ESTADO DEL CAMBO DE ACEITE DE LOS VEHÍCULOS DE LA FLOTA DE PROCESO Y

VENTAS A 21-09-2023

Referencia del aceite para los vehículos motores diesel: 15w40 Referencia API:CK4
Marca: TOP TURBO PRO PETROBRAS

Placa Último cambio aceite km actual Acumulado Cambiar cada Und

TGL 869 EN REPARACION DE MOTOR

TGU 321 394828 394828 0 8000 km

WNV 689 415321 418764 3443 8000 km
TGN 967 388450 390737 2287 8000 km
TGU 158 385488 388730 3242 8000 km
TGT260 EN REPARACION DE MOTOR 8000 km
0
WTL606 114753 118753 4000 8000 km
TGM 827 968137 972502 4365 8000 km
Nota: el último
cambio fue el 12-
medidor 09-2023,
WTP 830 852340 próximo 12-11-
8000
fallando
2023, con 4000
km/mes aprox km
WTL 092 212372 214211 1839 8000 km

TGU 357 EN REPARACION DE MOTOR 8000 km

GIL 637 230100 233043 2943 8000 km
WTN 176 23/08/2023 21/09/2023 29 30 días
TGT 894 392268 392268 0 8000 km

SRP 230 5/06/2023 21/09/2023 108 120 km

WCT 604 15/07/2023 21/09/2023 68 120 km
WDV 094 10/08/2023 21/09/2023 42 120 km
 ANÁLISIS DEL COMPORTAMIENTO DEL COSTO DE LUBRICACIÓN FLOTA VENTAS

haciendo una simulación del comportamiento de la lubricación de la flota de vehículos, con

una frecuencia de cambio basada en un cambio de aceite según kilometraje y tomando el
valor límite en 8000 km ( que es el criterio encontrado al iniciar la consultoría), se obtiene el
siguiente valor:

Para el año 2021.

vr/unitario
cantidad cambios año vr/total
estimado

NPR 4 6 $250.000 $6.000.000

NHR 5 6 $220.000 $6.600.000
DOBLE TROQUES 2 6 $900.000 $10.800.000
SENCILLOS 2 6 $700.000 $8.400.000
CAMIONETA 1 6 $200.000 $1.200.000
TOTAL $33.000.000
MEDIA MES $2.750.000

El siguiente es el comportamiento REAL de costo de lubricación de la flota de ventas de

pollos gar en 2021:

2021
LGCY PGAR TOTAL
ENERO $2.762.469 $447.357 $3.209.826
FEBRERO $1.907.253 $518.020 $2.425.273
MARZO $2.242.884 $601.135 $2.844.019
ABRIL $3.063.709 $764.000 $3.827.709
MAYO $1.753.378 $161.000 $1.914.378
JUNIO $2.297.435 $239.712 $2.537.147
JULIO $2.832.228 $697.650 $3.529.878
AGOSTO $1.357.187 $263.637 $1.620.824
SEPTIEMBRE $1.004.959 $0 $1.004.959
OCTUBRE $3.080.614 $676.659 $3.757.273
NOVIEMBRE $2.340.715 $253.948 $2.594.663
DICIEMBRE $2.250.332 $262.603 $2.512.935
TOTAL $31.778.884
MEDIA MES $2.648.240
La diferencia entre el valor real y el calculado, para el mes, es de 3% , esta diferencia es
tolerable.

Para el año 2022.

Con un aumento de los de 10% respecto al año inmediatamente anterior:

vr/unitario
cantidad cambios año vr/total
estimado

NPR 4 6 $275.000 $6.600.000

NHR 5 6 $242.000 $7.260.000
DOBLE TROQUES 2 6 $990.000 $11.880.000
SENCILLOS 2 6 $770.000 $9.240.000
CAMIONETA 1 6 $220.000 $1.320.000
TOTAL $36.300.000
MEDIA MES $3.025.000

El siguiente es el comportamiento REAL de costo de lubricación de la flota de ventas de

pollos gar en 2022:

2022
LGCY PGAR TOTAL
ENERO $2.569.605 $931.682 $3.501.287
FEBRERO $793.321 $360.687 $1.154.008
MARZO $3.157.050 $765.477 $3.922.527
ABRIL $1.917.054 $184.255 $2.101.309
MAYO $3.636.793 $1.150.563 $4.787.356
JUNIO $1.482.928 $266.542 $1.749.470
JULIO $4.493.758 $1.173.593 $5.667.351
AGOSTO $2.604.753 $0 $2.604.753
SEPTIEMBRE $3.243.730 $1.063.497 $4.307.227
OCTUBRE $2.630.003 $1.064.863 $3.694.866
NOVIEMBRE $4.094.458 $76.000 $4.170.458
DICIEMBRE $1.762.385 $1.240.479 $3.002.864
TOTAL $40.663.476
MEDIA MES $3.388.623

La diferencia entre el valor real y el calculado, para el mes, es de 10,73% , esta diferencia
ya se puede considerar significativa.
Para el año 2023.
las fuentes consultadas, que durante el 2023, al aumento en lubricantes e insumos, ha sido
de alrededor de un 30% respecto al año inmediatamente anterior:

cantidad cambios año vr/unitario estimado vr/total

NPR 4 6 $357.500 $8.580.000

NHR 5 6 $314.600 $9.438.000
DOBLE TROQUES 2 6 $1.287.000 $15.444.000
SENCILLOS 2 6 $1.001.000 $12.012.000
CAMIONETA 1 6 $286.000 $1.716.000
TOTAL $47.190.000
MEDIA MES $3.932.500

El siguiente es el comportamiento REAL de costo de lubricación de la flota de ventas de

pollos gar en lo que va del 2023, es el siguiente:

2023
LGCY PGAR TOTAL
ENERO $2.796.900 $1.488.587 $4.285.487
FEBRERO $5.214.037 $0 $5.214.037
MARZO $5.335.046 $806.773 $6.141.819
ABRIL $103.500 $684.753 $788.253
MAYO $4.034.970 $1.573.888 $5.608.858
JUNIO $4.546.000 $100.000 $4.646.000
JULIO $3.621.960 $1.348.000 $4.969.960
AGOSTO $0
SEPTIEMBRE $0
OCTUBRE $0
NOVIEMBRE $0
DICIEMBRE $0
TOTAL $31.654.414
MEDIA MES $4.522.059

La diferencia entre el valor real y el calculado, para el mes, es de 19,73% , esta diferencia
es significativa.
teniendo en cuenta que el control mediante ÓRDENES DE SERVICIO NUMERADAS se
implementó a finales de MAYO de 2023, se hizo una revisión de las órdenes de servicio
emitidas, frente a la facturación de JUNIO y JULIO , lo que se encontró fue lo siguiente:

PARA EL MES DE JUNIO DE 2023

Lo ordenado lo ejecutado
Un cambio de aceite y filtros completo y dos
6 compras parciales a granel en
TGT 894 suministros de aceite adicional por alto
fechas distintas
consumo
Dos cambios de aceite pero uno de
Dos cambios de aceite uno para el termo y otro ellos, el full del motor del carro, no
WTN 176
para el vh corresponde a un cambio de aceite
completo
Se ejecutó un galón de refrigerante
Dos órdenes por refrigerante para completar el
rojo y aceite a graneles por valor de
full
WTL 092 500 mil pesos
además de lo solicitado se ejecutó
Una orden por 1/4 refrigerante 1/4 de hidráulico
TGU 158 una orden por aditivo y por aceite y
y engrase general
filtros no ordenado
solo se ejecutó el complete del full
Se solicitó una orden para completar el full y
de aceite pero no se ejecutó el
luego cambio de aceite y filtros
WTP 830 cambio de aceite y filtros
TGU 357 Cambio de aceite y filtros no se ejecutó( no hay factura)

PARA EL MES DE JULIO DE 2023.

Lo ordenado lo ejecutado
TGT 260 no hay orden registrada full de aceite
TGT 260 no hay orden registrada full de aceite
TGT 894 no hay orden registrada full de aceite
TGU 357 no hay orden registrada full de aceite
TGU 357 no hay orden registrada varias compras a granel
WTN 176 no hay orden registrada full de aceite
TGL 869 no hay orden registrada filtros de aceite y combustible

Frente a las anomalías encontradas en estos dos meses, y teniendo en cuenta que la
cantidad de facturación respecto a los cambios totales de aceite esperados en un año:
para el 2021
total de facturas relacionadas con lubricación.
facturas < $100.000: 34
facturas >$100.000: 106
cambios de aceite esperados en el año: 84.

Para el 2022
total de facturas relacionadas con lubricación.
facturas < $100.000: 24
facturas >$100.000: 102
cambios de aceite esperados en el año: 84.

Para lo corrido del 2023.

Enero-Marzo
total de facturas relacionadas con lubricación.
facturas < $100.000: 4
facturas >$100.000: 26
cambios de aceite esperados en el año: 21

Abril-junio
facturas < $100.000: 15
facturas >$100.000: 19
cambios de aceite esperados en el año: 21

Como se ve, la brecha entre cambios de aceite esperados y valores de facturas mayores de
$100.000 se ha reducido hasta hacerse cero.
si se extrapola las anomalías encontradas en junio y julio de 2023, con la comparación de
los valores esperados y reales de las facturas de lubricacion anual, se podría decir lo
siguiente:

1. Que la única manera de que aumenten la cantidad de facturas al año, muy por
encima de los valores de lubricación esperada para el mismo periodo de tiempo y
que aun así, la diferencia entre el total esperado en pesos y el total facturado en
pesos ( año 2021 y 2022), que que haya una distorsión en los periodos y cantidades
de lubricante utilizado por cambio en cada vehículo.

frente a lo anterior, se recomienda:

1. Continuar con el proceso de órdenes de servicio como método de validación y

verificación. Vale la pena resaltar que el proveedor actual es el único de los
proveedores habituales que no relaciona en la factura el numero de orden
correspondiente.
2. Establecer un mecanismo de verificación de las cantidades de lubricante y las
frecuencias. Es importante hacer notar que el aceite utilizado actualmente puede
extender su vida útil hasta 10.000 Kilómetros, lo que se puede aprovechar para que
se den malas prácticas en la lubricación por parte de los operadores y usuarios. EL
PROCESO NO SE SUPERVISA.