Informe sobre Requisitos para Generar

Archivos de Acuerdo a la Norma Técnica

Colombiana en la Empresa "Testing
Software"

Presentado por:

Yorleys Marcela Gómez García

Pasantía
virtual Andap

fecha
23/09/2023
introducción

La generación y gestión de archivos de acuerdo a la Norma Técnica

Colombiana es fundamental para garantizar la integridad, disponibilidad y
confidencialidad de la información en la empresa "Testing Software". Este
informe tiene como objetivo identificar y evidenciar los requisitos que deben
implementarse para cumplir con la normativa en la generación de archivos de
acuerdo a la normativa colombiana.

I. Conocimiento de la Norma Técnica Colombiana

1.1. Investigación y Conciencia: La empresa "Testing Software" debe

realizar una investigación exhaustiva de las normativas colombianas
aplicables a la
generación de archivos y estar al tanto de cualquier actualización o cambio en
estas regulaciones.

1.2. Difusión de la Normativa: Una vez identificadas las normativas

relevantes, es esencial difundirlas y sensibilizar al personal sobre
su importancia y cumplimiento.

II. Políticas y Procedimientos de Generación de Archivos

2.1. Políticas Claras: Deben establecerse políticas internas claras que

reflejen los requisitos de la Norma Técnica Colombiana en cuanto a la
generación y manejo de archivos.
2.2. Procedimientos Documentados: Definir procedimientos
documentados que describan cómo se deben crear, organizar y conservar
los archivos de acuerdo a la normativa.

III. Estructura y Formato de Archivos

3.1. Formatos Estándar: Utilizar formatos de archivo estándar y

compatibles con la normativa colombiana, evitando formatos propietarios
o cerrados.

3.2. Metadatos y Etiquetas: Asignar metadatos y etiquetas a los archivos

para facilitar su identificación, búsqueda y recuperación según la normativa.

IV. Seguridad y Privacidad

4.1. Control de Acceso: Implementar sistemas de control de acceso

para garantizar que solo el personal autorizado pueda acceder y
modificar archivos, siguiendo las regulaciones de seguridad de datos.

4.2. Privacidad de Datos: Cumplir con las regulaciones de privacidad de

datos colombianas al manejar información sensible en los archivos.

V. Retención y Eliminación de Archivos

5.1. Política de Retención: Establecer una política de retención de registros

que especifique cuánto tiempo se deben conservar los archivos antes de
su eliminación o archivo permanente, en línea con la normativa
colombiana.
5.2. Proceso de Eliminación: Implementar un proceso de eliminación seguro
y documentado de archivos al final de su ciclo de vida, en cumplimiento con
las regulaciones.

VI. Auditorías y Revisiones

6.1. Auditorías Regulares: Realizar auditorías internas periódicas para

verificar el cumplimiento de los requisitos de la normativa y tomar medidas
correctivas cuando sea necesario.

Conclusión

La implementación de estos requisitos asegurará que "Testing Software"

cumpla con la Norma Técnica Colombiana en lo que respecta a la generación
y gestión de archivos. Esto no solo ayudará a garantizar el cumplimiento
legal, sino que también contribuirá a una administración más eficiente de la
documentación y a la protección de la privacidad de los datos. La revisión
periódica y la adaptación de estos requisitos son esenciales para mantenerse
al día con los cambios en las regulaciones y las necesidades de la empresa.