En Bogotá D.C a 01 de Agostol del 2016.
Dear Valued Customer / Estimado cliente,
Being your partner and third party service provider with Inspection and Auditing, Compliance, Trust & Integrity
are critical components of Intertek’s brand equity. As such we cannot tolerate any behavior that breaches our
Integrity Compliance policy. It provides the basis for honesty & transparency. / Como su socio y proveedor de
servicios de tercera parte en inspecciones y auditorias; el cumplimiento, la confianza y la Integridad son
componentes críticos de la marca Intertek. Por este motivo, no toleramos comportamientos que incumplan con
nuestra política de Cumplimiento de Integridad. Esto cimienta las bases para la honestidad y la transparencia.
At Intertek we regard a facilitator, a receiver and a giver of a bribe or benefit equally guilty through association
of such transaction. As such, bribery and integrity issues must be managed by all parties throughout the supply
chain. This means Intertek, its clients and their vendors and suppliers. / En Intertek se considera al facilitador,
al receptor y al que recibe un soborno o beneficio, igualmente culpables como asociados en dicha transacción.
Por lo tanto, el soborno y los temas de integridad deben ser manejados por todas las partes a través de la
cadena de suministro. Esto significa Intertek, sus clientes y sus proveedores y surtidores.
Within Intertek we operate an Integrity program, which educates and monitors both our employees and the
factories in which we execute our services. Our program includes training, telephone audits, factory visits, On-
site Integrity Audits which may comprise of Un-announced Integrity Audits or Mystery inspection and Audits,
Factory Integrity Declaration Forms and Intertek Employee Declaration. / Dentro de Intertek contamos con un
Programa de Integridad, que capacita y monitorea a ambas partes: nuestros empleados y las fábricas en
donde ejecutamos nuestros servicios. Nuestro programa incluye entrenamientos, auditorias telefónicas, visitas
a las fábricas, auditorias de Integridad en Sitio que pueden abarcar Auditorias de Integridad No Anunciadas o
Auditorias e inspecciones Misterio, formatos de Declaración de Integridad de la Fábrica y Declaración del
empleado de Intertek.
In implementing our Integrity Compliance Policy we have set up an Independent Compliance and Risk
Management team which are divorced from daily operations and have independent communication channels.
This ensures impartiality and confidentiality in handling reports, complaints or enquiries associated with
integrity. / Al aplicar nuestra Política para el Cumplimiento de Integridad hemos establecido un equipo de
Cumplimiento Independiente y Gestión de Riesgos que son independientes de las operaciones diarias y
mantienen canales de comunicación propios. Esto asegura imparcialidad y confidencialidad en el manejo de
los informes, quejas o de las investigaciones asociados con la integridad.
Our Integrity Compliance Handling procedures are reviewed on a regular basis to strive for continuous
improvement, to cope with changing circumstances, environment and stakeholder expectations. The Intertek
Integrity Compliance Handling Procedure WI-QCS-012 consists of three sections: / Nuestros procedimientos
de manejo para el Cumplimiento de Integridad son revisados de manera regular para asegurar una mejora
continua, hacer frente a circunstancias cambiantes, el entorno y las expectativas de grupos externos. El
Procedimiento de Manejo de Cumplimiento de Integridad de Intertek WI-QCS-012 consiste en tres secciones:
Section A: Integrity Compliance Measures / Sección A: Medidas para Cumplimiento de Integridad
Section B: Integrity Non Compliance Reporting / Sección B: Reporte de No Cumplimiento de Integridad
Section C: Integrity Complaint and Investigation / Sección C: Queja e Investigación de Integridad
Key points of our Integrity Compliance Handling Procedures for Inspection and Auditing are summarized in the
attachment. The full procedures are available on request. / Los principales puntos de nuestro procedimiento
para el Manejo de Cumplimiento de Integridad para Inspecciones y Auditorias están resumidos en el
documento anexo. Los procedimientos completos están disponibles en caso de solicitarse.
Version 002
We strongly recommend you get familiarized with the Intertek procedures and actively participate in our
program with your suppliers. We believe compliance with product quality and safety can only flourish in a
trustworthy environment. / Le recomendamos familiarizarse con los procedimientos de Intertek y que participe
activamente en nuestro programa junto con sus proveedores. Creemos que el cumplimiento con la calidad y
seguridad del producto puede prosperar solamente en un ambiente digno de confianza.
If you have any questions or suggestions regarding our Intertek Integrity Compliance Handling Procedure, we
are pleased to listen and provide our further input. Tailor-made Integrity Compliance Handling Procedures for
your companies program and supplies can be considered. I can be reached by (+571) 610-8458 ext. 104 or
viviana.rodriguez@intertek.com. / Si tiene alguna pregunta o sugerencia referente a nuestro procedimiento
para el manejo de Cumplimiento de Integridad, estamos abiertos a escuchar y darle nuestros comentarios. La
elaboración de algún Programa de Procedimientos para el Cumplimiento de Integridad para su compañía y
proveedores puede ser considerada. Podrán localizarme en el teléfono: (+571) 610-8458 ext.104 o por correo
electrónico a la dirección: viviana.rodriguezpellecer@intertek.com.
We thank you for your cooperation and full support. / Agradecemos de antemano su cooperación y soporte.
Yours sincerely,
Viviana Rodríguez
Regional Officer, Compliance and Risk Management -
Consumer Goods Latin America
Version 002 1
Intertek Integrity Compliance Handling Procedure – Highlights /
Procedimiento para el manejo de Cumplimiento de Integridad de Intertek
Section A: Integrity Compliance Measures / Sección A: Medidas para el cumplimiento
de Integridad
Intertek Factory Integrity Declaration Form / Formato de Declaración de la Fábrica - The
Declaration Form is issued to factories every time an Intertek employee executes an Inspection and Audit
service. This declaration stipulates Intertek’s policy on integrity. The Intertek employee on arrival presents
the declaration. We ask suppliers to read this, understand it, sign it and adhere to it. The intent of this
declaration is to get the factories commitment to abide by our policy, be honest in their declaration and do
not provide benefits to our employees. Should the need arise; suppliers should contact the Intertek
Compliance Team for raising concerns over the conduct of our employees. / El formato de Declaración de la
Fábrica es entregado a las fábricas cada vez que algún empleado de Intertek ejecuta un servicio de auditoria o
inspección. Este documento estipula la Política de Integridad de Intertek. Nuestro empleado lo presenta a su
llegada y le solicita al representante de la fábrica que lo lea, lo analice y lo firme. La intención de esta
declaración es tener el compromiso de las fábricas de acatar nuestra política, ser honestos en su declaración y
no proveer con beneficio alguno a nuestros empleados. En caso de necesidad, los proveedores deberán
ponerse en contacto con el Equipo de Cumplimiento de Intertek para dar a conocer su preocupación por la
conducta de nuestros empleados.
Telephone Audits and On-Site Integrity Factory Visits / Auditorias Telefónicas y Visitas en
sitio a las fábricas: Random factory telephone audits and on-site factory visits comprise anywhere from
5.0% to 10.0% of active factories and shall be conducted in selected countries based on our risk assessment.
The objective of these activities is to: / De acuerdo a la evaluación de riesgo, del 5% al 10% de las fábricas
activas serán seleccionadas para llevar a cabo auditorias telefónicas aleatorias y visitas en sitio. El objetivo de
estas actividades son:
• Provide surveillance and effective implementation of the Intertek Integrity Compliance Program.
/Proporcionar la vigilancia y la aplicación efectiva del Programa de Cumplimiento de Integridad de
Intertek.
• Monitor the performance and integrity conduct of Intertek employees and the factory / Monitorear el
desempeño y conducta íntegra de los empelados de Intertek y la fábrica.
• Re-enforce and educate factories on the Intertek Integrity Compliance Policy / Reforzar y capacitar a
las fábricas en la Política de Cumplimiento de Integridad de Intertek.
• Provide an avenue for factories to report and comment on the performance of Intertek employees /
Proporcionar a las fábricas un mecanismo para informar y comentar sobre el desempeño de los
empleados en Intertek.
On-site Integrity Audit / Auditoria de Integridad en Sitio: On-site Integrity Audits shall be managed,
planned and conducted independently of operations by the Compliance and Risk Management team based on
Version 002 2
risk assessment. Audits consist of two types, namely, Unannounced Integrity Audits and Mystery Inspections
and Audits: / Estas auditorias deberán ser administradas, planificadas y realizadas de forma independiente
por el equipo de Cumplimiento y Gestión de Riesgos basadas en la evaluación de riesgo. Estas auditorias serán
de dos tipos: Auditorias de Integridad No Anunciadas e Inspecciones y Auditorias Misterio:
Unannounced Integrity Audit / Auditorias de Integridad No Anunciadas – These shall be done to
verify the Integrity performance of the inspector/auditor against the Intertek Compliance
Procedures. / Estas se harán para verificar la integridad en el desempeño del inspector /auditor
contra los Procedimientos de Cumplimiento de Intertek.
Mystery Inspections & Audits / Auditorias e Inspecciones Misterio– An approved Mystery Inspector or
Auditor will be sent to the factory to conduct a normal Inspection or Audit which is unknown to the factory.
The inspector/auditor will observe the integrity practices of the factories. Factories observed colluding to
offer or give benefits to the Intertek representative shall be reported to the clients. / Un inspector o auditor
misterio sera enviado a la fábrica para llevar a cabo una inspección o auditoria normal que no se da a conocer
a la fábrica. El inspector/ auditor observará las practicas de integridad de la fábrica. Las fábricas encontradas
coludidas en ofrecer o dar beneficio al representante de Intertek serán reportadas a los clientes.
The purpose of this activity is to understand what is happening in the industry and provide a strong deterrent
against non-complying factories that give benefits and do not follow the intent and spirit of the Intertek
Factory Integrity Declaration policy. / El propósito de esta actividad es comprender lo que está sucediendo en
la industria y ofrecer un fuerte disuasivo contra el incumplimiento de las fábricas que otorgan beneficios y
que no siguen la intención y el espíritu de la política de la Declaración de Integridad de la fábrica.
Compliance Education /Educación del Cumplimiento: All Intertek employees sign a code of conduct
and are trained and inducted on our Integrity and Bribery Policy when they join the organization. In addition
to this standard training, all inspectors/auditors are re-trained and inducted AT LEAST once every year. /
Todos los empleados de Intertek firman un código de conducta y son capacitados e inducidos en nuestra
política de Integridad y Anti soborno cuando ingresan a la organización. Adicionalmente a este entrenamiento,
todos los inspectores / auditores son re-entrenados e inducidos CUANDO MENOS una vez al año.
“Compliance Education Presentation Material” with explanatory supplementary notes is prepared based on
Intertek Compliance Manual. Interactive training with a Q & A session is adopted by managers, supervisors,
inspectors and auditors to ensure issues are raised and clarified. If any grey area can not be answered then
this is referred to the global compliance head for clarification. / Se prepara una presentación sobre la
“ Educación sobre el Cumplimiento” con notas explicativas basadas en el Manual de Cumplimiento de Intertek.
Se lleva a cabo una Capacitación interactiva con una sesión de Calidad y Aseguramiento por parte de los
administradores, supervisores, inspectores y auditores para asegurar que los asuntos relativos son planteados
y aclarados. Si algo no puede responderse, esta es referida al Jefe Global de Cumplimiento para su aclaración.
Section B: Integrity Non Compliance Reporting / Sección B: Reporte de No
Cumplimiento de Integridad
Specific guidelines have been developed to handle Integrity Non Compliance cases to ensure a formal and fact
based investigation. / Han sido desarrolladas guías específicas para el manejo de los casos del No
Cumplimiento de Integridad para asegurar una investigación formal y basada en hechos.
Version 002 3
Section C: Integrity Complaint and Investigation / Sección C: Queja e Investigación
de Integridad
A formal Integrity Complaint Handling Procedure has been developed to ensure that all investigations are
conducted in an impartial manner and based on facts and evidence. / Ha sido desarrollado un
procedimiento formal para el Manejo de Quejas de Integridad para asegurar que las investigaciones son
realizadas de manera imparcial y basados en hechos y evidencias.
We aim for a 21 working day turnaround time for investigation subject to full disclosure and facts being
provided by parties concerned. / Nuestro objetivo es un tiempo de respuesta de 21 días para la
investigación sujeto a la revelación completa y los hechos proporcionados por las partes involucradas.
Depending on the outcome of the case, the Chief Executive/Regional President/Global Head of
Compliance and Risk Management will decide on the actions which may include disciplinary actions, staff
replacement, termination and or report to local police. / Dependiendo del resultado del caso, el Director
Ejecutivo/ Presidente Regional/ Jefe Global de Cumplimiento y Gestión de Riesgos decidirá sobre las
acciones que pueden incluir medidas disciplinarias, el reemplazo del personal, terminación y/ o informe a
las autoridades locales.
Intertek’s Integrity - Golden Rules
1. Compliance to Intertek’s Integrity Policy is the responsibility of everyone in the supply chain. /
El cumplimiento con la Política de Integridad de Intertek es responsabilidad de todos en la
cadena de suministro.
2. Intertek will view all parties guilty of non compliance irrespective whether the facilitator,
giver or receiver of a benefits. / Intertek considera todas las partes culpables de
incumplimiento, independientemente si es facilitador, el que da o el que recibe algún beneficio
3. Individuals are duty bound by the Codes of conduct and declarations they sign. / Los individuos
están obligados por los Códigos de Conducta y Declaraciones que firmaron.
4. Intertek employees MUST never collude, demand, request or be involved in a facilitation
payment, bribe, gift or benefit./ Los empleados de Intertek nunca deben coludirse, demandar,
requerir o participar en una facilidad de pago, soborno, regalo o beneficio.
5. Factories should never under any circumstances give in too request for benefits or payments
from inspector and auditor should this occur. Las fábricas nunca deberán, bajo ninguna
circunstancia, ceder a la solicitud de beneficios o pagos de algún inspector o auditor
6. Intertek employees MUST never ask for money, benefits or gifts. Los empleados de Intertek
nunca deben de solicitar dinero, beneficios o regalos.
7. All meals and travel benefits provided for whatever reason must be declared for full
transparency purposes. / Todos los alimentos y beneficios de viaje suministrados, por la razón
que sea, deben ser declarados con total transparencia
8. Factories must not offer to give benefits. / Las fábricas no deben de ofrecerse a dar beneficios
9. If clients or suppliers have any doubt or concerns with any suspicious demands and Integrity
behavior please contact the Intertek Compliance hotline or the contact details provided in the
Intertek Factory declaration form. / Si los clientes o proveedores tienen cualquier duda o
inquietud respecto a alguna demanda sospechosa y comportamiento de Integridad, pueden
contactar a la línea directa de Cumplimiento de Intertek o al contacto indicado en el Formato
de Declaración de la Fábrica.
Version 002 4
