GESTIÓN DE PROYECTOS DE TI

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN ACADÉMICA PARA EL IESTP
“FRANCISCO VIGO CABALLERO”

INTEGRANTES:

DOCENTE:

2014
1. GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO
1.1. RECOPILACION DE REQUISITOS
EL IESTP “Francisco Vigo Caballero”, necesita gestionar la actividad académica, para
ello define los requerimientos como sigue:
 Mantener la información de las especialidades o carreras profesionales,
docentes, y estudiante.
 Administrar y controlar la información de los módulos y unidades didácticas
impartidas por el Instituto en cada una de las especialidades y ciclo
correspondiente.
 Controlar los procesos académicos como:
 Asignación y carga horaria de los docentes.
 Proceso y ratificación de matrícula estudiantes nuevos y antiguos
 Control de traslados internos y externos.
 Control y registro de notas académicas.
 Control y monitoreo de trámites académicos: certificado de estudios,
constancias, certificado modular, titulaciones, otros.
 Seguimiento evaluación de estudiantes.

1.2. DEFINICION DEL ALCANCE

1.2.1. OBJETIVO DEL PROYECTO
“Desarrollar e implementar una solución en línea, que permita gestionar de
manera adecuada y eficiente los aspectos relacionados con el manejo y flujo
de información académica”.
1.2.2. OBJETIVO GENERAL
“Brindar a los docentes, administrativos y estudiantes una herramienta
adecuada y con interfaz amigable que ayude a la gestión de los procesos
académicos”.
1.2.3. OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Elaborar el análisis y diseño del sistema de información a implementar,
basándose en los requerimientos de la organización educativa.
 Seleccionar y definir la arquitectura bajo la cual se implementará el
sistema Web que le permita a esta ser portátil y escalable en el tiempo.
  Elaborar un modelo de base de datos relacional que se acomode a los
requerimientos de almacenamiento y manipulación de datos de la
institución en cuestión.
 Diseñar una Interfaz gráfica amigable e intuitiva, que le permita al
usuario interactuar con el sistema con facilidad minimizando el uso de
manuales o capacitaciones.
 Definir el esquema de seguridad bajo el cual se hará uso del sistema de
información a implementar, así como también garantizar un canal de
flujo de información a través de Internet que sea seguro.

1.2.4. DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE DEL PRODUCTO

El proyecto se desarrollará utilizando tecnología web dinámica AJAX, JAVA SCRIPT,
PHP, APACHE y motor de base de datos MYSQL y SQL y como entorno de desarrollo
NETBEANS IDE, y podrá ser utilizado bajo cualquier plataforma y navegador web.
El sistema de gestión académica estará conformado por 5 módulos. El primer
módulo se encargará de la configuración de la información básica del sistema como
son especialidades, asignaturas, docentes, aulas y laboratorios.
El segundo módulo se encargará de la programación académica, el cual permitirá
administrar la información relacionada a un inicio académico como programación
de horarios y asignación de aulas y laboratorios, así como la equivalencia entre las
unidades didácticas impartidas por el Instituto y las establecidas por el Ministerio
de Educación como oficiales, por nivel y especialidad.
El tercer módulo se encargará de administrar la información relacionada a los
alumnos como las matrículas, considerando traslados internos (entre
especialidades) y externos (desde otros Institutos), las evaluaciones, permitiendo
que los docentes puedan registrar directamente las notas finales.
Así mismo, este módulo permitirá el registro y monitoreo de los diferentes trámites
que los alumnos realizan en el área de Dirección Académica como solicitudes de
certificaciones y titulaciones, permitiendo enviar comunicados por email al
alumno.
El cuarto módulo permitirá realizar consultas al sistema como alumnos por
especialidad, carga horaria de docente, horario académico por especialidad y
unidades didácticas por especialidad. También se podrán generar reportes como
Nóminas semestrales de alumnos matriculados y Actas de Evaluación Semestral.
 Finalmente, el quinto módulo se encargará de la seguridad del sistema permitiendo
administrar la información de los usuarios y actividades realizadas en el sistema.

2. GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

2.1. DEFINIR LAS ACTIVIDADES
 Levantamiento de Información: Identificar los problemas de la organización,
detallarlos, examinar, evaluar las oportunidades y objetivos.
Las oportunidades son situaciones que el analista considera susceptibles de mejorar
utilizando sistemas de información computarizados, lo cual le da mayor seguridad y
eficacia a las organizaciones además de obtener una ventaja competitiva.
Los proyectistas se encargarán de analizar y comprender la información que necesitan
los usuarios para llevar a cabo sus actividades.

 Análisis del sistema: En esta actividad se analiza la información obtenida durante el

levantamiento de información, considerando el objetivo del sistema, para así definir
eficientemente los requerimientos del cliente.

 Diseño del Sistema: En esta actividad el objetivo principal es principal definir la

arquitectura del software del sistema, detallando los componentes que se utilizarán
para el Sistema de Gestión Académica, definiendo 02 situaciones la definición de la
arquitectura y el diseño que se utilizará para crear la interfaz gráfica del sistema

 Diseño Interfaz Gráfica: En esta sección se presentan los detalles generales del diseño
de la interfaz gráfica de la aplicación, menús botones, imágenes, animaciones, de
acuerdo a las especificaciones del producto.

 Construcción del sistema: En este proceso se codifican los componentes del sistema
en base a las especificaciones de construcción establecidas correspondiente a la etapa
de diseño.

 Pruebas del Sistema: en esta actividad comprobamos el correcto funcionamiento de

cada uno de los componentes individuales ubicados en los diferentes módulos del
presente sistema de información.

 Corrección de Errores: Corregir los errores identificados en la prueba del sistema.

  Capacitación al Personal: En este punto se define la capacitación al personal que
administrará el sistema, así como a los usuarios del sistema, para el proceso de registro
de la información y los procesos que ello conlleva.

 Registro de Maestros al Sistema: una vez capacitado el personal se procede a registras

la información de los maestros (docentes, estudiantes, especialidades, módulos,
unidades didácticas, otros) en cada uno de los módulos que comprende el sistema.

 Puesta en Marcha del Sistema: Una vez levantada todas las observaciones, y corregido
los errores, realizado la capacitación y registro del sistema se inicia la utilización del
sistema, cumpliendo todos los objetivos y metas del proyecto.

2.2. SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES

2.3. ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES

 Levantamiento de Información
Para esta actividad se utilizará radio grabador, Tablet, papel bond, lápiz.
  Análisis del sistema
Para esta actividad se utilizará radio grabador, Tablet, papel bond, lápiz.
 Diseño del Sistema
Los recursos necesarios para esta actividad son: 01 computador para plasmar los
diagramas del sistema, papel bond, lápiz.
 Diseño Interfaz Gráfica
Los recursos necesarios para esta actividad son: 01 computador, para elaborar la
interfaz de cada uno de los módulos, papel bond y lápiz.
 Construcción del Sistema
En esta actividad se utilizará 01 computador para realizar la codificación de cada uno
de los módulos, lápiz, papel bond.
 Pruebas del Sistema
Para este proceso es necesario contar con 03 equipos de cómputo, para probar el
funcionamiento del sistema.
 Corrección de Errores
Es necesario contar con 01 equipo de cómputo, y efectuar las correcciones de los
errores encontrados.
 Capacitación al Personal
Es necesario contar con 04 equipos para mostrar la funcionalidad y operatividad del
sistema, papel bond, lápiz.
 Registro de Maestros al Sistema
Para este proceso es necesario contar con 04 equipos de cómputo para el proceso de
registro maestros.
 Puesta en Marcha del Sistema 
En este procesos es necesario tener configurado y operativo el sistema para tener
acceso a los diferentes módulos.

2.4. ESTIMAR LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

ACTIVIDAD Duración Comienzo Fin
Levantamiento de Información 5 días sáb 26/07/14 jue 31/07/14
Análisis del sistema 4 días vie 01/08/14 mié 06/08/14
Diseño del Sistema 4 días mié 06/08/14 lun 11/08/14
Diseño Interfaz Gráfica 35 días vie 08/08/14 jue 25/09/14
Construcción del Sistema 60 días mar 12/08/14 lun 03/11/14
Pruebas del Sistema 5 días lun 03/11/14 vie 07/11/14
Corrección de Errores 6 días lun 10/11/14 lun 17/11/14
 Capacitación al Personal 3 días mar 18/11/14 jue 20/11/14
Registro de Maestros al Sistema 14 días jue 20/11/14 mar 09/12/14
Puesta en Marcha del Sistema 1 día mié 10/12/14 mié 10/12/14

2.5. DESARROLLAR EL CRONOGRAMA

3. GESTIÓN DEL COSTO DEL PROYECTO

3.1. ESTIMAR COSTOS
RECURSOS HUMANOS MESES REMUNERACIÓN TOTAL
Líder del proyecto 5 2500.00 12500.00
Analista programador 5 2000.00 10000.00
Diseñador Gráfico Web 5 1800.00 9000.00
COSTOS DIRECTOS
Computadora 1650.00
Tablet 600.00
Radio grabador 250.00
Impresora 150.00
Papel Bond 50.00
Lápices 3.00
Lapiceros 7.00

COSTOS INDIRECTOS
Energía Eléctrica 160.00
Depreciación de equipo de cómputo 225.00
Depreciación de Tablet 140.00
Depreciación de Impresora 75.00
Depreciación de Radio grabador 100.00
Llamadas telefónicas/Móvil 45.00
Servicio de Internet 70.00
Movilidad 60.00
3.2. DETERMINAR EL PRESUPUESTO
RECURSOS HUMANOS MESES REMUNERACIÓN TOTAL
Líder del proyecto 5 2500.00 12500.00
Analista programador 5 2000.00 10000.00
Diseñador Gráfico Web 5 1800.00 9000.00
SUB TOTAL S/. 31500.00

COSTOS DIRECTOS
Computadora 1650.00
Tablet 600.00
Radio grabador 250.00
Impresora 150.00
Papel Bond 50.00
Lápices 3.00
Lapiceros 7.00
SUB TOTAL S/. 2170.00

COSTOS INDIRECTOS
Energía Eléctrica 160.00
Depreciación de equipo de cómputo 225.00
Depreciación de Tablet 140.00
Depreciación de Impresora 75.00
Depreciación de Radio grabador 100.00
Llamadas telefónicas/Móvil 45.00
Servicio de Internet 70.00
Movilidad 60.00
SUB TOTAL S/. 875.00

COSTO TOTAL DEL PROYECTO S/. 35085.00

3.3. CONTROLAR LOS COSTOS

 La remuneración del Líder de Proyecto será de S/. 2500.00 nuevos soles
durante un período de 05 meses que dura el proyecto, ascendiendo a un pago
total de S/. 12500.00 nuevos soles.
 Para el caso del Analista/Programador, el importe de pago ascenderá a S/.
10000.00 nuevos soles durante 05 meses de duración del proyecto.
  El Diseñador Gráfico/Web recibirá un importe total ascendiente a S/. 9000.00
nuevos soles por los 05 meses de duración del proyecto.
Se considera la jornada laboral establecida de 08 horas solo en días laborables.

4. GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

4.1. PLANIFICAR LA CALIDAD
 Para llevar un control adecuado de cada una de las tareas o actividades del
proyecto, el Líder del proyecto programará reuniones de trabajo cada 10 días
con su equipo de trabajo para revisar el avance de las tareas, incentivando al
cumplimiento de la meta de cada tarea.
 Coordinar reuniones con el cliente para informar del avance del mismo,
mostrando la interface gráfica del sistema, ya que con ello se evitará
correcciones posteriores.
4.2. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
 El equipo del proyecto debe tener conocimientos en cada una de las áreas a
desempeñarse.
 Es necesario contar con un equipo de protección eléctrica UPS, para nuestros
equipos (computadora, servidor, otros), ante cualquier falla eléctrica o corte de
fluido eléctrico, de esta manera garantizar la operatividad del sistema, y evitar
la pérdida de la información.
 A través del módulo de administración se contará con perfiles de acceso a cada
módulo, permitiendo el orden del manejo de la información, ya que cada
usuario interactuará con el sistema en el módulo habilitado para su función.
 Es necesario contar con un sistema de backups, realizados quincenal o
mensualmente, para asegurar la información.
 4.3. REALIZAR EL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

5. GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO

5.1. DESARROLLAR EL PLAN DE RECURSOS HUMANOS
5.1.1. ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

5.1.2. MATRIZ DE RESPONSABILIDAD

RESPONSABLES
ACTIVIDADES LIDER DEL ANALISTA DISEÑADOR DIGITADOR
PROYECTO PROGRAMADOR GRÁFICO WEB
Levantamiento de Información R
Análisis del sistema R
Diseño del Sistema R R P
Diseño Interfaz Gráfica P R
Construcción del Sistema P R P
Pruebas del Sistema P R P
Corrección de Errores P R
Capacitación al Personal P R
Registro de Maestros al Sistema P R
Puesta en Marcha del Sistema P R

Leyenda:
R: Responsable
P: Participa
5.2. ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO
El perfil que cada integrante del proyecto debe tener se describe:

 Líder del Proyecto, Ingeniero de sistema con conocimientos en la Gestión y

dirección de Proyectos TI, capacidad de trabajo en equipo, capacidad de
análisis, control, capaz de construir de forma anticipada el paso a paso del
proyecto e identifica que actividad o recurso es crítico para avanzar,
motivador, clave en la planificación, ejecución y control del proyecto.
Conocimientos de herramientas manejo y control de proyectos.

 Analista/Programador, cono conocimientos en análisis de sistemas, amplio

dominio de programación Web, manejo de Java, Ajax, Php, Mysql, Transact
SQL

 Diseñador Gráfico Web, con conocimientos en desarrollo web, Flash, Corel

Draw o Photoshop, Dreamweaver, iniciativa y amplia experiencia en diseño
gráfico y web.

 Digitador, conocimientos básicos de computación, manejo de ofimática,

Word, Excel, facilidad de digitación habilidad rápida, otros que se considere.
6. GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN DEL PROYECTO
6.1. IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
Para el proyecto se identificó el personal interesado:

Jefe Unidad
Director

Docente
Jefes de Área
Jefe Unidad Académica
Académica
Estudiantes

Docentes Jefe de Produccion

 Director: Acceso a los reportes de egresados, titulados por especialidad,

deserción de estudiantes, otros.
 Jefe Unidad Académica: Seguimiento de titulaciones, acceso a actas y
nóminas, estudiantes por especialidad, módulos y unidades didácticas
otros.
 Jefe Unidad Administrativa: Acceso a reportes de estudiantes matriculados.
 Jefe de Área Académica: Seguimiento de estudiantes por especialidad,
proceso de certificación, prácticas modulares, otros.
 Jefe de Producción: Seguimiento de proyectos para certificación y
titulación, otros.
 Secretario Docente: Procesos de carga horaria, distribución de unidades
didácticas, titulación y certificación, otros.
 Docentes: Registro de notas, control de actas, otras, reportes de
estudiantes.
 Estudiantes: Seguimiento de matrícula, consulta de notas, trámites de
titulación, certificación, otras.
 6.2. PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES
Permite determinar las necesidades de información de los interesados en el
proyecto basándose en sus necesidades y expectativas. Se trata por tanto, de
identificar y documentar cómo se realizará una comunicación efectiva y eficaz con
dichos interesados.
TECNOLOGÍA USADA FRECUENCIA
Reuniones de trabajo Cada 20 días
Entrevista 02 días programada
Comunicación Celular En horario laboral
Servicio Internet Permanente
Conferencia Web Mensualmente

6.3. DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN

7. GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

7.1. REGISTRO DE RIESGOS
IDENTIFICACIÓN RIESGO
RI1 Falta de información específica para la definición del alcance
del proyecto.
RI2 Retraso en el inicio de la ejecución de pruebas en las fechas
planificadas por parte del analista/programador.
RI3 Retraso en el inicio de la ejecución de pruebas en las fechas
planificadas por parte del analista/programador.
RI4 Retraso en la ejecución de pruebas con los usuarios en las
fechas planificadas.
RI5 Diseño del Software no resulta amigable para el usuario.
RI6 No disponibilidad de Hardware adecuado para el nivel de
software a implementar.
RI7 Retrasos en la especificación de las interfaces.
RI8 Cambio de requerimientos en las funcionalidades del nuevo
software.
RI9 Cambio en la administración de la institución.
 7.2. CUADRO DE IMPACTO

RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO

RI1 0.5 0.7
RI2 0.5 0.8
RI3 0.5 0.7
RI4 0.5 0.8
RI5 0.5 0.4
RI6 0.3 0.4
RI7 0.3 0.4
RI8 0.3 0.4
RI9 0.3 0.4

PROBABILIDAD VALOR IMPACTO VALOR

NUMÉRICO NUMÉRICO
Muy Importante 0.1 Muy Bajo 0.05
Relativamente Probable 0.3 Bajo 0.10
Probable 0.5 Moderado 0.40
Muy Probable 0.7 Alto 0.70
Casi Certeza 0.9 Muy Alto 0.80

7.3. MATRIZ DE PROBABILIDAD DE IMPACTO

Muy Importante
PROBABILIDAD

RI6,RI7,RI8,RI9
Relativamente Probable

RI5 RI1, RI3 RI2,RI4

Probable

Muy Probable

Casi Certeza

Muy Bajo Bajo Moderado Alto Muy Alto

IMPACTO

8. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

EQUIPO CARACTERÍSTICAS
Computadora Procesador: Core i5 -3330 (3.00Mhz, 6Mb caché) QuadCore,Tercera
Generación, RAM: 6Gb/1600Mhz DDR3 -Disco duro: 1Tb 7200rpm
SATA 2, Video Intel HD Graphics 2500, DVD±R/RW; Ethernet
 10/100/1000 Mbps (RJ-45)
Monitor LCD 18.5" LI1921
Tablet Samsung Tab 4 Procesador Quad Core 1.2 GHz, memoria 1.5 GB RAM,
RoM 8 GB, WIFI 802.11a/b/g/n de 2.4 + 5 GHz, Bluetooth, SO Android
Radio Grabador Grabador Olympus 823
Impresora CANON PIXMA iP2700 4800x1200dpi USB
Papel Bond Kerocopy Plus A4 75 gr/m2
Lápiz Faber Castell 2B
Lapicero Faber Castell 0.51 fine