IMPORTANTE

Convocatoria a reunión ordinaria mensual del Para saber el tipo de el montaje, se

Pleno de Integrantes del Consejo Económico y debe facilitar número de personas y
Social si se presentara en pawer point
algún documento
Dominicana CES
C C
Rel
D P ato
ría

Datos

10 pax 45 Integrantes del pleno del

CES

2 Dirección Ejecutiva del

Confirmados 23
CES
5 Montajes
22 confirmadospara 30 pax
pax 5 Total de pax 47
pax Montaje para 30 pax
pax
9+2 = 11 Conforman la
comisión Ejecutiva del CES

47-11 = 36 Integrant es del

pleno CES
10 pax

Grabación

Estaci
ón de Son
café ido

Reg
istr
ó

Funciones del equipo

para la realización de
una reunión

1. Solicitar salón
2. Solicitar
sonido
3. Solicitar
servicio de
café
4. Confirmar asistencia de los participantes
5. Preparar documentos relacionada al tema a tratar
6. Si hay algún documento relacionado al tema (Imprimir y grapar X cantidad)
7. Preparar agenda
8. Colocar libretas , lapiceros, agendas, documentos relacionado al tema (Guardarlo en su lugar)
9. Cortar agenda
10. Relatoría
11. Registro
12. Pasar micrófono
13. Montar salón
14. Elaborar croquis con la distribución del salón dependiendo el tipo de evento
15. Elaborar chek list de salón
16. Pasar chek list al salón antes del evento
17. Elaborar chek list del salón después de finalizar el evento
18. Pasar chek list a salón después de finalizar el evento
19. Distribuir funciones del equipo
20. Bajar luces cuando empiece presentación PowerPoint ( Si hay presentación)
21. Subir luces cuando finalice la presentación PowerPoint ( Si hay presentación)
22. Subir mantelería
23. Bajar mantelería (Guardarlo en su lugar)
24. Subir centros de mesas
25. Bajar centros de mesas (Guardarlo en su lugar)
26. Subir banderas
27. Bajar banderas (Guardarlo en su lugar)
28. Subir mesa de proyector e instalarlo
29. Desinstalar y bajar mesa de proyector (Guardarlo en su lugar)
30. Retirar libretas , lapiceros y agendas (Guardarlo en su lugar)
31. Solicitar que habrán los baños
32. Encender el aire y luces del salón
33. Ambientar y verificar que el salón este limpio
34. Grabación (Subir cámara, grabar durante la actividad, bajar cámara)
35. Nota de prensa
36. Subir todo lo necesario para abastecer la estación de café en caso de que se necesite (Retirar
y bajar todo lo utilizado anteriormente y guardar en su lugar )
37. Función de todos ya finalizada la reunión dejar el salón lo mas recogido posible

EN CADA EVENTO SE REALIZAN FUNCIONES

ANTES DURANTE DESPUES

CHECK LIST PARA LAS FUNCIONES ASIGNADAS ANTE , DURANTE Y DESPUÉS DEL EVENTO
Invitados: Convocatoria a reunión ordinaria mensual del Pleno de Integrantes del Consejo Económico y Social
Fecha: 27 Octubre
Hora: 3:00pm
Nombre salón: Salón de Reuniones del Edificio CARIBALICO
Montaje: Cerradura
Pax confirmados: 23
Montaje para: 30
Encargado del Montaje: Elizabeth Frías
Nombres Función
1 Elena Almonte  Solicitar salón , sonido y servicio de café
 Confirmar asistencia de los participantes y facilitar número de personas confirmadas
 Entregar a registro 2 horas antes la lista de participante para el evento
 Preparar documentos y agendas relacionada al tema a tratar
2 Yamileth Vega  Relatoría
3  Estar en registro a las 2:30 pm
Efigenia Acevedo  Tener a mano lista de participantes y felpa azul
 En caso de entregar algún documento, tener en cuenta si es antes , durante o después de la reunión
4 Diana Guerrero  Agenda
 Asistir con el montaje del salón
 Estar en registro a las 2:30 pm
 Tener a mano lista de participantes y felpa azul
 En caso de entregar algún documento, tener en cuenta si es antes , durante o después de la reunión
5 Alexandra Peralta  Asistir a montar el salón
 Colocar libreta, agenda y lápiz en cada asiento
 Pasar micrófono
6 Elizabeth Frías  Montar salón y check list del salón a la 1 :00 pm
 Encender aire y luces del salón
 Solicitar al personal del 6to piso que dejen abierto los baños
 Pasar micrófono
7 Dolores Carpio  Pasar micrófono
8 Alicia Farington  Asistir con el montaje del salón
 Bajar las luces cuando comience presentación PowerPoint ( Si hay presentación)
 Subir luces cuando finalice la presentación PowerPoint ( Si hay presentación)
 Pasar micrófono
9 Ariel Ariaudo  Subir y bajar mesa y proyector
 Instalar proyector
 Hacer prueba de sonido y micrófono
10 Julio Santana  Subir a primera hora de la mañana bandera Dominicana y CES (Colocar en su lugar)
 Subir centros de mesas
 Cortar las agendas
11 Mariano Eberlé  Grabación
 Nota de prensa
12 Jorge Montero  A primera hora de la mañana subir mantelería
 Mover del parqueo los vehículos del CES (En caso de que se necesite )
 Bajar bandera Dominicana y CES, colocar en su en su lugar
13 Doña Mery  Subir a primera hora de la mañana agua y vaso de cristal ,centros de mesas, manteles, te, y
estación de café en caso de que se necesite (Retirar y bajar todo lo utilizado anteriormente y
guardar en su lugar )
o Montar el salón a primera hora de la mañana y el check list al salón a las dos horas antes del evento
o Personal de registro estar en el salón 1 hora antes del evento, el resto del personal estará dentro del salón asistiendo
o Código de vestimenta
o Algunas funciones son rotativas y otras son fijas
o Es Importante saber que el trabajo en equipo facilita el cumplimiento de objetivos de manera eficiente y ayuda tener una mejor
organización
o Tener siempre la disposición de colaborar, ya que en cada evento hay funciones , antes, durante y después del mismo
o La mantelería, vasos de cristal , bandera dominicana y CES, se pueden bajar al día siguiente sí, NO hay reunión en el salón al día siguiente
o FUNCIÓN DE TODOS. En caso de dejarse para el día siguiente, dejar el salón lo mas recogido posible. Se retiran libretas, agendas y lápiz
CHECK LIST PARA EL SALÓN ANTES DE LA REUNIÓN

Invitados: Convocatoria a reunión ordinaria mensual del Pleno de Integrantes del Consejo Económico y Social
Fecha: 27 Septiembre 2022
Hora: 3:00pm
Nombre salón: Salón de Reuniones del Edificio CARIBALICO
Montaje: Cerradura
Pax confirmado: 22
Montaje para: 30
Encargado del Montaje: Elizabeth Frías
Distribución de espacio Observación
Mesa principal
Mesa y mantelería
Centros de mesas
Botellitas de agua
Baso con la boca para abajo
Servilleta para cubrir la boca del vaso
Sillas
Libretas
Agendas
Lápiz

Mesa de registro
Mesa y mantelería
Sillas
Centros de mesas
Lista de participantes para ser firmado
Felpa azul
Si hay algún documento a entregar

Sillas distribuidas en el salón para el personal del CES

Estación de relatoría mesa , sillas , mantel y laptop
El proyector instalado Mesa y mantelería
Mesa, mantelería para estación de café y sus suministros
Aires y las luces encendidas
Equipo de sonido
Prueba de micrófonos y sonido
Bandera CES colocada detrás de la mesa principal
Bandera República Dominicana colocada detrás de la mesa principal
Salón este limpio y este todo en su lugar
Salón ambientado
Baños abierto para el uso de los invitados
Encender proyector

Función de todos
o Cumplir con las funciones asignada
o Colaborar con el compañero
o Dejar el salón lo mas recogido posible
o Todo lo que se utilizo en el salón debe ser guardar en su lugar
CHECK LIST PARA EL SALÓN DESPUÉS DE TERMINAR LA REUNIÓN

Invitados: Convocatoria a reunión ordinaria mensual del Pleno de Integrantes del Consejo Económico y Social

Fecha: 27 Septiembre 2022

Hora: 3:00pm
Nombre salón: Salón de Reuniones del Edificio CARIBALICO
Montaje: Cerradura
Pax confirmado: 22
Montaje para: 30
Encargado del Montaje: Elizabeth Frías

Verificar que se haya retirado Observación

Mantelería
Centros de mesa (ponerlo en su lugar )
Libretas
Lápiz
Tenemos que dejar el salón como nos lo
Agenda
entregaron por si al día siguiente el salón es
laptop solicitado por otra empresa
Proyector
Mesa del proyector
Aires y las luces apagados
Bandera CES
Bandera República Dominicana
Retirar del salón los utensilios utilizados en el servicio del café

Función de todos
o Cumplir con las funciones asignada
o Colaborar con el compañero
o Dejar el salón lo mas recogido y limpio posible
o Todo lo que se utilizo en el salón debe ser guardar en su lugar