Publicaciones y Documentos.
Asignatura: Reglamentación
Unidad Temática 3.
TEMARIO
3.1. Normas para la elaboración
de las publicaciones.
3.2. Clasificación de las
publicaciones.
3.3. Característica permanente.
3.4. Libros de recopilación.
3.5. Libros de registro.
3.6. Responsabilidad con relación
al uso y custodia.
3.7. Pérdidas.
3.8. Destrucción.
3.9. Otras publicaciones.
3.10. Archivos.
REF.:
Reglamento N°7-20/1. (Libro
“GO”)
El Reglamento N° 7-20/1, de Publicaciones y Tramitaciones de la Armada,
establece los procedimientos, regulación y legislación vigente para la
elaboración de documentos y publicaciones por parte de los diferentes
mandos de la Institución.
Dichas normas se enmarcan en base al contenido de la información y su
grado de reserva y divulgación, lo que finalmente resulta en un necesario
ordenamiento y estandarización en la tramitación de piezas escritas tanto
al interior de la Institución como hacia organismos externos.
El mencionado cuerpo legal establece además, los procedimientos para el
control y custodia de la documentación que se lleva en la Institución, así
también, de las publicaciones que son parte del respectivo inventario de la
Unidad o Repartición.
La Secretaría General de la Armada (Departamento de Organización y
Reglamentación Institucional) es la encargada del control y difusión de
todas las publicaciones existentes en la Armada. La Secretaría General de
la Armada cuenta con una página Web para estos efectos
http://secretgen.armada.cl/
3.1 Normas para la elaboración de las
publicaciones (Nº 7-20/1, Art. 101 al 106).
En la elaboración de un Reglamento, Manual o Libro Independiente, hay
dos etapas significativamente importantes; la primera es la elaboración de
la publicación, siendo el organismo técnico o especializado el encargado de
su contenido y posteriormente de sus modificaciones y actualizaciones, al
cual en el futuro se le denominará "organismo responsable", y la segunda
etapa es la aprobación de la publicación, en la cual se considera su revisión
y su competencia con otras publicaciones, entre otros factores, acción que
es ejecutada por una autoridad que, en adelante, se denominará
"autoridad que aprueba", la cual normalmente será de un nivel orgánico
superior al organismo responsable.
PÁGINA 2 ASIGNATURA: REGLAMENTACIÓN

3.2 Clasificación de las publicaciones (Nº 7-

20/1, Art. 201).

Las publicaciones en la Armada obedecen a dos tipos de ordenamiento y

se clasifican de acuerdo a su Contenido y de acuerdo a su Categoría
(grado de reserva y divulgación de ellas). De ambos ordenamientos se
obtiene el número de característica permanente que identifica la
publicación.

DE ACUERDO A SU CONTENIDO: (Nº 7-20/1, Art. 202)

1. REGLAMENTOS. Son aquellos que se encuentran agrupados en

"Libros de Recopilación". Se subdividen en:

a) Orgánicos. En ellos se considera la estructura funcional y

Alumnos de la Academia Politécnica
Naval acceden a Manuales Técnicos
en la Biblioteca Almirante Dn. Juan
José Latorre.
jerárquica de la Institución, como también de los organismos
directivos, es decir, las relaciones, dependencias, funciones y
misiones de los diversos organismos que componen la Armada.
b) Por materia. Son una agrupación ordenada de disposiciones de
alcance institucional y de vigencia permanente, que fijan normas
obligatorias para el cumplimiento de funciones o actividades
generales.

2. MANUALES. Son aquellos que agrupan disposiciones reglamentarias

y otras de carácter técnico consultivo referente a una especialidad,
arma o servicio. Se subdividen en:

a) Normativos. Conjunto de normas relativas a una actividad o

área específica (especialidad o servicio), complementado con
disposiciones doctrinarias e informaciones sobre ese tema.

b) Técnicos. Conjunto de disposiciones específicas e

informaciones especializadas de una determinada materia. Estas
corresponderán normalmente a sistemas, equipos o partes.
Generalmente conforman las Bibliotecas Técnicas de unidades y
reparticiones.

3. LIBROS INDEPENDIENTES. Son aquellos libros oficiales que

Históricamente ha sido la Ordenanza
de la Armada la que ha mantenido
los conceptos éticos y morales
vigentes, aplicados con
discrecionalidad.
principalmente tienen por objeto fijar doctrinas, como asimismo
procedimientos. Por ejemplo: La Ordenanza de la Armada, el
Ceremonial Naval, La Carpeta de Directivas Ordinarias emitidas por la
D.G.P.A., etc.
Se incluyen dentro de esta clasificación, aquellas publicaciones
informativas cuyo contenido es controlado por la Armada. Por
ejemplo: Derroteros, Escalafones, Boletines, etc. Los Códigos y
reglamentos que por su uso y volúmen hagan aconsejable utilizarlos
individualmente, también se consideran libros independientes. Por
ejemplo: El Reglamento de Investigaciones Sumarias Administrativas
de las FF.AA., Nº 9-10/1.
ASIGNATURA: REGLAMENTACIÓN PÁGINA 3

DE ACUERDO A SU GRADO DE RESERVA, en 3 categorías que

son (Nº 7-20/1, Art. 203 y 204):

1. SECRETAS:

Aquellas publicaciones cuya divulgación compromete la seguridad

de la Nación o el interés nacional o se trate de documentos, datos
o informaciones que una ley de quórum calificado haya declarado
secretas, tales como: los que establezcan la planificación naval o
estratégica; los relativos a las plantas o dotaciones y a la
seguridad de la Armada de Chile y de su personal; los atinentes a
planos o instalaciones de recintos navales y los planes de
operación o de servicio de la Armada de Chile con sus respectivos
antecedentes de cualquier naturaleza; los concernientes a armas
de fuego, partes y piezas de las mismas, municiones, explosivos,
sustancias químicas y demás efectos a que se refiere la Ley Nº
17.798 usados por la Armada de Chile; y los que se refieran a Tapas de color ROJO.
equipos y pertrechos navales.

2. RESERVADAS:

Aquellas publicaciones cuya divulgación compromete el debido

cumplimiento de las funciones de la Institución o los derechos de
las personas, particularmente tratándose de su seguridad, su
salud, la esfera de su vida privada o derechos de carácter
comercial o económico, o se trate de documentos, datos o
informaciones que una ley de quórum calificado haya declarado
reservados. La documentación Secreta y Reservada no podrá ser
entregada a público, siempre y cuando su clasificación obedezca a
las normas establecidas en este reglamento, a lo dispuesto en la
Ley 20.285, o en otro cuerpo legal que impida conocimiento Tapas de color AZUL.
público.

3. ORDINARIAS:

Aquellas publicaciones que puedan ser conocidas y usadas por

todo el personal de la Armada. Sin embargo, aquellas
publicaciones ordinarias que además de contener disposiciones
reglamentarias de interés para la Armada, contengan
disposiciones sobre asuntos que interesen a personas ajenas a
ella, podrán ser conocidas y distribuidas si fuese necesario, y
eventualmente vendidas en forma de folletos a cualquier persona
ajena a la Institución que desee adquirirla, en cuyo caso llevarán
un timbre que diga "PÚBLICO".
Tapas de color CAFÉ.
PÁGINA 4 ASIGNATURA: REGLAMENTACIÓN

3.3 Característica Permanente (Nº 7-20/1, Art. 205 al 208).

Todas las publicaciones oficiales de la Armada, excepto los manuales
técnicos, tendrán una característica permanente, que servirá como medio
para referirse a ellas, con el fin de facilitar su identificación, naturaleza,
categoría y organismo responsable, siendo esto una cifra de 4 dígitos
representados en la forma que se indica y será asignada por la Secretaría
General de la Armada.

Como ejemplo: 7-20/1

El primer número (7) indicará simultáneamente la clasificación por categoría

(Sec. - Res. - Ord.) y el tipo de publicación de acuerdo a su contenido
(Reglamento, Manual o Libro Independiente), el primer número irá precedido
de un Cero si la publicación es Secreta.
ASIGNATURA: REGLAMENTACIÓN PÁGINA 5

El segundo número indica el nivel de aprobación, siendo clasificados en 9 grupos

y dentro de cada grupo existen subdivisiones, que corresponden al tercer número
el cual pertenece a los ORGANISMOS RESPONSABLES de la actualización y
vigencia de la publicación. Esto se esquematiza de la siguiente forma:

(1) TRES INSTITUCIONES (2) C.J.A. (E.M.G.A.) (3) D.G.P.A.

0 Generales 0 Generales 0 Generales
1 Organismos Superiores 1 SECRETGEN 1 DIRECPERS
2 2 SERTELINF (*) 2 DIRHUM
3 3 DIRINTA 3
4 4 HIDROGRAFIA (*) 4 DIRECSAN
5 5 AUDITGEN 5
6 6 DIRECOM 6 DIREDUCARM
7 7 7 DIREBIEN
8 8 8 DISCIPLINA
9 9 CONTRALOR 9 SERRELIG

(4 ) D.G.S.A. (5) D.G.T.M. y M.M. (6) D.G.F.A.

0 Generales 0 Generales 0 Generales
1 DIRECSERV 1 C.N.T.M. 1 DIRECPRESUP
2 SERVICONS 2 Concesiones Marítimas 2 DIRECONTA
3 MISNAV 3 Móvil y Transporte 3
4 DIRISNAV 4 Personal MMN 4
5 5 Inspecciones de naves 5
6 DIPRIDA 6 Tc. Marítimas 6
7 DRUARM 7 Direcciones Técnicas 7
8 DIRECABAS 8 Convenios 8
Internacionales
9 SERVIMADA 9 GG.MM y CAPUERTOS 9

(7) C.O.N. (8) DISPONIBLE (9) ZONAS NAVALES

0 Generales 0 0 Generales
1 ESCUADRA 1 1 PRIZONA
2 FUERSUB 2 2 SEZONA
3 COMAVNAV 3 3 TERZONA
4 MARINFA 4 4 CUARZONA
5 COMANFITRAN 5 5 QUINZONA
6 CENTARM 6 6
7 COMFUES 7 7
8 8 8
9 9 9
(*): REPARTICIONES CUYA DEPENDENCIA OPERATIVA CAMBIÓ, PERO PARA
EFECTOS DE ORGANISMOS RESPONSABLES, MANTIENEN ACTUAL DISTRIBUCIÓN.

La cuarta cifra es el número de orden que indica la correlación de

publicaciones que han tenido un mismo origen. Además debajo de la
característica permanente y separada por un guión, se indica el año de
aprobación.

Ejemplo: 1-45/3
1956
PÁGINA 6 ASIGNATURA: REGLAMENTACIÓN

3.4 Libros de Recopilación (Nº 7-20/1, Art. 301 al 310).

Son libros donde se recopilan reglamentos de la Armada, ordenados por

su característica permanente, con el fin de facilitar su consulta y permitir el
control de actualizaciones y vigencia por el Organismo Superior
correspondiente. La incorporación de reglamentos a estos libros de
Recopilación será responsabilidad de la S.G.A. (Depto. Org. y Regl. Inst).
Cada uno de estos Libros contará con su índice, y estos son:

LIBRO TÍTULO CATEGORÍA

Secreto Reglamentos Secretos Secreto
O.R. Orgánico Reservado Reservado
G.R. General Reservado Reservado
“I “ Instrucción Ordinario
G.O. General Ordinario Ordinario
P PERSONAL (Tomos 1 y 2) Ordinario
S Servicios Ordinario
L Servicios Marítimos (Tomos 1 y 2) (LT) Ordinario
A Agregados Reservado

3.5 Libros de Registro (Nº 7-20/1, Arts. 401 al 403).

Existirán Libros de Registro por categorías (Secreto, Reservado y

Ordinario), para todas las publicaciones controladas por la S.G.A. (Depto.
Org. y Regl. Inst.) o cualquier otra institución u organismo, objeto las
comandancias y las personas que tengan la responsabilidad de estas,
puedan ejercer su control en forma centralizada.

Además, en ellos se registrarán los libros de recopilación, cuyo contenido

deberá ser verificado por su índice, y no deberá controlarse de forma
independiente cada uno de los reglamentos que se distribuyan para ser
insertados en éstos.

Los Libros de Registro serán los siguientes:

 Un Libro para publicaciones de categoría Secreto

 Un Libro para publicaciones de categoría Reservado
 Un Libro para publicaciones de categoría Ordinario (Público)

El procedimiento de registro de datos se encuentra detallado en los

respectivos Libros de Registro. Todo Comandante de unidad o Jefe de
repartición, inmediatamente después de recibir algunos de los Libros en
referencia, certificará la repetición con su firma en el folio correspondiente
y enseguida firmará la persona que lo tendrá bajo su custodia. Si fuera
éste el propio Comandante, colocará una segunda firma en el “Cambio de
Mano”.
 ASIGNATURA: REGLAMENTACIÓN PÁGINA 7

3.6 Responsabilidad en la distribución y

custodia (Nº 7-20/1, Art. 801 al 807).
Las publicaciones S. y R., como asimismo sus modificaciones, serán
distribuidas por medio de Repartos o Guías de Remisión, de las cuales
deberá acusarse recibo a su recepción, de acuerdo a instrucciones impartidas
por la S. G. A. (Depto. Org. y Regl. Inst.). Las observaciones que merezca su
recepción, deberán ser informadas a la S. G. A. (Depto. Org. y Regl. Inst.).

Las publicaciones ordinarias serán difundidas a través de intranet Armada.

Para aquellas unidades y reparticiones que no tengan acceso a la Web
institucional, les serán remitidas en forma impresa. Además, las publicaciones
controladas por la S. G. A. (Depto. Org. y Regl. Inst.), serán difundidas a
través de la intranet institucional, de acuerdo lo dispuesto en el Art. 107° del
presente reglamento.

Similar procedimiento podrán adoptar las direcciones y servicios señalados en

el Art. 502°, siempre y cuando cumplan las normas técnicas y de seguridad
dispuestas por la D.TC.I.A. y la D.INT.A., respectivamente. Cuando un
Reglamento, Manual o Libro Independiente sufra una corrección, la hoja
afectada deberá ser rehecha por el organismo responsable de su edición,
señalado en ella dicha corrección de acuerdo a lo estipulado en el Anexo 7
del presente reglamento.

Las publicaciones no serán distribuidas en su totalidad a cada Unidad o

Repartición de la Armada, sino que lo serán de acuerdo con las necesidades
y condición del servicio, con el objeto de evitar difusión innecesaria. Al recibir
una nueva edición de una publicación de categoría secreta, reservada u
ordinaria, las unidades y reparaciones darán cumplimiento a las instrucciones
que se impartan en los respectivos repartos o guías de remisión, en lo que se
refiere a los ejemplares reemplazados o derogados.

Las publicaciones de categorías secretas, reservadas y ordinarias, estarán

bajo el cargo y responsabilidad de los Comandantes de Unidades y Jefes de
Reparticiones, Jefes de Estado Mayor y Subdirectores de DD.GG. y DD.TT.,
quienes entregarán al Oficial Secretario u Oficial que expresamente designen
para este propósito, los Libros de Registro para los efectos de custodia y
control correspondiente.

Asimismo, el Comandante o Jefe que reciba, deberá certificar su recepción en

los cambios de mano de los Libros de Registro respectivos, de aquellas
publicaciones que estarán bajo su custodia directa. En igual forma se
procederá para con los Oficiales que posean libros a su cargo.

El Oficial Secretario llevará el control y mantendrá al día los Libros de

Registro, velando porque todas las publicaciones de la unidad o repartición se
encuentren incluidas en dichos registros. Del mismo modo, se encargará de
las correcciones de las publicaciones que se disponga en forma expresa o en
boletines, en conformidad a las disposiciones vigentes.

El Comandante de unidad o Jefe de repartición distribuirán las publicaciones

S. R. y O., en la forma que estime más conveniente, para el mejor servicio,
estampándose en los cambios de mano del Libro de Registro respectivo, la
firma de quien las tenga bajo su responsabilidad.
 PÁGINA 8 ASIGNATURA: REGLAMENTACIÓN

3.7 Pérdidas (Nº 7-20/1, Art. 808 al 811).

La falta de un libro u hoja de una publicación secreta o reservada será
investigada dentro de las 24 horas, dándose cuenta a la S.G.A. (Depto. Org. y
Regl. Inst.) o al organismo que la controla. En tiempo de guerra se avisará del
hecho por el medio más rápido si la pérdida compromete las operaciones o la Sin perjuicio de la
seguridad de la Institución. imposición de las
sanciones que
En caso de pérdida total o parcial de un buque por naufragio o incendio, el corresponda, en las
Comandante u Oficial más antiguo enviará a la S.G.A. (Depto. Org. y Regl.
investigaciones que se
Inst.) y a los demás organismos que controlan publicaciones S. R. y O. una
lista de las que han sido salvadas y si son posibles los Libros de Registro. En hagan por pérdida de
caso de abandono total, las publicaciones salvadas se dejarán en custodia en publicaciones S. y R., se
el Estado Mayor de la Zona Naval que corresponda, Gobernación o Autoridad manifestará si hay razón
Marítima, o se mantendrán bajo la custodia del Comandante u Oficial más para creer que la reserva
antiguo.
de la publicación ha sido
La pérdida de una publicación de categoría ordinaria, deberá ser informada al comprometida, la
organismo que la controla, a fin que éste proceda a darla de baja. Sin perjuicio opinión sobre el grado
de lo anterior, tendrá como consecuencia la anotación respectiva en la de culpa que pueda
calificación anual del responsable, por el Comandante o Jefe de la unidad o afectarle a la persona
repartición y además le será cargado el valor que fije la S.G.A. (Depto. Org. y
Regl. Inst.) u organismo que controla la publicación. responsable y las
medidas tomadas o
Ante la falta de hojas en una publicación ordinaria, su reposición podrá ser recomendadas para
efectuada con la debida autorización del Comandante de la Unidad o Jefe de la evitar hechos similares.
Repartición.

Para materializar lo anterior, las páginas podrán ser bajadas desde la intranet
institucional, o en su defecto ser fotocopiadas desde otro ejemplar, dejando
registro de lo obrado en el inventario de publicaciones respectivo.

3.8 Destrucción (Nº 7-20/1, Art. 815 al 818).

Cuando se ordene destruir o eliminar una publicación, ya sea mantenida en

forma impresa o contenida en un archivo magnético, debe hacerse en
presencia de a lo menos un Oficial, pudiendo ser el otro integrante Gente de
Mar (SOM. a S2º) o Empleado Civil, los que certificarán:

a. Que la característica permanente, título y número del ejemplar han sido

confrontados con la orden de destrucción, y que han sido eliminados en
su presencia.
b. Que se han hecho las anotaciones correspondientes en el Libro de
Registro.
c. El original del Acta de Destrucción deberá ser enviado a la S.G.A.
(Depto. Org. y Regl. Inst.) con el Vº Bº del Comandante o Jefe de la
unidad o repartición, sin otro documento conductor y sólo en los casos
de publicaciones controladas por dicho Departamento y cuando éste lo
requiera.
ASIGNATURA: REGLAMENTACIÓN PÁGINA 9

3.9 Otras publicaciones (Nº 7-20/1, Art. 601 y 618).

 Órdenes del Día.

 Guías Semanales de Instrucción.
 Boletines Oficiales.
 Reglamentos Internos.
 Boletín de Experiencias sobre Maniobras de buques.
 Órdenes Permanentes Internas.
 Planes de Estudios de las Escuelas.
 Directivas.
 Informes.
 OO.OP.II.
 OO.TT.II.
 II.PP.II.
 Publicaciones de la Escuadra.
 Publicaciones de la C.AV.N.
 Publicaciones de la C.J.Fza.SS.

3.10 Archivos (Nº 7-20/1, Art. 1213 al 1217).

El ARCHIVO de la documentación lo llevará la Secretaría Administrativa
respectiva, de acuerdo con su NÚMERO DE MATERIA y categoría, de
En las unidades y
manera que todo asunto que se relacione con la misma Materia (Enviados
reparticiones se llevarán o Recibidos), forme una carpeta. Los departamentos, divisiones,
solamente los ARCHIVOS secciones, etc., controlarán la correspondencia de su área que le haya
TRANSITORIOS Y sido traspasada por la Secretaría u Oficina de Partes de la unidad o
PERMANENTES. repartición.

Los Organismos de Alto Nivel y Comandancias en Jefe se llevarán los

siguientes archivos:

 Transitorio.
 Permanente.
 Histórico.
PÁGINA 10
En las actas de incineración
deberá identificarse la
documentación incinerada,
con indicación de su
catalogamiento, clasificación,
fecha, originador y materia a
la que se refiere.
ASIGNATURA: REGLAMENTACIÓN
ARCHIVO TRANSITORIO: En este archivo se mantendrá la
documentación de actualidad comprendiendo, además, aquella recibida y
despachada en el año calendario y será llevada en Carpetas Foliadas con
el NÚMERO DE MATERIA DEL CATALOGAMIENTO y dispuestas en
orden sucesivo.
ARCHIVO PERMANENTE: En este archivo se guardará la documentación
que al término del año calendario deje de pertenecer al ARCHIVO
TRANSITORIO. La documentación clasificada como secreta y reservada,
se mantendrá guardada en los archivos por el lapso total de diez años, en
condiciones que garanticen su preservación y seguridad. En iguales
condiciones, la documentación clasificada como ordinaria, se mantendrá
guardada por un lapso total de cuatro años. Cumplidos los tiempos
indicados, la documentación se incinerará; excepto aquellas materias que
aún se mantengan vigentes y las que se incorporen al Archivo Histórico.
Las actas de incineración que certifiquen la destrucción de documentación
secreta, reservada u ordinaria, deberán guardarse en condiciones que
garanticen su preservación y seguridad, en forma permanente.
ARCHIVO HISTÓRICO: Este archivo estará formado por la documentación
que cumplidos los plazos indicados anteriormente y previa selección, se
considere de utilidad para el futuro, aún cuando en ese momento no
tengan actualidad o vigencia.
Para la formación del Archivo Histórico deberá considerarse solamente
aquellos documentos que se refieran a hechos de envergadura que
constituyan antecedentes de valor histórico institucional, en el cual se
informen entre otros hechos los orígenes, características, trayectoria y
acciones de unidades o reparticiones de la Armada.
La selección de la documentación que pasará a integrar el Archivo
Histórico, será efectuada por la unidad y repartición a cargo del
correspondiente Archivo Permanente.
En el evento que esta unidad o repartición no mantenga un Archivo
Histórico, deberá elevar la documentación seleccionada al Organismo de
Alto Nivel o Comandancia en Jefe que corresponda.
Se deberá dejar registrado en el Sistema de Control de Documentos,
aquellos documentos que pasen a esta categoría, como asimismo, la
identificación del archivador o empaste donde será compilado.
La documentación secreta de carácter Permanente como planes de guerra
u otros, deberá indicar la frase "Permanente". La documentación secreta
de carácter “Semipermanente” se destruirá al cumplir 10 años calendario.
Academia Politécnica Naval
Departamento de Extensión
Centro de Educación a Distancia