República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior

Universidad de las Ciencias de la Salud “Hugo Chávez Frías”

Núcleo: Táchira

ASIC: CADELA

PNF: Medicina

INFORMATICA MEDICA

(III Y IV PARTE: TRATAMIENTOS DE DATOS Y/O INFORMACION)

ESTUDIANTE:

Katherine J. Sulbarán Z.

30.060.738

2do Año

Semana 7 y 8

San Cristóbal, 29 de abril del 2023

 INTRODUCCION
El término base de datos se introdujo por primera vez en un seminario
realizado en California en 1963. Edgar Frank Code definió el modelo relacional y
publicó un conjunto de reglas para evaluar a los administradores de sistemas de
datos relacionales, y así nació la base de datos relacional.

En la década de los 70, La base de datos es un sistema de gestión de la

base de datos que se destaca debido a su transacción, estabilidad, escalabilidad y
forma de multiplicación.

Luego para la década de los 80, Las bases de datos relacionales con
sistemas de tablas, filas y columnas pueden competir con las bases de datos
jerárquicas y de red porque son de programación de bajo nivel y muy fáciles de
usar.

Para finales de los 90, El auge de la década fue el advenimiento de la

WWW "World Wide Web", ya que facilitó las consultas a las bases de datos.
Actualmente tienen una gran cantidad de almacenamiento de información y otra
ventaja es el servicio 24/7 a menos que haya un plan de mantenimiento de
plataforma o software.

La mayor parte de la tecnología que usamos todos los días, ya sea personal
o profesional, se basa en bases de datos. Su función principal es realmente
versátil ya que se simplifica al mínimo, solo se encarga de almacenar la secuencia
de 0's y 1's que ingresamos, de manera que podemos almacenar todo tipo de
información, sin importar cuál sea o con qué propósito.
 BASES DE DATOS
Una base de datos se encarga no solo de almacenar datos, sino también de
conectarlos entre sí en una unidad lógica. En términos generales, una base de
datos es un conjunto de datos estructurados que pertenecen a un mismo contexto
y, en cuanto a su función, se utiliza para administrar de forma electrónica grandes
cantidades de información. En este sentido; una biblioteca puede considerarse
una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos
en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo
tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las
bases de datos están en formato digital, siendo este un componente electrónico;
por tanto, se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al
problema del almacenamiento de datos.

Hay programas denominados sistemas gestores de bases de datos,

abreviado SGBD (del inglés Database Management System o DBMS), que
permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y
estructurada. Las propiedades de estos DBMS, así como su utilización y
administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e

instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos
con el objeto de almacenar la información experimental.

1. Clasificación de las bases de datos

Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo con
el contexto que se esté manejando, la utilidad de las mismas o las necesidades
que satisfagan.

Según la variabilidad de la base de datos

 Bases de datos estáticas: Son bases de datos únicamente de lectura,
utilizadas principalmente para almacenar datos históricos que
 posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un
conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones, tomar
decisiones y realizar análisis de datos para inteligencia empresarial.
 Bases de datos dinámicas: Son bases de datos donde la información
almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como
actualización, borrado y edición de datos, además de las operaciones
fundamentales de consulta. Un ejemplo puede ser la base de datos
utilizada en un sistema de información de un supermercado.

Según el contenido
 Base de datos bibliográficas: Solo contienen una subrogante
(representante) de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro
típico de una base de datos bibliográfica contiene información sobre el
autor, fecha de publicación, editorial, título, edición, de una determinada
publicación, etc. Puede contener un resumen o extracto de la publicación
original, pero nunca el texto completo, porque si no, estaríamos en
presencia de una base de datos a texto completo (o de fuentes primarias —
ver más abajo). Como su nombre lo indica, el contenido son cifras o
números. Por ejemplo, una colección de resultados de análisis de
laboratorio, ayuda mucho a la redundancia de datos.
 Base de datos de texto completo: Almacenan las fuentes primarias,
como, por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una
colección de revistas científicas.
 SISTEMA DE BASES DE DATOS
Se puede definir una base de datos, como un fichero en el cual se
almacena información de cualquier tipo. En dicho fichero la información se guarda
en campos o delimitadores, podemos almacenar el nombre y el apellido de las
personas de modo separado, de esta forma podemos sacar del fichero todos los
nombres o todos los apellidos, tanto de forma separada como conjunta.

Normalmente el número de campos que se pueden tener en una base varía

según las necesidades en cuanto a gestión de datos, de forma que después se
pueda explotar la información de forma ordenada y separada, aunque el resto de
la información sigue almacenada y guardada en la base de datos.

Una base de datos, no es solo el fichero en donde están datos, sino que en
dicho archivo se encuentra la estructura de los datos, o sea, para saber que
longitud tiene cada campo, hay que conocer como se llama el campo y qué
longitud en caracteres tiene, así como el tipo de datos en dicho campo, porque
puede contener desde letras a números o incluso otros datos más complejos,
dependiendo de la estructura de la base y del sistema gestor.

Un Sistema de Bases de Datos (SBD) es una serie de recursos para

manejar grandes volúmenes de información, sin embargo, no todos los sistemas
que manejan información son bases de datos.

Un sistema de bases de datos debe responder a las siguientes

características:

 Independencia de los Datos: Es decir, que los datos no dependen

del programa y por tanto cualquier aplicación puede hacer uso de los
datos.
 Reducción de la Redundancia: Llamamos redundancia a la
existencia de duplicación de los datos, al reducir ésta al máximo
 conseguimos un mayor aprovechamiento del espacio y además
evitamos que existan inconsistencias entre los datos. Las
inconsistencias se dan cuando nos encontramos con datos
contradictorios.
 Seguridad: Un SBD debe permitir que tengamos un control sobre la
seguridad de los datos.

I. Recursos que Componen un Sistema de Base de Datos

Un SBD está formado por:

 Personas
 Máquinas
 Programas
 Datos

Datos
Es lo que se conoce como base de datos propiamente dicha. Para manejar
estos datos utilizamos una serie de programas.

Los Programas
Son los encargados de manejar los datos, son conocidos como DBMS
(Data Base Management System) o también SGBD (Sistema Gestor de Base de
Datos). Los DBMS tienen dos funciones principales que son:

 La definición de las estructuras para almacenar los datos.

 La manipulación de los datos.

II. Distintos Niveles de Sistema de Base de Datos

Los SBD pueden ser estudiados desde tres niveles distintos:

Nivel 1 Físico
Es el nivel real de los datos almacenados. Es decir, como se almacenan los
datos, ya sea en registros, o como sea. Este nivel es usado por muy pocas
personas que deben estar cualificadas para ello. Este nivel lleva asociada una
representación de los datos, que es lo que denominamos Esquema Físico.
Nivel 2 Conceptual
Es el correspondiente a una visión de la base de datos desde el punto de
visto del mundo real. Es decir, tratamos con la entidad u objeto representado, sin
importarnos como está representado o almacenado. Este nivel lleva asociado el
Esquema Conceptual.

Nivel 3 Visión
Son partes del esquema conceptual. El nivel conceptual presenta toda la
base de datos, mientras que los usuarios por lo general sólo tienen acceso a
pequeñas parcelas de ésta. El nivel visión es el encargado de dividir estas
parcelas. Un ejemplo sería el caso del empleado que no tiene por qué tener
acceso al sueldo de sus compañeros o de sus superiores. El esquema asociado a
este nivel es el Esquema de Visión.

Los Tres Niveles Vistos, Componen lo que conocemos como Arquitectura de

Base de Datos a Tres Niveles
A menudo el nivel físico no es facilitado por muchos DBMS, esto es, no
permiten al usuario elegir como se almacenan sus datos y vienen con una forma
estándar de almacenamiento y manipulación de los datos.

La arquitectura a tres niveles se puede representar como sigue:

III. Modelos de Datos

Para representar el mundo real a través de esquemas conceptuales se han
creado una serie de modelos:
 Existen multitud de estos modelos que se conocen como Modelos de Datos,
algunos de estos modelos son:

 Modelo Relacional de Datos

 Modelo de Red
 Modelo Jerárquico

Modelo Relacional de Datos

Representa al mundo real mediante tablas relacionadas entre sí por
columnas comunes. Ej.:

Modelo de Red
Representamos al mundo real como registros lógicos que representan a
una entidad y que se relacionan entre sí por medio de flechas. Ej.:
Modelo Jerárquico
Tiene forma de árbol invertido. Un padre puede tener varios hijos, pero cada
hijo sólo puede tener un padre. Ej.:

Al llegar a este punto adoptaremos una convención con respecto a las

restricciones que se pueden dar en un modelo, en cuanto a la capacidad de
relacionarse que pueda tener cada entidad de ese modelo con el resto de
entidades.

Como se ha dicho el modelo jerárquico sólo admite relaciones 1: 1 o 1: N.

 En caso de que tuviésemos la necesidad de otro tipo de asociaciones y
queramos usar el esquema jerárquico, recurriríamos a una duplicación de la
información en el esquema, pero sólo a nivel esquemático.

Ej.: Tenemos dos entidades (cliente y cuenta), queremos que un cliente

pueda poseer varias cuentas, y que una cuenta pueda tener como titulares a
varios clientes. Usando el modelo jerárquico tendríamos que recurrir a una
duplicación de los datos en el esquema.

Como ya se ha dicho esta duplicación sólo ocurriría a nivel esquemático,

pero a nivel físico existiría un único registro por cliente, y por cuenta que
relacionaríamos mediante varios punteros con todo lo necesario.

En el modelo de red no existen restricciones, si queremos representar que

un cliente puede tener varias cuentas, cada una de las cuáles sólo puede tener un
titular, y cada cuenta ésta en una sola sucursal, que por supuesto puede ser
compartida por varias cuentas.

Con el modelo relacional podríamos tener ambas entidades definidas de la

siguiente forma:

Cliente = (N.º Cliente: Acceso Principal; Nombre, Dirección, N.º

Cuenta: Acceso Ajeno)

Cuenta = (N.º Cuenta: Acceso Principal; Saldo)

Se podría hablar de otro modelo que está un nivel más arriba y que se
denomina Modelo Entidad-Relación (E/R). Este modelo sólo realiza el diseño, no
realiza la implementación, por lo tanto, una vez hecho el diseño se puede llevar al
modelo relacional, de red o jerárquico. En el esquema siguiente define dos
entidades y una forma de relación entre ellas.
Sus características principales son:

 Reflejan tan sólo la existencia de los datos sin expresar lo que se

hace con ellos.
 Es independiente de las bases de datos y de los sistemas operativos
(por lo que puede ser desarrollado en cualquier base de datos).
 Está abierto a la evolución del sistema.
 Incluye todos los datos que se estudian sin tener en cuenta las
aplicaciones que se van a tratar.
 No tienen en cuenta las restricciones de espacio y almacenamiento
del sistema.
 SISTEMA Y GESTION DE BASE DE DATOS
Los datos son una colección de información que incluye texto, números y
medios de comunicación, todo lo cual puede organizarse en bases de datos. Estas
son controladas por sistemas de gestión de bases de datos (DBMS) que actúan
como una interfaz entre los usuarios y las bases y gestionan los datos, los motores
de bases de datos y los esquemas. Se utilizan tanto en los planes de alojamiento
compartido como en los de VPS.

Los SGBD optimizan la organización de los datos mediante una técnica de

esquema de base de datos llamada normalización. Como resultado, las grandes
tablas de datos se dividen en partes más pequeñas para minimizar las
redundancias y dependencias.

Los SGBD también admiten el acceso concurrente, que permite que varios
usuarios interactúen con una base de datos al mismo tiempo, manteniendo la
integridad de los datos.

I. ¿Qué es un Sistema de Gestión de Base de Datos?

Los SGBD funcionan mediante comandos del sistema. Al introducir un
comando, el administrador de la base de datos da instrucciones para recuperar,
modificar o cargar los datos existentes.

Los SGBD suelen estar formados por varios componentes integrados que
realizan tareas de gestión de datos:

 Motor de almacenamiento: Es el elemento central de un SGBD que

interactúa con el sistema de archivos a nivel del sistema operativo.
 Lenguaje de consulta: Ejemplos: el lenguaje de consulta
estructurado (SQL) y el lenguaje de consulta MongoDB (MQL),
ambos utilizados para interactuar con las bases de datos.
 Procesador de consultas: Interpreta las consultas del usuario y
hace que los comandos sean comprensibles para la base de datos.
 Optimizador de consultas: Proporciona ideas para mejorar el
rendimiento de la base de datos y las consultas.
  Catálogo de metadatos: Actúa como repositorio de los objetos de la
base de datos. Cada vez que se crea un objeto, se registra aquí. El
catálogo se utiliza para verificar las solicitudes de los usuarios y
proporcionar detalles sobre la estructura de la base de datos.
 Administrador de registros: Este componente registra la actividad
de los usuarios, los inicios de sesión, las copias de seguridad y otras
acciones realizadas con el SGBD.
 Herramientas de informes y monitorización: Estas utilidades
generan informes y supervisan el uso de los recursos del SGBD.
 Utilidades de datos: Herramientas adicionales que realizan tareas
de copia de seguridad y recuperación, validación de datos,
reparación de bases de datos y comprobación de la integridad de los
datos en tu servidor privado o compartido.

II. Tipos de Sistemas de Gestión de Base de Datos

Los SGBD se clasifican en función de la distribución de la base de datos, el
modelo de datos y el número de usuarios admitidos. Los siguientes son los tres
tipos principales:

Sistema de gestión de bases de datos relacionales (SGBDR)

Los sistemas de gestión de bases de datos relacionales tienen interfaces
fáciles de usar y utilizan datos estructurados en forma de tabla con relaciones
predefinidas. Para interactuar con las bases de datos, los SGBDR utilizan SQL.

Estas son las características distintivas de un SGBDR:

 Estructura: Los datos se estructuran en formato tabular.

 Usuarios: Los SGBDR admiten que varios usuarios los manejen al
mismo tiempo.
 Programas: Los SGBDR controlan las relaciones entre las tablas de
datos incorporadas.
 Datos: Los SGBDR pueden manejar grandes cantidades de datos.
  Bases de datos distribuidas: Los SGBDR admiten bases de datos
distribuidas, mientras que los SGBD no.
 Redundancia de datos: Los SGBDR tienen claves e índices para
evitar la redundancia de datos. En comparación, los SGBD no suelen
tener estas características.

Sistema de gestión de bases de datos documentales

Los sistemas de gestión de bases de datos documentales organizan los
datos en archivos de tipo JSON sin prácticamente ninguna estructura relacional.
Suelen utilizar el lenguaje de consulta MongoDB para las operaciones de la base
de datos, incluidas la lectura y la escritura.

Sistema de gestión de bases de datos columnares

Los sistemas de gestión de bases de datos columnares gestionan las bases
de datos en formato de columnas para lograr un alto rendimiento. Estos
proporcionan un procesamiento analítico rápido ya que leen los datos de forma
eficiente. Por eso, las empresas que tienen muchos datos en el disco suelen
utilizar estos sistemas.

III. Los Sistemas de Gestión de Bases de Datos más Populares

MySQL
MySQL es un sistema de gestión de bases de datos relacionales que se
basa en SQL y en la arquitectura cliente-servidor. Es uno de los SGBD más
utilizados, ya que es compatible con varias plataformas informáticas, incluidas las
distribuciones de Linux, Windows y macOS. MySQL también es compatible con C,
C++, Java, Perl, PHP, Python y Ruby.

MySQL es un SGBDR. Esto significa que utiliza el formato tabular para

organizar los datos y mantiene las relaciones entre los elementos.

Como MySQL es de código abierto, cualquiera puede modificarlo,

distribuirlo y publicarlo bajo los términos de la Licencia Pública General de GNU.
Sin embargo, es necesario adquirir la versión con licencia para integrar o incluir el
código de MySQL en aplicaciones comerciales.
 Si utilizas MySQL, puedes encontrar útil phpMyAdmin, una aplicación web
gratuita que facilita la gestión de MySQL con una interfaz intuitiva. No dudes en
consultar nuestra guía de configuración de phpMyAdmin en Ubuntu.

PostgreSQL
PostgreSQL es un sistema de gestión de bases de datos empresarial de
código abierto que soporta SQL para consultas relacionales y JSON para
consultas no relacionales. Sus principales usuarios son desarrolladores y
administradores de bases de datos que lo emplean para desarrollar aplicaciones,
proteger la integridad de los datos y establecer entornos tolerantes a fallos. El
código de PostgreSQL está disponible de forma gratuita bajo una licencia de
código abierto.

Con PostgreSQL, se pueden determinar los tipos de datos, crear funciones

personalizadas y escribir código en diferentes lenguajes de programación sin
necesidad de recompilar las bases de datos. El sistema compilará los datos en un
formato de catálogo, utilizando tablas y columnas y añadiendo información sobre
métodos de acceso y funciones.

PostgreSQL funciona en los principales sistemas operativos, incluyendo la

mayoría de las distribuciones de Unix y Linux, Windows y macOS. También es
compatible con varios lenguajes de programación, como Python, Ruby, Java, C,
C++ y Perl. Si quieres instalarlo en tu VPS Linux, echa un vistazo a nuestra guía
para configurar PostgreSQL en Ubuntu.

MongoDB
MongoDB es un sistema de base de datos documental no sólo SQL
(NoSQL) que recopila información en colecciones y documentos. Las
características notables de MongoDB incluyen el almacenamiento de datos no
estructurados, el soporte de indexación completa y la replicación mediante APIs.

MongoDB soporta bases de datos sin esquema que pueden consistir en

una sola colección con múltiples documentos. Los datos dentro de una base de
datos no tienen que tener necesariamente relaciones definidas. Debido a su
naturaleza, MongoDB es mejor para proyectos grandes que contienen millones de
documentos.

MongoDB es un software libre bajo la Server Side Public License (SSPL).

Funciona con muchos lenguajes de programación, como Node.js, PHP, Motor,
Scala, Swift y C#. MongoDB puede ejecutarse en los principales sistemas
operativos, como Linux, Windows y macOS.

Base de datos Cassandra

Cassandra es otro sistema de gestión de bases de datos distribuidas
NoSQL. Destaca por su escalabilidad que permite a los usuarios añadir más
nodos y máquinas para aumentar su potencia de cálculo. Esto hace que
Cassandra sea excelente para trabajar con grandes cantidades de datos.

Cassandra distribuye las bases de datos replicando sus datos en múltiples

centros de datos en la nube. Implementa las técnicas de almacenamiento
distribuido estilo Dinamo de Amazon y el modelo de datos Big Table de Google, lo
que hace que el sistema esté altamente disponible y sin ningún punto de fallo. Por
ello, muchas grandes empresas como Instagram, Spotify y Twitter utilizan
Cassandra para gestionar sus bases de datos.
 Cassandra es compatible con formatos de datos estructurados,
semiestructurados y no estructurados que pueden cambiarse en cualquier
momento. Además, el sistema de base de datos es de código abierto y se ejecuta
en Linux, Windows y macOS.

Base de datos Oracle

Según el ranking de DB-Engines, Oracle es el SGBD más popular. Es un
SGBDR con una arquitectura dividida entre estructuras lógicas y físicas. Una de
las características más destacadas de la base de datos Oracle es la computación
en red empresarial que emplea almacenamiento físico modular y servidores cuyo
tamaño pueden ajustar los usuarios.

Oracle se basa en una arquitectura de caché de memoria que garantiza el

máximo rendimiento para bases de datos muy grandes. Incluye la herramienta
Recovery Manager (RMAN), que asegura la integridad de los datos realizando
copias de seguridad y recuperaciones de bases de datos en caliente, en frío y de
forma incremental.

Oracle apuesta por la tecnología abierta, por lo que puedes utilizar,

incrustar y distribuir su código libremente. Se ejecuta en todos los sistemas
operativos populares, como Linux, Unix, Windows y macOS. El sistema de bases
de datos admite los lenguajes C, C++, Java, COBOL, PL/SQL y Visual Basic para
el desarrollo de aplicaciones de bases de datos.

Microsoft Access
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en
las ediciones profesionales de la suite Microsoft Office. Es el sucesor de
Embedded Basic.

Access es un gestor de datos que utiliza los conceptos de bases de datos

relacionales y pueden manejarse por medio de consultas e informes. Está
adaptado para recopilar datos de otras utilidades como Excel, SharePoint, etc.
 La aplicación permite recopilar información relativa a un asunto o propósito
particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una
colección de música, video juegos, huso horario, etc.

Muy sencillo de utilizar, es un programa con una base de datos que se

utiliza para guardar información importante en diferentes casos.
 CAMPOS Y REGISTROS
Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas
es donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de
una empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los
proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono. Ya
que otros objetos de base de datos dependen en gran medida de tablas, siempre
debe iniciar el diseño de una base de datos creando todas sus tablas y luego crear
cualquier otro objeto.

Una base de datos relacional, como Access normalmente tiene varias

tablas relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla almacena
datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla tiene
registros (filas) y campos (columnas). Los campos tienen diferentes tipos de datos,
como texto, números, fechas e hipervínculos.

 Un registro: contiene datos específicos, como información acerca de

un determinado empleado o un producto.
 Un campo: contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla,
como el nombre o la dirección de correo electrónico.
 Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo. Por
ejemplo, Contoso, Ltd. o alguien@ejemplo.com.

I. Propiedades de tabla y campo

Las tablas y los campos también tienen propiedades que puede establecer
para controlar sus características o su comportamiento.
  Propiedades de tabla
 Propiedades de campo

En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de

una tabla que afectan a la apariencia o al comportamiento de la tabla como un
todo. Las propiedades de la tabla se establecen en la hoja de propiedades de
tabla, en la vista Diseño. Por ejemplo, puede establecer una propiedad de tabla de
Vista predeterminada para especificar el modo en que se va a mostrar la tabla de
manera predeterminada.

Una propiedad de campo se aplica a un campo determinado en una tabla y

define una de las características del campo o un aspecto del comportamiento del
campo. Puede establecer algunas propiedades de campo en Vista de hoja de
datos. Las propiedades de campo también se pueden establecer en la vista
Diseño por medio del panel Propiedades del campo.

II. Tipos de datos

Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica el
tipo de datos que almacena el campo, como una gran cantidad de texto o archivos
adjuntos.

Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero es diferente de otras

propiedades de campo de la siguiente manera:
  Establezca el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de diseño
de la tabla, no en el panel Propiedades del campo.
 El tipo de datos de un campo determina qué otras propiedades
tienen el campo.
 Debe establecer el tipo de datos de un campo al crear el campo.

Para crear un campo en Access, escriba datos en una columna nueva en la

vista Hoja de datos. Al crear un campo escribiendo datos en la vista Hoja de datos,
Access asigna automáticamente un tipo de datos al campo según el valor que
escriba. Si Access no puede determinar el tipo de datos, lo establecerá en Texto.
Si es necesario, puede cambiar el tipo de datos con la cinta de opciones.
 BASE DE DATOS ACCESS
Este es uno de los productos de Microsoft más populares. Microsoft Access
es un software de gestión de base de datos de nivel de entrada. La base de datos
de MS Access no sólo es económica, sino también una poderosa base de datos
para proyectos a pequeña escala.

MS Access utiliza el motor de base de datos Jet, que utiliza un dialecto de

lenguaje SQL específico (a veces denominado Jet SQL).

MS Access viene con la edición profesional del paquete de MS Office. MS

Access tiene una interfaz gráfica intuitiva fácil de usar.

I. Características
Los usuarios pueden crear tablas, consultas, formularios e informes y
conectarlos con macros.

Opción de importar y exportar los datos a muchos formatos incluyendo

Excel, Outlook, ASCII, dBase, Paradox, FoxPro, SQL Server, Oracle, ODBC, etc.

También está el formato de base de datos Jet (MDB o ACCDB en Access

2007), que puede contener la aplicación y los datos en un archivo. Esto hace muy
conveniente para distribuir la aplicación completa a otro usuario, que puede
ejecutarla en entornos desconectados.

Microsoft Access ofrece consultas parametrizadas. Estas consultas y tablas

Access se pueden referenciar desde otros programas como VB6 y .NET a través
de DAO o ADO.

Las ediciones de escritorio de Microsoft SQL Server se pueden utilizar con

Access como alternativa al motor de base de datos de Jet.

Microsoft Access es una base de datos basada en un servidor de archivos.

A diferencia de los sistemas de administración de bases de datos relacionales
cliente-servidor (RDBMS),

Microsoft Access no implementa desencadenadores de base de datos,

procedimientos almacenados o registro de transacciones.
 II. Archivos de base de datos Access
Puede utilizar Access para administrar toda la información en un archivo. En
un archivo de base de datos de Access, puede utilizar:

 Tablas para almacenar sus datos.

 Consultas para encontrar y recuperar sólo los datos que desea.
 Formularios para ver, agregar y actualizar datos en tablas.
 Informes para analizar o imprimir datos en un diseño específico.
 Datos de las tablas utilizadas en una consulta, un formulario y un
informe.

III. Entorno de Trabajo

Una vez abierta una base de datos trabajaremos con el siguiente entorno
de trabajo:

Veamos sus componentes principales, así conoceremos los nombres de los

diferentes elementos y será más fácil seguir el resto del curso. La pantalla que se
muestra (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente
con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos
quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
La Barra de Titulo
La barra de título contiene el nombre del archivo con el que estamos
trabajando en el momento actual y en su extremo derecho están los botones para
acceder a la

ayuda botón ayuda, minimizar botón minimizar, maximizar/restaurar botón

maximizar /botón restaurar y cerrar botón cerrar.

La Barra de Acceso Rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de
Access como Guardar, Deshacer botón deshacer o Rehacer botón rehacer.

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que se
quiera como veremos en un tema más adelante, pero si utilizas un dispositivo táctil
te interesa consultar este avanzado Básico:

La Cinta de Opciones
La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas
en pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene
los botones y menús, organizados en categorías o grupos.

La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada

para simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te serán
útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De

esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones
indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa
opción sin la necesidad del ratón.

La Pestaña Archivo
La pestaña ARCHIVO es especial, no es realmente una pestaña sino un
botón que nos lleva a la vista Backstage de Microsoft Office.

En la vista Backstage podemos encontrar todas las acciones que permiten

gestionar los archivos incluidos en la base de datos. La ventana de la vista
Backstage es diferente a la del entorno de trabajo y en ella predomina el color
granate, color distintivo del programa Access de la suite Office 2016, todos los
programas incluidos en la suite tienen esa vista Backstage, pero cambiando el
color predominante según el programa, por ejemplo, en Word el color es el azul.

La ficha ARCHIVO reemplaza al botón Microsoft Office y al menú Archivo

usados en versiones anteriores de Microsoft Office.

Por ejemplo, si seleccionas la opción Información (la que ves en la imagen

anterior) puedes realizar las acciones Compactar y reparar y Cifrar con
contraseña.
 Si seleccionas la opción Imprimir la ventana aparece así con otras opciones:

La Barra de Estado
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene
indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información
según la pantalla en la que estemos en cada momento.

Por ejemplo, aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico
pulsada (BLOQ NUM), que estamos en la vista Formulario y podemos cambiar la
vista a Hoja de datos, Presentación y Diseño con los cuatro botones que aparecen
a la derecha. Los nombres de los botones se muestran en un pequeño cuadro
informativo al dejar el cursor sobre uno de ellos, de forma que no es necesario que
los memorices. Con el uso ya irás aprendiendo la forma de los botones que más
utilices.

IV. Fases para Crear una Tabla de Datos Integrados en Access

Existen 2 Formas:

 En una nueva base de datos

 Importando desde una fuente de datos externa

Cómo crear una tabla de Access en una base de datos existente (o vacía)
Para crear una tabla de Access, debes hacer lo siguiente:
  Paso 1: Inicie Access desde tu escritorio de Windows o haz clic en
su icono anclado en la barra de tareas o en el menú de inicio
 Paso 2: Selecciona una base de datos ya creada o haz clic en base
de datos vacía para crear una.
 Paso 3: Activa la pestaña Crear, el grupo de tablas y luego elige la
creación de tablas. Aparece la siguiente ventana:

 Paso 4: En esta pantalla, debes rellenar estos cinco elementos:

 Nombre del campo: este es el título del campo a crear.
Puede contener hasta 64 caracteres.
 El tipo de dato: designa el valor a almacenar en el campo;
 Descripción: Es opcional pero muy necesario cuando vas a
crear formularios;
 Las propiedades del control: permiten configurar la
apariencia general del control;
 Las propiedades de la tabla: te permiten configurar los
componentes de la tabla.

Cómo crear una tabla de Access con clave externa

La clave foránea está representada por índices. De hecho, como se
mencionó anteriormente, un índice facilita la investigación. En este caso, es mejor
crear varios índices en una tabla que usar más de una clave principal.
 En propiedades: Busca la propiedad indexada. Tiene tres valores:
 No: valor por defecto. En este caso, no se define ningún
índice en el campo.
 Sí, con duplicados: el campo está indexado con duplicados.
 Sí – sin duplicados: el campo está indexado sin duplicados.
 Desde la pestaña de creación: Haz clic en el índice. Aparece la
siguiente ventana:

 Agrega un índice a tu tabla de Access:

Nombre del índice: indica el nombre del índice. Puede ser
diferente del nombre del campo al que está vinculado
(¡siempre se recomienda dejar el nombre del campo!).
Nombre de campo: Selecciona el campo en el que se
aplicará el índice de la lista.
Orden de clasificación (opcional): navegue entre
ascendente y descendente.
 La propiedad de índice tiene tres valores posibles:
Primary: para una clave principal.
Único: sin duplicados.
Ignorar nulos: la clave externa evita los valores nulos.
 V. Fases para Crear una Tabla de Gráficos en Access
Un gráfico es un gráfico que muestra datos numéricos en un diseño
compacto y visual y que revela relaciones de datos esenciales. Puede agregar un
gráfico a un formulario o informe para visualizar los datos y tomar decisiones
fundamentadas. Puede enlazar el gráfico a una tabla o consulta y personalizar el
gráfico con una variedad de propiedades. Incluso puede hacer que el gráfico sea
interactivo. Por ejemplo, si selecciona un campo de categoría diferente en un filtro
de formulario o informe, verá valores de gráfico diferentes. En Access se pueden
crear gráficos de columnas, de líneas, de barras, circulares y combinados.

Crear un gráfico
Estos son los pasos básicos para crear un gráfico en Access:

 Enlazar el gráfico a un origen de datos (como una tabla o una

consulta).
 Asignar los campos a las dimensiones del gráfico, que son los
elementos principales de un gráfico. Las dimensiones Eje
(categoría), Leyenda (serie), y Valores (eje Y) se organizan de
diferentes maneras en función del tipo de gráfico que elija
 Agregar más elementos de gráfico (como etiquetas de datos y líneas
de tendencia) para mejorar y clarificar el gráfico.
 Dar formato al gráfico y a los distintos elementos. También se puede
dar formato a determinadas series de datos (que son conjuntos de
valores en una columna, barra, línea o sector gráfico circular) que se
corresponden con la leyenda de gráfico.

Pasos Iniciales
1. Cree o abra un formulario o un informe en la vista Diseño. Para crear,
seleccione Crear > diseño de formulario o Diseño de informe. Para abrirlo,
haga clic con el botón derecho en el nombre del formulario o del informe en
la barra de navegación y, después, seleccione Diseño del formulario o
Diseño de informe.
 2. Seleccione Diseño > Insertar gráfico , seleccione un tipo de gráfico y,
después, colóquelo en el formulario o en el informe. Para más información,
vea Elegir el mejor tipo de gráfico para sus necesidades.
Se abre el panel Configuración de gráfico con un diagrama de
ejemplo en la cuadrícula Diseño del formulario.

Use los controladores para cambiar el tamaño de un gráfico o para

cambiar su posición arrastrándolo

Use el panel Configuración de gráfico para configurar el origen de
datos del gráfico, seleccione los campos Eje (categoría), Leyenda (serie)
los Valores (eje Y) y aplique un formato al gráfico.

VI. Fases para Crear una Tabla con Formulas

Puede usar expresiones para realizar todo tipo de operaciones con los
datos. Por ejemplo, determinar cuántos días han transcurrido desde el envío de un
pedido o combinar un campo Nombre y un campo Apellidos en un campo Nombre
Completo. En las secciones siguientes se indica cómo crear una expresión paso a
paso.

Calcular valores para los controles de formularios e informes

Cuando usa una expresión como origen de datos de un control, está
creando un control calculado. Por ejemplo, supongamos que tiene un informe que
muestra varios registros de inventario y quiere crear en el pie de página del
informe un total que sume todos los elementos de línea del informe.
 Para calcular el total, coloque un control de cuadro de texto en el pie de
página del informe y después introduzca en la propiedad Origen del control del
cuadro de texto la siguiente expresión:

=sum([table_field])

En este caso, table_field es el nombre del campo que contiene los valores
del subtotal. Ese campo puede proceder de una tabla o de una consulta. La
función Suma calcula el total de todos los valores de table_field.

PROCEDIMIENTO
1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el
formulario que quiera cambiar y, después, haga clic en Vista Presentación o
Vista Diseño en el menú contextual.
2. Seleccione el control en el que desea escribir una expresión.
3. Si no se muestra la Hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.
4. Para crear manualmente una expresión, en la pestaña Datos de la hoja de
propiedades, haga clic en la propiedad OrigenDelControl del cuadro de
texto y escriba = seguido del resto de la expresión. Por ejemplo, para
calcular el subtotal mostrado anteriormente, escriba =sum([table_field]) y
asegúrese de cambiar el campo por table_field.
5. Para crear una expresión con el Generador de expresiones, haga clic en el
botón Generar Imagen del botón en el cuadro de propiedades.
 Después de completar su expresión, la hoja de propiedades tiene el
siguiente aspecto:

Usar expresiones como criterios de consulta

Los criterios se usan en una consulta para restringir los resultados de la
consulta. Se especifican como una expresión y Access devuelve solamente las
filas que coinciden con la expresión.

Por ejemplo, imagine que quiere ver todos los pedidos cuya fecha de envío
tiene lugar en los tres primeros meses del año 2017. Para especificar los criterios,
escriba la siguiente expresión en la celda Criterios de la columna Fecha/Hora de la
consulta. En este ejemplo, se usa una columna de tipo Fecha/Hora denominada
FechaDeEnvío. Para definir un intervalo de fechas, especifique los criterios de
esta manera:

Between #1/1/2017# And #3/31/2017#

La columna Fecha de envío será similar a la siguiente.

En cada registro de la tabla de pedidos, si el valor de la columna

FechaDeEnvío forma parte del intervalo de fechas especificado, el registro se
incluye en el resultado de la consulta. En la expresión, observe que debe escribir
las fechas entre signos de almohadilla (#). Access trata los valores escritos entre
signos de almohadilla como datos de tipo Fecha/Hora. Tratar esos valores como
datos de fecha u hora le permite hacer cálculos con ellos como, por ejemplo,
restar una fecha de otra.

PROCEDIMIENTO
1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta
que quiera cambiar y después haga clic en Vista Diseño en el menú
contextual.
2. Haga clic en la celda Criterios de la columna para la que quiera especificar
criterios.
3. Para crear manualmente la expresión, escriba la expresión de criterios. No
coloque el operador = delante de la expresión de criterios.
4. Para crear la expresión con el Generador de expresiones, en la cinta, haga
clic en Diseño y, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en

Generador .
5. Si quiere disponer de un área mayor para editar la expresión, coloque el
cursor en la celda Criterios y después presione MAYÚS + F2 para mostrar
el cuadro Zoom:

Crear un campo calculado en una consulta

Supongamos que diseña una consulta y quiere mostrar los resultados de un
cálculo que usa otros campos de la consulta. Para crear el campo calculado,
escriba una expresión en una celda en blanco de la fila Campo de la consulta. Por
ejemplo, si tiene una consulta que contiene el campo Cantidad y el campo Precio
unitario, puede multiplicarlos entre sí para crear un campo calculado de Precio
total, escribiendo la siguiente expresión en la fila Campo de la consulta:

Extended Price: [Quantity] * [Unit Price]

Si la expresión comienza con el texto Extended Price: la nueva columna

recibe el nombre Precio total. Este nombre se suele denominar alias. Si no
proporciona ningún alias, Access crea uno como, por ejemplo, Expr1.

Cuando ejecuta la consulta, Access realiza el cálculo en cada fila, como se

muestra en la siguiente ilustración:

PROCEDIMIENTO
1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta
que quiera cambiar y después haga clic en Vista Diseño en el menú
contextual.
2. Haga clic en la celda Campo de la columna en la que quiera crear el campo
calculado.
3. Para crear manualmente la expresión, escriba la expresión.
 No escriba el operador = antes de la expresión de criterios: empiece
por una etiqueta descriptiva seguida de dos puntos. Por ejemplo, escriba
Extended Price: para proporcionar la etiqueta de una expresión que crea un
campo calculado llamado Precio total. Luego, escriba los criterios de la
expresión después de los dos puntos.
4. Para crear la expresión con el Generador de expresiones, en la cinta, haga
clic en Diseño y, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en
Generador.

Crear un campo calculado en una tabla

En Access, puede crear un campo calculado en una tabla. De este modo,
no es necesario disponer de otra consulta independiente para hacer los cálculos.
Por ejemplo, si tiene una tabla que muestra la cantidad, el precio y el tipo
impositivo de cada artículo de un pedido, puede agregar un campo calculado que
muestre el precio total de la siguiente manera:

[Quantity]*([UnitPrice]+([UnitPrice]*[TaxRate]))

El cálculo no puede incluir campos de otras tablas o consultas y los

resultados del cálculo son de solo lectura.

PROCEDIMIENTO
1. Abra la tabla haciendo doble clic en el panel de navegación.
2. Desplácese horizontalmente a la columna situada en el extremo derecho de
la tabla y haga clic en el encabezado de columna Haga clic para agregar.
3. En la lista que aparece, haga clic en Campo calculado y luego en el tipo de
datos que quiera asignar al resultado. Access muestra el Generador de
expresiones.
4. Escriba el cálculo que quiera realizar en este campo, por ejemplo:
[Quantity] * [Unit Price]
En los campos calculados, la expresión no empieza con un signo
igual (=).
5. Haga clic en Aceptar.
 Access agrega el campo calculado y después resalta el encabezado
de campo para que pueda escribir el nombre del campo.
6. Escriba un nombre para el campo calculado y presione ENTRAR.
 TABLAS DINAMICAS; IMPORTACION Y EXPORTACION DE DATOS
Una tabla dinámica es una tabla interactiva que combina y compara
rápidamente grandes cantidades de datos. Puede girar sus filas y columnas para
ver diferentes resúmenes de los datos de origen y puede mostrar los detalles de
las áreas de interés.

En la ilustración siguiente se muestra una consulta de datos de factura en la

vista Tabla dinámica. En esta vista solo se muestran los valores resumidos.

I. IMPORTAR DATOS DINAMICOS

La función IMPORTARDATOSDINAMICOS devuelve datos visibles de una
tabla dinámica.

En este ejemplo, =IMPORTARDATOSDINAMICOS ("Ventas”, A3) devuelve

el importe total de ventas de una tabla dinámica:
Sintaxis
La sintaxis de la función IMPORTARDATOSDINAMICOS tiene los
siguientes argumentos:

Ejemplos
Las fórmulas del ejemplo siguiente muestran varios métodos para obtener
datos de una tabla dinámica.
 II. EXPORTACION DE DATOS A EXCEL
Mediante el Asistente para exportación, puede exportar datos de una base
de datos de Access en un formato de archivo que Microsoft Excel puede leer. En
este artículo se muestra la forma de preparar y exportar datos a Excel, además de
ofrecerle algunas sugerencias para solucionar problemas comunes que pueden
ocurrir.

Exportar datos a Excel: Nociones básicas

Cuando exporta datos a Excel, Access crea una copia de los datos
seleccionados y, a continuación, almacena los datos copiados en un archivo que
se puede abrir en Excel. Si copia datos de Access a Excel con frecuencia, puede
guardar los detalles de una operación de exportación para usos futuros e incluso
programar la operación de exportación para que se ejecute automáticamente en
intervalos establecidos.

Escenarios comunes para exportar datos a Excel

 Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access y Excel para trabajar con
datos. Guarda los datos en las bases de datos de Access, pero utiliza Excel
para analizar los datos y distribuir los resultados de sus análisis. Su equipo
exporta actualmente datos a Excel cuando y como lo necesita, pero desea
aumentar la eficacia de este proceso.
 Es usuario de Access desde hace tiempo, pero su administrador prefiere
trabajar con los datos en Excel. A intervalos regulares, suele copiar los
datos en Excel, pero desea automatizar este proceso para ahorrar tiempo.

Ejecutar la operación de exportación

1. Si el libro de destino de Excel está abierto, ciérrelo antes de continuar.
2. En el panel de navegación de la base de datos de origen, seleccione el
objeto que desea exportar.
 Exportar solamente una parte de los datos: Si el objeto es una
tabla, una consulta o un formulario y desea exportar solamente una
parte de los datos, abra el objeto en la vista Hoja de datos y
seleccione los registros deseados.
  Para abrir un formulario en la vista Hoja de datos:
a. Haga doble clic en el formulario para abrirlo.
b. Haga clic con el botón secundario en el formulario y después
haga clic en Vista Hoja de datos. Si esta opción no está
disponible:
i. Haga clic en Vista Diseño.
ii. Presione F4 para mostrar el panel de tareas Hoja de
propiedades.
iii. Seleccione Formulario en la lista desplegable situada
en la parte superior de la hoja de propiedades.
iv. En la pestaña Formato de la hoja de propiedades,
configure la propiedad Permitir vista Hoja de datos
como Sí.
v. En la pestaña Diseño, en el grupo Vistas, haga clic en
Vista Hoja de datos.
3. En la pestaña Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Excel.
4. En el cuadro de diálogo Exportar a una hoja de cálculo de Excel,
compruebe el nombre de archivo propuesto para el libro de Excel (Access
usa el nombre del objeto de origen). Si lo desea, puede modificar el nombre
de archivo.
5. En el cuadro Formato de archivo, seleccione el formato de archivo que
desee.
6. Si está exportando una tabla o consulta y desea exportar datos con
formato, seleccione Exportar datos con formato y diseño. Para obtener más
información, vea la sección sobre cómo prepararse para la operación de
exportación.
7. Para ver el libro de destino de Excel cuando se complete la operación de
exportación, active la casilla Abrir el archivo de destino al finalizar la
operación de exportación.
Si el objeto de origen está abierto y selecciona uno o varios registros
en la vista antes de iniciar la operación de exportación, puede seleccionar
 Exportar solo los registros seleccionados. Para exportar todos los registros
presentados en la vista, deje sin activar esta casilla.
8. Haga clic en Aceptar.
Si se produce un error en la operación de exportación, Access
muestra un mensaje en el que se describe la causa del error. De lo
contrario, Access exporta los datos y, según su selección en el paso 7, abre
el libro de destino en Excel. A continuación, Access muestra un cuadro de
diálogo en el que puede crear una especificación con la información de la
operación de exportación.
 CONCLUSION
 Una base de datos se encarga no solo de almacenar datos, sino también de
conectarlos entre sí en una unidad lógica.
 Hay programas denominados sistemas gestores de bases de datos,
abreviado SGBD (del inglés Database Management System o DBMS), que
permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y
estructurada. Las propiedades de estos DBMS, así como su utilización y
administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.
 Los SGBD Permiten el acceso y la modificación de forma transaccional,
incluso con operaciones masivas. Ayuda a compartir la información de la
empresa transversalmente. Evita que exista redundancia en la información,
trabajando el concepto de dato único. Permite ser el soporte de todos los
procesos de la empresa.
 Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas
es donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de
datos de una empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los
nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y los
números de teléfono.
 Una base de datos relacional, como Access normalmente tiene varias
tablas relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla
almacena datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos.
Una tabla tiene registros (filas) y campos (columnas). Los campos tienen
diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.
 El programa Microsoft Access, es un programa que se encarga de la
administración de las bases de datos. El mismo te ayudará a organizar y
administrar un buen número de registros. Con esta herramienta también
podrás diseñar aplicaciones que se puedan emplear en Access, en la
modalidad Backend.
 Por eso Microsoft Access es una herramienta de gestión de información de
Gran Importancia, ya que permite almacenar fácilmente información para
 informes, referencias y análisis. Con Access, grandes cantidades de datos
también son fáciles de analizar y administrar.
 Las tablas dinámicas están especialmente diseñadas para: Consultar
grandes cantidades de datos de muchas formas sencillas. Obtener
subtotales y sumas de datos numéricos, resumir datos por categorías y
subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizadas.