TEORIA GENERAL DE SISTEMAS (40387)

TAREA ACADÉMICA 2

Semana 11 - Tema 01: Tarea - Metodología SSM

Integrantes:
Lazaro Montes, Wilton Job U22316632 Participo

Hernandez Enriquez, Adriano Osmar U22210802 Participo

Salvador Rimaycuna, Dennys Alexander U22305952 Participo

Juarez Rodriguez, Uzziel Antonio U20230962 Participo

Inga Mejía, Enrique Erik U21223775 Participo

Iglesias Lloclla, Daniel Alexander U21215411 Participo

Docente:
Mercedes Susana, Bustos Diaz

Viernes 27 de octubre de 2023

 Índice
Introducción:......................................................................................................................1
Planteamiento del Problema:........................................................1
Generalidades:..............................................................................1
Misión:.......................................................................................... 2
Visión:............................................................................................2
Objetivo General:..........................................................................2
Objetivos Específicos:....................................................................2
Desarrollo:.....................................................................................3
El Sistema Principal:.................................................................3
Sistemas Secundarios:.............................................................3
El Entorno:...............................................................................4
Límites del Sistema:.................................................................4
Lista de Opciones del Sistema:.................................................5
Pantallas del Sistema:..............................................................5
Proceso de Implementación del Aplicativo:.............................6
Fase 1: Análisis............................................................................6
Fase 2: Diseño.............................................................................7
Fase 3: Implementación ...........................................................12
Etapa 4: Verificación.................................................................13
Etapa 5: Mantenimiento ..........................................................14
Conclusión:..................................................................................16
Recomendación:..........................................................................16
Introducción:

En el ámbito del desarrollo de software, la metodología en cascada es un

enfoque tradicional que ha sido ampliamente utilizado durante décadas. Se
caracteriza por seguir un proceso de desarrollo lineal y secuencial, en el que
cada fase se completa antes de pasar a la siguiente. A pesar de su prevalencia
histórica, en la actualidad se prefieren enfoques más ágiles y flexibles para el
desarrollo de software, como Scrum o Kanban, debido a la necesidad de
adaptarse rápidamente a cambios en los requisitos del proyecto. En este
contexto, planteamos un caso hipotético de aplicación de la metodología en
cascada para abordar un problema específico en el contexto de una
universidad.

Planteamiento del Problema:

En una universidad, se ha identificado un problema crítico relacionado con la

gestión de expedientes. La falta de un sistema de seguimiento eficiente de los
expedientes académicos, administrativos y estudiantiles ha generado
ineficiencias, retrasos y una pérdida considerable de tiempo y recursos. La
ausencia de un sistema centralizado y automatizado dificulta la gestión de
expedientes, la comunicación entre departamentos y la toma de decisiones
informadas. Este problema afecta negativamente la calidad de los servicios
ofrecidos por la universidad y genera insatisfacción tanto en el personal
administrativo como en los estudiantes.

Generalidades:

Nombre del Proyecto: Desarrollo de un Aplicativo de Seguimiento de

Expedientes Universitarios.

Metodología de Desarrollo: Etapas de la Metodología en Cascada.

Entidad Beneficiaria: Universidad

Duración del Proyecto: 2 semanas

1
Misión:

La misión del proyecto es implementar un aplicativo de seguimiento de

expedientes universitarios que permita a la Universidad gestionar de manera
eficiente, centralizada y automatizada todos los expedientes académicos,
administrativos y estudiantiles. La misión también incluye garantizar la
accesibilidad, seguridad y facilidad de uso del sistema para todos los usuarios
involucrados.

Visión:

La visión del proyecto es convertirse en una solución líder que optimice la

gestión de expedientes en la Universidad, mejorando la eficiencia, reduciendo
los tiempos de procesamiento y brindando a los usuarios la capacidad de
acceder a información relevante de manera oportuna y precisa. El sistema se
posicionará como una herramienta esencial para la toma de decisiones
basadas en datos y la mejora de la calidad de los servicios universitarios.

Objetivo General:

El objetivo general del proyecto es desarrollar un aplicativo de seguimiento de

expedientes universitarios utilizando la metodología en cascada, que resuelva
eficazmente el problema de la gestión ineficiente de expedientes en la
Universidad, mejorando la accesibilidad, la seguridad y la eficiencia en la
gestión de expedientes.

Objetivos Específicos:

 Recopilar información de manera meticulosa y precisa todos los

requisitos del sistema por parte de los usuarios y partes interesadas.
 Diseñar un apartado en el sistema que garantice la escalabilidad,
seguridad y eficiencia en la gestión de expedientes.
 Desarrollar el aplicativo de seguimiento de expedientes de acuerdo con
los requisitos y el diseño establecidos.

2
  Realizar pruebas minuciosas para garantizar el correcto funcionamiento
del sistema, incluyendo pruebas de aceptación del usuario.

Desarrollo:

El Sistema Principal:

Funcionalidades Clave: Define claramente las funcionalidades principales del

sistema, como la capacidad de crear, actualizar y rastrear expedientes,
gestionar documentos, asignar tareas, generar informes y notificaciones, entre
otras.

Interfaz de Usuario: Diseña una interfaz de usuario intuitiva y eficiente que

permita a los usuarios navegar y utilizar el sistema de manera sencilla.
Considera la usabilidad y la accesibilidad.

Seguridad: Implementa medidas de seguridad para proteger la información

sensible contenida en los expedientes, como la autenticación, autorización,
cifrado de datos y auditoría de registros.

Integración con otros sistemas: Si es necesario, determinar cómo el sistema

principal se integrará con otros sistemas universitarios, como bases de datos
de estudiantes, sistemas de gestión académica y otros sistemas existentes.

Sistemas Secundarios:

 Base de Datos: Define la estructura de la base de datos que almacenará

la información de los expedientes, asegurándose de que esté bien
diseñada para la eficiente recuperación y almacenamiento de datos.
 Sistemas de Notificación: Si se requieren notificaciones automáticas,
integra sistemas de notificación por correo electrónico, mensajes de
texto u otros canales de comunicación.
 Sistemas de Reportes: Si el sistema necesita generar informes,
implementa un módulo que permita la creación y visualización de
informes personalizados.

3
  Sistemas de Respaldo y Recuperación: Asegura que existan sistemas
de respaldo y recuperación de datos para proteger la información contra
pérdidas accidentales.

El Entorno:

 Infraestructura Tecnológica: Selecciona la infraestructura tecnológica

adecuada para alojar el sistema, considerando servidores, redes y
recursos de almacenamiento.
 Escalabilidad: Diseña el sistema para que sea escalable, de modo que
pueda crecer para manejar un mayor volumen de expedientes y usuarios
si es necesario.
 Disponibilidad y Redundancia: Asegura que el sistema esté disponible
de manera constante y considera la redundancia en caso de fallos para
minimizar el tiempo de inactividad.
 Seguridad del Entorno: Protege el entorno del sistema contra amenazas
físicas y cibernéticas.

Límites del Sistema:

Alcance del Proyecto: Define claramente el alcance del sistema, es decir, lo

que está dentro y fuera de los límites del proyecto. Esto ayudará a evitar la
"ampliación de alcance" que puede causar retrasos y costos adicionales.

Usuarios Autorizados: Establece quiénes tendrán acceso al sistema y qué tipo

de acceso tendrán (por ejemplo, administradores, personal de oficina,
estudiantes, etc.).

Reglas de Negocio: Define las reglas de negocio específicas que el sistema

debe cumplir, como políticas de retención de registros, flujo de trabajo de
aprobación, etc.

Ciclo de Vida del Expediente: Delimita cómo se gestionará el ciclo de vida de

los expedientes, desde su creación hasta su archivado o eliminación, y las
acciones permitidas en cada etapa.

4
Lista de Opciones del Sistema:

 Para garantizar que el sistema sea completo y cumpla con las

necesidades de los usuarios, es importante definir una lista de opciones
o funcionalidades clave que estará disponible en el aplicativo. Aquí hay
una lista de algunas de las opciones que podría incluir en el sistema:
 Creación de Expedientes: Permite a los usuarios crear expedientes para
estudiantes, docentes o personal administrativo.
 Seguimiento de Expedientes: Permite el seguimiento de los expedientes
a lo largo de su ciclo de vida, incluyendo la visualización de su estado
actual y el historial de cambios.
 Generación de Informes: Ofrece la capacidad de generar informes
personalizados basados en los datos de los expedientes.
 Búsqueda Avanzada: Proporciona una función de búsqueda avanzada
para localizar expedientes y documentos de manera eficiente.

Pantallas del Sistema:

 El diseño de las pantallas del sistema es fundamental para garantizar la

usabilidad y la experiencia del usuario. Aquí hay una descripción de
algunas de las pantallas que podrían formar parte del aplicativo:
 Pantalla de Inicio de Sesión: Donde los usuarios inician sesión con sus
credenciales para acceder al sistema.
 Panel de Control: Proporciona una visión general de los expedientes
pendientes, tareas asignadas y notificaciones.
 Pantalla de Creación de Expediente: Permite a los usuarios crear
nuevos expedientes, ingresando información relevante y adjuntando
documentos.
 Vista de Expediente: Muestra información detallada sobre un expediente
específico, incluyendo su historial, documentos asociados y estado
actual.

5
Proceso de Implementación del Aplicativo:

 El proceso de implementación es fundamental para llevar el aplicativo

desde el entorno de desarrollo a producción. A continuación, se describe
el proceso de implementación simplificado:
 Pruebas Finales: Antes de la implementación, se realizan pruebas
exhaustivas del sistema en un entorno de pruebas para asegurarse de
que todas las funcionalidades estén funcionando correctamente y que
los errores se hayan corregido.
 Despliegue en Producción: El sistema se implementa en el entorno de
producción, lo que implica configurar servidores, bases de datos y
asegurarse de que esté disponible para los usuarios finales.
 Capacitación del Personal: Se proporciona capacitación a los usuarios
finales y al personal administrativo para garantizar que sepan cómo
utilizar el aplicativo de seguimiento de expedientes de manera efectiva.
 Mantenimiento Continuo: Después del despliegue, se establece un
proceso de mantenimiento continuo para solucionar problemas, aplicar
actualizaciones y garantizar que el sistema siga funcionando sin
problemas.

Fase 1: Análisis

Reúne información sobre los requisitos específicos del aplicativo de

seguimiento de expedientes universitarios. Esto incluye hablar con los usuarios,
administradores y otras partes interesadas para comprender sus necesidades y
expectativas.

CASO:

El sistema de Gestión Documentaria(SGD) es una aplicación para tramitar

expedientes de pagos de terceros, órdenes de compra, oficios, memorándum y
rendiciones de encargo de todo el personal administrativo y alumnos de la
Universidad Nacional Mayor de San Marcos, encontramos que este sistema
tiene un gran y enorme problema que no se puede realizar el seguimiento de
cualquier expediente es por ello que varias facultades realizaron el reclamo

6
respectivo para dar mejora al sistema, así mismo todos podrán buscar y ubicar
rápidamente su expediente.

Fase 2: Diseño

7
Diseño del Sistema: Diseña la arquitectura del aplicativo de seguimiento de expedientes.
Define la estructura de la base de datos, las interfaces de usuario y las funcionalidades clave.

8
9
Diseño Detallado: Crea diseños detallados para cada componente del
sistema, incluyendo esquemas de base de datos, esquemas de pantalla y
diagramas de flujo.

10
OPCION EDITAR ES PARA CORREGIR OPCION VER DOCUMENTO NOS OPCION ANEXOS ES PARA VISUALIZAR
O AGREGAR ALGO AL EXPEDIENTE MUESTRA LA SOLICITUD O MOTIVO TODOS LOS DOCUMENTOS QUE TIENE
QUE ENVIARON O CREASTE POR EL CUAL SE ESTA ENVIANDO EL EL EXPEDIENTE
EXPEDIENTE

LA OPCION SEGUIMIENTO ES PARA

VISUALIZAR EN DONDE SE
ENCUENTRA EL EXPEDIENTE QUE
CREASTE O LLEGO A TU BANDEJA.

EXPEDIENTES NO LEIDOS QUE

LLEGARON DE LAS FACULTADES O
DEPENDENCIAS

CONFIGURACION ES PARA AGREGAR DOCUMENTOS ES PARA

LOS TIPOS DE DOCUMENTOS QUE EMITIR CUALQUIER TIPO DE CONSULTAR ES PARA VER
NECESITES Y ASI MISMO PARA TUS DOCUMENTO. LOS DOCUMENTOS
EMITIDOS

USUARIO

EXPEDIENTES APTOS PARA SER

ENVIADOS A OTRAS FACULTADES O
DEPENDENCIAS CIERRE

EXPEDIENTES LISTO PARA FIRMA

EXPEDIENTES URGENTES CON

LIMITE DE ATENCION DE UN DIA

EXPEDIENTES QUE LLEGARON DE

FACULTADES Y DEPENDENCIAS

11
Fase 3: Implementación

Se implementa la opción tramites donde podremos ver los tramites realizados y

el proceso en el que se encuentran, también se pueden redactar tramites. Se
volvió más dinámico la lista de opciones .

12
Etapa 4: Verificación

Pruebas de Aceptación del Usuario: Permite que los usuarios finales

prueben el aplicativo y proporcionen retroalimentación.

Durante la prueba se encontró que la opción tramites da una página en blanco

después de haber realizado un trámite.

Corrección de Errores: Realiza correcciones según la retroalimentación de los

usuarios.

13
A través de un medio los usuarios cuentan los problemas que presentan y el
personal verifica y soluciona el problema de forma rápida.

Etapa 5: Mantenimiento

14
Capacitación del Personal: Proporciona capacitación al personal que utilizará
el aplicativo.

Mantenimiento: Proporciona soporte continuo, solucionando problemas y

realizando actualizaciones según sea necesario.

A continuación, se presenta un plan de las etapas del proyecto con fechas

estimadas para cada una:

Fase 1: Requisitos

 Recopilación de Requisitos

Fase 2: Diseño

 Diseño del Sistema

 Diseño Detallado

Fase 3: Implementación

 Desarrollo
 Integración

Fase 4: verificación

 Pruebas de Aceptación del Usuario

 Corrección de Errores

Fase 5: Mantenimiento

 Capacitación del Personal

 Mantenimiento

1) Recopilación de Requisitos: Equipo de Análisis de Requisitos

(Responsable: Ana, Fecha de Inicio: 01/11/2023)
2) Diseño del Sistema: Equipo de Diseño (Responsable: Juan, Fecha de
Inicio: 28/11/2023)
3) Diseño Detallado: Equipo de Diseño (Responsable: Juan, Fecha de
Inicio: 31/11/2023)

15
 4) Desarrollo: Equipo de Desarrollo (Responsable: Luis, Fecha de Inicio:
3/12/2023)
5) Integración: Equipo de Pruebas (Responsable: Marta, Fecha de Inicio:
5/12/2023)
6) Pruebas de Aceptación del Usuario: Equipo de Análisis (Responsable:
Juan, Fecha de Inicio: 7/12/2023)
7) Corrección de Errores: Equipo de Desarrollo (Responsable: Martha,
Fecha de Inicio: 10/12/2023)
8) Capacitación del Personal: Equipo de Pruebas (Responsable: Luis,
Fecha de Inicio: 20/12/2023)
9) Mantenimiento: Equipo de Desarrollo (Responsable: Edgar, Fecha de
Inicio: 30/12/2023)

Conclusión:

La metodología en cascada puede ser aplicada de manera efectiva en

proyectos de desarrollo de software, pero es fundamental que los requisitos
estén bien definidos desde el principio, ya que los cambios significativos
pueden ser costosos y complicados de implementar.

La implementación de un aplicativo de seguimiento de expedientes

universitarios es fundamental para mejorar la eficiencia, la accesibilidad y la
seguridad en la gestión de expedientes en una universidad.

La comunicación continua con los usuarios y partes interesadas, así como la

documentación rigurosa, son factores clave para el éxito del proyecto.

La capacitación del personal es esencial para garantizar una transición suave

hacia el nuevo sistema y maximizar su utilidad.

Recomendación:

 Flexibilidad Metodológica: Aunque hemos propuesto el uso de la

metodología en cascada para este proyecto, es fundamental ser
consciente de que en la actualidad los enfoques ágiles suelen ser más

16
 adecuados para proyectos de desarrollo de software. Se recomienda
considerar la posibilidad de adaptar la metodología a enfoques más
ágiles si surgen cambios significativos en los requisitos durante el
desarrollo del proyecto.
 Comunicación Continua: Mantener una comunicación constante con
los usuarios y las partes interesadas es esencial. Se deben programar
reuniones regulares para revisar el progreso del proyecto, recopilar
retroalimentación y realizar ajustes según sea necesario.
 Documentación Rigurosa: Dado que la metodología en cascada
enfatiza la documentación detallada, es crucial asegurarse de que todos
los documentos, como los de requisitos y diseño, se mantengan
actualizados a lo largo del proyecto.
 Capacitación del Personal: Proporcionar una capacitación adecuada al
personal y usuarios finales es esencial para garantizar que puedan
utilizar eficazmente el nuevo sistema. Incluye la creación de manuales y
recursos de capacitación.

17