Cuerpo de Profesores de Enseñanza Secundaria

Procesos de gestión administrativa

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Procesadores de texto: diseño de documentos. Funciones de edición. Procedimientos de trabajo
con varios textos. Inserción de gráficos. Índices y sumarios. Macros.
 Procesos de Gestión Administrativa Tema 51

TEMA 51

PROCESADORES DE TEXTO: DISEÑO DE DOCUMENTOS.

FUNCIONES DE EDICION. PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
CON VARIOS TEXTOS. INSERCION DE GRAFICOS. INDICES
Y SUMARIOS. MACROS.

Índice

Bibliografía .................................................................................................................................... 3

0. Introducción…………………………………………………………………………………...4

1. Procesador de textos: diseño de documentos……………………………………………...4

1.1. Formatos de texto .............................................................................................................. 4

1.1.1. Fuentes o tipos de letra............................................................................................... 5

1.1.2. Tamaño de fuente ....................................................................................................... 5

1.1.3. Estilo de fuente ............................................................................................................ 5

1.1.4. Efectos, color y resaltado de fuente .......................................................................... 6

1.1.5. Espacio entre caracteres ............................................................................................. 7

1.2. Formatos de párrafo .......................................................................................................... 7

1.2.1. Alineación .................................................................................................................... 7

1.2.2. Sangrar un párrafo ...................................................................................................... 8

1.2.3. Espacio entre párrafos e interlineado ....................................................................... 8

1.2.4. Tabuladores ................................................................................................................. 9

1.2.5. Numeración y viñetas .............................................................................................. 11

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1.2.6. Bordes y sombreados................................................................................................ 11

1.2.7. Posición relativa de los párrafos ............................................................................. 12

1.3. Formatos de página ......................................................................................................... 12

1.3.1. Secciones ..................................................................................................................... 12

1.3.2. Saltos de página......................................................................................................... 13

1.3.3. Columnas ................................................................................................................... 13

1.3.4. Encabezados y pies de página ................................................................................. 13

2. Funciones de edición .............................................................................................................. 14

2.1 Seleccionar texto ............................................................................................................... 14

2.2. Borrar texto ....................................................................................................................... 15

2.3. Cortar, copiar y pegar ..................................................................................................... 16

2.4. Deshacer, rehacer y repetir ............................................................................................ 17

2.5. Buscar y reemplazar ........................................................................................................ 17

2.6. Corrección ortográfica y gramatical ............................................................................. 19

2.6.1. Ortografía y gramática ............................................................................................. 20

2.6.2.Autocorrección ........................................................................................................... 20

3. Procedimiento de trabajo con varios textos ........................................................................ 20

3.1. Cambiar entre los documentos abiertos ....................................................................... 20

3.2. Multiplicar las vistas del mismo documento .............................................................. 20

4. Inserción de gráficos .............................................................................................................. 21

4.1. Insertar imágenes prediseñadas .................................................................................... 21

4.2. Insertar imágenes desde el portapapeles ..................................................................... 21

5. Índices y sumarios .................................................................................................................. 21

5.1. Índices ............................................................................................................................... 21

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5.1.1. Crear un índice marcando palabras y frases ......................................................... 21

5.1.3. Actualizar el índice ................................................................................................... 22

5.2 Sumarios ............................................................................................................................ 22

6. Macros ...................................................................................................................................... 22

6.1. Definir un método abreviado de teclado para una macro ........................................ 22

6.2. Guardar una macro ......................................................................................................... 23

6.3. Guardar referencias absolutas o relativas .................................................................... 23

6.4. Ejecutar macros ................................................................................................................ 23

6.5. Administrar macros ........................................................................................................ 23

6.6. Seguridad de macros....................................................................................................... 24

7. Conclusiones ........................................................................................................................... 24

Bibliografía
• Jiménez Cumbreras, Isabel María. Sistemas informáticos y redes locales. Madrid. 2018,
Editorial Garceta.

• Peña Pérez, Rosario y otros. Office 2019 vs Office 365. Barcelona. 2019. Editorial Altaria.

• Delgado Cabrera, José María. Office 2019. Madrid. 2019. Editorial Anaya Multimedia.

• Colombo Canut, Mario. Ofimática y proceso de la información. Madrid. 2019. Editorial Arán
Ediciones.

• Chaos García, Dictino y otros. Introducción a la informática básica. Madrid. 2017. Editorial
UNED.

• http://support.office.com

• http://www.office.com

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0. Introducción
Hoy en día la ofimática forma parte inexcusablemente del contexto de una oficina porque ofrece
una serie de herramientas informáticas que sirven para agilizar enormemente el trabajo que
cotidianamente se presenta. Estas herramientas se ven mejoradas año a año y además con las
capacidades que se agregan en lo que respecta a procesamiento de la información, pude decirse que
existe un verdadero salto de productividad en la materia. La ofimática en este sentido permite que
exista una clara simplificación de una enormidad de tareas, simplificación que habilita a dedicar el
tiempo en otro tipo de menesteres.
La ofimática debe su desarrollo en buena medida a la aparición del ordenador personal y a su
posterior evolución. Como consecuencia de la incorporación del ordenador personal al ámbito de la
oficina, comenzaron a desarrollarse distintas aplicaciones especializadas que estaban destinadas a
llevar adelante los trabajos más comunes. Es así como podemos ver la aparición de las hojas de
cálculo, la aparición de los procesadores de texto, y motores de bases de datos adaptados a esta nueva
situación.
En lo que respecta al procesador de textos, posibilita el diseño y redacción de documentos con
características que hasta hace pocos años, se consideraban de imprenta profesional. Asimismo
permite redactar de forma simple documentos de forma repetitiva y automatizada.
Actualmente existe un claro predominio de Microsoft en lo que respecta a herramientas de
ofimática. En efecto, la suite Microsoft Office ofrece una amplia variedad de programas para todaslas
actividades de una oficina, programas que se integran en diferentes aspectos, haciendo que existauna
clara facilidad para trabajar en este contexto. Solo está comenzando a hacer sombra al uso de
Microsoft Office la utilización de paquetes de código abierto gratuitos, como Libre Office o paquetes
similares.
Nota: en el desarrollo del tema tomaremos como ejemplo de aplicación Word, de Microsoft.
Los procedimientos descritos son encuadrables en versiones de Office como las 2013, 2016, 365
o 2019.

1. Procesador de textos: diseño de documentos.

1.1. Formatos de texto

Los caracteres son los elementos básicos que constituyen un texto: letras, signos de puntuación,
etc. En este apartado veremos cómo cambiar su aspecto y cuáles son las características de las fuentes
(tamaños, estilos, tipos).

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Hay que tener en cuenta que las opciones de formato que se ejecuten sobre los caracteres se
aplican al texto seleccionado previamente. De esta forma, si no se selecciona texto, el nuevo formato
se aplicará al texto a partir de ese momento.

1.1.1. Fuentes o tipos de letra

Una fuente es un conjunto de caracteres que tienen un estilo y tamaño común que la distingue
del resto de las colecciones de fuentes. Al cambiar de estilo (cursiva, negrita, etc.) o de tamaño, la
fuente se cambia directamente aunque siga utilizando el mismo tipo de letra. Para mejorar su
presentación, un texto puede contener diferentes tipos de letra.
Los pasos para cambiar la fuente de un texto escrito son:

– Seleccionar el texto cuya fuente se desea modificar. El bloque aparecerá resaltado. Si todo el
bloque utiliza la misma fuente, se verá su nombre en el cuadro de fuentes en
Inicio>Fuente. En caso de que en el texto haya más de una fuente, el cuadro aparecerá en
blanco.

– Hacer clic en el botón desplegable que hay junto al cuadro Fuente y aparecerá una lista con
las distintas fuentes disponibles por orden alfabético.
– Seleccionar la fuente que se desee aplicar al texto, utilizando, si es preciso, la barra de
desplazamiento vertical hasta encontrar la apropiada.
La fuente por defecto de Word suele ser Times New Roman. Sin embargo, si se prefiere, se puede
seleccionar otro tipo de letra para que aparezca al empezar a escribir todos sus documentos. En ese
caso, se deberá predeterminar la fuente por defecto. Para ello: hacer clic en la parte inferior derecha
de Inicio>Fuente. Se abrirá un cuadro de diálogo llamado Fuente, seleccionar el tipo deseado y hacer
clic en Establecer como Predeterminado. A partir de ese momento, será la opción predeterminada de
fuente.

1.1.2. Tamaño de fuente

Además del tipo de letra, en Inicio>Fuente puede se puede seleccionar el tamaño de los caracteres
que se van a emplear al elaborar el documento. Para cambiar el tamaño de una fuente, se puede hacer
en la lista desplegable de Inicio>Fuente, utilizando la barra de desplazamiento vertical, si los valores
que aparecen no le satisfacen.

1.1.3. Estilo de fuente

El estilo de fuente se refiere a las características que se utilizan para conseguir que parte del texto
resalte de determinada manera respecto del resto del documento. Word incorpora los estilos normal
(también denominado regular), negrita, cursiva, negrita y cursiva, además de diferentes estilos de
subrayado (subrayado simple, doble, solo palabras, etc.). Asimismo, en Inicio>Formato se
encuentran tres botones que contienen una N (negrita), una K (cursiva) y una S (subrayado). Son los
estilos más usuales y se pueden combinar entre sí como se desee. Si se utiliza el botón de Subrayado
de la barra de herramientas, se aplicará el estilo de subrayado sencillo. Para ejecutar otros estilos y
colores de subrayado, se utiliza el desplegable a la derecha de S.

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Si el texto seleccionado responde al estilo de cualquiera de los botones de la barra de herramientas,

el botón aparecerá resaltado. Se puede anular dicho estilo haciendo clic de nuevo sobre el botón o
botones que se quieren desactivar.

1.1.4. Efectos, color y resaltado de fuente

Los efectos de fuente se seleccionan entre una relación de casillas de verificación en las que
elegirá las que más se adecuen a sus necesidades. Se seleccionan en el cuadro de diálogo de Formato.
Se puede escoger más de un efecto, aunque algunos son incompatibles entre sí. Por ejemplo, un
carácter no puede ser superíndice y subíndice al mismo tiempo. Los efectos que ofrece Word son:

– Tachado, que dibuja una línea simple a lo largo del texto seleccionado.
– Doble tachado, que traza una línea doble sobre el texto seleccionado con anterioridad.
– Superíndice, que eleva los caracteres seleccionados sobre la línea base y los cambia a un
tamaño de fuente menor.

– Subíndice, que coloca los caracteres seleccionados por debajo de la línea base y los cambia a
un tamaño de fuente menor.

– Sombra, que agrega una sombra al texto seleccionado a la derecha y bajo el texto.
– Contorno, que resalta los bordes externo e interno de cada carácter.
– Relieve, que hace que el texto seleccionado se visualice dando la sensación de relieve.
– Grabado, que hace que el bloque resaltado parezca grabado.
– Versalitas, que aplica el formato de mayúsculas a los caracteres en minúsculas que estén
seleccionados y los cambia a una fuente de menor tamaño.

– Mayúsculas, que aplica el formato de mayúsculas a los caracteres en minúsculas que estén
seleccionados, pero sin cambiarlos a otra fuente.

– Oculto, que impide que el bloque seleccionado y marcado como tal aparezca o en la pantalla
o en la copia en papel. Para mostrar el texto oculto, quitar el tic en el mismo cuadro de diálogo.
El color de fuente permite modificar el color de los caracteres. Esta acción puede llevarse a cabo
bien desde el cuadro de diálogo Fuente bien desde el correspondiente botón en Inicio>Formato.
El botón en cuestión se llama Color de fuente y contiene el icono de una letra mayúscula (A)
subrayada con el color seleccionado por defecto (rojo). La flecha que está a su lado permite desplegar
una paleta de color donde podrá elegir uno nuevo o personalizarlo a su gusto. En ese momento, la
línea bajo la A pasa al color elegido y, en el nombre del botón visualizará, entre paréntesis, el nombre
del color de fuente. Por ejemplo, el botón que Word enseña al iniciar el programa se llama Color de
fuente (Rojo).
Por último, el resaltado de fuente permite destacar el texto seleccionado aplicándole un color de
fondo distinto al del resto. Se crea un efecto similar al producido al pasar un rotulador marcador sobre
el papel. Está disponible a través del botón en Inicio>Fuente>Color de Resaltado de Texto. Al

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igual que sucede con el botón Color de fuente, una flecha a su lado despliega una paleta de color
donde podrá seleccionar otro, con lo que cambiará el aspecto y el nombre del botón.

1.1.5. Espacio entre caracteres

La pestaña Avanzado del cuadro de diálogo Fuente, permite determinar el espacio entre caracteres
y su posición relativa. Por ejemplo, si interesa aumentar el espacio entre caracteres, se seleccionará
la opción Expandido de la lista desplegable Espacio, pudiendo incluso ajustar los puntos de separación
en el cuadro En.
Si se quiere que algunas palabras aparezcan por encima de la línea de base, pero sin que disminuya
el tamaño de la fuente (lo que lograríamos con el efecto Superíndice), en tal caso, se selecciona el
fragmento que desea modificar y se elige la opción Elevado del desplegable Posición.

1.2. Formatos de párrafo

Hemos visto hasta ahora cómo manipular el aspecto de los caracteres, por separado o en conjunto.
En las páginas que siguen, analizaremos las opciones de párrafo que ofrece Word.
En Word, un párrafo es la porción de texto escrita entre dos pulsaciones de la tecla Intro. Para
optimizar la presentación de sus documentos, se puede dar formato a los párrafos que los componen
utilizando características como la alineación, las sangrías, el espaciado entre ellos y el interlineado o,
incluso, los saltos de página.
Para dar formato a un párrafo, no es preciso seleccionarlo, basta con tener el punto de inserción
en su interior. Aunque, si desea que el cambio se extienda a varios párrafos, sí se tendrá que
seleccionar, al menos, parte del texto de dichos párrafos.

1.2.1. Alineación
Si se escribe un párrafo de varias líneas, el lado izquierdo está perfectamente alineado, mientras
el derecho no. Esto ocurre porque el programa tiene, por defecto, la opción de alinear a la izquierda.
Microsoft Word permite alinear un párrafo a la izquierda, a la derecha, centrarlo o justificarlo.
Como para casi todas las operaciones de este procesador, existen varias maneras de ejecutar la misma
acción. Se puede hacer mediante los botones Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha o
Justificar de Inicio>Párrafo. También seleccionando sus opciones en el cuadro de lista desplegable
Alineación del cuadro de diálogo Párrafo. El cuadro de diálogo párrafo se abre haciendo clic en la
parte inferior derecha de Inicio>Párrafo.
Las diferencias entre las distintas opciones de alineación son las siguientes:

– Alineación izquierda, solo alinea el lado izquierdo del texto y es la que aparece activada por
defecto al empezar a escribir un documento.

– Alineación derecha, la opuesta a la izquierda. Alinea el texto a la derecha.

– Alineación centrada, que ajusta el texto en el centro del documento, dejando espacios iguales
a ambos lados de las líneas.

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– Alineación justificada, que alinea tanto el lado derecho como el izquierdo del texto. Para ello,
el programa ajusta el espacio entre las palabras de cada línea. Es la opción más habitual.

1.2.2. Sangrar un párrafo

En Word, cuando se habla de sangría, se hace referencia a los espacios en blanco, de determinada
medida, que se incluyen de forma automática a los lados de un párrafo. Dichos espacios pueden
configurarse a gusto del usuario.
Cada página tiene un espacio entre los límites del papel y el espacio reservado para el texto. A
esta área se le denomina margen. Por el contrario, las sangrías son espacios que se encuentran dentro
del espacio reservado para el texto.
Si la sangría se halla a la izquierda, se puede elegir entre la más habitual, sangría de primera línea,
o sangría francesa (que separan del margen todas las líneas excepto la primera). Si la opción
seleccionada en el cuadro de lista desplegable Especial del cuadro de diálogo Párrafo es Ninguna,
todas las líneas del párrafo comenzarán a la misma distancia respecto del margen. La distancia vendrá
determinada por los centímetros que el usuario seleccione en los cuadros de Sangría, que le permiten
decidir las dimensiones de los espacios en blanco a ambos lados del texto, izquierda y derecha.
Para configurar las sangrías a los párrafos de su documento, se pueden seguir los siguientes pasos:

– Situar el punto de inserción en el párrafo al que se desea aplicar una sangría.

– Abrir el cuadro de diálogo Párrafo en Inicio>Párrafo.
– Definir los centímetros que deben tener las sangrías, haciendo uso de las flechas ascendente
y descendente colocadas a la derecha de las casillas Izquierda o Derecha, que utilizará
dependiendo de si desea asignar la sangría a un lado, al otro o a los dos (en cuyo caso
definirá el tamaño de sangría en ambas casillas).
– En la lista desplegable Especial, elegir si se quiere una sangría Primera línea, Francesa o
Ninguna. Los centímetros que ocuparán los definirá en el cuadro En.
Otra forma, más rápida aunque permite menos capacidad de configuración al usuario, para realizar
las sangrías son los botones Reducir sangría y Aumentar sangría de Inicio>Párrafo, que reducen o
aumentan tan solo la sangría general izquierda.
Por último, es posible determinarlas directamente sobre el texto usando las marcas de sangría (en
forma de flechas) presentes en la regla: Sangría de primera línea y Sangría francesa, en el extremo
superior izquierdo de la regla, además de Sangría izquierda y Sangría derecha, a sendos lados de la
parte inferior.

1.2.3. Espacio entre párrafos e interlineado

Es cierto que puede separar párrafos entre sí pulsando varias veces la tecla Intro, pero no es
recomendable. La solución elegante, si lo que quiere es aumentar el espacio entre párrafos es
configurarlo a través del grupo Espaciado del cuadro de diálogo Párrafo.
El cuadro de diálogo le permite indicar, en puntos, la distancia con el párrafo anterior. Posterior
se emplea de la misma forma, aunque respecto del párrafo posterior. Hay que tener en cuenta que si

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un párrafo tiene un espacio posterior y el siguiente lo tiene anterior, se separarán sumando ambos
espacios.
Para decidir las distancias que desea fijar, hay que hacer uso de las flechas junto a los cuadros de
diálogo y comprobar el resultado en el cuadro Vista previa antes de pulsar Aceptar.
El interlineado permite determinar el espacio entre líneas y puede modificarse a través de la
opción Interlineado del cuadro de diálogo Párrafo. Las opciones del cuadro de lista al desplegarse son
las siguientes:
• Sencillo, la opción por defecto de Word, proporciona un interlineado ligeramente superior a la
fuente de mayor tamaño utilizada en cada línea.
• 1,5 líneas, que consigue un interlineado de tamaño aproximado 1,5 veces el sencillo.
• Doble, que es el doble del interlineado sencillo.
• Mínimo, indica el interlineado mínimo que puede usarse en el párrafo. Si, por el tamaño de la
fuente, el interlineado no fuera suficiente, se incrementará de manera automática hasta
ajustarlo.
• Exacto, que es de tamaño fijo y puede configurar con el cuadro En. A diferencia de la anterior
opción, si el interlineado no es suficiente para mostrar el texto, lo corta por la parte superior.
• Múltiple, que ajusta el interlineado al porcentaje indicado. Por ejemplo, si elige el valor 1
equivale al interlineado sencillo, 2 al doble y 0,7 lo disminuye en un 30%.

1.2.4. Tabuladores
Word le proporciona la posibilidad de configurar las tabulaciones de sus documentos de forma
exhaustiva. Por ello, no le será necesario usar la barra espaciadora para alinear o separar textos.
El uso más sencillo de los tabuladores es pulsando la tecla Tab. Cada vez que lo hace, el punto
de inserción se desplaza a la derecha hasta la posición predeterminada en la regla.
En muchas ocasiones, será necesario utilizar las opciones avanzadas de tabulación que ofrece el
programa. Con este fin, podrá optar entre usar la regla o la opción Tabulaciones de cuadro de
diálogo Párrafo, que le mostrará el cuadro de diálogo Tabulaciones.
Microsoft Word dispone de los siguientes tipos de tabuladores:

– Izquierdo: se usa para los datos alfabéticos. Tabula los datos introducidos alineándolos a
la izquierda, es decir, el texto tabulado se sitúa a la derecha del tabulador.

– Derecho: se emplea para datos alfanuméricos, sin decimales. Tabula los datos
introducidos alineándolos a la derecha, es decir, el texto tabulado se sitúa a la izquierda
del tabulador.
– Decimal: utilizado para datos alfanuméricos con decimales. Tabula los datos introducidos
alineándolos a la izquierda de la coma que determina el inicio de los decimales, es decir,
el texto tabulado se sitúa a la izquierda de la coma decimal.

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– Centrado: sirve para introducir datos alfanuméricos que se desea centrar alrededor del
tabulador, es decir, el texto se inserta a derecha e izquierda del tabulador.
– Barra.
Se pueden usar los tabuladores:
Desde la regla
Para crear los tabuladores desde la regla, se deben observar los tres pasos que se indican a
continuación:

– Seleccionar los párrafos a los que afectará la tabulación.

– Decidir el tipo de tabulador que va a utilizar. Para ello, hacer clic en el cuadro de tabulaciones,
situado a la izquierda de la regla, hasta que se muestre el tipo que desea incluir. El tabulador
por defecto es el izquierdo, representado por una L dentro del cuadro de tabulaciones. Si se
hace clic una vez sobre él, se activa el tabulador centrado (representado por una T invertida);
si se vuelve a hacer clic, se activa el derecho (simbolizado por una L girada sobre su eje
vertical); si se vuelve a hacer, se activa el tabulador decimal (similar al derecho pero con un
punto a la derecha).

– Hacer clic en los lugares de la regla donde se quieren situar los tabuladores.
Para conseguir un buen resultado en la asignación de tabulaciones, conviene que los párrafos a
los que afecta dicha tabulación se hayan escrito con una sola pulsación de la tecla Tab cada vez que
se necesite separar los textos.
Si se precisa modificar la situación de los tabuladores introducidos, seleccionar el texto al que
afecta cada tabulador y arrastrar su marca en la regla hasta la nueva posición. Para eliminar la
tabulación, hay que arrastrarla fuera de la regla y el texto se adaptará a las marcas de tabulación que
permanecen.
Desde el cuadro de diálogo Tabulaciones
Asimismo, puede configurar los tabuladores desde el cuadro de diálogo Tabulaciones, que se
abre en Inicio>Párrafo>Tabulaciones.
Los pasos en esta ocasión serán:

– Como en el caso anterior, se debe tener seleccionados los párrafos a los que afectará la nueva
tabulación.

– En el cuadro Posición se deberá indicar la posición en que se desea crear el tabulador.

Después, en el cuadro Alineación, se escogerá el tipo que quiere usar. Para que la creación
sea efectiva, se debe pulsar el botón Fijar. Una vez creado, el tabulador aparecerá en la lista
de tabuladores activos situada bajo el cuadro Posición.
– Si se desea eliminar alguno de los tabuladores, se hace seleccionándolo de la lista Posición y
pulsando el botón Eliminar. Si lo que se quiere es borrarlos todos, hacer clic en el botón
Eliminar todas.

– Finalmente, para aplicar los cambios, pulsar Aceptar.

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1.2.5. Numeración y viñetas

Una de las formas más utilizadas para destacar varios párrafos consiste en usar viñetas y listas
numeradas. Se trata de la solución más indicada para resaltar una serie de puntos (viñetas) o una
secuencia de pasos numerados. En este manual hemos hecho uso de esta opción en varias ocasiones.
En Inicio>Párrafo se pueden seleccionar los botones de Numeración y Viñetas, que permiten
aplicar de manera rápida las opciones por defecto de Word para las viñetas y las listas numeradas.
Hay que tener seleccionado un bloque el texto sobre el que se ejecutarán estas acciones.
Sin embargo, si se prefiere personalizar los formatos que desea aplicar, hay que abrir algunas de
las opciones Inicio>Párrafo>Numeración o Inicio>Párrafo>Viñetas. Se abrirá el cuadro de diálo-
go Numeración o el de Viñetas, que ofrecen los formatos más habituales para cada opción. Después
hay que seleccionar la opción deseada, y aceptar. Incluso, una vez escogida cualquiera de las
opciones, se puede personalizar completamente su apariencia, desde los símbolos de viñeta hasta el
color.
Hay que tener en cuenta que:

– Si se desea aplicar viñetas y numeraciones sobre párrafos previamente escritos, hay que
seleccionarlos primero.

– Si se escribe en un documento en el que ha seleccionado una viñeta o numeración y se pulsa la

tecla Intro al final, el siguiente párrafo mantendrá el formato.

– Se pueden usar varios niveles de numeración y viñetas. Para modificar un nivel ya aplicado
sobre el texto escrito, hay que colocar el punto de inserción al principio del párrafo en cuestión
y Pulsar la tecla Tab. El programa reconocerá el cambio y aplicará el formato resultante.
También se puede cambiar el nivel de un párrafo colocando el punto de inserción sobre él y
usando los Aumentar sangría y Reducir sangría de Inicio>Formato.

1.2.6. Bordes y sombreados

Otra de las posibilidades de resalte de párrafos en Word es aplicarles bordes y sombreados. Los
bordes son líneas que enmarcan un párrafo para destacarlo del resto. Dichas líneas pueden
configurarse tanto por su estilo, color y ancho como por el número de líneas que pueden aparecer
(cuadro entero, solo bordes laterales, etc.). Los sombreados son tramas uniformes o colores que sirven
de fondo para los textos enmarcados por los bordes.
Bordes y sombreados de párrafo se aplican desde las respectivas fichas de Inicio>Párrafo.
Hay que colocar el punto de inserción en el párrafo que va a enmarcar y seleccionar los valores,
estilos y demás opciones que se precise utilizar. Después, hay que pulsar Aceptar para que se apliquen
los cambios.
Se pueden aplicar bordes y sombreado no solo sobre los párrafos, sino también sobre porciones
de texto, palabras e, incluso, caracteres.
En el cuadro de diálogo Bordes y sombreado (se abre desde el desplegable de la ficha de bordes
en Inicio>Párrafo) aparece también la pestaña Borde de página. En esta ficha se podrá seleccionar

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bordes que se aplicarán sobre la página donde se encuentre situado el punto de inserción en ese
momento. Las opciones de configuración son similares a las de los bordes de párrafo.

1.2.7. Posición relativa de los párrafos

La pestaña Líneas y saltos de página del cuadro de diálogo Párrafo permiten configurar la posición
relativa de los párrafos con respecto al resto del texto. Las funciones de sus opciones son:

– Control de líneas viudas y huérfanas: que impide que Word pueda imprimir la última línea de
un párrafo en la parte superior de una página nueva (línea viuda) o la primera línea de un párrafo
en la parte inferior de una página (línea huérfana).
– Conservar líneas juntas: que evita que un párrafo pueda dividirse en dos páginas.
– Conservar con el siguiente: que fuerza a que el párrafo en cuestión aparezca en la misma página
que el que le sigue.

– Salto de página anterior: que permite que un párrafo aparezca siempre al comienzo de una
página.

1.3. Formatos de página

Después de conocer los procedimientos fundamentales para dar formato al texto y a los párrafos
en que se dispone, nos ocuparemos ahora de cómo preparar las páginas de nuestro documento. Las
características de las que vamos a tratar a continuación tienen que ver con los formatos que aplicamos
sobre dichas páginas: márgenes, encabezados y pies, etc.
Aprenderemos a configurar las páginas Word de manera que nuestros documentos se beneficien
de todas sus posibilidades. Hay que tener en cuenta que para visualizar correctamente algunos
formatos de página en pantalla debe seleccionar Diseño de impresión en Vista>Vistas.

1.3.1. Secciones
Por lo general, todas las páginas de un mismo documento utilizan el formato de página que haya
determinado el usuario. No obstante, si desea que una parte del documento contenga otros formatos
de página, como, por ejemplo, márgenes distintos, se deberán crear distintas secciones. Por lo tanto,
una sección es una parte del documento que tiene formatos diferentes a los del resto.
Para crear una sección, hay que colocar el punto de inserción en el lugar donde desee introducirla
y abrir Diseño de Página>Configurar Página>Saltos. Aparecerá el cuadro de diálogo Salto donde
se podrá elegir entre los saltos de sección Página siguiente, Continuo, Página par o Página impar.
Se debe escoger atendiendo a si desea que la nueva sección comience en la página siguiente, en
la posición donde se encuentra el punto de inserción en ese momento, en una nueva página par o en
una nueva página impar.
Cuando se hayan creado las distintas secciones, se podrá aplicar los formatos de página que
convengan para cada una de ellas.

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1.3.2. Saltos de página

Cuando el texto no cabe en una página, Word inserta automáticamente un salto de página. Pero
quizá interese forzar saltos de página de forma manual. Para ello, hay que ir a Diseño de
Página>Configurar Página>Saltos.
Al insertar un salto de página, el texto situado a partir del punto de inserción pasa a la página
siguiente. Hay que tener en cuenta que insertar un salto de página no equivale a crear una nueva
sección, por lo que no se podrán usar formatos de página distintos.

1.3.3. Columnas
La mayoría de los documentos elaborados con Word presentan una única columna. Pero, en
ocasiones, se pueden necesitar utilizar más de una columna en su texto.
Para introducir columnas, seleccione Diseño de Página>Configurar Páginas>Columnas.
Después hay que especificar en el cuadro de diálogo Columnas las opciones de formato que se desean:
su número, ancho y espaciado entre ellas, que aparezca una línea vertical que las separe, el ámbito de
aplicación dentro del documento, etc.
Word considera que las columnas son un nuevo formato de página, por lo que si desea aplicarlas
tan solo en una zona concreta del documento, hay que crear primero una sección donde ubicarlas.

1.3.4. Encabezados y pies de página

Se puede necesitar que el documento muestre en todas sus páginas contenidos repetidos: el título,
el autor, el número de página, etc. La ventaja de usar encabezados y pies de página es que solo se
tendrán que introducir una vez.
Para crearlos hay que ir a Insertar>Encabezado y pie de página. Word adoptará la vista Diseño
de impresión, en caso de que estuviera seleccionado cualquier otro modo de visualización del
documento, abrirá la cinta Herramientas para encabezado y pie de página, y se podrá insertar texto o
imágenes en la parte superior del documento.
Para pasar al pie de página, hay que hacer clic con el ratón sobre el botón Ir a pie de página,
situado en la cinta Herramientas para encabezado y pie de página. Cuando se haya escrito el contenido
del pie de página, se puede volver al cuerpo del documento haciendo doble clic fuera del encabezado
o pie de página.
Los encabezados y pies de página suelen utilizarse para incluir información como los números de
página, el número total de ellas, la fecha, etc. Se puede hacer empleando los botones de cinta
Herramientas para encabezado y pie de página.
1.3.5. Configurar página
Para configurar la página, hay que ir a Diseño de página>Configurar página, que permite
especificar características del documento como los márgenes, orientación tamaño de papel, columnas
y otra serie opciones.
El margen de una página es el espacio que existe entre los límites físicos del papel y el área
reservada para el texto. Word permite configurar el tamaño de los márgenes del documento: superior,

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inferior, derecho e izquierdo. Para ello, podemos seleccionar márgenes ya previstos por Word, o
establecer los que queramos introduciendo los valores pertinentes.
Asimismo, el cuadro de diálogo Configurar página (Diseño de página>Configurar página,
extremo inferior derecho) permite seleccionar opciones avanzadas como Encuadernación, si se quiere
dejar márgenes adicionales para la posterior encuadernación de las páginas impresas, o Márgenes
simétricos, si lo que necesita es aplicar distintos márgenes para las páginas pares e impares.
En cuanto al papel, en la pestaña Papel se podrá definir si la orientación que desea usar es vertical
u horizontal. La opción que se elija afectará tanto a lo que se visualice en la pantalla como al
documento impreso. La pestaña Papel permite no solo establecer el tamaño de las hojas sobre las que
se va a imprimir el documento sino también las bandejas de origen y algunas opciones de impresión
como, por ejemplo, la impresión a doble cara.
La pestaña Diseño del cuadro de diálogo Configurar página sirve para especificar opciones como
la distancia de los encabezados y pies de página respecto de los bordes de la página. Asimismo, se
puede decidir que, al imprimir el documento, las líneas aparezcan numeradas y también el intervalo
de dicha numeración (cada dos líneas, cada cinco).
Si, tras los cambios realizados, se desea que la configuración establecida sea la que usen todos los
documentos de Word, hay que pulsar Establecer como predeterminado, que se halla en el cuadro de
diálogo Configurar página. El programa pedirá confirmación para que, a partir de ese momento, sea
esa la opción predeterminada de formato de página.

2. Funciones de edición

2.1 Seleccionar texto

Para mover, copiar, borrar o dar formato a un texto ya escrito es preciso indicarle a Word qué
parte es la que desea modificar.
La edición se hará sobre el texto seleccionado que aparecerá resaltado en negro. En las siguientes
páginas vamos a ver cómo seleccionar y qué hacer con él. Esta selección puede realizarse con el ratón,
con el teclado o con la combinación de ambos. En la tabla que aparece a continuación se muestra
cómo podemos seleccionar utilizando exclusivamente el ratón.
Tabla. Seleccionar texto con el ratón
Objeto de la selección Forma de realizarla
Doble clic sobre la palabra que quiera seleccionar. Pulsar de
Una palabra
forma rápida con el botón izquierdo del ratón
Colocar el punto de inserción en cualquiera de los extremos del
Varias palabras y/o conjunto a seleccionar. Pulsar el botón izquierdo del ratón y, sin
letras contiguas soltarlo, arrastrar hasta el otro extremo. Cuando llegue al final,
soltar el botón

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 Procesos de Gestión Administrativa Tema 51
Pulsar la tecla Control al mismo tiempo que se hace un solo clic
Una frase sobre cualquier palabra de la frase.
Situar el puntero del ratón en la línea y pulsar
Una línea mayúsculas+cursor abajo.

Varias líneas Igual que el anterior, pulsando más veces el cursor.

Hacer triple clic rápidamente sobre cualquiera de las palabras
Un párrafo del párrafo.
Hacer triple clic rápidamente sobre cualquiera de las palabras
Varios párrafos del párrafo. Pulsar mayúscula y sin soltar, hacer clic en el último
párrafo.

Varios párrafos no Seleccionar el primero como acabamos de ver. Pulsar después

contiguos la tecla Control y seleccionar el resto de párrafos.

Un gráfico Hacer clic sobre él

Pulsar la tecla Alt al mismo tiempo que se hace clic, para situar
Un bloque vertical el punto de partida del bloque, y arrastrar el ratón

El documento Hacer triple clic desde el espacio ala derecha de cualquier línea.
completo O pulsar Control + E.

Para seleccionar con el teclado, hay que utilizar las combinaciones de teclas utilizadas para
moverse por la línea, párrafo o página manteniendo, al mismo tiempo, pulsada la tecla Mayús. El
bloque se extenderá desde el punto de inserción hasta el lugar que delimite con la combinación
elegida. Por ejemplo, si se pulsa Mayus-Control-Fin, extenderá la selección desde el punto de
inserción hasta el final del documento.
Hay que tener en cuenta que cuanto mayor sea el tamaño del documento y del texto a seleccionar
puede resultar muy útil combinar el ratón con el teclado. De hecho, si desea marcar un bloque de
grandes dimensiones, varias páginas, por ejemplo, lo óptimo será ayudarse del teclado. Para ello,
hacer clic en uno de los extremos del texto que se quiere seleccionar. Localizar, después, el otro
extremo utilizando las técnicas de desplazamiento de las que hemos hablado, pero sin mover el punto
de inserción. Mantener pulsada la tecla de Mayus y hacer clic en el extremo final de la selección que
desea realizar.
Si necesita añadir o suprimir parte del texto seleccionado, hay que mantener la tecla Mayus
pulsada y marcar las nuevas dimensiones del bloque de texto a seleccionar.

2.2. Borrar texto

Entre los métodos de edición de texto más usuales se encuentra el de borrado. Para llevarlo a cabo,
Word dispone de varias opciones.
Si desea eliminar unos pocos caracteres, usar la tecla Retroceso, que borra uno a uno los caracteres
a la izquierda del punto de inserción, o la tecla Supr, que borra el carácter situado a la derecha del

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 Procesos de Gestión Administrativa Tema 51

punto de inserción.

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 Procesos de Gestión Administrativa Tema 51

Sin embargo, si lo que quiere es borrar grandes porciones de texto, estos métodos son lentos. Se
deberá, en primer lugar, seleccionar el bloque que desea eliminar y, a continuación, pulsar cualquiera
de las teclas que acabamos de presentar: Retroceso o Supr.
Al eliminar texto, Word suprime el espacio que ocupaba el texto borrado y coloca el que estaba
a continuación en su lugar.
Si se tiene seleccionado un bloque y se sigue escribiendo, Word elimina el texto seleccionado y
lo reemplaza con el nuevo.

2.3. Cortar, copiar y pegar

Al trabajar con documentos, en muchas ocasiones se precisará mover textos de un lugar a otro o,
incluso, copiarlos para que aparezcan en varios lugares del mismo documento. Se puede volver a
escribirlos, pero Word permite ahorrar esfuerzo y tiempo gracias a los comandos Cortar, Copiar y
Pegar.
Para que los comandos Cortar y Copiar sean operativos se debe tener texto seleccionado. Cortar
elimina el texto seleccionado y lo coloca en el portapapeles para su posterior uso. Copiar lo copia, sin
que desaparezca de la pantalla y también lo deposita en el portapapeles. Pegar precisa que haya algún
elemento archivado en el portapapeles para poder insertarlo en el texto cuando se ejecuta. Se puede
acceder a estos comandos de tres formas. Por medio Inicio>Portapapeles, con el menú contextual al
pulsar el botón derecho del ratón o con combinaciones de teclas específicas para cada acción.
Para copiar un texto u objeto:

– Seleccionar la porción de texto que desea copiar.

– Pulsar copiar en Inicio>Portapapeles, copiar en menú contextual de botón derecho del ratón
o pulsar las teclas Control-C. El texto se copiará en el portapapeles sin desaparecer de la
ubicación original.
– Situarse en el punto de inserción donde desee copiar el texto.
– Pulsar pegar Inicio>Portapapeles, copiar en menú contextual de botón derecho del ratón o
pulsar las teclas Control-V. El texto se copiará en su nueva ubicación.
Si lo que se precisa es mover un texto:

– Seleccionar la porción de texto que desea mover.

– Pulsar cortar Inicio>Portapapeles, copiar en menú contextual de botón derecho del ratón
o pulsar las teclas Control-X. El texto pasará al portapapeles y desaparecerá de la pantalla.

– Situarse en el punto de inserción donde desee mover el texto.

– Pulsar pegar Inicio>Portapapeles, copiar en menú contextual de botón derecho del ratón o
pulsar las teclas Control-V. El texto pasará del portapapeles a su nueva ubicación.
El comando Pegar se utiliza para colocar texto en una nueva posición dentro del documento. Pero
también se puede usar este comando para reemplazar un texto por otro. Para ello solo tiene que

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 Procesos de Gestión Administrativa Tema 51

seleccionar en un bloque el texto que quiere sustituir y pegar encima el que haya copiado o cortado
con anterioridad.
Al ejecutar Pegar, Word muestra la etiqueta inteligente de Opciones de pegado, que permite
seleccionar cómo realizar la inserción y aplicar los formatos y estilos que desee.
Una de las herramientas más comunes entre los programas diseñados para un entorno Windows
y, claro está, para las aplicaciones integradas en Office es el portapapeles, cuya función consiste en
almacenar todo aquello seleccionado por el usuario con los comandos Cortar y Copiar. Puede
memorizar texto, imágenes, gráficos o cualquier otro elemento presente en el documento activo, hasta
un número máximo de 24. Cuando se necesite insertar alguno de estos elementos en su documento
solo tiene que seleccionarlo en el panel de tareas del Portapapeles haciendo clic sobre él. El texto se
pegará donde esté ubicado el punto de inserción.
Para poder ver dicho panel, ir a Inicio>Portapapeles>esquina inferior derecha.

2.4. Deshacer, rehacer y repetir

Después de manipular un documento repetidas veces, puede ocurrir una equivocación o el

resultado no sea el deseado. En estos casos, el programa permite deshacer las acciones ejecutadas.
Si se necesita deshacer la última acción realizada seleccione hay que pulsar el icono de Deshacer
justo sobre el icono de tabulaciones, sobre la regla vertical o pulsar al mismo tiempo Control-Z. Si lo
que se quiere es volver a ejecutar lo que acaba de deshacer, hay que seleccionar Rehacer justo al lado
de deshacer o Pulsar la combinación de teclas Control-Y.
El comando Rehacer solo será operativo si, previamente, se ha deshecho algo. Si por el contrario
no se ha ejecutado con anterioridad el comando Deshacer, el nombre del icono pasa a ser repetir la
última acción que se haya deshecho con anterioridad. Como su nombre indica, este comando repite
tantas veces como necesite las últimas acciones llevadas a cabo en el documento.
Se pueden emplear los comandos Deshacer y Rehacer aplicados a varias acciones, no solo a la
última realizada. Al hacer clic en la flecha hacia abajo situada a la derecha de los botones Deshacer
y Rehacer se abrirá un desplegable desde el cuadro. Se puede seleccionar entonces en la lista que se
le ofrece el número de acciones que necesita deshacer o rehacer.

2.5. Buscar y reemplazar

Independientemente del tamaño del documento que está elaborando, en ocasiones puede ser
necesario localizar determinadas palabras o conjuntos de caracteres. Quizá se necesite consultar lo
que ha escrito hasta este momento o se quiera reemplazar algunos términos. Para estos casos, Word
facilita herramientas que hacen innecesaria la lectura de todo el documento. Estos son los comandos
Buscar y Reemplazar, en Inicio>Edición.
El comando Buscar permite localizar prácticamente cualquier cosa en el documento, ya sean unas
letras, una palabra completa o un conjunto de ellas. Puede ejecutarse de una de estas formas:
seleccionar Inicio>Buscar, o bien, Pulsar las teclas Control-B. Se abrirá el cuadro de diálogo Buscar

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 Procesos de Gestión Administrativa Tema 51

y Reemplazar. Para poder ver este cuadro ampliado hay que pulsar el botón desplegable Más. Los
pasos que puede seguir a la hora de realizar una búsqueda son, básicamente, los siguientes:

– Una vez abierto el cuadro de diálogo, teclear el texto que desea localizar en el cuadro de texto.
– Seleccionar el ámbito y la dirección del procedimiento. La opción que aparece por defecto
para la búsqueda es todo el documento, pero se puede elegir que lo haga hacia delante o hacia
atrás. Si se opta por hacerlo hacia delante, buscará desde el punto de inserción hasta el final
del documento. Si se selecciona hacia atrás, lo hará desde el punto de inserción hasta el
principio del documento. En cualquier caso, si no busca en todo el documento, cuando llegue
al final o al principio, respectivamente, word pedirá confirmación para seguir buscando en la
parte no escrutada.

– Elegir las opciones de búsqueda que considere necesarias para que el resultado de la búsqueda
se ajuste lo más posible a lo que realmente se busca. Puede, por ejemplo, pedir que se localice
solo palabras completas o que tengan determinado formato.
– Cuando se haya terminado de definir las especificaciones de la búsqueda, Pulsar Buscar
siguiente para que comience a efectuarla.
Cada vez que Word encuentre el texto solicitado, detendrá el proceso y mostrará el resultado
seleccionado. Si se desea continuar buscando, Pulsar de nuevo Buscar siguiente. En caso contrario,
se puede parar la búsqueda pulsando Cancelar o cerrar el cuadro de diálogo con el botón Cerrar.
Cuando no haya más resultados que mostrar, aparecerá un nuevo cuadro de diálogo informándole
de que se ha llegado al final del documento.
En caso de que no encuentre ninguna aparición del texto introducido por el usuario, Word
informará de que, después de examinar todo el documento, no se ha encontrado el modelo facilitado.
El comando Reemplazar usa el mismo cuadro de diálogo, pero con la pestaña Reemplazar
activada. Se diferencia de la pestaña Buscar en que añade un nuevo cuadro de texto en el que se podrá
escribir el texto con el que se desea reemplazar el texto buscado.
Una vez que Word ha encontrado el texto buscado, se pueden ejecutar cuatro acciones,
dependiendo de lo que quiera hacer.

– Pulsar el botón Reemplazar para sustituir ese caso por el texto contenido en el cuadro
Reemplazar con.

– Pulsar Reemplazar todo, si lo que desea es que el cambio se produzca en todas las apariciones
del contenido del cuadro Buscar.

– Seleccionar Buscar siguiente en el caso de que no quiera modificar el texto localizado pero
quiera encontrar más apariciones.

– Elegir el botón Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo sin haber hecho ninguna sustitución.
2.6. Combinaciones de teclas básicas
Es habitual que en un ordenador se introduzcan los caracteres que conforman el documento a
través del teclado. Esa es la razón por la que resulta más rápido usar estos métodos que acceder a

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 Procesos de Gestión Administrativa Tema 51

ellos a través de la cinta de opciones o los menús contextuales. A continuación, le presentamos una
relación de las más importantes:
Tabla. Principales comandos ejecutables mediante combinaciones de teclas
Combinación Acción realizada
de teclas
Control-A Abrir un archivo mediante el cuadro de diálogo.
Control-G Guardar un documento con el mismo nombre que tenía o, en caso de no
haberlo guardado con anterioridad, Guardar como para darle nombre
Control-P Imprimir un documento. Abre el cuadro de diálogo en el que elegir sus
opciones de impresión.
Control -Z Deshacer la última acción ejecutada. Puede repetirla operación cuantas
veces precise hasta que el texto quede en el estado original que desee.
Control-Y Rehace solo la última acción ejecutada
Control-X Cortar el bloque seleccionado
Control-C Copiar el bloque seleccionado
Control-V Pegar desde el portapapeles
Control-E Seleccionar todo el documento
Control-B Cuadro de diálogo Buscar
Control-L Cuadro de diálogo Reemplazar
Control-I Invocará al comando Ir a
Mayús-F1 Visualiza el panel de tareas Mostrar formato
F7 Activa la corrección ortográfica y gramatical
F1 Visualiza el panel de tareas de Ayuda

2.6. Corrección ortográfica y gramatical

Para señalar los posibles errores detectados en el documento, Word emplea dos resaltes: el
subrayado en rojo para los errores ortográficos y el subrayado en azul para los gramaticales. Mientras
se escribe, algunas palabras o expresiones aparecerán automáticamente subrayadas con alguno de
estos colores.
Utilizando el menú contextual (haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la palabra
resaltada) se comprueba que el programa ofrece sugerencias para solucionar el error. Dicha opciones
aparecen en la parte superior del menú contextual y, si se decide hacer uso de alguna de ellas, solo
hay que seleccionarla con el ratón para que cambie la palabra escrita en el documento. Sin embargo,
también es posible que se prefiera omitirlo, en cuyo caso no se tiene más que pasar por alto la
indicación.

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 Procesos de Gestión Administrativa Tema 51

Si se prefiere que Word no subraye los errores ortográficos y gramaticales, solo hay que desactivar
esta opción en Archivo > Opciones > Revisión, desmarcar la casilla Revisar la ortografía mientras
se escribe y hacer clic en Aceptar.

2.6.1. Ortografía y gramática

Este comando puede ejecutarse desde Revisar>Revisión o pulsando la tecla F7. Al activarlo,
Word recorre el contenido del documento y abre el cuadro de diálogo Ortografía y gramática en
cuanto encuentra el primer error.
Si el texto no tuviera ningún error, se abriría un cuadro de diálogo que le informaría de que la
revisión ortográfica había finalizado. Si es así, hay que pulsar el botón Aceptar para poder seguir
trabajando con el documento.

2.6.2.Autocorrección
Word ofrece la posibilidad de realizar correcciones automáticas de algunos errores producidos al
teclear, que puede personalizar a su gusto. Por ejemplo, al escribir la palabra "cno", la herramienta de
autocorrección la sustituye de manera automática por "con", y lo mismo ocurre con "qeu", que se
transforma en "que".
Se puede configurar, activar y desactivar en Archivo>Opciones>Revisión>Opciones de
autocorrección.

3. Procedimiento de trabajo con varios textos

Se puede utilizar Vista>Ventana>Cambiar ventana para pasar de un documento abierto a otro.
Pero si tiene que cambiar constantemente de uno a otro, el proceso termina siendo demasiado pesado.

3.1. Cambiar entre los documentos abiertos

Para pasar de un documento a otro más rápidamente se puede utilizar la combinación de teclas:
Alt-Tab y Alt-Mayús-Tab para cambiar de una aplicación a la siguiente o a la anterior
(respectivamente).
Si le gusta trabajar con las combinaciones de teclas, puede utilizar los comandos Control-F6 o
Alt-F6. Mostrará la siguiente ventana, mientras que Control-Mayús-F6 o Alt-Mayús-F6 mostrará la
ventana anterior.

3.2. Multiplicar las vistas del mismo documento

Es posible ver un mismo documento a través de una ventana dividida, o en varias ventanas a la
vez. De esta forma, se facilita el movimiento de elementos de un punto a otro del documento. Se
puede arrastrar de un lado a otro sin ningún problema.
Se activa la vista dividida en Vista>Ventana>dividir.

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 Procesos de Gestión Administrativa Tema 51

Para ajustar el tamaño del panel, arrastrar la barra de división hacia arriba o hacia abajo. Para
volver a unir las dos ventanas, arrastrar la barra de división hasta la parte superior de la pantalla.

4. Inserción de gráficos
Cuando insertamos una imagen o un gráfico en un documento esa imagen puede quedar asociada
al mismo de dos formas:
Imagen vinculada: cuando la imagen está vinculada cualquier cambio que se produzca en la
imagen original actualizará la imagen del documento.
Para insertar una imagen vinculada, ir a Insertar>Ilustraciones>Imágenes>Insertar y vincular.
En realidad, la imagen no se copia en el documento, sino que se inserta una referencia al lugar donde
está la imagen. Si borramos la imagen también desaparecerá del documento.
Imagen incrustada: en este modo la imagen original y el documento son independientes; cualquier
cambio en la imagen original no modificara la imagen del documento. Ir a
Insertar>Ilustraciones>Imágenes>Insertar.

4.1. Insertar imágenes prediseñadas

Insertar>Ilustraciones>Imágenes en línea muestra las imágenes disponibles organizadas por

temas o categorías. Haciendo clic en una categoría se pueden ver las imágenes que la componen.

4.2. Insertar imágenes desde el portapapeles

Para insertar una imagen desde el portapapeles previamente hay que haberla copiado. Una vez
copiada se puede pegar en el documento.

5. Índices y sumarios

5.1. Índices

Todo artículo grande o un libro necesita un índice. Sobre todo en la actualidad, donde los lectores
están acostumbrados a utilizar las propiedades de búsqueda de los artículos de la Web. Un buen índice
no es tan útil como este tipo de propiedades, pero nos puede valer a la hora de trabajar con un
documento impreso.
Para que Word pueda crear un índice, se necesita que el usuario marque las palabras o frases que
se incluirán en el índice.

5.1.1. Crear un índice marcando palabras y frases

Estos son los pasos que se tendrán que dar para crear un índice compuesto de frases y palabras
individuales:

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 Procesos de Gestión Administrativa Tema 51

– Buscar la primera palabra que quiera incluir en el índice.

– Seleccionarla e ir a Referencias>Índice>Marcar entrada.
– Hacer clic en la ficha índice y seleccionar Marcar entrada. Se abrirá el cuadro de diálogo
Marcar entrada de índice. La palabra o frase seleccionada aparecerá en el campo Entrada (se
puede utilizar la combinación Alt-Mayús-X para acceder directamente al cuadro de diálogo
Marcar entrada de índice).
– En ciertas ocasiones, en vez de dar el número de página, se necesita que los lectores consulten
otra entrada del índice. En este caso, se hace clic en el botón de opción Referencia cruzada y
se escribe el texto apropiado en el campo Referencia cruzada.

– Repita este procedimiento con todas las palabras que quiera agregar al índice.
5.1.3. Actualizar el índice
El índice se compone de una serie de códigos que se pueden actualizar siempre que se cambie el
número de página de la palabra o frase que se haya marcado como entrada de índice. Colocando el
punto se inserción dentro del índice y haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el índice y
seleccione la opción Actualizar campos del menú emergente que aparece en pantalla.

5.2 Sumarios

La función sumario como tal no existe en las actuales versiones de Word, concretamente desde la
versión 2010, y posteriores.

6. Macros
Las macros son ideales para automatizar ciertas tareas y ampliar la funcionalidad de Word. Si se
realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Word, se puede automatizar mediante una macro. Una
macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Microsoft
Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea.
Por ejemplo, si se suele escribir cadenas largas de texto, se puede crear una macro para dar formato
a esas celdas y que se ajuste el texto.

6.1. Definir un método abreviado de teclado para una macro

Se puede asignar una combinación de teclas a una macro directamente desde

Desarrollador>Código>Grabar macro. Excel limita las combinaciones de teclas que se pueden
utilizar con la tecla Control a las letras en mayúsculas o minúsculas (ControlMayús+la letra). En
otras, las combinaciones de teclas que se han asignado a la macro distinguen entre mayúsculas y
minúsculas. No podrá utilizar números, signos de puntuación o cualquier otro símbolo en sus
combinaciones de teclas. Tampoco podrá utilizar la tecla Alt.
Para cambiar la combinación de teclas que se le ha asignado a una macro, abra el cuadro de
diálogo Desarrollador>Código >Macros y seleccione Opciones.

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 Procesos de Gestión Administrativa Tema 51

6.2. Guardar una macro

Se utiliza la lista desplegable "Guardar macro en" que se encuentra en el cuadro de diálogo
Guardar macro para determinar dónde se quiere guardar la nueva macro. Si se quiere tenerla siempre
disponible, independientemente del libro de trabajo que esté abierto, hay que seleccionar la opción
Normal.dot (plantilla global).
Al grabar una macro, Word almacena información sobre cada paso dado cuando se ejecuta una
serie de comandos. A continuación, se ejecuta la macro para que repita los comandos. Si se comete
algún error mientras se graba la macro, también se graban las correcciones que se realicen. Visual
Basic almacena cada macro en un nuevo módulo adjunto a un fichero.

6.3. Guardar referencias absolutas o relativas

Antes de guardar una macro, tendrá que determinar si se quieren guardar referencias absolutas o
relativas a las celdas. Por defecto, Excel registra las referencias absolutas, la ubicación de las filas y
las columnas mientras que guarda la macro. Cuando se ejecuta una macro que se ha guardado de
forma relativa, seleccionará las mismas celdas que tenía cuando se guardó, independientemente de
las celdas que estuviesen seleccionadas en el momento de ejecutar la macro.
Para guardar referencias relativas a las celdas, hay que hacer clic en el botón Referencia relativa
que se encuentra junto a Desarrollador>Códigos>Detener grabación. Si se vuelve a hacer clic sobre
este botón activará las referencias absolutas. Excel permite guardar una combinación de referencias
absolutas y relativas. Hay que seleccionar el botón Referencia relativa y seguir los pasos de la
grabación de la macro.

6.4. Ejecutar macros

Cuando se ejecuta una macro, actúa en la hoja de cálculo con la que se esté trabajando, aunque se
haya guardado en otro libro.
En el cuadro de diálogo Desarrollador>Códigos>Macros, se selecciona la macro que quiera
ejecutar y se pulsa el botón Ejecutar. Las macros que se muestran en este cuadro de diálogo son las
que están guardadas en Libro personal de macros o en cualquiera de los libros abiertos.
Se puede asignar una macro a un botón, a otro control o a un objeto gráfico, de tal forma que la
macro se ejecutará cuando se haga clic sobre dicho objeto.
Las macros también se pueden asignar a los menús y a los botones de las barras de herramientas.

6.5. Administrar macros

Tras grabar una macro, se puede ver el código de macro con el Editor de Visual Basic para corregir
errores o modificar lo que hace la macro. Por ejemplo, si la macro de ajuste de texto también tiene

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 Procesos de Gestión Administrativa Tema 51

que aplicar el formato de negrita al texto, se puede grabar otra macro para aplicar el formato de negrita
a una celda y, a continuación, copiar las instrucciones de esa macro a la macro de ajuste de texto.
El Editor de Visual Basic es un programa diseñado para que los usuarios principiantes puedan
escribir y editar fácilmente código de macro, y proporciona mucha Ayuda en pantalla. El Editor de
Visual Basic permite modificar macros, copiarlas de un módulo a otro, copiarlas entre diferentes
libros, cambiar el nombre de los módulos que almacenan las macros o cambiar el nombre de las
macros

6.6. Seguridad de macros

Word incluye protecciones contra virus susceptibles de ser transmitidos por macros. Si se
comparten macros con otros usuarios, se puede certificar esas macros con una firma digital de modo
que los demás usuarios pueden comprobar que proceden de una fuente fidedigna. Al abrir un libro
que contiene macros, se puede comprobar su origen antes de habilitarlas.

7. Conclusiones
Los procesadores de texto han sido ampliamente utilizados porque facilitan la redacción
presentación de todo tipo de documentos.
Un beneficio al utilizar un procesador de texto es que se puede actualizar o corregir cualquiera de
los textos y presentaciones que previamente se han realizado sin partir de cero, solo cambiando lo
que varía. Esto ha sido siempre de grande beneficio para todos los departamentos de las empresas,
razón por la cual existen muchos beneficios de la herramienta que son útiles en labores
administrativas para cualquier tipo de industria.
Habrá muy pocas empresas que no utilicen la aplicación de proceso de textos en su día a día.
Además de que tiene bastante años de uso ya, el procesador de texto sigue como aplicación
completamente vigente, y no se vislumbra ninguna otra aplicación que pueda hacerle sombra, de
momento.

* * *

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