APROVECHAR MÁS NUESTRO TIEMPO

Claves facilitadoras de un mundo productivo

1. IDENTIFICAR EN QUÉ PIERDES EL TIEMPO: Es importante identificar qué distractores no nos

permiten avanzar en nuestras tareas para luego poder controlaros, es lo que nos hace perder
el tiempo. Incluso en un primer momento, se trata de registrar cuánto tiempo le estamos
destinando por ejemplo, al celular, a series de televisión, a nuestro descanso, etc.

2. ELIMINA LAS INTERRUPCIONES: Procura trabajar de forma continuada y en una sola cosa a
la vez. Las interrupciones rompen la concentración y tardamos en volver a conectar, nos
hacen más lentos, cometemos más errores, y además nos generan ansiedad.

Algunos consejos para aplicar en este punto:

- Consultar el email/mensajes (personales y de trabajo) sólo en momentos concretos y

cuando sabemos que podremos responder (y no cada vez que recibimos uno) De nada
sirve leer un mail de un cliente a las 23h, o ver un mensaje de un amigo justo antes de
entrar en la ducha. No te preocupes por “¿y si es algo urgente?” de ser así llamarán varias
veces o buscarán la forma de contactarte.
- Cuando necesitamos concentrarnos, comunicar que no queremos ser interrumpidos
para que los demás lo tengan en cuenta.
- No empieces varias cosas a la vez. Si por ejemplo en el trabajo te piden una nueva tarea
importante mientras estás haciendo una cosa, anótalo para ponerte con ello en cuanto
acabes. Repito: Una cosa a la vez. Si estás cocinando no dejes lo que estás haciendo “un
momento” para irte a regar las plantas, y además hacer un llamado... una cosa a la vez. Si
no te da tiempo de empezar y acabar algo, define mejor el tiempo o hasta dónde lo harás.
(Por ejemplo: “voy a planchar lo que me de el tiempo en media hora”.” Voy a estudiar de
16 a 17.30″, “voy a leer el primer capítulo”.. etc.)
- En el trabajo establece unas horas para recibir llamadas, y consultar mails. También
puedes comentar a los demás tus horarios para que lo tengan en cuenta (“llámame
preferentemente a tal hora que suelo estar más disponible”, o “consulto los mails a
mediodía y a media tarde”..)

3. APRENDE A DISTINGUIR ENTRE URGENTE E IMPORTANTE. Es importante diferenciar las

tareas urgentes —aquellas que debemos priorizar y llevar a cabo de manera inmediata— de
las importantes, que podemos realizar a posteriori. Algunas preguntas que pueden guiarte en
este punto es el pensar. ¿Qué tan importante es que haga esta tarea AHORA del 1 al 10?,
¿Qué consecuencias pueden derivar si me demoro en hacer esta tarea?, ¿Cuáles son los
beneficios que puedo obtener de hacer esto rápido?, ¿Cuánto tiempo tengo para
hacer/entregar/terminar esto?, ¿Qué pasa si no lo termino?....
4. CREAR UN PLAN DIARIO. Utiliza la noche anterior, o los primeros 30 minutos del día para
crear una lista de tareas diarias que se adapten a la planificación semanal de tus
objetivos. Prioriza las tareas para ese día . Por ejemplo, si tienes 20 tareas para un día
determinado, ¿cuántas de ellas realmente necesitas llevar a cabo en el mismo día?

5. DISEÑA RUTINAS Y CUMPLE CON ELLAS. PLANIFICA. Si bien siempre pueden surgir
imprevistos durante la jornada laboral, serás mucho más productivo si te habitúas a seguir
rutinas de trabajo la mayor parte del tiempo. A la mayoría de las personas, crear y seguir una
rutina les permite gestionar mucho mejor su tiempo y finalizar las tareas del día previstas.

A la hora de gestionar las tareas debes tener en cuenta:

- ¿Cuáles son las actividades/tareas más importantes y cuáles las rutinarias?

- Divide las tareas grandes o a largo plazo en pequeños pasos (Por ejemplo: “preparar la
fiesta de cumpleaños de Ana” se traduce en acciones como: comprar globos, buscar
recetas de tarta y comprar los ingredientes, hacer las invitaciones, enviarlas.. etc)
- ¿Qué quieres terminar HOY?
- ¿Cuánto tiempo te llevará cada cosa? ten en cuenta incluso un margen de imprevistos y/o
tiempos de desplazamiento.
- ¿Cuál es tu mejor momento del día? Hay horas del día en las que rendimos más, tenemos
más energía, y otras en las que no. Ten en cuenta tu nivel de energía a la hora de asignar
las tareas en tu agenda.
- Traduce tus objetivos en acciones concretas para llevar a cabo (Por ejemplo: “Mejorar
mi estilo de vida” se puede traducir en: “salir a correr 20min por la mañana Lunes,
Miércoles y Viernes”, “ir a patinar el domingo”, “Hacer la lista de la compra del sábado
priorizando fruta, verdura y productos saludables”, etc.)

6. ESTABLECE LÍMITES DE TIEMPO PARA LAS TAREAS. ES importante marcar el inicio y el final
de las tareas, de las reuniones, del ejercicio, y de nuestras actividades diarias para evitar que
se eternicen y perder el día sin hacer nada más. De esta manera evitaremos la sensación de
que algo concreto nos absorbe siempre la mayor parte de la jornada laboral, y tendremos la
situación un poco más controlada.

7. ORDENA Y ORGANIZA TU ENTORNO. Un entorno desordenado provoca falta de

concentración y hace perder el foco. Y, cuando no estamos concentrados, es más probable
que tengamos que invertir más tiempo de lo necesario en realizar nuestras tareas
laborales/de estudio diarias. Para evitarlo, es importante mantener nuestra mesa y nuestro
entorno de trabajo en orden y organizado, sin montones de papeles ni objetos inútiles que te
despisten de forma continua. Empieza ordenando un día tu mesa y sigue con un cajón, una
estantería, el armario… El orden te ayudará a gestionar mejor tu tiempo y a ser más
productivo.
 8. NO POSPONGAS LAS TAREAS. Si te encuentras posponiendo o poniendo excusas para no
hacer algo, pregúntate por qué. La procrastinación es uno de los principales enemigos de una
adecuada gestión del tiempo y lo que provoca muchas veces es que te sientas sobrepasado
al final del día por todas aquellas tareas que has ido posponiendo y que se han acumulado.

9. NO INTENTES SER MULTITAREA. En general, no hay muchas personas que hagan bien varias
cosas a la vez, pues la mente se dispersa y cuesta volver a centrarse en nuestras tareas. Es
mucho más efectivo terminar una tarea antes de pasar a otra. Si tienes que ocuparte de
muchas tareas diferentes, intenta agruparlas y lleva a cabo las que sean similares de forma
consecutiva.

10. APRENDE A DELEGAR. Delegar es una de las habilidades más difíciles de poner en práctica
para muchas personas que creen que haciéndolo todo ellas y controlando cada detalle, todo
saldrá mucho mejor. El hecho de no delegar impide administrar y gestionar el tiempo de
forma eficaz. Por ello, es necesario y beneficioso compartir y repartir la carga de tareas con
las personas de tu equipo, a tu grupo de compañeros de estudio, en la medida en que sea
posible para aprovechar al máximo el tiempo de cada uno.

UN PLUS: Detecta problemas y busca soluciones:

Semanalmente, revisa tu agenda y evalúa “cómo fue la semana”. ¿Has cumplido todo lo que
te has propuesto? ¿hay cosas para las que no has “encontrado hueco”? ¿Qué ha pasado? Esta
revisión hará que la planificación de la semana siguiente sea mejor, y que puedas trabajar los
problemas que te hayan impedido cumplir tus objetivos.

Puedes de esta manera detectar problemas y solventarlos:

• ¿Me llené la agenda con demasiadas cosas para este día?

• ¿Definí mal los objetivos ?

• ¿Tuve falta de motivación? ¿me puse excusas para no hacerlo?

• ¿No tenía energía o no conseguía concentrarme?

• ¿Prioricé otras cosas que no estaban en la agenda o me distraje?

• ¿Me llevó más tiempo del previsto?

• ¿Algún imprevisto?
 CAMBIA LOS “TENGO” POR “QUIERO”:
La forma que tenemos de contarnos a nosotros mismos las cosas determina cómo las
vivimos emocionalmente. Si hay una palabra que quite energía esa es “Tengo”– Si planifico mi día
usando este imperativo es probable que acabe agobiado y desmotivado: ” Hoy TENGO que, esto y lo
otro, y TENGO que…”

Sin embargo cuando usamos otras palabras como “me gustaría”, “quiero”, “elijo”,
“prefiero”... la sensación es diferente:

• “Hoy TENGO que ir al gimnasio” Vs “Hoy ESTARÍA BUENO ir al gimnasio”

• “Hoy TENGO que terminar el informe” Vs “Hoy QUIERO terminar el informa”

• “TENGO que ir al supermercado al salir del trabajo” Vs “PREFIERO ir al supermercado hoy

cuando salga de trabajar”

• “Voy a hacer una lista con lo que ELIJO hacer para hoy” VS “Voy a hacer una lista con lo que
TENGO QUE hacer para hoy”

Algunos tips para ahorrar tiempo en el día día:

• Ahorrar tiempo evitando todos desplazamientos que pueda: Las nuevas tecnologías ayudan
mucho: hacer compras online y que las traigan a casa (desde alimentación a ropa ), reuniones
virtuales en lugar de presenciales, hacer los trámites de manera digital (Banco, impuestos,
etc.)

• Planificar los menús semanales y comprar cada semana lo que necesitas: el no tener que
preocuparnos de antemano sobre qué vamos a comer cada día por tenerlo ya programado
ahorra mucho tiempo y energía mental, además hacer la compra con una planificación
también ayuda para un estilo de vida más saludable.

• Planificar lo que vamos a vestir cada día o el día anterior previo a dormir. Como en el caso
anterior también nos ahorra tiempo.

• Dejar en segundo plano tareas que no requieren nuestra atención, mientras hacemos otra
cosa (Lavar ropa, descongelar algo, poner cosas a hervir).

• Elegir días concretos (en lo posible y acorde a necesidad) para realizar el aseo de la casa y
que sean en horarios poco productivos para otras tareas. No podemos estudiar o trabajar a
las 22pm, pero quizá sea un buen momento para barrer.