Ucdec 0003087737

Código: GD074-13
GUÍA GENERACIÓN Y FIRMA DIGITAL DE DIPLOMAS Y

Versión: 2
ACTAS DE GRADO Fecha: marzo de 2021
TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETIVO........................................................................................................................................... 2
2 ALCANCE............................................................................................................................................ 2
3 DEFINICIONES.................................................................................................................................... 2
4 DESARROLLO...................................................................................................................................... 2
4.1 ASPECTOS IMPORTANTES............................................................................................................. 2
4.2 CÓMO GENERAR LOS DIPLOMAS Y ACTAS DE GRADO DESDE OPSCS, PARA CARGAR A HUB
DOCUMENTAL......................................................................................................................................... 3
4.3 CÓMO CARGAR LOS DIPLOMAS Y ACTAS DE GRADO A HUB DOCUMENTAL...................................... 9
4.4 CÓMO APROBAR LOS DIPLOMAS Y ACTAS DE GRADO POR PARTE DEL JEFE DARC......................... 13
4.5 CÓMO REALIZAR LA FIRMA DIGITAL POR PARTE DEL(A) DIRECTOR(A) DE CAMPUS, EL(A)
RECTOR(A) Y EL(A) SECRETARIO(A) GENERAL........................................................................................ 16
4.6 CÓMO DESCARGAR LOS DIPLOMAS Y ACTAS DE GRADO POR PARTE DEL JEFE DARC..................... 18
4.7 CÓMO VALIDAR LAS FIRMAS DEL DIPLOMA Y ACTA DE GRADO POR PARTE DEL(A) GRADUADO(A). 22
4.8 CÓMO GENERAR LOS DIPLOMAS DE GRADO DESDE OPSCS PARA IMPRIMIR.................................. 27
5 RELACIÓN DE VERSIONES.................................................................................................................. 28
Página 1 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
1 OBJETIVO
Generar los diplomas y actas de grado desde el sistema de información académico - OPSCS a los egresados
graduados que fueron aprobados en Consejo Académico realizando la firma digital de éstos, con el fin de
asegurar la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad en el tiempo de la información.
2 ALCANCE
Inicia desde la generación de los diplomes y actas de grado en el sistema de información académico - OPSCS y
finaliza con la impresión del diploma.
3 DEFINICIONES
 OPSCS: Oracle People Soft Campus Solution.
 Hub Documental: Es el servicio de trámites y flujos documentales certificado.
 Títulos Académicos: Para la presente guía se entenderán como “títulos académicos”, los Diplomas y
Actas de Grado.
 Estampado cronológico: consiste en una cadena de caracteres, relacionados con la fecha y hora exacta
utilizada para certificar el momento específico en que se plasma la firma digital al documento electrónico,
o que este no ha sido modificado en un espacio de tiempo determinado, y es suministrado por una
entidad externa acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia – INAC.
 Código QR: Es un código de barras bidimensional cuadrada que puede almacenar los datos codificados.
 Firma digital: Se configura como un valor numérico que se asocia a un mensaje de datos y permite
determinar que dicho valor ha sido generado a partir de la clave originaria, sin modificación posterior. La
firma digital se basa en un certificado seguro y permite a una entidad receptora probar la autenticidad del
origen y la integridad de los datos recibidos.
 WCC: Sistema de gestión de contenidos - Web Center Content.
4 DESARROLLO
4.1 ASPECTOS IMPORTANTES
Los títulos académicos se expiden en medio electrónico con firma digital y estampado cronológico (consiste en
una secuencia de caracteres, relacionada con la fecha y hora exacta utilizada para certificar el momento
específico en que se lleva a cabo un suceso sobre un documento electrónico, o que éste no ha sido modificado
Página 2 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
en un espacio de tiempo determinado, y es suministrado por una entidad externa acreditada por el Organismo
Nacional de Acreditación de Colombia – ONAC), cumpliendo con todas las características de Ley que garantizan
la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad en el tiempo de la información contenida en estos. La
información contenida en lo títulos académicos, así como el procesamiento de las imágenes y archivos, producto
de la expedición de estos, se debe realizar en los sistemas de información institucionales y desde estos se puede
verificar su contenido.
Los costos para la reexpedición (duplicado o cambio de físico a digital) de títulos académicos con firma digital,
así como para la expedición de certificados y constancias, son definidos mediante resolución rectoral.
El mecanismo de firma y/o validación de la información contenida en los títulos académicos, Diploma y Acta de
Grado se debe realizar de la siguiente manera:
Mecanismo de firma de Mecanismo de firma de ACTA

Autoridad competente
DIPLOMA DE GRADO
Rector (a) Firma Digital No aplica

Secretario (a) General Firma Digital Firma Digital
Director (a) Campus: Firma Digital No aplica
Validación de los datos personales Validación de los datos personales
Jefe de Admisiones, Registro y
y aprobación digital por flujo de y aprobación digital por flujo de
control Académico
trabajo trabajo
Nota: Las autoridades competentes pueden utilizar el mecanismo de firmado manuscrito u otros alternativos en
caso de fallas tecnológicas y eventos fortuitos.
4.2 CÓMO GENERAR LOS DIPLOMAS Y ACTAS DE GRADO DESDE OPSCS, PARA CARGAR A HUB
DOCUMENTAL
A. El(a) analista de grados y el(a) auxiliar de diplomas, deben ingresar con usuario y contraseña al sistema
académico OPSCS y luego hacer clic en el botón “Conectar”.
Página 3 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
B. Ingresar por el icono superior a la derecha, luego hacer clic en el recuadro “Navegador” e ingresar a la
siguiente RUTA: Registros e inscripciones> Graduación> Procesar acuerdos de grado.
C. Crear un Id control de ejecución con la estructura (NOMBRE O CODIGO DEL CAMPUS_FECHA DE GRADO
Y AÑO) sin dejar espacios y luego hacer clic en “Añadir un valor”.
Página 4 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
D. Diligenciar los campos Institución, sede, grado académico, numero de acuerdo, fecha aprobación acta,
año ceremonia, seleccionar el tipo de acta o diploma a generar (Con logo, Con fondo y con firma),
seleccionar la opción “Diferentes archivos”, seleccionar la opción “ACTAS” o “DIPLOMA” y hacer clic
en “Ejec”.
Página 5 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
NOTA: También se puede generar un diploma o acta de grado por ID, escribiendo el código del graduado en el
campo “ID Graduado”. (Se diligencian los demás campos hasta hacer clic en el botón Ejec).
E. Luego de hacer clic en el botón “Ejec” en cualquiera de las opciones antes descritas, se debe hacer clic
en el botón “Aceptar” y luego se selecciona la opción “Monitor de procesos”.
Página 6 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
F. Hacer clic en “Actualizar” constantemente, hasta validar que el proceso quede en estado “Correcto y
Enviado” y por último hacer clic en la opción “Gestor Informes”.
G. Hacer clic en la pestaña “administración” y luego seleccionar cada enlace donde aparece el nombre del
graduado para la respectiva descarga de cada documento PDF.
Página 7 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
H. Descargar y guardar el archivo en formato PDF en una carpeta local del computador.
DIPLOMA PARA CARGAR A HUB DOCUMENTAL
ACTA DE GRADO PARA CARGAR A HUB DOCUMENTAL
Página 8 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
4.3 CÓMO CARGAR LOS DIPLOMAS Y ACTAS DE GRADO A HUB DOCUMENTAL.
A. La Analista de grados y la auxiliar de diplomas deben ingresar a la plataforma de Hub Documental

https://hubdocumental.technokey.co/ucc/acceso/acceso.html con usuario y contraseña, hacer clic en el
botón “Ingresar” y luego seleccionar la opción de “Radicación”.
Página 9 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
B. Seleccionar la opción “Crear flujo de firma”.
C. Se debe seleccionar el flujo de diplomas o actas de grado correspondiente al campus: por ejemplo,
DIPLOMA BOG o ACTA DE GRADO BOG.
FLUJO DE DIPLOMA
Página 10 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
NOTA: Al seleccionar el flujo de diplomas, se observa en la parte de abajo que hay un aprobador y 3 firmantes:
El aprobador corresponde al jefe DARC y los 3 firmantes corresponden al(a) Director(a) de campus, el(a)
Rector(a) y el(a) Secretario(a) General.
FLUJO DE ACTA DE GRADO
NOTA: Al seleccionar el flujo de acta de grado, se observa que hay un aprobador y 1 firmante: El aprobador
corresponde al jefe DARC y el firmante corresponde al secretario(a) General.
D. Seleccionar la opción “Carga de documentos” en el menú en la parte izquierda y luego hacer clic sobre
la imagen para cargar el diploma o acta de grado correspondiente.
Página 11 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
E. Una vez seleccionado el archivo a cargar, se debe hacer clic en el botón “Registrar”.
F. Se observa un mensaje con el consecutivo con el cual quedó registrado el documento cargado. Hacer clic
en el botón “OK”.
Página 12 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
4.4 CÓMO APROBAR LOS DIPLOMAS Y ACTAS DE GRADO POR PARTE DEL JEFE DARC
A. El jefe DARC debe Ingresar a la opción “Consultas Generales” y luego a la opción “Aprobación de
Documentos”.
B. Seleccionar en la lista desplegable de “Registros por página” en la parte derecha, los 50 primeros
registros, luego seleccionar el icono del “ojo” para visualizar cada documento y revisar la información de
cada diploma y acta de grado.
Página 13 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
C. Revisar que los datos personales (nombre completo, lugar de expedición, numero de documento de
identidad y genero) sean los correctos y que el documento de diploma o acta de grado no esté duplicado
con otro. Una vez validada la información, hacer clic en el botón “Cerrar”.
D. Aprobar los diplomas y actas de grado. Se puede realizar de dos formas:
 Individualmente: Se selecciona la opción de validación que se encuentra en el siguiente pantallazo en

el recuadro verde y posteriormente, se debe seleccionar el botón “Aprobar”.
Página 14 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
 Masivamente: Se selecciona la opción que se encuentra al lado de la palabra “Acciones” y luego se

seleccionar el botón “Aprobar”.
NOTA: Antes de realizar una aprobación masiva de documentos se debe garantizar la revisión de los
documentos uno a uno, tal y como se encuentra establecido en el ítem “C” del presente numeral.
E. Seleccionar el botón “OK”, para confirmar que está seguro(a) de aprobar los documentos seleccionados.
Página 15 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
F. Seleccionar nuevamente el botón “OK”.
4.5 CÓMO REALIZAR LA FIRMA DIGITAL POR PARTE DEL(A) DIRECTOR(A) DE CAMPUS, EL(A)
RECTOR(A) Y EL(A) SECRETARIO(A) GENERAL.
A. El(a) Director(a) de campus, el(a) Rector(a) y el(a) Secretario(a) General, deben ingresar a la opción de
“Consultas Generales” y luego a la opción “Firma de documentos”.
Página 16 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
B. Para firmar diplomas: Después de que el jefe DARC de campus aprueba los diplomas, el Director(a) de
campus debe realizar la firma, seguidamente debe firmar el(a) Rector(a) y, por último, debe firmar la
firma el(a) Secretario(a) General. Para realizar el proceso, se debe seleccionar el recuadro que está al
lado de la palabra “Acciones” y luego hacer clic en el botón “firmar”.
C. Para firmar actas de grado: Después de que el jefe DARC de campus aprueba las actas de grado, el(a)
Secretario(a) General debe realizar la firma. Para realizar el proceso, se debe seleccionar el recuadro que
está al lado de la palabra “Acciones” y luego hacer clic en el botón “firmar”.
D. Ingresar el número de documento de identidad, luego el número de PIN y por último hacer clic en el
botón “Firmar”. Este proceso de firma se debe hacer por página y asegurar la firma en todas las páginas
disponibles en el momento.
Página 17 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
E. Seleccionar el botón “OK”.
4.6 CÓMO DESCARGAR LOS DIPLOMAS Y ACTAS DE GRADO POR PARTE DEL JEFE DARC
A. El jefe DARC debe ingresar a la opción “Consultas Generales” y luego a la opción “Solicitudes de
firmado”.
Página 18 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
B. Revisar que cada solicitud indique realizó aprobación: SI y en realizo la firma: SI, luego seleccionar
el icono en forma de “ojo” en cada registro.
NOTA: Si el jefe DARC tiene el consecutivo de los registros de diplomas y actas de grado, también pueden
realizar la búsqueda con estos números de solicitud, en la parte izquierda, en la opción “numero de
solicitud”.
C. Descargar el diploma o acta de grado correspondiente.
Página 19 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
D. Seleccionar la imagen de “descarga” para guardar el diploma y acta de grado en una carpeta local
destinada para este proceso.
Página 20 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
E. Se debe abrir el archivo PDF desde la carpeta en la cual se guardó el diploma o acta de grado y verificar
que todas las firmas sean validas, identificando el icono de color verde. No abrir directamente desde los
navegadores, si no desde el visor de PDF que tenga instalado (Acrobat Reader).
Página 21 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
4.7 CÓMO VALIDAR LAS FIRMAS DEL DIPLOMA Y ACTA DE GRADO POR PARTE DEL(A)
GRADUADO(A)
Al momento de recibir el diploma y acta de grado digital, se puede evidenciar que las 3 firmas necesitan ser
validadas desde el computador donde se estén abriendo los archivos PDF. Para realizar la validación de firmas
se debe:
A. Guardar el diploma y acta de grado enviados digitalmente al correo institucional en una carpeta local del
computador.
B. Abrir el diploma digital desde la carpeta donde quedo guardado, el cual abrirá en formato PDF.
C. Hacer clic en la opción “Panel de firma” e inmediatamente se abre un panel en la parte izquierda, luego
hacer clic derecho sobre la primera firma a validar y clic en “validar firma”.
D. Hacer clic en “Propiedades de la firma”
Página 22 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
E. Hacer clic en “Modificar certificados de firmante”.
F. Seleccionar la pestaña “Confianza” y luego hacer clic en “agregar a certificados de confianza”.
Página 23 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
G. Hacer clic en el botón “Aceptar”.
H. Seleccionar las opciones Documentos certificados, Contenido dinámico, JavaScript privilegiado

incrustado y Operaciones privilegiadas del sistema, luego hacer clic en “Aceptar”
Página 24 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
I. Nuevamente hacer clic en “Aceptar” y seguidamente clic en “Validar firma”.
Página 25 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
J. Por último, dar clic en “cerrar”.
K. Para la validación de las dos firmas restantes, realizar nuevamente los pasos establecidos desde el ítem
"C" hasta el ítem "J" del presente numeral 4.7.
NOTA 1: Para el acta de grado no se deben realizar los pasos de validación de firma, ya que en el diploma se
realizó la validación de la firma del(a) Secretario(a) General.
NOTA 2: Una vez se validen las 3 firmas, el(a) graduado(a) debe revisar que el panel de la parte izquierda
muestre los iconos de color verde en cada firma, indicando que todas son válidas.
Página 26 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
4.8 CÓMO GENERAR LOS DIPLOMAS DE GRADO DESDE OPSCS PARA IMPRIMIR.
A. El(a) analista de grados y el(a) auxiliar de diplomas deben realizar nuevamente los pasos establecidos
desde el ítem “A” hasta el ítem “C” del numeral 4.2. de la presente guía.
B. Posteriormente, diligenciar los campos Institución, sede, grado académico, numero de acuerdo, fecha
aprobación acta, año ceremonia, seleccionar el tipo de acta o diploma a generar (Sin logo, sin fondo y
con firma), seleccionar la opción “DIPLOMA” y hacer clic en “Ejec”.
C. Realizar nuevamente los pasos establecidos desde el ítem “E” hasta el ítem “F” del numeral 4.2 de la
presente guía y descargar los diplomas de grado en PDF.
D. Hacer clic en la pestaña “administración” y luego seleccionar el enlace UC_GEN_DIPLO – Diploma.pdf.
Página 27 de 7
Código: GD074-13
Versión: 2
DIPLOMA PARA IMPRIMIR
5 RELACIÓN DE VERSIONES
Fecha de
Versión Descripción
aprobación
1 Octubre de 2019 Documento inicial.
Se actualiza el nombre de la guía y se incluyen los nuevos

2 Marzo de 2021 lineamientos institucionales para la implementación de firmas
digitales.
Elaboró: Revisó: Aprobó:

Nombre: Dora Isabel Zapata A. Nombre: Adriana Ximena Sandoval Tarazona Nombre: Xiomara Quintero López
Cargo: Analista DARC Nacional Cargo: Analista de procesos Cargo: Director(a) DARC y Gestión Documental
Página 28 de 7

Ucdec 0003087737

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Ucdec 0003087737

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Código: GD074-13

GUÍA GENERACIÓN Y FIRMA DIGITAL DE DIPLOMAS Y

4.1 ASPECTOS IMPORTANTES............................................................................................................. 2

4.3 CÓMO CARGAR LOS DIPLOMAS Y ACTAS DE GRADO A HUB DOCUMENTAL...................................... 9

 OPSCS: Oracle People Soft Campus Solution.

 Hub Documental: Es el servicio de trámites y flujos documentales certificado.

 WCC: Sistema de gestión de contenidos - Web Center Content.

4.1 ASPECTOS IMPORTANTES

Mecanismo de firma de Mecanismo de firma de ACTA

Rector (a) Firma Digital No aplica

ACTA DE GRADO PARA CARGAR A HUB DOCUMENTAL

4.3 CÓMO CARGAR LOS DIPLOMAS Y ACTAS DE GRADO A HUB DOCUMENTAL.

A. La Analista de grados y la auxiliar de diplomas deben ingresar a la plataforma de Hub Documental

B. Seleccionar la opción “Crear flujo de firma”.

D. Aprobar los diplomas y actas de grado. Se puede realizar de dos formas:

 Individualmente: Se selecciona la opción de validación que se encuentra en el siguiente pantallazo en

 Masivamente: Se selecciona la opción que se encuentra al lado de la palabra “Acciones” y luego se

F. Seleccionar nuevamente el botón “OK”.

E. Seleccionar el botón “OK”.

C. Descargar el diploma o acta de grado correspondiente.

D. Hacer clic en “Propiedades de la firma”

E. Hacer clic en “Modificar certificados de firmante”.

F. Seleccionar la pestaña “Confianza” y luego hacer clic en “agregar a certificados de confianza”.

G. Hacer clic en el botón “Aceptar”.

H. Seleccionar las opciones Documentos certificados, Contenido dinámico, JavaScript privilegiado

I. Nuevamente hacer clic en “Aceptar” y seguidamente clic en “Validar firma”.

J. Por último, dar clic en “cerrar”.

D. Hacer clic en la pestaña “administración” y luego seleccionar el enlace UC_GEN_DIPLO – Diploma.pdf.

DIPLOMA PARA IMPRIMIR

1 Octubre de 2019 Documento inicial.

Se actualiza el nombre de la guía y se incluyen los nuevos

Elaboró: Revisó: Aprobó:

También podría gustarte