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Introducción
Es más que aconsejable que antes de empezar a usar una herramienta para crear presentaciones multimedia ser conscientes de qué son en realidad y qué
usos se le puede dar a las mismas. A menudo, es preferible invertir un poco de tiempo en estas explicaciones que van a ser muy útiles cuando se pase a la
creación y edición de nuestras presentaciones.
Una presentación multimedia responde a la creación de un recurso que sirve para centrar un discurso o mensaje, a una audiencia determinada en donde la
presentación ayuda a completar y orientar palabras e ideas.
En una presentación se puede mostrar todo tipo de elementos digitales, desde texto a imágenes, vídeos, archivos de audio o cualquier elemento que se
cree que ha de ser de interés de nuestro público o destinatario. Una presentación es como una guía personal que ordena y jerarquiza las ideas para su
mejor y mayor explicación.
Las presentaciones permiten hablar y ayudan a organizar el discurso, es decir, son como índices de
una actuación.
Las presentaciones son como sugerencias que intentan una transmisión de una acción. Cuando una
presentación es un soporte a una exposición, ha de ser la ayuda a la actuación y no al revés, en donde
el protagonista es la misma presentación y no la idea en sí misma.
El texto y las imágenes acostumbran a ser los elementos clave en toda presentación, aunque en la
actualidad ya se introducen otras muchas posibilidades.
La relación entre lo que se muestra gráficamente y lo que precisa ser leído debe ponderarse para que
sea la propia audiencia la que descubra fácilmente el mensaje.
Aquello que el propio destinatario descubre, le va a dejar huella en su cerebro, más que aquello que
requiera su esfuerzo interpretativo textual.
La armonía de efectos.
A menudo, la mejor presentación no es aquella que dispone de más efectos de animación, a no ser
que sea el tema en cuestión.
En el mensaje o la idea que pretendemos transmitir, la armonía entre los efectos utilizados va a ser de
gran importancia para que los efectos no ensombrezcan el contenido que deseamos transmitir.
Por lo tanto, la armonía pasa a ser uno de los criterios que se deben considerar si queremos que la
presentación sea del todo efectiva.
El objetivo y la finalidad.
Las presentaciones acostumbran a estar al servicio de quien las expone. Por lo tanto, marcar
claramente, desde antes de su realización, los objetivos de la presentación y a qué finalidad
responden permite ahorrar mucho tiempo y esfuerzos innecesarios.
Usos habituales
Presentación / Comunicar
Uno de los usos más habituales de una presentación es la ayuda a la comunicación de un ponente, de
un orador a una audiencia, a un público determinado. Es por este motivo, que conocer los
destinatarios en concretos nos va a ser del todo útil para llegar a comunicar aquello que deseamos.
Presentación / Informar
Todas las presentaciones informan desde dos puntos de vista bien definidos. Informan de aquello que
se quiere transmitir, con más o menos gracia, con más o menos habilidad; pero a la vez una
presentación informa de cómo es el propio creador de la misma, sin llegar a quererlo a menudo la
puesta en escena de una presentación ya da información que ni se planea explícitamente
Usos habituales
Presentación / Difundir
La difusión es el concepto clave en las presentaciones ya que con una presentación lo que se intenta
siempre es difundir unos conceptos lo más fácilmente posible en donde la sencillez de interpretación
y en donde el mensaje no de duda alguna. Si no es así, la presentación no va a rendir los frutos
deseados.
Presentación / Vender
Actualmente, uno de los usos más habituales de las presentaciones son como objeto de publicidad y
venta de productos determinados.
Usos habituales
Presentación / Educar
En el mundo educativo las presentaciones se han puesto de moda como herramientas de soporte al
aprendizaje. Acostumbran a ser guiones de exposiciones orales o bien anotaciones clave de los
conceptos más importantes a recordar.
Presentación / Compartir
La red de Internet y los soportes digitales de las presentaciones también son una oportunidad para
compartir conocimientos, ideas o propuestas a debatir, así como muestras gráficas de fotografías,
videos, u otros archivos de interés colectivo.
Usos habituales
Presentación / Producir
Cada vez más, pueden ser una ayuda para la comprensión de procesos concretos.
Cada vez es más frecuente la necesidad de hacer presentaciones tanto de los estudiantes como de los trabajadores y profesionales. Además, muchas veces
se presentan situaciones en las que vemos que el orador no tiene mucha idea de lo que habla, o simplemente lee de un papel, o pegó TODO lo que debía
decir en su presentación de PowerPoint. Por esto, hay que hacer un apartado especial para entender que armar una presentación no consiste solamente en
poner texto en unas cuantas diapositivas, y para analizar los factores que inciden en el resultado de una buena presentación.
Asimismo, es importante considerar que el apoyo gráfico o la presentación no constituyen en sí la presentación, sino también la propia persona o
EXPOSITOR. Algunos consejos al momento de preparar el contenido de la presentación son los siguientes:
1. Que sea simple: no debe haber NADA de información superflua en la presentación. Las diapositivas deben tener espacio en blanco, no hay que caer en
la tentación de llenar cada espacio con algún logo, tabla o gráfico (mucho menos texto) que no contribuyan a un mejor entendimiento.
2. Que sea visualmente atractiva: es aconsejable usar imágenes, gráficos y fotografías ya que son un medio natural y poderoso de comunicación humana.
La imagen refuerza cualquier punto y genera estados de ánimo y sentimientos en la audiencia. El texto se debe resumir usando frases cortas y concisas.
3. Usar con moderación las transiciones y animaciones: a veces menos es más (lo mismo para el punto anterior).
5. Hacer uso de fuentes uniformes y claras en toda la presentación, con un tamaño mínimo de 24 pts. para que el texto pueda ser visualizado con facilidad
por toda la audiencia.
6. Definir un fondo sutil que contraste claramente con el contenido de las diapositivas.
9. Reducir el número de diapositivas al mínimo para comunicar un mensaje claro y mantener la atención y el interés del público.
Como podemos ver, exponer es una actividad completa, no es suficiente con manejar el tema; es necesario también crear el ambiente adecuado y lograr
que la audiencia se interese con tu tema.
Luego podemos concluir que con una buena presentación, bien diseñada y claramente transmitida, va a ser posible captar de manera inmediata la atención
de la audiencia e impartir de manera eficaz el conocimiento sobre el tema.
Finalmente, hay que prestar especial atención al momento de preparar una presentación:
• El mensaje (Message) que queremos transmitir, que depende por completo del tema a explicar y del “tipo” de audiencia presente en cada caso.
• La historia visual (Visual Story) que queremos contar, que consiste en cómo las diapositivas forman un todo coherente que debe fluir para transmitir el
mensaje.
• La exposición (Delivery) o como el orador usa las palabras, el tono de voz y el lenguaje corporal para comunicar el mensaje, apoyado por las
diapositivas.
El PowerPoint
El programa PowerPoint es una de las herramientas clave en la creación de presentaciones. El programa PowerPoint forma parte del paquete Office de
Microsoft y, actualmente, su difusión es enorme en el mundo.
Dicho programa permite descubrir y crear presentaciones bajo los conceptos anteriormente citados, en donde los interesados, por placer ,o bien los
necesitados, por profesión, van a encontrar una herramienta del todo intuitiva y capaz de generar presentaciones de alto nivel con una inversión de tiempo
del todo razonable.
https://www.slideshare.net/garr/career-advice-08
Entorno de Trabajo
• Un nuevo asistente de diseño: El Diseñador de PowerPoint 2016. Autosugerencias activadas sobre la creación de procesos y listas.
• Anotaciones a mano alzada y textos y fórmulas con entrada manuscrita (a lápiz). Incluso ahora podremos borrar segmentos de trazos realizados
manualmente. Las formas rápidas permiten cambiar de formato.
• Nuevos tipos de gráficos. Rectángulos, proyección solar, histograma, cajas y bigotes, cascada y combinado. Nuevo marcador de texto resaltado similar al
de Ms Word.
• Insertar / Grabación de la pantalla. Ahora es posible grabar secuencias de vídeo para exponerlas en nuestras diapositivas. Resulta ideal por ejemplo para
realizar pequeñas capturas de pantalla sobre el manejo de una aplicación.
• Nuevo panel ideas de diseño, permite de manera interactiva hacer sugerencias de composición conforme vamos construyendo nuestras slides desde
cero.
• Dentro de la preparación de transiciones de diapositivas o slides, las transformaciones mueven elementos dentro de la propia dispositiva siguiendo
patrones de diseño predefinidos.
• Las presentaciones se pueden exportar a formato de vídeo. Ideal para subir a Youtube y demás redes sociales.
• El trabajo colaborativo ha sido mejorado, e integra OneDrive, SharePoint y Skype. Se ha mejorado la gestión de conflictos de edición en tiempo real.
Nueva vista para ver los documentos compartidos con nosotros.
• El panel Actividad registra un histórico o bitácora de todos los cambios realizados en el documento.
• Disponemos de un acceso directo para ver y realizar comentarios de presentaciones. Powerpoint es capaz de traducir con subtítulos nuestra charlas en
las exposiciones a decenas de idiomas.
• Las grabaciones se ha mejorado y potenciado, la ficha Grabación incluye: Grabar presentación con diapositivas, Aplicaciones y cuestionarios, Grabación
de pantalla automática, Captura de pantalla, Reproducción automática de vídeo o de audio, Publicar en docs.com y Exportar a vídeo. Una aplicación
práctica es la grabación de los trazos introducidos a mano con Reproducción de entrada de lápiz.
Conceptos Imprescindibles
Diapositivas. Las diapositivas son las diversas pantallas diseñadas en una presentación y que se enlazan entre ellas. El PowerPoint no las crea hasta que no
quedan insertadas según la necesidad. Este programa no está diseñado para ser impreso, aunque, lo permita y con opciones muy diversas, sino que está
creado y pensado para elaborar pantallas completas que se muestran por medio de un cañón de proyección o de monitores de tamaños diversos, o con el
propio ordenador.
Objetos. Entendemos por objetos aquellos elementos que podemos insertar en una presentación. Normalmente, podemos usar dos opciones diferenciadas:
o mostramos directamente el propio objeto o bien creamos un icono que, al hacer clic en éste, se activa el objeto. Los objetos pueden ser: archivos de
vídeo, pistas de audio, gráficos, imágenes, documentos de programas diversos, otra presentación, etc.
Transiciones de las diapositivas. Las transiciones son el modo de pasar de una diapositiva a otra. El programa permite múltiples opciones, aunque hay que
tener cuidado en no pasarse en su uso.
Efectos de animación de los objetos. Los efectos de animación se aplican a los objetos de cada diapositiva por separado, y sólo a aquellos elementos que se
desea. La sobrecarga de estos efectos produce terribles presentaciones. En una presentación, podemos combinar perfectamente las transiciones entre
diapositivas con los efectos a los elementos de cada diapositiva. Si aplicamos criterios estéticos, los resultados pueden ser brillantes.
Se podría resumir con la frase de que para hacer una presentación, en lugar de decir lo que se piensa, hay que pensar lo que se dirá y de una forma eficaz.
La palabra armonía también ha sido citada anteriormente, y quizás sea el concepto necesario para conseguir que en una presentación todo se encuentre en
orden, coherencia y sea convincente el mensaje que se quiere dar.
Iniciar PowerPoint
Como en todos los programas, hay múltiples formas de iniciarlos. Una de las más comunes, en el caso de Microsoft Office PowerPoint, es ir al menú Pro-
gramas de nuestro ordenador, localizar el paquete de Microsoft y hacer clic en la opción Microsoft Office PowerPoint.
Al iniciar el programa PowerPoint, aparece una primera diapositiva con un diseño predeterminado.
Antes de empezar a utilizar el programa en este tema, se pretende mostrar los paneles y algunas herramientas y escenarios de trabajo que van a ayudar, y
mucho, en los temas sucesivos.
Referencias:
1. En la parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarán la presentación. Una diapositiva no es más que una de
las muchas pantallas que forman parte de una presentación, es como una página de un libro.
2. El área de esquema muestra en miniatura las diapositivas que vamos creando referenciadas con su número. Al seleccionar una diapositiva en el área de
esquema aparecerá inmediatamente la diapositiva en el área de trabajo central para poder modificarla.
3. La barra de herramientas de acceso rápido contiene, normalmente, las opciones que se utilizan más frecuentemente. Éstas son Guardar, Deshacer (para
deshacer la última acción realizada), Rehacer (para recuperar la acción que hemos deshecho) y Presentación desde el principio (para comenzar con la
presentación de diapositivas a pantalla completa) y otras. Se pueden personalizar los botones que aparecen en la barra de acceso rápido.
4. La barra de título contiene el nombre del documento abierto que se está visualizando, además del nombre del programa.
5. En la zona superior derecha tenemos el nombre del usuario que se ha conectado, en este caso es aula Clic, a continuación aparece el botón de
Opciones de presentación de la cinta de opciones.
6. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para
realizar acciones en PowerPoint. Se organiza en pestañas que engloban categorías lógicas.
7. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o ver una vista general de las diapositivas que se
encuentran en el área de trabajo. - Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que, de entrada, será normalmente el tamaño real, 100%). Se
abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado. - O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrándolo.
8. Con los botones de vistas podemos elegir el tipo de Vista que queremos utilizar según nos convenga. Por ejemplo, podemos tener una vista general de
todas las diapositivas que tenemos, también podemos ejecutar la presentación para ver cómo queda, etc.
9. El Área de notas será donde añadiremos las anotaciones de apoyo para realizar la presentación. Para mostrarla, pulsaremos sobre el botón Notas .
10. Estas notas no se ven en la presentación pero, si así lo indicamos, podemos hacer que aparezcan al imprimir la presentación en papel.
11. La barra de estado muestra información del estado del documento, como el número de diapositiva en el que nos encontramos y el total de diapositivas,
etc.
Para comenzar una presentación, se accede a Inicio > Nuevo. El programa muestra una serie de plantillas como sugerencias para confeccionar la
presentación.
Presentación en Blanco
Diseño de la Diapositiva
Insertar Elementos
Insertar Videos
Formato de Fondo
Hipervínculos. Un hipervínculo es un enlace con el que con un simple clic vamos a un archivo determinado, o a una página Web, o a un correo electrónico
También es posible insertar hipervínculos para navegar dentro del mismo documento
Duplicar diapositiva
Efectos de animación de los objetos. Son recursos que sirven para mejorar los efectos deseados. No obstante, debe evitarse su abuso
Encabezado y pie de pagina. Permite agregar datos como la fecha, el numero de la Diapositiva, etc.
Las transiciones son efectos de animación que se producen en el cambio entre una diapositiva y otra, no en sus elementos constitutivos, como son las
imágenes o los cuadros de texto, por ejemplo, sino en toda la diapositiva en sí..
Se puede diseñar una transición distinta en cada diapositiva, o bien aplicar a todas las diapositivas, a la vez, la misma transición.
Una vez terminada una presentación es posible desear variar los efectos de animación de los objetos de diapositivas en concreto, o bien los de las
transiciones de las mismas.
En el segundo caso, las dificultades son mínimas, ya que siempre se puede definir unas u otras transiciones para cada diapositiva, o bien poner sin
transiciones todas las diapositivas o una en concreto.
Pero, en el caso de los efectos combinados con las transiciones, puede dar resultados enormemente sobrecargados de animación, por lo que, a menudo, es
conveniente rediseñarlos.
Como consejo permanente en el diseño de buenas y eficaces presentaciones, hay que insistir en el hecho de comprobar siempre la presentación antes de
validarla.
Configurar Presentación
Una vez que hayamos terminado de preparar nuestra presentación, accederemos a esta ficha. Desde la misma tenemos muchas posibilidades para
personalizar y testear la presentación pensando en el momento de la exposición.
Para testear como se verán las diapositivas tenemos la opción de iniciar la presentación desde el principio o desde la diapositiva actual. Esto también es
posible presionando F5 o desde la parte inferior de la pantalla donde tenemos los botones de las distintas vistas disponibles.
Además, en el grupo Configurar tenemos varias opciones que vale la pena saber utilizar. En primer lugar, si presionamos en Configuración de la presentación
con diapositivas, podemos ver una ventana como la de la Figura
Aquí tenemos la posibilidad de elegir el tipo de presentación, qué diapositivas vamos a querer mostrar, cómo se realizará el avance de las mismas y otras
opciones como el color del puntero láser que se mostrará al mover el mouse.
Además, desde este grupo podemos elegir ocultar algunas diapositivas, que si bien seguirán formando parte de la presentación, no serán mostradas. Por
otro lado tenemos la posibilidad de grabar en tiempo real los segundos que nos lleva avanzar desde una diapositiva a la siguiente, y de esta forma luego de
una práctica conocer el tiempo total de la exposición. Estos tiempos pueden ser utilizados luego para hacer que las diapositivas avancen automáticamente
de acuerdo a ellos. Para esto debemos presionar Ensayar intervalos antes de ejecutar la presentación.
Por último, la aplicación nos brinda también la posibilidad de grabar toda la presentación, incluyendo las narraciones de audio, los gestos del mouse, los
intervalos, y las animaciones. Para hacerlo elegimos la opción Grabar presentación con diapositivas. Luego esta misma presentación podrá ser mostrada sin
la necesidad de contar con un orador (estas presentaciones son muy comunes en tutoriales que se muestran convertidos a video en YouTube).
Ver la presentación
Para poder ver la presentación, existen tres caminos, entre los más usados.
Durante la presentación, si tocamos la tecla “B” la pantalla queda en blanco. Volviendo a tocarla, se reasume la presentación.
Durante la presentación, se puede acceder a una determinada diapositiva marcando el numero de la misma.
La extensión con la que el PowerPoint guarda sus presentaciones por defecto es la ppt o pptx, aunque dispone de otras muchas posibilidades. Una de las
formas rápidas de guardar la presentación es a partir de la combinación de teclas Crtl+G.
Guardar Presentación
Con el guardado tradicional, la presentación se guardará en formato .pptx que es el que al abrirla, nos abrirá PowerPoint y nos dará la posibilidad de
editarla. Una de las opciones que hay que conocer es la de guardar la presentación para que al abrirla, se ejecute directamente (como si presionáramos F5
desde PowerPoint).
Para esto debemos ir a la pestaña Archivo, opción Guardar Como, y en la ventana correspondiente desplegamos la lista denominada Tipo y seleccionamos
Presentación con diapositivas de PowerPoint. De esta manera, cualquiera que haga doble clic en el nombre de la presentación, podrá acceder directamente
a la misma.
Otra característica para considerar es la que nos permite crear un video a partir de la presentación, como una nueva manera de distribuirla y entregarla.
Cuando se desee dar a los oyentes una versión de alta calidad de la presentación (ya sea como datos adjuntos de correo electrónico, publicada en la Web o
en un CD o DVD), esta es la mejor forma. Además, se puede controlar el tamaño del archivo multimedia y la calidad del video.
Para esto nuevamente desde la pestaña Archivo, vamos a la sección Exportar y allí seleccionar Crear un Video. Como podemos ver en la ventana que
aparece. Esta herramienta nos permite:
• Grabar y sincronizar la narración de voz y los movimientos del puntero láser.
• Controlar el tamaño del archivo multimedia y la calidad del video.
• Incluir las animaciones y transiciones.
Además, los destinatarios de la presentación no necesitan tener PowerPoint instalado en sus computadoras para poder verla. Si la presentación contiene un
video insertado (no vinculado), se reproducirá correctamente sin necesidad de modificarlo.
Imprimir la presentación
Para imprimir una presentación, se puede optar por imprimir las diapositivas en sí; o quizás mejor, los documentos, que es como imprimir tantas
diapositivas como deseemos en una misma página.
Posteriormente, debemos elegir la impresora concreta que tengamos instalada, el intervalo de impresión, el número de copias que se deben ejecutar, la
opción concreta de impresión (prueba la de documentos) y el número de diapositivas por página.
Es recomendable antes de lanzar la impresión comprobar qué es lo que se va a imprimir mediante una Vista previa. De esta manera, se puede modificar
desde una nueva ventana y viendo a la vez el resultado en pantalla.
Glosario
Animación. Movimiento o efecto incorporado a cualquier elemento, tanto si es textual como si es una imagen, etc.
Autoforma. Cuadros, flechas, dibujos, etc. prediseñados por el propio programa que se encuentran incorporados en la barra de dibujo y que son de uso
común.
Barra Herramientas. Conjunto de iconos de acciones rápidas agrupadas por afinidades en la ejecución.
Cuadro de texto. Cuadros reservados para añadir texto con el formato que el usuario desee.
Diapositiva. Unidad de creación de pantalla a pantalla en las presentaciones multimedia como en el caso de PowerPoint.
Efecto animación. Efectos añadidos a los objetos, tanto de entrada como de salida, o de énfasis, que pueden ser organizados en el orden y en el tiempo para
conseguir captar mejor la atención de la audiencia destinataria de una presentación.
Formato de texto. Atributos del texto, tanto de tamaño, tipo de letra, color, etc.
Intervalo. Tiempo entre un suceso u otro, entre una acción u otra, o entre unos objetos u otros y su aparición en pantalla.