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Comenzado el jueves, 14 de septiembre de 2023, 11:24

Estado Finalizado
Finalizado en jueves, 14 de septiembre de 2023, 11:49
Tiempo empleado 25 minutos 6 segundos
Puntos 5.50/5.50
Calificación 5.00 de 5.00 (100%)

Pregunta 1 ¿El Diagrama de flujo de trabajo, manuales y guías son parte de la información que se

Correcta
debe recolectar para el reconocimiento del proceso o procedimiento a intervenir?

Puntúa 0.50 sobre

Seleccione una:
0.50
Verdadero

Falso
Pregunta 2 Seleccione el enunciado de las siguientes definiciones que corresponden con el
Correcta momento “Reconocimiento del proceso o procedimiento a intervenir” para la

Puntúa 0.50 sobre

0.50
recolección de la información

Manuales, guías, procedimientos, etc.
Cuestionario o entrevistas para el análisis
detallado de información del proceso: arrojan
Caracterización del proceso, dia
oportunidades iniciales de racionalización o
puntos en los cuales se puede profundizar.

Comparación del proceso o procedimiento con

otros procesos o marcos de referencia similares.
Comparación

Procedimientos, marco legal, diagramas,

instrucciones de trabajo, descripciones, etc.), el
análisis de estadísticas, proyectos anteriores,
gráficos de control, reportes de rendimiento, Observación directa y la revisión
análisis de expedientes o casos anteriores, entre
otros.

Recolectar comentarios, sugerencias,

inquietudes, propuestas, roles participantes para
cada actividad/ tema relacionado con el proceso Matriz de comentarios al proces
o trámite analizado.

Pregunta 3 ¿La matriz de análisis documental puede ser utilizada y adaptada para el registro de

Correcta
información de las necesidades de cada entidad?

Puntúa 0.50 sobre

Seleccione una:
0.50
Verdadero

Falso
Pregunta 4 La definición: “se desarrolla a través del uso de los sistemas de información que

Correcta
permiten el flujo de los procesos de trabajo para el registro y control, la atención, trámite,


análisis de información y resolución de cada caso” ¿a que momento de la gestión de
Puntúa 0.50 sobre
documentos electrónicos de los procesos se refiere?
0.50

Seleccione una:

a. Entrada de los documentos

b. Ingreso en el archivo

c. Gestión de los documentos a través de los sistemas de información

d. Procesos de Archivo

Pregunta 5 ¿Qué busca una entidad al establecer los requisitos, acciones, responsables y resultados

Correcta esperados de la automatización y la racionalización?

Puntúa 0.50 sobre

0.50
Seleccione una o más de una:
a. La desmaterialización de documentos

b. Recolectar comentarios, sugerencias, inquietudes, propuestas, roles

participantes para cada actividad.

c. La seguridad y acceso a la información

d. Todas las anteriores.

e. Socializar con el equipo de trabajo la iniciativa

f. Tratamiento archivístico de la información durante cada interacción

Pregunta 6 ¿Se debe socializar con el equipo de trabajo de la iniciativa, para validar, ajustar y aprobar

Correcta
los requisitos técnicos, tecnológicos, legales y administrativos?

Puntúa 0.50 sobre

0.50
Seleccione una: 
Verdadero

Falso

Pregunta 7 ¿La participación en pruebas hace parte del Seguimiento de gestión documental a la

Correcta implementación?

Puntúa 0.50 sobre

Seleccione una:
0.50
Verdadero

Falso

Pregunta 8 Complete la oración:

Correcta
Para el seguimiento de gestión documental a la implementación se debe:
Puntúa 0.50 sobre
Validar a corto y mediano plazo que los requisitos de
0.50
gestión documental establecidos se sigan cumpliendo en todos los

procesos intervenidos.
Pregunta 9 ¿Para qué se recomienda gestionar permanentemente la mejora continua y actualizar las

Correcta políticas, lineamientos e instrumentos archivísticos?

Puntúa 0.50 sobre

0.50
Seleccione una: 
a. Para hacer seguimiento periódico del plan de trabajo definido

b. Para la integración con los diferentes sistemas de información de apoyo a la

gestión documental

c. Para evidenciar los ajustes y mejoras necesarias a los lineamientos de la entidad

mediante el desarrollo de la hoja de ruta

d. Para analizar el cumplimiento del alcance y objetivos del proyecto para la gestión
de documentos electrónicos de archivo
 Pregunta 10 Relacione el termino que corresponde a cada uno de los siguientes ítems:

Correcta
con el propósito de generar o fortalecer las
Puntúa 1.00 sobre

1.00
competencias en los servidores públicos, en 
virtud de la necesidad de operar adecuadamente
y sin traumatismo, el equipo de trabajo de las Capacitar y formar
áreas de gestión documental deberá participar y
apoyar el desarrollo de estas actividades.

y las demás que se consideren necesarios a

partir del análisis realizado en el paso 2 o
Actualizar o crear de lineamient
faltantes identificados en el paso 1

de la gestión de la producción y gestión de

documentos electrónicos de archivo. Formalizar el procedimiento de

en concordancia con el sistema integrado de

gestión de la entidad y/o sistemas de calidad de
la entidad y/o políticas de la entidad, así como el
Elaborar y divulgar los documen
proceso de formación y capacitación que sean
necesarios.

de la gestión documental y actualizar riesgos

asociados. Actualizar o establecer indicado

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