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PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA

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GESTION CALIDAD 01

PROCEDIMIENTO
AUDITORIA INTERNA

Elaborado Revisado Aprobado

Nombre
Gerente
Cargo
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1. OBJETIVO: Establecer un procedimiento para la planificación, implementación y ejecución de

las auditorías internas de calidad, ambiental y S&SO, con el fin de determinar si el Sistema de
Gestión integrado establecido, es conforme con los requisitos establecidos en la norma ISO 9001 y la
guía RUC, y si se ha implementado y mantenido de manera eficaz.

2. ALCANCE: Aplica a todas las Auditorías Internas del Sistema de Gestión Integrada desarrolladas
en XXXX S.A.S. y comprende desde la planeación de las auditorías internas hasta la recolección de
los registros generados durante las mismas.

3. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN
El comité de gestión integrada es el responsable de implementar y mantener actualizado
este procedimiento.

ÁREAS INVOLUCRADAS
Todas las áreas que intervienen en el Sistema de Gestión integrada.

4. CONDICIONES GENERALES

Las auditorías internas de calidad, ambiental y S&SO se utilizan como una herramienta de gestión
que permite evaluar en forma objetiva e independiente a un proceso o una actividad, con el fin de
determinar:

- Cumplimiento de los requisitos de las Normas ISO 9001 la guía RUC.

- Cumplimiento de la normatividad.
- Requerimientos de los clientes
- Cumplimiento de las disposiciones establecidas por la empresa en relación con la eficacia y
eficiencia de los procesos.

Adicionalmente se pueden analizar aspectos para revelar problemas potenciales y descubrir

posibilidades de mejoramiento.

5. DEFINICIONES

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la

auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los
criterios de la auditoria.
Auditoria de Primera Parte o Auditoría Interna: Se realizan por o en nombre de la propia
organización para fines internos y puede constituir la base para la auto-declaración de Conformidad.

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Auditoria de Segunda Parte: Se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización,
tal como los Clientes, o por otras personas en su nombre.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.
Auditor Líder: Persona calificada para manejar y coordinar auditorías Internas de calidad.
Experto técnico: Persona que provee el conocimiento y la experiencia específica al equipo auditor,
pero que no participa como un auditor.
Auditado: Organización que es auditada.
Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras
considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.
Criterio de Auditoria: Políticas, prácticas, procedimientos o requerimientos contra los que el auditor
compara la información recopilada sobre el Sistema de la Gestión de Calidad. Los requerimientos
pueden incluir estándares, protocolos, normas, requerimientos organizacionales específicos y
requerimientos legislativos o regulados.
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. NTC ISO 9000:2008.
Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados.
Equipo Auditor: Grupo de auditores, o un auditor individual, designados para desempeñar una
auditoria dada; el equipo auditor puede incluir expertos técnicos y auditores en formación. Uno de los
auditores del equipo de la auditoria desempeña la función de auditor líder.
Evidencia de Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son
pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
NOTA: La evidencia de la auditoria puede ser cualitativa o cuantitativa
Hallazgos de la auditoria: Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada,
frente a los criterios de auditoría.
NOTA: Los hallazgos de la auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de
la auditoria u oportunidades de mejora.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Organización: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades,
autoridades y relaciones.
Observación: Hallazgos donde no existe la suficiente evidencia para registrar una No conformidad y
que demandan atención por parte del auditado.
Programa de la auditoria: Conjunto de una o mas auditorias planificadas para un periodo
determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
NOTAS:
1. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo para documentar la trazabilidad y para proporcionar
evidencia de verificaciones, acciones preventivas, acciones correctivas.
2. En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.

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Resultados de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoria recopilada

comparada contra los criterios de auditoría acordados. Los resultados de la auditoria proveen la base
para el informe de la auditoria.
Reunión de Apertura: Encuentro entre el equipo auditor y los auditados con el propósito de revisar el
alcance de los objetivos de la auditoria, confirmar la disponibilidad de los recursos e instalaciones
necesarias para la misma y aclarar detalles del plan de auditoria.
Reunión de Cierre: Encuentro entre el equipo auditor y los auditados con el propósito de presentar
los resultados de la auditoria y coordinar la elaboración de las solicitudes de acción correctiva o
preventiva.

6. METODO:

DESCRIPCION DE LA TAREA RESPONSABLE

7.1 Programar auditorías internas de calidad, ambiental y /o S&SO

definiendo el objetivo y alcance de las mismas teniendo en cuenta:
 Estado de implementación de los requisitos del RUC y la
importancia del mismo en la entidad.
 No conformidades.
 Cambios Organizacionales
 Nuevos procesos administrativos Comité de Gestión Integrada
 Resultados no satisfactorios de auditorías anteriores
 Cambios tecnológicos
 Importancia e impactos de los procesos.

El programa se establece y puede ser actualizado continuamente.

Como mínimo se ha determinado realizar un ciclo de auditorías
internas al año.

7.2 Seleccionar el equipo auditor (los auditores deben ser

independientes de los procesos o áreas a auditar).
El auditor líder será nombrado por el comité de gestión integrada*.
Representante de la Dirección
*Se nombraran auditores lideres cuando la empresa cuente con
varios auditores internos o cuando se quiera formar y entrenar a
nuevos auditores internos

Se debe tener en cuenta la Evaluación de los Auditores Internos.

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7.3 Elaborar el plan de la auditoria R-GC-05, el cual contiene el

detalle de las actividades a desarrollar como:

 Objetivo. Se describe el propósito de lo que se quiere lograr

con la auditoria.
 Alcance. Se describe la extensión y límites de la auditoria.
Se incluye generalmente una descripción de las ubicaciones,
las unidades de la organización (Oficinas, Proyectos), las
actividades o procesos. Auditor líder
 Equipo auditor, puede incluir auditores en formación como
observadores.
 Preparado por (Nombre o Firma de quien realiza el plan)
 Fecha y hora de las actividades de auditoría.
 Proceso(s) a auditar
 Auditado responsable de la actividad y/o proceso a auditar.
 Auditores
 Criterios de la auditoria, especificando los requisitos
aplicables de las Normas, legales, reglamentarios y/o
internos.
7.4 Informar al proceso o área auditada, con la suficiente antelación
(por lo menos 10 días hábiles antes de la realización), la fecha
Representante de la Dirección
prevista para la auditoria, cronograma objeto y alcance de la misma.

7.5 Preparar la Auditoria y elaborar las herramientas para la

verificación de los procesos a auditar. Para la auditoria se podrán
utilizar técnicas como la observación, inspección, entrevistas etc. u
otras técnicas conocidas.

Por cada requisito identificado se registra como criterio para la auditoria:

 El debe a verificar. Equipo Auditor
 La especificación asociada.
 La fuente del requisito, por ejemplo: la Norma, el procedimiento o
documento interno, la norma técnica o legal; y el item, capítulo o
numeral.
 La evidencia a tomar en auditoria, teniendo en cuenta los registros
asociados, cuando aplique.

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7.6 Realizar reunión de apertura, el auditor líder deberá confirmar el

objetivo y alcance de la auditoria, la programación descrita en el plan
de auditoría y la fecha de cierre de la auditoria.
Auditor Líder
Para la reunión de apertura se debe llevar un registro de asistencia
de los participantes

¿Es necesario realizar ajustes al plan de auditoría?

NO: Ir a 7.7
SI: Ir a 7.8

7.7 Realizar y aprobar ajustes correspondientes al plan de auditoría

en caso de presentarse algún inconveniente para la ejecución de Auditor Líder
una o varias actividades planificadas

7.8 Ejecutar la auditoria para ello se recolectan las evidencias que

demuestren la conformidad del Sistema.

Aplicando la Lista de Chequeo, y mediante un muestreo apropiado

verifica la información, a través de:
 Observación de las actividades
 Revisión de los documentos
 Entrevistas con los auditados. Las preguntas utilizadas
deben ser claras y permitir las respuestas que conlleven a la
información requerida. La entrevista se puede complementar
con revisión de documentos para verificar que la ejecución Auditores internos
se hace acorde al procedimiento escrito y existe evidencia
del cumplimiento (Informes y registros).
 Visitas durante la ejecución de las actividades, con el fin de
verificar los procedimientos aplicados

NOTA: Cuando se encuentra una observación, si el tiempo lo

permite, el auditor debería seguir las rutas apropiadas de auditoría
para buscar evidencia adicional con el propósito de determinar si la
observación es o no una no conformidad. Si, al final de la auditoria,
no se puede hacer una determinación, entonces se reporta la
observación.

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7.9 Registrar las evidencias de la auditoría en las listas de chequeo. Estas

evidencias se evalúan contra los criterios de auditoría y se generan los hallazgos,
que pueden indicar conformidad o no conformidad y/o identificar oportunidades
de mejora.
Auditores internos
Las no conformidades deberán ser informadas al auditado y se
deberá llenar formato “Acción correctiva y preventiva (R-GC-06)”
donde firmara el auditado y el auditor en su primera parte.

7.8 Realizar reunión de cierre, el auditor líder deberá informar a los

auditados sobre las no conformidades y observaciones encontradas
durante las auditorias, así como las fortalezas y debilidades para el
funcionamiento eficaz del Sistema de Gestión integrada, además de
Auditor líder y Representante de
las dificultades y conclusiones en el proceso de realización de la
la Dirección
auditoria.

Para la reunión de cierre se debe llevar un registro de asistencia de

los participantes

7.9 Elaborar informe de las auditorias utilizando el formato “Informe

de Auditorías Internas”, Los hallazgos, conclusiones y recomendaciones son
revisadas por el equipo auditor. Se enumeran, redactan y registran los hallazgos
de no conformidades y observaciones, luego se entregan o remiten los reportes a
los responsables de los procesos auditados, para que se implementen las Auditor líder, coordinador del
acciones de mejora.
sistema de gestión integrada.
Coordinador del Sistema de Gestión Integrada o el Auditor Líder prepara,
aprueba y distribuye los Reportes de Hallazgos y el Informe de Auditoría, el
cual deberá ser entregado máximo 10 días hábiles después de la
reunión de cierre de la auditoria al Gerente, para su análisis
correspondiente y la definición de las acciones de mejora.
7.10 Difundir resultados a todo el personal de los procesos
involucrados en el Sistema de Gestión integrado. Representante de la Dirección

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7.11 Realizar el análisis de las causas y establecer la corrección y

las acciones correctivas correspondientes de las no conformidades
diligenciando el formato “Acción correctiva y preventiva” , se debe velar
porque se tomen las acciones correctivas, en el menor tiempo posible, frente a 7.11Responsables de los procesos
las no conformidades y observaciones detectadas, y enviar el Plan de Acción al auditados
coordinador del Sistema de Gestión Integral.

El análisis de causas y el Plan de Acción se establecen en el mismo formato

“Acción correctiva y preventiva (P-GC-04)(P-GC-05)

7.12 Realizar seguimiento a la implementación de acciones,

verificando la eficacia de las mismas según las fechas acordadas y
asegurando la eliminación de las causas de las no conformidades
registradas en el formato “Acción Correctiva y Preventiva”. Ver
7.10 Auditores Internos y Auditor
procedimiento acciones correctivas P-GC-04.
líder
En caso de no registrarse avance en la implementación de las
acciones propuestas, se informará por escrito al Gerente para que
tome las medidas pertinentes.

7.11 Aplicar la evaluación de Auditores internos por auditados y por 7.11 Auditor Líder y Auditados
Auditor líder.

7.12 Consolidar resultados y llenar el registro de evaluación de 7.12 Auditor líder

auditores.
7.13 Presentar informe a la Gerencia terminado el cierre del ciclo de la auditoría
sobre los resultados de las auditorias y la eficacia de las acciones.

7.13 Recopilar y archivar toda la documentación involucrada en el

proceso de auditorías internas del sistema de gestión integrada, tales 7.13 Representante de la
como: Programación de Auditorias, Planes de Auditorias, Formato de Dirección – Auditor Líder,
Notificación de no Conformidades, formato acción correctiva y Auditados
preventiva y evaluación de Auditores y disponerla de acuerdo a lo
establecido en el procedimiento Control de registros.

7. FLUJOGRAMA:
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8. REGISTROS:

Consolidado seguimiento acciones correctivas y preventivas

Programa de auditoria
Plan de auditoria

9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Procedimiento Acciones Correctivas (P-GC-04)

Procedimiento Acciones Preventivas (P-GC-05)
Norma ISO 19011:2002

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