SERVICIO NACIONAL DE

APRENDIZAJE (SENA)
ASISTENCIA
ADMINISTRATIVA

INSTITUCIÓN EDUCATIVA
SAN LUIS GONZAGA
USUARIO

PROYECTO FINAL
 DOCUMENTOS EMPRESARIALES CON NORMAS INCONTEC

LISETH MARIANA AGUDELO AGUDELO

PAULINA GONZÁLEZ MORA
LAURA MANUELA SOSA MARULANDA
NATALIA VEÁSQUEZ MARTÍNEZ

NANCY GARCÉS – DOCENTE

SERVICIO NACIONA DE APRENDIZAJE (SENA)

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA- INSTITUCIÓN EDUCATIVA SAN LUIS
GONZAGA
11-1
 TABLA DE CONTENIDO

 INTRODUCCIÓN
 JUSTIFICACIÓN
 OBJETIVO GENERAL
 EPECIFÍCO
 COMPETENCIAS
 RESULTADO
 COMPETENCIA SISTEMATICA
 FORMACIÓN EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

1. ORTOGRAFÍA
1.1 SIGNOS DE PUNTUACIÓN
1.2 REGLA ORTOGRÁFICA

2. REDACCIÓN
2.1 CLASES DE REDACCIÓN
2.2 NORMAS PARA UNA BUENA REDACCIÓN
2.3 LA COHERENCIA

3. DIGITACIÓN
3.1 ERGONOMÍA

4. EL TECLADO

5. PRODUCCION DOCUMENTAL
5.1 CARTA COMERCIAL
5.1.1 PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL
5.1.2 ZONAS DE UNA CARTA COMERCIAL
5.1.3 MARGENS DE UNA CARTA COMERCIAL
5.1.4 DISEÑO ESTILO BLOQUE EXTREMO
5.1.5 DISEÑO BLOQUE
5.1.6 EJEMPLO CARTA COMERCIAL

5.2 NOTA INTERNA

5.2.1 PARTES DE LA NOTA INTERNA
5.3 MEMORANDO
5.3.1 PARTES DEL MEMORANDO
5.3.2 DISEÑO MEMORANDO
5.3.3 EJEMPLO MEMORANDO
5.4 CIRCULAR
5.4.1 PARTES DE LA CIRCULAR
5.4.2 DISEÑO CIRCULAR INTERNA
5.4.3 EJEMPLO CIRCULAR INTERNA
5.4.4 DISEÑO CIRCULAR EXTERNA
5.4.5 EJEMPLO CIRCULAR EXTERNA

5.5 ACTA ADMINISTRATIVA

5.5.1 PARTES DEL ACTA
5.5.2 EJEMPLO ACTA
5.5.3 DISEÑO ACTA

5.6 CERTIFICADOS Y CONSTANCIA

5.6.1 CERTIFICADO
5.6.2 CONSTANCIA
5.6.3 EJEMPLO DE CERTIFICADO
5.6.4 EJEMPLO DE CONSTANCIA

5.7 HOJA DE VIDA

5.7.1 ELABORACIÓN DE UNA HOJA DE VIDA
5.7.2 DISEÑO HOJA DE VIDA

5.8 ACTO ADMINISTRATIVO

5.8.1 RESOLUCIÓN
5.8.2 DECRETO
5.8.3 ACUERDO
5.8.4 ORDENANZAS

5.9 INFORME ADMINISTRATIVO

5.9.1 INFORME CORTO
5.9.2 INFORME EXTENSO

6. SOBRES
7. FAX
8. CONCLUSIONES
 INTRODUCCIÓN

El objetivo principal de este trabajo es reforzar la temática de producción de

documentos ya que es una de las competencias que en nuestra formación son
necesarias, con la ayuda de las normas técnicas colombianas vigentes
relacionadas con la elaboración de documentos.

JUSTIFICACION

La producción de documentos se hace con el fin de tener documentos

testimoniales que servirán de prueba donde se encontrarán actas, documentos
contables, escrituras públicas. Facilitando el acceso al protocolo empresarial

OBJECTIVO GENERAL

Fortalecer conocimientos, habilidades y destrezas para un eficiente y

adecuado manejo entorno a la producción.

OBJECTIVO ESPECÍFICO

 Fortalecer los conocimientos adquiridos en el aula de clase

 Producir documentos que sirvan de evidencia para el logro de la
competencia
 Aprender a utilizar las normas Icontec

COMPETENCIA

Evidenciar los conocimientos adquiridos, poner en práctica las diferentes

habilidades que se fueron aprendiendo durante el tema (producción de
documentos), teniendo en cuenta las normas técnicas.

RESULTADO
Elaboración de carta, memorando, circular, actas, informes, utilizando las
Técnicas y normatividad vigente (NORMA ICONTEC).

COMPETENCIA SISTEMATICA

 Capacidad de aplicar los conocimientos, métodos y herramientas vistos 

  integración de las capacidades cognitivas, destrezas prácticas y
disposiciones
 habilidades de cada individuo 
 Formación en gestión administrativa

El Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua explica que la

Administración es la acción de administrar

La gestión administrativa es la Acción que se realiza para la consecución de algo o la

tramitación de un asunto, también es considerada como la capacidad de una institución
para definir, alcanzar y evaluar sus propósitos con el adecuado uso de los recursos
disponibles. Es coordinar todos los recursos disponibles para conseguir determinados
objetivos.
El programa Tecnólogo en Gestión Administrativa que actualmente estamos cursando se
creó con el objeto de capacitar personal idóneo para brindar al sector productivo y de
Servicios, la posibilidad de incorporar personal con altas calidades laborales y profesionales
que Contribuyan al desarrollo económico, social y tecnológico principalmente de la ciudad
de Florencia a si mismo Ofrecer a los aprendices formación en las tecnologías de la
información y la comunicación teniendo En cuenta las necesidades de la
Unidad Administrativa y los requerimientos de los clientes, la Organización de eventos
empresariales, la producción y el manejo documental; además las relacionadas con el
procesamiento de información y la contabilización de hechos económicos; la Intervención
en el desarrollo de los programas de mejoramiento organizacional y la coordinación de
Actividades del talento humano asignado.
 1. ORTOGRAFICA

El término de ortografía está asociado a la forma correcta en la que debemos

escribir. Es la parte de la gramática que se ocupa de la manera correcta de
escribir las palabras.
El principal uso del idioma es la comunicación, y para poder comunicarnos
efectivamente, es necesario que elaborarnos los mensajes de manera
correcta y comprensible.
La disciplina que nos enseña a ordenar en forma lógica estas oraciones es la
gramática. Así mismo, existe otra rama que nos ayuda a comunicarnos mejor
la ortografía.

1.1 SIGNOS DE PUNTUACIÓN:

Los signos de puntuación son elementos gráficos que usualmente utilizamos en los
escritos para marcar las pausas necesarias. Entre los cuales están:

La coma.
El punto y coma
El punto
Los dos puntos
Los puntos suspensivos
Los signos de interrogación
Los signos de admiración
El paréntesis
El guion
Las comillas

LA COMA: (,):

La coma indica una pausa breve en la lectura. Se emplea para:

 separar dos o más palabras o frases que sean de la misma clase, o

formen enumeración, siempre que entre ellas no figuren las
conjunciones y, ni, o.

Ejemplo:
 Tenía chocolates, masmelos, bombones y colombinas.
 Para separar dos miembros independientes de una oración, hay o no
conjunción, entre ellos.
Ejemplo:

 El artista cantaba, la gente aplaudía, y los más jóvenes no paraban de

brincar.

 EL PUNTO Y COMA (;): el punto se utiliza para separar oraciones autónomas.

 EL PUNTO SEGUIDO (.): se utiliza para separar oraciones dentro de un mismo

párrafo.
  EL PUNTO APARTE (.): se utiliza para señalar el final de un párrafo

EL PUNTO FINAL (.):

Se utiliza para señalar el final de un texto o escrito. Se emplean para:

 Señalar el final de una oración.
 Detrás de las abreviaturas.

LOS DOS PUNTOS (:):

se emplean:

 En los saludos de las cartas y después de las palabras expone,

suplica, declara, etc., de los escritos oficiales.
 Antes de empezar una enumeración.
 Antes de una cita textual.
 En los diálogos, detrás de los verbos dijo, preguntó, contestó, y sus
sinónimos.

PUNTOS SUSPENSIVOS (…):

se emplean:

 Cuando dejamos el sentido de la frase en suspenso, sin terminar, con

la finalidad de expresar matices de duda, temor, ironía.
 Cuando se interrumpe lo que se está diciendo porque ya se sabe su
continuación, sobre todo, en refranes, dichos populares, etc.
 Cuando al reproducir un texto, se suprime algún fragmento
innecesario. En tal caso, los puntos suspensivos se suelen incluir
entre corchetes {…} ó paréntesis (…).

SIGNOS DE INTERROGACIÒN (¿?):

 se utilizan en las oraciones interrogativas directas. Señalan la

entonación interrogativa del hablante. Se escriben:

SIGNOS DE ADMIRACIÒN (¡!):

Se utilizan para señalar el carácter exclamativo de la oración. Se

escriben:

 Para empezar y finalizar una oración exclamativa, exhortativa o

imperativa. también van entre signos de exclamación las
interjecciones.

EL PARENTESIS {( )}:

se emplea:

 Para encerrar oraciones o frases aclaratorias que estén desligadas

del sentido de la oración en la que se insertan.
 Para encerrar aclaraciones, como fechas, lugares, etc.

EL GUIÒN (-):

se emplea:

 Para señalar cada una de las intervenciones de los personajes en un

dialogo.
 Para limitar las aclaraciones que el narrador inserta en el dialogo.

LAS COMILLAS (“):

se emplean:

 A principio y a final de las frases que reproducen textualmente lo que

ha dicho un personaje.
 Cuando queremos resaltar alguna palabra o usamos una palabra que
no pertenece a la lengua española.

1.2 REGLA ORTOGRAFICA

Las reglas ortográficas nos permiten reconocer la regularidad de la escritura

de las palabras, así como también las irregularidades o excepciones que
podemos encontrar. Cuando memorizamos las reglas ortográficas, podemos
mejorar la escritura significativamente y darle el sentido correcto a lo que
queremos expresar. Sin embargo, el conocer las reglas no soluciona todas
las dudas ortográficas, ya que en el idioma español hay muchas palabras
que no tienen regla. En ese caso hay que acudir a la memoria o al
diccionario.

2. REDACCION

La redacción es la expresión escrita de un Pensamiento y/o conocimiento

sobre un acontecimiento que ha pasado en algún lugar del paisaje
geográfico. Debe tener en cuenta la cohesión, coherencia entre sus
oraciones y párrafo. Es una composición de textos escritos.

2.1 CLASES DE REDACCION:

Existen diferentes clases de redacción:

 La redacción formal, sigue procedimientos y normas establecidas, allí

se encuentran, la litería, científica, técnica, gerencial y otras.
 La redacción informal, usa un lenguaje más llano, popular y coloquial,
se tiene allí: la redacción familiar y la redacción personal.

2.2 NORMAS PARA UNA BUENA REDACCIÓN:

Las normas que se deben tener en cuenta para una buena redacción son:
 El adecuado uso de los signos de puntuación
 El uso adecuado uso de las mayúsculas
 El uso del acento
 Una buena ortografía
 Colocar términos adecuados
 Tener bien clara la idea principal

2.3. LA COHERENCIA:

Es la cualidad semántica de los textos que selecciona la información

relevante e irrelevante, Mantiene la unidad y organiza la estructura
comunicativa de una manera específica.
Proceso que permite reconocer en su contenido un significado que engloba
sus significados en general, se manifiesta en un tema cuando es el hilo
conductor que lo desarrolla y da la capacidad de que el receptor pueda
comprenderlo.

3. DIGITACIÓN

Digitación es la técnica que nos enseña la adecuada ubicación de las manos

en el teclado, la que nos dice cuáles dedos y posiciones de la mano se han
de utilizar para el manejo exacto del teclado. Para ello se debe tener en
cuenta.

 Conocer el teclado.
 Conocer las diferentes partes del teclado
 Identificar los diferentes grupos de teclas (función, numérico,
alfanumérico, dirección, de sistema) y sus funciones.
 Conocer las normas básicas de ergonomía.
 Ubicar el teclado a la altura correcta
 Conocer la postura correcta del cuerpo y de las manos
 Conocer la posición correcta de los dedos sobre el teclado

3.1 ERGONOMÍA

La ergonomía es el estudio del trabajo en relación con el entorno en que se

lleva a cabo (el lugar de trabajo) y con quienes lo realizan (los trabajadores).
Se utiliza para determinar cómo diseñar o adaptar el lugar de trabajo al
trabajador a fin de evitar distintos problemas de salud y de aumentar la
eficiencia.
En otras palabras, para hacer que el trabajo se adapte al trabajador en lugar
de obligar al trabajador a adaptarse a él. Un ejemplo sencillo es alzar la
altura de una mesa de trabajo para que el operario no tenga que inclinarse
innecesariamente para trabajar.
El especialista en ergonomía, denominado ergonomista, estudia la relación
entre el trabajador, el lugar de trabajo y el diseño del puesto de trabajo. Para
que este este acondicionado al trabajador y no al contrario.

4. EL TECLADO.

Un teclado es una de las partes tangibles del computador es reconocido

como periférico de entrada el cual consiste en un sistema de teclas, similar a
una máquina de escribir, diseñado para introducir datos a un ordenador o
dispositivo digital.
Estas se clasifican en:
Teclas alfanuméricas: letras y números.
Teclas de puntuación: coma, punto, punto y coma, etc.
Teclas especiales: teclas de funciones, teclas de control, teclas de
flecha, tecla de mayúsculas, etc.

De igual manera la correcta ubicación de Los dedos. En la siguiente imagen, se puede ver dicha
distribución:

5. PRODUCCION DOCUMENTAL
Se generan documentos al cumplimiento de las funciones, atendiendo los
estándares y políticas documentales de la institución o empresa.
Determina necesidades de elaboración de documento hasta establecer forma
de envió del documento, puede ser impreso o por internet de acuerdo a
parámetros en el reglamento interno de archivo y correspondencia.

5.1 CARTA COMERCIAL

Es una comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales para

ponerse en contacto con clientes externos e internos, proveedores,
entidades, etc. dar a conocer un tema de importancia, coordinar actividades
comerciales, ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos y
solicitudes entre otras.

5.1.1 PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL:

1. MEMBRETE: se inserta logotipo, nombre y NIT de la empresa

2. REFERENCIA: El número debe ser consecutivo según lo establece el

código de comercio. Se escribe de 2 a 3 interlineas de la margen superior
(membrete).

3. LOCALIDAD Y FECHA: van los datos del nombre de la ciudad de

origen y la fecha de envío, se escribe de 2 a 3 interlineas del número y
en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.

4. DESTINATARIO: Los datos del destinatario se dirigen de forma

personalizada, es decir a un funcionario específico, se escribe de 4 a
6 interlineas de la fecha. Estos datos pueden ocupar hasta 8 líneas,
sin sobrepasar la mitad del escrito y la interlineación sencilla.

5. CARGO: este se escribe con mayúscula inicial, si el nombre del cargo

es demasiado extenso puede repartirse en dos líneas para guardar la
armonía con los datos restantes.

6. EMPRESA: Va en la línea siguiente del cargo, con la denominación

más ampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo,
así: en caso de nombre completo, la escritura se efectúa con
mayúscula inicial y respetando la denominación Ltda., S.A. y otras
que puedan contener la razón social. Las siglas compuestas por la
letra inicial de cada palabra de la razón social, se escribe en
mayúscula sostenida. Con punto o no según lo haya registrado la
institución.
7. ASUNTO: El asunto constituye la síntesis del tema de la carta,
expresada en máxima 4 palabras, con mayúscula inicial y sin
subrayar. Se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario.
8. SALUDO: Para las damas se acostumbra el nombre y para los
caballeros el apellido ejemplo:

Apreciado Señor Gutiérrez:

Apreciada Ingeniera María:
Señora Ministra:
Cordial saludo Señor Martínez:
Se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario cuando no hay
asunto y a 2 cuando lo hay

9. TEXTO: Se escribe a una interlinea entre renglones y a 2 entre

párrafos y se debe redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y
cortés, se debe utilizar el tratamiento de usted y es muy importante
que la carta no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni
de puntuación. Inicia de 4 a 6 interlineas de los datos del destinatario
cuando no hay asunto ni saludo independiente. Comience a 3
interlineas del asunto o del saludo independiente, cuando los hay.
10. DESPEDIDA: Es una expresión de cortesía que se escribe a dos
interlineas del texto, tanto estilo bloque extremo, como estilo bloque.
Ejemplos: de despedida breve seguida de coma (,):

 Atentamente,
 Cordialmente,
 Sinceramente,

Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.):

 Agradecemos su gentil colaboración.

 Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.
 Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
 Para nosotros es un gusto servirle.

11. FIRMA: Es la firma del funcionario que posee la representación legal
de la empresa, se escribe a 4 interlineas de la despedida en
mayúscula sostenida. Y el cargo se anota en la línea siguiente, con
mayúscula inicial, sin centrar.
12. ANEXOS: se utiliza cuando una carta la acompaña uno o varios
documentos adjuntos, si los hay.
Copia: se pone a dos renglones del firmante o a dos renglones del
anexo. La identificación del transcriptor a dos interlineas del firmante,
se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la
persona responsable de transcribir el documento, y se recomienda
utilizar letra más pequeña.
13. DATOS DE LA EMPRESA: se coloca dirección, dirección electrónica,
fax, teléfono, en la parte inferior de la página.

5.1.2 ZONAS DE UNA CARTA COMERCIAL:

ZONA 1:
Espacio destinado para la impresión de la razón social, sigla o acrónimo,
logotipo en caso de tenerlo y Nit. Las medidas respectivas son de 14 cm.
horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja, y entre 3cm y 4 cm
verticales desde el borde superior.

ZONA 2:
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección
electrónica, fax, teléfono, télex, Nit y otras menciones obligatorias en virtud
de disposición legales, ciudad y país. Ocupa entre 1, 5cm y 2cm desde el
borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del
papel.
ZONA 3:
Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario
imprima el sello de registro o la fecha de recibido del documento.
5.1.3 MARGENES
 5.1.4 DISEÑO CARTA COMERCIAL BLOQUE EXTREMO

5.1.5 DISEÑO ESTILO BLOQUE

Copacabana, 30 de julio del 2020

Señora:
IRMA GONZÁLEZ
Gerente general
Complejo comercial Puerta del Norte
Bello, Antioquia

Asunto: Solicitud de información

Cordial saludo señora Irma González

La presente es para solicitar información acerca del local que está en alquiler en
su complejo comercial, costo, requisitos.

Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.

Liseth Mariana Agudelo Agudelo

Gerente general
 5.2 NOTA INTERNA

La nota interna es un formato pre impreso el cual es de carácter interno utilizado

normalmente para transmitir ordenes e breves y de inmediato cumplimiento entre
las dependencias y sus funcionarios.
Esta debe contener fecha de redacción, destinatario y remitente si como el
apartado destinado a observaciones donde se debe redactar el mensaje y
finalmente deberá ser firmada tanto por el remitente como por el destinatario
plasmando firmar de recibido y enterado.

5.2.1 PARTES DE LA NOTA INTERNA

 FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes, año.

 PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota.

 DE: Nombre de la dependencia que remite la nota

 CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde

corresponda

 OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que

considere pertinentes.

 FIRMA: Solo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin,
según lo regulado en manual de procedimientos de dicha entidad.

 DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la

misma.
5.2.2 DISEÑO NOTA INTERNA

No.
001

NOTA INTERNA

FECHA: Copacabana, 30 de julio de2020

PARA: LAURA MANUELA SOSA
DE: OFICINA DE TALENTO HUMANO
URGENTE ENVIAR PROYECTO DE
RESPUESTA DAR RESPUESTA Y
PARA SU INFORMACIÓN
ENVIAR COPIA FAVOR
FAVOR DAR CONCEPTO TRAMITAR
INFORMAR POR ESCRITO x ARCHIVAR
ENCARGARSE DEL ASUNTO ENTERARSE Y
OTRO: DEVOLVER
DILIGENCIAR Y
DEVOLVER

: Por favor informar por escrito la cantidad de

OBSERVACIONES
frutas que faltan..
Gracias, un abrazo

FIRMA: _ RECIBIDO: FECHA:

HORA:
 5.3 MEMORANDO

Comunicación escrita de carácter interno utilizada bien sea para dar una
felicitación o para hacer un llamado de atención.

5.3.1 PARTES DEL MEMORANDO:

 ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin
negrilla

 MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin

negrilla.

 CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los

números que identifican la dependencia productora, seguida
de guión (-), se coloca el código de la serie y/o subserie,
separando estos dos números con un punto.

 CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el

nombre de la ciudad y la fecha.

 DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones,

se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del
funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea
siguiente escribir el cargo.

 DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas

el nombre de la dependencia productora.

 ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación

de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con
mayúscula inicial y sin subrayar.

 TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se

debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corta;
omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando.

 DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve

seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía
terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.).
 DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en
mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o
centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula
inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina,
División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario
de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y
Procedimientos de la respectiva dependencia.

 ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo

de anexo.

 DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los

nombres y la primera letra del apellido.
5.3.2 DISEÑO MEMORANDO
 5.3.3 EJEMPLO MEMORANDO

MEMORANDO

CÓDIGO: 301-18-15

Copacabana, 30 de Julio de 2020

PARA: NATALIA VELÁSQUEZ MARTÍNEZ

DE: LISETH MARIANA AGUDELO AGUDELO

Gerente General

ASUNTO: Llamado de Atención

El motivo del presente es hacerle un llamado de

atención por sus reiteradas llegadas tardes y falta de
respeto hacia sus compañeras de trabajo; si este
comportamiento sigue repitiéndose nos veremos en la
obligación de suspenderla de la compañía.

Agradezco la atención prestada.

Cordialmente,

LISETH MARIANA AGUDELO

Gerente general
 5.4 CIRCULAR

Es una comunicación de carácter interno o externo la cual da a conocer asuntos

de interés común se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a
varias personas a quienes por igual interesa.

5.4.1 PARTES DE LA CIRCULAR

 ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin

negrilla, sólo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado
en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membretado.

 TÍTULO Y NÚMERO: Título “CIRCULAR”, centrado, en mayúscula

sostenida sin negrilla y el número consecutivo de la misma, que será
llevado por la Secretaría General. (Número consecutivo es independiente
para internas y externas e inicia con 001 cada año).

 CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margen

izquierdo se escribe el código de la serie y/o subserie al cual corresponde la
circular interna o externa según sea el caso, separando estos dos números
con un punto.

 CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma

se escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la
inscribirá el Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado
impreso en esta dependencia.

 DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o

jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas
sostenidas).

 ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6

palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.
 TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos.
Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando
solo un asunto por Circular.

 DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma

(,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos
su gentil colaboración.)

 DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas.

No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea
siguiente con mayúscula inicial.

 ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

 DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera

letra del apellido.

 NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta

negra.
 5.4.2 DISEÑO CIRCULAR INTERNA

Razón social

CIRCULAR INTERNA

2 a 3 interlineas
----------Numero (referencia) 2 a 3 interlineas
---------------Ciudad y fecha 3 interlineas
-------------------GRUPO DESTINATARIO
3 interlineas
-------------------Asunto
3 a 4 interlineas Texto
-----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
2 interlineas Texto
-----------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------
2 interlineas
----------Despedida 4 a 6 interlineas
-------------------------NOMBRE DEL FIRMANTE
1 interlinea
---------------------Cargo
2 interlineas
---------------------Anexos(si lo hay)
--------------------Identificación del transcriptor

Derecho e inferior 2 a 3 cm.

 5.4.3 EJEMPLO CIRCULAR INTERNA

CIRCULAR INTERNA No.001

400-02.01

Copacabana , 30 de julio de 2020

PARA: Todo el personal de TROPICAL SUMMER

ASUNTO: Porte del uniforme

A todo el personal de Tropical Summer, se les recuerda el uso del uniforme

pertinente ya que últimamente se han presentado inconsistencias con el
porte de este.

Gracias por su atención, espero su total acatación,

LISETH MARIANA AGUDELO

Gerente general
 5.4.4 DISEÑO CIRCULAR EXTERNA

EJEMPLO DE CIRCULAR EXTERNA

CIRCULAR EXTERNA No.001

400-02.01

Florencia

PARA:ALBERTO GABIRIA DAVILA.

Asunto:capacitación de sistemas.

Se recuerda al instructor Gaviria del centro tecnológico la

amazonia que nos permita el espacio para recibir las clases de
sistemas.

Gracias por su atención prestada. FEDERNANDO

GRANADA

Líder de Grupo Adriana c.

 5.4.5 EJEMPLO CIRCULAR EXTERNA

CIRCULAR EXTERNA No.001

300-02.02

Copacabana, 30 de julio del 2020

PARA: A QUIEN LE PUEDA INTERESAr

ASUNTO: APERTURA TROPICAL SUMMER

Se está invitando a todos los habitantes de Copacabana a la inauguración

de la nueva empresa TROPICAL SUMMER este 6 de agosto a las 3pm

Gracias por su atención y espero su participación,

LISETH MARIANA AGUDELO

Gerente General
 5.5 ACTA ADMINISTRATIVA

Documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunión, que

asisten administrativos de una empresa pública y privada.

5.5.1 PARTES DEL ACTA

 Encabezado: En margen superior de primera página va la

razón social, impresa o escrita, se escribe centrado y
mayúscula sostenida.

 Título: Escribir centrado, en mayúscula sostenida el nombre

del organismo y el carácter de la reunión.

 Acta No. Se ubica la palabra ACTA No. Mayúscula sostenida,

centrado y continuación le numero consecutivo que le
corresponda; iniciando con 01 cada año.

 Fecha: Se escribe la palabra FECHA, en mayúscula

sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la
ciudad se realizado la reunión en la fecha completa (día, mes,
año), separado por coma (,).

 Hora: Se escribe la palabra HORA, en mayúscula sostenidas

y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la hora de
inicio y de finalización de la reunión.
 Asistentes: Se escribe la palabra ASISTENTES, en
mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). al frente se
anota los nombres y apellidos con mayúscula inicial de los
integrantes que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre
se escribe cargo que ocupa en la empresa separado con
coma (,) y la primera letra con mayúscula, se sigue el orden
de cargo establecido para la reunión. En caso de igual cargo,
se ordena alfabéticamente por apellidos.

 Invitados: Se escribe la palabra INVITADOS, si los hay, en

mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). Los nombres
y apellidos se escriben en mayúscula inicial, de las personas
que participaron en la reunión. Frente a cada nombre se
escribe el cargo o título profesional (separado con coma (,) y
la primera letra con mayúscula).
 Ausentes: Se anota la palabra AUSENTES, si los hay, en mayúscula
sostenida, de las personas que no asistieron a la reunión. Frente a cada
nombre se escribe el cargo que ocupa el integrante, separado con coma (,)
y la primera letra con mayúscula. Es conveniente indicar si la ausencia es
justificada o no.

 Orden del Día: Se escribe la palabra ORDEN DEL DIA, en mayúscula

sostenida, seguida de dos puntos (:). Se enumeran los temas motivo de la
reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos.

 Desarrollo: Se anota la palabra DESARROLLO, en mayúscula sostenida,

seguida de dos puntos (:). Se inicia el primer tema identificando con número
arábigo y escritura en negrilla si se desea resaltar. A dos interlinea del título
del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a
interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos.

 Convocatoria: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra

CONVOCATORIA, con mayúscula sostenida, seguida de punto (.). A
continuación se anotan la fecha y hora de la próxima reunión. En caso de
cambiar la sede se indica el lugar.

 Firma, Nombre y Cargo: El nombre completo de los

firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida. El
cargo a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula
inicial y sin centrar.

 Firmas Responsables: Toda acta lleva las firmas de los responsables, de

las cuales mínimo dos aparecen en donde finaliza el texto.

 Anexos: Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan

una información, estos se detallan en el desarrollo y se adjunta al acta. A
dos interlineas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la
palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con mayúscula inicial.
A dos espacios la cantidad; de referencia clarificar el numero de hojas.

 Transcriptor: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su

identificación de escribe contra el margen izquierdo, a dos interlineas de las
 firmas o del enunciados de Anexos si lo hay, se anota el nombre con
mayúscula inicial.

 Aspectos Generales: Toda acta expresa lo tratado en la reunión sin

describir detalles intrascendentales. Los párrafos deben ser concisos,
claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo,
por solicitud expresa, se anotan discrepancias.

5.5.2 EJEMPLO ACTA

REUNION EXTRAORDINARIA DEL PERSONAL TROPICAL SUMMER

ACTA No.001
FECHA: Copacabana, 30 de julio del 2020
HORA: De 10:00 am a 12:00 pm horas
LUGAR: Institución Educativa San Luis Gonzaga

ASISTENTES: Instructores SENA y estudiantes

ORDEN DEL DÍA

1. Verificación de quórum
2. Oración
3. Presentación de los instructores
4. Propuestas para mejorar el aprendizaje

DESARROLLO
1. Se verificó la asistencia y quórum
2. En la presentación de los instructores surgieron varios interrogantes
3. Uno a uno fue presentando sus propuestas y se socializaron hasta llegar a
un punto en común
CONVOCATORIA

LAURA SOSA MARULANDA

Secretaria
5.5.3 DISEÑO ACTA

-------------(1 interlinea) TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN

------------ (1 interlínea) ACTA No. VI

------------ (3 interlíneas)

FECHA: (Ciudad, día mes año)

------------(1 interlínea) HORA:

------------(1 interlínea)

LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)

--------------(2 interlíneas)

ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo – calidad de-

miembro dentro del comité.

--------------(2 interlíneas)

INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo

--------------(2 interlíneas)

AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo – calidad- de miembro

dentro del comité.

--------------(2 interlíneas) ORDEN DEL DIA:

----------------(1 interlínea)

Verificación de quórum, Lectura, discusión y aprobación del –Acta anterior.

Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de---

---------------(2 interlíneas) DESARROLLO:

----------------(1 interlinea)

Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.

----------------(1 interlínea)

Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por- unanimidad.

----------------(1 interlínea)

Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al

respecto………………Superior e izquierda 3 a cm Derecho e inferior 2 a 3 cm
 5.6 CERTIFICADOS Y CONSTANCIA

5.6.1 CERTIFICADO

El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un

determinado hecho. Documento de carácter probatorio, público o privado, que
asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne. Es un tipo de
texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una
persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha
cumplido con lo afirmado en el documento.

Los certificados pueden confirmar muy diversos hechos:

 La asistencia, participación u organización en un curso, jornada o acto.

 Los resultados académicos.
 La docencia de determinado curso o seminario.
 La experiencia profesional en determinado campo.
 La pertenencia a un grupo o jerarquía.
 Los conocimientos de lenguas extranjeras.
 La realización de cualquier otra actividad académica o extraacadémica.
 La adecuación de un objeto a una norma.
 El estado físico y/o mental en el que se encuentra una persona.

5.6.2 CONSTANCIA

Una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en

probatorio, en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren
solemnidad. Ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos,
según qué clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros.
Documento de carácter.

Tipos de constancias:

 Tiempo de servicio

 Experiencia

 Salario u honorarios

 Clase de trabajo
  Jornada laboral

 Cumplimiento de comisiones

 Comportamiento del trabajador

Partes de un certificado y una constancia

Cargo:

Título de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.

Datos del remitente:

Razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, dirección electrónica, teléfono,

fax, telefax, nit de quien otorga la certificación.

Encabezado:

Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

Fecha: Lugar de origen del documento, día, mes y año de expedición.

Logotipo: Símbolo que identifica una empresa.

Membrete: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifica una empresa
natural o jurídica.

Número o referencia: Identificación consecutiva del documento.

Razón social: Nombre que identifica una empresa.

Remitente: Nombre y apellido del firmante autorizado.

Texto: Contenido del documento.

Transcriptor: Persona responsable de digitar el documento

 5.6.3 EJEMPLO DE CERTIFICADO

TROPICAL SUMMER S.A.S

Copacabana Antioquia, 30 de julio del 2020

TROPICAL SUMMER S.A.S

CERTIFICA:

Que LAURA MANUELA SOSA MARULANDA identificada con la tarjeta de

identidad N° 1000968576 de Bello Antioquia, se encuentra a paz y salvo con la
empresa con sus horas extras.

LISETH MARIANA AGUDELO

Gerente General
 5.6.4 EJEMPLO CONSTANCIA

TROPICAL SUMMER S.A .S

Copacabana Antioquia, 30 de julio del 2020

Copacabana Antioquia, 30 de julio de 2020

EL GERENTE GENERAL DE TROPICAL SUMMER S.A.S

HACE CONSTAR:

Que PAULINA GONZÁLEZ MORA identificada con la cédula de ciudadanía N°

1017896546 de Copacabana Antioquia, labora en esta compañía desde el 13 de
enero del 2010 hasta la fecha desempeñándose en el cargo de asistente
administrativo con responsabilidad, compromiso y trasparencia.

LISETH MARIANA AGUDELO

Gerente General
 5.7 HOJA DE VIDA

La hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de su capacitación profesional y

de su experiencia laboral. De su correcta elaboración y presentación, dependerá el
éxito en su búsqueda de empleo. El objetivo principal de la misma será presentar
a su potencial empleador información sobre usted mismo, que posibilite una
entrevista posterior.

5.7.1 Elaboración de una hoja de vida

1. Datos personales

2. Nombre y apellidos

3. Edad

4. Dirección

5. Ciudad

6. Teléfono (también el número celular)

7. E-Mail

8. Formación académica

9. Cursos de extensión

10. Experiencia profesional y laboral

11. Nivel de idiomas e informática

12. Fecha