mayores al 10% del valor contratado

inicialmente.
✔ Modelo acta de liquidación contrato obra civil, inversión y /o infraestructura.

✔ Modelo acta de liquidación parcial o corte de obra/ obra civil, inversión y /o

infraestructura.
✔ Rta cierre proceso carta adjudicación proceso.

✔ Rta cierre proceso carta agradecimiento proceso.

ii. Invitación a ofertar o RFQ.

Se aplica a compras o contrataciones cuya cuantía estimada serán inferiores a 128

(SMMLV), no es mandatorio la formalización vía contrato.
Para el caso puntual de contrataciones de obras de inversión e infraestructura de menor
cuantía, o servicios administrativos, se validará conjuntamente con el área de negocio, la
necesidad de elaboración de contrato teniendo en cuenta la criticidad y riegos asociados al
objeto de contratación.

En el caso de requerir contrato, aplica proceso de Licitación abierta o cerrada, descrito

anteriormente.

Proceso con orden de compra:

Generación de la necesidad de contratación o solicitud interna:

La dependencia o área dueña del requerimiento elaborará el estudio de necesidad

acompañado del correspondiente rubro presupuestal que se afecta. El análisis económico
para establecer el rubro presupuestal se realizará con base en mínimo tres (3) cotizaciones
que serán realizadas por el área de CDC, precios de contratos suscritos en años anteriores
cuyo valor puede ser actualizado mediante la aplicación del IPC, haciendo un estudio de
precios del mercado, o utilizando el respectivo IP asociado al proceso a contratar.

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✔ Solicitar el respectivo proceso de solicitud de contratación al equipo de CDC, vía ticket, de

acuerdo a la planilla establecida para este proceso (1-Contrataciones y o servicios).
✔ Adjuntar los respectivos anexos que permitan un correcto proceso de negociación y
evaluación, y den al posible contratista, total claridad con relación a los trabajos a realizar y
objeto total de la contratación.
✔ El aprobador o gerente funcional responsable del presupuesto, validará la necesidad creada
vía ticket, garantizando que el requerimiento tenga presupuesto disponible y el mismo
cumpla con cada uno de los soportes técnicos que avalen la necesidad y permitan un
correcto proceso de negociación y contratación. (Tiempo máximo de validación del ticket,
dos días.)
✔ Una vez el Área de CDC, recibe el estudio de necesidad vía ticket, tiene máximo tres (3)
días hábiles para revisarlo y si considera conveniente aclarar o ajustar el mismo, puede
hacerle observaciones y dará un día hábil al Gerente del área interesada para que se
pronuncie respecto a los cambios o ajustes formulados. Si no se recibe respuesta, el Área
de CDC, entenderá que no se llevará a cabo el proceso, y el ticket será rechazado.
✔ Aprobado el estudio de necesidad vía ticket por parte del responsable de la categoría en
CDC, inician los niveles de servicio asociados al proceso. (ANS; Acuerdos niveles de
servicio), éste podrá convocar a los delegados para la contratación de las siguientes áreas:
Financiera, Jurídica, entre otras, y la interesada para que la apoyen en la elaboración de
las reglas de participación o pliegos de licitación.

f. Apertura invitación RFQ:

✔ Reglas de Participación o términos RFQ:

Es el documento que contiene el conjunto de requerimientos jurídicos, técnicos, financieros,

operacionales, administrativos y económicos y que sirven de base tanto para que los
interesados presenten la respectiva oferta como para que, dado el caso, se celebre el
respectivo contrato o se suscriba la Aceptación de Oferta. Contiene las reglas que se
constituirán en la ley particular de la contratación y, por lo tanto, deberán ser claras,
precisas y coherentes.

✔ Se invitarán CONTRATISTAS que hacen parte de la base de proveedores debidamente

evaluada y homologada por parte de la entidad designada por parte de Makro
Supermayorista SAS para este tipo de procesos, y que adicionalmente tengan el respectivo
cupo autorizado por parte de la entidad aseguradora seleccionada por el contratante, que le
permitan elaborar las respectivas pólizas o garantías exigidas para el proceso. En caso de
requerir un proveedor fuera de la base debidamente aprobada, este debe cumplir
previamente con el proceso de evaluación y homologación, al igual que la respectiva
validación de asignación de cupo para emisión de pólizas y garantías, y se debe seguir el
proceso de creación de proveedores administrativos definido por el contratante( Area data
entry). Ningún área de negocio podrá solicitar la creación de un proveedor administrativo,
sin la respectiva aprobación de la gerencia de Central de Compras, previa validación de la
necesidad de creación y cumplimiento de proceso de evaluación y homologación.

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✔ El responsable de la categoría por parte de CDC, enviará el RFQ a los proveedores

interesados en participar en el proceso vía mail, adjuntando cada uno de los anexos
remitidos por parte del área de negocio dueña de la necesidad. Colocará en copia a la
aseguradora definida por el contratante, con el fin de dar inicio al proceso de validación de
pólizas en el caso especial que se requiera.
✔ Es responsabilidad de CDC, realizar la respectiva confirmación de recibido de la
información por parte de los oferentes y garantizar el respectivo soporte vía mail que avale
el interés en participación o no interés de hacer parte del proceso con la respectiva
justificación.
✔ El responsable de CDC será el encargado de hacer seguimiento a los procesos pactados
en la RFQ, y adicionalmente con el apoyo del responsable de proyecto asignado por el área
de negocio, velaran por dar cumplimiento a los tiempos establecidos y actividades a
desarrollar descritos en los términos y condiciones del mismo.

g. Proceso de pre selección de contratistas y evaluación final:

✔ El proceso de pre selección será realizado de manera conjunta responsable de CDC y

responsable del proyecto por parte del área de negocio, con el fin de seleccionar las ofertas
que garanticen las mejores condiciones económicas y técnicas en la primera etapa de
evaluación.
✔ CDC realizará el proceso de evaluación económica, y el responsable de negocio apoyará el
proceso de evaluación técnica de acuerdo a las tablas de ponderación definidas.

h. Ponderación por Menor Precio

✔ Este método, solo se aplicará cuando se trate de productos y/o servicios de condiciones
uniformes, que no requieran alto grado de especialidad.

Para tal efecto, se aplicará lo siguiente:

FACTOR PUNTOS

PRECIO 100
TOTAL 100

La propuesta que tenga menor precio antes de IVA, recibirá 100 puntos y por ende, será la
seleccionada.

i. Ponderación por Factores Múltiples

✔ Este método, se aplicara a las demás procesos, teniendo en cuenta lo siguiente:

PRECIO 400
EVALUACIÓN TÉCNICA 400

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COMPRAS

* Entrega documentación completa (numeral 7) 40

* Acreditación de contratos similares tanto técnica como económicamente 20
* Garantía sobre los bienes 60
* Procedimientos, equipos y fichas técnicas 130
* Cronograma de ejecución 100
* Asistencia visita de obra 50

CALIFICACIÓN COFACE 200

INTERPRETACIÓN PUNTAJE DEL RATING
Entre 91 a 100 puntos EXCELENTE 182 / 200
Entre 81 a 90 puntos MUY BUENO 162 / 180
Entre 71 a 80 puntos BUENO 142 / 160
Entre 61 a 70 puntos REGULAR 122 / 140
Menos de 60 puntos PROVEEDOR NO APTO 0
Se requiere puntuación superior a 60 rating Coface
TOTAL 1000

Factores de Ponderación

✔ Cada ponente que acredite contar con certificación de calidad recibirá cinco (5) puntos
adicionales que serán factor decisivo en caso de empate.

✔ Posterior a la evaluación inicial, los dos responsables del proceso se reunirán para
establecer la preselección inicial de proveedores.

✔ Con la relación de proveedores predefinidos, el área de CDC remitirá la respectiva solicitud

de contraofertas, con el fin de recibir propuestas económicas y técnicas mejoradas por
parte de los proveedores preseleccionados, y previo proceso de evaluación final, tomar la
decisión de asignación de contratista.

✔ El responsable de CDC procede a cerrar el respectivo ticket, adjuntando la oferta técnica

comercial ganadora, la notificación de cierre llegara vía confirmación con los anexos, al área
solicitante del proceso.

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COMPRAS

✔ El área solicitante del proceso elaborará la respectiva solicitud interna en el módulo de PO

Mafis, adjuntando la oferta ganadora.
✔ El Área de CDC recibirá la respectiva solicitud interna creada en PO MAFIS, y elaborará la
orden de compra adjuntando los soportes del proceso (Competitive Bidding).Se adicionará
cláusula de pólizas en el modelo de orden de compra, en el caso que se requiera.
✔ El responsable de CDC será el encargado de hacer seguimiento al proceso de liberación de
la orden de compra.
✔ El responsable de CDC remitirá la respectiva carta de agradecimiento a los proveedores
que no fueron seleccionados(Modelo RTA CIERRE PROCESO Carta Agradecimiento proceso)
y de adjudicación al proveedor seleccionado(Modelo RTA CIERRE PROCESO Carta
Adjudicación Proceso) , con el respectivo modelo de solicitud de información necesaria para
dar inicio al proceso de formalización de pólizas en el caso que aplique.

✔ El responsable de CDC, remitirá la respectiva orden de compra aprobada al proveedor

seleccionado, con el modelo de instrucciones asociadas al proceso, colocando en copia al
responsable del área de negocio, y aseguradora definida por Makro Supermayorista SAS,
con el fin de dar inicio a trámite de pólizas en el caso especial que se requiera.

✔ El solicitante y o responsable del área de negocio, será el encargado de hacer el recibido a

satisfacción en el sistema MAFIS, previa terminación del objeto contratado o entrega de los
suministros relacionados en la orden de compra.

✔ Las facturas asociadas a orden de compra, deben ser remitidas a OST Área de
Contabilidad, con la relación de la respectiva orden de compra y número de entrada
generado en Mafis.
✔ Para el caso de servicios, se debe remitir orden de compra, con número de entrada en
MAFIS, más acta de recibido a satisfacción debidamente firmada.

iii. Contratación directa.

Es aquella modalidad de selección de contratistas a través del cual Makro Supermayorista

S.A.S. previo análisis del estudio de la necesidad, teniendo en cuenta la idoneidad y
experiencia del futuro contratista ante el acontecimiento de ciertas situaciones y
circunstancias, tiene la potestad de escoger a la persona Natural o jurídica que ejecutará el
objeto del contrato, sin necesidad de solicitar varias ofertas.(Adjudicación directa)

Se procede la Contratación Directa por las siguientes circunstancias:

✔ Procesos a contratar con proveedores denominados únicos o estratégicos previo proceso

de negociación por parte de CDC.
✔ Cuando realizado el trámite por Convocatoria Privada o Invitación a Ofertar, no resulte
escogida ninguna propuesta.

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COMPRAS

✔ Para contratos de prestación de servicios profesionales, cuya naturaleza es eminentemente

intelectual y que no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos
especializados o experiencia específica en determinado tema y cuyo objeto se basa en
desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad.
✔ Los Servicios de Apoyo a la Gestión que hacen referencia a aquellas actividades
operativas, logísticas o asistenciales, vinculados a la realización de las tareas o funciones
propias de Makro Supermayorista S.A.S.
✔ Trabajos artísticos que comprenden la protección de la propiedad intelectual y derechos de
autor.
✔ Cuando el objeto a contratar constituya una actividad complementaria de otra previamente
desarrollada, es decir que ya existe una fase previa realizada por un proveedor y de ella se
desprende la necesidad de ejecutar una segunda fase.
✔ Cuando Makro Supermayorista S.A.S. lleve a cabo o participe en actividades tales como:
Ferias, eventos comerciales, gremiales, académicos, exposiciones, talleres, y foros,
siempre y cuando se cuente con la autorización del CEO-CFO o Director del área de
negocio o, en su ausencia, de quien haga sus veces.
✔ Cuando colaboradores de Makro Supermayorista S.A.S. participen en eventos, cursos,
seminarios o capacitaciones, siempre y cuando se cuente con la autorización del CEO-CFO
o Director del área de negocio o, en su ausencia, de quien haga sus veces.
✔ Para atender los gastos que demande la realización de reuniones ordinarias y/o
extraordinarias de comité directivo, fuera de su sede tales como gastos de viaje,
desplazamientos, alojamiento, transporte, manutención, entre otros.
✔ Todo lo relacionado con actividades del plan de medios y de publicidad, así como la
participación de Makro Supermayorista S.A.S. en eventos y en medios masivos de
comunicación.
✔ En el caso de contratación de las pólizas de seguros que cubran los potenciales riesgos por
los que se pueda ver afectada la Entidad y sus colaboradores, en cuyo caso el estudio de
necesidad deberá realizarlo la Dependencia interesada con el apoyo del Corredor de
Seguros, quien debe dejar constancia de la negociación que haya adelantado con las
diferentes aseguradoras, lo cual constituye el soporte de la selección.
✔ Por razones de confidencialidad relacionadas con la seguridad informática y documental de
la entidad, así como aquella en que por las características especiales del objeto a contratar
se vea comprometida la continuidad de la actividad de Makro Supermayorista SAS , para lo
cual se dejará expresa constancia de las circunstancias que así lo acreditan.
✔ Cuando se trate de convenios con entidades públicas o privadas sin ánimo de lucro o
cuando se trate de contratos interadministrativos.
✔ Cuando se trate de arrendamiento de inmueble para uso de la compañía, para lo cual el
contrato podrá renovarse a juicio de la entidad durante el tiempo en el cual persista la
necesidad de mantener el bien inmueble arrendado, dejando constancia expresa de tal
hecho y previa existencia de la disponibilidad presupuestal necesaria para el inicio de cada
una de las renovaciones, así como de la constancia de cabal cumplimiento de las

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COMPRAS

obligaciones del contratista durante la ejecución del contrato por parte del supervisor del
mismo.
✔ Cuando se trate de adquisición de un inmueble para uso de la Entidad.

✔ Cuando la Entidad pretenda dar en arriendo a un tercero un inmueble de su propiedad.

✔ Venta de bien inmueble que no se requiera para la prestación del servicio, en cuyo caso
el inmueble deberá darse de baja previamente conforme al procedimiento de activos fijos.
✔ Cuando se trate de una situación de urgencia, emergencia o calamidad.

✔ Cuando se trate de proveedor único. En dicho evento el contrato podrá prorrogarse a

juicio de la Gerencia de Central de compras y gerencia del área de negocio durante el tiempo en el
cual persista la condición de proveedor único, para lo cual se deberá dejar constancia
expresa de tal hecho y se adjuntará la prueba que acredite tal circunstancia, previa
existencia de la disponibilidad presupuestal necesaria para el inicio de cada una de las
prórrogas así como de la constancia de cabal cumplimiento de las obligaciones del
contratista durante la ejecución del contrato.
✔ Cuando se trate de bienes y servicios con empresas que tengan autorizado el cobro de
tarifas en materia de TICS, de lo cual deberá dejarse constancia en el estudio de necesidad.

5. PLAZOS DE PAGO

i. Los plazos de pago se encontrarán definidos dentro de los contratos negociados, es

responsabilidad del área de Central de Compras asegurar la negociación de plazos óptimos
definidos de manera conjunta con el área financiera.

6. NIVELES DE AUTORIZACIÓN

i. Para la realización de compras, se requieren autorizaciones en tres niveles:

⮚ Autorización Financiera: valida el presupuesto disponible en cada transacción
comercial. El área financiera (Business Controller) es responsable de la autorización
financiera.
⮚ Autorización Comercial: Aprobar las transacciones comerciales, en lo que se refiere a
las unidades de negocio, el área de Central de Compras es responsable por la
autorización comercial, conforme Authorization Table.
⮚ Autorización Legal: firma de contratos u otros documentos que generan obligaciones
legales en nombre de cada Empresa de Makro (fiscales). El área jurídica y los otros
representantes legales de Makro Colombia, son responsables de la autorización
contractual.
ii. Estas autorizaciones se darán a través de las aprobaciones de las órdenes de compra
(PO) o BPA en el sistema Oracle, con la excepción de la autorización legal que se dará a
través de la formalización del contrato jurídico siguiendo la política de contratación de cada
unidad de negocio.

7. PROVEEDORES PREFERENCIALES (Evaluados), UNICOS Y O ESTRATÉGICOS

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COMPRAS

i. El área de Central de Compras puede nombrar a los proveedores preferenciales

(Evaluados) a través del proceso de evaluación y homologación de proveedores
establecidos por la compañía, y en los casos técnicos especiales que lo requiera de
acuerdo al tipo de contratación, se solicitará el respectivo aval técnico de las áreas de
negocio con el fin de garantizar que el proveedor o contratista sea el idóneo de acuerdo al
objeto a contratar ,esto garantizando los principios de Objetividad en la Selección, Principio
de Imparcialidad, Principio de Transparencia y Principio de Moralidad y conflicto de
intereses descritos en esta política.

ii. El área de Central de Compras y o área de negocio, determinarán los proveedores

estratégicos y o únicos para Makro. Estos proveedores tendrán compromisos a largo plazo
y serán evaluados de manera periódica (Trimestral) de acuerdo al procedimiento y
parámetros establecidos por CDC, con el fin de garantizar el cumplimiento de las
obligaciones contractuales que garanticen las mejores condiciones comerciales,
económicas y técnicas para Makro Supermayorista SAS. Estos proveedores tendrán
condiciones comerciales pre-negociadas antes del surgimiento de la demanda para traer
agilidad al proceso y según el caso contaran con la respectiva BPA o acuerdo creado en el
sistema con base al presupuesto estimado de contratación anual, para que el proceso de
gestión de compra puede realizarse de forma directa, por medio de una solicitud interna
que genera orden de compra inmediata, previa aprobación de la misma.

8. CASOS ESPECIALES Y/O EXCEPCIONES

No se entenderán sujetas a este Procedimiento las operaciones financieras desarrolladas por la

compañía cuyo objeto sean mecanismos de financiación y fondeo.

La Entidad efectuará pagos en las que no se está efectuando ninguna selección en los eventos en
que tengan carácter obligatorio o impositivo tales como:

Cancelación de impuestos, valorizaciones, gastos notariales, registro y beneficencia, seguro

obligatorio de vehículos, pagos de cuotas de administración, servicios públicos y de
telecomunicaciones, revisiones técnico-mecánicas, pagos de honorarios en Tribunales de
Arbitramento, gastos judiciales, contribuciones ordenadas por la Ley a otras entidades y o
agremiaciones.
Los pagos anteriores serán tramitados por la Dependencia o área que requiera realizar dicho pago
de conformidad con el procedimiento presupuestal y financiero definido para tales efectos.

Las compras de emergencia se definen como necesidades de adquisición derivadas de un hecho nuevo,
siendo que estas compras son necesarias para garantizar la seguridad de las personas o la
continuidad del negocio. Las compras de emergencia podrán realizarse fuera de este proceso,
diligenciando el debido formato CDC 03-Formato Bid Deviation v2, la responsabilidad de esta
contratación, será única y exclusivamente del área solicitante, y la gerencia y o dirección que
autorice el proceso como emergencia.
De manera periódica (Mensual), se remitirá un reporte por parte de CDC al comité directivo de Makro
Supermayorista SAS y gerencias de las áreas de negocio, con relación a los procesos generados
por emergencia o sin involucramiento del equipo de CDC, con el fin de tomar las acciones conjuntas
necesarias que permitan optimizar el proceso, garantizando lo establecido en esta política. (Proceso
competitive Bidding).

Los procesos de negociación directa que no cumplan con el competitive Bidding, deberán ser desarrollados
con los proveedores definidos, evaluados y homologados referenciados en la base de proveedores
administrativos de Makro Supermayorista SAS. En el caso de requerir un proceso de negociación
directa o contratación con proveedores no relacionados en esta base, se debe solicitar autorización
previa a la Gerencia de Compras.

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COMPRAS

Los procesos de negociación directa que no cumplan con el competitive Bidding, se deberán legalizar de la
siguiente forma.
Elaboración de la requisición de compra en MAFIS, adjuntando la respetiva cotización del servicio prestado y
formato de CDC 03-Formato Bid Deviation v2 debidamente diligenciado. En el caso de servicios y/o
contrataciones, se debe adjuntar la respectiva acta de liquidación final.
El proceso de requisición seguirá el respectivo flujo de compras.

9. PLAZOS Y NÍVELES DE ATENCIÓN AL CLIENTE INTERNO

i. Plazos máximos de atención a los clientes internos acordados del área de Central de Compras
(Valores en COP): días calendario.(ANS, Acuerdos niveles de servicio)
ii. Los días de cotización empiezan a correr después de realizar la aprobación del ticket de
solicitud interna por parte del responsable de la categoría de CDC.
iii. Los días de negociación empiezan a correr a partir de la evaluación inicial de las ofertas y
preselección de oferentes.

Niveles de servicio interno CDC (AND acuerdos e servicio)

Contrataciones y/o servicios

10.000.001 A 50.000.001 a >100.000.00
Proceso 0 A 10.000.000
50.000.000 100.000.000 1
Días para
10 15 20 30
cotización CDC
Definición
técnica área 5 5 5 10
solicitante
Días para
negociación 5 10 10 10
CDC
TOTAL 20 30 35 50

Compras bienes y/o suministros

10.000.001 A 50.000.001 a >100.000.00
Proceso 0 A 10.000.000
50.000.000 100.000.000 1
Días para
5 10 15 25
cotización CDC
Definición
técnica área 2 5 5 5
solicitante
Días para
negociación 3 5 5 5
CDC
TOTAL 10 20 25 35

Tiempo por tipo de proceso.

Tiempos asociados al proceso, fuera de ANS CDC

Proceso con elaboración de contratos
2 días después de recibir el ticket
con la oferta ganadora, por parte
ARN: Creación de requisición en Mafis Oracle PO.
del responsable de la categoría de
CDC.
3 días después de recibir la
CDC: Elaboración orden de compra.
solicitud interna aprobada.

Fecha de Aprobación: Junio 21 de 2018 Versión: 02 Fecha de Actualización: Agosto 02 de 2018

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COMPRAS

2 días por responsable de

APR: Aprobación orden de compra o BPA acuerdo a la tabla de aprobación.
Máximo 8 días
4 días después de aprobada la
CDC: Solicitud elaboración de contrato.
orden de compra.
5 días después de recibida la
JUR: Elaboración del contrato. información de solicitud de
contrato.
CON: Firma de contrato autenticado y envió de
5 días.
garantizas requeridas.
JUR: Firma contrato responsables Makro
3 días.
Supermayorista SAS.
30
TOTAL

Tiempos asociados al proceso, fuera de ANS CDC

Proceso sin elaboración de contratos
2 días después de recibir el ticket
con la oferta ganadora, por parte
ARN: Creación de requisición en Mafis Oracle PO.
del responsable de la categoría de
CDC.
2 días después de recibir la
CDC: Elaboración orden de compra.
solicitud interna aprobada.
2 días por responsable de
APR: Aprobación orden de compra o BPA. acuerdo a la tabla de aprobación.

2 días después de aprobada.

CDC: Envió orden de compra al proveedor.
8
TOTAL

● Los cambios de alcance reiniciarán el recuento del plazo estimado de cotización /

negociación.
● Los casos extraordinarios de alta complejidad tendrán sus plazos acordados entre el Área
de Central de Compras y el solicitante.
● El solicitante deberá atenerse al plazo de validez de la propuesta recibida, ya que, si se
supera la fecha mencionada, será necesario realizar una nueva cotización.

10. RESPONSABILIDAD

10.1. RESPONSABILIDADES DEL SOLICITANTE

● Involucrar el Área de Central de Compras con la debida antelación.(Reuniones de tráfico y

seguimiento, responsable categoría CDC y área de negocio, para validar plan de compras y
contrataciones año en curso)
● Direccionar la demanda al área de Central de Compras (Generación ticket solicitud interna o
requisición de compras vía MAFIS según el caso.)

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COMPRAS

● Determinar la demanda de bienes y servicios y definir el alcance técnico detallado. incluyendo el

listado de entregables por parte de los contratistas, para garantizar una completa evaluación técnica,
económica y comercial.
● En el caso de contratos de obra, inversión e infraestructura, se debe remitir a CDC planilla de
cantidades de obra a ejecutar con especificaciones técnicas, marcas y APU estimado, con base a los
conceptos más representativos del objeto a contratar.
● Análisis del presupuesto del bien o servicio a comprar y/o contratar, así como la reserva del
presupuesto en el módulo de PO al momento de generar la Requisición.
● Hacer trazabilidad al proceso de liberación del ticket de solicitud interna o requisición de compra vía
MAFIS.
● Realizar la evaluación técnica de las propuestas recibidas en conjunto con el responsable de la
categoría de CDC, de acuerdo a la tabla de ponderación definida para cada proyecto y el listado de
entregables solicitado en el proceso de licitación.
● Cumplir con lo estipulado en el estatuto de contratación.

● Implementar la demanda según las condiciones establecidas en el contrato.

● Constituir las respectivas actas de inicio, finalización y justificación de adicionales según el caso.

● En el caso de presentase valores adicionales durante la ejecución de un contrato, estos no pueden

superar el 10% del valor inicialmente contratado, y los conceptos de contratación adicional, deben
estar estipulados en el contrato inicial, en el caso que los valores adicionales estén fuera del objeto
contratado inicialmente, es necesario realizar un nuevo proceso de licitación por parte del equipo de
CDC.
● En el caso que los valores adicionales superen el 10% del valor del contrato inicial, y los conceptos
adicionales estén estipulados en el contrato inicial, es responsabilidad del área de negocio gestionar
su respectiva legalización y formalización contractual, para poder pagar la obligación adquirida.
1. Diligenciar formato de Bid deviation debidamente aprobado.
2. Generar solicitud interna de compra en Mafis.
3. Gestionar otro si con el área legal de la compañía.
4. Solicitud y gestión de pólizas con la entidad definida por Makro Supermayorista SAS.
5. Garantizar el pago oportuno de la obligación contractual.
● Asegurarse que los bienes o servicios que hayan recibido, estén de acuerdo con las especificaciones
definidas en la Orden de Compra y o contrato.
● En caso de divergencias en los bienes o servicios recibidos, el solicitante tomará las acciones
necesarias para garantizar la devolución de los mismos e informará el Área de Suministros para que
esta evalúe la continuidad de la relación comercial, de acuerdo con el histórico y la gravedad de la
divergencia.
● La responsabilidad del contenido y la validación de los datos de las facturas es del Solicitante, no de
Finanzas o Central de Compras. En caso de recibir facturas que no reflejen los bienes y/o servicios
recibidos a satisfacción, el solicitante deberá realizar la devolución de la factura al proveedor
notificando su invalidez y solicitando el reemplazo de la misma en un periodo máximo de tres días
después de recibido el documento.

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COMPRAS

● Asegurarse que la nota fiscal o factura llegue al área de contabilidad OST, hasta 5 días hábiles
después de la emisión, para que haya tiempo de procesamiento y pago sin retraso. Informar en el
cuerpo de la factura o relación en Excel adjunta, número de orden de compra y entrada de
mercancía generada en sistema MAFIS. Para el caso de contrataciones de obra, inversión y o
infraestructura, es necesario adjuntar copia del contrato debidamente firmado y la respectiva acta de
liquidación y o finalización del contrato Formato acta de liquidación contrato de obra-1.
● Gestionar la solicitud de elaboración del contrato con el área legal, teniendo en cuenta el establecido
en el estatuto de contratación.
● Gestión del contrato a lo largo de la duración del mismo.

● Para adquisiciones de bienes de capital, el solicitante deberá garantizar la aprobación de las

inversiones, según la política de inversiones de Makro Supermayorista SAS.
● Revisar y rehacer el IP hecho cuya propuesta esté caducada (montos requeridos para IP).

● Una vez recibida la factura por el dpto. Financiero con el aval del solicitante, éste último no podrá
interferir en el proceso de contabilización y pago.

10.2. RESPONSABILIDADES DEL TITULAR DEL PRESUPUESTO

● Realizar la validación de la necesidad de adquisición, así como garantizar las revisiones,

aprobaciones y firmas requeridas en los procesos de compras.
● Garantizar el respectivo control y seguimiento del presupuesto asignado en la herramienta de
Budget, de acuerdo a la cuenta contable y auxiliar..

10.3. RESPONSABILIDADES DEL ÁREA DE CENTRAL DE COMPRAS.

● Tener conocimiento de mercado para aprovechar las oportunidades.

● Definir el proceso de Compras, conforme límites y responsabilidades establecidas.

● Registrar las necesidades y oportunidades de mejora.

● Buscar productos y servicios alternativos.

● Mantener a los usuarios informados sobre el proceso.

● Realizar las negociaciones comerciales para asegurar que el proceso de compra presente las
mejores condiciones para Makro Supermayorista SAS.
● Identificar y cuestionar la demanda interna y las especificaciones técnicas.

● Garantizar calidad de negociación.

● Desarrollar y administrar la base de proveedores.

● Administrar la relación con los proveedores;

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COMPRAS

● Realizar las cotizaciones y efectuar negociaciones de compra conforme a la política vigente;

● Siempre que sea necesario, actuar en conjunto con los Áreas Jurídica y Financiera para
garantizar el cumplimiento de las exigencias vigentes;
● Interrelación con las áreas usuarias y técnicas;

● Garantizar la contratación de proveedores que estén aprobados en el proceso de homologación

de la Compañía;
● Controlar el cumplimiento de los procesos administrativos, las políticas de Central de Compras y
los niveles de aprobación.
● Hacer cumplir los acuerdos comerciales establecidos.

10.4. RESPONSABILIDADES DE FINANZAS

● Garantizar las aprobaciones conforme el presupuesto.

● Realizar el proceso de causación de las facturas, tomando como referencia el número de orden de
compra y o contrato, con base a la respectiva entrada de mercancía generada en Mafis, por parte
del área solicitante y Formato acta de liquidación contrato de obra-1 en los casos que aplique.
● Gestionar los procesos de pago de acuerdo a las condiciones negociadas y pactadas con cada
proveedor, alineados a la política de pagos definida por el área financiera.
● Informar periódicamente a las áreas de negocio y CDC, la relación de facturas bloqueadas para
pago, con el fin de gestionar el proceso que permita el pago oportuno de la obligación.
● Comunicar a las áreas de negocio las facturas que presenten inconsistencias que no permitan su
correcta causación, para que se pueda generar su registro oportuno.
i. Diferencia en precios y o cantidades.
ii. Número de orden de compra que nos corresponde a lo facturado.
iii. Diferencias presentadas en temas tributarios(IVA)
iv. Errores en codificación cuenta contable y auxiliar.
v. Facturas recibidas sin orden de compra.
vi. Facturas recibidas con orden de compra sin la respectiva entrada de mercancía.

10.5. RESPONSABILIDADES DEL ÁREA JURÍDICA

● El Área Jurídica será únicamente responsable de la evaluación y aprobación de los aspectos

jurídicos (y no comerciales/negociados) de todos los contratos firmados por Makro.

11. CONTROL DE CAMBIOS.

VERSIÓN MODIFICADO POR DETALLE DEL CAMBIO FECHA

Febrero de
1.0 Luis Arévalo Documento inicial
2018
Puntos a tener en cuenta en la selección de
2.0 Lina Fajardo Agosto de 2018
proveedores

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12. APROBACIONES

● Elaborado Por:

● Aprobado Por:

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