EQUIPOS DE OFICINA Y ARCHIVO

100 HORAS
CLASE Nª 04
 NUMERICO ALFABETICO

ASUNTO

CRONOLOGICO GEOGRAFICO

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Es una forma fundamental de organizar
documentos tanto en tu vida privada como
en tu vida personal.
Archivar documentos en orden alfabético te
permitirá a ti y a otros encontrar y
reemplazar cada archivo rápidamente. Esto
asegurará que todos los documentos estén
protegidos y fácilmente disponibles.
Hay muchas reglas sobre cómo archivar
alfabéticamente para conservar un sistema VENTAJAS
de archivo sensato
Como su nombre lo indica es el • Se basa en secuencia
ordenamiento que se hace de forma alfabética
alfabética de los documentos de acuerdo al • Es directo
nombre del remitente o del destinatario. • Es flexible por que puede ser
utilizado en sistemas pequeños
y grandes

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 Sirve para clasificar los documentos
según la fecha de emisión o
expedición. De esta manera, serán
almacenados en función del orden
cronológico, algo muy utilizado en
archivos y carpetas físicas

VENTAJAS DESVENTAJAS
• Es sencillo y rápido • Si no se conoce la fecha
de un documento no se
• Permite la ampliación puede encontrar
• Si se extrae un
expediente del archivo,
debe dejarse una señal

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Responde habitualmente a un sistema de códigos que
permiten identificar inequívocamente un documento
concreto.
Por ejemplo, el número asignado a una factura o un
recibo, el número de un expediente, el número de
registro de entrada o salida de la correspondencia,
etc.
Es el sistema más utilizado en las tareas más
vinculadas a la contabilidad y las tareas
administrativas comunes

VENTAJAS DESVENTAJAS
• Confidencialidad. • Es un sistema indirecto.
• Rápida identificación de la
secuencia. • Para localizar un
• Expansión limitada. documento primero hay
• Usos múltiples del que consultar un tarjetero.
tarjetero índice del
sistema. • Se debe determinar el
• Las referencias no código o numero
recargan el archivo asignado.
principal.
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 El archivado por temas mantiene
los registros mediante una función
descriptiva, y puede colocar
documentos de distintos tipos en la
misma carpeta.

Pero requiere que el planificador

conozca el negocio completamente,
para que pueda crear las carpetas
para todos los temas relacionados
con él.

5
Los sistemas geográficos almacenan los
registros según la ubicación, y consiguen que la
creación de estadísticas por ubicación sea más
sencilla.
Puesto que las normas y regulaciones suelen
ser distintas en cada zona, este sistema permite
filtrar para decidir inmediatamente qué leyes
aplicar a qué registros.
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VENTAJAS
• Sencillez
• Abierto, permite ampliaciones.
• No necesita ficheros auxiliares
• Se forman grupos de documentos
fácilmente identificables
 Organiza información

El sistema de archivo alfanumérico es una de

las opciones para organizar archivos, y como
otros métodos, dan al usuario un forma
sistemática de guardar y acceder a
información crucial.
Un sistema de archivo alfanumérico es una
combinación de registro alfabético (ordenado
de la A a la Z) y registro numérico (ordenado
desde el número menor hasta el mayor). VENTAJAS DESVENTAJAS

Por lo general, los grandes sistemas • Usar un código en un • Los usuarios de un

alfanuméricos emplean acceso indirecto, lo sistema de acceso sistema alfanumérico
que quiere decir que un índice o código indirecto acorta los necesitan mayor
deberá ser consultado para obtener un nombres de archivos y entrenamiento que al usar
aumenta la seguridad de un método únicamente
archivo. Esos grandes sistemas,
un sistema, debido a que alfabético o numérico.
normalmente están automatizados. el usuario deberá conocer Clasificaciones incorrectas
el código para solicitar son más comunes en este
archivos, asegura el caso y más difíciles de
Manual de Manejo de corregir que en un sistema
Registros del condado de simple.
West Virginia.
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1. Resuma la clase:
1. Concepto de cada método de archivo.
2. Ventajas que ofrece (cada uno).

Después de copiar la clase y realizar el reto, envía las

imágenes respectivas al WhatsApp 04247365602

¡¡¡ EXITO!!!