FEDERACION DE ESTUDIANTES

UNIVERSIDAD ESTATAL A DISTANCIA

Para: Representación Estudiantil.
De: Jorge Cascante Briceño, Asistente Administrativo FEUNED.
Asunto: Guía de tramite de viáticos y transporte 2020
Fecha: 20 de febrero de 2020

Nota: Ahora todo tramite llámese, LIQUIDACION, ADELANTO O CAJA CHICA

requiere de toda la documentación necesaria.
PROCESO DE TRAMITE DE VIATICOS Y TRANSPORTE:

Todo estudiante debe anotarse en el libro de viáticos sin excepción, incluso los que
hagan el trámite por caja chica.

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¿Cómo hay que anotarse?

A cada estudiante se le solicitara anotarse de la siguiente manera:
Nombre y firma
Fecha, actividad y hora.
Si asiste a una comisión o consejo, poner si la sesión es ordinaria y extraordinaria,
mas el número de sesión a la que asiste, en caso de no tener número de sesión
indicar.
Si se asiste a una sesión de trabajo, debe detallar al menos 3 puntos, de que
trabajos viene a realizar, indicando hora por cada actividad.
En caso de la junta directiva indicar detalladamente a que asiste, indicando siempre
el número de sesión a la cual asiste.
Cada estudiante debe poner el monto de viáticos y transporte, tomando en
cuenta que viáticos también se incluye hospedaje.
Si la persona se hospeda indicarlo en el libro, lo mismo si viaja un día antes o un
día después.
Si el estudiante no termina gira el mismo día, se queda a dormir, pero no cobra
hospedaje,
Debe anotar lo siguiente: me hospedo donde un familiar.
Esto indica que el estudiante paso la noche, pero no cobro hospedaje.
Aquí una muestra de cómo debe verse.

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Una vez concluida este proceso.

Nota: ningún estudiante podrá realizar una siguiente solicitud de viáticos si
no se ha anotado en el libro correctamente.

¿Cómo se rellena la hoja de declaración jurada?

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1 se pone la fecha
2 se pone su nombre
3 se pone su número de cedula
4 motivo de gira se le pone el número de oficio de su acuerdo por lo general en el
acuerdo empieza la palabra “FEU” y un número consecutivo

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5 el horario de la tutoría, reunión etc. Se pone la hora inicia y final a la actividad
que el estudiante asiste.
6 inicio de viaje: donde usted empezó el viaje por lo general es en el lugar donde
usted vive.
7 fecha pone la fecha de la actividad a la cual usted asiste.
8 hora que empezó el viaje: se pone la hora la cual usted tenía cuando salió de
su casa.
9 fin del viaje: pone otra vez el lugar donde usted vive.
10 fecha pone la fecha de la actividad a la cual usted asiste
11 hora: pone la hora en la que usted llego a su casa.
12 lugar visitado: se pone sabanilla, o al destino al cual usted deba ir.
14 hora de llegada: pone la hora en que llego a la UNED sabanilla
15 hora de salida: pone la hora en que salió de la UNED sabanilla
16 desayuno, representante 3500 colones saliendo antes de las 7:00am
17 almuerzo, representante 4500 colones, saliendo antes 11:00am y
regresando después de las 2:00pm.
16 cena representante 4500 colones, saliendo antes de las 6:00pm y
regresando después de las 8:00pm.
Montos Estudiantes Normales: Desayuno: 2275 Almuerzo y Cena: 2925

18 hospedaje si aplica a los que viven lejos y ocupan el hospedaje: se pone

15 000 colones monto que cobra la Gran casa Universitaria por noche de
hospedaje. Recordando el 2% del IVA indicarlo poner el monto de factura
electrónica del hospedaje. Dando así un monto por 15300 colones.
19 la hoja sumara todos los montos que se pongan, mostrara el resultado donde
dice subtotal de viáticos

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20: hora de salida de la sede: toda esa columna queda en blanco.

21 fecha: se pone la fecha en que usted salió de su casa hasta la UNED
22: empresa que brindo el servicio: se pone transporte público.
23 ruta por cada viaje: se pone los buses que usted tomo desde su casa hasta
llegar a sabanilla y viceversa (desde sabanilla hasta su casa)
Nota: únicamente se paga transporte de bus tarifas establecidas por la
aresep: https://aresep.go.cr/autobus/tarifas
24 monto se pone el costo de cada pasaje del bus
25 total liquidación: la sumatoria de todos los montos
26 valor en letras: si la declaración jurada no está adulterada, se le da en habilitar
contenido y automáticamente pondrá el valor en letras del monto total.

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27 observaciones, se pone si viaja un día antes de la actividad, y si necesitan
hospedaje ponerlo ahí también.

28 firma del funcionario: ponen su firma

En la barra de abajo se van donde dice la pestaña atrás

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Verán un documento así

Lo único que deberá ser necesario, aparte del monto si adelanto o no es:

que la gira sea aprobada por el presidente o la vicepresidenta

segundo el nombre de la persona que realiza la separación

cómo pueden observar ninguna de esta parte se rellena.

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Se les enviara la nueva declaración jurada 2020, revisar que todas las casillas
hagan la suma correspondiente, en caso de no funcionar solicitar una nueva al
correo jcascanteb@uned.ac.cr

¿Qué pasa cuando realizo el proceso por

caja chica?
¿Cómo llenar el machote de caja chica?

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Como se puede apreciar, se rellena las preguntas que el machote contiene:

Ahora bien, para solicitar por caja chica se

requiere:
1 el machote de caja chica enviado al correo jcascanteb@uned.ac.cr
2 la declaración jurada: para confrontar montos solicitados.

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Luego al estudiante se le enviara el acuerdo y la separación con copia al
encargado de caja chica.

El auxiliar Administrativo, no se hace responsable si el tramite se atrasa por

incumplimiento de formularios, ya que la solicitud de viáticos se sugiere tramitar de
8:00am a 3:30pm. Ya que en tesorería no aceptan tramites después de las
4:30pm, también por la revisión del trámite más la separación realizada por
DAES
Por favor, cumplir con todos los requisitos y que estén correctos, en caso de
errores, puede afectar el trámite.
El auxiliar administrativo este encargado de realizar el acuerdo correspondiente
con los requisitos dados.
En la dependencia de DAES, realizaran la separación correspondiente.

¿Cómo tramito un adelanto de viáticos y

transporte?

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Se necesitará este formulario

¿Cómo se rellena?
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Dia: el día en que se va a realizar el trámite.
Mes: el mes en que se va a realizar el trámite.
Año: el año en que se va a realizar el trámite.
Nombre del funcionario: nombre completo del estudiante
Cédula: numero de cedula del estudiante
Dependencia: FEUNED
Puesto: Representante Estudiantil
Programa: 3
Subprograma: 02
Actividad: 01
Se va a donde dice:
ADELANTO DE VIATICOS

Lugar y motivo de la gira: FEU – (es el oficio del acuerdo con todo y su numero
ejemplo feu-0001-20)
FECHA DE INICIO DE LA GIRA: la fecha en el que el estudiante viaja para la
actividad.
FECHA FIN DE GIRA: la fecha en el que el estudiante regresa de la actividad.

Monto ¢: es el monto total la sumatoria del monto de viáticos y el de transporte.

Monto en letras: es el monto total en letras de la sumatoria del monto de viáticos
y el de transporte
Viáticos: el monto de viáticos Transporte: el monto de transporte
Luego en esta parte se deja en blanco:

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¿Qué más haría falta?

Indicar al correo del auxiliar administrativo lo siguiente.
Indicar por el correo del auxiliar administrativo a que actividad viene de la siguiente
manera:

Indicar el nombre y la cédula:

Poner la fecha de la actividad:
Indicar la actividad:
Poner hora de inicio de la actividad:
Poner hora final de la actividad
Si viene a consejo o comisión indicar el tipo de sesión, si es ordinaria o
extraordinaria
Indicar el número de sesión de consejo o comisión si posee.
Una vez obtenido esta información mas la hoja de adelanto, se procederá a realizar
el Acuerdo.

Espero que la guía los haya instruidos correctamente para mayores consultas al
correo
jcascanteb@uned.ac.cr

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