Código: TH-PR-12

PROCEDIMIENTO Versión: 04
Rige a partir de su publicación en
MEDICIONES AMBIENTALES el SIG

1. Objetivo, alcance y convenciones

Establecer los lineamientos para elaborar las Mediciones Ambientales requeridas, implementar las acciones
de mejora para mitigar los riesgos que puedan generar un impacto negativo en la salud y el medio ambiente
Objetivo
y socializar los cambios realizados, sensibilizando a los colaboradores a cuidar de su propia salud y de su
entorno.
Inicia con la realización de la reunión con la ARL para definición de plan de trabajo para la realización de las
Alcance
Mediciones Ambientales y finaliza con el archivo y custodia de documentación del procedimiento.

Interacción Tiempos
Punto de
Nota Evidencias con otros
Verificación
procesos Mínimo Máximo
Convenciones

     
2. Disposiciones Generales

El Ministerio de Educación Nacional declara como única documentación válida la ubicada en el aplicativo SIG, la cual entra en vigencia a partir de su publicación, toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA.
 Código: TH-PR-12
PROCEDIMIENTO Versión: 04
Rige a partir de su publicación en
MEDICIONES AMBIENTALES el SIG

3. Descriptivo del Procedimiento

No. Descripción de actividades Responsable Tiempos Evidencia 
SOLICITAR REUNIÓN DE PREPARACIÓN A LA ARL

El Profesional Especializado del SGSST de la Subdirección de

Talento Humano, solicitará vía correo institucional al Gestor de la
ARL, la realización de una mesa de trabajo para revisar el rubro de
reinversión en horas con el que cuenta la Entidad para la realización
de mediciones ambientales acorde a la priorización encontrada en Profesional
la Matriz de Identificación de Peligros, Valoración de Riesgos y Especializado
1 Determinación de Controles. de Seguridad y
 3 horas  Correo
Salud en el  1 día Institucional
1 Para ello, deberá coordinar previamente con: el Subdirector de Trabajo
Talento Humano, el Coordinador del Grupo de Fortalecimiento de la
Calidad de Vida Laboral, el Presidente del COPASST, el Presidente
del Comité de Convivencia, el Director COE y el Jefe de Brigada, la
fecha, hora y lugar para solicitar a la ARL la respectiva reunión.

PROGRAMAR MESA DE TRABAJO CON LA ENTIDAD

El Profesional Especializado del SGSST deberá remitir al gestor de

la ARL dos fechas tentativas para que éste tenga posibilidad de Profesional
escoger y programarse. Especializado
2 de Seguridad y
 1 día  Correo
1 El Gestor de la ARL confirmará lugar, fecha, hora y temas a Salud en el  8 días Institucional
tratar en la reunión cuyo objetivo principal consiste en destinar un Trabajo
numero especifico de horas por reinversión, para llevar a cabo las
actividades e informes necesarios que serán material soporte para
la realización de mediciones ambientales.
REALIZAR MESA DE TRABAJO PARA DEFINICIÓN DE
Profesional
 Acta de
3
CRONOGRAMA DE TRABAJO
Especializado
 1 día reunión
de Seguridad y  8 días Cronograma
de Actividades

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3. Descriptivo del Procedimiento

No. Descripción de actividades Responsable Tiempos Evidencia 
El Profesional Especializado del SGSST de la Subdirección de Salud en el
Talento Humano, deberá gestionar los recursos físicos y Trabajo
tecnológicos necesarios para garantizar la adecuada ejecución de la
mesa de trabajo.

Así mismo, deberá enviar por la agenda de Outlook la tarjeta de

invitación a la reunión y citar a las personas interesadas:

• Subdirector (a) Talento Humano

• Coordinador Grupo Fortalecimiento Calidad Vida Laboral
• Coordinador del Sistema de Gestión Ambiental
• Jefe Brigada
• Gestor ARL
•
El producto de la reunión deberá ser un Acta completamente
diligenciada con los puntos desarrollados en la misma, y firmada por
todo los asistentes. Los puntos a tratar en la reunión, al menos
deberán ser los siguientes:

1. El número de horas por reinversión destinadas a la realización

de mediciones ambientales, discriminadas en las siguientes
actividades:
a. Realización de medición ambiental.
b. Realización informe.
c. Entrega y socialización informe a la Entidad.

2. La determinación del cronograma de trabajo para las

actividades mencionadas.

3. Los compromisos adquiridos con fecha de su cumplimiento.

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3. Descriptivo del Procedimiento

No. Descripción de actividades Responsable Tiempos Evidencia 
REALIZAR MEDICIONES
Profesional
El Profesional Especializado del SGSST de la Subdirección de especializado
Talento Humano, gestionará el acompañamiento de los delegados SGSST
del COPASST, Brigadistas del Subgrupo Ambiental y Facilitadores Subdirección de
Ambientales, al profesional designado por la ARL Positiva en su Talento Humano
 Acta de
reunión con
recorrido por las instalaciones del MEN, para la realización de la COPASST
registro
4
siguiente actividad:  1 día
fotográfico de las
Brigada  15 días actividades
• Realización mediciones en los puntos elegidos Ambiental
 TH-FT-39
1 El Profesional de la ARL deberá analizar la información a fin Facilitadores
de priorizar los riesgos por su grado de incidencia, prevalencia y Ambientales
afectación en las personas.
ARL

REMITIR INFORME  Informe

5 El Profesional de la ARL deberá remitir el documento informe con
ARL  1 día Certificados
los hallazgos presentados. Deberá anexar hoja de vida del equipo  15 días Anexos
utilizado, certificado de calibración.

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3. Descriptivo del Procedimiento

No. Descripción de actividades Responsable Tiempos Evidencia 
APROBAR EL INFORME

El Profesional Especializado del SGSST de la Subdirección de

Talento Humano, citará a mesa de trabajo para proceder con la Profesional
aprobación del informe realizado por la ARL por medio de un acta especializado
de reunión. SGSST
Subdirección de
 1 día
 Acta de
6 La aprobación (acta) deberá remitirse a la ARL vía correo electrónico Talento Humano reunión
COPASST  15 días
1 Para ello, deberá coordinar previamente con: el Subdirector de
Talento Humano, el Coordinador del Grupo de Fortalecimiento de la Asistentes de
Calidad de Vida Laboral, el Presidente del COPASST, el Jefe de reunión
Brigada y el Coordinador del Sistema de Gestión Ambiental, la
fecha, hora y lugar para realizar la reunión y gestionar los recursos
pertinentes (sala, computador) para realizarla.
DETERMINAR PLAN DE MEJORAMIENTO Profesional
especializado
Realizada la mesa de trabajo, como producto de la reunión, deberá SGSST  Acta de
diligenciarse un informe de acciones de mejora con fecha de Subdirección de reunión
realización, el cual deberá ser presentado ante la Autoridad Talento Humano  1 día
7 Plan de
Competente (Comité SIG) para la aprobación de los recursos  15 días mejoramiento
necesarios para su implementación. Asistentes de
reunión

Comité SIG
DIVULGAR MEJORAS REALIZADAS
Profesional  Piezas
especializado comunicativas
El Profesional Especializado del SGSST de la Subdirección de
8 Talento Humano, deberá proyectar pieza comunicativa para que sea
SGSST  Matriz
divulgado por los medios de comunicación interna de la Entidad, las
Subdirección de  Informe
Talento Humano
acciones de mejora realizadas de acuerdo a los resultados
evidenciados en el informe de mediciones ambientales, y a su vez,

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3. Descriptivo del Procedimiento

No. Descripción de actividades Responsable Tiempos Evidencia 
programar mesa de trabajo para divulgarlo a los integrantes en pleno Oficina Asesora
de: COE, la Brigada de Emergencias, los Coordinadores de de
Evacuación, el COPASST y el Comité de Convivencia. Comunicaciones
REALIZAR Y CALCULAR INDICADORES MENSUALMENTE Profesional
especializado
El Profesional Especializado del SGSST de la Subdirección de SGSST   Formato
9 Indicadores del
Talento Humano, establecerá y calculará los indicadores de Subdirección de  SIG
mediciones ambientales trimestralmente y los reportará mediante Talento Humano
los informes que deberán generarse en el SIG.
REALIZAR INFORME DE GESTIÓN Profesional
especializado
 Informe de
gestión de
10
El Profesional Especializado del SGSST de la Subdirección de SGSST  mediciones
Talento Humano, establecerá y calculará los indicadores de Subdirección de  ambientales
mediciones ambientales trimestralmente y los reportará mediante Talento Humano
los informes que deberán generarse en el SIG.
ARCHIVAR Y CUSTODIAR LA DOCUMENTACIÓN DEL
PROCEDIMIENTO. Profesional
SGSST
Organizar los soportes del procedimiento y entregar al técnico del Subdirección de   Formato de
13 inventario único
outsourcing asignado a la dependencia, estableciendo la serie y sub Talento Humano  documental.
serie bajo la cual se deben archivar, relacionándolos en el formato
de inventario único documental.
Finaliza el procedimiento.

4. Control de Cambios
Versión Fecha de entrada Naturaleza del cambio
en vigencia
01 15/02/2018 Se crea el procedimiento denominado Mediciones ambientales
02 25/04/2018 Migración total de Procedimiento TH-PR-12 denominada Mediciones Ambientales al procedimiento
TH-PR-12 denominado PROCEDIMIENTO: MEDICIONES AMBIENTALES
El cambio en la codificación obedece a la actualización en el mapa de procesos y en el formato de

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MEDICIONES AMBIENTALES el SIG

documentación del Ministerio de Educación Nacional. La ficha técnica TH-PR-12 llegó hasta la
versión 2 cuya última actualización bajo este código fue 15/02/2018 Por tal motivo este documento
conserva el flujo de aprobación de dicha versión
03 25-10-2018 Se actualiza el logo y los colores de este documento de acuerdo con el nuevo manual de imagen
institucional generado por la Presidencia de la Republica para todas las entidades del Gobierno,
lineamiento recibido de la Oficina Asesora de Comunicaciones el 31-08-2018. Al ser este un ajuste
de forma y no de contenido conserva el flujo de aprobación de la versión anterior y no requiere
aprobación por parte del líder del proceso.
04 El documento entra Se actualiza nuevamente el logo de este documento de acuerdo con el manual vigente de imagen
en vigencia a partir institucional generado por la Presidencia de la República para todas las entidades del Gobierno. Al
de su creación en ser este un ajuste de forma y no de contenido conserva el flujo de aprobación de la versión anterior
el SIG y no requiere aprobación por parte del líder del proceso.

5. Ruta de aprobación
Elaboró Revisó Aprobó
Nombre Ana María Cardona García Nombre Gloria Rocío Pereira Nombre Edgar Saúl Vargas
Marcela Borda Rodriguez
Cargo Profesional Especializado Cargo Subdirector Desarrollo Cargo Subdirector Talento Humano
en SGSST- STH Organizacional
Profesional Especializado
SDO

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