INTRODUCCIÓN A LA 25-25-26-31 ONLINE/PLATAFORMA 19:00 A:21:30 (HORA
GUÍA DE LA ZOOM ECUADOR 7MA EDICIÓN PMBOK ¡Conozca a su profesor! • Fabian Crosa • Docente y consultor en Gestión de Proyectos. • Coautor del Libro ”Liderazgo Femenino: Inspirando, empoderando y rompiendo barreras” . • Integrante del Comité de Gestión de Proyectos de UNIT. • Conferecista en Gestion de Proyectos, PMO y liderazgo Presentaciones de estudiantes PROGRAMA
INTRODUCCIÓN A LA GUÍA DE LA 7MA EDICIÓN PMBOK
ADAPTABILIDAD - TAYLORING
GESTIÓN ÁGIL DE PROYECTOS
GESTIÓN DE PROYECTOS: PREDICTIVA, ÁGIL E HíBRIDA DE PROYECTOS
Modulo 1 INTRODUCCIÓN A LA GUÍA DE LA 7MA EDICIÓN PMBOK INTRODUCCIÓN A LA GUÍA DE LA 7MA EDICIÓN PMBOK Introducción La Cultura Organizacional basada en Proyectos
Sistema para la Entrega de Valor
La Transición de un Enfoque basado en Proceso a un Enfoque basado
en Principios en la Dirección de Proyectos
Principios de la Dirección de Proyectos
El Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Es una guía de buenas prácticas relacionadas con la gestión, administración y dirección de proyectos que reúne los conocimientos, procesos, prácticas recomendadas, conceptos, técnicas y destrezas dentro de la profesión de Project Management y que está centrada en cómo enfocar los proyectos para dotarlos de valor. Evolución del Pmbok
2008 2017 2021
La Transición de un Enfoque basado en Proceso a un Enfoque basado en Principios en la Dirección de Proyectos PMBOK 6
• La última versión del PMBOK que se publico e incluye
una revisión importante del contenido de la edición PMBOK 6. • Como reflejo de las prioridades cambiantes de la gestión de proyectos, PMBOK 7 se centra en el rendimiento sobre los procesos. • PMBOK 6 cubre el entorno del proyecto, el papel del director del proyecto y las 10 áreas de conocimiento esenciales dentro de la gestión del proyecto. PMBOK 6 Áreas de conocimiento
• Dentro del PMBOK 6, cada área de conocimiento
está acompañada de procesos, insumos, herramientas, técnicas y productos. • Las 10 áreas de conocimiento de gestión de proyectos en PMBOK 6 se definen como: 1.Integración: implemente los procedimientos correctos para completar las tareas requeridas del proyecto. 2.Alcance: documente todos los objetivos y entregables del proyecto, los plazos y los presupuestos para planificar mejor el proyecto. 3.Programación: mantenga un ritmo constante para completar el proyecto dentro del plazo requerido. 4.Costo: administre el presupuesto del proyecto mediante la estimación y asignación de todos los costos relacionados. 5.Calidad: gestione y mantenga un alto nivel de calidad durante todo el proyecto. 6.Recursos: mejore la eficiencia del proyecto mediante la planificación y programación de los recursos del proyecto. 7. Comunicaciones: planifique, gestione y supervise las comunicaciones para garantizar que las personas adecuadas reciban los mensajes correctos. 8.Riesgo: anticipar los riesgos potenciales para planificar mejor sus posibles resultados. 9.Adquisiciones: asegure todos los materiales y servicios necesarios para entregar el proyecto. 10.Partes interesadas: mantener a las partes interesadas involucradas durante la duración del proyecto. PMBOK 7
artefactos y ocho dominios de rendimiento. • Hay un cambio drástico de los procesos a dominios del desempeño y principios. • Los dominios de desempeño se enfocan en los resultados generales en lugar de solo los procesos y técnicas usados dentro de las ejecuciones de un proyecto. • Se enfatiza la importancia de la calidad del proyecto. Tailoring • PMBOK 7 Tailoring es un nuevo marco que se encuentra en PMBOK 7 y se basa en el concepto de que un enfoque único puede no permitir que los gerentes de proyectos cumplan con los entregables requeridos del proyecto, las demandas organizacionales y las necesidades del proyecto. • Una vez que un gerente de proyecto ha seleccionado un enfoque de desarrollo inicial, la adaptación del proyecto alienta al gerente a adoptar las especificaciones de un proyecto para cumplir con todos los requisitos del proyecto. PMBOK 7 Modelos, métodos, artefactos • La sección de nuevos modelos, métodos y artefactos que se encuentra en PMBOK 7 proporciona a los usuarios una gran cantidad de recursos, vinculándolos al dominio de rendimiento para el que serían más útiles. • Esto ofrece un gran valor tanto para los directores de proyectos aspirantes como para los que trabajan. PMBOK 7 dominios de rendimiento • Mientras que las versiones anteriores del PMBOK se centraban en áreas de conocimiento, la séptima edición ha reemplazado las áreas de conocimiento tradicionales con dominios de desempeño. • Los ocho dominios de desempeño resumen los elementos relacionados esenciales para el éxito de un proyecto: Estos 8 dominios de desempeños forman juntos un conjunto unificado, funcionando como un sistema integrado. Así cada dominio es interdependiente de los demás para permitir que el proyecto entregue los resultados previstos. PMBOK 6
• En PMBOK 6, el estándar para la gestión de
proyectos incluía cinco dominios integrales: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre. • Estos estándares resumen los procesos que aplican los gerentes de proyecto para entregar un proyecto exitoso. PMBOK 7 Sistema de entrega de valor PMBOK 7 • En el pasado, el PMI consideraba que un proyecto y las operaciones eran dos entidades separadas hasta que se completaba el proyecto. • El nuevo sistema de entrega de valor introducido en PMBOK 7 integra proyectos y operaciones para ofrecer el mejor valor para el negocio. • Esto define el “qué» y el “por qué» de la gestión de proyectos que se centra en los procesos de pensamiento y el comportamiento de las personas involucradas en la ejecución del proyecto. 12 principios definidos en el Estándar para la gestión de proyectos. 1) Ser un administrador diligente, respetuoso y cuidadoso 2) Crear un entorno colaborativo del equipo del proyecto 3) Involucrarse eficazmente con los interesados 4) Enfocarse en el valor 5) Reconocer, evaluar y responder a las interacciones del sistema 6) Demostrar comportamientos de liderazgo 7) Adaptar en función del contexto 8) Incorporar la calidad en los procesos y los entregables 9) Navegar en la complejidad 10) Optimizar las respuestas a los riesgos 11) Adoptar la adaptabilidad y la resiliencia 12) Permitir el cambio para lograr el estado futuro previsto • La Transición de un Enfoque basado en Proceso a un Enfoque basado en Principios en la Dirección de Proyectos Estructura organizacional Tipos de estructura organizaciones Organización orientada a proyectos • Una estructura organizativa proyectada o basada en proyectos crea una división de proyectos específica dentro de una organización. • La coordinación del proyecto funciona verticalmente bajo esta división. • Los gerentes de proyectos mantienen la autoridad exclusiva para el proyecto y se les asigna personal dedicado que trabaja para alcanzar los objetivos del proyecto Puntos a favor del Desventajas Prioridades de gestión proyecto para un gerente de proyectos Autoridad: El gerente del Duplicación de recursos: Es Autoridad del PM: Alto proyecto es el propietario de posible que los recursos no Responsabilidad del rol: Vive a todas las decisiones del estén optimizados y puedan ser la altura de la confianza y el proyecto. costosos, debido a la duplicación liderazgo que viene con toda la Claridad: La alineación, las de recursos en varios proyectos. autoridad y la propiedad del líneas, los objetivos y la Crecimiento de equipo proyecto. estrategia del proyecto están obstaculizado: Los equipos Mantener Equipo moral: Genera claros en todo el equipo. pueden estar aislados, vincular a confianza en el equipo y mantén los miembros del equipo a un al equipo en movimiento para proyecto a la vez y limitar su cumplir con los plazos crecimiento. ajustados. Comunicación: La creación de redes de comunicación sólidas en todos los proyectos es esencial para reducir la duplicación de esfuerzos. Cultura organizacional basada en proyectos • La cultura organizacional en un Proyecto es fundamental para el desempeño y por ende el cumplimiento de sus objetivos. • El desempeño de las organizaciones suele depender del entorno en el que se encuentre. • Una buena cultura organizacional es un determinante del desempeño ya que impacta no solo los resultados directos y la eficiencia de un proyecto, sino también el entusiasmo, el compromiso y la mentalidad de su personal. • Su ventaja en el desempeño puede medirse de acuerdo con medidas financieras y no financieras y a su vez permite fortalecer los lazos laborales existentes en la organización, generando un sentimiento de identidad que fomenta un mayor desempeño entre los miembros del equipo del proyecto y la organización. La influencia en los equipos
• La cultura organizacional influencia fuertemente las
relaciones de trabajo y en muchos casos si estas relaciones no son positivas definitivamente pueden impedir la ejecución exitosa del proyecto, poniendo en riesgo la inversión realizada para el proyecto. • En este sentido, un Gerente de Proyectos debe saber cómo la cultura de la empresa moldea la motivación del equipo, e identificar aquellos elementos que fortalecen la cultura de la empresa fomentando el desempeño laboral de los miembros que la conforman. Cultura organizacional • La tendencia de contar con la Cultura Organizacional en el Project Management como un ecosistema. • Los elementos de la cultura interactúan y se refuerzan mutuamente. Al examinar todos esto, cultura es el sistema operativo de una organización y por ende de vital impacto para el éxito de cualquier proyecto. • Dar participación a todos los miembros de la organización, que se sientan importantes y que entiendan el por qué detrás del proyecto. • Cada vez más organizaciones empiezan a darse cuenta de que la cultura no puede dejarse al azar. • En esta línea, nosotros los líderes de proyectos debemos construir una cultura ,si queremos asegurar el éxito de los proyectos en los que nos desempeñemos. Términos y conceptos claves • El estándar para la Direccion de Proyectos refleja el progreso de la profesión. • Las organizaciones esperan que los proyectos produzcan resultados, además de salidas y artefactos. • Se espera que los directores de proyectos entreguen proyectos que creen valor parala organización y los interesados dentro del sistema de la organización para la entrega de valor. Definición de términos importantes Resultado • Un resultado o consecuencia final de un proceso o proyecto. • Los resultados pueden incluir salidas y artefactos, pero tienen una intención mas amplia al centrarse en los beneficios y el valor para los que se emprendió el proyecto. Producto • Artefacto producido, cuantificable y que puede ser en si mismo un elemento terminado o un componente de un elemento Proyecto • Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. • La naturaleza temporal de los proyectos indica un prinicipio y un final para el trabajo del proyecto o una fase del trabajo del proyecto. • Los proyectos pueden ser independientes o formar parte de un programa o portafolio. Direccion de proyectos
• Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas,
y técnicas a actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. • La dirección de proyectos se refiere a orientar el trabajo del proyecto para entregar los resultados previstos. • Los equipos de proyectos pueden lograr los resultados utilizando una amplia gama de enfoques ( predictivos, hídricos, adaptativos) Director de proyecto • Persona nombrada por la organización ejecutante para liderar el equipo de proyecto que es responsable de alcanzar los objetivos del mismo. • Los directores de proyectos realizan una variedad de funciones, tales como facilitar el trabajo del equipo de proyecto para lograr los objetivos y gestionar los procesos para entregar los resultados previstos Equipo de Entrega de Proyectos • Conjunto de individuos que realizan el trabajo del proyecto con el fin de alcanzar los objetivos. Sistema de entrega de valor • Conjunto de actividades estratégicas de negocio dirigidas a la construcción, sostenimiento y/o avance de la organización. • Los portafolios, productos y operaciones pueden formar parte del sistema de entrega de valor de una organización. Valor • Cualidad, importancia o cualidad de algo. • Los diferentes interesados perciben el valor de diferentes maneras. • Los clientes pueden definir el valor como la capacidad de usar las características o funciones específicas de un producto • Las organizaciones pueden centrarse en el valor del negocio según lo determinado utilizando métricas financieras Un Sistema para la entrega e Valor Creación de valor • Los proyectos existen dentro de un sistema de mayor tamaño, tal como una agencia gubernamental , organización o acuerdo contractual. • Las organizaciones crean valor para los interesados Ejemplos de la manera que los proyectos producen valor • Creación de un nuevo producto, servicios o resultados que cumpla con las necesidades de los clientes o usuarios finales. • Realizar contribuciones sociales o ambientales positivas. • Mejorar la eficiencia , la productividad, la efectividad , o la capacidad de respuesta. • Habilitar los cambios necesarios para facilitar la transición a su estado futuro deseado, • Conservar los beneficios habilitados por programas u operaciones comerciales anteriores. Ejemplo de un sistema de entrega de valor Componentes • Un sistema de entrega de valor es parte del entorno interno de una organización que esta sujeto a políticas, procedimientos, metodologías, marcos de referencia, estructuras de gobernanza • Este entorno interno existe dentro del entorno externo , mas amplio, que incluye la economía , el entorno competitivo , las restricciones legistaltivas, etc. Componentes de un sistema de entrega de valor Componentes • Los componentes de un sistema de entrega de valor crean entregables utilizados para producir resultados • Un resultado es el efecto o consecuencia final de un proceso o proyecto. • Centrarse en los resultados, las elecciones y las decisiones enfatiza del desempeño del proyecto a largo plazo. • Los resultados generan beneficios, que son ganancias obtenidas por la organización. • Los beneficios, a su vez crean valor , que es algo que tiene merito, importancia o utilidad. Flujo de información Flujo • Un sistema de entrega de valor funciona con mayor eficacia cuando la información y la retroalimentación son compartidas de manera consistente entre todos los componentes , manteniendo el sistema alineado con la estrategia y en sintonía con el entorno. Sistemas de gobernanza organizacional
• El sistema de gobernanza funciona en conjunto con el
sistema para la entrega de valor a fin de permitir flujos de trabajo fluidos , gestionar incidentes y apoyar la toma de desiciones Funciones asociadas con proyectos • Proporcionar supervisión y coordinación • Presentar objetivos y retroalimentación • Facilitar y apoyar • Realizar el trabajo y aportar ideas • Aplicar conocimientos especializados • Proporcionar orientación e información empresarial • Proporcionar recursos y dirección. • Mantener la goberanaza El entorno del proyecto Entorno interno • Activos de procesos • Documentación de la gobernanza • Activos de datos • Activos de conocimiento • Seguridad • Cultura • Cultura, estructura y gobernanza de la organización • Distribución geográfica de instalaciones y recursos • Infraestructura • Software informático • Disponibilidad de recursos • Capacidad de los empleados Entorno externo • Condiciones de mercado • Influencias y asuntos de índole social y cultural • Entornos regulatorios • Base de datos comerciales • Investigaciones académicas • Estándares de la industria • Consideraciones financieras • Entorno fisico Consideraciones sobre la gestión del producto Principios de la Direccion de Proyectos Principios de la Direccion de Proyectos • Los principios para una profesión sirven como pautas fundamentales para la estrategia, toma de decisiones y resolución de problemas. • Los principios de dirección de proyectos no son de naturaleza prescriptiva. • Estan concebidos para guiar el comportamiento de las personas involucradas en los proyectos. • Son de base amplia. • Los 12 principios están alineados con el código de ética del PMI que está basado en 4 valores: • Responsabilidad • Respecto • Imparcialidad y • Honestidad
• Los 12 principios proporcionan orientación para una
dirección de proyectos eficaz. Principios 1. Ser un administrador, respetuoso y cuidadoso. 2. Crear un entorno colaborativo del equipo de proyecto. 3. Involucrarse eficazmente con los interesados. 4. Enfocarse en el valor. 5. Reconocer, evaluar y responder a las interacciones del sistema. 6. Demostrar comportamientos de liderazgos. Principios (Continuación) 7. Adaptar en función del contexto. 8. Incorporar la calidad en los procesos y entregables. 9. Navegar en la complejidad. 10. Optimizar la respuesta a los riesgos. 11. Adoptar la adaptabilidad y la residencia. 12. Permitir el cambio para permitir el estado futuro previsto. 1. Ser un administrador, respetuoso y cuidadoso • Los administradores actúan de manera responsable para llevar a cabo las actividades con integridad, cuidado y confiabilidad, mientras mantienen el cumplimiento de las pautas internas y externas. • Demuestran un alto compromiso con los impactos financieros, sociales y ambientales de los proyectos a los que prestan soporte. 1. Administración • La administración abarca responsabilidades tanto internas como externas a la organización. • La administración incluye: • Integridad, • Cuidado, • Confiabilidad y • Cumplimiento • Una visión holística de la administración toma en cuenta la conciencia financiera, social, técnica, sostenibilidad ambiental. 2. Crear un entorno colaborativo del equipo de proyecto • Los equipos de proyectos están conformados por personas que poseen diversas habilidades, conocimientos y experiencia. • Los equipos de proyectos que están en colaboración pueden lograr un objetivo compartido de manera mas efectiva y eficiente que las personas que trabajan por su cuenta. Colaborativo • Los equipos de proyectos entregan los proyectos. • Los equipos de proyecto trabajan dentro de las culturas y pautas organizacionales y profesionales, a menudo estableciendo su propia cultura local. • Un entorno del equipo de proyecto facilita: • El alineamiento con otras culturas y pautas organizacionales • El aprendizaje y el desarrollo individual y de equipo • Las contribuciones óptimas para lograr los resultados deseados 3. Involucrarse eficazmente con los interesados • Involucrar a los interesados de manera proactiva y en la medida necesaria para contribuir al éxito del proyecto y la satisfacción del cliente. Interesados • Los interesados influyen en los proyectos, el desempeño y los resultados. • Los equipos de proyecto sirven a otros interesados al interactuar con ellos. • El involucramiento de los interesados promueve proactivamente la entrega de valor. 4. Enfocarse en el valor • Evaluar y ajustar continuamente la alineación del proyecto con los objetivos de negocio y con los beneficios y el valor previstos. Valor • El valor es el indicador definitivo del éxito del proyecto. • El valor se puede obtener a lo largo del proyecto, al final del mismo o después de que el proyecto se haya completado. • El valor y los beneficios que contribuyen al valor pueden definirse en términos cuantitativos y/o cualitativos. • Un enfoque en los resultados permite que los equipos de proyecto apoyen los beneficios previstos que conduzcan a la creación de valor. Valor ( Continuación) • Los equipos de proyecto evalúan el progreso y se adaptan para maximizar el valor esperado 5. Reconocer, evaluar y responder a las interacciones del sistema. • Reconocer evaluar y responder a circunstancias dinámicas dentro y alrededor del proyecto de una manera holística con el fin de afectar positivamente el desempeño del mismo. Pensamiento Sistémico • Un proyecto es un sistema de dominios de actividad, interdependientes e interactuantes. • El pensamiento sistémico implica tener una visión holística de como las partes del proyecto interactúan entre sí y con sistemas externos. • Los sistemas cambian constantemente, lo que requiere una atención constante a las condiciones internas y externas Pensamiento Sistémico( continuación) • Responder a las iteraciones del sistema permite a los equipos de proyecto aprovechar los resultados positivos. 6. Demostrar comportamiento de liderazgo • Demostrar y adaptar comportamientos de liderazgo para apoyar las necesidades individuales y de equipo. Liderazgo • El liderazgo efectivo promueve el éxito del proyecto y contribuye a los resultados positivos del mismo. • Cualquier miembro del equipo de proyecto puede demostrar comportamiento de liderazgo. • El liderazgo es diferente a la autoridad • Los lideres efectivos adoptan su estilo a la situación. • Los lideres efectivos reconocen las diferencias en motivación entre los miembros del equipo de proyecto Liderazgo (continuación) • Los lideres demuestran el comportamiento deseado en áreas de honestidad , integridad y conducta ética. 7. Adaptar en función del contexto • Diseñar el enfoque de desarrollo de proyecto basado en el contexto del proyecto, sus objetivos, los interesados, la gobernanza y el entorno utilizando un proceso de “apenas suficiente” para lograr el resultado deseado mientras se maximiza el valor, se gestiona el costo y se mejora la velocidad. Adaptación • Cada proyecto es único • El éxito del proyecto se basa en adaptarse al contexto único del mismo para determinar los métodos más apropiados para producir los resultados deseados. • Adaptar el enfoque es iterativo, y por lo tanto es un proceso continuo a lo largo del proyecto. 8. Incorporar la calidad en los procesos y los entregables • Mantener un enfoque en la calidad que produzca entregables que cumplan con los objetivos del proyecto y se alineen con las necesidades, usos y requisitos de aceptación establecidos por los interesados relevantes. Calidad • La calidad del proyecto implica satisfacer las expectativas de los interesados y cumplir con los requisitos del proyecto y del producto. • La calidad se centra en cumplir con los criterios de aceptación para los entregables. • La calidad del proyecto implica garantizar que los procesos del proyecto sean apropiados y lo más eficaces posibles. 9. Navegar en la complejidad • Evaluar y navegar continuamente por la complejidad del proyecto para que los enfoques y planes permitan al equipo de proyecto navegar con el éxito por ciclo de vida del mismo. Complejidad • La complejidad es el resultado del comportamiento humano, las iteraciones de los sistemas, la incertidumbre y la ambigüedad. • La complejidad puede producirse en cualquier momento durante el proyecto. • La complejidad puede ser introducida por eventos o condiciones que afectan el valor, el alcance , las comunicaciones, los interesados ,el riesgo y la innovación tecnológica. Complejidad • Los equipos de proyecto pueden mantenerse atentos a la identificación de elementos de complejidad y utilizar una variedad de métodos para reducir la cantidad o el impacto de la complejidad. 10. Optimizar las respuestas a los riesgos • Evaluar continuamente la exposición al riesgo, tanto de oportunidades como de amenazas , con el fin de maximizar los impactos positivos y minimizar los impactos negativos para el proyecto y sus resultados. Riesgo • Los riesgos individuales y generales pueden afectar al proyecto. • Los riesgos pueden ser positivos(oportunidades) o negativos(amenazas). • Los riesgos son abordados continuamente a lo largo del proyecto. • La actitud, el apetito y el umbral de riesgo de una organización influyen en como se aborda el mismo. Riesgo • Las respuestas a los riesgos deberían ser : • Adecuadas para la importancia del riesgo, • Eficientes en costo, • Realista dentro del contexto del proyecto, • Acordadas por los interesados pertinentes, y • Propiedad de una persona responsable Adoptar la adaptabilidad y la resilencia • Construir adaptabilidad y resiliencia en los enfoques de la organización y del equipo del proyecto para ayudar al mismo a acomodar el cambio , recuperarse de los reveses y avanzar en el trabajo del proyecto. Adaptabilidad y Resiliencia • La adaptabilidad es la capacidad de responder a condiciones cambiantes. • La resiliencia es la capacidad de absorber los impactos y de recuperarse rápidamente de un revés o fracaso. • La atención a los resultados en lugar de las salidas facilita la adaptabilidad. Permitir el cambio para lograr el estado futuro previsto • Preparar los artefactos para la adopción, el mantenimiento de comportamientos y procesos nuevos y diferentes, requeridos para la transición del estado actual al estado futuro previsto y creado por los resultados del proyecto. Cambio • Un enfoque estructurado para el cambio ayuda a las personas, los grupos y la organización a pasar del estado actual al estado futuro deseado. • El cambio puede originarse a partir de influencias internas o fuentes externas. • Facilitar el cambio puede ser un desafío, ya que no todos los interesados lo van a a aceptar. Cambio • Intentar demasiados cambios en un periodo corto puede provocar fatiga y/o resistencia al cambio. • El involucramiento de los interesados y los enfoques motivacionales contribuyen a la adopción del cambio. Fin Modulo 1