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  • Cierre Contable y Formlacion de Los Estados Financieros en El Sector Público

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    EI entorno económico y financiero en el sector público está cambiando gradual y permanentemente, especialmente en el área más sensible e importante en la administración financiera del Estado: Nos estamos refiriendo al Área de Contabilidad y su entorno, vinculado a las operaciones de registro SIAF, SIGA, y otros; a la aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NIC-SP); a la aplicación de las normas y directivas internas emitidas por la DNCP.

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    EI entorno económico y financiero en el sector público está cambiando gradual y permanentemente, especialmente en el área más sensible e importante en la administración financiera del Estado: Nos estamos refiriendo al Área de Contabilidad y su entorno, vinculado a las operaciones de registro SIAF, SIGA, y otros; a la aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NIC-SP); a la aplicación de las normas y directivas internas emitidas por la DNCP.

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    EI entorno económico y financiero en el sector público está cambiando gradual y permanentemente, especialmente en el área más sensible e importante en la administración financiera del Estado: Nos estamos refiriendo al Área de Contabilidad y su entorno, vinculado a las operaciones de registro SIAF, SIGA, y otros; a la aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NIC-SP); a la aplicación de las normas y directivas internas emitidas por la DNCP.

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    v EN EL SECTOR PUBLICO CCIERRE CONTABLE Y FORMULACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. CP.C. Juan Francisco Alvarez tllanes ms in ae ane rie ren el sector publico RMmea, INstITUTO. Pacirico CIERRE CONTABLE Y FORMULACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS EN EL SECTOR PUBLICO Autor: C.P.C. Juan Francisco Alvarez lanes Primera Edicién - Febrero 2015 Copyright 2015, + Instituto Pacifica SAC Diseiio, Dlagramacién y Montaje: Georgina Condori Choque Ricardo De la Pefia Malpartida José Carrascal Quispe Diego Camasca Borja Luis Fuiz Martinez Billy Solano Anchante Ediclén acargode — : © insiitulo Paci SAC. - Aho 2016 sr. Castrovirreyna N* 224 Brea Central: 332-5766 E-mail: preprensa @aempresarial.com Tiraje: 3,500 ejemplares Registro de Proyecto Editorial —: ‘1501051500110 ISBN + 978-612-4265-08-7 Hecho ef Depésito Legal en ta Bibiloteca Nacional dal Pent N°: 2015-01276 Impresién a cargo de: Pacitico Editores $.A.C. Je. Castrovirteyna N° 224 - Brefia Contrat: 330-3642 Derechos Reservados contormo a la Ley de Derecho de Autor. Queda terminantemente prohibida la reproduccin total o parcial de esta obra por cualquier medio, ya sea electrd- nico, mecdnico, quimico, 6ptico, incluyendo el sistema de fotocopiado, sin autorizacién escrita del autor e Instituto Pacifico 8.A.©, quedando protegitos los derechos de propiadad intelectual y de autorfa por la legislacién peruana, Presentacién El entorno econémico y financiero en el sector piiblico esté cambiando gradual y permanentemente, especialmente en el drea mas sensible e importante en la ad- ministracion financiera del Estado; nos estamos refiriendo al Area de Contabilidad y su entorno, vinculado a las operaciones de registro SIAF, SIGA, y otros, a la aplicacién de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Pablico (NIC-SP), a la aplicacién de las normas y directivas internas emitidas por la DNCP, todos ellos relacionados con nuevas modalidades en las operaciones y transaccio- nes econémico-financieras que realizan las entidades piiblicas las que hacen que la formulaci6n y elaboracién de los estados financieros sea un poco compleja, debido a la cantidad de anexos y notas explicativas que requieren de un anélisis previo y concienzudo, ya que se requiere el concurso de personal asignado a estas tareas, asi como contar, con la informacién oportuna de las demas areas de acti- vidad relacionadas con la informacién financier. Ademés, el contador debe estar actualizado con la normativa vigente, pese a no contar con la literatura practica y especializada apropiada, a esto se suma la incorporaci6n de un novedoso marco normativo en la auditorfa financiera basado en las Normas Internacionales de Auditorfa (NIA), que también debemos tener presente a la hora de la rendici6n de cuentas respectiva. Por estas razones, la revista Actualidad Gubernamental, fiel a sion de compartir conocimientos y literatura actualizada, esté promoviendo la publicacién de temas novedosos en el sector ptiblico. El presente manual didéctico tiene por objeto realizar un andlisis de la directiva de cierre contable presupuestal, con la finalidad de promover las estrategias mas apropia- das y recomendables para cerrar el ejercicio fiscal, proporcionando los lineamientos y mecanismos puntuales y mas adecuados en la formulacién de los estados financieros, tomando como base la aplicacién de los requerimientos establecidos en la directiva de cierre 2014, especialmente aquellos en los que se refiere al ciere y la formulacién de los estados financieros, y comentar aspectos clave tales como: a) _Pasos previos antes de formular los estados financieros b) Anilisis y validacién de las cuentas principales ) Desarrollo de procedimientos para el cierre contable (ajustes técnicos, correccién de errores y omisiones de operaciones) a) Desarrollo de procedimientos para el cierre presupuestario e) _Elaborar el balance de comprobacién f) _ Formular los estados financieros i) Elaborar las notas y anexos a los estados financieros, 3) Efectuar fos asientos de cierre cuentas k)__ Presentacién y revelacién de los estados financieros a los organismos pertinentes La gufa didédctica consta de los siguientes capitulos: Capitulo I: Formulacién de Estados Financiéros y Cierre Contable Capitulo II: Anexos a los Estados Financieros Capitulo Ill: Plan Contable Gubernamental versién actualizada Estamos seguros que la metodologia aplicada y empleada en el presente manual, cumplira con los objetivos trazados y unificaré los criterios de precision en el tema, claridad y facilidad de comprensién y hard que los temas expuestos sean interesantes y necesarios a la hora de realizar tanto, el cierre contable presupuestario como la formulacién de los estados financieros y se indispensable para todos aquellos quienes tengan que ver con los estados financieros, las finanzas piblicas y estudiosos del marco normativo de informacién financiera par el sector ptiblico. El Autor 3 c iS) 1 Formulacién de Estados Financieros y Cierre Contable Introducci6n Ante la proximidad del cierre contable y la formulacién de los estados financieros 2014, es momento oportuno para recordar algunos temas fundamentales que contribuirdn a mejorar la calidad de la presentaci6n de estos, lo cual implica realizar procesos sistematicos basados tanto en la normativa financiera como enlanormativa de los sistemas administrativos mas importantes tales como las normas presupuestarias, contrataciones, etc. que coadyuven a presentar estados financieros razonables. Uno de estos procesos se refiere al “Cierre Contable”, que comprende el desarrollo de una serie de procedimientos analiticos para concluir las operaciones de fin de afio con éxito. Por tanto, es preciso reflexionar y analizar sobre algunos aspectos de aplicacién de las Normas Internacionales de Informacion Financiera, asi como de las normas de los sistemas adminis- trativos relacionados con las cuentas mas importantes del balance, las cuales estan relacionadas con Jos hechos o sucesos econémicos y financieros, sobre todo durante la aplicacién de los criterios de reconocimiento, medicién o va- luacién, revelaci6n y presentacién de las cuentas de los estados financieros y la determinacién de sus resultados. Para esto existe una serie de pasos y meca- nismos, que debemos desartollar previamente, en forma gradual y secuencial, antes de formular los estados financieros, actividades que van desde el corte de operaciones al 31 de diciembre de cada ajio tales como la preparacién de la documentacién sustentatoria, la elaboracién de las correspondientes hojas de trabajo, la formulacién de los asientos de ajuste, hasta la recepcién y acu- mulacién de la informacién complementaria de las distintas areas de actividad de la empresa (tesoreria, almacenes, comercializaci6n, créditos y cobranzas, etc,) que tienen que ver con el cierre contable, para luego analizar y verificar la consistencia, veracidad y razonabilidad de dicha informacién. Por esta raz6n, ‘empezaremos definiendo algunos conceptos relacionados con el tema. Formulacién de estados financieros - Concepto Es el proceso contable sistemético final que tiene como propésito elaborar Jos estados financieros para su revelacién y presentacién, los cuales resumen Ja historia financiera y econémica de la entidad, de manera que va desde la obtencién del balance de comprobacién, el andlisis de las distintas cuentas del balance, pasando por los asientos de ajuste hasta el proceso de elaboracién del balance constructivo, la hoja de trabajo para el cierre contable, asi como el cierre de cuentas de presupuesto. INSTTUTO PACIFICO CCIERRE CONTABLE ¥ FORMULACION DE LOS ESIADOS FINANCIEROS EN EL SECTOR PUBUCO Estados financieros Conjunto de reportes financieros mediante los cuales se representa la situacion econémica y financiera de la entidad, asi como de sus flujos de efectivo, en forma resumida y estructurada obtenida de las operaciones o transacciones corrientes y de inversion acontecidas durante un ejercicio 0 periodo determinado, bajo lineamienios establecidos por las normas internacionales de contabilidad para el sector ptiblico NIC-SP, asi como la normativa interna emitida por la DNCP. Por lo tanto, los estados financieros , viene a ser el producto final del proceso de contabilidad, reconocidos, medidos, revelados y presentados con criterios homogéneos con la finalidad de presentar informacién razonable y de calidad. Finalidad de los Estados Financieros (p.15 NIC-SP 1) Los estados financieros constituyen una representacin estructurada de la si- tuacién financiera y del rendimiento financiero de una entidad. El objetivo de los estados financieros con propésito general es suministrat informacin acerca de la situaci6n financiera, resultados, y flujos de efectivo de una entidad, que sea util para un amplio espectro de usuarios a efectos de que puedan tomar y evaluar decisiones respecto a la asignacién de recursos, Concretamente, los objetivos, con propésitos de informacién general en el sector piiblico, deben ser suministrar informacién ttil para la toma de decisiones y constituir un me- dio para la rendicién de cuentas de la entidad por los recursos que le han sido confiados, esto se conseguit (a) Suministrando informacién sobre las fuentes de financiacién, asignacién y uso de los recursos financieros; (b) Suministrando informacién sobre la forma en que la entidad ha financiado sus actividades y cubierto sus necesidades de efectivo; ()_ Suministrando informacién que sea util para evaluar la capacidad de la entidad para financiar sus actividades y cumplir con sus obligaciones y compromisos; (d) Suministrando informacién sobre la condicién financiera de la entidad y sus variaciones; y (e) Suministrando informacién agregada que sea util para evaluar el ren- dimiento de la entidad en funcién de sus costos de servicio, eficiencia y logros. Estado de Situacién Financiera (EF-1) Estado Financiero Basico, que representa a una fecha determinada los bienes y derechos que posee una entidad (activo) asi como las obligaciones, compromisos y deudas contrafdas con terceras (pasivos) y el patrimonio que es la diferencia entre el activo y pasivo constituido por la hacienda nacional, hacienda nacional adicional, las reservas, los resultados no realizados y los resultados acumulados, cuyo sustento estan reflejado en los registros de contabilidad y documentos de contabilidad, El estado de Situacién Financiera representa la posicion financiera en un momento determinado que muestra los activos en propiedad de la entidad ast como las fuentes de financiamiento que han intervenido en las operaciones ‘CAPITULO | - FORMULACIGN DE ESTADOS FINANCIEROS ¥ ClRRE CONTARLE C.RC. JUAN FRANCISCO ALVAREZ IMANES de inversi6n, asf como en las clases de bienes corrientes y derechos que estén invertidos dichos fondos. Estado de Gestion (EF-2) Es el estado financiero, conocido también como estado de resultados o de situa- cién econémica, tedricamente representa el resumen acumulado de las opera- ciones netamente dindmicas de ingresos y gastos corrientes que incrementan 0 disminuyen el patrimonio de la entidad a través del déficit o superavit obtenido tiene por finalidad revelar o mostramos todo el movimiento de transacciones que significaron ingresos tributarios y no tributarios (ingresos ordinarios) asi como otros ingresos tales como: los traspasos y remesas las transferencias y donaciones corrientes y de capital y su relacién con los gastos asociados a éstos, mide el desempefio financiero de la entidad. Los parrafos 99 y 101 de la NIC-SP 1 hacen una di del periodo y otros resultados no realizados. Elp.99 de la NIC-SP 1 sefiala que, todas las partidas de ingresos y gastos reco- nocidas en un periodo deberdn incluirse en el estado de resultados del periodo a menos que una NIC-SP requiera lo contrario. Otro resultado integral Elp.101 sefiala que, otras NICSP tratan casos de partidas que cumplen las defi- niciones de ingreso o gasto establecidas en esta Norma, pero que normalmente se excluyen del estado de resultados. Ejemplos de las mismas podrian ser (@) Los excedente de revaluacién (véase la NICSP 17), cuenta 3001.01 (b) Las pérdidas o ganancias especificas que surjan de la conversién de los estados financieros de un negocio en moneda extranjera (véase la NICSP 4), (falta cuenta contable) y (c)_ Las pérdidas o ganancias especificas derivadas de la revision de valor de los activos financieros disponibles para la venta (véase la NICSP 29) tales como: * Pérdidas o ganancias especificas derivadas de la fluctuaci6n de valor de los activos financieros disponibles para la venta cuenta 3001.0202 + Ganancias o pérdidas que surjan de instrumentos de cobertura, incién entre los resultados cuenta 3001.0201 ° Estado de Gestién Integral INGRESOS 2014 2013 Ingresos Tributarios Netos Nota 1 Ingresos No Tributarios Nota 2 ‘Traspasos y Remesas Recibidas Nota 3 Donaciones y Transferencias Recibidas Nota 4 Total Ingresos: COSTOS Y GASTOS: Costo de Ventas: Nota § Gastos on Bienes y Servicios Nota 6 Gastos de Personal Nota 7. INSTMUTO FACTAICO (CIERRE CONTABLE Y FORMULACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS EN EL SECTOR PUBUCO Estado do Gestién integral Gastos por Pensiones Prest.ac.y Asistoncia Social Nota & Donaciones y Transferencias Otorgadas| Nota & ‘Traspasos y Remesas Otorgadas Nota 10 Estimaciones y Provisiones dol Ejercicio Nota 11 Total costos y gastos Resuttado de operacién ‘OTROS INGRESOS Y GASTOS Ingresos Financieros Nota 12, ‘Gastos Financieros Nota 13) Otros Ingresos Nota 14 ‘Otros Gases Nota 15 Total otros ingresos y gastos Nota 16 RESULTADO DEL EJERCICIO SUPERAVIT (DEFICIT (1) OTRO RESULTADO INTEGRAL Excediente de revaluacién cuenta 3001.01 Nota 17 Las pérdidaso ganancias surjan de ia conversién de EEFF | Nota 18 de un negacto en moneda extranjera (talta cuenta contabie Pérdidas o ganancias especificas derivadas de la fluctua-| Nota 19 ‘i6n de valor de los actives financieros disponibles para la venta cuenta 301.0202 Ganancias 0 pérdidas que surjan de instrumentos de co- | Nota 20 bertura, cuenta 301.0201 ‘Total otro resultado integral (2) ‘TOTAL ESTADO DE GESTION INTEGRALO (1)+ 2) Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (EF-3) Estado financiero que nos muestra las variaciones en las distintas partidas patrimoniales durante un periodo econémico, nos muestra separadamente las fuentes de las cuales se derivan los fondos o recursos de capital, refleja el au- mento o disminucién y los cambios resultantes por las transacciones ocurridas entre cuentas patrimoniales, déficit o superavit obtenido, el cambio global en el patrimonio neto (Hacienda Nacional) producto de transferencias acumuladas recibidas del gobierno central en ejercicios anteriores, asi como de la Hacienda Nacional Adicional producto de las transferencias de capital recibidas durante el ejercicio, las reservas, los resultados acumulados y como novedad se ha incluido Jos resultados no realizados que incluyen los saldos de Ja cuentas del excedente de revaluacién, las variaciones en los resultados por cambio de valor en ciertos instrumentos financieros y derivados financieros. Estado de Flujos de Efectivo (EF-4) Es el estado financiero que incluye y revela, el origen y la aplicacién 0 destino de los recursos financieros en efectivo o equivalente de efectivo clasificados en actividades de operaci6n, inversién y financiamiento, es el tinico estado finan- ciero que aplica el principio de lo realizado, lo que significa que sdlo incluye HE (CABTULO I - FORMGLACION OE ESTADOS FINANCIEROS ¥ CERRE CONTABLE (CRC. JUAN FRANCISCO ALVAREZ ILANES aquellas operaciones realizadas sélo en efectivo, sin considerar las operaciones devengadas Presentacién razonable de los estados financieros (p. 27 NIC-SP 1) Los estadlos financieros deberan presentar razonablemente la situaci6n financiera y el rendimiento financiero, asf como los flujos de efectivo de una entidad. Esta presentacién razonable requiere proporcionar la imagen fiel de los efectos de las transacciones, asi como de otros sucesos y condiciones, de acuerdo con las definiciones y los criterios de reconocimiento de activos, pasivos, ingresos y gastos establecidos en las NICSP. Se presume que la aplicacién de las NICSP, acompajiada de informacién adicional cuando sea preciso, daré lugar a estados financieros que proporcionen una presentacién razonable. Elp. 29 de la NIC-SP 1 sefiala que, en la préctica, la totalidad de los casos, la presentacién razonable se alcanzaré cumpliendo con las NICSP aplicables. Una presentacién razonable también requiere que una entidad: (@) Seleccione y aplique las politicas contables de acuerdo con la NICSP 3, Politicas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores. La NICSP3 establece una jerarqufa normativa, a considerar por la gerenciaen ausencia de una Norma que sea aplicable especificamente a una partida. (0) Presente informacién, que incluya las politicas contables, de forma que . sea relevante, fiable, comparable y comprensible. (© Suministre informacién adicional, siempre que los requerimientos exi- gidos por las NICSP resulten insuficientes para permiftir a los usuarios comprender el impacto de determinadas transacciones, de otros sucesos o condiciones, sobre la situacién financiera y el rendimiento financiero de laentidad, Cumplimiento con las NIC-SP (p.28 NIC-SP 1) Una entidad cuyos estados financieros sigan las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Ptiblico debe revelar este hecho. No debe sefialarse que los estados financieros siguen las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Pablico, a menos que aquélios cumplan con todos los requerimientos de cada NICSP que les sea de aplicacién. ‘Marco conceptual para la Informactén financlera del Sector Publica (\FAC) ET Marco Coneaptual identifica los conceptos que ol IFAC, a través del AISBB, aplicara para desarroliar as NICSP con objeto de ayudar a los responsables de su aplicacién, para faciltar informacién sobre requer ‘mientos especificos propuestos, incluyendo su compatiblidad con as précticas actuales en jurisdicclones diferentes y en el tratamiento de los fundamentos bésicos y aspectes generates de la informacion financier enel sector publico. dems, sustenta el desarrollo de las NICSP. Por ello, tiene relevancia para todas las entidades que la aplican. INSTTTUTO PaCIICO ‘GIERRE CONTABLE Y FORMULACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS EN EL SECTOR PUBLICO NicSP Plan Contable Gubernamental Conjunto da conceptes, | Conjunto de procedimien- | Es el conjunto ordenado | Son los lineamientos de Principios, procedimien: | tos,

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