MANUAL DEL EXPOSITOR

Este instructivo ha sido elaborado con el propósito de orientar su participación,

puntualizar sobre algunos aspectos y normas que garantizan el orden, la
seguridad y el éxito del congreso.
 MUESTRA
COMERCIAL
CENTRO DE CONVENCIONES DE LAS AMÉRICAS

x
35%
SE
 Tipos de Stands
PREDISEÑADOS 2X2 PREDISEÑADOS 3X2

Stands de 2 x 2 Mts Stands de 3 x 2 Mts

Altura máxima de 2,40 Mts Altura máxima de 2,40 Mts

S
TIPO A TIPO B
Stands de 24 Mts (6X4) Stands de 12 Mts (6X2)
Altura máxima de 4,80 Mts Altura máxima de 3 Mts

TIPO C EXTERIORES
Stands de 3 X 2 Mts Stands de 48 Mts (8X6)
Altura máxima de 2,40 Mts
 MONTAJE GENERAL
Características de los stands – NO PREDISEÑADOS
Todos los stands cuentan con una toma de 110v y NO incluye panelería, ni mobiliario, ni ningun articulo de
decoración.

Para estos cada empresa deberáStands de 3 x 2elMts

producir stand y enviar el render del mismo a los correos:
Altura máxima de 2,40 Mts
estefany.sepulveda@m2c.co y ana.gomez@andesco.org.co antes del jueves 01 de septiembre de 2022.

En caso de requerir algún adicional para sus stands deberán solicitarlos con el Hotel las Américas con: EDWIN
TORRES al correo etorres@hotellasamericas.com.co o al celular 3184153796 o con PATRICIA MENDIVELSO al
correo patricia.mendivelso@lasamericashg.com o al celular 322 214 0951 . Los costos que se generen por las
solicitudes deben ser asumidos por cada empresa y contratados directamente con el hotel.

Los stands EXTERIORES cuentan con las siguientes dimensiones: 8 mts x 6 mts; Es importante que las empresas
que cuentan con stands externos se ajusten a las áreas que estarán marcadas y que tengan en cuenta que estos
stands NO INCLUYEN PUNTO DE LUZ

IMPORTANTE: ESTA INFORMACIÓN NO APLICA PARA LOS STANDS

PREDISEÑADOS
 MONTAJE GENERAL
Características de los stands – NO PREDISEÑADOS
● DAÑOS
El costo del arreglo de los daños ocasionados durante el montaje, realización y desmontaje, serán cobrados
directamente por el hotel las Américas con un recargo del 10% sobre el valor por concepto de Gestión Administrativa.
Stands de 3 x 2 Mts
Alturaymáxima
El Cliente se obliga a devolver el inmueble deque
los bienes 2,40 Mts
este contiene, en el mismo estado en que los reciba y será ́
responsable de cualquier daño o pérdida causada al inmueble o a los bienes ahí ́ contenidos.

● RESTRICCIONES GENERALES

1. Fijar tapetes o pisos con pegantes.

2. Pintar, lijar, pulir, taladrar en los salones y pasillos.
3. Ejecutar cualquier tipo de perforación en pisos, paredes y techos.
4. Ubicar elementos en las estructuras exteriores e interiores.
5. Utilizar elementos que requieran gasolina, diésel, combustibles o aceites.
6. Ingresar animales de ninguna especie, salvo que el objetivo del evento así ́ lo requiera, para lo cual se necesita
autorización de la Gerencia del Centro.
7. Intervenir publicitariamente los baños, pasillos, salones y áreas exteriores sin autorización.
 MONTAJE GENERAL
Características de los stands – NO PREDISEÑADOS
● ACCESO DE PERSONAL EN PERÍODO DE MONTAJE Y DESMONTAJE

Sé permitirá́ el acceso del personal autorizado previo orden de paz y salvo de tesorería general y suministro de copia de
las cédulas, Arl y pago de parafiscales de todas las personas del montaje, desmontaje y logística del evento. Esta
Stands de 3 x 2 Mts antes del viernes 02 de septiembre de 2022
información se debe enviar a raul.melendez@andesco.org.co
Altura máxima de 2,40 Mts
Para ingreso del personal autorizado al centro de convenciones es indispensable contar con la manilla de montaje, la cual
será entregada por el señor Raul Melendez con celular +312 3797851 quien verificará los documentos enviados
anteriormente y entregará dichas manillas desde el domingo 04 de septiembre.

Es importante tener en cuenta que el personal deberán ingresar por la puerta trasera a lado de la bodega del centro de
convenciones y que no se permite el ingreso de personal que incumpla las medidas de proteccion estipuladas por el
centro de convenciones (vistiendo pantaloneta, bermuda, chancletas o sandalias, etc)

● RESPONSABILIDADES DEL CLIENTE

Es responsabilidad del cliente el cumplimiento de todas las normas en materia de seguridad industrial y elementos de
protección personal para su personal operativo y sus proveedores contratados; Las personas que deseen hacer trabajo en
altura, deben estar certificadas con la reciente certificación de trabajo en altura y tener arnés para el mismo, de no tenerlo,
este no podrá́ realizar trabajo alguno.
 INDICACIONES GENERALES
Uso de las áreas
El cliente debe ubicar los pendones u otros elementos de promoción e información en porta pendones de piso o
estructuras similares. No podrá colgar ni fijar ningún elemento en las paredes, techo, vidrieras ni columnas.
Stands de 3 x 2 Mts
El cliente debe garantizar que permanezcan visibles todos los pendones, atriles, señalización preventiva e
Altura
informativa y cualquier otro elemento máxima devisual
de comunicación 2,40 Mts
que contengan la imagen del Centro de
Convenciones. Éstos no podrán ser retirados ni tapados.

No se podrá hacer demostraciones ruidosas, por altoparlantes o usar sistemas de otra índole para atraer la
atención y en general utilizar cualquier sistema que importune a los demás expositores o participantes.
 MONTAJE.
Los días de montaje de la muestra comercial
Días Horario Observaciones

Lunes 05 de Septiembre 7:00 a.m. a 11:59 p.m.
Martes 06 de Septiembre 12:01 a.m. a 11:59 p.m.
Stands de 3 x 2 Mts
Altura máxima de 2,40 Mts
Miércoles 07 de Septiembre 12:01 a.m. a 6:00 a.m.
Los dos primeros días se podrá montar
24 horas.
La decoración del stand deberá estar
terminada completamente para esta
hora.

El descargue de camiones se abrirá a partir del LUNES 05 DE SEPTIEMBRE A PARTIR DE LAS 7:00 A.M. y se
descargará en el orden de llegada.

TODOS LOS STANDS ANTES DE MONTAR DEBERÁN PRESENTAR:

MANILLA DE MONTAJE LA CUAL ENTREGA EL SEÑOR RAUL MELENDEZ UNA VEZ VERIFIQUE EL COMPROBANTE DE PAGO
DEL ÁREA COMERCIAL COMPRADA, ASÍ COMO EL CARNÉ DE LA EPS, ARL Y PLANILLA RELACIONANDO TODAS LAS
PERSONAS QUE MONTARAN. TENGA EN CUENTA QUE SIN ESTA MANILLA NO PODRÁN INGRESAR A MONTAR AL CENTRO
DE CONVENCIONES.

La empresa que necesite hacer cambios y/o modificaciones en el marco del congreso al stand, podrá hacerlo
únicamente en las noches después de 8:00 p.m. y hasta las 12:00 a.m. Siempre y cuando haya avisado previamente.
 STAND - TIPO A 6X4 m 3
Stands números 29, 30, 31, 32, 33 y 34

TIPO A
Stands de 3 x 2 Stands
Mts de 24 Mts (6X4)
Altura máxima de 2,40 máxima
Altura Mts de 4,80 Mts
Ítem flotante (header - corona)
opcional a máximo 6 mts
Ítems a tener en cuenta:

✔ La pared trasera (Si aplica) toca cubrirla para no afectar al stand

posterior
✔ Es importante conservar la ruta obligatoria.
✔ El stand cuentan con una toma de 110v y NO incluyen paneleria, ni
mobiliario, ni ningun articulo de decoración.
STAND - TIPO B 6X2 m 4
Stands números 14, 18, 21, 25, 28, 38, 42 y 36

TIPO B
Stands de 3 x 2 Mts
Altura máxima de 2,40 Mts
Stands de 12 Mts (6X2)
Altura máxima de 3 Mts

Ítems a tener en cuenta:

✔ La pared trasera (Si aplica) toca cubrirla para no afectar al stand posterior
✔ Es importante conservar la ruta obligatoria.
✔ El stand cuentan con una toma de 110v y NO incluyen paneleria, ni mobiliario, ni ningun articulo de
decoración.
STAND - TIPO C 3X2 m 5

TIPO C
Stands de 3 x 2 Mts
Altura máxima de 2,40 Mts
Stands de 6 Mts (3X2)
Altura máxima de 2,4 Mts

Ítems a tener en cuenta:

✔ Es importante conservar la ruta obligatoria.

✔ El stand cuentan con una toma de 110v y NO incluyen paneleria, ni mobiliario, ni ningun articulo de
decoración.
DESMONTAJE.
TIEMPOS DE DESMONTAJE

Los expositores tendránStands

desde de el
3 x día
2 Mtsviernes 09 de Septiembre de las 3 pm y
hasta la medianoche delAltura
mismo díadepara
máxima desmontar los stands.
2,40 Mts

Es importante recalcar el cuidado que se debe tener tanto en el montaje como

en el desmontaje para evitar que las empresas incurrir en costos adicionales
por daños al centro de convenciones.
ALIMENTOS Y BEBIDAS
Los stands que requieran alimentos y bebidas adicionales para
sus espacios deberán solicitarlos a:
Stands de 3 x 2 Mts
Altura máxima de 2,40 Mts
PATRICIA MENDIVELSO
patricia.mendivelso@lasamericashg.com
Tel: 57 (5) 672 3344 : 57 (5) 672 4242 Ext 290
Cel: 322 214 0951

Estos adicionales deben ser cubiertos por las empresas. Andesco

no se hará cargo de estos costos y tienen que ser contratados
directamente con el hotel.
BODEGA
TIEMPOS PARA ENVÍO DE MATERIAL

La bodega estará abierta para envío de material a partir del día miércoles 31
de agosto de 2022.
Stands de 3 x 2 Mts
Los PENDONES E INSERTOS QUEdeESTARÁN
Altura máxima EN EL MALETIN O EN EL
2,40 Mts
SALÓN PRINCIPAL deberán llegar a más tardar el día sábado 03 DE
SEPTIEMBRE DE 2022, ya que el lunes 05 de Septiembre a partir de las
7:30 a.m. Se iniciará con el armado de los maletines y la ubicación de los
pendones.

El material (INSERTOS) que no haya llegado el sábado 03 DE

SEPTIEMBRE no se incluirá dentro del MALETÍN y la empresa deberá
asignar una persona para que los pueda entregar al ingreso del congreso o
para ubicarlos en las sillas de los salones.
BODEGA
MARCADO DE MATERIAL

El material que se envía como INSERTOS Y PENDONES QUE ESTARÁN EN EL

MALETÍN O EN EL SALÓN PRINCIPAL deberá ir marcado de la siguiente
Stands de 3 x 2 Mts
manera: Altura máxima de 2,40 Mts

Señor(a)
RAUL MELENDEZ
ANDESCO
24 CONGRESO DE SERVICIOS PÚBLICOS – ANDESCO
FECHA: 07, 08 Y 09 DE SEPTIEMBRE DEL 2022
CENTRO DE CONVENCIONES HOTEL LAS AMERICAS
ANILLO VIAL, SECTOR CIELO MAR
CARTAGENA DE INDIAS
BODEGA
MARCADO DE MATERIAL – PARA STANDS

El material que las empresas requieran enviar PARA LOS STANDS deberá ir
marcado con el nombreStands
de dela3 persona
x 2 Mts
que lo reclama, de los contrario la
seguridad de la bodega Altura
no hará
máximaentrega del mismo. La etiqueta deberá decir:
de 2,40 Mts

Señor(a)
NOMBRE DE QUIEN LO RECLAMA
NOMBRE DE LA EMPRESA
24 CONGRESO DE SERVICIOS PÚBLICOS – ANDESCO
FECHA: 07, 08 Y 09 DE SEPTIEMBRE DEL 2022
CENTRO DE CONVENCIONES HOTEL LAS AMERICAS
ANILLO VIAL, SECTOR CIELO MAR
CARTAGENA DE INDIAS
 REGISTRO CUPOS PATROCINADORES
1. Cada inscrito presencial o virtual debe diligenciar el siguiente formulario online
https://forms.gle/5nxtT6CCTGrp1n8UA de manera clara, completando toda la información solicitada; Es importante
que se tenga en cuenta la cantidad de cupos que cada empresa tiene para su participación presencial y virtual
de acuerdo la negociación.

2. Todas las inscripciones se deben realizar a más tardar hasta el 01 de Septiembre si el registro no queda hecho
Andesco no se responsabiliza de la confirmación de las inscripciones de los asistentes.

3. Recuerde que las inscripciones adicionales diligenciadas a las negociadas con su patrocinio serán facturas como un
adicional con el valor correspondiente.

4. Si desea realizar algún cambio en sus invitados inscritos o necesita borrar alguna inscripción esta tiene que hacerse
por correo electrónico a paola.ramirez@andesco.org.co

* Es importante que tenga en cuenta en las inscripciones virtuales que los usuarios y contraseñas para el ingreso a la
plataforma son para un solo dispositivo, en caso de que el sistema detecte un usuario duplicado, automáticamente lo
sacará de la plataforma.
REQUERIMIENTOS REQUERIMIENTOS EXCLUSIVOS
PATROCINADOR SOSTENIBLE
SEPARATA DE ¼ DE PÁGINA EN DOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
ESPECIALIZADOS
Cada empresa tendrá derecho a dos notas diferentes en las separatas de dos medios de comunicación especializados

Características de las publicaciones (de estricto cumplimiento):

1. Cada publicacion debera ser diferente a la otra
2. se cuenta con 1.100 caracteres con espacios + 1 Fotografía HD por cada nota

La idea es que sean notas cortas y concisas, que cuenten brevemente cómo la empresa está trabajando por el futuro de los servicios públicos del
país, lo pueden hacer desde:

- Un testimonio de vida de algún usuario.

- Un testimonio de algún trabajador.
- Enfoque de la prestación rural y urbana.
- Enfoque de sostenibilidad.
- Uso de nuevas tecnologías.
- Nuevas inversiones y perspectivas.
- Enfoque diferencial.
o desde cualquier otro enfoque desde el que puedan abordar el tema central del Congreso.

El arte de las separatas deberán enviarse como máximo, el 19 de agosto al correo

diana.rodriguez@andesco.org.co con copia al correo estefany.sepulveda@m2c.co
 REQUERIMIENTOS
REQUERIMIENTOS
PATROCINADORES SOSTENIBLES,
ACTIVOS, DINÁMICOS Y ESPECIALES PENDON - PRESENCIAL
1. PENDÓN

● Las dimensiones del pendón que se ubicará en la sala de conferencias, será de 1 metro de
ancho por 3 metros de alto.
● Para el uso correcto de la pieza se deben tener en cuenta las siguientes instrucciones:
● Descargar archivo de la plantilla del pendón en el link:
https://drive.google.com/drive/folders/1kFl5D7WWTc-Q1PbZjUIOZfvtR7wfwEBh?usp=sharing
● El diseño del cliente únicamente debe ocupar el área de impresión.
● Tanto el área de seguridad de la imagen del evento como la imagen del mismo, no debe ser
modificada ni alterada.
● Evitar texto en bordes superior y laterales dentro de un margen de 1cm

El arte de los pendones deberá enviarse máximo, el 12 de agosto al correo:

estefany.sepulveda@m2co.co
REQUERIMIENTOS
PATROCINADORES SOSTENIBLES, REDES SOCIALES / MEDIA
ACTIVOS, DINÁMICOS Y ESPECIALES

2. LOGO EN PIEZAS PUBLICITARIAS

El logo debe estar en illustrator o en photoshop ( archivo de origen) con imágenes en alta resolución, links y fuentes incrustadas o
convertidas a curvas. Archivos editables por si llegamos a tener algún ajuste y además para darle el sangrado necesario dependiendo
del material en el cual se vaya a imprimir. Si el archivo está escalado por favor verificar la resolución de archivos.300dpi si está
escalado a tamaño real hasta máx 92dpi.

3. VIDEO EN REDES SOCIALES - CONTEO REGRESIVO

Tiempo: Máximo 30 segundos
Técnica: Horizontal, no estar a contraluz, tener buen sonido, alta resoluciòn y tratar de evitar movimiento usando un trípode,
Gráfica: Se puede ubicar el logo de la empresa en la esquina superior (Derecha) Con crédito (nombre y cargo) fijándose los 5 primeros
segundos del video.

Mensajes sugeridos:
La intención del video, en general, es indicar que se suman como patrocinadores e invitar al usuario a que lo vea.
- La persona que grabe el video debe decir: Desde (Nombre de la empresa), nos sumamos al Congreso Andesco, interconexión: El
futuro de los servicios públicos, TIC Y TV. Luego (hablar sobre su empresa , proyecto a destacar y el tema con el que irán al congreso.)
- Al finalizar el video recomendamos decir: Súmese usted también.
Nota: Entendiendo que hay algunos voceros que les cuesta ceñirse al libreto, esos son solo mensajes sugeridos. No estrictos, lo
importante es cumplir con la intención.

Agradecemos enviar este video lo mas pronto posible con fecha máxima de recepción 28 de Julio al correo:
estefany.sepulveda@m2co.co
REQUERIMIENTOS
PATROCINADORES SOSTENIBLES, REDES SOCIALES / MEDIA
ACTIVOS, DINÁMICOS Y ESPECIALES

4. VIDEO PROMOCIONAL EN CONFERENCIAS

Este es un video corporativo, donde se hace una breve introducción de la empresa y sus servicios.

Tiempo: 30 segundos
Medidas: 1920 x 1080
Formato: MP4 o .MOV

El video deberá ser enviado máximo 28 de Agosto al correo: estefany.sepulveda@m2co.co

 Stand Virtual
MONTAJE STAND VIRTUAL -

TODOS LOS ARCHIVOS PARA LOS STANDS VIRTUALES DEBERÁN SER ENVIADOS MÁXIMO 28 de Agosto al correo:
estefany.sepulveda@m2co.co
 Stand Virtual
MONTAJE STAND VIRTUAL -

1. Especificaciones del stand

Enviar la siguiente información para producción y publicación en su stand:

• Nombre de la empresa.
• Descripción de la empresa (Máximo 200 caracteres).
• Nombre contacto de la empresa.
• Correo electrónico.
• Página de ventas de la empresa.
• Redes Sociales.
• Teléfono(s) que se va a enlazar con el botón del chat del stand. (máximo 2 celulares por empresa)
• Brochure de la empresa en PDF. (Un solo archivo)
2. Diseño del stand
En el render del stand, encontrarán el número de zonas a decorar con sus respectivos tamaños, favor enviar a
estefany.sepulveda@m2c.co los archivos en orden en formatos JPG, PNG o GIF, es importante tener en cuenta que el
peso de estos archivos no debe sobrepasar los 500 KB.

Respecto a la zona de video, usted puede colocar un enlace de YouTube donde no importará el tamaño, resolución, y
duración del video.
 LAS EMPRESAS QUE HARÁN PARTE DEL CONGRESO CON CHARLAS EN LA
AGENDA, POR FAVOR TENER EN CUENTA:

● Enviar a más tardar el 10 de agosto el nombre de la charla, nombre del expositor, foto y un breve perfil del mismo.

● Si en su charla va a usar una presentación de Power Point por favor enviarla a más tardar el 02 de septiembre al correo
paola.ramirez@andesco.org.co con copia al correo ana.gomez@andesco.org.co

● Hacer una intervención que responda específicamente al horario acordado con la organización del evento. No puede
extenderse más allá del tiempo estimado porque alteraría el orden de los conferencistas siguientes. Además, si tiene
pensado gastar menos tiempo del indicado, por favor, también notifíquelo a la organización.

● Los speakers deben llegar 1 hora antes de su intervención a la sala dispuesta para los conferencistas en el centro de
convenciones del hotel Las Américas.
FECHA MAXIMA DE ENVIO
DE ARTES: 12 DE AGOSTO
Horizontal 3,5 Mts x 1,0 Mts - 1176 px - 336 px
Verticales 2,0 Mts x 1,0 Mts - 672 px - 336 px
 RESUMEN FECHAS IMPORTANTES
FECHA MÁXIMA PARA
ITEM CORREO APLICA
ENVÍO

estefany.sepulveda@m2c.co TODAS LAS CATEGORÍAS DE

INSCRIPCIONES 1 DE SEPTIEMBRE
PATROCINADORES

PATROCINIO:
VIDEO REDES SOCIALES 28 DE JULIO estefany.sepulveda@m2c.co SOSTENIBLE,INTERACTIVO,
DINÁMICO Y ACTIVO

PATROCINIO:
VIDEO PROMOCIONAL PARA estefany.sepulveda@m2c.co -
28 DE AGOSTO SOSTENIBLE,INTERACTIVO,
COLOCAR EN CONFERENCIAS guillermo.triana@andesco.org.co
DINÁMICO Y ACTIVO

RENDER STANDS HALL estefany.sepulveda@m2c.co EMPRESAS PARTICIPANTES CON

01 DE SEPTIEMBRE
PREMIUM ana.gomez@andesco.org.co STAND EN HALL PREMIUM

raul.melendez@andesco.org.co EMPRESAS PARTICIPANTES CON

ARL+ PARAFISCALES Y TEMAS
02 DE SEPTIEMBRE estefany.sepulveda@m2c.co STAND EN HALL PREMIUM O QUE
PARA MONTAJE
VAYAN A HACER ALGUN MONTAJE

MONTAJE PARA STAND

PREDISEÑADO - ENVÍO DE
12 DE AGOSTO estefany.sepulveda@m2c.co STANDS PREDISEÑADOS
PIEZAS DISEÑADAS E INFO.
REQUERIDA

MONTAJE STAND VIRTUAL-

ENVIO DE PIEZAS DISEÑADAS 28 DE AGOSTO estefany.sepulveda@m2c.co STANDS VIRTUALES
E INFO. REQUERIDA
 RESUMEN FECHAS IMPORTANTES PARA LA
RECEPCIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS
FECHA MÁXIMA PARA
ITEM CORREO APLICA
ENVÍO

PATROCINIO:
ARTE PARA LOS PENDONES 12 DE AGOSTO estefany.sepulveda@m2c.co SOSTENIBLE,INTERACTIVO,
DINÁMICO Y ACTIVO

estefany.sepulveda@m2c.co -
SEPARATA 19 DE AGOSTO PATROCINADORES SOSTENIBLES
diana.rodriguez@andesco.org.co

ÚNICAMENTE EMPRESAS QUE

ESPECIFICACIONES CHARLA ana.gomez@andesco.org.co -
10 DE AGOSTO HARÁN CHARLAS EN LA AGENDA
EN LA AGENDA paola.ramirez@andesco.org.co
DEL CONGRESO

SI EN SU CHARLA VA A USAR ÚNICAMENTE EMPRESAS QUE

ana.gomez@andesco.org.co -
UNA PRESENTACIÓN EN 2 DE SEPTIEMBRE HARÁN CHARLAS EN LA AGENDA
paola.ramirez@andesco.org.co
POWER POINT DEL CONGRESO

PATROCINADORES SOSTENIBLES +
MATERIAL BODEGA - FÍSICO BODEGA CENTRO DE
31 DE AGOSTO LOS QUE HAYAN COMPRADO ESTE
INSERTOS CONVENCIONES
PATROCINIO
 Esperamos poder
apoyarlos en el logro
de sus objetivos
estratégicos y
comerciales.
“Las grandes marcas hacen grandes patrocinios”