PROPUESTA PARA LA CONSTRUCCIÓN

DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
ESTADÍSTICA INSTITUCIONAL

Guatemala, Agosto 2023

ÍNDICE
I. INTRODUCCIÓN .................................................................................. 3
II. BASE LEGAL ...................................................................................... 4
III. ANTECEDENTES ................................................................................. 6
IV. JUSTIFICACIÓN .................................................................................. 7
V. OBJETIVO GENERAL ............................................................................. 8
OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................... 8
VI. ALCANCE ....................................................................................... 8
VII. METODOLOGÍA ................................................................................ 9
FASE 1: CONFORMACIÓN DE EQUIPO TÉCNICO MULTIDISCIPLINARIO ........................ 9
FASE 2: DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA ............................................ 10
FASE 3: SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJORA CONTINUA .................................. 11
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN............................................................ 12
 I. INTRODUCCIÓN

Este proyecto tiene como objetivo principal implementar un Sistema de Información

Estadística Institucional en la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la
Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado (SE-CONRED). La propuesta surge
para mejorar la toma de decisiones, el monitoreo y la evaluación para la identificación de
áreas de mejora en la producción institucional. Se fundamenta en la necesidad de contar
con una base de datos y un sistema de seguimiento que facilite la recopilación,
organización y análisis de información sobre la producción institucional.
El proyecto busca mejorar la toma de decisiones fundamentadas en datos precisos y
actualizados. Asimismo, se busca obtener una visión integral de la producción institucional
para identificar patrones, tendencias y áreas de mejora que permitan la adopción de
acciones correctivas y la optimización de recursos. Además, se pretende simplificar y
agilizar los procesos internos mediante la implementación del sistema, reduciendo la
duplicidad de esfuerzos y optimizando el tiempo dedicado al análisis de datos.
La implementación del Sistema de Información Estadística Institucional también busca
fomentar una cultura de datos dentro de la SE-CONRED, promoviendo el uso sistemático y
responsable de la información para respaldar la toma de decisiones. Con ello, se pretende
impulsar la mejora continua en la producción institucional y fortalecer la transparencia y
rendición de cuentas.
Para alcanzar estos objetivos, se ha diseñado una metodología en tres fases: conformación
del equipo técnico multidisciplinario, diseño e implementación del sistema, y
seguimiento, evaluación y mejora continua.

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 II. BASE LEGAL
1. Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres - Decreto 109-96:
Artículo 8. Funciones del Consejo Nacional. El Consejo Nacional tendrá las funciones
siguientes:
a. Establecer y aprobar procedimientos, mecanismos y normas para hacer efectivo el
cumplimiento de las finalidades de CONRED.
2. Reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres - Acuerdo
Gubernativo 49-2012:
Artículo 29. Funciones del Secretario Ejecutivo. Al Secretario Ejecutivo le corresponde
realizar las funciones siguientes
b) Coordinar, planificar, desarrollar y ejecutar el correcto funcionamiento de CONRED;
f) Organizar y coordinar los diferentes grupos y comisiones científicas, técnicas,
administrativas y/o operativas, establecidos en CONRED;
Artículo 32. Atribuciones Generales de los Subsecretarios. Corresponde a los
Subsecretarios desempeñar las atribuciones generales siguientes:
d) Informar periódicamente al Secretario Ejecutivo, sobre el alcance de resultados de
sus atribuciones, así como los informes de avance y resultados de las Direcciones a su
cargo, en concordancia con los presupuestos ejecutados;
Artículo 33. Directores. Son los responsables de planificar, coordinar, organizar, dirigir,
supervisar, monitorear y evaluar las funciones y actividades de la Dirección a su cargo
con el objeto de asegurar el alcance de los resultados previstos, informando
cuatrimestral y anualmente de dichos resultados a la Dirección de Planificación y
Desarrollo Institucional; optimizando los recursos humanos, materiales, tiempo y otros
que la institución pone a su disposición, administración y cuidado
Artículo 35. Funciones Generales de los Directores.
b) Planificar, coordinar, organizar, dirigir, ejecutar, supervisar y evaluar las funciones
y actividades que indica este Reglamento, en el ámbito de su competencia;
i) Evaluar e informar mensual, cuatrimestral, anualmente, o cuando se le requiera, de
las actividades realizadas al Secretario Ejecutivo y al Subsecretario a cargo, así como
de los resultados obtenidos en las actividades, proyectos y programas ejecutados por
la Dirección a su cargo, y sobre el estado de las actividades planificadas en el POA y
del cumplimiento de los diversos compromisos adquiridos en el ámbito de su
competencia, con copia a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional;
m) Apoyar, desarrollar y participar conjuntamente con las unidades, subdirecciones,
direcciones que conforman la Secretaría Ejecutiva, en la ejecución de programas,
proyectos y actividades de acuerdo a la temática que le corresponde;

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 Artículo 42. Dirección de Respuesta
i)Revisar y actualizar los formatos de Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades –
EDAN- y llevar las estadísticas anuales y acumuladas que permitan el acopio de
información válida y consistente con el uso de las unidades y magnitudes utilizadas,
con base en el Sistema Internacional de Unidades;
Artículo 45. Subsecretaría de Coordinación y Administración
i)Dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades, procedimientos y políticas
administrativas y financieras que se realizan en la Secretaría Ejecutiva.
Artículo 53. Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
La Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional es la encargada de formular y
llevar adelante los procesos de la planificación estratégica y operativa institucional
con base en las orientaciones de la política general y en los ámbitos de la competencia
y quehacer de CONRED, así mismo de elaborar, dar seguimiento e informar de los
resultados alcanzados de los planes operativos y presupuestales anuales y
cuatrianuales, así como de la elaboración, gestión, negociación y obtención de
aquellos proyectos prioritarios definidos por el Consejo Nacional y el Secretario
Ejecutivo. Además de las atribuciones generales establecidas en este Reglamento, las
específicas siguientes:
c) Coordinar los procesos de planificación estratégica de la Institución, llevar y
mantener actualizados los documentos y estadísticas de respaldo necesarios, efectuar
el seguimiento durante la ejecución del plan e informar sobre las desviaciones o
incumplimientos detectados, tomando en consideración:
j) Preparar programas y proyectos de fortalecimiento priorizados por la Secretaría
Ejecutiva en colaboración con las Direcciones y Unidades administrativas relacionadas;
o) Elaborar informes, estadísticas, propuestas, dictámenes y otros documentos de
apoyo que faciliten y justifiquen la importancia del quehacer de CONRED;
Artículo 63. Información. Todas las instituciones, entidades y personas que integran
los diferentes niveles de la CONRED están obligadas a proporcionar toda la información
relevante para el cumplimiento de sus finalidades, de acuerdo al nivel que les
corresponda. Toda la información deberá ser almacenada en una base de datos
apropiada.
3. Política Nacional para la Reducción de Riesgo a los Desastres en Guatemala:
Página 16, Capitulo IV: Objetivos Específicos:
• Fortalecimiento de la capacidad de monitoreo sistémico, cobertura adecuada de
sitios o puntos de medición geográficos, registro de series históricas confiables,
análisis de potenciales amenazas y vulnerabilidades, gestión de los conocimientos y
sabidurías; y acceso abierto a información por territorios, pueblo, comunidades
lingüísticas y población vulnerable.

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 III. ANTECEDENTES
En el año 2017, el Decreto 50-2016: Ley de Ley del Presupuesto General de Ingresos y
Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal Dos Mil Diecisiete, en su artículo 18 estableció
que se debían elaborar líneas basales que permitieran coadyuvar al diseño de los
programas presupuestarios, con criterio de cobertura y calidad de servicios públicos, para
realizar el seguimiento de las prioridades nacionales de desarrollo. Por lo cual, dentro de
la SE-CONRED se promovió la Estrategia Especifica de Gestión Estadística.
Decreto Número 50-2016: Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
Estado para el Ejercicio Fiscal Dos Mil Diecisiete. Artículo 18. Información estadística
y líneas basales: Para mejorar la medición de la efectividad de los programas
presupuestarios, se deberán elaborar líneas basales que permitan coadyuvar al diseño de
tales programas con criterio de cobertura y calidad de servicios públicos, de conformidad
con los lineamientos definidos por Segeplan para realizar el seguimiento de las prioridades
nacionales de desarrollo. A más tardar el 31 de enero de 2017, el Instituto Nacional de
Estadística -INE-, publicará la información de que se dispone en el marco del Sistema
Estadístico Nacional para la elaboración de las líneas basales, y al mes de marzo, habrá
publicado el plan para la expansión de la medición y construcción de estadísticas para tal
propósito. En este sentido, será fundamental la realización de los Censos de Población y
Vivienda.
Las instituciones rectoras deben proveer las bases de datos de los indicadores relacionados
con las prioridades nacionales, así como sobre la medición de resultados inmediatos,
intermedios y finales, los cuales deberán estar en formatos abiertos y disponibles para la
población en general.
Estrategia Especifica de Gestión Estadística -EEGE- 2017: Durante el 2017, la SE-CONRED
elaboró una Estrategia Específica de Gestión Estadística con la colaboración del consultor
externo Carlos Aníbal Martínez. Para el desarrollo de la estrategia se conformó un equipo
de trabajo institucional, el cual, luego de varias reuniones, logró generar un diagnóstico
de la información estadística en la SE-CONRED. Al mismo tiempo se implementó la
metodología de INFORM para la medición del índice de riesgo y los recursos institucionales
se canalizaron para este esfuerzo, que fue actualizado en el año 2022.
Sin embargo, en la actualidad se ha identificado la necesidad de contar con un sistema de
información estadística institucional que permita sistematizar y analizar información
relevante sobre los riesgos a desastres. Esto facilitará la toma de decisiones informadas,
el monitoreo de indicadores clave y la evaluación de las acciones implementadas por la
SE-CONRED. Además, brindará la posibilidad de compartir información relevante con los
actores involucrados en la gestión de riesgos a desastres y fortalecer la cooperación y
coordinación a nivel nacional.

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 IV. JUSTIFICACIÓN
La implementación de un sistema de información estadística institucional se fundamenta
en la necesidad de mejorar la recolección, gestión y análisis de datos estadísticos sobre
la producción institucional y fortalecer la toma de decisiones.
A continuación, se presentan las razones clave que justifican la implementación de este
proyecto:
 Mejora en la toma de decisiones: La disponibilidad de información estadística
precisa y actualizada es fundamental para la toma de decisiones informadas en la
gestión de riesgos a desastres. Al contar con un sistema de información estadística,
la SE-CONRED podrá acceder a información confiable y oportuna, lo que permitirá
tomar decisiones estratégicas y operativas de manera más ágil y eficiente.
 Análisis integral de la producción institucional: La implementación del sistema
brindará a la SE-CONRED una visión integral de su producción, al consolidar y
organizar los datos relacionados con las actividades, resultados y desempeño de la
institución. Esto permitirá identificar patrones, tendencias y áreas de mejora,
facilitando la adopción de acciones correctivas y la optimización de los recursos.
Al igual que en el contexto de la planificación operativa anual se podrá mejorar la
programación de productos institucionales, al introducir, suprimir o actualizar
algunas intervenciones.
 Optimización de los procesos internos: La gestión de riesgos a desastres implica la
realización de diversas actividades y la generación de una gran cantidad de datos.
Con la implementación del sistema, se simplificará y agilizará la recolección,
almacenamiento y acceso a esta información, lo que permitirá una mejor
organización de los procesos internos de la SE-CONRED. Además, se reducirá la
duplicidad de esfuerzos y se optimizará el tiempo dedicado a la recopilación y
análisis de datos.
 Fortalecimiento de la cultura de datos: La implementación, mantenimiento y
actualización de un sistema de información estadística institucional promoverá una
cultura de datos dentro de la SE-CONRED. Esto implica promover el uso sistemático
y responsable de la información, así como la generación de conocimientos basados
en evidencia para respaldar la toma de decisiones. Al fortalecer esta cultura de
datos, se impulsará la mejora continua en la producción institucional y se
fomentará la transparencia y la rendición de cuentas. Es importante mencionar
que en la actualidad algunos datos que se recolectan desde las direcciones
sustantivas no cuentan con un historial de la información obtenida, lo cual se
solventará mediante la implementación del uso sistemático de datos
institucionales.

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 V. OBJETIVO GENERAL
Mejorar de manera significativa la recolección, gestión y análisis de datos estadísticos
sobre la producción institucional de la Secretaría Ejecutiva de CONRED (SE-CONRED), a
través de la implementación de un sistema de información estadística para fortalecer la
toma de decisión basada en evidencias.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Integrar un equipo multidisciplinario que fomente una cultura de datos y sea

responsable del diseño de un sistema de información estadística que permita la
generación de conocimiento basado en evidencias y la rendición de cuentas.

2. Diseñar e implementar un sistema de información estadístico que permita realizar

un seguimiento continuo y actualizado de los datos institucionales generados.

3. Analizar y evaluar patrones, tendencias y áreas de mejora, facilitando la adopción

de acciones correctivas y la optimización de los recursos que permita la mejora
continua de la producción institucional.

VI. ALCANCE
El alcance del proyecto se amplía para incluir a los siguientes roles dentro de la SE-
CONRED:

 Secretario Ejecutivo
 Subsecretario de Coordinación y Administración
 Subsecretario de Gestión de Reducción del Riesgo
 Directores
 Jefes de Unidades
 Subdirectores
 Puntos Focales de Planificación
 Encargados de Departamentos
Estos roles representan a los principales responsables y actores clave dentro de la
Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen
Natural o Provocado (SE-CONRED).
El proyecto se enfocará en promover una cultura de datos dentro de la SE-CONRED a través
de la implementación, mantenimiento y actualización de un sistema de información
estadística. Además, se promoverá la colaboración interdepartamental y la
estandarización de los procesos de recolección y análisis de datos.
Es importante destacar que el alcance del proyecto se limita a los roles mencionados
anteriormente dentro de la SE-CONRED y estará enfocado en mejorar la gestión de datos
estadísticos específicamente en el contexto de la producción institucional.

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 VII. METODOLOGÍA
Para el desarrollo del sistema de información institucional, se proponen las siguientes
fases:
Imagen 1: Metodología de trabajo

Fuente: DPDI SE-CONRED.

FASE 1: CONFORMACIÓN DE EQUIPO TÉCNICO MULTIDISCIPLINARIO

Objetivo: Integrar un equipo multidisciplinario que fomente una cultura de datos y sea
responsable del diseño de un sistema de información que permita la generación de
conocimiento basado en evidencias y la rendición de cuentas.
Descripción: Consiste en la conformación del equipo multidisciplinario a cargo del diseño
e implementación del sistema de información estadístico a través de la creación de un
acuerdo interno que respalde la integración del mismo, dicho equipo estará conformado
de la siguiente manera:

 Subsecretaría de Coordinación y Administración;

 Subsecretaría Ejecutiva;
 Dirección de Logística;
 Subdirección de informática;
 Unidad de Asesoría Especifica;
 Dirección de Mitigación y
 Dirección de Planificación y Desarrollo quien coordinará el equipo.
Al momento de conformar el equipo se definirán los objetivos del sistema y se validará el
cronograma para su diseño e implementación.

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Resultado Esperado: Equipo técnico multidisciplinario a cargo del diseño del sistema de
información estadística institucional con objetivos claramente definidos y un cronograma
de implementación validado.
Imagen 2: Conformación de equipo de trabajo

Directrices
Actividades y
Superiores de Conformación de
Objetivos
Reslpaldo Equipo Técnico
claramente
(Acuerdo Multidisciplinario
definidos
Interno)

Fuente: DPDI SE-CONRED

FASE 2: DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA

Objetivo: Diseñar e implementar un sistema de información estadístico que permita

realizar un seguimiento continuo y actualizado de los datos institucionales generados
Descripción: Para el desarrollo de esta fase se contemplan cuatro momentos.
En primer lugar, se deben identificar y analizar los datos que medirá el sistema, para lo
cual, desde el equipo conformado se convocará a las unidades administrativas que
corresponda;
Posteriormente, se elaborará la estructura de la base de datos y se definirán los
mecanismos, responsabilidades y procesos necesarios para recopilar la información;
Luego se hará el primer ingreso y análisis de datos para la creación de los tableros de
control conforme a los indicadores definidos para el sistema;
Por último, una vez definidos los elementos del sistema, el equipo de trabajo validará el
sistema, para lo que buscará retroalimentación por parte de otros expertos o profesionales
externos a la SE-CONRED.

Resultado Esperado: Sistema de Información Estadística Institucional funcional y efectivo.

Imagen 3: Implementación de Sistema de Información Estadística

Estructura de
Ingreso y
Base de Datos y Implementación
Análisis de Validación y
Identificación de Elementos de Sistema de
Datos y Retroalimenta-
de Datos para la Información
Elaboración ción
Recopilación de Estadística
de Tableros
Datos

Fuente: DPDI SE-CONRED.

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FASE 3: SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJORA CONTINUA

Objetivo: Analizar y evaluar patrones, tendencias y áreas de mejora, facilitando la

adopción de acciones correctivas y la optimización de los recursos que permita la mejora
continua de la producción institucional.
Descripción: Al momento de contar con el sistema de información estadística
institucional, se deberá de elaborar un normativo que establezca los procesos,
mecanismos y responsabilidades necesarias para actualizar y mantener la base de datos y
tableros de control. Una vez que el sistema sea operativo, brindara información en tiempo
real sobre la producción institucional, por lo cual se deberá implementar una metodología
de monitoreo y evaluación, que incorpore al sistema en la identificación de áreas de
mejora, con el propósito de tomar medidas correctivas según sea necesario y promover la
mejora continua de la producción institucional.
Resultado esperado: Mejora continua de la producción institucional por medio del
monitoreo y evaluación a través de un sistema de información estadística institucional.
Imagen 4: Seguimiento, evaluación y mejora continua

Normativo para
Metodología de Seguimiento,
Mantenimiento y Medidas
Monitoreo y Evaluación y
Actualización del Corectivas
Evaluación Mejora Continua
Sistema

Fuente: DPDI SE-CONRED.

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 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN
2023 2024
ACTIVIDADES RESULTADOS ESPERADOS MEDIOS DE VERIFICACIÓN RESPONSABLES RECURSOS AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO
2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
FASE 1: Conformación de Equipo Multidisciplinario
I.Secretario Ejecutivo
1.1. Elaboración de acuerdo interno Conformación de equipo Acuerdo Interno
II.DAJ 1.Recurso Humano
a. Objetivos del sistema definidos 2. Material de Oficina
1.2. Reunión de conformación b. Cronograma de implementación Minuta de Reunión DPDI 3. Salón de Reuniones
validado 4. Mobiliario y equipo
1.3. Actualización de proyecto conforme observaciones Proyecto actualizado Borrador de proyecto DPDI
FASE 2: Diseño e Implementación del Sistema
Información que alimentará el
2.1. Identificación de información necesaria y unidades que la proporcionan Minuta de Reunión Equipo de trabajo
sistema
I. DPDI
2.2. Convocatoria a unidades definidas Unidades informadas Instrucciones de Trabajo
II. Subsecretarías
Identificación y recopilación de Equipo de trabajo
2.3. Sesiones con unidades definidas Minutas de reunión
datos
2.4. Análisis de información y construcción de indicadores Indicadores del sistema Borrador de proyecto Equipo de trabajo
Estructura de Base de
2.5. Elaboración de estructura de base de datos Estructura de base de datos Subdirección de Informática
datos
Comentarios y observaciones sobre
2.6. Presentación y validación de estructura de base de datos Minuta de Reunión Equipo de trabajo
estructura
a. Estructura de Base de
Estructura de Base de Datos
2.7. Actualización de estructura base de datos conforme observaciones datos Subdirección de Informática
actualizada
b. Borrador de proyecto
2.8. Diseño de reportes necesarios para la recopilación de datos Diseño de reportes estadísticos Reportes estadísticos Subdirección de Informática
2.9. Validación de reportes y definición de responsabilidades, mecanismos y Elementos para recopilar la a. Minuta de Reunión
Equipo de trabajo
procesos para la recopilación de datos información definidos b. Borrador de proyecto 1.Recurso Humano
Puntos focales nombrados y a. Instrucción de Trabajo I. DPDI 2. Software (SQL y
2.10. Nombramiento, convocatoria y capacitación de puntos focales
capacitados b. Minuta de reunión II. Subsecretarías Power BI)
2.11. Recopilación y verificación de información Reportes recopilados Reportes presentados Equipo de Trabajo 3. Licencias para Uso
2.12. Limpieza e ingreso de datos recopilados a través de reportes Base de datos Base de datos Subdirección de Informática de Software
2.13. Análisis de estructura de bases de datos y reportes conforme primer 3. Salón de Reuniones
Observaciones sobre base de datos Minuta de Reunión Equipo de trabajo
ingreso 4. Mobiliario y equipo
2.14. Cierre de brechas en base de datos y actualización de mecanismos de Actualización de reportes y base de a. Base de datos 5. Equipo de Cómputo
Subdirección de Informática
reportería datos b. Borrador de proyecto 6. Material de Oficina
Información de los tableros de
2.15. Análisis de información para el desarrollo de tableros de control Minuta de Reunión Equipo de trabajo
control definida
I. Subdirección de Informática
2.16. Configuración y desarrollo de tableros de control Tableros de control Tableros de control
II. DPDI

2.17. Presentación de tableros a equipo Observaciones sobre tableros Minuta de Reunión Equipo de trabajo
a. Tableros de control I. Subdirección de Informática
2.18. Actualización de tableros conforme observaciones Tableros de control actualizados
b. Borrador de proyecto II. DPDI
2.19. Validación del sistema Validación del sistema Minuta de Reunión Equipo de trabajo
I. DPDI
2.20. Retroalimentación con expertos externos Observaciones de mejora al sistema Minuta de Reunión
II. Subsecretarías
a. Sistema de Información
estadística institucional I. Subdirección de Informática
2.21. Actualización de sistema conforme observaciones Sistema actualizado
b. Documento final de II. DPDI
proyecto
2.22. Presentación a Secretario Ejecutivo Visto Bueno del Sistema Minuta de Reunión Equipo de trabajo
FASE 3: Seguimiento, evaluación y mejora continua

Elementos necesarios para el

3.1. Definición de los procesos, mecanismos y responsabilidades necesarias
mantenimiento y actualización del Minuta de reuniones Equipo de trabajo
para la actualización y mantenimiento del sistema
sistema

I. Secretario Ejecutivo 1.Recurso Humano

3.2. Elaboración y Aprobación de Normativo Normativo aprobado y socializado
3.3. Definición y socialización de metodología de evaluación a la producción Metodología de evaluación
institucional a través del sistema aprobada y socializada
3.4. Primera evaluación e identificación de mejoras Áreas de mejora identificadas
Acciones para el cierre de brechas
3.5. Elaboración y comunicación del Plan de Acción para el cierre de brechas
definidas y comunicadas
Normativo
II. DAJ 2. Salón de Reuniones
3. Mobiliario y equipo
Metodología de evaluación Equipo de Trabajo
4. Material de Oficina
Informe de brechas I. Equipo de Trabajo
identificadas II. Secretario Ejecutivo
I. Equipo de Trabajo
Plan de acción
II. Secretario Ejecutivo

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