SISTEMAS COMPUTARIZADOS CONTABLES MSc. Lic.

LUZ MARÍA CASTRO VÁSQUEZ

PROCESO CONTABLE EN EXCEL:

BALANCE INICIAL -LIBRO DIARIO-LIBRO MAYOR

¿Cuáles son los pasos para realizar el balance inicial, el libro mayor en Excel?

HOJA DE CALCULO “PLAN DE CUENTAS”

1.- Primero se debe abrir el Microsoft Excel.

❖ Para crear un balance inicial necesitamos realizar un plan de cuentas

2.- Para crear un plan de cuentas lo primero es cambiar el nombre de la hoja de cálculo

3.- Hacemos clic y lo cambiamos por PLACTA.

4.- El plan de cuentas está compuesto por dos columnas código y cuentas.
❖ No olvidemos poner la razón social

5.- Ahora transcribimos todas las cuentas necesarias con sus respectivos códigos y los nombres de
las cuentas.
6.- Ahora demarcamos todo nuestro plan de cuentas sin excluir nada como se muestra en el gráfico.
7.- Colocamos el nombre a nuestro plan de cuentas haciendo clic en el identificador de celdas y
ponemos cualquier nombre como por ejemplo: libro, plan, cuenta, etc.
Y pulsamos ENTER para poder grabarlo.

8.- En caso de que hubiera equivocación en el nombre de nuestro plan de cuentas como por ejemplo:
 HOJA DE CALCULO “BALANCE INICIAL”
1. Primero le cambiamos el nombre a la hoja de cálculo en donde están las transacciones por
“TRANSA”.

2. Añadimos una hoja y le cambiamos el nombre del libro por “BALANCE INICIAL”.

3. Copiamos la razón social del plan de cuentas.

4. También le ponemos el nombre del estado contable que vamos a realizar y que en nuestro
caso es “BALANCE INICIAL”; no olvidemos poner a que fecha a la que esta practicado nuestro
“BALANCE INICIAL”.
5. Ponemos e nombre a las columnas que vamos a necesitar: CODIGO, CUENTA, MONTO
(para el activo y lo mismo para el pasivo).

6. Copiamos los códigos de las partidas que vamos a utilizar en el activo, pasivo y patrimonio. No
olvidemos poner los montos.

7. Ahora utilizamos la formula

❖ El valor buscado es la celda de la cual queremos saber el código.
❖ La matriz es de donde vamos a sacar el nombre el código para la cuenta.
8. Ahora arrastramos desde activo para todas las cuentas.

9. Lo mismo es para el lado del pasivo.

 10. Ahora ultimamos detalles como los totales del ACTIVO y PASIVO.
❖ Pero usando auto suma y la formula de buscar para hallar el valor del capital.

❖ No olvidemos cortar con doble línea los totales.

Y este es nuestro balance terminado.

 HOJA DE CALCULO “LIBRO DIARIO”
1. Primero le cambiamos el nombre a la hoja.

2. Copiamos la razón social y le ponemos el nombre de “LIBRO DIARIO”, también la

fecha y expresado en bolivianos.

3. Copiamos todos nuestros datos de la hoja 1 pero con el siguiente orden: NRO DE
ASIENTO, FECHA, CODIGO, CUENTA, DEBE, HABER, GLOSA.

4. Ahora utilizamos la formula :

❖ El valor buscado es la celda de la cual queremos saber el código.
❖ La matriz es de donde vamos a sacar el nombre el código para la cuenta.
5. Ahora arrastramos desde caja para todas las cuentas.

❖ Para que se vea más presentable realizamos la auto suma del debe y haber.
6. Ahora empleamos sub totales para realizar esta operación demarcamos todo y nos vamos a
datos y elegimos la opción de subtotales haciendo clic.

7. Obtenemos un cuadro que hay que modificar.

a) Para cada cambio el número de asiento (NRO. ASÍ).

b) Usar función de (SUMA)

c) Agregar subtotales a: (DEBE y HABER); lo demás lo desmarcamos.

8. Por ultimo hacemos clic en el botón aceptar, y así tenemos acabado nuestro libro diario.
a) Vamos a datos, subtotales y hacemos clic.
 b) Hacemos clic en el botón quitar todos y eso es todo.

c) Y queda como en un principio antes a aplicar los sub totales.

 HOJA DE CALCULO “LIBRO MAYOR”
1.- Primero le cambiamos el nombre a la hoja.

2.- Copiamos la razón social y le ponemos el nombre de “LIBRO MAYOR”, también la fecha y
expresado en bolivianos.

3.- Copiamos todos nuestros datos de la hoja 1 pero con el siguiente orden: NRO DE ASIENTO,
FECHA, CODIGO, CUENTA, DEBE, HABER, GLOSA.

4.- Ahora utilizamos la fórmula :

❖ El valor buscado es la celda de la cual queremos saber el código.
❖ La matriz es de donde vamos a sacar el nombre el código para la cuenta.
5.- Ahora arrastramos desde caja para todas las cuentas.

6.- Colocamos el cursor en la fila de cuenta y nos vamos a datos, ordenar y hacemos clic.
7.- En esta tabla cambiamos por la opción cuenta y luego hacemos clic en aceptar.

8.- Y tenemos lo siguiente:

9.- Colocamos el cursor en nuestra base de datos y luego nos vamos a datos, subtotales y hacemos
clic.

10.- Obtendremos el siguiente cuadro para modificar:

a) Para cada cambio en : (CUENTA)

b) Usar función : (suma)

c) Para agregar subtotales (debe y haber) el resto lo desmarcamos.

11.- Y por último hacemos clic en el botón aceptar; y tendremos nuestro LIBRO MAYOR
acabado.
a) Vamos a datos, subtotales y hacemos clic.

b) Hacemos clic en el botón quitar todos; así acabamos.

LIC. LUZ MARIA CASTRO VÁSQUEZ