La información contable útil para la dirección superior. Faga.

Capítulo I.Capítulo introductorio.

Introducción.

La secuencia lógica de desarrollo de un tema comienza con la observación de la situación, continúa

con el análisis de los datos recogidos y la elaboración de los conceptos derivados de aquel, para
terminar con la emisión de la información procesada.

Capítulo II. La dirección superior.

Las organizaciones.

Clasificación:

• Tamaño: grandes, medianas y pequeñas.

• Origen: locales o extranjeras y en éste último caso tendremos a su vez filiales, o subsidiarias.
• Desarrollo de sus actividades (objeto): industriales, comerciales o prestadoras de servicios.
• Conformación societaria y jurídica: personales, familiares o constituida sobre alguna forma
asociativa conocida.

Es imprescindible considerar el “aquí y ahora” empresario al momento de llevar a la práctica la

implementación de un sistema informativo. A veces la mejor información empalidece en su utilidad
porque no cubre las expectativas organizacionales.
Quede aquí señalada simplemente la influencia que la realidad de la empresa puede ejercer sobre el
movimiento en una u otra dirección de la información.

La estructura empresaria.

La estructura vertical.

La pirámide organizacional está constituida básicamente por diversos niveles que se sustentan y
condicionan mutuamente y le dan unicidad y homogeneidad al conjunto.
Cada nivel tiene funciones distintas y particulares que les generan necesidades de información para su
manejo, por lo general las responsabilidades son específicas de cada estrato y complementarias entre
sí, constituyendo la unión de todas ellas la esencia del trabajo grupal.
La base de la pirámide está constituida por el estrato operacional, en el que se reconocen diversos
componentes en función de las múltiples opciones organizativas ya comentadas.
Este sector es el de menor jerarquía, y a su vez el que más cerca está de la respectiva operación.
Su misión fundamental es operar, cumpliendo órdenes, y su nivel de planeamiento y toma de
decisiones es relativamente escaso, si no nulo.
El segundo nivel, lo podemos llamar de supervisión intermedia. Está formado por un nivel de
supervisión, pero también por sectores de análisis y de control.
Con la incorporación de tareas de análisis y fundamentalmente de supervisión primaria, aparece la
necesidad de manejar herramientas y procesos de planificación y control.
El nivel de planeamiento mencionado es de carácter táctico y de corto plazo, las tareas son aquí
también la resultante órdenes emanadas del nivel inmediato superior.
Este tercer sector es el nivel gerencial. Se hace necesaria la existencia de condiciones específica
de manejo de información y conducción de personal, además de los conocimientos técnicos
particulares que cada especialidad exige.
Es éste el nivel en el que se procesa la síntesis informativa que proviene del análisis minucioso
realizado en el nivel inferior, y en el que se da el pie para una madura toma de decisiones, que es una
actividad propia del nivel superior.
Las proyecciones globales hacen referencia tanto a las estrategias como a las tácticas.
El nivel más alto de la pirámide es la dirección superior. Este retrato directivo representa el
máximo nivel de conducción en cualquier organización, y su función básica está dirigida al
planeamiento estratégico y a la toma de decisiones.
Sus tareas y responsabilidades apuntan a manejar el largo plazo, diseñando políticas y acciones en
función a la formulación de diagnósticos situacionales y al establecimiento de escenarios de futuro,
para que también intervengan circunstancialmente en la toma de decisiones de corto plazo.

La estructura horizontal.

Los objetivos de planeamiento y control propios de la dirección superior involucran a todos los
sectores que componen la organización en los estamentos operativos, y a los que por lo general se
añaden las funciones relativas a Relaciones institucionales, Auditoría y Sistemas.
Cuando descendemos nos introducimos de lleno en el tema de las especificidades sectoriales. Existen
las áreas Administrativo – Financiera, Comercial, Productiva, de Recursos Humanos y de Servicios.
Cada una de ellas atiende a un diferente foco de atención que determina las características
particulares de las respectivas acciones y la organización sectorial consecuente con aquel.

Las necesidades de información.

Al hacer el análisis global y el cruzamiento de ambos tipos de estructura (vertical y horizontal),

comienzan a vislumbrarse las necesidades de información, que se generan a partir tanto de las
responsabilidades jerárquicas asumidas (estructura vertical) como de las especificidades
profesionales derivadas de la sectorización (estructura horizontal).
Debemos reconocer la existencia de diferentes grados de amplitud en cuanto a la cobertura de
situaciones a ser informadas y de análisis o síntesis en la conformación y presentación de la
información, en base fundamentalmente a la posición relativa que quien deba recibirla ocupe en la
escala organizacional.
A mayor jerarquía corresponde menor grado de detalle (mayor síntesis), y viceversa.
Ejemplo:
1. Al operario podrá bastarle conocer la velocidad de la máquina que opera. El supervisor
debería interesarse por manejar la relación entre producción buena y total, que le estaría
marcando las pautas de eficiencia de la fabricación, y el número de rechazos debidos a
defectos, que es un indicador del nivel de la calidad conseguida. Al jefe de fabricación del
producido del conjunto de máquinas y de los costos insumidos para lograr un adecuado nivel
productivo. El gerente de fábrica, se manejará con los índices comparativos de rendimiento y
eficiencia, el de rechazos, el cálculo de costo, el desvío promedio. A medida que escalamos la
pirámide organizacional la información necesaria para el manejo de las situaciones que caen
bajo la respectiva órbita de responsabilidad individual o sectorial va cobrando mayor amplitud
en su contenido, y simultáneamente un más amplio grado de síntesis en la forma de su
presentación.
2. Similares niveles jerárquicos dentro de distintos sectores de la empresa compartirán un
también similar nivel de información en cuanto a su estructura formal, pero dirigido a diferentes
focos de
 atención, lo que implicará la existencia de contenidos diferenciados en la conformación de los
informes.
Una adecuada información es imprescindible a todo nivel para el eficaz manejo de la propia gestión, y
lo es más aún para los de mayor responsabilidad, su contenido particular y el grado de detalle que
presente estará en función del nivel jerárquico de su destinatario, disminuyendo el mismo conforme
escalemos la pirámide organizacional hasta llegar a su máximo nivel, que es la dirección superior, en el
que se requiere brindar mucha información con muy pocos datos.

La dirección superior.

Las diferentes conformaciones.

Trazado geométrico: las mayores responsabilidades están en los estratos superiores y de allí se
desplazan hacia abajo, con lo que bastaría una simple línea para dibujar esta relación, porque
considera la cantidad de gente existente en cada posición.
Debido a ello el dibujo se engrosa en la base, que es donde se concentra la mayor cantidad de
persona, y se va afinando hacia arriba hasta terminar en punta.
Existen diferentes trazados, según sea la tipología estructural de cada organización.
Las responsabilidades se encuentran tanto más concentradas cuanto más “sentido de dueño” posee la
respectiva dirección superior, y tanto más delegadas cuanto más “sentido de funcionario” tiene ésta.
El sentido de dueño hace que quien lo posee tienda a cubrir el mayor espectro empresario
posible, a veces incluso sin sopesa la importancia relativa de cada cuestión.
El sentido de funcionario presenta las características antípodas de las recién mencionadas: hacer de la
asignación de responsabilidades y de la delegación un “modus vivendi” particular, que lleve a que cada
cual se preocupe sólo por un aspecto parcial y perfectamente definido de la gestión.
De este modo, en sus extremos, la delegación puede derivar en una excesiva especialización que lleve
a definir con suma precisión las responsabilidades individuales y a delimitar con firmeza los
campos de actuación, para evitar de ese modo superposiciones y conflictos, pero que puede motivar
actitudes de desinterés por lo que pasa fuera del propio control.
Cualquiera que sea la conformación interna de cada tipo de dirección superior, existen algunas
responsabilidades comunes a todas ellas, y ligadas a éstas una serie de necesidades a satisfacer para
lograr darles cabal cumplimiento.

Las responsabilidades.

Las principales responsabilidades de la dirección superior están íntimamente relacionadas, a nivel

objetivos, con las necesidades de supervivencia y desarrollo de la empresa; a nivel acciones, con las
tareas de planeamiento, administración, coordinación, toma de decisiones y control; y atendiendo a una
perspectiva temporal, con el presente y el futuro empresarial.
Todas requieren para su adecuado ejercicio de un elemento clave, que es el
conocimiento. El vehículo eficaz para la adquisición de este último es la información.
La supervivencia de la empresa está unida a la capacidad de adaptación que la misma demuestre,
referido a las cualidades de sus integrantes en forma individual y a la disposición de trabajar en
conjunto.
La adaptación se expresa a través de la flexibilidad en la consideración de las situaciones y en la toma
de decisiones, así como en el aprovechamiento de las oportunidades de rentabilidad que se presenten.
El desarrollo, por su parte, se basa fundamentalmente en la creatividad y en la disposición de recursos
que la sustente, o al menos en la capacidad para generarlos en los momentos necesarios.
Las tareas de planeamiento y control hacen a la necesaria previsión del futuro que toda organización
debe realizar para saber hacia dónde y de qué manera dirigir sus pasos para no equivocar la senda, o
para producir las necesarias rectificaciones cuando el rumbo no es el adecuado. Las referidas a la
administración y coordinación apuntan al mejor manejo de los recursos de todo tipo, y especialmente
de los recursos humanos, con el propósito de lograr los objetivos que se persigan.
La toma de decisiones, pro su parte, es una constante cotidiana e la vida de los directivos empresarios
de máximo nivel, y es el promedio de los aciertos el que marca la calidad del proceso y de sus
usuarios. Objetivos y acciones, se presenta como una responsabilidad primordial de la dirección
superior el manejo eficaz no sólo del presente empresario, sino también de la tarea de asegurar, en la
medida de lo posible, su futuro.

Las necesidades y los recursos.

Las necesidades se expresan en forma de recursos; esto es, que toda necesidad puede ser cubierta
mediante la aplicación de algún recurso.
Los recursos presentan una amplia gama de diferentes contenidos que sirven para cumplimentar
necesidades de diversos tipos (recursos materiales, humanos, intelectuales, etc.).
Los recursos pueden estar disponibles o requerir ser generados.
La información forma parte de un recurso que satisface necesidades derivada de la asunción y
cumplimiento de responsabilidades.
La introducción del recurso informático, sobre todo en sus etapas computarizadas, trae aparejados
algunos inconvenientes entre el personal, entre los que se destaca la resistencia al cambio.
La función del profesional que intente la tarea de informatizar una organización no acaba con la
instalación de un sistema, sino que abarca también la incorporación de quienes deban llevarlo adelante
a la “compra” de la idea, lo que requiere por parte de aquel la posesión de algunas características
propias del área de recursos humanos o de manejo políticas de situaciones conflictivas.
Una vez vencida la resistencia al cambio, el proceso informático puede ser desarrollado en toda
su plenitud.
Otros puntos cruciales a tener en cuenta en la introducción de información sistematizada son los
referidos a la adecuada comunicación de sus contenidos, y al uso de los mismos en función a las
decisiones a ser tomadas.
La posesión de información no asegura la buena comunicación, ni la adecuada resolución de problemas o
toma de decisiones, pero sienta las bases para estos procesos.

Capítulo III. La información.

Definición conceptual del término

Conocer es adquirir para sí los aspectos parciales de los distintos acontecimientos y situaciones que se
presentan cotidianamente, internalizándolos a nivel racional o emocional.
La adquisición de conocimiento se produce a través del aprendizaje, y su instrumento eficaz es la
información.
La información es el canal por el que de un modo más o menos sistemático se desliza el conocimiento.
Desde un punto de vista estructural, la información es el flujo de retazos de la realidad que,
expresados de un modo entendible para nuestro cerebro, motivan en el mismo la aparición de ciertas
representaciones gráficas que tienden a coincidir en mayor o menor medida con aquellas situaciones
que les dieron origen.
La realidad hace sentido para nosotros no sólo a partir del momento que la conocemos, sino desde el
preciso instante que es capaz de producir en nosotros la evocación de imágenes inteligibles. Es éste el
punto de fusión de los dos aspectos del proceso cognoscitivo que son la aprehensión y la comprensión.
La aprehensión se refiere al acto exterior de adquisición de conocimiento y su inmediata
internalización. La comprensión apunta a la identificación de dicho conocimiento con imágenes propias
que permitan su contraste y aceptación.
Un elemento esencial que debe estar presente para que el proceso antes mencionado tenga lugar es el
lenguaje, que es el medio de expresión que da forma a la información, poniendo en signos externos
entendibles los conceptos teóricos que se desean transmitir.
En la medida que la información tienda a socializarse, el lenguaje deberá consecuentemente tender a
universalizarse, a fin de que la interpretación que todos los destinatarios de los mensajes le den a
los contenidos de estos últimos sea única y uniforme, evitando de este modo las confusiones, los
errores de interpretación, la “misinformación” y la desinformación.

Los componentes de la información.

La información es el canal por el que se desliza el conocimiento. Existen cuatro elementos que
constituyen las características básicas de la información eficaz:
1. La oportunidad en su procesamiento y emisión.
2. El adecuado reflejo de la realidad que describe.
3. La confiabilidad de los sistemas y procesos de formulación que le dan vida.
4. La coherencia de los contenidos que transmite.

La oportunidad.

La información es el conocimiento en su momento óptimo. Para que una información sea eficaz,
en función de los propósitos perseguidos con su utilización, debe ser oportuna, lo que significa que
debe estar disponible en el momento que se la necesita; esto es, cuando puede producir algún tipo de
efecto sobre una determinada situación.
Por el contrario, una información no exacta pero con el suficiente grado de aproximación a la realidad,
proporcionada en el momento adecuado, permite a quien debe tomar decisiones hacerlo con una
razonable dosis de seguridad.

El adecuado reflejo de la realidad.

La imagen que la información transmite debe ser lo más fidedigna posible respecto de la realidad a la
que intenta describir.

La confiabilidad de los sistemas y procesos de formulación.

El proceso de emisión de información reconoce una serie de pasos que lo conforman:

1. La recopilación de los datos.
2. Su procesamiento.
3. La emisión de información.
4. El análisis crítico y la evaluación.
5. La distribución de la información.
6. La retroalimentación.
7. La modificación de los parámetros de control.
8. La toma de decisiones.
Cada uno de estos pasos puede ser considerado a efectos del análisis como un circuito cerrado, pero
también, y al mismo tiempo, interconectado con los demás.
La confiabilidad del proceso total dependerá tanto de la confiabilidad de cada proceso parcial como de
la referida a las relaciones entre todos ellos.
Es imperioso asegurar tanto la eficacia de cada proceso particular como la correspondiente a las
relaciones entre los mismos, para, de este modo, obtener un conjunto eficaz.

La coherencia de los contenidos.

Existen dos elementos que resulta necesario destacar. El primero es el referido a la

información/receptor. Para que la información emitida produzca los efectos que persigue, es
imperioso que su nivel de detalle y las particularidades de su lenguaje estén en estrecha consonancia
con los de las personas a quienes va dirigida. Es requisito que resulte atractiva e interesante para
quien debe asimilarla, tanto sea en sus aspectos formales como en lo relativo a su contenido. La
eficacia de la información pasa por su capacidad intrínseca de dirigirse en forma directa al centro
de interés del receptor.
El segundo elemento es el relativo a la coherencia en el tiempo. La información temporal debe
permitir comparaciones de sucesos ocurridos en momentos distintos, para lo cual es necesario que
tanto su conformación estructural como la valorización que se le de permita realizar esta tarea
sobre bases homogéneas, evitando el apareamiento de datos no comparables.

La calidad de la información.

Todo proceso que considere y respete las cuatro características básicas aquí señaladas producirá
información de alta calidad. La información es buena, o no es información.

La utilidad de la información.

La utilidad básica de la información es poner en funcionamiento los mecanismos disparadores de las

acciones que a través del análisis comparativo surgen como necesarias respuestas a los
condicionamientos que la realidad nos presenta.
Dentro de esta clasificación incluimos la información de Control presupuestario y de gestión, que
contrastando los datos de la realidad con los previstos a través del planeamiento, y determinando
las variaciones, muestra los caminos para las decisiones correctivas.
La información presenta rasgos salientes, desde el punto de vista de su utilidad:
1. Anticipar los posibles cursos de la realidad y las probables consecuencias de las acciones
empresarias.
2. Evaluar la realidad, en comparación con las previsiones, determinando las variaciones más
significativas, analizando las causas de los desvíos y determinando las responsabilidades por los
mismos.
3. Establecer las acciones correctivas a ser implementadas, para que en el menor plazo posible
la realidad pueda ser modificada (en caso necesario) en la dirección deseada.

El proceso informático.
El proceso informático está conformado por los siguientes aspectos:
1. La recopilación de los datos a ser procesados.
2. Su procesamiento.
3. La emisión de información en base a los datos procesados.
4. El análisis crítico y la evaluación de la información emitida.
5. La distribución de la información.
6. La retroalimentación (“feedback”).
7. La modificación de los parámetros para posteriores controles.
8. La toma de decisiones implícita en cada paso anterior.

La recopilación de datos.

En la práctica, la recopilación de datos tiene una importancia decisiva puesto que la calidad de los
datos relevados convalida la calidad de la información emitida. Normalmente quienes recogen los
datos no tienen responsabilidad sobre la corrección de los pasos posteriores del proceso, pero su por
la validación que hagan de los datos recogidos que, como ya hemos dicho, deben responder del modo
más exacto posible a la realidad que describen. Es por ello que la experiencia práctica de los
“tomadores” de datos se constituye muchas veces en un elemento decisivo para asegurar su
confiabilidad.
La calidad del proceso de recolección de datos se asienta en la existencia de probados sistemas y
procedimientos que, a través de precisas instrucciones escritas, fijación de responsabilidades,
establecimiento de controles cruzados de consistencia, y otras consideraciones que la buena teoría
indiquen como necesarias de tener en cuenta, permitan aseverar que la tarea se desarrollará con
eficacia.

El procesamiento de los datos relevados.

El uso de modernos ordenadores (“hardware”), alimentados con adecuados programas (“software”)

preparados o adaptados “ad hoc” (en ambos sentidos: atendiendo tanto a la empresa que los utilice
como a las tareas específicas para las que fueran desarrolladas), hacen a la calidad de la información
en sí misma.
Pero no basta sólo con los sistemas dentro del computador para que dicha calidad sea posible, sino
que estos últimos deben estar acompañados por los correspondientes procedimientos alrededor del
equipo, que permitan que el manejo de datos en dirección al procesador se lleva a cabo en tiempo
(característica de oportunidad) y forma (característica de coherencia).
Si los datos son correctos y el procesamiento adecuado, tendremos ya las dos terceras partes del
proceso total a nuestro favor.

La emisión de información.

Todos los participantes del proceso informático tienen un lenguaje que es preciso considerar y
respetar.
No es menos cierto que el lenguaje accesible para cada uno es aquel que le permite aprehender y
comprender lo que se le está transmitiendo.

El análisis crítico y la evaluación.

Para que una información rinda los frutos que de ella se esperan, debe ser utilizada. Esto implica
que necesariamente tiene que ser analizada y evaluada críticamente. El análisis crítico y la
evaluación tienen dos direcciones distintas reconocibles, aunque no fácilmente separables, que son:
1. Una primera, referida al contenido de la información en relación a la realidad que describe.
Este tipo de análisis evaluativo es el que suele realizar el emisor de la información en forma
previa a su distribución, con el objeto de asegurar que los datos presentados reflejan de modo
razonable la imagen de la realidad que los origina.
2. Una segunda, relacionada con el aporte que la información brinda para que las decisiones puedan
ser tomadas. Considera la completividad, la claridad y la concisión de los informes y el grado
de objetividad que presenten respecto de los problemas a ser resueltos y los temas a ser decididos.
Para que los análisis puedan tener lugar, la información debe estar preparada y presentada en
forma inteligible y producir en los receptores la evocación de imágenes por ellos reconocibles, a fin de
que el posterior proceso de toma de decisiones que se derive de su utilización se asiente sobre
una cabal comprensión de la realidad.

La distribución de la información.

La distribución tiene por objeto dar lugar a su conocimiento y manejo. Este proceso de difusión
plantea una serie e nuevas cuestiones a tener en cuenta, como son las referidas al grado de detalle que
deben contener los informes en función al nivel de las personas a quienes van dirigidos, al modo de
llevar a cabo la distribución para que la información llegue a quien deba llegar en el momento en que
debe hacerlo, y esencialmente, al nivel de confidencialidad que es necesario preservar.
Los emisores de la información deben ejercer el control de su distribución a efectos de asegurar
que el informe y su destinatario lleguen a “juntarse” en algún momento, pero no en cualquier momento,
sino en el momento en que se supone deben hacerlo.
Es muy importante tener en claro en todo momento el “who’s who” empresarial para que la información
en su forma, en su contenido y en su distribución responda con eficacia a los requerimientos
particulares de cada uno.

La retroalimentación (el “feedback”).

La retroalimentación es la actividad de reconocimiento de los aspectos internos de la empresa y de los

contextuales que la afectan, aptos para la reformulación de las políticas empresarias.

La modificación de los parámetros de control.

Todo cambio en la estructura de formulación de decisiones e implementación de acciones llevará

implícitos cambios en el establecimiento de los elementos que, por comparación, permitan asegurar el
control.
Ambos pasos, “feedback” y modificación de parámetros, permiten el seguimiento dinámico de las
acciones y la corrección de los rumbos fijados, cuando éstos no fueran los adecuados.

La toma de decisiones.
Las decisiones no pueden esperar, para ser tomadas, a que se llegue al término del proceso
informático, puesto que con ello se corre el riesgo de que se transformen en anacrónicas o
extemporáneas y, por ende, no produzcan los efectos perseguidos.
Por el contrario, cada decisión arribada en su momento, contribuye al éxito de la gestión empresaria.

Los errores más frecuentes en el manejo de la información.

Algunos aspectos negativos, que pueden ser expresados como los errores que con mayor frecuencia se
presentan cuando del manejo de información se trata:
1. El exceso de información.
2. La generalización extrema.
3. El “exactismo”.

El exceso de información.

Este primer defecto se refiere tanto a la existencia de muy grandes cantidades de informaciones
diferentes y de todo tipo, muchas veces redundantes y muchas otras no utilizadas, como así también al
exceso de detalle y la minuciosidad extrema en la formulación y presentación de información
necesaria.
Es así como muchas veces algún nivel jerárquico solicita una información de única vez que a posteriori
se sigue procesando en forma permanente, aún cuando ya no sea necesaria su preparación y emisión.
En empresas comerciales, por ejemplo, suelen hallarse exhaustivos detalles de ventas, márgenes e
inventarios de productos no representativos, en lugar de indicadores generales que demuestren de
dónde venimos, dónde estamos y hacia dónde vamos.
Una buena política de información debe responder a las características de claridad, competitividad y
concisión que, entre otras, determinan la calidad de las comunicaciones.

La generalización extrema.

En algunas oportunidades esta situación se debe a la presunción generalizada (o no) de la existencia de

ciertos sobreentendidos que pueden llevar a motivar errores de comprensión o interpretación.
La información debe ser la necesaria: ni más ni menos. Es absolutamente imprescindible que todo
responsable de emitir información sea consciente de su responsabilidad por trabajar en tal sentido.
Para ello es necesario conocer las efectivas necesidades de aquellos a quienes los informes van
dirigidos, y prepararlos en función de estos requerimientos.
Toda información así preparada responderá satisfactoriamente a las exigencias de calidad que le sean
presentadas.

El “exactismo”.

La información debe brindar una razonable visión de la realidad que intenta describir, y no
necesariamente una exacta descripción de la misma, si los objetivos perseguidos con su uso no
ameritan tal grado de precisión. La aproximación es mejor que nada.

La información por excepción.

El manejo de información por excepción exige un importante cambio de mentalidad en quienes deben
hacerlo. La utilización de información por excepción no constituye de hecho un camino incierto ni
en tinieblas (todo lo contrario), pero vale de todos modos la comparación para graficar este nuevo
modo de mirar la realidad.
En la medida que sea posible determinar cuál es la información a emitir, y cuándo hacerlo, sobre
la base de estos parámetros de excepcionalidad, dicha información ganará en calidad y utilidad.

Capítulo IV. La información contable.

La información contable.

La información contable forma parte esencial de la información en general. La contabilidad fue

pensada y desarrollada como una técnica informática basada en ciertas concepciones de autocontrol y
balanceo de cifras que tendían a asegurar la exactitud de las registraciones.
Los criterios contables han debido ser constantemente actualizados, adaptados y puestos al día para
que sirvieran a objetivos cada vez más complejos, en función a la similar complejidad que cobrara en
el tiempo la realidad informática y de manejo empresarial.
Con el correr de los años, han ido apareciendo desarrollos teórico – prácticos que aportaron nuevos
enfoques para el manejo d la información y para la gestión de negocios, hasta llegar a constituir
un cuerpo de conocimientos que diera origen a las ciencias económicas y de administración tal como
hoy las conocemos.
La información contable, considerada en los aspectos amplios aquí mencionados, forma parte
insustituible del proceso de “management” empresarial, constituyendo el basamento técnico más
sólido para una gestión eficaz.
Esta irrupción a velocidad moderada de nuevas técnicas como las aquí enunciadas ha cobrado una
brusca aceleración en los últimos años, en función de la presencia de los tres fenómenos, uno
negativo y dos positivos, que se anuncian a continuación:
1. El primero de ellos, es el recrudecimiento de la inflación a nivel mundial, que ha forzado al
desarrollo de técnicas de homogeneización de valores en el tiempo que permitieran la comparación
de cifras sobre bases similares. La comprensión de las situaciones del momento y su contraste
con hechos del pasado, requieren la formulación de datos “ex – inflación”; es decir, netos de los
efectos distorsionantes de esta muchas veces incontrolable realidad argentina y mundial. Ello ha
llevado no sólo a la mera introducción de métodos de ajuste en los balances. Asimismo, el uso de
técnicas de actualización se ha generalizado hacia otro tipo de informes que requerían un
similar grado de ajuste, sobre todo aquellos que, como el control presupuestario, necesariamente
exigían el contraste de cifras actuales con similares previsiones hechas en el pasado, cuando los
valores económicos implícitos en el signo monetario, respondían a realidades económicas
obviamente diferentes. La actualización de valores ha llegado incluso a modificar las formas
tradicionales de negociación.
2. De los dos fenómenos restantes, que hemos definido como positivos, podemos hablar en primer
lugar del referido a la investigación en general que se ha realizado en torno a la ciencia de la
administración los fenómenos propios del ámbito administrativo – empresarial han podido ser
explicados a partir de los postulados de disciplinas tan alejadas de aquella como la biología, la
teología y la genética. Se han desarrollado concepciones de manejo empresarial que
permitieron comprender y manejar el “day to day” de la vida de las organizaciones
productivas. Los procedimientos no han sustituido la inteligencia humana, opero ésta se ha
visto enormemente beneficiada con la sistematización brindada por aquellos, llegándose en la
actualidad a una cierta simbiosis hombre – sistemas, que alimenta y realimenta la eficacia del
conjunto así establecido.
3. El segundo fenómeno positivo que es posible identificar forma parte del que hemos hablado en el
punto anterior, pero por su peculiar implicancia en el desarrollo no sólo de la ciencia
administrativa sino de la vida del ser humano en general, ha hecho méritos más que suficientes
para que lo destaquemos en particular. Los adelantos introducidos por y a través del proceso
de sistematización de datos; es decir, la computación. La irrupción de los computadores,
unido al formidable avance de la técnica electrónica, en todos sus aspectos, pero
fundamentalmente en lo referido a comunicación y transmisión a distancia, ha “pateado el
tablero” de las concepciones tradicionales referidas al “modus vivendi” del ser humano y
racional. Se ha producido una auténtica revolución en la forma de vida humana, alcanzando
obviamente también al ámbito de trabajo particular. Es así como en la actualidad, utilizan una
PC, cuanto más no sea como procesador de texto. Hablar del procesamiento de datos
significa en la práctica referirnos a la sistematización de los mismos a través de la computación.
En la actualidad es posible conseguir a relativamente bajo costo un “hardware” conveniente en
función de las propias necesidades. Existen también enormes bibliotecas de “software”
producido para satisfacer casi todas las necesidades imaginables. Es inútil tener un gran
hardware y un gran software sin un gran manware.
Esta sentencia marca una realidad a la que no se puede cerrar los ojos; realidad que se resume en una
frase: capacidad de adaptación.
Que tiene a su vez como un aliado insustituible la capacitación que le permite al hombre común
acceder del modo más suave y amigable posible a las nuevas realidades que le plantea la computación.
Los tres fenómenos que contribuyen a acelerar los procesos de “aggiornamiento” de las técnicas
contables a las demandantes condiciones de la actualidad.

La revalorización de la contabilidad como fuente de información.

Durante mucho tiempo las organizaciones se movieron con el uso simultáneo de información contable
y extracontable, y muchas veces dando preeminencia a la segunda por sobre la primera.
Este fenómeno se debió básicamente al hecho de que la contabilidad no siempre respondió con
la prontitud necesaria a los crecientes requerimientos de las empresas, lo que motivó la existencia de
esa información paralela.
Las causas motivantes de tal actitud han sido varias y variadas, y se fundan tanto en fallas humanas
como de sistemas. Algunas de las causales más habituales son:

1. Fallas en la oportunidad: hemos dado prioridad a los aspectos de exactitud por sobre los de
prontitud, con lo que el resultado conseguido ha sido, pro lo general que la información contable
“siempre llegaba tarde”, y por ende debía ser reemplazada por datos extraoficiales no tan
exactos, pero emitidos con el tiempo suficiente para ser utilizados convenientemente. Con la
ayuda de los velos y exactos procesadores hoy disponibles, es posible asegurar tanto la una como
la otra.
2. Problemas con la uniformidad del lenguaje: los sucesos de la realidad económica de nuestro país
a lo largo de los últimos 40 años, con la alta inflación desatada y rara vez eficazmente
controlada, han tomado las cifras oficiales en números sin sentido y dificultado enormemente
las comparaciones. Si a ello le agregamos la demora en reaccionar ante estos
acontecimientos por parte de los profesionales en la materia para adecuar la información contable
a la velocidad de los cambios de la realidad, tendremos una causal adicional del abandono que las
empresas hicieran de la información contable como herramienta de manejo empresarial.
3. Problemas con la especificidad en el lenguaje: los profesionales contables hemos durante mucho
tiempo presentado la información atendiendo a la pureza de la concepción técnica más que a la
 utilidad que le presta al receptor. Esto ha motivado que muchos estados contables “químicamente
puros” carecieran de la simplicidad y practicidad que permitieran que “el gran público” accediera a
ellos con facilidad. Ni qué hablar cuando el destinatario era la dirección superior, que además
de hacer el esfuerzo de comprender las cifras que se le presentaban, debía tomar decisiones en
base a las mismas, lo que le exigía una doble tarea de desentrañar sus contenidos para
posteriormente poder utilizarla en función a sus necesidades. Hoy día creemos que a partir de
su incorporación a los estratos directivos de muchas organizaciones, han aprendido a mirar la
información como un auxiliar valioso para la toma de decisiones más que como una “obra de arte”
de la profesión, y en función de ello han podido adaptar las formulaciones técnicas al idioma que la
realidad empresaria exige para su mejor comprensión y manejo.

Los focos de atención de la información contable.

Clasificación:
1. Desde una perspectiva situacional de la empresa dentro del entorno en que actúa, podemos
identificar dos tipos básicos de información: la información interna y la información del
contexto.
2. Desde una perspectiva temporal es posible clasificarla como reflejando el pasado, el presente y el
futuro de la operación.
3. Desde una perspectiva operacional, encontramos información patrimonial, económica y financiera.
4. Desde una perspectiva funcional, tenemos información para el planeamiento, para el control y para
la toma de decisiones.

El foco de atención situacional.

Recurriremos a una adaptación de la técnica de adquisición de conocimiento conocida como “La

ventana de Johari”.
En dicho diagrama puede verse la existencia de dos grandes planos interactuantes que son la
empresa y el contexto en el que la misma se desenvuelve.
El “plano empresa” comprende la información interna referida a la organización, y cada cuadrante
muestra las posibles combinaciones conocimiento /desconocimiento a que tanto ésta como el entorno
están sometidas.
Lo mismo sucede en el “plano contexto”, pero en este caso con referencia a la información externa
a la empresa que puede tener algún efecto sobre ella.

Emp Empresa y Contexto Empresa Conoce

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Empresa NoDesconocen
(c)(d)

En el cuadrante señalado como (1), la fuente de información será siempre, en primera instancia,
la propia empresa, quien proporcionará tanto interna como externamente la información sobe las
condiciones interiores de la misma.
En el cuadrante (2) aparece aquella información que la empresa conoce y que quiere reservar para sí,
sin darla a publicidad. Entra en este cuadrante toda información de carácter estratégico y de
manejo de la organización (información confidencial).
En el cuadrante (3) se muestra la información interna a que el contexto tiene acceso, y que por
diversos motivos la empresa desconoce. Suele presentarse este caso en los análisis y proyecciones
que la competencia lleva a cabo sobre nuestra organización, y que por falta de una adecuada
metodología de trabajo nosotros no estamos en condiciones de percibir.
En el cuadrante (4) se ubica la información a la que ni la propia empresa ni el contexto pueden
acceder.
En el nombrado como (a) aparece aquella información del contexto que afecta a la empresa y
que todos conocemos porque esta última no encuentra restricciones para su divulgación.
El propósito de trabajar sobre la perspectiva situacional de la información, es resaltar que existen
situaciones de la realidad, algunas de ellas interiores y otras exteriores al accionar empresario, sobre
las que puede existir un distinto grado de conocimiento en proporciones variables.
El mayor o menor grado de conocimiento puede afectar profundamente el rumbo de las actividades
empresariales, y la eficacia de los ajustes al “derrotero” estaría estrechamente ligada a la
absorción de incertidumbre que sea posible obtener a través de dicho conocimiento.
La información contable debe tender a proporcionar a la empresa los datos internos y externos
disponibles, y procurar incorporar aquellos que, siendo conocidos por los demás, no son manejados
por la propia organización.

El foco de atención temporal.

El segundo foco es llamado temporal en función del momento de la realidad sobre el que se informa.
Sobre esta base, la información contable debe atender a situaciones del pasado, del presente y del
futuro.
Del pasado, porque sirven de base para las comparaciones que permiten determinar los vaivenes
empresarios y la situación de la organización en épocas distintas, y también porque son un elemento
referencial clave para el planeamiento y la presupuestación.
Del presente, porque va indicando la calidad y la dirección del desarrollo de los acontecimientos, y
marca la “realidad real” a la fecha.
Del futuro, por último, porque sin descuidar lo que pasa hoy, permite poner un ojo en el maña y
gerenciar por anticipación.

El foco de atención operacional.

Apunta a definir la dirección de la información contable hacia los aspectos patrimoniales, económicos
y financieros de la gestión.
Todo diagnóstico y situacional y todo análisis de evolución deben partir de “lo que tengo, me deben y
debo” (aspectos patrimoniales), de los resultados que obtengo con mi gestión operativa (aspectos
económicos) y con el manejo del dinero o elementos que lo representen (aspectos financieros).
La información contable debe atender a todos en un similar pie de igualdad o dedicación.

El foco de atención funcional.

Los aspectos funcionales de la información contable nos presenta los planos del planeamiento, del
control y de la toma de decisiones.
La información para el planeamiento debe sus orígenes tanto al interior como al exterior de la
empresa; al pasado como al presente; al patrimonio, a los aspectos económicos y a las finanzas de la
empresa; todo ello en una interrelación ordenada de factores que presente una clara visión de la
realidad posible.
Y lo mismo sucede con la información para el control y para la toma de decisiones, que con sus
peculiaridades participan de similar confluencia de factores situacionales, temporales y operacionales.

La contabilidad como expresión del proceso informático.

El planeamiento.

El primer paso del proceso informático es el Planeamiento. Un esquema básico de planeamiento consta
de cuatro etapas:
1. El diagnóstico situacional.
2. La formulación de los escenarios de futuro.
3. El establecimiento de estrategias que, en función al diagnóstico, den respuesta a los
escenarios probables.
4. La conformación de los planes de acción.
En una empresa en marcha, con continuidad operacional, la información contable interviene
fundamentalmente en la etapa de diagnóstico situacional.
El planeamiento se completa con diversas técnicas de gestión, entre las que podemos destacar la
dirección por objetivos, la teoría de la calidad total, la programación lineal y la gerencia cíclica, la
que apoyada en datos históricos del entorno brinda información de utilidad para la planificación y
el manejo estratégico de la organización.

El presupuesto.

El presupuesto de la empresa, si bien sienta sus bases en presunciones de futuro, también

recoge datos de los registros históricos de la operación, datos éstos que son provistos
fundamentalmente por la contabilidad.
En la medida en que esta última reconozca y proporcione la información económica necesaria, será
posible presumir el comportamiento presupuestario de las distintas variables de acuerdo al grado
de detalle que se disponga, con lo que la contabilidad habrá hecho su aporte a la configuración
de la perspectiva temporal de la gestión.
Sobre este particular cabe decir que en los últimos tiempos ha aparecido un auxiliar valioso para el
desarrollo de la técnica presupuestaria, que el conocido como “Presupuesto base cero”, que en cierto
modo hace abstracción de las cifras históricas y propone en cambio un “planning” basado
fundamentalmente en las condiciones ideales de la organización para afrontar la operación prevista en
el futuro.

El proceso informático propiamente dicho.

La toma de los datos, su procesamiento y la emisión consecuente de información responden, desde

una perspectiva temporal, al presente empresario, desde una perspectiva situacional, a la
operación interna de la empresa, aunque también recoge de algún modo la influencia de los
elementos exógenos a la misma; y desde una perspectiva operacional, al patrimonio, a los resultados
económicos y al manejo de las finanzas.

La contabilidad de costos.

Basada en la determinación del grado de identificación de los desembolsos con las unidades de
producto fabricadas y vendidas, y de la naturaleza intrínseca de aquellos, la contabilidad de costos
reconoce la existencia de distintas clasificaciones y formas de contabilizar los egresos, entre las
que podemos mencionar:
1. Costos variables y costos fijos.
2. Costos directos y costos indirectos.
3. Costeo directo y costeo por absorción.
4. Gastos de estructura y gastos de operación.
En base a las anteriores clasificaciones, todo desembolso registrable tendrá una apropiación que,
cuando “se cierran las cuentas”, permitirá analizar el comportamiento de los distintos componentes
del costo e la operación.

La contabilidad matricial.

Esta herramienta contable consiste básicamente en una tabla de doble entrada, en la que cada
intersección representa una imputación que tiene un doble destino: hacia el eje de las ordenadas
apunta a la identificación de los desembolsos diversos asignables a un mismo negocio, y por el lado de
las abscisas determina la sumatoria de cada tipo de desembolso independientemente de la asignación
al negocio que corresponda.

La “Sunshine accounting”.

La contabilidad por responsabilidad es una variante de la mencionada contabilidad matricial, y

persigue como objetivo la determinación de la responsabilidad por el origen tanto de los gastos como
de los ingresos.
Una técnica de información esencialmente económica, aunque considera también los aspectos
financieros y patrimoniales sobre todo a través de la determinación de los capitales fijos y de
trabajo necesarios para la consecución de los resultados de la operación.
La contabilidad presenta una serie de propuestas informáticas tendientes a mejorar sensiblemente la
disposición y el manejo de información.

La homogeneización de los valores.

La homogeneización de los valores campea sobre el problema de la actualización y homogeneización
de los valores.

El control.

En este paso, casi el último si dejamos de lado el proceso de toma de decisiones, la contabilidad cobra
toda su real dimensión, ya que es a través de la misma como se efectiviza el control.
Si consideramos a la contabilidad como la gran base de datos que recoge los sucesos internos y
externos de la gestión empresaria, y los registra en función a un código predeterminado y entendible,
a la que todos los interesados pueden recurrir para “saber lo que está pasando”, podemos entender
que el ejercicio del control se formaliza por y a través de los datos contables.
Existen dos tipos de enfoques complementarios:
1. El control de gestión.
2. El control presupuestario.
El primero de ellos se basa en la asignación de responsabilidades por la ejecución de tareas, la toma
de decisiones y el cumplimiento de objetivos.
En segundo, basado en los parámetros definidos en el presupuesto, y su contraste con los datos de la
realidad, da vida a la información numérica comparativa que hace efectivo el control,
“monitoreando” la operación.
En la medida que la empresa consiga introducir ambos tipos de control a través de la contabilidad, el
contralor a efectuar sobre la operación se verá facilitado por la disposición en tiempo y forma de
datos confiables.

La perspectiva operacional.

Tres aspectos que definan la perspectiva operacional:

1. El patrimonio.
2. Los resultados económicos.
3. La situación y movimientos financieros.
El patrimonio importa esencialmente por ser de propiedad de los dueños de la empresa, quienesquiera
que éstos sean y constituye el recurso básico con que cuenta la misma para generar utilidades con su
operación.
La información sobre su “status” y movimiento, así como el control sobre su adecuado mantenimiento y
disposición forma parte esencial del “paquete” informático que la dirección superior debe manejar con
fluidez.
Los resultados económicos constituyen el fundamento mismo de la operación de la empresa, y como
consecuencia, de la información con la que esta última debe contar.
Uno de los objetivos fundamentales de la empresa es el beneficio, para lo cual pone todo su
patrimonial a operar, y sobre el cual debe ejercer un eficiente control.
Los resultados positivos aseguran la permanencia de la empresa en el tiempo y su crecimiento y
desarrollo armónico y diversificado, por lo que es de fundamental importancia que la dirección
superior ponga toda su atención para lograrlos, mantenerlos y mejorarlos.
En cuanto a la situación y movimiento financieros, a partir del cambio de concepción habido en el
mundo, y particularmente en la Argentina, acerca del papel a ser desempeñado por las tasas positivas
de interés, cada vez más y en forma creciente se impone un manejo muy atinado y afinado de
esta variable.
Los aspectos financieros han llegado para instalarse definitivamente, por lo que deben ser
considerados como un elemento de primordial importancia que afecta los resultados globales, cuestión
ésta que queda suficientemente demostrada desde que hay empresas que muestran resultados
económicos magros o negativos, y fundamentan sus buenos números positivos en este aspecto
particular.

Capítulo V. Dirección Superior e Información Contable.

El concepto de contabilidad como base de datos.

Entre dirección superior e información contable existe una relación sujeto/objeto, en la que lo más
importante es el reconocimiento de las necesidades del sujeto que puedan ser satisfechas con
las cualidades del objeto.
Esta es una relación no reversible. Importa sobre todo priorizar los requerimientos de la dirección
superior por sobre cualquier tipo de condicionamiento impuesto por algún otro factor interviniente
en el proceso informático.
La contabilidad puede y debe ser considerada como la base de datos empresarial, que recogiendo y
registrando los datos útiles para la empresa, tanto internos como externos (perspectiva
situacional), del pasado, del presente y sus proyecciones al futuro (perspectiva temporal), de la
situación y movimientos patrimoniales, económicos y financieros de la organización (perspectiva
operacional), los procese y emita y ponga a disposición de quien deba utilizarla (la dirección superior),
la información que le permita llevar a cabo eficazmente su gestión.
La información forma parte de un recurso que satisface necesidades derivadas de la asunción y
cumplimiento de responsabilidades.
El tipo de información útil para la dirección de la empresa debiera establecerse a partir de los
requisitos que esta área fije como necesarios para cumplir su misión y llevar a cabo sus funciones.
En la práctica, y asumiendo como probable que las necesidades de la dirección superior puedan
exceder las posibilidades de respuesta de esta técnica de registración, por más desarrollada que la
misma esté, la tarea de coordinar la relación requerimientos/recursos informáticos destinados a
satisfacerlos se nos presentará como un camino de aproximaciones sucesivas.
Será necesario entender a la contabilidad en un sentido amplio; asumirla en la capacidad que presente
no sólo para cumplir con los requisitos legales habituales de registración, sino también para obtener y
disponer de los datos de todo tipo que puedan constituir información de utilidad para la organización,
sea interna de la empresa, sea del contexto en el que la misma se desempeña.

Aspectos formales a considerar.

La homogeneidad en el tiempo.

La homogeneidad en el tiempo se refiere al mantenimiento de una cierta uniformidad exterior de

los formatos (continente) y de una similar “batería” de datos a ser emitidos (contenido).
Conviene a todos los efectos que la misma sea respetada, de ser posible, a lo largo de todo un
ejercicio económico, y también a través de los distintos ejercicios en que se divide la actividad
empresaria.
El motivo fundamental implícito en este requisito de mantenimiento de la uniformidad en los
diagramas informáticos es la necesidad existente en las empresas de comparar informaciones de
diferentes períodos sobre bases homogéneas, y la posibilidad de hacerlo sin que para ello se deban
llevar a cabo complejas tareas de reconstitución o reacomodamiento de datos.
La bondad intrínseca se manifiesta a través de la eliminación a priori de futuros trabajos de
reconciliación de información.
El “direccionamiento” de la información.

El direccionamiento de la información hace referencia al poder que otorga la disposición y el

manejo de información, poder que en nuestro caso deriva de la posibilidad de dirigir la atención al
receptor de los informes en función al interés del emisor, influyendo de ese modo sobre sus
decisiones.
Dos informaciones con similar contenido, presentadas de manera distinta, pueden causar en quienes
las leen diferentes impresiones y sensaciones, según sean esos diversos modos de presentación.
Por ello es importante que la información sea adecuadamente “direccionada” hacia las necesidades
del receptor, resaltando los aspectos que sea necesario o conveniente destacar, para que el
destinatario de los datos fije de inmediato su atención en los mismos, desechando aquellos otros que
no revistan similar grado de importancia.

La estandarización de los formatos.

La responsabilidad de un emisor de información reside, además de asegurar la calidad intrínseca de

los contenidos, en procurar resguardar la armonía de conjunto en las formalidades de la presentación.
Así también debemos reconocer que la información será tanto mejor recibida cuanto mejor
presentada esté.
Hoy día cualquier informe pueda ser preparado de modo de causar la mejor impresión, con lo que es
posible lograr una inmediata adhesión a los contenidos a través de la apreciación de la impecabilidad
de la presentación de sus continentes.

Las formas de comunicar, visualmente los datos.

Es importante la emisión de información adecuada a través de la presentación de informes adecuados.

Existen tres formas típicas de presentar visualmente los contenidos informáticos:
1. Informes: son de tipo litera, con exposición de ideas y opiniones, y relato de hechos. Son
relaciones comparativas en forma de índices y porcentajes. Los requisitos clave para la
confección de informes eficaces son la claridad, la completividad y la concisión.
2. Cuadros: habitualmente numéricos, se exponen de un modo visualmente accesible. Los aspectos
básicos a ser tenidos en cuenta para lograr un eficiente diseño de cuadros están referidos a
la consideración del uso de información por excepción y a la definición de la exposición de
cifras completas o reducidas, o en valores absolutos o relativos.
3. Gráficos: complementan las dos herramientas anteriores. Visualmente mejoran aún las
expresiones de los cuadros. Un requisito esencial comprensible y asimilable es evitar el “empate”
que se produce, a nivel dibujo, con la inclusión de un exceso de grillas, nodos, líneas, etc., y a
nivel contenido, con la profusión de datos diversos en una misma plana.
No todo informe debe necesariamente ser repetido como cuadro, ni todo cuadro expresado como
gráfico, puesto que de hacerlo así se estaría multiplicando innecesariamente el volumen total de la
información suministrada.
Una adecuada combinación de los tres tipos de herramientas hacen en su conjunto a la calidad del
informe global.

Los plazos para emitir información.

Toda información tiene su propia frecuencia de emisión y su correspondiente espacio de tiempo de
cobertura de situaciones. Existe información diaria, semanal, quincenal, mensual, trimestral y
anual, que cubrirá períodos operativos consecuentes.
Al hablar de la información contable útil para la dirección superior es imprescindible reconocer la
existencia de estas distintas frecuencias de emisión, y encasillar en la frecuencia adecuada los datos
de cada tipo a ser proporcionados para satisfacer las diversas necesidades del órgano conductor de la
organización.

La consideración de eventuales parámetros de comparación.

Toda información debe servir para ubicar a su usuario en el entorno espacio/temporal en que se
desarrolla su operación. La información contable “descolgada” no ayuda a la aprehensión del
verdadero contenido de los mensajes emitidos.
Es muy importante contar permanentemente con la presencia del algún patrón de comparación que
sirva como punto de referencia, sea éste el que fuera.
Los responsables de preparación y emisión de información deben impulsar su uso habitual en las
organizaciones preparadas para ello.

El uso de valores relativos.

Es conveniente reconocer que existe una importante cantidad de datos cuya expresión numérica
puede ser hecha ventajosamente en forma de índices, porcentajes, ratios, etc., no sólo sin perder
significatividad, sino, por el contrario, objetivando de un modo más claro y fácil de percibir dichos
contenidos.
La lógica estaría indicando que las cifras en cuestión debieran ser expresadas en valores
relativos antes bien que en absolutos, o en todo caso, acompañando a estos últimos como un
complemento informático conveniente.
También en el uso de valores relativos es importante tener en cuenta que no siempre “lo que abunda
no daña”, y por ello conviene tender a mantener una posición prudente.

Los condicionamientos a respetar.

La asignación de responsabilidades.

Un elemento clave en el proceso informático es el referido a la clara asignación de responsabilidades,

tanto en lo relativo a la toma de datos, como al procesamiento, la emisión y el análisis de la
información.
Frecuentemente aparecen problemas en las organizaciones a causa de la no asignación de
responsabilidades, ya que debido a esa carencia o bien se presentan duplicaciones de funciones en
áreas distintas, lo que suele motivar la emisión de informaciones desiguales e incluso contrapuestas, o
bien existen “lacks” informáticos, con lo que la empresa no cuenta con todo el conocimiento situacional
que necesita para operar.
Lo mismo suele suceden en los restantes pasos del proceso total, ya que la falta de asignación
de responsabilidades es uno de los mayores tropiezos que surgen para lograr una operación eficaz.
Para que el sistema de información actúe adecuadamente cada uno de los participantes del proceso
debe conocer con claridad qué debe hacer, cuándo hacerlo y de qué manera.

La flexibilidad en la preparación de los informes.

La flexibilidad en la preparación de los informes es lo relativo a la necesidad de que los responsables
de preparar y emitir información adquieran la convicción de que resulta esencial ejercitar un
manejo flexible en la consideración de qué información proporcionar y de qué modo hacerlo.
Dado en nivel de los funcionarios a quienes la información va dirigida, y sus necesidades específicas,
los emisores deben ser permeables a introducir los cambios que sean necesarios para conformar
dichas necesidades, sobre todo teniendo en cuenta que la realidad empresaria es cambiante, y que la
información debe seguir esos cambios para continuar siendo eficaz.
Apuntamos a una mejor satisfacción de los requerimientos puntuales de los niveles directos
empresarios, cuando los mismos no coinciden “in totum” con la información suministrada.
Ya sea porque una cuestión circunstancial, porque el centro de atención de los destinatarios se
ha desplazado transitoria o definitivamente de los carriles habituales, porque una forma de
presentación se considera más adecuada que las demás, o por cualquier otra razón, siempre pueden
existir cambios en los parámetros de confección de información.

Los contenidos específicos a considerar.

1. A nivel Objetivos:
1) Asegurar la supervivencia de la empresa, objetivo que desde una perspectiva temporal está
muy unido a la consideración de su presente.
2) Proveer a su desarrollo armónico, que se entronca con la perspectiva temporal de tender
a asegurar su futuro.
2. A nivel Acciones:
3) Planeamiento, cuyo foco de atención apunta al futuro empresario.
4) Administración, Coordinación y Control, unidos al presente de la organización.
5) Toma de decisiones, que abarca ambas perspectivas temporales.

Contenidos fundamentales de la información:

1. El primer aspecto utilitario dijimos que era anticipar los posibles cursos de la realidad y las
probables consecuencias de las acciones empresarias (consideración del futuro como perspectiva
temporal).
2. El segundo aspecto consiste en evaluar la realidad en comparación con las previsiones (de
planeamiento y presupuestarias), estableciendo los desvíos, analizando sus causas y determinando
las responsabilidades por su ocurrencia (consideración del presente empresarial).
3. El tercer aspecto se refiere a establecer las acciones correctivas a ser implementadas, para
que dentro del menor plazo posible la realidad pueda ser modificada (en caso necesario) en la
dirección deseada.

Existen diversos focos de atención según la perspectiva desde la que se realice el análisis:
1. Foco de atención situacional: desde este punto de vista la información contable debe registrar
datos internos de la empresa y datos del contexto.
2. Foco de atención temporal: la información debe atender al pasado, al presente y al futuro de la
organización.
3. Foco de atención operacional: la contabilidad asentó su formulación original y también su
desarrollo posterior sobre él.
4. Foco de atención funcional: la información para el planeamiento, para el control y para la toma de
decisiones, que conjuntamente con las referidas a la administración de los recursos y a la
coordinación de las acciones, que también se nutren de la información contable, son precisamente
las responsabilidades del máximo nivel de conducción de la organización.

La interrelación de los conceptos.

Tres responsabilidades básicas de la dirección superior:

1. Planeamiento del futuro.
2. Administración, coordinación y control del presente.
3. Toma de decisiones permanente.

Las tareas de planeamiento.

Las tareas de planeamiento, fundamentalmente en sus pasos de diagnóstico situacional y formulación

de escenarios de futuro, requieren de información interna y del contexto, basada tanto en la
realidad del pasado y particular, así como dentro de la organización en sí misma, como del presente,
que nos sitúa ante la realidad del momento actual, y también del desarrollo de previsiones de
futuro.
El diagnóstico situacional consiste fundamentalmente en la tarea de ubicar a la empresa en el
contexto espacio temporal en el que se halla inserta, determinando sus fuerzas y debilidades, y dando
las pautas elementales para la formulación de los escenarios de futuro.
La información que alimenta las tareas mencionadas se compone fundamentalmente de dos niveles
básicos que constituyen el conjunto de información contextual.
Las empresas no son totalmente independientes del entorno dentro del cual están situadas y con el
que interactúan.
El primer conjunto informático a ser considerado es el referido a los datos del contexto, que son
aquellos datos que reflejan el entorno que rodea la organización, y que se subdividen en dos grandes
grupos:
1. Información de carácter general, que es la relativa al contexto “macro” en el que la empresa se
halla inserta.
2. Información de carácter particular, que siendo aún información externa a la empresa, está
referida al contexto “micro” particular e inmediato que rodea a la organización, y con la cual
ésta interactúa con mayor asiduidad.
El segundo conjunto informático a considerar es el que corresponde a los datos internos de la
empresa, conformado por los tres componentes del foco de atención operacional:
1. Información de carácter patrimonial, que analiza la situación estática de los recursos a una
fecha determinada y su movimiento en el tiempo.
2. Información de carácter económico, que es la referida a la operación de la empresa.
3. Información de carácter financiero, que atiende al uso de fondos y al costo de la financiación.

Las tareas de administración, coordinación y control.

La información debe ser la misma, con la única diferencia que en esta etapa posterior a la de
planeamiento los datos del presente serán los que en el momento de planificar aún no existían como
tales, ya que entonces se trataba de acciones futuras.
La única diferencia entre ambas es de orden temporal, y la misma información hoy considerada útil
para las tareas de administrar, coordinar y controlar, mañana lo será para efectuar una nueva
planificación.

Las tareas de toma de decisiones.

No es sólo la disposición de información lo que avala la calidad de las decisiones. La toma de

decisiones es una actividad constante en la vida empresaria, no basta sólo con información contable
para facilitar esta tarea, ya que la misma tiene una secuencia y una frecuencia que pueden no coincidir
con la necesidad de decidir.

La aplicación práctica de los conceptos

desarrollados. Diagrama global.

Dentro del diagrama del informe, debemos referirnos a los aspectos formales generales que
conforman el cuadro integral del mismo.
Los supuestos que hemos de considerar son los siguientes:
1. La expresión formal del informe será escrita.
2. Utilizaremos los tres tipos de expresiones de datos: informes, cuadros y gráficos, procurando que
su uso alternativo o conjunto sea realizado cuando las peculiaridades de la información justifiquen
la recurrencia a unos u otros, o a todos ellos a la vez.
3. Pondremos especial énfasis en resguardar, en la medida de lo posible, el uso de información
por excepción, y en evitar los que hemos señalado como algunos de los errores más comunes en
el manejo de información: la superabundancia o la insuficiencia de datos, y el “exactismo”.
4. La información siempre estará referida al presente de la operación, pero cuando sea posible o
conveniente será comparada con datos del pasado, o con las cifras presupuestadas para el período
considerado.
5. Estableceremos formatos estándar, procurando guardar la homogeneidad entre los distintos
formularios.
6. Usaremos indistintamente valores absolutos y relativos, según convenga a los efectos prácticos de
exposición de las cifras; usando cifras enteras, sin decimales.
7. La frecuencia del informe aquí expuesto será mensual.

Desde el punto de vista del contenido de globales, el informe estará compuesto por información
agrupada según la siguiente clasificación:
1. Información sobre el contexto general en el que la organización está inserta.
2. Información sobre el contexto particular e inmediato que rodea a la empresa.
3. Información general sobre la empresa y su desenvolvimiento.
4. Información sobre el desarrollo de cada uno de los negocios que conforman su operación.
5. Información sobre los planes y proyectos específicos que están en ejecución.
6. Información sobre los centros de costos y tipos de gastos que constituyen el andamiaje de la
contabilidad de resultados.
7. Información sobre los sectores de apoyo a la operación principal.

Información sobre el contexto general.

Este tipo de información es de carácter situacional.

Información general sobre la empresa y su desenvolvimiento.

Es el análisis específico de la situación interna de la empresa en sus tres aspectos: patrimonial,

económico y financiero.

Información sobre los negocios en particular.

Los contenidos a detallar son los mismos que los referidos a nivel empresa, con un grado de detalle
mayor.

Información sobre los planes y proyectos específicos en ejecución.

Por un lado comprende aquellos programas que corresponden al campo de los negocios de la empresa
(información comercial); por la otra se refiere a las obras en ejecución que, una vez terminadas,
formarán parte de las cuentas finales de bienes de uso.
Es decir, por una parte se trata de información de tipo económico, y por la otra de tipo patrimonial.

Información sobre los centros de costos y tipos de gastos.

La información económica se trata de la descripción detallada de los desembolsos realizados (con el

criterio de lo devengado) por cada sector responsable de un presupuesto de gastos.
Los datos se muestran desagregados de acuerdo a su naturaleza, con el propósito de ejercitar un
control sobre qué se está gastando, y agrupadas por sector, con el objeto de determinar quién lo está
haciendo.
Este tipo de detalle es el corazón de la contabilidad presupuestaria y de costos, y constituye uno
de los más valiosos elementos de control con que cuenta la dirección superior para llevar a cabo
su gestión.