Antecedentes

La transformación digital de las organizaciones por lo general inicia con la conversión de sus documentos físicos a
digitales a fin de generar valor. Esta cadena se inicia desde la captura de imágenes y autenticación de data relacionada y
estructurada para su consulta y gestión. Otorgándole valor legal.
En el Perú, la Micro grabación o generación de microformas es una figura
técnico-legal que permite digitalizar un documento en formato papel o
digital y darle valor legal mediante la participación de un tercero neutral
en quien recae el cumplimiento de las normas.

Las Microformas digitales cuentan con una equivalencia legal y funcional

con respecto a los documentos físicos, permiten destruir el documento
original, dado que el documento digital producto de un proceso de
conversión a microformas tiene valor legal pleno y probatorio.
Las organizaciones que convierten sus documentos a formatos digitales
fedateadas con valor legal requieren contar con una unidad operacional
conocida como Línea de Producción de Microformas LPM.
En la LPM los contenidos se aseguran siguiendo una metodología de captura basado en estándares internacionales de
buenas prácticas y en cumplimiento de la norma técnica para la generación de microformas digitales utilizando
herramientas jurídico-informáticas propias del uso de las microformas y de la firma digital con respaldo legal.
Estas herramientas se ajustan al cumplimiento del marco normativo técnico legal peruano.
Lo que se obtiene al final son documentos digitales autenticados y confiables.
Aspectos a mejorar en la gestión de documentos actual
En el marco de la transformación digital hacia una organización moderna y eficiente que sea percibida como aquella que
recorre el proceso de cambio hacia el paper_less y la implementación del Modelo de Gestión Documental MGD en el
estado, se debe de iniciar con identificar aquellas falencias identificadas en los procesos actuales a fin de mejorarlos. La
problemática actual se resume en los siguientes puntos:

• El número de documentos en papel crece día a día, su gestión y mantenimiento

generan cada vez mayores gastos en la organización.
• Se invierte mucho tiempo y dinero guardando documentos en papel.
• No se cumplen con las disposiciones sobre el mantenimiento de registros y no
se protege la información esencial.
• Las unidades orgánicas pierden tiempo buscando información en registros
impresos mal etiquetados y archivados.
• El manejo ineficiente de la documentación ocasiona altos costos y genera un alto impacto ambiental afectando la
productividad de la organización, además se incrementan los riesgos de seguridad por extravío, pérdida de
confidencialidad,sustracción de fojas,deterioro de papeles y acceso no autorizado a los documentos.
• Un documento impreso no puede utilizarse por varios usuarios al mismo tiempo,lo que retrasa algunas tareas. De
igual modo,es imposible acceder a él en todo momento y desde cualquier lugar.
Propuesta de Solución de Digitalización de documentos con valor legal - Microformas
La implementación de una LPM para generación de microformas según los requisitos definidos por la NTP 392.030-
2:2015, debe contribuir al logro de los siguientes objetivos:

 Elaborar microformas en una línea de digitalización certificada bajo los términos de estándares de
seguridad jurídico informática internacionalmente aceptados y plasmados en la NTP 392.030.2 2015 Microformas,
ello de conformidad con las disposiciones del Decreto Legislativo N°681, Reglamentado por el Decreto Supremo
N°009/92-JUS, el Decreto Legislativo N° 827, la Ley N° 26612 y sus respectivas normas modificatorias; requisitos
aplicables para las organizaciones que adoptan el Sistema de Producción de Microformas Digitales.
La línea de digitalización certificada digitalizará imágenes y generará data estructurada correspondiente a los
documentos en archivo y a los que se ingresen por mesa de partes.
 Asegurar la integridad de los documentos a través de un proceso certificado y centralizado de firma digital en
tiempo real para atender procesos de digitalización de documentos que ingresen vía mesa de partes, así como
procesos de digitalización masiva de documentos que se generan internamente y de aquellos que se encuentran
archivados en los archivos central,periféricos y de gestión.
 Mejorar los procedimientos de la gestión documental en concordancia con el Modelo de Gestión
Documental (MGD), el cual se basa en estándares y buenas prácticas que permiten implementar y mantener flujos
documentales óptimos, documentos electrónicos técnica y jurídicamente validos generados en un proceso de
generación de microformas, facilitando la trazabilidad e interoperabilidad.
D I G I T AL I ZAC I O N D E SUS P R O C E S O S D O C U M E N T A L E S
 DIGITALIZACION - SOLUCIÓN AL PROBLEMA DE ARCHIVO DE PAPELES

DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS CON VALOR LEGAL PARA LIBERAR ESPACIO FISICO, GENERAR
DATA ESTRUCTRADA COMO UN ACTIVO Y CONFORMAR EL REPOSITORIO DIGITAL
 DOCUMENTOS ARCHIVADOS DISPOSITIVOS STORE DATA
ESQUEMA DEL PROCESO DE DIGITALIZACION CON VALOR LEGAL
Usuarios externos
Usuarios internos
PAPEL A DIGITAL

DIGITAL A DIGITAL
DOCUMENTOS EN TRAMITE DOCUMENTOS DIGITALES

Linea de Producción de Microformas

Sign
SW de GESTION
DOCUMENTAL
Firma digital
Actividades de la Línea de Producción de Microformas - LPM

Propuesta del proceso certificado

 Línea Certificada de digitalización, con valor legal según la

NTP 392.030-2:2015
 Sistema informático integrado de Gestión de Operación
 FedatariosInformátic osJuramentados
 Terc erizac ión de Bóveda de Mic ro arc hivo
 C apac itac ión y evaluación permanente a supervisores,
téc nic osy operadores
 IMPLEMENTACION DE LINEAS DE PRODCCION DE MICROFORMAS
Las Microformas digitales cuentan con una equivalencia legal y funcional con
respecto a los documentos físicos. Las organizaciones que convierten sus
documentos a formatos digitales fedateadas con valor legal requieren contar con
una unidad operacional conocida como Línea de Producción de Microformas.
El servicio es integral hasta la certificación de INDECOPI y la puesta en producción.
 Flujo de Procesos de la LPAM
DOCUMENTOSFISICOS
• Expedientes,Informes
• Oficios,cartas y otros https://www.youtube.com/watch?v=JjqmRPnsB4c
• Documentosarchivados 9 MICROARCHIVO
1
RECEPCIÓN
8 GRABACIÓN DE MEDIOS
2
PREPARACIÓN
SERVIDOR CENTR ALMACENAMIENTO DE
BASE DE DATOS MEDIOS PORTADORES 7
FEDATARIO INFORMATICO
Microforma
ALMACENAMIENTO
DE IMÁGENES
RECIBIDAS
5
INDIZACIÓN

3
DIGITALIZACIÓN

REPROCESO
IMAGEN REPROCESO
Almacenamientode METADATA
documentosoriginales 6
CONTROLDE CALIDAD
 INDIZACION

4
REPROCESO CONTROLDE CALIDAD
IMAGEN 10
 DIGITALIZACION
 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE CONTENIDOS

A rchivo Pasivo
Linea de Producción Plataforma de
Firm a D igital
de Microformas
L P M Central Estacion
Remota

C ontent M anager

Tramite
D ocumentario
Firm a D igital
de funcionarios

Servicios
web
Gerencias E xpediente digital
de U nidades O rganicas

Gestión
Estratégica Notificación Electrónica
Beneficios al implementar la Digitalización de documentos con valor legal
La digitalización y autenticación de los documentos permite contar con un sistema de gestión de trámite
documentario que trabaje con documentos digitalizados con el mismo valor legal que su original en papel y equivalencia
funcional,esto permitirá:
 Almacenar los documentos para utilizarlos a corto y largo plazo
 Buscar información de manera rápida y sencilla cuando sea necesario
 Controlar y registrar quien accede a la información. Restringiendo el acceso a personas apropiadas.
 Guardar copias digitales de respaldo a costos menores. los documentos originales en papel pueden guardarse de
forma segura en otro lugar para que solo personas autorizadas accedan a ellos.
 Acelerar los trámites soportados por documentos digitales.
 Trazabilidad de procesos y transparencia en la gestión institucional.
 Incrementa la seguridad de los documentos para diferentes aplicaciones como trabajo remoto (casa /viajes),
búsqueda y descarga en línea,cargas al sistema de gestión documental,etc.Aumentando eficiencia y reduciendo
costos. Además, siempre se contará con el documento digital con valor legal (micro forma).
 Auditoría,trazabilidad y control total sobre los documentos y actuaciones.
 Capacidad de trabajo concurrente y colaborativo, sin necesidad de fotocopias.
 Realizar Inteligencia de datos y big data. Posibilidad de tener indicadores de gestión en orden de mejorarla.
 Implementar servicios de gobierno electrónico basados en documentos digitales con valor legal (Notificaciones
Electrónicas,Expediente D igital,intermediación digital,entre otros).
Beneficios al implementar la Digitalización de documentos con valor legal
 Contribuye en la transformación digital de la organización según los plazos establecidos para la implementación de tecnologías
digitales que promueve el Sistema Nacional de Transformación Digital de la PCM.
 Mejorar la gestión del Archivo con la reducción significativa del pasivo almacenado, a través de la eliminación de documentos
convertidos en microformas. Resultando en el uso eficiente de los espacios de almacenamiento de archivo y la reducción de gastos
por consumo de papel,fotocopias, tinta,mensajería, anaqueles, cajas archiveras, empaquetadoras, etc.
 Las microformas generadas poseen cualidades de durabilidad, inalterabilidad y fijeza superiores a los documentos originales, a partir
de las cuales pueden generarse en papel, material similar o de manera telemática copias fieles exactas en físico o electrónicas del
documento original que se halla micro grabado, con el mismo valor legal y probatorio.
 Mejora en la percepción como una organización moderna y eficiente que lidera el proceso de trasformación digital en las entidades
del estado.
Consideraciones para la implementación de una L PM Certificada
Para generar archivos digitalizados se debe de contar con un ambiente o área de trabajo con las seguridades, mobiliario
e infraestructura adecuada, se debe contar con hardware de escaneo, terminales, servidores de datos y aplicaciones
específicas, equipos de red y contingencia eléctrica, se debe contar con software de escaneo, de firma digital y de gestión
del proceso que permita controlar, monitorear y generar reportes de la producción, se debe contar también con
profesionales con experiencia en proyectos de gestión documental digital en entidades del estado que organicen y
planifiquen la operación, además de personal operador y de soporte capacitado.
En cuanto al hardware y software que intervienen en la generación de microformas
se utilizan escáneres de diferentes tipos, impresoras y computadoras personales
interconectadas en un red local LAN o dominio de red privado lo que les permite
ingresar a una aplicación en red que gestiona y registra todas las actividades de la
LPM a fin de garantizar el cumplimiento de la norma técnica en la generación de
microformas con valor legal.

Es recomendable asignar equipos dedicados para servidor de aplicaciones y

almacenamiento de contenidos y data. La LPM también exige una
infraestructura física para su funcionamiento.
También es permitido utilizar la infraestructura ya montada en la institución,
siempre y cuando se garantice los niveles de seguridad e idoneidad del
proceso de generación de microformas.
Componentes para la implementación del Modelo de Gestión Documental M G D

RECEPCIÓN EMISIÓN DESPACHO ARCHIVO

ADMINISTRADO
Recibengenerandocumentos
DIGITALIZACIÓN
SGD SGD electrónicosyempleansufirmay
certificadodigital
SGD SGD
Institucio Cargo
DIRECTOR
nes Electr
ELECTRÓNICA Hoja
Área1 Área2 Área3 PIDE Públicas ónico Cargo
+ (MPV) Ruta digitalizado
Seadjuntaal
expediente
@
ExpedienteElectrónico
MESA Administrados
PRESENCIAL
- PARTES Documentos Casilla
Sonnotificados
electrónicamente
CUSTODIADELADOCUMENTACIÓNFÍSICA
Digitalizados (DocumentaciónFísicadeArchivo)
(electrónico) Electrónica
Custodiade
ARCHIVOSDEGESTIÓN
ARCHIVOCENTRAL Microfomas
Digitalizacióncon Notificación
(SECRETARIAL)

USUARIO
ValorLegal física
Administrado
Oficio NotificadoCargo
Expedienteelectrónicocuyotrámite condocumento
Cargo Físico Digitalización
haculminado(confirmadigital)
conValorLegal

Gestión G estión de Adecuar H erramientas G estión de

Normativa Cambio Procesos Tecnológicas Archivos

G estión de la Im plementación del M G D