CÓDIGO:

PC-ICD-GTH-03
PACIFIC COLORS S.A. S
VERSIÓN:01

INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN DOCUMENTAL FECHA:13/10/2023

Descripción: La codificación documental nos permite identificar los documentos por

un medio de un código alfanumérico para su fácil ubicación, administración, gestión
y control
Objetivo: Instruir al personal de la organización encargado de la gestión documental dentro
de la empresa PACIFIC COLORS S.A.S

INSTRUCTIVO
CODIFICACIÓNDE Alcance: Garantizar la

DOCUMENTAL estandarización
cuanto a la correcta
en

codificación de todos
los documentos de
PACIFIC COLORS
S.A.S

1 Analizamos la caja de calidad y su contenido

CÓDIGO:

PACIFIC COLORS S.A. S

VERSIÓN:

INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN DOCUMENTAL FECHA:

2. Identificamos el nombre del documento y sus iniciales

CÓDIGO:
PACIFIC COLORS S.A. S
VERSIÓN:

INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN DOCUMENTAL FECHA:

 CÓDIGO:
PC-ICD-GTH-03
PACIFIC COLORS S.A. S
VERSIÓN:01

INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN DOCUMENTAL FECHA:

3. Tomamos las iniciales anteriormente vistas y comenzamos a crear los códigos

EJEMPLO:

● Primer código: PC Este código ayuda a identificar que es de la empresa ya que

lleva las iniciales del nombre de la entidad
Ubicamos el código en esta casilla

Los códigos de los documentos deben

ir todos en MAYÚSCULA
CÓDIGO:
PC
PACIFIC COLORS S.A. S
VERSIÓN:

INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN DOCUMENTAL FECHA:

Este código nos ayuda a identificar qué tipo de

● Segundo código: IDC documento es y de que se va a tratar su contenido

Ubicamos el código en esta casilla

 CÓDIGO:
PC-ICD-GTH-03
PACIFIC COLORS S.A. S
VERSIÓN:01

INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN DOCUMENTAL FECHA:13/10/2023

CÓDIGO:
PC-ICD

VERSIÓN:
INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN DOCUMENTAL
FECHA:

Este código proviene del área a la cual pertenece dentro de

● Tercer código: GD la empresa el documento en este caso será GESTION
DOCUMENTAL

CÓDIGO:
PC-ICD-GD
PACIFIC COLORS S.A. S
VERSIÓN:

INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN DOCUMENTAL FECHA:

4. Identificamos la subserie del La SUBSERIE hace referencia a la numeración del

documento documento dentro del procedimiento en este caso el numero 3

CÓDIGO:
PC-ICD-GD-03
PACIFIC COLORS S.A. S

VERSIÓN:

INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN DOCUMENTAL FECHA:

5. En la casilla de VERSIÓN corresponde a número o las veces que el documento ha sido

modificado o actualizado siendo esta la primero versión número uno ya que es la creación de
 CÓDIGO:
PC-ICD-GTH-03
PACIFIC COLORS S.A. S
VERSIÓN:01

INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN DOCUMENTAL FECHA:

este y si se actualiza se incrementa las versiones y así

mismo su fecha de acuerdo con el día en que se
realice
CÓDIGO:
PC-ICD-GD-03
PACIFIC COLORS S.A. S
VERSIÓN: 01

INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN DOCUMENTAL FECHA:

6.En la casilla de FECHA se pone el día, mes y año dependiendo del día en que se creó se
pone el día de la creación, la fecha en que se diseñó o la fecha en que se modificó.

Insertamos la fecha en este caso el del día de la

creación del documento

CODIGO:
PC-IDC-GTH-03
PACIFIC COLORS S.A. S
VERSIÓN: 01

INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN DOCUMENTAL FECHA:

13/10/2023

7.Tabla de códigos :Se establecen algunos códigos para los documentos de la

empresa , si es necesario se crearán nuevos códigos con base al instructivo de
codificación documental

FORMATO CODIGO

GESTIÓN DEL TALENTO GTH

HUMANO

GESTIÓN DOCUMENTAL GD

PRESELECCIÓN PS
 CÓDIGO:
PC-ICD-GTH-03
PACIFIC COLORS S.A. S
VERSIÓN:01

INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN DOCUMENTAL FECHA:13/10/2023

SELECCIÓN SL

INTEGRAR IG

CAPACITAR CP

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ED

VINCULAR VC

FLUJOGRAMA FG

FICHA DE CARACTERIZACIÓN FC

MANUAL PARA LA MDPGH

DOCUMENTACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS EN
GESTIÓN DEL TALENTO
HUMANO

GESTIÓN HUMANA GH

TABLA DE RETENCIÓN TRD

DOCUMENTAL

LISTADO MAESTRO DE LMD

DOCUMENTOS

INSTRUCTIVO DE CAJA DE ICC

CALIDAD

INSTRUCTIVO DE ICD
CODIFICACIÓN DOCUMENTAL

INSTRUCTIVO PARA ITRD

DILIGENCIAR LA TABLA DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL