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PROPUESTA DE DISEÑO DE UNA UNIDAD DE NEGOCIO CONSULTORA EN

GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS PYMES DE TECNOLOGÍA DEL SECTOR DE
CHAPINERO (CHICO-LAGO)
Trabajo de grado como requisito para optar el título de Especialista en Gerencia

de Proyectos
ASESORES
Elkin Durán Mancipe
Magíster en Ingeniería Industrial
Wilson Sánchez Pantoja
Ingeniero Industrial
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
VICERRECTORÍA BOGOTÁ SUR

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS
JUNIO DE 2016
1
PROPUESTA DE DISEÑO DE UNA UNIDAD DE NEGOCIO CONSULTORA EN

GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA PYMES DE TECNOLOGÍA DEL SECTOR DE
CHAPINERO (CHICO-LAGO)
Trabajo de grado como requisito para optar el título de Especialista en Gerencia

de Proyectos
INTEGRANTES
Maye Acosta Guevara
Harold Iván Dávila Esterilla
Tatiana Catalina Jaimes Escobar
Jonathan Jiménez Alvarado
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
VICERRECTORÍA BOGOTÁ SUR

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS
JUNIO DE 2016
2
Contenido
MODULO I. PRESENTACIÓN..........................................................................................9
MÓDULO II. IDENTIFICACIÓN DE IDEAS Y OPORTUNIDADES DE NEGOCIO.........13

Mercado............................................................................................................................................................... 14
Emprendedor.......................................................................................................................................................14
Empresa...............................................................................................................................................................15
Oportunidad de Negocio....................................................................................................................................15
MÓDULO III. CIENCIA, TECNOLOGÍA & INNOVACIÓN...............................................20
MÓDULO IV. JUSTIFICACIÓN.......................................................................................23
MÓDULO IV. OBJETIVOS..............................................................................................26

General.................................................................................................................................................................27
Objetivos Específicos.........................................................................................................................................27
MÓDULO VI. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA................................................................28

Análisis Interno:...................................................................................................................................................29
Análisis Externo:................................................................................................................................................. 31
Matriz DAFO:.......................................................................................................................................................33
Análisis Matriz DOFA:........................................................................................................................................33
Estrategias FO (Estrategias Agresivas).....................................................................................................33
Estrategias FA (Estrategias para maximizar las fuerzas)........................................................................33
Estrategias DO (Estrategias para minimizar las debilidades y maximizar las oportunidades)...........34
Estrategias DA (Estrategias para minimizar las debilidades como las amenazas)..............................34
Misión y Visión DM Consultoría S.A.S.............................................................................................................35
MODULO VII: INVESTIGACIÓN DE MERCADOS........................................................36

Mercado potencial...............................................................................................................................................37
Targets................................................................................................................................................................. 37
Cálculo de la muestra de empresas para la realización de la encuesta.....................................................38
Tabulación de datos...........................................................................................................................................38
Análisis de Competencia...................................................................................................................................41
Descripción de los servicios..............................................................................................................................43
3
Perfil del cliente...................................................................................................................................................44
MODULO VIII: MARKETING......................................................................................... 46

Política de producto:...........................................................................................................................................47
Política de precios:..............................................................................................................................................48
Política de promociones:....................................................................................................................................50
Política de Distribución:......................................................................................................................................52
Política de Servicio al cliente:............................................................................................................................52
Proyección de ventas.........................................................................................................................................54
MODULO IX. PLAN OPERATIVO..................................................................................58

Descripción del proceso de fabricación del producto o prestación del servicio:........................................59
Proveedores:....................................................................................................................................................... 62
Localización.........................................................................................................................................................63
Distribución de áreas de operación..................................................................................................................65
Ficha Técnica del servicio:................................................................................................................................67
MODULO X. ASPECTOS LEGALES Y RECURSOS HUMANOS..................................68

Personal:.............................................................................................................................................................. 69
Organigrama:.......................................................................................................................................................69
Condiciones de trabajo y remunerativas:........................................................................................................70
Nómina:................................................................................................................................................................ 71
La sociedad:....................................................................................................................................................71
Licencias y derechos:.....................................................................................................................................72
Obligaciones legales..........................................................................................................................................73
Gastos de personal.............................................................................................................................................74
MODULO XI. PLAN DE INVERSIÓN Y FINANCIACIÓN................................................76

Inversión inicial....................................................................................................................................................77
Gastos Administrativos:.....................................................................................................................................77
Presupuesto de Egresos, Ingresos Egresos...................................................................................................78
Flujo de caja:....................................................................................................................................................... 79
Punto de equilibrio:.............................................................................................................................................80
TIO (Tasa interna de Oportunidad)..................................................................................................................81
4
Valor presente neto:...........................................................................................................................................81

Tasa interna de retorno:.....................................................................................................................................82
MODULO XII. ANÁLISIS DE RIESGOS.........................................................................84

Clasificación de riesgos:....................................................................................................................................86
Impacto de riesgos..............................................................................................................................................87
Estrategias...........................................................................................................................................................88
MODULO XIII. SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL Y RESPONSABILIDAD SOCIAL

EMPRESARIAL.............................................................................................................. 90
MODULO XIV. RESUMEN EJECUTIVO........................................................................92
ANEXOS.........................................................................................................................97
Referencias...................................................................................................................110
5
Listado de Tablas
Tabla 1 Descripción del equipo emprendedor................................................................10

Tabla 2 Matriz Análisis Interno PCI.................................................................................30
Tabla 3 Matriz Análisis Externo POAM...........................................................................32
Tabla 4 Competidores DM Consultoría...........................................................................42
Tabla 5 Comparación precios Competidores..................................................................43
Tabla 6 Tipos de clientes DM Consultoría......................................................................45
Tabla 7 Servicios Google AdWords................................................................................51
Tabla 8 Demanda periodo inicial....................................................................................54
Tabla 9 Pronostico de venta para Consultoría N° 2.......................................................55
Tabla 10 Pronostico de venta para Consultoría N° 1.....................................................56
Tabla 11 Guía que sistematiza los pasos para realizar el Estudio Preliminar DM
Consultoría.............................................................................................................. 60
Tabla 12 Matriz de Ubicación Empresa..........................................................................64
Tabla 13 Relación de salarios DM Consultoría...............................................................75
Tabla 14 Relación Inversión Inicial DM Consultoría.......................................................77
Tabla 15 Relación Gastos Administrativos.....................................................................77
Tabla 16 Costos de Materia Prima.................................................................................78
Tabla 17 Costo de Mano de Obra...................................................................................78
Tabla 18 Flujo De Caja Proyectado En 5 Años.............................................................80
Tabla 19 Unidades elaboradas.......................................................................................80
Tabla 20 Relación TIO mercado Vs Proyecto DM Consultoría.......................................81
Tabla 21 Valor Presente DM Consultoría.......................................................................82
Tabla 22 Tasa Interna Retorno DM Consultoría.............................................................82
6
Listado de Gráficos
Figura 1 Encuesta sobre las causas de la liquidación de Empresas en Bogotá....................................16

Figura 2 La Gestión del Conocimiento aplicada a una empresa: Pirámide del Conocimiento.............17
Figura 3 Definición Océanos Rojos y Azules...............................................................................................18
Figura 4 Flujo para revisar idea de Negocio- Océano Azul........................................................................19
Figura 5 Composición del personal de la Mipymes según nivel educativo (%)......................................21
Figura 6 Proceso de apropiación de TIC en Mipymes................................................................................22
Figura 7 Potencial Localidad Chapinero..............................................................................................................37
Figura 8 Calculadora de Muestras.......................................................................................................................38
Figura 9 Resultados Pregunta 1...........................................................................................................................39
Figura 10 Resultados Pregunta 2.........................................................................................................................39
Figura 14 Descripción servicios DM Consultoría.................................................................................................43
Figura 15 Análisis resultados pregunta 12- Encuesta directa a Pymes Sector Tecnológico................................49
Figura 16 Análisis resultados pregunta 13 y 14 Encuesta directa a Pymes Sector Tecnológico..........................49
Figura 17 Cuadro de precios por servicios DM Consultoría S.A.S........................................................................50
Figura 18 Precios página WEB-Wix......................................................................................................................50
Figura 19 Aplicación Marketing de Guerrilla DM Consultoría.............................................................................52
Figura 20 Política de Servicio al cliente DM Consultoría.....................................................................................53
Figura 21 Proceso de revisión política SAC..........................................................................................................53
Figura 22 Regresión lineal demanda Inicial Consultoría Nº 2..........................................................................55
Figura 23 Regresión lineal demanda Inicial Consultoría Nº 1..........................................................................56
Figura 24 Nivel de utilización DM Consultoría S.A.S...........................................................................................57
Figura 25 Flujograma del proceso DM Consultoría.....................................................................................61
Figura 26 Gasto promedio mensual de los hogares en servicios públicos, 2015...................................65
Figura 27 Distribución áreas operacional DM Consultoría..................................................................................66
7
Figura 28 Ficha Técnica de Servicio DM Consultoría...........................................................................................67

Figura 29 Organigrama Inicial DM Consultoría....................................................................................................70
Figura 30 Organigrama Estimado para 5 años DM consultoría...........................................................................70
Figura 31 Relación Gastos de Personal................................................................................................................74
Figura 32 Prestaciones a cargo del empleador C.S.T...........................................................................................74
Figura 34 Escala de Impactos DM Consultoría....................................................................................................85
Figura 35 Clasificación de Riesgos DM Consultoría.............................................................................................86
Figura 36 Clasificación de Probabilidad...............................................................................................................87
Figura 37 Ranking de Riesgos DM Consultoría....................................................................................................88
Figura 38 Estrategias para Riegos DM Consultoría..............................................................................................89
Listado de anexos
8
Anexo 1 Matriz de Ponderación Ideas Negocio: Mercado-Emprendedor y Empresa.....99

Anexo 2 Matriz DAFO DM Consultoría.........................................................................100
Anexo 3 Flujograma: Diagnostico Gestión Documental................................................101
Anexo 4 Flujograma: Diseño Del Sistema De Gestión Documental.............................102
Anexo 5 Flujograma: Capacitaciones Y Talleres..........................................................103
Anexo 6 Procesos y subprocesos para la consultoría de gestión documental DM
Consultoría............................................................................................................ 104
Anexo 7 Plan de Acción DM Consultoría......................................................................105
Anexo 8 Ficha Técnica Encuesta Servicio de Consultoría.........................................106
Anexo 9 Encuesta aplicada a PYMES..........................................................................107
9
MODULO I. PRESENTACIÓN
9
10
Tabla 1 Descripción del equipo emprendedor
Flor Maye Acosta Guevara
NOMBRES Y Harold Iván Dávila Esterilla

APELLIDOS Tatiana Catalina Jaimes Escobar
Jonathan Jiménez Alvarado
DM Consultoría S.A.S
Es una sociedad comercial que estimula el emprendimiento
debido a las facilidades y flexibilidades que posee para su
RAZÓN SOCIAL constitución y funcionamiento.
Fundada por cuatro compañeros de la Especialización en
Gerencia de Proyectos de la Corporación Universitaria
Uniminuto.
CORREO
ELECTRÓNICO DE contactanos@dmconsultoria.com.co
LA EMPRESA
CONOCIMIENTO Y Flor Maye Acosta Guevara:
EXPERIENCIA DEL Administradora de empresas, con 20
EQUIPO EN EL años de experiencia en el área de
NEGOCIO logística, conocimiento de las principales
características, funciones, perfiles y
necesidades de formación para el
desempeño de actividades profesionales
vinculadas a los archivos.
Manejo eficiente de las compras con habilidades en
negociación con proveedores de productos y servicios,
almacenamiento e inventario de producto terminado,
alistamiento, distribución y transporte en las modalidades de
carga masiva, y paqueteo, racionalizando los costos logísticos
implícitos en la operación. Experiencia en el seguimiento de
actividades, alcance de objetivos, cumplimiento de fechas,
gestión de los recursos y todas las actividades administrativas
de proyectos.
Harold Iván Dávila Esterilla:
Ingeniero de sistemas, 5 años de
10
11
experiencia en telecomunicaciones enfocado a la elaboración

de formatos electrónicos para el uso de los procesos
archivísticos, toma de decisiones, desarrollo e
implementación de sistemas de información a la medida del
cliente.
Amplia experiencia en levantamiento de requerimientos
y generación de planes de mejora alineados al Core de negocio
de la compañía. Experiencia en el diseño y análisis de software
y Experiencia en el modelamiento de procesos electrónicos y
digitales y conocimiento del software utilizado para la
digitalización de documentos.
Tatiana Catalina Jaimes Escobar:
Ingeniera de Sistema con 8 años
de experiencia en Desarrollo de
contenidos de formación,
estrategias para mejoras de Sell-
Out, capacitación integral al
equipo de promotores desde
producto hasta servicio al cliente,
desarrollo de proyectos para
mejora de atención al cliente en
punto de venta con conocimiento
de la gestión documental digital
para incrementar su
competitividad, eliminando los problemas operativos y
los costes asociados al manejo de papel.
Amplia experiencia en el manejo de las herramientas
tecnológicas para el uso de los documentos electrónicos, de los
conceptos como archivos electrónicos, intranets, e-mail, bases
de datos etc., desarrollo de proyectos de gestión documental
para lograr estándares en la calidad emitida y percibida.
Jonathan Jiménez Alvarado:

Profesional en Ciencias de la
Información y Bibliotecología, con
11
12
experiencia de 8 años dirigiendo proyectos de Gestión

Documental, procesamiento técnico documental en los archivos
de gestión y archivo central, creación de servicios de
información y administración de Software de Gestión
Documental. Amplia experiencia en planeación y seguimiento
de actividades relacionadas con procesos encaminados al
control y administración de la información.
Dirección de procesos para la elaboración, actualización y
aplicación de Tablas de Retención Documental. Capacitaciones
técnicas y operativas enmarcadas en el desarrollo de los
procesos de Gestión Documental.
En el Sistema de Gestión de la Calidad como facilitador en el
diseño de formatos para la Gestión Documental, con diseño de
manuales y procedimientos de Gestión Documental.
PROGRAMA DE Especialización en Gerencia de Proyectos
FORMACIÓN
DIRECCIÓN Y Av. Carrera 15 # 78 - 33, Bogotá, Colombia
MUNICIPIO
Fuente: Elaboración Propia
12
13
MÓDULO II. IDENTIFICACIÓN DE

IDEAS Y OPORTUNIDADES DE
NEGOCIO
La Gestión Documental en las empresas se realiza mediante la aplicación de

metodologias para el almacenamiento de si información, muchas veces de forma
13
14
conciente o solo por que necesitan almacenar los documentos para luego ser
recuperados, razon por la cual los documentos se vienen utilizando mediante diversas
tecnicas por mas de 1000 años.
Desde que se presento la necesidad de preservar la historia de aquellos
acontecimientos conmemorativos para la humanidad y que perduraran durante el
tiempo, se han venido desarrollando distintas tecnicas para su preservación es el caso
de los documentos digitales y electronicos.
Los documentos se han convertido en la forma de representar las actividades que se
realizan al interior de las intituciones independientemente de su actividad economica,
generando un valor agregado a la toma de desiciones por parte de la alta gerencia,
siendo la documentación una fuente de información.
Elementos caracteristicos de la Gestión Documental:

La gestión documental es un compendio de normas y técnicas con las cuales se
establece el flujo documental de la información, independientemente del soporte en que
se genere, todo ello con el fin de determinar el tiempo, forma, ubicación, y disposición
final de los documentos.
Las empresas sin importar su actividad de negocio producen información la cual es
necesaria que se le aplique las técnicas de clasificación, organización, y descripción
documental y de todas aquellas actividades propias de la archivística con el fin de
recuperar la información de forma oportuna.
La Gestión documental está compuesta por varios instrumentos archivísticos que
permiten controlar la información como son las Tablas de Retención Documental,
Tablas de Valoración Documental, Inventarios Archivísticos, Programa de Gestión
Documental, Cuadro de Clasificación Documental, Banco terminológico y demás
instrumentos que ayudan a controlar la información.
Es así como se realizó una reunión con el equipo del proyecto, validando las afinidades
de cada unos de los integrantes en su ambito laboral presentandose ideas de negocio
teniendo en cuenta los siguientes aspectos (Varela, 2001):
 Existe demanda del servicio,
 El grupo cuenta con capacidades o conocimientos propios para llevar a cabo la
idea, la actividad facilita la equidad.
 La participación de grupos con dificultades de acceso al mercado.
 Valoración de la competencia en la zona.
 Y sostenibilidad medioambiental.
Es así como se empleó una matriz de ponderación de acuerdo con (Varela, 2001),
donde se evalúan alternativas de ideas para negocio con productos sustitutos en (3)
14
15
tres áreas potenciales: Mercado, aporte emprendedor y empresa que se analizó de la

siguiente manera:
Mercado
En esta matriz se evalúan los criterios de suficiente demanda (competencia),

proyección del servicio, costos (fácil adquisición para una Pyme), servicio y/o producto
único, existencia de clientes potenciales.
La puntuación más alta está en la idea 1, debido a que en el mercado las empresas
consultoras no se orientan en ayudar a potencializar los recursos tecnológicos actuales
para una Pyme lo cual establece una proyección alta de la unidad de negocio, ya que
actualmente para toda Pyme implementar la normatividad sobre Gestión documental y
la ISO 27001 en Sistema de Gestión de Seguridad de la Información. Además, es una
unidad de negocio de fácil adquisición ya no requiere en primera instancia compra de
software ya que no es el foco de esta unidad lo que permite innovación por su
orientación de servicios. Ver Anexo 1 Matriz de Ponderación Ideas Negocio: Mercado-
Emprendedor y Empresa
Emprendedor
En esta matriz se evalúan los criterios de existencia de conocimiento del proceso

(Pensamiento estratégico), tiempo que abarca en hacer la idea (demanda de recursos),
estudios académicos se tiene sobre la idea (Formación), aceptación en el sector de
Pymes (Mejores prácticas) y solución a problemas específicos en cuanto al ahorro
recursos que van de la mano la pyme con la tecnología (Valor agregado).
La puntuación más alta está en la idea 1, debido a que el equipo del proyecto cuenta
con el conocimiento en Gestión Documental para realizar los procesos que se
ejecutarían en una pyme de acuerdo a la normatividad Colombiana, además la
asignación de fases para llevarla a cabo es muy flexible porque su potencial está dado
en usar la parte tecnológica que tiene la pymes sin llevar el demandante proceso de
estar manejando software de terceros de Gestión documental. Dando a una pyme la
tranquilad que los recursos actuales le va a permitir implementar lo que exige la ley y no
estar incurriendo en gastos elevados que no podrá sacarles provechos a corto plazo.
Ver Anexo 1 Matriz de Ponderación Ideas Negocio: Mercado-Emprendedor y Empresa
Empresa
En esta matriz se evalúan los criterios de inversión económica, rentabilidad, retorno de

la inversión, existencia de mercado potencial y que impacto brinda al medio al ambiente
(responsabilidad Social)
15
16
La puntuación más alta está en la idea 1, debido a que la esencia de la unidad de

negocio está dada para potencializar los recursos tecnológicos de una pyme, por lo
tanto al corto plazo se estima una rentabilidad alta ya que fuera de las norma vigentes
el ministerio de la TIC brinda incentivos a toda pyme que haga activo el plan “Cero
Papel”. Así se incrementa el mercado potencial en la activación de estas normas al
sector privado y dando un impacto social muy amplio por el manejo adecuado de las
herramientas tecnológicas. Ver Anexo 1 Matriz de Ponderación Ideas Negocio:
Mercado-Emprendedor y Empresa
Oportunidad de Negocio
Al revisar la situación de la Pymes en Bogotá, por medio un estudio realizado por la

Cámara de Comercio de Bogotá del año 2008 sobre las causas de liquidación de las
empresas en esta ciudad, el 78% de las empresas que se liquidan son microempresas
(Ver figura 1 Encuesta sobre las causas de la liquidación de Empresas en Bogotá). Los
empresarios pertenecientes a estas organizaciones están dispuestos a contratar los
servicios de consultorías, teniendo en cuenta que sus falencias en la gestión
empresarial se centran principalmente en temas administrativos tales como manejo
documental adecuado, protección de información de cliente final, manejo de procesos
de seguridad para evitar salida de material confidencial hacia competidores directos y
desconocimiento de la normatividad que aplica para manejo de documentación.
Es así como recibir un servicio profesional en áreas de manejo gestión documental se
convertirá en la herramienta básica para estas PYMES quienes convertirán la debilidad
de Gestión documental en una gran fortaleza , lo que las llevara a permanecer en el
medio y a ser altamente rentables.
Figura 1 Encuesta sobre las causas de la liquidación de Empresas en Bogotá.

Fuente: Cámara de Comercio de Bogotá-Centro Nacional de Consultoría. (2008)
16
17
El 87% de las pequeñas y medianas empresas en Colombia tienen seis o más años de
haber sido creadas. A pesar de ello la crisis económica por la subida de las tasas de
interés del Banco de la República en los últimos 8 meses de un 4.5% a 7%, con efecto
en el costo de créditos y ahorros, las ha golpeado reduciendo el volumen de sus ventas
y utilidades. Además, cuentan con inadecuado acceso al crédito que les ha generado
reducción en sus utilidades. Las condiciones que más las restringen son las tasas de
interés y las garantías (Gutiérrez, 2016).
Por otro lado las tecnologías de la información, la comunicación, la globalización e
Internet son algunos de los elementos que han puesto la gestión del conocimiento en
un lugar destacado, convirtiéndose en un concepto que está generalizándose cada
vez más y comienza a ser usado en el entorno empresarial. Este concepto se aprecia
en resumen en la siguiente figura:
Figura 2 La Gestión del Conocimiento aplicada a una empresa: Pirámide del Conocimiento.
Fuente: Gestión Documental para Pymes. Fundación Riojana para la Innovación. 2013 (pág. 18)
Gestionar el conocimiento que hay en las empresas, se ha convertido en una tarea

difícil porque la legislación colombiana obliga a conservar cada vez más documentos
por más tiempo y la diversidad de soportes en los que se consigna la información
provoca que el control y acceso rápido a la misma sea una asignatura pendiente en
muchas organizaciones (Pérez & Coutín, 2005)
Entonces, en un momento en el que constantemente aparecen nuevas amenazas en
los sistemas de información de las empresas e instituciones, el poder asegurar la
continuidad del negocio es fundamental. Para esto, las empresas deben desarrollar
unos planes de contingencia ante desastres que les permitan continuar con su actividad
cotidiana pese a cualquier incidente que pudiera suceder. Tener una empresa de
Consultoría en Gestión Documental como aliado estratégico generando un proceso
17
18
claro y definido, sin necesidad de invertir un gran monto para comprar de nuevas
herramientas tecnológicas; sino más bien, potencializando los recursos actuales.
Por consiguiente, al crear y atrapar nueva demanda, romper reglas y alinear al resto de
la organización con su elección estratégica: diferenciación y bajo costo, está en un
ambiente de Océano Azul (Kim, 2005). Tener una Consultoría en Gestión Documental
para Pymes con estas características da un sentido comercial muy grande.
Figura 3 Definición Océanos Rojos y Azules

Fuente: Análisis Estrategia del Océano Azul.GestioPolis.com. (2013)
Por otro lado, en océanos rojos se encuentran empresas de consultoría enfocadas a

grandes negocios brindando soluciones a un alto costo, en el cual una Pyme no le es
asequible. Según la oficina internacional del trabajo “la consultoría en primer lugar se
puede definir como un servicio independiente. Se caracteriza por la imparcialidad del
consultor, que es un rango fundamental de su papel. Pero esta independencia significa
18
19
al mismo tiempo una relación muy compleja con las organizaciones clientes y con las
personas que trabajan en ellas” (OIT, 2010).
En segundo lugar, la consultoría es esencialmente un servicio consultivo, esto significa
que no se contratan consultores para dirigir organizaciones o para tomar decisiones en
nombre de directores en dificultad. Su papel es el de actuar como asesores con
responsabilidad por la calidad o integridad de su consejo. Los clientes asumen las
responsabilidades que resulten de la aceptación de dicho consejo.
En tercer lugar, la consultoría es un servicio que proporciona conocimientos y
capacidades profesionales para resolver problemas prácticos.
En cuarto lugar, la consultoría no proporciona soluciones milagrosas. Sería un error
suponer que, una vez que se ha contratado un consultor las dificultades desaparecen.
La consultoría es un trabajo difícil basado en análisis de hechos concretos y en la
búsqueda de soluciones originales pero factibles. (Ver figura 4 Flujo para revisar idea
de Negocio- Océano Azul)
En otras palabras, la puesta en acción de pasos para la optimización de los procesos
en gestión documental y la estructura empresarial, permiten un mejoramiento notable
del clima organizacional y desempeño del recurso humano; debido a la creación de un
ambiente de confianza, claridad apropiación de valores corporativos por medio de un
servicio de consultoría en el área que es asequible no solo en lo económico sino que le
ayudará a aumentar sus habilidades comerciales como clave en su estrategia
empresarial. (Rubiano, 2014)
19
20
Figura 4 Flujo para revisar idea de Negocio- Océano Azul

Fuente: Análisis Estrategia del Océano Azul.GestioPolis.com. (2013)
20
21
MÓDULO III. CIENCIA, TECNOLOGÍA

& INNOVACIÓN
21
22
Las pequeñas y medianas empresas (Pymes) en Colombia cada vez se encuentran

con mayor acceso a las tecnologías de información y comunicación (TICs). Sin
embargo, esto no quiere decir que tengan una relación tan cordial con todos los
recursos tecnológicos que brinda el mundo moderno.
Un estudio elaborado por Microsoft Colombia entre 590 pymes del país reveló que
estas unidades empresariales aún no reconocen la inversión en tecnologías de la
información y la comunicación como un factor de competitividad y crecimiento en sus
organizaciones. Dicho estudio fue denominado ‘Consumo de tecnologías de la
información y la comunicación (TIC) de las pymes colombianas’, realizada en las
principales ciudades del país, arrojó que las pymes únicamente hacen uso de las TICs
en asocio a procesos básicos de gestión de información y de tipo contable o financiero.
De manera que estos resultados son muy preocupantes, en un país en el que según el
Dane las (Pymes) representan más del 90% factor productivo y de generación de
empleo del país. (Revista Portafolio, 2012).
Un factor muy importante por el cual la relación tecnología y pymes sigue siendo
distante tiene que ver con algunos paradigmas que cientos de gerentes aún mantienen,
esto lo demuestra un estudio realizado en el 2013 por Fedesarrollo y la Cámara
Colombiana de la Informática y Telecomunicaciones (CCIT), donde se reveló que más
del 80 % de las pymes no creen que pueden generar valor mediante el uso de
tecnología (El tiempo, 2013)
Por otra parte en lo que respecta al capital humano, solamente el 2% del personal de
estas empresas cuenta con una maestría o un doctorado, el 4% son considerados
trabajadores calificados y menos del 15% cuentan con una certificación de competencia
laboral útil para la empresa, mientras que la mitad carece de cualquier tipo de formación
en educación superior, de acuerdo con la figura 5:
Figura 5 Composición del personal de la Mipymes según nivel educativo (%)

Fuente: DANE-EDIT (2010-2011)
22
23
Es así que DM Consultoría tiene claro que las tecnologías de información y

comunicación (TICs), son herramientas que pueden apoyar la estructura de negocio de
las organizaciones, logrando el alcance de metas propuestas de forma más rápida y
eficaz, es por esto que es necesario identificar y conocer la plataforma tecnológica con
la que cuenta la organización: su estado, sus características y su funcionalidad.
Ahora bien, como se mencionó anteriormente, uno de los principales objetivos de una
consultoría en gestión documental es identificar problemas que puedan estar afectando
a la organización, de esta manera buscar formas de mitigar y darle solución a estos
problemas, para esto se propone hacer uso del modelo de gestión del conocimiento y
tecnología de Holsapple y Joshi, el cual propone que el proceso de apropiación de las
TIC en las empresas puede categorizarse en tres fases (Holsapple & Joshi, 2002):
1. En la más sencilla, las empresas acceden a las herramientas tecnológicas
primarias (celular, computador, internet, software básico y correo electrónico,
entre otros), haciendo un uso básico de las mismas.
2. En la segunda, se incorporan dichas herramientas en procesos rutinarios
asociados al objeto de la compañía, logrando ganancias de eficiencia.
3. En la tercera y más avanzada, se produce una incorporación intensiva de la
tecnología en tareas más complejas y haciendo uso de herramientas más
sofisticadas, lo que conlleva a transformaciones en la estructura misma del
negocio
De ahí que la intensión desde DM Consultoría es involucrar en el proceso de la
consultoría el uso adecuado de la infraestructura tecnológica actual de la organización,
evitando incurrir en costos altos de inversión en plataformas tecnológicas que puedan
encontrarse sobredimensionadas y que en muchos casos no son requeridas para la
actividad económica desarrollada y si por el contrario fortalecer el uso de los equipos y
tecnologías actuales de la organización , sacando el máximo aprovechamiento de
estos, haciendo una apropiación adecuada de estas tecnologías como se muestra en la
siguiente figura :
Figura 6 Proceso de apropiación de TIC en Mipymes

Fuente: Elaboración de Fedesarrollo basada en Holsapple & Joshi (2002)
23
24
MÓDULO IV. JUSTIFICACIÓN
24
25
La razón principal para formar una consultoría en gestión documental es que el

adecuado tratamiento de la información es una necesidad de todas las empresas.
Además de una necesidad es una obligación y una responsabilidad ante la ley:
En desarrollo de la Ley 594 de 2000 y del Decreto 2609 de 2012, el PGD (Plan de
Gestión Documental) es estratégico para la gestión documental, pues con él se
establecen las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo, la
implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los
procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión
documental. El PGD hace parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción
Anual, es aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo y está armonizado con
los otros sistemas administrativos y de gestión, establecidos por el gobierno nacional,
dando alcance al cumplimiento a la aplicación de la normatividad vigente en la materia
(Archivo General de la Nación, 2016).
Es de obligatorio cumplimiento para las pymes el establecimiento de un plan de gestión
documental, por eso nuestra consultoría tiene una gran oportunidad en el mercado;
atendiendo a las necesidades que están surgiendo.
El Programa de Gestión Documental, es un instrumento archivístico que permite
establecer los componentes de la Gestión Documental; Planeación, Producción,
Gestión y Trámite, Organización, Transferencias, Disposición de los Documentos,
Preservación a Largo Plazo y Valoración. Permitiendo seguir la trazabilidad de la
información producida por la empresa en las diferentes etapas del ciclo vital del
documento independientemente del soporte, medio de registro y almacenamiento.
Si las empresas no piensan en diseñar e implementar su PGD puede incurrir en el
riesgo de pérdida de su información, procesos de la gestión documental sin estar
normalizados, sin ningún tipo de control de la información que se produce, todo esto
causando problemas en sus procesos que tenga relación con la documentación.
Toda la asesoría en gestión se ve sustentada, además de la Ley 594 de 2000 y del
Decreto 2609 de 2012, por la norma ISO 30300 que trata acerca de la gestión
documental y de los índices de calidad en el tratamiento de la información
Las personas o empresas están siempre en la búsqueda de orientación para tomar las
mejores decisiones; es por ello que cuando se desconoce de algún tema, se busca a la
persona idónea que aclare esas incertidumbres con el fin de realizar lo que se tiene
planeado de la manera más adecuada. Es esta situación la que se les presenta a los
empresarios y directivos de cualquier compañía, para solucionar este tipo de obstáculos
se tienen algunas alternativas como tomar una capacitación, adquirir experiencias a
25
26
través del tiempo, con el alto riesgo de cometer errores; o pueden contratar el servicio
de una consultoría (Geber, 1997)
Según (Uribe y Zapata, 2012) “Las empresas necesitan de las buenas decisiones ya
que buscan garantizar su perdurabilidad en un mercado cada vez más competitivo”. Ello
genera que amplíen sus procesos y que estos sean documentados como evidencia de
sus acciones. Por este motivo se pretende diseñar una Consultoría en Gestión
Documental para las pymes, la cual optimizará los procesos documentales de las
empresas, mejorará los flujos de trabajo, aumentará la productividad de sus empleados,
ya que se disminuiría la búsqueda de la información por parte de ellos; y aumentará la
calidad en las empresas.
La propuesta de la creación de la Consultoría en gestión documental que potencialice
sus recursos tecnológicos es una innovación a la falta de conocimiento que tienen las
empresas de todos los sectores referentes a la gestión documental y a cómo organizar
su información. Dicha información cada día crece de manera vertiginosa con el uso de
las tecnologías que aceleran su crecimiento. Así pues, el problema con toda esta
información en soporte físico y digital, genera grandes interrogantes en ¿cómo clasificar
y almacenar esta información?, ¿cómo se puede recuperar para la toma de
decisiones?, ¿qué información no se necesita?, ¿cómo proceder a destruirla sin que
ésta sea manipulada por manos inescrupulosas? A todas estas preguntas responde
nuestro proyecto con la creación de una consultoría en gestión documental y como
menciona (De Álvarez, 2008) la importancia que debe tener en la contribución con la
responsabilidad social y ambiental de las pymes a mediano plazo.
La contribución que se hará a mediano plazo en cuanto a la responsabilidad social y

ambiental se dará en la medida de que ya no se hará necesario el uso del papel para la
documentación de la empresa haciendo caso al proyecto del Ministerio de la TICs
(MinTIC) denominado Cero Papel. Así, a mediano plazo se busca que la información
deje de archivarse de manera física para que a largo plaza todo el conocimiento se
organice y almacene de manera digital.
26
27
MÓDULO IV. OBJETIVOS
27
28
General
Diseñar una unidad de negocio consultora en gestión documental en las pymes de

tecnología del sector de chapinero (Chico-Lago)
Objetivos Específicos
1. Analizar estudio de la idea de negocio

2. Desarrollar el estudio financiero de la consultoría en Gestión Documental
3. Realizar los planes estratégicos- mercadeo que debe tener la unidad de negocio
4. Elaborar el estudio de aspectos legales y recursos humanos que debe tener la
consultoría
5. Realizar el estudio de responsabilidad social de la consultoría
28
29
MÓDULO VI. PLANEACIÓN

ESTRATÉGICA
Según (Menguzzato & Renau, 1991) la Planeación Estratégica se define como el

análisis racional de las oportunidades y amenazas que presenta el entorno para la
organización, de los puntos fuertes y débiles de la misma frente a este entorno y la
selección de un compromiso estratégico. Teniendo en cuenta lo anterior, la formulación
29
30
del Plan estratégico de DM Consultoría, se inició con el diseño de las matrices para la
evaluación de las fortalezas, oportunidades, amenazas y las debilidades internas como
las externas que puede presentar la empresa, concluida la elaboración de las matrices
se diseña la matriz DAFO y se finaliza con el planteamiento de la Misión y Visión del
negocio.
Las estrategias planteadas son el resultado del análisis exhaustivo que se presentara
en este trabajo por medio de cada una de las matrices mencionadas, las cuales nos
permitirán obtener la mejor planeación estratégica para el negocio, obteniendo
elementos importantes para la toma de decisiones que impulsan el crecimiento de la
empresa.
Análisis Interno:
En esta sección se muestran las principales fortalezas y debilidades encontradas en

DM Consultoría, efectuando el análisis detallado de cada una de las capacidades que
presenta actualmente la empresa.
Cada capacidad es evaluada como oportunidad o amenaza para la empresa según sea
el caso, además se evalúa el impacto que dicha capacidad tiene en la organización; la
calificación se realizó de la siguiente manera: A (alto), M (medio) B (Bajo), según sea el
caso; además se identificaron las fortalezas y debilidades más importantes, las que
tenían un alto impacto y se calificaban como oportunidad o amenaza alta asignándole
un numero respectivamente.
Como se observa en la Tabla 2, dentro de la capacidad directiva se resaltan dos
fortalezas importantes las cuales son la velocidad de respuesta a condiciones
cambiantes que pueden afectar la consultoría; en este aspecto el equipo consultor se
mantendrá en constante actualización de la normatividad que regula la gestión
documental en Colombia, presentando propuestas a nuestros posibles clientes que
vayan de la mano con la normatividad archivística, la cual puede ser cambiante en
algunos de sus procesos afectando a las empresas, y el otro factor donde presentamos
fortaleza es el conocimiento del sector documental, al disponer de personal
especializado y con experiencia en el ámbito de la gestión documental se mantiene en
el equipo consultor una ambiente de seguridad en las actividades desarrolladas, estas
fortalezas pueden ser aprovechadas para la formulación del plan estratégico de DM
Consultoría.
Tabla 2 Matriz Análisis Interno PCI
30
31
FORTALEZAS DEBILIDADES IMPACTO

FACTORES
A M B A M B A M B
CAPACIDAD DIRECTIVA
Imagen corporativa de la empresa X X
Uso de Planes estratégicos para el

X X
posicionamiento de la empresa
Estructura Organizacional X X
Capacidad para enfrentar la competencia X X

Velocidad de respuesta a condiciones
cambiantes que pueden afectar la X X
consultoría
Uso de herramientas administrativas

X X
(manuales, procesos y procedimientos)
Conocimiento del sector X X
Determinación de riesgos, acciones de

X X
mejora y planes de acción
Capacidad de reaccionar frente a
X X
situaciones de consultoría.
Establecimiento de indicadores de
X X
gestión para el control de los servicios
CAPACIDAD DEL TALENTO HUMANO

Selección y contratación del personal
X X
requerido
Conocimiento de la Gestión Documental
X X
y la normatividad.
Ausentismo de algunos de los
X X
consultores
Capacitación y desarrollo del personal X X
Clima Organizacional X X
Evaluación del desempeño de los
X X
consultores
CAPACIDAD OPERATIVA
Calidad en el servicio prestado a los
X X
clientes
Satisfacción del cliente en función al
X X
servicio
Participación en el mercado X X
Acaparamiento de los clientes en cuanto
X X
a precio
Publicidad de la empresa X X
Relaciones comerciales con los clientes X X
CAPACIDAD FINANCIERA
Recursos financieros X X
Elaboración de estados financieros X X

Elaboración y presentación de
X X
obligaciones financieras
Rentabilidad del patrimonio X X
Nivel de endeudamiento X X
CAPACIDAD TÉCNICA O TECNÓLOGICA
Innovación tecnológica (páginas web,
X X
comercio electrónico)
Utilización de tecnología de punta. X X

Infraestructura tecnológica requerida
X X
(hardware)
Equipos tecnológicos requeridos para los

X X
servicios de la consultoría.
Fuente: Autores del proyecto

Otra de las fortalezas de DM Consultoría y que no deberíamos dejar de lado es la
capacidad operativa en lo relacionado al acaparamiento de los clientes en cuanto al
31
32
precio, al ofertar precios accesibles por medio de paquetes estamos presentando una
mayor ventaja frente a nuestros competidores los cuales ofrecen servicios con precios
más altos.
Se realizó mediante diversas llamadas a distintas empresas que prestan servicios de
consultoría, donde se indago sobre los precios relacionados con los servicios que estos
prestan, adicionalmente se estableció una red de comunicación entre colegas de la
archivística y se indago si han utilizado en algún momento el servicio de consultoría en
las empresas donde laboran y los costos relacionados a las mismas, como resultado se
validaron los precios mediante una matriz la cual no se presenta en este documento ya
que carece de un soporte oficial por parte de las empresas a las cuales se les tomo los
costos de las consultorías.
Con respecto a las debilidades el mayor número de puntos críticos están en la
capacidad del talento humano; la selección y contratación del personal requerido debido
al aumento de consultorías, se presenta como una debilidad de alto impacto y esto
incide en otras problemáticas como el ausentismo de algunos de los consultores y la
búsqueda de otra persona con el mismo perfil; ya que el talento humano es el insumo
primordial de toda organización, esta capacidad puede llegar a ser crítica dentro de la
empresa si no se toman medidas a futuro.
Análisis Externo:
El análisis externo es necesario con el fin de identificar los factores que afectarían
positivamente como negativamente en la empresa, pero sin olvidar que estos factores
pueden ayudar a mejorar las fortalezas y replantear soluciones a las debilidades
detectadas en el análisis.
En la siguiente Tabla 3 se presenta la matriz en la cual se muestran las principales
oportunidades y amenazas encontradas en la empresa DM Consultoría, siendo
efectuado el análisis de cada una de las capacidades que presenta actualmente la
empresa.
Las principales oportunidades que ofrece el entorno y que son del alto impacto es la
normatividad colombiana, donde exige a toda empresa tener un proceso de Gestión
documental, generando compromiso social en el uso adecuado de papel y medios
electrónicos. También niveles de capital intelectual (personas capacitadas para la
prestación de consultoría), que dan paso a tener en un futuro alianzas estratégicas para
potencializar las fortalezas de la empresa aprovechando estas oportunidades con el fin
de alcanzar mayor ventaja competitiva y sobresalir.
32
33
Tabla 3 Matriz Análisis Externo POAM
OPORTUNIDAD AMENAZA IMPACTO

FACTORES
A M B A M B A M B
POLITICOS
Ley General de Archivos de Colombia 594 de
2000 X X
Ley 44 de 1993 derechos de autor X X
Resolución 8934 de 2015 X X
Ley 1014 de 2006 del Emprendimiento. X X
Ley 80 de Contratación Estatal. X X
LEY 223 DE 1995 Artículo 37. Factura
electrónica. X X
Ley 905 de 2004 Ley Mipymes X X
Ley 1712 de 2014 del acceso a la información
en Colombia X X
Apoyo al incremento de la competitividad. X X
Ley 527 de 1999 comercio electrónico. X X
ISO 30300 la gestión de documentos como un

aspecto clave en la estrategia empresarial.
X X
ISO 30301 cómo debe implantarse un sistema

que garantice la gestión de documentos
X X
Ley 12 DE 2009. Seguridad de la información
en Colombia X X
SOCIALES
Niveles de subcontratación. X X
Compromiso Social. X X
Subempleo. X X
Sistemas de contratación laboral. X X
ECONOMICOS
Ley de comercio electrónico X X
Ley de las TICS. X X
Niveles de calificación de la fuerza laboral X X
Creación de Nuevos Impuestos. X X
COMPETITIVOS
Estrategia de los competidores. X X
Competencia desleal con precios
económicos. X X
Organizaciones profesionales. X X
Nuevos competidores. X X
Alianzas estratégicas. X X
TECNÓLOGICOS
Oferta de las Tics X X
Cambio de Tecnología. X X
Globalización de la Información X X
Velocidad en el desarrollo tecnológico. X X
Acceso a la tecnología de punta X X
33
34
Las principales amenazas que enfrentaría DM Consultoría es que sus competidores

directos adopten precios más bajos, para esto se debe demostrar en sus
comunicaciones el impacto costo-beneficio que se le estará brindando a las Pymes
donde logran sacar mejor provecho a sus recursos actuales a una inversión no tan alta,
haciendo que sean más competitivas y comercialmente más estables afianzando
relaciones con sus clientes.
Matriz DAFO:
De acuerdo a los análisis anteriores, para DM Consultoría se dispone de una matriz

estratégica muy ligada con los procesos de comunicación con el sector de los clientes a
trabajar, dejando planteado que a futuro se pueden crear alianzas estratégicas para
ampliar el portafolio y así lograr aumentar la cantidad de clientes; teniendo en cuenta un
monitoreo constante de la competencia para tener en cuenta variaciones de precios vs
servicios. Ver Anexo 4 Matriz DAFO DM Consultoría.
Análisis Matriz DOFA:
Para el análisis de la matriz DOFA se explicara cada variable definida con el fin
aterrizarlas en el plan de acción que se desarrollara a continuación:
Estrategias FO (Estrategias Agresivas)
1. Ofrecer a nuestros posibles clientes servicios acordes a los requerimientos expedidos

por la normatividad en materia archivística, y que por medio de estos servicios se
suplan las necesidades específicas de la empresa.
2. Presentar propuestas a consideración para efectuar convenios o alianzas
estratégicas con aquellas empresas que ofrecen otro tipo de servicios de consultoría y
así lograr mayor divulgación de nuestros servicios.
3. Ofrecer los paquetes de consultoría, de manera que sean atractivos para los
empresarios por su precio y calidad, los cuales son Análisis de la situación actual de
la empresa por medio de un diagnóstico, Diseño de un Sistema de Gestión
Documental de acuerdo a las necesidades detectadas, Capacitaciones y talleres
relacionadas con los procesos de las Gestión Documental.
Mediante estas estrategias la compañía buscará aprovechar cada uno de los factores
que benefician al desarrollo del mercado y el crecimiento de los servicios ofrecidos, ya
que existen grandes oportunidades por el volumen de las Mypimes en Colombia, y
para lograrlo, se desarrollará un posicionamiento de la empresa en el mercado
34
35
mediante la divulgación de nuestros servicios, ofertas atractivas por su precio y ofrecer

servicios acordes a los requerimientos expedidos por la normatividad archivística.
Estrategias FA (Estrategias para maximizar las fuerzas)
1. Efectuar una vigilancia informática a nuestros futuros competidores, conociendo sus

nuevos servicios, y mediante nuestra experiencia en el ámbito de la gestión
documental, ofrecer servicios alineados a los requerimientos que demanda las
empresas.
2. Aplicación de técnicas y procedimientos los cuales sean emitidos por el Archivo
General de la Nación o entes rectores, para la organización, difusión y conservación de
los archivos físicos y electrónicos.
3. Presentar propuestas económicas accesibles a nuestros clientes basándonos en el
tamaño y servicio de la empresa, proponiendo precios que no sean solo fijos.
En esta línea estratégica la compañía buscará que las empresas puedan alcanzar sus
metas relacionadas con la gestión documental a corto y mediano plazo, mediante la
aplicación de técnicas y procedimientos regulados por el Archivo General de la Nación y
mantener una vigilancia informática a nuestros competidores, conociendo sus nuevos
servicios.
Estrategias DO (Estrategias para minimizar las debilidades y maximizar las

oportunidades)
1. Mantener los servicios que llegasen a ser ofrecidos por la consultoría a la vanguardia
con las nuevas disposiciones del ámbito global en cuanto a la organización y
disposición de la información dentro de las empresas.
2. Diseñar todos los planes, programas y procedimientos requeridos para que el
proceso de la consultoría en gestión documental y que sean acorde con la normatividad
vigente.
3. Posicionar la empresa entre el micro y pequeñas empresas, a través de mecanismos
de contacto directo, como publicidad y relaciones públicas.
Mediante estas estrategias la compañía buscará atender las necesidades de las
empresas, por medio de la mejora y optimización de nuestros servicios basándonos en
los cambios que se presenten en la legislación colombiana referente a la Gestión
Documental y que sea de impacto para las empresas.
35
36
Estrategias DA (Estrategias para minimizar las debilidades como las amenazas)
1. Pensar el algún momento realizar asociaciones con organizaciones o sociedades

tanto nacionales como internacionales relacionadas con la gestión documental y que
puedan ser contratados para prestar algún servicio requerido y que no puede ser
suplido por el equipo consultor.
2. Participar en eventos empresariales como ferias, seminarios, congresos y mantener
contacto directo con la cámara de comercio de Bogotá y otras instituciones que tengan
relación con las Mypimes.
3. Ofrecer nuestros servicios en un futuro a las entidades del sector público, siendo
competitivos con los grandes consultores del país.
En esta línea estratégica la compañía buscará diseñar una metodología que le permita
crear alianzas o convenios con empresas y sociedades con el fin de descubrir y evaluar
nuevas oportunidades de negocio.
El plan de Acción se encuentra en el Anexo 7 donde se presentan los objetivos,

ejecución de actividades, estrategia, alcance, indicadores, etc.
36
37
Misión y Visión DM Consultoría S.A.S
Para DM Consultoría S.A.S, se define como Misión y Visión:
Principios Organizacionales
Estamos comprometidos con los servicios que préstamos siendo una empresa
cumplidora de las expectativas de nuestros futuros clientes, manteniendo la
37
38
confidencialidad en la información que nos suministran en los servicios que

prestariamos.
MODULO VII: INVESTIGACIÓN DE

MERCADOS
38
39
Mercado potencial
El mercado potencial de DM Consultoría se encuentra conformado por todas las
pequeñas y medianas empresas de servicios de tecnología ubicadas en el sector de
chapinero (el lago) y barrios circunvecinos.
La localidad de chapinero fue seleccionada por sus múltiples bondades ya que brinda
una excelente ubicación y gran concentración de posibles clientes a corto, mediano y
largo plazo (Ver figura 7).
Chapinero es la primera localidad con el mayor número de empresas de servicios de la
ciudad (19.128) y representa el 17,2% del total de las empresas registradas.
Figura 7 Potencial Localidad Chapinero

Fuente: Registro Mercantil 2015. Secretaria de desarrollo
económico de Bogotá
La estructura empresarial de Chapinero por tamaño

se concentra en microempresas (71%), seguido de
las PYMES (27%). La mayor cantidad de las
empresas de Chapinero se ubican geográficamente
en la parte norte de la localidad, cerca de las
avenidas principales. Se destacaron por
concentración empresarial los barrios tradicionales
de Chico Norte, Lago Gaitán, La Porciúncula, Chapinero Central, Chico, Quinta
Camacho y Chico Norte.
Targets
Los clientes de DM Consultoría son las pequeñas y medianas empresas prestadora de
servicios de tecnología , ubicadas en el sector de Chapinero (el lago) en la ciudad de
Bogotá , cuya actividad involucre la generación volúmenes considerados de
documentos tanto en formatos físicos como digitales, y por falta de información o
desconocimiento no están aplicando metodologías y prácticas óptimas para la gestión
39
40
de documental de sus empresas , DM Consultoría aparece como una solución a estos

requerimientos con un portafolio de servicios que busca la satisfacción de sus clientes,
ofreciendo servicios de consultoría en gestión documental a precios asequibles para las
PYMEs , en un mercado que en la actualidad solamente es accesible para grandes
corporaciones.
Cálculo de la muestra de empresas para la realización de la encuesta
Para el cálculo de la muestra de empresas para encuestar, se aplica la fórmula de

muestreo aleatorio simple, teniendo en cuenta que la población es conocida. Para el
cálculo de la muestra se emplea la siguiente fórmula:
Figura 8 Calculadora de Muestras

Fuente: www.corporacionaem.com/tools/calc_muestras.php
Se realizaron 100 encuestas distribuida entre pequeñas y medianas empresas del

sector de chapinero.
Tabulación de datos
Para conocer las variables más representativas de los clientes potenciales se realizó
una encuesta 100 Pymes y micro pymes de la localidad de chapinero los cuales
arrojaron los siguientes resultados (ver encuesta completa en el anexo 9)
1- En una escala del 1 al 6, donde 6 es "muy interesante" y 1 es "nada interesante".
¿Qué opina usted de que se preste un servicio en consultoría de Gestión
Documental en la empresa?
40
41
2%
12%
44% 17%
5%
20%
Nada interesante Levemente interesante Medio Interesante

Relevante Interesante Muy Interesante
Figura 9 Resultados Pregunta 1

El 44% de las empresas encuestadas respondieron de manera favorable cuando se les

pregunto acerca de la percepción de un servicio de consultoría en gestión documental,
se considera que estos resultados son positivos debido a que los servicios de
consultorías no son ofrecidos con habitualidad para Pymes y micro pymes.
2- ¿Cuál o cuáles de los siguientes aspectos le atraen del servicio?
41
42
8% 2%
17%
5%
57%
11%
Que es Nuevo Que es necesario

Que esta de moda Que es interesante conocerlo
Ninguno de los anteriores Otro

Las Pymes encuestadas reconocen y son conscientes que un modelo de gestión

documental eficiente es una necesidad y esto se muestra reflejado en la encuentra
realizada en donde el 57% de las empresas respondieron como necesarios los servicios
ofrecidos por DM consultoría
3- ¿En qué lugar o lugares le gustaría poder contratar/utilizar el servicio?
8% 2% 8%
9%
5%
68%
Internet Outsourcing Personalizado

Página WEB En la empresa Otro

La pregunta ¿en qué lugar o lugares le gustaría poder contratar los servicios? El 68 %
de las encuestas mostraron que los servicios sean realizados directamente en sus
42
43
empresas y no por medios electrónicos como videoconferencias , las pymes prefieren la

atención personalizada en sitio
4- ¿A través de que medio o medios le gustaría recibir información sobre este

servicio?
8% 2%
8%
30%
47%
5%
Internet Outsourcing Personalizado

Página WEB En la empresa Otro

el 47 % de las PYMES encuestadas respondieron que preferirían recibir información

personalizada sobre gestión documental , asumimos que esto puede presentarse ya
que en la mayoría de empresas encuestadas no cuentan con un plan o departamento
de gestión documental y los gerentes prefieren contar con una persona experta en el
tema cerca que brinde información de primera mano sobre estos temas
43
44
5- ¿Cuál de los siguientes servicios que presta la Consultoría en Gestión

Documental estaría interesado en adquirir?
8%
14%
21%
57%
Análisis de la situacióńn actual de la empresa por medio de un dignonosticóstico

Diseño de un Sistema de Gestióńn Documental
Capacitaciones y talleres relacionadas con los procesos de las Gestióńn Documental
Otro

Con respecto a la pregunta cuales servicios estarían interesados en adquirir se

encontró que los clientes potenciales indican que el diseño de un sistema de gestión
documental es atractivo, pero tampoco descartan la posibilidad de recibir
capacitaciones y talleres, lo cual es favorable para el proyecto ya que son dos de los
servicios ofrecidos en DM Consultoría.
44
45
6- ¿Si tomara la opción de capacitaciones y talleres de los siguientes temas cuales

son de su interés?
12% 9%
11%
68%
Organizacióńn, clasificacióńn y ordenacióńn de los documentos

Almacenamiento de sus documentos en los distintos soportes
Legislacióńn archivóstica
Digitalizacióńn de documentos

Se muestra un gran interés de las PYMES en optimizar la manera en la que realizan el

almacenamiento y archivado de sus documentos en la pregunta anterior se muestra
que el 68 % respondieron favorables a recibir capacitaciones y talleres para recibir
capacitaciones y talleres para el almacenamiento de documentos en diferentes
soportes.
7- ¿La entidad gestiona la documentación con un software de gestión documental?
45
46
7%
93%
SI NO

El 93 % de las PYMES encuestadas indicaron que no utilizan ningún software de

gestión documental en sus empresas , lo que brinda a DM consultores una oportunidad
a mediano plazo de implementar , diseñar o comercializar software como plan de
ampliación a su portafolio de servicios
8- ¿Realizan digitalización de sus documentos?
28%
72%
SI NO

En la pregunta relacionada sobre la digitalización de documentos en las PYMES se
muestra que solo un 28% de las empresas encuestadas realizan digitalización de sus
documentos , el 72 % de estas empresas aun trabajan con almacenamiento de
documentos en físico , aun cuando cuentas con el acceso a las tecnologías para hacer
esos procesos más eficientes.
46
47
9- ¿Qué otros servicios en Gestión Documental que no están incluidos está

interesado que se prestaran por parte de la consultoría?
5% 8%
38%
49%
Acompañamientos Personal en sitio software Otro

Cuando se preguntó a las PYMES en que otros servicios actualmente no ofrecidos por
DM consultoría respondieron de manera favorable a la posible inclusión de brindar
personal en sitio con conocimientos en gestión documental y archivísticas , a su vez
con un 49% de favorabilidad comentan sobre la posibilidad de incluir un software en el
modelo ofertado
10-¿Qué otros servicios en Gestión Documental que no están incluidos está

interesado que se prestaran por parte de la consultoría?
5% 8%
38%
49%
Acompañamientos Personal en sitio

software Otro

47
48

Las PYMES encuestadas tienen la percepción que un servicio como una consultoría
ofrecida por profesionales es algo demasiado costoso , esto podemos asociarlo a que
las firmas de consultoría en gestión documental enfocan sus servicios a grandes
clientes y las PYMES consideran que este tipo de servicios están por fuera de sus
presupuestos.
11-Partiendo de la base que el precio de este servicio le pareciera aceptable... ¿qué

probabilidad hay de que lo utilizase?
9%
4%
6%
43%
11%
27%
Lo utilizaŕa en cuanto estuviese en el mercado Lo utilizaŕa en un tiempo

Puede que lo utilizase en un tiempo No creo que lo utilizase
No lo utilizaŕa Negociaráa el costo

La PYMES reconocen que requieren servicios profesionales para el manejo y

administración de la gestión documental de sus empresas y esto se muestra reflejado
en la siguiente encuentra en donde el 43% de las empresas encuestadas indican que
utilizarían el servicio si el tema de precios no fuera un impedimento
48
49
12-¿Contrataría el servicio de Diagnóstico documental, análisis, evaluación e

interpretación de los procesos y/o metodologías de organización documental que
si tienen en la empresa y diseño de un Sistema de Gestión Documental de
conformidad con la normatividad
5%
3%
7%
19%
66%
Muy probablemente Probablemente Es poco probable

No es nada probable No lo sé

el 66 % de las empresas encuestadas indican que si contratarían los servicios

ofrecidos por DM consultoría , mostrando que estas empresas presentan una necesidad
la cual aún no está siendo cubierta por ninguna empresa consultora o profesionales en
gestión documental
13-¿Contrataría alguno de los servicios que ofrece la consultoría en Gestión

Documental si el precio de cada servicio costaría un promedio de 1.000.000 de
pesos cada uno?
49
50
17%
42%
14%
7%
20%

Planteando un precio base de $1.000.000 de pesos por los servicios ofrecidos el 42 %

de las PYMES encuestadas respondieron de manera positiva a contratación de los
servicios y aun un 25 % de las encuestas muestran que probablemente el precio se
ajuste a sus presupuestos
14-¿Contrataría el servicio a un precio de 2.400.000 pesos?
23%
38%
10%
12%
17%

50
51

Para la pregunta ¿Contrataría el servicio a un precio de 2.400.000 pesos? El 38 % de

las empresas encuestadas responde de manera positiva a la contrataría los servicios de
gestión documental ofrecidos por DM consultoría y con una taza de incertidumbre del
23 % que responde No lo sé , lo cuales podrían ser clientes potenciales si se realiza un
trabajo más profundo de acompañamiento
15-Este servicio lo proporciona un grupo de profesionales y no una empresa de

Outsourcing de archivos. ¿Eso lo hace más, o menos interesante para usted?
8%
11%
5%
76%
Más interesante Menos interesante

Ni más ni menos interesante, no hay diferencia No lo sé

se evidencia que las PYMES desean contratar servicios profesionales ya que el 76% de
las empresas encuestadas indicaron qué era más interesante el hecho que este servicio
51
52
fuera suministrado por un grupo de profesionales lo cual se muestra alineado a lo

propuesto por DM consultoría.
16-¿Cuenta su empresa con un servicio de organización de archivos?
16%
84%
SI NO
El 84% de las empresas encuestadas respondió que actualmente no cuentan con

ningún sistema de gestión documental implementado en la empresa, lo cual genera una
oportunidad grande de posicionamiento ya que es un servicio que será nuevo para las
empresas las cuales se pretende ingresar.
52
53
17-¿Conoce la forma como se debe organizar sus documentos?16. ¿Cuenta su

empresa con un servicio de organización de archivos?
7%
93%
SI NO

Las Pymes no conocen o no tienen un programa establecido de gestión de archivos
implementado en las empresas, únicamente el 7% de las empresas encuestadas
respondió de manera favorable a la pregunta cuenta su empresa con sistemas de
organización de archivos.
53
54
Análisis de Competencia
El factor diferenciador de DM Consultoría con la competencia es el la implementación

de un servicio focalizado hacia las necesidades de pequeñas y medianas empresas,
entendiendo que el proceso de consultoría no se limita al ejercicio de brindar pautas y
trasmitir buenas practicas al interior de la empresa; incluye acompañamiento, monitoreo
constante y capacitación para garantizar la efectividad del trabajo realizado, buscando
la satisfacción de nuestros clientes.
Dentro de la competencia directa encontramos firmas de consultoría con una amplia

trayectoria y reconocimiento a nivel nacional ,constan con un portafolio en el cual
incluyen diversos servicios tales como consultoría en gestión documental , digitalización
de documentos , custodia , alimentación de base de datos e implementación de
software de gestión documental.
El proceso de gestión documental se ejecuta en dos etapas el diagnóstico inicial, en

donde se realiza un levantamiento de información, se conoce el estado actual de la
producción actual de documentos y de recursos físicos con los cuales cuenta la
empresa, se evalúan los recursos tecnológicos actuales y como entregable se brinda un
informe que contiene las oportunidades de mejora detectadas a ser implementadas en
la empresa.
En la fase de implementación se despliega el diseño de un sistema de gestión

documental de acuerdo a las necesidades del cliente esto apoyado de capacitaciones y
acompañamiento al cliente.
Dentro de los principales competidores encontramos que aplican las mismas

condiciones de ejecución de la consultoría en dos fases, la tabla a continuación se
muestra la comparación de servicios y precios de los principales competidores:
54
55
Tabla 4 Competidores DM Consultoría

SERVICIO SERVISOFT SCAD COLOMBIA ALMARCHIVOS S.A DM CONSULTORÍA
En el diagnóstico En la fase inicial en ALMARCHIVOS en el El diagnóstico inicial en
Inicial SERVISOFT SCAD COLOMBIA se proceso inicial brinda DM consultoría de
se enfoca en la realiza un inventario capacitaciones al realiza de manera
documentación de los recursos personal de la empresa trasversal para todas las
critica de la tecnológicos actuales para tramitar técnicas y
áreas funcionales de la
empresa de la empresa y sus metodologías modernas empresa entendiendo
generando pautas posibles remplazos de gestión de archivos que el nicho de mercado
de que información por herramientas más son pequeñas y
DIAGNOSTICO INICIAL se puede o no optimas medianas empresas que
eliminar cuentan con recursos
financieros y
tecnológicos limitados ,
como entrega se brinda
un informe que contiene
las oportunidades de
mejora detectadas a ser
implantadas
El servicio de SCAD proporciona Se realiza un proceso Se realiza
gestión documental servicios adicionales de modelamiento de un acompañamiento
den SERVISOFT ofrecidos por ellos sistema de gestión constante antes ,
está enfocada en la tales como manejo documental ajustado a durante y después de
optimización de electrónico de la legislación realizada la consultoría ,
recursos de documentos, servicios colombiana , incluyen la busca que el trabajo
papelería en la de organización de venta de un software en realizado sea una
IMPLEMENTACIÓN empresa tales archivos escaneado modalidad de renta para herramienta para la
CONSULTORÍA como carpetas y/o de documentos , los la optimización de las mejora de la
AZ cuales son servicios tareas competitividad de la
adicionales y no están empresa , trasmitiendo
incluidos dentro del prácticas y metodologías
servicio de consultoría de vanguardia apoyados
con los recursos
tecnológicos actuales de
la empresa
Este análisis se realizó frente a los competidores más representativos dentro del
mercado Bogotano, entendiendo que el servicio de gestión documental se brinda en
dos etapas una de diagnóstico y una posterior en donde se pone en marcha el plan de
mejoramiento que contempla la consultoría de la siguiente manera:
Tabla 5 Comparación precios Competidores

SERVICIO SERVISOFT SCAD COLOMBIA ALMARCHIVOS S.A DM CONSULTORÍA
DIAGNOSTICO INICIAL $ 4.500.000 $ 4.900.000 $ 3.800.000 $ 1.800.000
IMPLEMENTACIÓN
$ 5.200.000 $ 5.800.000 $ 4.500.000 $ 3.100.000
CONSULTORÍA
Los precios fueron establecidos de acuerdo a la política de precios (ver módulo VII).
55
56
De estas empresas encontradas en el mercado, hemos tomado las más relevantes, a

fin de hacer una breve descripción de sus ventajas y desventajas, lo cual presentamos
a continuación:
Tabla 6 Competidores DM Consultoría

SERVISOFT SCAD COLOMBIA ALMARCHIVOS S.A DM CONSULTORÍA
SCAD COLOMBIA
Cuenta con trayectoria de ALMAARCHIVOS es una de
incursiono en el mercado
más de 20 años , tienen las empresas insignias de la DM consultoría ofrece tarif
hace 10 años como una
presencia en varios países gestión documental en muy atractivas para
firma de consultoría en
de Latinoamérica , cuentan Colombia por su trayectoria y pequeñas y medianas
gestión documental ,
con software propio de amplio portafolio de servicios empresas , adicionalment
actualmente realizan
gestión documental que incluyen desde brinda acompañamiento
venta de hardware para
llamado (MERCURIO) , no transporte, capacitación constante pa
VENTAJAS gestión documental
solo se dedican a la organización ,digitalización, las empresas que adquier
(scanner impresoras) son
consultoría si no que destrucción de archivos y sus servicios, el target de
una marca reconocida por
también a la gestión documental , lo cual la mercado objetivo es poco
desarrollos en
implementación de convierte en una excelente explorado por empresas
plataformas móviles de
sistemas informáticos para opción ´para empresas con tradicionales de gestión
comunicación y
el manejo eficiente de grandes volúmenes de documental en Colombia
sistematización de
información producción de archivos físicos
sistemas de facturación
Su imagen corporativa se
vio afectada a finales del A pesar de ser una de las Al ser un proyecto nuevo
año 2015 debido al empresas líderes en Su target de mercado se presenta baja reputación
proyecto de venta de citas gestión documental en encuentra enfocado a reconocimiento en el
para realizar el trámite de Colombia, uno de sus empresas de gobierno y mercado, DM consultoría
visas en Antioquia debido a productos estrella no es multinacionales, no dando deberá hacer fuertes
que su sistema de la consultoría , se cabida a pequeñas y campañas de mercadeo
DESVENTAJAS
información MERCURIO encuentran enfocados a medianas empresas entre su posicionamiento de marc
fue insuficiente para la prestación de servicios portafolio de servicios , lo cual haciendo uso de diferente
atender la demanda de profesionales, limita un poco la cantidad de medios como internet y
usuarios lo cual generó implementación se participación en el mercado visitas presenciales para
malestar y una mala servicios en sitio y venta que puedan ejercer poder consolidad la fidelid
imagen de los servicios de hardware y software de sus clientes
brindados por SERVISOFT
56
57
Descripción de los servicios
SERVICIOS QUE OFRECE LA CONSULTORIA EN GESTIÓN DOCUMENTAL
Análisis de la situación actual de la empresa por medio de un diagnóstico:
1. Estado actual de la producción (física, electrónica u otro medio) de documentos.

2. Estado actual de la disposición final de los documentos (física, electrónica u otro
medio) y su almacenamiento.
3. Estado actual de los recursos físicos, humanos y financieros para la operación de
la Gestión Documental.
4. Diagnóstico y brechas de los recursos tecnológicos para la gestión documental.
Propuestas de mejora: Informe resultante del diagnóstico.
1. Presentación y aceptación del informe según los puntos realizados en el

diagnóstico.
Diseño de un Sistema de Gestión Documental de acuerdo a las necesidades

detectadas:
Acorde al informe presentado y aceptado por el empresario se procede a diseñar el

Sistema de Gestión Documental tomando como referente todos los aspectos
detectados en el diagnostico los cuales pueden contener:
1. Introducción a la Gestión Documental.

2. Componentes e implementación del Sistema de Gestión Documental.
3. Gestión electrónica de documentos.
4. Situaciones que impiden la adopción de forma dinámica al Sistema de Gestión
Documental.
Capacitaciones y talleres relacionadas con los procesos de las Gestión Documental:
1. Organización, clasificación y ordenación de los documentos.

2. Almacenamiento de sus documentos en los distintos soportes.
3. Legislación archivística.
4. Digitalización de documentos.
Figura 14 Servicios
57
58
El servicio principal de DM consultoría consiste en brindar consultorías y capacitaciones

a Pymes y Micro pymes cuyas operaciones demanden una producción considerable de
documentos en formato físico o digital.
Inicialmente DM Consultoría se concentrara en la atención de pymes y micro pymes
del sector de chapinero (el lago), pero no se descartan la atención en diferentes zonas
de la ciudad donde puedan existir pymes y micro pymes que requieran de los servicios
ofrecidos.
Perfil del cliente
Los clientes de DM Consultoría son pequeñas y medianas empresas que manipulen

cantidades considerables de flujos de información en documentos físicos y magnéticos
y deseen optimizar sus procesos sin necesidad de hacer inversiones excesivas en
compras de tecnología o en contratación de servicios profesionales como una
consultoría.
Tabla 7 Tipos de clientes DM Consultoría

TIPO DE
PERFIL COMPORTAMIENTO CONCLUSIONES
CLIENTE
Microempresa Empresas con personal poco Empresas con recursos Podría diseñarse en un futuro
1 a 10 calificado , generación básica limitados , pueden estar en diseñar servicios
Empleados de documentos, disposición a interesados en servicios de suplementarios a menores
contratación de servicios baja capacitación más que de costos para generar servicios
consultoría más atractivos para este tipo
de clientes
Pequeña Empresas con una producción Capacidad moderada de El precio de los servicios de
empresa de documentos moderada , inversión en consultoría , DM Consultoría será el factor
11 a 50 puede existir controles básicos desconocen la cantidad de diferenciador en este tipo de
Empleados de gestión de archivos documentos que producen clientes
Mediana Empresas con una producción Desean ser competitivas , Están son las empresas más
empresa de documentos altas , existe desorden si no hay atractivas para DM
51 a 250 dispuestas a invertir , pueden políticas claras de Consultoría ya que serán las
Empleados existir algunas políticas de administración de documentos más interesadas en mejorar
gestión de archivos moderada su competitividad y optimizar
sus procesos
58
59
MODULO VIII: MARKETING
Política de producto:
59
60
El producto se define como un conjunto de atributos tangibles e intangibles que abarcan

empaque, color, precio, calidad y marca, además del servicio y la reputación del
vendedor; el producto puede ser un bien, un servicio, un lugar, una persona o una idea
(Stanton, Walker, & Etzel, 2007)
De acuerdo a esta definición DM Consultoría ofrecerá servicios de asesoría, consultoría

y capacitación en sistemas de gestión documental; realizadas por personas altamente
calificadas para lograr satisfacer la expectativa del cliente frente a la necesidad de un
manejo adecuado de la información; además de actualización del sistema de gestión de
acuerdo a nuevos requerimientos del cliente.
Se desarrollaran estrategias para lograr posicionar el servicio en el mercado de la
manera más favorable. Por lo cual se analizaran los atributos del servicio y beneficios
de este:
Metodología consistente: se establecerá una metodología para cada fase en la cual
se tendrá en cuenta las sugerencias del cliente, ya que esto facilitara el trabajo para
ambas partes y así se lograra entender la necesidad real del cliente
Prestigio de la empresa: aunque la empresa no tiene mucho tiempo en el mercado se
pretende que el cliente nos reconozca por referencias de otras empresas gracias al
buen trabajo de implementación.
Consultores certificados: se cuenta son personal altamente calificado el cual siempre
está en constante capacitación para lograr los mejores resultados.
Calidad del servicio: se prestara el servicio de la manera en que se presentó la
metodología con el fin de no generar demoras, ni retrasos en los tiempos pactados lo
cual dejara una buena imagen del servicio ante el cliente.
Adaptación a las necesidades: se realizaran actualizaciones al sistema de gestión
documental de acuerdo a la nueva necesidad del cliente; generando fidelización en
caso de nuevos requerimientos.
Acompañamiento guiado durante el proceso: se realizara acompañamiento en el
proceso de implementación del sistema de gestión ya que consideramos importante
que el cliente comprenda el servicio que adquirió y sienta que realmente este servicio
satisface sus necesidades.
De acuerdo a las características del servicio este tiene un público objetivo muy claro
que son empresas pequeñas y medianas que ofrecen servicios tecnológicos; las cuales
evidencian la necesidad de proteger su información y reducir al máximo la perdida de
esta. Se fidelizara al cliente con un excelente servicio posventa que conlleva
capacitaciones y actualizaciones del sistema de gestión.
60
61
El producto que ofrece DM Consultoría se diferenciara de la competencia por la calidad

del servicio dado que siempre se estará en busca de la mejora del sistema de gestión,
ofreciendo actualizaciones que traen consigo nuevos beneficios con el fin de que el
sistema sea más amigable para el operario y fácil de manejar. Se pretende que el ciclo
de vida del producto permanezca en constante madurez ayudado por la promoción de
ventas y así lograr un crecimiento progresivo a través del tiempo.
DM Consultoría adaptara el producto a los continuos cambios que se generen de
acuerdo a las necesidades del cliente y los requisitos legales que se establezcan, lo
cual no será impedimento para seguir prestando un servicio con calidad.
Política de precios:
El precio se puede definir como la cantidad de dinero u otros elementos de utilidad que
se necesitan para adquirir un producto (Stanton, Walker, & Etzel, 2007); este tiene una
connotación importante en la mente del consumidor el cual buscara siempre precios
bajos, en la economía ya que es el regulador fundamental del sistema económico y en
la empresa dado que es el determinante de la demanda de un producto o servicio.
Basados en estos conceptos el precio de las consultorías realizadas por DM
Consultoría debe contribuir a lograr los objetivos de la empresa: tener una imagen y
servicio de calidad, mantenerse en el mercado y generar la utilidad esperada. El precio
aplicado al producto se fijó teniendo en cuenta factores como: costo de realizar la
consultoría, precios de la competencia, la demanda hacia el servicio. La estrategia de
precio que se utilizara será de penetración en el mercado con el fin de ir excluyendo la
competencia potencial con el objetivo de atraer rápidamente clientes.
Adicionalmente se envió la encuesta a 100 Pymes del sector tecnológico,
preguntándole sobre el interés de adquirir un sistema de gestión documental y el valor
el cual estarían dispuestos a pagar por este servicio; obteniendo los siguientes datos
los cuales ayudaron a definir el precio de acuerdo al análisis de estos resultados:
61
62
Figura 26 Análisis resultados pregunta 12- Encuesta directa a Pymes Sector Tecnológico
Fuente: Autores proyecto
El 80% de las Pymes encuestadas, opina que pagar alrededor de $3’200.000 por un
servicio de gestión documental completo es factible. De aquí se determina que el costo
de la consultoría 2 se le fije un precio de $3´100.000.
Para la consultoría 1, en la encuesta la pregunta 13 y 14 se pide la opinión sobre otros
valores de los servicios, a lo cual se obtuvo lo siguiente:
Figura 27 Análisis resultados pregunta 13 y 14 Encuesta directa a Pymes Sector Tecnológico

Sacando la media entre los dos precios, se obtiene un valor promedio de $1´800.000
para la consultoría 1.
62
63
Teniendo en cuenta lo mencionado anteriormente se definen los precios para las

consultorías de la siguiente manera:
PRODUCTOS
Nombre % Capacidad Instalada Precio de Venta (miles) Capacidad Instalada de
Del Producto y/o Servicio Utilizada Año / mes 1 Para Cada Producto y/o Servicio Productos y/o Servicio (un)
CONSULTORIA 1 85,00% 1.800,000 36
CONSULTORIA 2 85,00% 3.100,000 48
Figura 28 Cuadro de precios por servicios DM Consultoría S.A.S
Política de promociones:
Se realizará una página Web con dominio propio por medio de Wix, que brinda facilidad
de creación de contenido libre sobre lo que desee la empresa. Ofrece dos tipos de
costos para unidades de negocio:
MODULO PRECIO COP/MES PRECIO COP/AÑO

eCommerce $ 24.266,55 $ 291.198,60
Unlimited $ 18.650,00 $ 223.800,00
Figura 29 Precios página WEB-Wix

Fuente: (Wix, 2016)
63
64
Está página Web se replicará con el uso del servicio de Google AdWords, con el cual se
logran obtenerlos siguiente beneficios:
Tabla 7 Servicios Google AdWords
Ítem Descripción Costos

Si desea atraer nuevos visitantes a su sitio web,
aumentar las ventas en línea, hacer que lo llamen o
Destaque su empresa
incentivar a sus clientes a regresar por más, Google
AdWords puede ayudarlo.
Puede llegar a clientes potenciales en sitios web

Conéctese con clientes en toda relevantes de toda la Web. Las distintas opciones le Si no lo visitan, no paga:
la Web permiten orientar sus anuncios a los clientes en el Registrarse en Google
momento y el lugar indicado. AdWords es gratis. Sólo paga
cuando alguien hace clic en
Google AdWords muestra cuántas personas ven su su anuncio para visitar su sitio
anuncio y qué porcentaje hace clic para visitar su web o lo llama. Es decir,
sitio web o llamarlo. Con las herramientas de cuando su publicidad es
Medible, eficaz y flexible
seguimiento, incluso puede ver las ventas reales que exitosa.
genera su sitio web como resultado directo de sus
anuncios. Sólo comience con el
presupuesto diario que le
Puede realizar ajustes en sus anuncios, probar parezca adecuado y ajústelo
Pausar, comenzar, detener,
términos de búsqueda nuevos, detener la campaña y sobre la marcha, con un
probar presupuesto de 10,000-
reanudarla cuando lo desee de forma gratuita
20,000 COP por día, por
Oriente sus anuncios a clientes en determinados ejemplo.
Anuncie de forma local o global países, regiones o ciudades, o a una distancia
específica de su empresa.
Llegue a las personas Los usuarios de Google encontrarán su empresa

adecuadas en el momento precisamente cuando están buscando lo que usted
oportuno ofrece.
Fuente: (Google AdWords, 2016)
El mejor uso en la actualidad para que una empresa nueva sea más conocida es usar
marketing de Guerrilla la cual es una estrategia publicitaria que utiliza técnicas
publicitarias poco convencionales y que requieren una inversión mínima para conseguir
la máxima difusión mediática a través de ellas (Conrad, 1998), como se aprecia en la
siguiente figura:
64
65
Figura 30 Aplicación Marketing de Guerrilla DM Consultoría

Asimismo, la participación en ferias para emprendedores para mostrar la unidad de

negocio a potenciales clientes tales como la que organiza cada año en el mes de Abril
la Cámara de Comercio de Bogotá (ccb). También inscribir la unidad de negocio en
Innpulsa Colombia, que es una institución del Gobierno Nacional, creada en febrero de
2012, para apoyar y promover el crecimiento empresarial extraordinario, es decir, a
iniciativas de negocio que puedan crecer de manera rápida, rentable y sostenida.
(innpulsa, 2016).
Política de Distribución:
Las organizaciones que proporcionan productos, en lugar de servicios, usan canales de
distribución como intermediarios para llevar los productos a los clientes. Este sistema
crea una relación indirecta entre el fabricante y el cliente. En el sector de servicios, la
relación es directa. La empresa de servicios lleva el servicio directamente al cliente. En
el sector de consultorías, por ejemplo, el cliente trata directamente con la persona que
lleva el servicio.
Política de Servicio al cliente:
La clave para el éxito de un servicio al cliente (SAC) es la calidad de la relación. Según
Kotler , (2006), “Maximizar el valor para el cliente, significa cultivar una relación de largo
plazo con él”. En otras palabras, es asegurarle a los clientes el compromiso de que
ellos siempre serán importantes para la empresa, que cada uno no es solo un cliente,
sino alguien con valores, con quien se tiene una relación de integridad. Teniendo en
cuenta la definición anterior para DM Consultoría se especifica la política de atención al
cliente de la siguiente manera:
65
66
Figura 31 Política de Servicio al cliente DM Consultoría

Para cumplir esta política, DM Consultoría tendrá la revisión constante del flujograma
servicio al cliente:
Figura 32 Proceso de revisión política SAC

66
67
Proyección de ventas
Podemos entender la proyección de ventas como la predicción que el departamento de

ventas haga acerca de las ventas que espera lograr en un periodo de tiempo
determinado, lo cual implica predecir el futuro.
Para la proyección de ventas de DM Consultoría se utilizara el método de regresión
lineal el cual está definido bajo la siguiente formula:
Y = bx +a donde:
Y: Es el valor calculado
a: Es el intercepto
b: Es la pendiente de la línea
X: Es el predictor
Bajo el supuesto de demanda para la consultoría Nº 2 en el primer periodo; se obtuvo

48 servicios y en base a estos se realizaron los siguientes cálculos:
Tabla 8 Demanda periodo inicial
Servicios realizados primer periodo
MES Servicios realizados
Enero 2
Febrero 2
Marzo 3
Abril 3
Mayo 4
Junio 5
Julio 4
Agosto 4
Septiembre 5
Octubre 5
Noviembre 5
Diciembre 6
Aplicando el método seleccionado, se halló el valor de la incógnita reemplazando los
valores arrojados para b y para a que este caso son 0,2387 y 1,8636 respectivamente
como se representa en la Figura 22:
67
68
Servicios realizados Primer Periodo

7
6
5 f(x) = 0.328671328671329 x + 1.86363636363636
4
3
2
1
0
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Figura 33 Regresión lineal demanda Inicial Consultoría Nº 2
De acuerdo a este resultado se halló la demanda para los siguientes periodos de la

siguiente forma:
Y = bx +a, donde se reemplaza la incógnita para hallar los valores estimados de
demanda.
Y: 0,3287(13) + 1,8636 = 6 consultorías; donde (13) es el número del periodo a hallar.
En la tabla 10 se presenta la demanda pronosticada del segundo al quinto periodo:
Tabla 9 Pronostico de venta para Consultoría N° 2
SERVICIOS A PRESTAR
MES
2º periodo 3º periodo 4º periodo 5º periodo
ENERO 6 10 14 18
FEBRERO 6 10 14 18
MARZO 7 11 15 19
ABRIL 7 11 15 19
MAYO 7 11 15 19
JUNIO 8 12 16 20
JULIO 8 12 16 20
AGOSTO 8 12 16 20
SEPTIEMBRE 9 13 17 21
OCTUBRE 9 13 17 21
NOVIEMBRE 9 13 17 21
DICIEMBRE 10 14 18 22
68
69
Para la consultoría Nº 1 en el primer periodo se obtuvo 36 servicios y en base a estos

se realizaron los siguientes cálculos:
Servicios realizados Primer Periodo

6
3
f(x) = − 0.020979020979021 x + 3.13636363636364
2
0
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Figura 34 Regresión lineal demanda Inicial Consultoría Nº 1
Tabla 10 Pronostico de venta para Consultoría N° 1

SERVICIOS A PRESTAR
MES
2º periodo 3º periodo 4º periodo 5º periodo
ENERO 3 3 4 4
FEBRERO 3 3 4 4
MARZO 3 3 4 4
ABRIL 3 3 4 4
MAYO 3 3 4 4
JUNIO 3 3 4 4
JULIO 3 4 4 4
AGOSTO 3 4 4 4
SEPTIEMBRE 3 4 4 4
OCTUBRE 3 4 4 4
NOVIEMBRE 3 4 4 4
DICIEMBRE 3 4 4 4
De acuerdo al modelo de pronóstico utilizado; para el quinto periodo se tendrá una

demanda de 237 servicios de consultoría Nº 2 (fase de diseño y capacitaciones) al año,
adicional se observa que para el quinto periodo la utilización de capacidad estará al
100%. En cuanto a la consultoría Nº 1 se tendrá una demanda de 48 servicios, la cual
es estable durante el periodo 4 y 5 e igualmente su utilización de capacidad estará al
69
70
100%, pero se debe validar que con esta capacidad se logre dar respuesta a todos los
clientes que solicitaran el servicio.
Se puede observar también que los clientes tendrán mayor tendencia de compra hacia
la consultoría Nº 2, lo cual es favorable para la empresa ya que genera mayores
ingresos.
NIVEL DE UTILIZACIÓN CAPACIDAD
CONSULTORIA
INSTALADA 1 A CONSULTORIA 2
Año 2 90,00% 90,00%
Año 3 95,00% 95,00%
Año 4 100,00% 100,00%
Año 5 100,00% 100,00%
Figura 35 Nivel de utilización DM Consultoría S.A.S
70
71
MODULO IX. PLAN OPERATIVO
71
72
Descripción del proceso de fabricación del producto o prestación del servicio:
En las siguientes figuras se representa la metodología que realizaría DM Consultorías

para atender los servicios:
FLUJOGRAM A: SOLICITUD SERVICIO Y

DIAGNOSTICO GESTIÓN DOCUM ENTAL
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO TIEM PO
1 Inicio
Establecer las fechas para la E-mail y/o llamada

2 Se recibe la solicitud del
Cliente visita a la empresa telefónica
Socializar con el Cliente los

Se realiza la visita al
3 cliente para conocer sus requerimientos que busca sean
requerimientos atendidos por la Consultoria
Diligenciar el Formato de Formato de Cotización en

Se le envia al cliente la cotización
del servicio requerido en el Cotización en servicios de servicios de Gestión
4
Formato Cotización en servicios Gestión Documental Documental F-A - DOC-01
de Gestión F-A - DOC-01
F-A - DOC-01 diligenciado.
Relacionar en el f ormato de
Investigación Preliminar Diligenciar el formato de Formato de Investigación
F-A - DOC-02 los aspectos
5 negativos de la gestión Investigación P reliminar P reliminar F-A - DOC-02
documental detectados F-A - DOC-02 diligenciado.
Diligenciar el formato de Formato de Diagnostico

Relacionar en el f ormato de
Diagnostico Documental la Diagnostico Documental Documental
6
inf ormación requerida F-A - DOC-08 F-A - DOC-08
F-A - DOC-08
diligenciado.
Informe elaborado y
Elaborar el inf orme del Elaborar el informe de
7 diagnostico y el Acta de Formato Acta de entrega
diagnostico acompañado del Acta
entrega de inf ormes de informes F-A - DOC-03
F-A - DOC-03 de entrega de informes
Entregar de l informa con todos
Entregar el inf orme de los aspectos detectados al

8
diagnostico al Cliente. momento del diagnostico
documental
Archiv ar copia
del recibido Archivar la copia del informe
9 del inf orme Informe recibido
recibido por el cliente
10 Fin
72
73
FLUJOGRAM A: DISEÑO DEL SISTEM A DE GESTIÓN

DOCUM ENTAL
1 Inicio

2 Se recibe la solicitud del Cliente visita a la empresa telefónica
Socializar con el Cliente la

Se realiza la visita al cliente
3 para acordar el diseño del estructura del Sistema de
Sistema de Gestión Gestión Documental
Documental
Formato de Investigación
Organizar y alistar la Recopilación de los formatos P reliminar F-A - DOC-02
información para elaborar el
4 utilizados en la primera etapa Formato de Diagnostico
diseño del SGD
del dignostico documental Documental
F-A - DOC-08
Diseñar el documento para el Se diseña el documento donde

Sistema de Gestión Documental se plazma el Sistema de Gestión
5 basado en lo hallazgos Informe elaborado
Documental basado en la
normatividad archivística.
Presentar y socializar el Se presenta el informe

6 documento terminado al resultante y la metodologia Informe presentado
cliente. aplicada para su elaboración
7 Realizar los ajustes al Según las sugerencias del Informe ajustado según
documento según
requerimientos del cliente. cliente se ajusta el documento recomendaciones cliente
Se elabora y presenta el informe final

con el Acta de aprobación del P resentación y aprobación
8 Firma acta satisfacción
documento "Diseño del Sistema de informe
Gestión Documental."
El cliente es el encargado de
9 Implementación y seguimiento realizar la implementación y N/A
del SGD por parte del cliente
seguimiento
Archiv ar copia
del recibido Archivar la copia del informe
10 del inf orme. Informe recibido
73
Fin
74
FLUJOGRAM A: CAPACITACIONES Y TALLERES
1 Inicio
Establecer los temas de

2 Se recibe la solicitud del Cliente capacitación que se requiere por
parte del cliente
Diligenciar el Formato de Formato de Cotización en

Se le envia al cliente la cotización del Cotización en servicios de servicios de Gestión
3 servicio requerido en el Formato
Cotización en servicios de Gestión Gestión Documental Documental F-A - DOC-01
F-A - DOC-01 F-A - DOC-01 diligenciado.
Se elabora el documento Documento diseñado con los

guia según las
4 temas a tratar en las
capacitaciones requeridas
capacitaciones
Se realizá las capacitaciones Realizar la presentación

Cuestionario de
5 según los temas requeridos acompañado de los materiales
satisfacción y asistencia
requeridos
Se presenta informe al cliente P resentación y aprobación

6 de las capacitaciones Firma acta satisfacción
realizadas informe
Archiv ar copia del

recibido del Archivar la copia del informe
7 inf orme Informe recibido
8 Fin
Figura 36 Flujograma del proceso DM Consultoría

74
75
La consultoría en Gestión Documental para Mipymes de Tecnologías, busca brindar a

sus clientes tres servicios los cuales son:
Figura 37 Descripción servicios DM Consultoría

En DM Consultoría focalizamos el servicio de consultoría como la integración de 3

procesos indispensables para lograr obtener el resultado esperado por la empresa que
realizara la contratación de los servicios.
Cada uno de estos procesos es ofertado al cliente como un servicio independiente o
puede ser empaquetado esto dependerá del nivel de intensidad y aceptación que el
cliente desee profundizar en sus procesos de gestión documental.
DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL: El servicio de diagnóstico brindara a la empresa una
visión clara de su estado actual tanto de infraestructura tecnológica, recursos humanos,
niveles de producción de documentos y adherencia a legislaciones archivísticas
vigentes, como entregable de esta fase , DM Consultoría entregada a la empresa
contratante un informe el cual contiene un plan de mejoramiento , orientación hacia las
decisiones más acertadas en el momento de realizar cualquier adquisición o renovación
de algún recurso.
75
76
Metodología para realizar el diagnostico documental:
1. Análisis de la situación actual de la empresa por medio de un diagnóstico

Esta actividad esta comprendida por varias etapas las cuales al ser desarrolladas cada
una de ellas, se inicia con la elaboración del informe de diagnostico documental, el cual
es el producto entregable de nuestro primer servicio.
Etapa A Investigación preliminar.
Recopilación de la información institucional como actos administrativos de creación de
áreas, manuales de funciones, estatutos, organigramas, estructura vigente de la
empresa y demás documentación que nos muestre la función que realiza la compañía.
Etapa B Análisis de la información recolectada.
El analisis de la documentación recopilada e información cuya función es conocer la
estructura funcional de la empresa, esta información es el punto de inicio para conocer
como esta estructurada la empresa y así presentar un propuesta mas acorde al negocio
del cliente.
Etapa C Análisis situación actual.
Observación directa y fotográfica de los ambientes donde se depositaban los archivos,
como realizan todo su proceso documental para ello se revisaran las oficinas
administrativas, bodegas y ambientes donde hubiera documentos (sótanos y azoteas).
Etapa D Elaboración de informe de diagnostico y recomendaciónes a realizar en

la empresa.
Con la elaboración del informe de diagnostico, se presenta a las empresas las
debilidades y amenazas que se tienen frente al menejo de sus archivos y que acciones
podrian realizar para mitigar o solucionar de manera indefinada esta situación que
generaria perdida o demora en la busqueda de información.
Esta primera etapa comprende el denominado diagnostico documental, el cual su
función principal es la de realizar la identificación de aquellos problemas que se
presentan al interior de las empresas relacionados con la gestión documental, de
acuerdo a la siguiente tabla:
76
77
Tabla 11 Guía que sistematiza los pasos para realizar el Estudio Preliminar DM Consultoría
Qué se debe hacer Por qué se debe hacer Cómo realizarlo
Para identificar y documentar el fin y cometido

Investigación de la organización, su estructura, su entorno
preliminar sobre la legal, normativo, económico y político, los
institución. factores críticos y debilidades en relación con
Compilación de la información institucional.
la gestión de documentos de archivo.
Análisis e Para analizar las actividades de la Entrevista a las dependencias y

interpretación de la organización, identificando y documentando funcionarios generadores de documentos
información cada función, actividad y operación, (Encuesta – Estudio Documental).
recolectada. estableciendo una jerarquía entre ellas.
En otras palabras podemos representar que el diagnóstico es entendido como la

búsqueda e identificación de problemas, oportunidades y objetivos, así como el análisis
y evaluación de las necesidades de información y mantenimiento del programa, además
de planes de mejoramiento y planes de contingencia (Fernández, 2001). Ver Anexo 2
flujograma del Diagnostico Gestión Documental.
La función principal del diagnóstico, es orientar las actividades archivísticas que se
encuentran sin realizar al interior de la empresa y así poder estructurar el Sistema de
Gestión Documental basándonos en la Ley 594 de 2000, Decreto 2609 de 2012
Resolución 8934 de 2014 y demás normas vigentes.
Este diagnóstico identifica la situación actual de los archivos de la empresa, y se
plantea por medio de este documento soluciones definitivas a la situación de
organización documental que se tiene.
Los aspectos donde nos enfocaremos más ampliamente son:
1. RECURSO HUMANO EXISTENTE

Para la realización de las actividades técnicas de las Gestión Documental se debe
identificar que personal dispone la empresa y si vienen realizando actividades
relacionadas con los documentos y que tipo de conocimiento tienen.
2. ESTADO ACTUAL DE LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
77
78
Se analiza si se dispone de procesos o mecanismos que permitan controlar los

documentos que se generan, es decir si se dispone de instrumentos archivísticos o de
un sistema de gestión de la calidad que controla la documentación que se genera.
3. INSTRUMENTOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Se evalúa que instrumentos archivísticos dispone la empresa o está en proceso de
elaboración como son:
1. Tablas de Retención Documental.
2. Tabla de Valoración Documental.
3. Programa de Gestión Documental.
4. Cuadro de Clasificación Documental.
5. Manual de Gestión Documental.
6. Inventarios.
4. INFRAESTRUCTURA FISICA Y TECNOLOGIA
Se procede al observar si se tienen espacios para el almacenamiento de los

documentos en soporte físico, si cuentan con estantería para la ubicación de los
archivos, unidades de conservación y que tecnología utilizan para sus documentos
electrónicos sí disponen de ellos.
A continuación presentamos el Formulario que será utilizado para la realización del

diagnóstico:
DIAGNÓSTICO GENERAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Objetivo: Conocer e identificar la situación actual de la Gestión Documental en la
empresa XXXXXXXX, con el fin de planear soluciones, a las posibles debilidades o
falencias que se tienen, en la administración como la organización del acervo
documental.
Diligenciamiento: Este cuestionario se realizara por parte de la consultoría, para ser
aplicado de manera conjunta al personal responsable de las labores administrativas y
técnicas de la Gestión Documental.
78
79
Cuestionario para ser efectuado en la consultoría.
I. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA.
1. Nombre de la Entidad:
2. Representante Legal:
3. Fecha Creación de la empresa:
4. Dirección:
Tipo de Archivo Central: Gestión: Histórico:
II. PERSONAL DEL ARCHIVO
1. Número de Personas que se tienen:

2. Las Funciones Archivísticas realizadas por las personas encargadas del Archivo.
III. ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO
Cuanto personal dispone el Archivo y la gestión documental:
Profesionales: 1 Tecnólogos: ___ Técnicos: ___ Auxiliares:
Existe Manual de Funciones de Archivo: SI NO
Existe Manual de Procedimientos de Archivo: SI NO
Existe Reglamento de Archivo – Gestión Documental: SI NO
Existe Manual de Correspondencia y/o Comunicaciones Oficiales: SI NO
Las funciones del Archivo se delegan por el Manual: SI NO
Existe comité de Archivo (Comité Administrativo): SI NO
IV.INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
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Tablas de Valoración Documental: SI NO
Tablas de Retención Documental: SI NO
Cuadro de Clasificación Documental: SI NO
Inventarios Documentales SI NO
Programa de Gestión Documental SI NO
Plan Institucional de Archivos SI NO
Observaciones:
V. SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO
Presta servicios internos como:
Fotocopia: SI NO N° promedio mensual:
Consulta: SI NO N° promedio mensual:
Microfilm: SI NO N° promedio mensual:
Digitalización: SI NO N° promedio mensual:
Tipo de Consulta:
Manual: Automatizado: Otro:
¿Especifique?
Cuenta con sala de consulta: SI NO
Tipo de usuario que atiende:
Promedio de consulta semanal:
Promedio de consulta mensual:
Promedio de consulta anual:
VI. ARCHIVO
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En donde está ubicado el Archivo:
Sótano: Mezzanine: ______ Baño: ______ Cafetería: ______ Bodega: _____
Cuántos depósitos tiene el Archivo:
Los depósitos dan a la calle: SI NO
Cumplen con condiciones de seguridad: SI NO
El área de archivo está separada de las demás dependencias: SI NO
Área total del Archivo (metros):
Manejan llaves del Archivo: SI NO Quien la maneja:
Observaciones:
VII. DEPOSITOS (INSTALACIONES)
Qué iluminación posee el depósito: Natural _____ Artificial
Ventilación Natural dada por: Ventanas Puertas ____ Rejillas ____
Otro ¿Cuál?
Los depósitos cuentan con Sistemas de Regulación como:
Temperatura: SI NO Iluminación: SI NO Ventilación: SI NO
VIII. PREVENCIÓN DE DESASTRES
Existe un plan de prevención de desastres para el archivo: SI ___ NO
El edificio posee extintores: SI NO ___
No. de extintores en el área de Archivo:
Cuenta la organización con un Comité de Salud Ocupacional: Si NO ____
Con brigadas: SI NO ___ Planes de evacuación: SI NO____
Señalización SI___ NO
Vigilancia: SI NO ___ Sistemas de Cámaras de Seguridad: SI ___ NO
Existe algún tipo de dotación para el personal de Archivo: SI NO __
Guantes: Tapabocas: ___ Bata: Gafas: Otro ¿Cuál?:

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82
Se realiza mantenimiento a los documentos: SI ___ NO Con qué
Frecuencia?: Anual: ____ Semestral: ____ Mensual: ______
Se realiza labores de control microbiológico en la documentación: Si __ NO
Con que productos:
Observaciones:
IX. ALMACENAMIENTO
Fechas extremas de la documentación:
Metros lineales de la documentación:
Soporte de la documentación: Papel: Cartográfico: ____ Planimetría: _____ Cinta

magnética: Microfilm: ____
La documentación se encuentra ubicada en:
Estantería: Archivadores: Cajas: Planotecas: ____ A-Z:
Otro ¿Cuál?
Se folian los documentos: SI ___ NO
Tipo de estantería: Metal: Madera:
Observaciones:
X. ACTIVIDADES DE INTERVENCIÓN ARCHIVISTICAS
Se encuentra organizada la documentación: SI ___ NO
Alfabética: ___ Alfanumérica: ___ Cronológica: ___
Cuenta con instrumentos de consulta y recuperación de la información: SI NO __
Guía: __ Índice: ___ Catalogo: __ Inventario: Base de datos: __ Cuadros de

Clasificación: _______
El archivo realiza transferencias: SI NO ___
Manejan Tablas de Valoración Documental: SI ___ NO
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Tablas de Retención Documental: SI ___ NO
Existe Fondos Documentales Acumulados: SI NO__ Metros Lineales: Pendiente por

realizar a medición.
Se ha realizado eliminación de documentos: SI __ NO Con actas ___ Tipo de

Material ____________
Han tenido perdida de documentación: SI __ NO
Porque?
Como se realiza la producción física de los documentos en las Oficinas productoras:
Según el Manual.
Como se realiza la producción electrónica de los documentos en las Oficinas

productoras:
No se está realizando por la falta de capacitación de la Herramienta Tecnológica.
Observaciones:
XI. PRESERVACION DOCUMENTAL
En el archivo hay presencia de:
Hongos: Bacterias: ______ Roedores: Insectos: ________
Se realizan tratamientos de conservación al archivo: SI ___ NO
Preventivos: ____Correctivos: _____
La documentación es preparada físicamente para transferencias: SI NO ___
Se legajan los documentos: SI NO ____
Se usan: Ganchos metálicos: ____ Clips: ____ Cintas: _____ Plástico: Otro ¿Cuál?
Se realiza foliación: SI __ NO
Como se realiza:
Se hace empaste o encuadernación: SI NO ___
Cuál es la disposición final de la documentación en físico: Falta las TRD.
Existen protocolos de seguridad para la documentación en físico: SI ___ NO
Cuáles?
Existen protocolos de seguridad para la documentación electrónica: SI__ NO

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Cuáles?
Existen protocolos de seguridad informática: SI ___ NO Cuáles?
Existe un programa de conservación documental electrónica a corto mediano y largo

plazo: SI ___ NO
Existen procedimientos para la migración tecnológica en formatos y software:
SI __ NO X
Observaciones:
XII. MEDIOS TECNOLOGICOS
Cuenta con equipos suficientes para el funcionamiento del archivo: Si__ No

Computadores: Si No___ Cuántos:
Fax: Si___ No Cuántos:
Teléfono: Si No___ Cuántos:
Fotocopiadora: Si___ No Cuántos:
Servicio telefónico en red: Si No___ Cuántos:
DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: La fase de diseño es el paso

siguiente una vez superada la etapa de diagnóstico, para esta fase DM Consultoría
diseñara, y presentara un sistema de gestión documental acorde a las necesidades de
la empresa, el informe generado en la fase de diagnóstico será el insumo principal para
lograr determinar cuáles son los puntos críticos y que requieren mayor atención en la
empresa.
En la elaboración del documento donde se verá reflejado el diseño del Sistema de
Gestión documental, acorde a las necesidades que presenta la empresa contendrá los
siguientes apartados:
a) Establecer y documentar su Política en materia de gestión de archivos
b) Tener definida la organización los diferentes componentes del Sistema de Gestión
de Archivos (centralizado, mixto, o descentralizado), así como su interrelación con
otros sistemas de información al interior de la institución.
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c) Definir y conceptualizar aquellos procesos que serán apoyados con soluciones

tecnológicas.
d) Definir roles, responsabilidades y las competencias del personal asignado a las
funciones de archivo, así como la definición de responsabilidades que todo el
personal tiene frente a la producción documental de la institución.
e) Establecer un programa de formación que permita a los funcionarios con
responsabilidades en el Sistema de Gestión de Archivos ampliar y mejorar sus
conocimientos
La inclusión de un Sistema de Gestión de Archivos en una institución, asume
como indicio que todas las instancias de archivo existentes en la organización,
apliquen en forma sistematizada, el flujo de documentos entre ellos en consideración
al ciclo de vida de los documentos.
CAPACITACIÓNES: La fase final de la consultoría consiste en brindar refuerzos,
talleres y actualizaciones al personal administrativo y operativo de la empresa, en
estas capacitaciones afianzaran sus conocimientos adquiridos durante la consultoría,
estas capacitaciones se ofrecen como un servicio adicional y pueden o no ser
contratadas por las empresas.
El servicio de capacitaciones y talleres está estructurado por una serie de temáticas
relacionadas con la gestión documental (ver Anexo 4 Flujograma: Capacitaciones y
Talleres), las cuales pueden ser seleccionados por las empresas a los temas que
sean de su interés.
Al iniciar la empresa un nuevo proceso debe pensar si el talento humano dispone de
los conocimientos necesarios para ejecutar las actividades, muchas veces las
empresas dejan de lado esta necesidad e improvisan actividades lo cual genera que
no se vean los avances efectivos.
Razón por la cual dentro de los servicios que ofrece DM CONSULTORIAS SAS, se
dispone de capacitaciones en temas relacionados con la organización de sus
documentos, almacenamientos de los mismos, legislación archivística y digitalización
de documentos, esto no significa que no podamos realizar capacitaciones en otros
temas importantes de la gestión documental, según las necesidades de la empresa se
realizaran capacitaciones en temas distintos a los propuestos.
Capacitaciones y talleres relacionados con los procesos de las Gestión
Documental:
5. Organización, clasificación y descripción de los documentos.
6. Almacenamiento de sus documentos en los distintos soportes.
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7. Legislación archivística.
4. Digitalización de documentos.
Estrategias pedagógicas
Se entiende por estrategias pedagógicas aquellas acciones que realiza el maestro
con el propósito de facilitar la formación y el aprendizaje de las disciplinas en los
estudiantes. Para que no se reduzcan a simples técnicas y recetas deben apoyarse en
una rica formación teórica de los maestros, pues en la teoría habita la creatividad
requerida para acompañar la complejidad del proceso de enseñanza - aprendizaje.
(Héctor Pinzón asesor Gestión Documental)
En la realización de las capacitaciones se emplearán diversas estrategias de

capacitación como: conferencias, talleres, foros, etc. a continuación se definen en que
consiste cada una de estas estrategias:
•Conferencia: Orientadas al conocimiento, la comprensión de metodologías principios y

problemas de un campo de conocimiento y práctica profesional, mediante procesos de
recepción activos, donde el buen receptor (El que sabe escuchar) realiza constantes y
variadas operaciones mentales al intercomunicarse con los contenidos y formas de
expresión que se desarrollan en una conferencia magistral. De esta manera el
empleado no solo relaciona sus conocimientos con los del conferencista, sino además,
se interroga, explora preguntas y posibles respuestas que van surgiendo durante una
buena exposición. (Texto tomado del libro la Metodología del aprendizaje basado en
problemas)
Taller: Estrategia formativa cuyas unidades de aprendizaje son de tipo práctico

donde predominan o requieren actividades de diseño, planeación, ejecución y manejo
de herramientas. De igual manera existen talleres pedagógicos, que a diferencia de los
talleres técnicos, desarrollan actividades de ejercitación— reflexión, aplicación
intelectual, actitudinal y de destrezas expresivas y lingüísticas. Requieren que el
funcionario realice tareas en condiciones reales y supervisadas. (Texto tomado del libro
la Metodología del aprendizaje basado en problemas)
Foro: Dinámica de grupo que consiste en una exposición realizada por un experto
en un tema, para que los funcionarios disertan sobre diversos aspectos de la temática,
el foro remite a un período de preguntas y respuestas posteriores a la exposición, a fin
de aclarar o ampliar los conceptos emitidos por los participantes. (Texto tomado del
libro la Metodología del aprendizaje basado en problemas)
Se está trabajando por parte de DM CONSULTORES SAS, en el diseño de una guía de

capacitaciones la cual nos gustaría que sea conocida por nuestros futuros clientes para
su mayor conocimiento referente a este servicio.
86
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Modelo de Gestión Documental aplicar en la consultorías
El Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos para las

consultorías a realizarse por DM CONSULTORA SAS, está basado en buenas prácticas
internacionales y en la aplicación de las leyes, políticas, normas, acuerdos y legislación
reglamentaria vigente en materia archivística, emitida por el Archivo General de la
Nación y demás entidades de control que emitan normatividad que este avalada por el
AGN.
El modelo que se pretende establecer para nuestros futuros clientes al momento de
presentarles el informe de diagnóstico, está basado en todo el ciclo de vida de los
documentos, es decir desde que se crean hasta que son eliminados o conservados de
forma indefinida los documentos.
Los procesos de la Gestión Documental con los cuales se desarrollará el servicio de la
consultoría al realizar el diagnostico son:
1. Planeación
2. Producción Documental
3. Gestión y trámite documental
4. Organización documental
5. Transferencia documental
6. Disposición de documentos
7. Preservación a largo plazo documental
8. Valoración documental
En este modelo a desarrollar se puede presentar como propuestas de mejora en

todo lo concerniente al planteamiento de políticas en materia de gestión documental,
diseño de nuevos procesos o ajustes a los que se dispone en la empresa relacionada
con los documentos.
En resumen teniendo en cuenta los diversos modelos que se pueden aplicar para el
establecimiento de un Sistema de Gestión Documental, se presenta el modelo a seguir
por parte de DM Consultores.
87
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Análisis cultural de la Metodología para el

empresa cambio
Diagnóstico Análisis de los Definición de Implementación

“Inicio” procesos Procesos del informe final
por la empresa.
Análisis de la Definición de
Tecnología Tecnología Capacitación
Figura xxx Modelo Gestión Documental DM Consultoría SAS

Dentro de las acciones a tener presente al momento de realizar la consultoría en las

empresas que requieran de nuestros servicios se debe tener en cuenta al iniciar el
proceso los siguientes apartados y ser comunicados a nuestros futuros clientes:
Requisitos normativos emitidos por el Archivo General de la Nación con respecto al
tratamiento de los documentos.
Requisitos Económicos: Para la elaboración, aplicación, implementación y divulgación
de un Sistema de Gestión Documental a corto, mediano y largo plazo, se debe aclarar
con el cliente que es necesario gestionar la apropiación de los recursos para el
desarrollo y mantenimiento de los procesos que se establezcan para la mejora de la
Gestión Documental dentro de la empresa.
Requisitos administrativos: En los requisitos administrativos se le comunica al cliente, la
necesidad de asignar responsables para que la gestión documental se desarrolle de
forma óptima y no presente problemas al realizarse.
Requisitos tecnológicos: El sistema de gestión documental a ser aplicado en la empresa
estará soportado por los recursos tecnológicos con los que dispone la entidad para su
normal funcionamiento, sin necesidad de incurrir a comprar tecnología que incurra a
perjudicar las finanzas de los clientes.
88
89
De acuerdo la figura 15 y el análisis que se realizó de materia prima por cada paquete
de consultoría (Ver módulo XI en Tabla 10 Costos de Materia Prima), se tiene la
relación de procesos y subprocesos que se genera con cada etapa descritas
anteriormente (Ver Anexo 4 Procesos y subprocesos para la consultoría de gestión
documental DM Consultoría)
Proveedores:
Para el caso de la empresa DM Consultorías S.A.S son los siguientes proveedores:

Telefónica Movistar “internet y telefonía”, Servipel Ltda. “papelería”, Discovery
Computer Ltda, “expertos en soluciones tecnológicas”, Intermedia Desing Office
“muebles oficina”.
Movistar: Telefónica Móviles legalizó su composición accionaría en Colombia
desde octubre de 2004, después de adquirir las operaciones de Bellsouth en 10 países
de Latinoamérica. Esta compañía integró la marca Movistar, convirtiéndose en la
principal operadora de comunicaciones inalámbricas con una sola marca en los países
latinoamericanos y España. En Colombia Telefónica Móviles es el segundo operador en
número de clientes. Cuenta con una extensa cobertura a lo largo del territorio nacional y
con un portafolio de productos y servicios en prepago, postpago, datos y contenidos. Su
fortalecimiento de la red GSM le permitió ofrecer al mercado un mejor y variado
portafolio de equipos móviles a precios altamente competitivos
• Gestión Organizacional y Servicios Empresariales GOSEM18: Es una empresa que
desarrollan soluciones tecnológicas y servicios empresariales que permiten optimizar
procesos en las empresas. GOSEM ha desarrollado sistemas avanzados y en línea que
automatizan y virtualizan los procesos de inducción, formación y gestión conocimiento
en las compañías, auditorias y actualizaciones, entre otros temas.
• Discovery Computer Ltda., es una compañía colombiana que nace en 1996, orientada
a la comercialización de Tecnología con el fin de suplir el mercado empresarial y
personal, innovando día a día con productos de alta calidad a precios competitivos y
con un dinamismo comercial que nos lleva a posicionarnos dentro del mercado como
una empresa líder, versátil, de gran trayectoria y con gran experiencia. Contar con un
equipo humano con gran talento y capacidades para brindar el soporte, orientación y la
mejor asesoría a nuestros clientes, hacen que Discovery Computer se distinga por su
calidez y atención personalizada.
• Intermedia es una empresa generadora de ideas, diseños, productos y soluciones
para nuestros clientes, ofrecemos una amplia gama de mobiliario para oficina y
espacios comerciales como archivadores, sillas ergonómicas, escritorios, divisiones,
89
90
muebles modulares, estanterías, salas de juntas, persianas, alfombras, etc. con los
mejores estándares de calidad, garantía y cumplimiento.
Localización
La primera decisión que se tiene que tomar para elegir la localización más idónea de un
negocio es determinar la población donde se va a ubicar, para lo que es necesario
realizar un estudio detallado de algunos factores, entre los que destacan (Canarias,
2014):
 La proximidad al mercado y a los clientes, la distancia a las áreas de influencia

tales como zonas comerciales, la densidad de la población, la pirámide de
población por edades, el nivel de renta de los residentes así como el nivel de
formación o educación.
 Dotación de servicios e industrial de la zona, suministro de agua, luz y teléfono,
así como de la infraestructura necesaria para el tipo de empresa que se vaya a
implantar.
 Las posibilidades de acceso a las materias primas y compradores, cercanía de
los proveedores ya que facilita y reduce los gastos de aprovisionamiento
derivados del transporte.
 La tasa de desempleo, disponibilidad de mano de obra cualificada, así como las
posibilidades de subcontratación.
 Las ayudas económicas y fiscales, las subvenciones, así como incentivos de la
Administración para la creación de empresas en el municipio.
De acuerdo con las observaciones anteriores, se realizó una matriz de localización en la
cual se evaluaron conceptos como costo arrendamiento oficina para 6 personas,
calificación de ISP en el sector, beneficios Tributarios, facilidad de trasporte, seguridad
del sector y clientes potenciales como se aprecia en la siguiente tabla:
90
91
Tabla 12 Matriz de Ubicación Empresa

4 Excelente
3 Óptimo
Evalue cada criterio de 1 a 4
de acuerdo con: 2 Aceptable
1 Poco
recomedable
MATRIZ DE LOCALIZACIÓN
FACTORES Kennedy (Américas) Suba (La Floresta) Ciudad Bolívar (Lucero)

Peso
DETERMINANTES CALIFICACIÓN PONDERACIÓN CALIFICACIÓN PONDERACIÓN CALIFICACIÓN PONDERACIÓN
Costo arrendamiento
0,2 3 0,6 3 0,6 4 0,8
oficina para 6 personas
Calificación de ISP en el
0,3 1 0,3 3 0,9 1 0,3
sector
Beneficios Tributarios 0,1 1 0,1 2 0,2 3 0,3
Facilidad de trasporte 0,1 1 0,1 4 0,4 1 0,1
Seguridad del sector 0,1 2 0,2 4 0,4 1 0,1
Clientes potenciales 0,2 3 0,6 4 0,8 2 0,4
TOTAL 100% 11 1,9 20 3,3 12 2
De acuerdo al diagnóstico de la secretaria de Hábitat (Habitat, 2015),la localidad de

Suba está ubicada en el sector noroccidental de la ciudad; limita al norte con el
municipio de Chía; al sur con la localidad de Engativá; al oriente con la localidad de
Usaquén y al occidente con el municipio de Cota.
Esta localidad se divide en 1162 barrios, organizados en 12 UPZ y una UPR, y tiene
una extensión de 10.058,2 hectáreas (Ha), de las cuales la mayor parte corresponde a
suelo urbano 6.270,74 Ha, 559,22 protegidas, mientras que el suelo rural abarca
3.787,50 Ha, con 910,50 Ha, protegidas. La UPZ más extensa es Niza (757 Ha)
seguida de Tibabuyes (726 Ha), Rincón (710 Ha), La Academia (672 Ha), Suba (653
Ha), Guaymaral (454 Ha), San José de Bavaria (438 Ha), El Prado (433 Ha), Casa
Blanca (420 Ha), La Floresta (393 Ha), Britalia (329 Ha) y La Alhambra (285 Ha). En
relación con los usos actuales del suelo, todas las UPZ de Suba son
predominantemente residenciales, siendo Britalia, El Prado y la Alhambra de tipo
residencial consolidado, San José de Bavaria, Niza y La Floresta de tipo residencial
cualificado, La Academia, Guaymaral y Casa Blanca Suba son tipo desarrollo y Suba,
El Rincón y Tibabuyes de tipo urbanización incompleta. . Además, en Suba hay 392.453
91
92
predios, de los cuales 353.012 son residenciales y 39.441 no residenciales. En la zona

rural de la localidad hay 1.540 predios, de los cuales el 41,23% tiene vivienda y el
58,77% no tiene ningún tipo de vivienda construida.
La localidad de Suba cuenta con cubrimiento casi total de todos los servicios públicos
domiciliarios, la cobertura de energía eléctrica, acueducto, alcantarillado pluvial y aseo
es del 100%, mientras que la de alcantarillado sanitario es del 98%. Por su parte, la de
telefonía fija llega al 92%, y finalmente la de gas natural es del 88%. Por su parte, el
gasto promedio de los hogares de la localidad en el pago de servicios públicos es
cercano a los $135.840, mayor al del promedio de Bogotá ($127.427), lo que ubica a
Suba justo en el medio entre las localidades con mayor y menor pago promedio.
Figura 38 Gasto promedio mensual de los hogares en servicios públicos, 2015

Fuente: Encuesta Multipropósito para Bogotá 2015. Secretaria de Habitat
Distribución de áreas de operación
Distribución operacional de la empresa: Las áreas básicas requeridas para el

funcionamiento de la empresa DM consultorías son los siguientes: La recepción, la sala
de juntas, la sala de capacitación y una oficina de consultoría para cuatro personas.
En ésta área que está comprendida por un espacio de 52m 2 estará ubicada la
recepción, la sala de juntas, la sala de capacitación y un sanitario. En el área de
recepción estará ubicada la secretaria, en este espacio se adecuará un escritorio, una
silla de escritorio, cuatro sillas de espera y un televisor.
En la sala de capacitación se adecuarán 9 sillas, un escritorio, una silla y un tablero; y
en la sala de juntas estarán una mesa con 6 sillas, un televisor, un escritorio.
En la oficina principal se adecuará cuatro escritorios, cuatro sillas de escritorio, dos
sillas de espera, un archivador pequeño y el mueble grande de archivo general. En la
oficina uno, estarán ubicados los cuatro consultores, el contador realizará
92
93
ocasionalmente su labor en alguna de las oficinas que se encuentre disponible en el

momento de realizar la prestación del servicio.
Sección Área (52 m2) Recepción: Secretaria 10,5 m2, Sala juntas: 9.5 m2 Sala de
capacitación 10.5 m2, Baño 8 m2, Oficina: Área de operativa y Gestión Comercial 15 m2.
Figura 39 Distribución áreas operacional DM Consultoría

93
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Ficha Técnica del servicio:
FICHA TÉCNICA SERVICIOS
Versión: 1 Vigencia: 15/04/2016 Código: F-A - DOC-10

FICHA TÉCNICA SERVICIOS DE CONSULTORIAS Y
DD/MM/AA:
CAPACITACIÓNES
Empresa solicitante:
Nombre del Servicio: Consultorías y Capacitaciones en Gestión Documental
Responsable: Consultor DM Consultorias S.A.S
Usuarios: Clientes solicitantes del servicio
Consultoria: La Consultoría está orientado a la solución de problemas y sus acciones tienen la finalidad de
mejorar la organización.
Descripción del servicio:
Capacitaciones y Talleres: Mediante procesos de capacitación y desarrollo diseñados para maximizar el
potencial de desempeño del personal, los equipos de trabajo y la organización en su conjunto.
Página Web: www.dmconsultoria.com
Email contacto: contactanos@dmconsultoria.com.co
Realizar las acciones contempladas por la Superintencia de Industria y Comercio mediante la Resolución
Necesidades y expectativas del
8934 de 2014 en la cual se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de
cliente:
archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintencia de Industria y Comercio.
El plan de trabajo y cronograma será entregado por la empresa dentro de los cinco (5) días hábiles
Plan de trabajo y cronograma:
siguientes a la firma del contrato.
METODOLOGIA SERVICIO
FASES ACTIVIDADES A REALIZAR RESULTADO
1. Diagnostico general de la Gestión En la etapa de diagnóstico se identifica el Identificación de la situación actual que presenta
Documental de la entidad. funcionamiento actual de la organización y su la empresa referente a la gestión documental.
entorno.
2. Diseño detallado de la solución acorde Construcción del Sistema de Gestión Documento macro en el cual se le suministra al
con los requerimientos de la empresa. Documental. cliente todas las acciones a realizar para
establecer el Sistema de Gestión Documental.
3. Capacitaciones y talleres. Capacitar al personal requerido por el cliente Fortalecer la gestión del conocimiento de cada
en temas relacionados a la Gestión uno de los colaboradores y así planear soluciones
Documental. a las diferentes posibles debilidades o falencias
que se tienen en la institución para la
organización y administración del acervo
documental.
Figura 40 Ficha Técnica de Servicio DM Consultoría
94
95
MODULO X. ASPECTOS LEGALES Y

RECURSOS HUMANOS
95
96
Personal:
Se define un cargo como "una unidad de la organización, cuyo conjunto de deberes y

responsabilidades los distingue de los demás cargos. Los deberes y responsabilidades
de un cargo, que corresponde al empleado que lo desempeña, proporcionan
los medios para que los empleados contribuyan al logro de los objetivos en una
organización" (Chiavenato, 1990).
De acuerdo con la definición anterior, para DM Consultoría de definen formación,
experiencia y aptitudes para cada cargo:
CONSULTORES
Profesional en Ciencias de la Administrador(a) de empresas Ingeniero(a) De Sistemas
Profesión
Información y Bibliotecología
Experiencia en Logística Más de 3 años de experiencia en
Experiencia de más de 5 años telecomunicaciones enfocado a la
dirigiendo proyectos de Gestión elaboración de formatos
Documental y Sistema de electrónicos para el uso de los
Gestión de Calidad procesos archivísticos
Manejo de Normas Archivísticas Amplia experiencia en
Creación de servicios de levantamiento de requerimientos y
información y administración de generación de planes de mejora
Software de Gestión alineados al Core de negocio de la
Documental compañía
Perfil Habilidades de Negociación con Más de 5 años de experiencia en
proveedores de productos y Desarrollo de contenidos de
Dirección de procesos para la servicios formación, estrategias para
elaboración, actualización y mejoras de Sell-Out, capacitación
aplicación de Tablas de integral proyectos de gestión
Retención Documental documental
Experiencia en Capacitaciones Experiencia en el seguimiento Experiencia en el modelamiento de
técnicas y operativas de actividades, alcance de procesos electrónicos y digitales
enmarcadas en el desarrollo de objetivos y todas las actividades
los procesos de Gestión administrativas de proyectos.
Documental.
Organigrama:
Se define el organigrama como la “representación gráfica de la estructura orgánica que
refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que integran la empresa, los
niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y de asesoría (Fleitman, 2000).
96
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Teniendo en cuenta la definición anterior, para DM Consultoría se definen 2

organigramas donde el primero es la visual del inicio para la unidad de negocio (Ver
figura 29) y el segundo es a donde se debe llegar con la estimación de crecimiento (ver
figura 30):
Figura 41 Organigrama Inicial DM Consultoría

Figura 42 Organigrama Estimado para 5 años DM consultoría

Condiciones de trabajo y remunerativas:

Se manejará de acuerdo al código Sustantivo del trabajo (C.S.T) vigente, en el cual se
indican las condiciones que debe tener el contrato laboral y todo lo relacionado con los
ítems que componen el salario; es así como para DM Consultoría se define así:
97
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Para Personal de recepción y oficios varios se manejara un contrato por Obra o Labor,
el cual es un contrato por una labor específica y termina en el momento que la obra
llegue a su fin. Es una modalidad de contrato a término fijo o definido con excepciones.
No se requiere de preaviso alguno para su terminación por parte del empleador
Para Consultores (Iniciales al proyecto, quienes son los autores del proyecto), se
manejara un contrato a término indefinido, el cual se considera cuando en él no se
pactó un tiempo de duración, cuando no se pactó una fecha de terminación, es decir,
no se definió en el contrato cuándo se terminaría, por tanto, no es posible
determinar la fecha de terminación.
Para consultores nuevos se manejará a término fijo de (1) año, los trabajadores tendrán
derecho al pago de vacaciones y prima de servicios en proporción al tiempo laborado
cualquiera que éste sea. (Art.46 C.S.T). Antes de cumplir el año, se validara si se será
renovado por otro año más.
Nómina:
La sociedad:
De acuerdo con el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, las SAS, son un
vehículo jurídico para la realización de cualquier actividad empresarial que puede ser
utilizada por los micros, pequeñas, medianas, así como por las grandes empresas. Esta
iniciativa legal, que es respaldada por este ministerio, brinda a los empresarios las
ventajas de las sociedades anónimas y en algunos aspectos la mejora.
Ventajas
La Sociedad por Acciones Simplificada (SAS) es una sociedad de capitales constituida

por una o varias personas naturales o jurídicas que, luego de la inscripción en el
registro mercantil, se constituye en una persona jurídica distinta de su accionista o sus
accionistas, y en cual los socios sólo serán responsables hasta el monto de sus
aportes.
La SAS da la posibilidad a los empresarios de escoger las normas societarias que más
convenga a sus intereses, lo que reafirma que se trata de una regulación flexible que se
puede ajustar a los requerimientos de los empresarios, insistió Plata.
Otra de las ventajas que ofrece la referida sociedad es que el pago de los aportes
puede diferirse hasta por un plazo máximo de dos años y no se exige una cuota o
98
99
porcentaje mínimo.
En cuanto a las limitaciones de las SAS, el Ministerio indica que éstas no pueden ser
utilizadas para los negocios donde la ley exige determinado tipo societario, como es el
caso de las actividades financiera.
Por tal motivo, DM Consultoría sería un tipo de sociedad SAS, por los beneficios
tributarios obtenidos, que será descritos en Licencias y derechos.
Licencias y derechos:
En un proceso normal de emprendimiento, no debe haber gastos de honorarios

relacionados a abogados o tramitadores para crear una empresa, en la normatividad
Colombiana se exigen los siguientes puntos:
1. La solicitud de PRE-RUT, es un trámite enteramente gratuito.
2. Teniendo en cuenta que usted desea constituir una compañía, tipo S.A.S, no es
necesario que los estatutos consten en escritura pública, con lo que sólo deberá
ser autenticada en la notaría más cercana. El valor de una autenticación es de
$3.450 por firma y huella.
3. El registro de la empresa en cámara de comercio, genera un impuesto de
registro con cuantía que corresponde al 0.7% sobre el valor del capital suscrito.
4. Los derechos de inscripción corresponden a $32.000 por el registro del
documento.
5. Si se vincula a los beneficios de la Ley 1429 (Tener menos de 50 trabajadores y
El valor de sus activos debe ser menor de 5.000 salarios mínimos legales
mensuales vigentes ($2.833,5 millones para 2012)), el costo de la matrícula del
primer año es gratuita
6. El formulario de Registro Único Empresarial: $4.000.
7. La apertura de la cuenta en un banco, requisito fundamental para establecer el
RUT como definitivo, no genera costos.
8. Tanto para la entidad bancaria, como para la cámara de comercio es necesario
contar con certificados originales de existencia y representación legal, el valor de
éstos es de aproximadamente $4.300.
9. Los trámites ante la DIAN se atienden de forma gratuita.
99
100
10. La inscripción de los libros obligatorios, que son, el libro de actas, y de

accionistas tiene un costo de $10.300 por cada libro que desee registrar sin
importar el número de hojas.
Obligaciones legales
Los artículos 571 a 573 del Estatuto tributario (E.T) establecen quienes deben cumplir
las obligaciones formales, entre ellas se tiene:
 DECLARAR: Presentar las declaraciones de renta, ingresos y patrimonio (renta
para los no contribuyentes), ventas y retención, dentro de los plazos que cada
año fija el gobierno mediante decreto, en los formularios indicados para tal fin y
en los lugares que les corresponda de acuerdo a su jurisdicción y dirección,
informando su identificación, los factores y las firmas del declarante, de revisor
fiscal en el caso de personas obligadas de acuerdo al código de comercio, o por
contador público cuando el declarante haya superado los topes previstos en la
ley 43 de 1990 y artículos del E.T.
 INFORMAR SU DIRECCIÓN Y ACTIVIDAD ECONÓMICA: El art. 612 contempla

esta obligación formal así como informar los cambios. La importancia radica en
que el mantener actualizada la dirección garantiza que el sujeto pasivo se entere
de las actuaciones que le profieran y pueda ejercer el derecho a la defensa. La
actividad económica es vital para la aplicación de índices que hace la DIAN, para
correr programas de fiscalización.
 INSCRIBIRSE EN EL RUT: Es el registro que lleva la DIAN, para conocer

identificación, domicilio, NIT, tipo de contribuyente, actividad económica y
responsabilidades.
INFORMAR EL CESE DE ACTIVIDADES: Se debe hacer dentro de los 30 días
siguientes; mientras no se informe subsiste la obligación de declarar ventas.
 FACTURAR: Están obligados a facturar todos los comerciantes, quienes ejerzan
profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, quienes enajenen
bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su
calidad de contribuyentes o no.
100
101
Gastos de personal
GASTOS DE PERSONAL
Inicio Ver Reporte
Salario Mínimo 689,000 % Aportes Patronales 13,92%

No. SMLV Aux. Transporte 1 % Aportes Sociales 4,00%
Auxilio de Transporte 78,000 % Incremento Año 2 3,50%
% Incremento Año 3 3,60%
Prestaciones de Ley % Incremento Año 4 3,70%
Vacaciones 4,17% % Incremento Año 5 3,80%
Cesantías 8,33%
Prima 8,33%
Intereses Cesantías 1,00%
Figura 43 Relación Gastos de Personal
Figura 44 Prestaciones a cargo del empleador C.S.T

Fuente: Compensación Laboral- Claudia Jaimes Martínez-Docente Gestión del Cuidado-Universidad
Cooperativa de Colombia
Para el 2016 (PUC, 2016) el salario mínimo mensual vigente tiene un valor de 689.455
pesos, lo cual equivale a un aumento del 7% con respecto al año anterior. Fue
determinado mediante decreto por el Gobierno Nacional y se encuentra reglamentado a
través del Decreto 2552 del 30 de Diciembre de 2015:
Artículo 1. Salario Mínimo Legal Mensual para el año 2016. Fijar a partir del primero (1°)
de enero de 2016, como Salario Mínimo Legal Mensual para los trabajadores de los
101
102
sectores urbano y rural, la suma de SEISCIENTOS OCHENTA Y NUEVE MIL

CUATROCIENTOS CINCUENTA Y CINCO pesos moneda corriente ($689.455.00):
Tabla 13 Relación de salarios DM Consultoría
Personal Administrativo
Descripción Cantidad Salario (miles)
Auxiliar Administrativo 1 689,000
Personal de Producción
Descripción Cantidad Salario (miles)
Consultor 4 2.150,000
Se manejará un máximo inicial de 5 empleados, de acuerdo a la explicación que está

en la tabla 14.
102
103
MODULO XI. PLAN DE INVERSIÓN Y

FINANCIACIÓN
Para ver la viabilidad del proyecto desde el punto de vista económico se elaboraron los
estados financieros, para determinar las bondades del proyecto aplicando los criterios
103
104
VPN, TIR, etc. (Méndez, Formulación y Evaluación de proyectos, 2014), con una
proyección a 5 años.
Inversión inicial
Tabla 14 Relación Inversión Inicial DM Consultoría
INVERSIONES FIJAS Y DIFERIDAS

Equipos de Cómputo X 4 $ 4.800.000 Gastos Insta y Cost Jurídica Empresa $ 500.000
Puestos de trabajo X4 $ 3.200.000 Estudios Previos : Encuestas $ 500.000
Escáner X1 $ 300.000 Gastos de montaje $ 500.000
Impresora X 1 $ 500.000 Gastos de puesta en marcha $ 600.000
Teléfonos X 4 $ 320.000 licencias y seguros $ 100.000
Cafetera X1 $ 150.000 imprevistos $ 500.000
Herramientas de oficina $ 130.000 Matriculas $ 20.000.000
TOTAL $ 9.400.000 $ 22.700.000
CAPITAL DE TRABAJO $ 8.000.000 TOTAL INVERSION $ 40.100.000
Fuente (Autores del proyecto)
Teniendo en cuenta la proyección de la demanda descrito en el módulo 8, se determinó

manejar un capital propio en gran porcentaje para no ser afectado el proyecto por
gastos extras. Se manejará un préstamo de libre inversión a 5 años con una tasa de
interés anual del 30.76% según Banco de la República. Este préstamo será un 11% del
total de la inversión inicial, estimado a $11’200.000.
Gastos Administrativos:
Tabla 15 Relación Gastos Administrativos
Carga TOTAL NOMINA
Descripción Valor TOTAL AÑO
prestacional 39,75 MES
Nomina $ 8.700.000 $ 3.458.250 $ 12.158.250 $ 145.899.000
Servicios $ 400.000 $ 400.000 $ 4.800.000
Arriendo $ 500.000 $ 500.000 $ 6.000.000
imprevistos $ 500.000 $ 500.000 $ 6.000.000
Papelería $ 60.000 $ 60.000 $ 720.000
Honorarios $ 1.500.000 $ 1.500.000 $ 18.000.000
TOTAL NOMINA AÑO $ 145.899.000
TOTAL GASTOS $ 35.520.000

ADMINISTRATIVO
TOTAL GASTOS AÑO $ 181.419.000
Presupuesto de Egresos, Ingresos Egresos

Para el paquete consultoría 1 y 2, se estimó que el costo de materia prima es un 3%, de
la siguiente manera:
104
105
Tabla 16 Costos de Materia Prima

COSTOS DE MATERIA PRIMA
RECURSOS PRESENTACIÓ UNIDAD VALOR PRECIO UNIDAD

N DE UNITARIO TOTAL REQUERID
COMPRA AS
CAJA POR 100 $

CDS 3/100 $1.350 3
UND 45.000
$
MEMORIA USB DOCENA 2 /"12 $4.200 2
25.200
$
AGENDAS DOCENA 2 /"12 $24.000 2
144.000
CONSULTORÍ
CUADERNILLO $
A DOCENA 4 /"12 $8.000 4
S 24.000
CAJA POR 100 $

ESFEROS 2/100 $700 2
UND 35.000
$
MARCADORES DOCENA 2 /"12 $3.333 2
20.000
CAJA POR 100 $

CARPETAS 2 /"12 $1.000 2
UND 6.000
HOJAS DE RESMA 500 $

50/500 $990 50
PAPEL HOJAS 9.900
TOTAL COSTO PARA UNA CONSULTORÍA $43.573
Tabla 17 Costo de Mano de Obra

CUADRO DE COSTOS DE MANO DE OBRA
CONSULTORÍA RECURSOS SALARIO POR HORA NUMERO DE HORAS VALOR TOTAL
CONSULTOR $11.364 110 $1.250.000
Al sumar el costo de materia prima para una consultoría con valor de mano de obra,
tenemos:
TOTAL COSTO PARA UNA CONSULTORÍA $43.573
TOTAL COSTO DE MANO DE OBRA $1.250.000
TOTAL COSTO FIJO PARA LA PRESTACIÓN DE UNA CONSULTORÍA $1.293.573
105
106
En el primer cuadro podemos apreciar los insumos que vamos a necesitar para cada
consultoría que se pretenda realizar a un nuevo cliente. Para las consultorías prestadas
se requieren las libretas y esferos ya que allí se plasmara el levantamiento inicial de
información, en este caso los requerimientos del cliente, las necesidades que tiene a
causa de manejar la información documentada, las sugerencias de cómo quiere que
quede plasmada la información, ya que todos los clientes y de acuerdo a su actividad
económica no manejan la información de la misma manera y desean que su
información sea fácil de manejar y sobre todo de consultar, ya que la información
documentada hace que se pierda bastante tiempo si se necesita validar alguna
información.
Una vez que hemos realizado la visita inicial, se llevara un diagnostico el cual se
entregara por medio impreso con el fin de que la empresa evalué la información y si el
cliente implementa el diseño del sistema de gestión documental se entregara la
información en USB y un informe físico con el fin de que el cliente tenga soporte de lo
que se llevara a cabo en la empresa por lo tanto se requerirá una carpeta y hojas. Se
puede entonces deducir que los costos directos de la consultoría son muy bajos en
cuanto a papelería se refiere, ya que en una gran parte el costo será cargado a la
mano de obra, ya que lo que realmente está costando en esta consultoría es el
conocimiento.
Se considera que estos son los costos directos en los cuales se incurrirán para llevar a
cabo una consultoría, cabe aclarar que el trabajo se realiza en las instalaciones de
nuestros clientes. En cuanto a la mano de obra directa está conformada por 4
consultores que van a tener unos honorarios de $2’150.000 mensuales y deben
realizar 7 asesorías en el mes entre los 4 consultores.
Siendo $1´293.573 el 100% del costo fijo para la prestación, y $43.573 el costo de
materia prima; al aplicar una regla de 3 se obtiene el costo de materia prima para cada
servicio es de un 3%.
Flujo de caja:
El flujo de la caja para todos los periodos tiene mayor movimiento en la parte de
egresos, dado que se encuentran todas las obligaciones que adquirió la empresa con
los diferentes proveedores tanto internos como externos, adicional de las diferentes
obligaciones financieras adquiridas para la financiación inicial.
En el primer año se estima ingreso de ventas de $ 181’560.000, por lo cual el alto costo
de personal no afecta el flujo de caja, como se aprecia en la siguiente tabla:
106
107
Tabla 18 Flujo De Caja Proyectado En 5 Años
Año de operación Ingresos totales Egresos totales Flujo Neto de Efectivo (I - G)
0
1 $ 181.560.000 $ 181.419.000 $ 141.000
2 $ 198.007.200 $ 186.861.570 $ 11.145.630
3 $ 215.277.828 $ 192.467.417 $ 22.810.411
4 $ 233.406.516 $ 198.241.440 $ 35.165.076
5 $ 252.429.106 $ 204.188.683 $ 48.240.423
Punto de equilibrio:
Se puede entender como el punto donde la empresa no tiene perdidas pero tampoco
ganancias; donde las ventas cubren los costos, por ende es el punto de referencia a
partir del cual un incremento en el volumen de venta generara utilidades.
Como se puede analizar a partir de la tabla 19, se debe realizar la venta de 58 servicios
con la finalidad de cubrir los costos, la venta de una unidad mas ya empieza a generar
ingresos.
Tabla 19 Unidades elaboradas
Unidades Ingresos Egresos Utilidad o pérdida
28 $71.200.000 $181.419.000 -$110.219.000
49 $124.600.000 $181.419.000 -$56.819.000
71 $181.600.000 $181.419.000 $181.000
91 $217.100.000 $181.419.000 $35.681.000
En la figura 33, se observa cuando el costo total se cruza con el ingreso total justo en
la unidad 71 indicando que es el punto de partida para comenzar a incrementar las
ganancias.
107
108
Figura 33 Punto de equilibrio DM Consultoría

TIO (Tasa interna de Oportunidad)
Es la tasa de que se utiliza para determinar el valor actual neto de los futuros flujos de
$300,000,000.00 Punto de equilibrio

$250,000,000.00
$200,000,000.00
$150,000,000.00
$100,000,000.00
$50,000,000.00
$-
0 10 20 30 40 50 60 70 80
Costo Fijo Costo variable total Costo total Ingreso total

caja y es la rentabilidad mínima que de lo que se está dispuesto a ganar de un proyecto
y permite la toma de decisión de no inversión.
Para determinar la tasa de oportunidad tomamos como referente el DTF de un CDT a
90 días.
Tabla 20 Relación TIO mercado Vs Proyecto DM Consultoría

DTF ( CDT a 90 días) 7,10%
Tasa esperada de inflación (IPC) 5,10%
Tasa esperada por el inversionista 15%
Tasa esperada por el empresario 8%
Tasa de interés de oportunidad 25,00%
En este caso la rentabilidad mínima para aceptar el negocio es del 25%.

Valor presente neto:
Es la fórmula financiera que permite saber cuánto se puede llegar a ganar o perder en
algunos momentos dados, si se decide hacer una inversión durante un tiempo y a un
costo de oportunidad estimado.
108
109
El costo de oportunidad establecido es el 25% dado que la tasa interna de oportunidad

hallada para determinar el mínimo de rentabilidad del negocio.
Para determinar el VAN o VPN se realiza mediante la formula
Es decir se toma el valor flujo neto de un periodo en este caso se tomara el periodo 1
donde el valor final es de $ 141.000
VPN = $ 141.000/ (1+25% ) ̂1 = $ $112.800
Y así se realiza para cada periodo, generando un valor presente neto de $9.035.971.
Dado que el valor del VPN es positivo se toma como viable la inversión (Ver Tabla 20)
Tabla 21 Valor Presente DM Consultoría
Año de Ingresos Egresos totales Inversiones para el proyecto Flujo Neto Valor presente
operación totales Fija Diferida Capital de de Efectivo
trabajo.
0 $ 9.400.000 $ 22.700.000 $ 8.000.000 -$ -$ 40.100.000
40.100.000
1 $ $ 181.419.000 $ $ 112.800
181.560.000 141.000
2 $ $ 186.861.570 $ $ 7.133.203
198.007.200 11.145.630
3 $ $ 192.467.417 $ $ 11.678.930
215.277.828 22.810.411
4 $ $ 198.241.440 $ $ 14.403.615
233.406.516 35.165.076
5 $ $ 204.188.683 $ $ 15.807.422
252.429.106 48.240.423
$ 9.035.971
Tasa interna de retorno:

Es la tasa que iguala el VPN a cero. Cuando la evaluación de los proyectos de
inversión se hace con base en la TIR, se toma como referencia la TIO. Comparando si
la TIR es mayor que la TIO, el proyecto se debe aceptar pues estima un rendimiento
mayor al mínimo requerido, siempre y cuando se reinviertan los flujos netos de efectivo.
Por el contrario, si la TIR es menor que la TIO, el proyecto es inviable pues el
rendimiento es menor al mínimo requerido.
109
110
Tabla 22 Tasa Interna Retorno DM Consultoría
Flujo Neto de Valor en 0 del valor neto

Efectivo (I - G)
25% 30% 32% 30% 32%
-$ -$ -$ -$ -$ -$
40.100.000,00 40.100.000,00 40.100.000,00 40.100.000,00 40.100.000,00 40.100.000,00
$ $ $ $ $ $
141.000,00 112.800,00 108.461,54 106.818,18 108.461,54 106.859,87
$ $ $ $ $ $
11.145.630,00 7.133.203,20 6.595.047,34 6.396.711,43 6.595.047,34 6.401.705,73
$ $ $ $ $ $
22.810.410,90 11.678.930,38 10.382.526,58 9.917.707,94 10.382.526,58 9.929.325,23
$ $ $ $ $ $
35.165.076,39 14.403.615,29 12.312.270,71 11.582.860,89 12.312.270,71 11.600.954,81
$ $ $ $ $ $
48.240.422,80 15.807.421,74 12.992.548,42 12.037.642,73 12.992.548,42 12.061.152,76
$ $ -$ $ -$
Total general
9.035.970,61 2.290.854,59 58.258,83 2.290.854,59 1,59
Existen varios métodos para hallar la TIR entre las más importantes están:
Prueba y error: Para este método se desarrolla la fórmula de VPN cada vez con una
tasa (TIO) diferente, hasta que la operación da igual a cero. Lo que permite interpretar
que la tasa (TIO) utilizada para llegar a cero corresponde a la Tasa Interna de Retorno.
Para utilizar eficientemente este método debe recordarse que a mayor TIO menor VPN
y a menor TIO mayor VPN.
Como se puede observar la TIR es de 32 %, la cual es mayor a la TIO inicialmente
hallada por lo cual se debe aceptar el proyecto ya que estima un rendimiento mayor al
adquirido.
Esto quiere decir que si invierte en un CDT la tasa de retorno que obtendrá es de tan
solo el 25% mientras que si invierte en el proyecto el porcentaje de retorno es de 32 %.
Por último, tenemos que los indicadores financieros que arroja el proyecto son:
VAN= $ 9.035.971 Se acepta

TIR = 32% Se acepta
B/C = $ 1,02 Se acepta
110
111
MODULO XII. ANÁLISIS DE RIESGOS
111
112
Cada proyecto nuevo lleva implícito una serie de riesgos los cuales deben mitigarse por
medio de estrategias que permitan ingresar con seguridad en el mercado y permitir la
captura de clientes, estos riesgos deben ser clasificados y priorizados en diferentes
escalas, donde dada su calificación producirán un impacto negativo en el proyecto,
como se muestra en el siguiente cuadro de escala de impactos.
Figura 454 Escala de Impactos DM Consultoría

 Zona de riesgo aceptable: Riesgo muy bajo, usar los sistemas de control y
calidad establecidos (procedimientos, listas de chequeo, responsabilidades,
protocolos, etc.)
 Zona de riesgo tolerable: Deben buscarse alternativas que presenten menor

riesgo. Si se decide realizar la actividad se requiere demostrar cómo se controla
el riesgo y los cargos de niveles iguales o superiores a Gerente, deben participar
y aprobar la decisión.
 Zona de riesgo moderado: No son suficientes los sistemas de control

establecidos; se deben tomar medidas controlen mejor el riesgo.
 Zona de riesgo importante: Se deben gestionar mejoras a los sistemas de control

establecidos (procedimientos, listas de chequeo, responsabilidades, protocolos,
etc.).
 Zona de riesgo inaceptable: también conocidos como inaceptables , son riesgos

de tolerancia crítica y afectan el, proyecto de manera directa , deben tomarse
estrategias de choque para ser mitigados
Clasificación de riesgos:
Los riesgos identificados fueron clasificados en 7 categorías, diferenciados así:
financieros, económicas, sociales, tecnológicos, políticos y empresariales de los cuales
112
113
como resultado arrojaron 21 riesgos cubiertos en las 7 categorías, como se muestra a

continuación:
Figura 465 Clasificación de Riesgos DM Consultoría

Una vez identificadas las categorías y los riesgos que pueden llegar a impactar el
proyecto fue necesario asignar un impacto y una probabilidad de cada uno de estos
para poder determinar estos datos fue requerido hacer uso del apoyo de diferentes
fuentes de información , tales como revistas , publicaciones y periódicos de diferentes
ámbitos del conocimiento, los cuales nos dieron una visión más clara de la probabilidad
y el impacto que podría llegar a ocasionar si alguna de estas situaciones llegara a
presentarse , ya con esta información y haciendo uso de las metodologías de gestión
de riesgos que indica que se debe ponderar la probabilidad , por el impacto se logra
definir el valor de cada uno de los riesgos.
113
114
Impacto de riesgos
La matriz de riesgo es utilizada para analizar cualitativamente los riesgos. Se realiza un
proceso de calificación de probabilidad de un riesgo en contra de su impacto que
generara en el proyecto. Se aplica a los riesgos individuales. Una muestra de una
matriz de riesgo del proyecto se muestra a continuación:
Figura 476 Clasificación de Probabilidad

El resultado de la matriz de riesgos para DM Consultoría, arrojó que 2 posibles riesgos

de criticidad inaceptable:
Figura 487 Ranking de Riesgos DM Consultoría

114
115
Los riesgos categorizados como inaceptables se puede concluir que son factores
externos y sobre los cuales se tiene poco control y sobre los cuales debemos aplicar
estrategias y acciones mucho más estrictas ya que al tratarse se factores tales como
cambios en políticas actuales del país , reforma en leyes actuales o cultura institucional
de nuestros posibles clientes , poder contar con la capacidad de persuadir a nuestros
clientes y lograr convencerlos de que siempre es requerido buscar cambios que puedan
mejorar la competitividad y optimización de sus labores haciendo uso y contratando los
servicios que ofrece DM Consultoría.
Estrategias
Por último es de vital importancia definir planes de acción y estrategias las cuales serán
el mapa de ruta a seguir y la manera de tener una contingencia en el momento que uno
de los riesgos se presenten , para la determinación de las estrategias de mitigación de
cada uno de los riesgos es requerido realizar el análisis interno y externo, asignación de
los responsable de cada uno de las estrategias y un cronograma en donde se
generaran las rutinas y la periodicidad sobre la cual se realizara la actualización de las
mismas , como se muestra a continuación:
.
Figura 498 Estrategias para Riegos DM Consultoría

115
116
MODULO XIII. SOSTENIBILIDAD

AMBIENTAL Y RESPONSABILIDAD
SOCIAL EMPRESARIAL
116
117
DM Consultoría S.A.S estima necesario que las empresas contribuyan desde sus
mismos procesos al bienestar social y ambiental. Y por ello buscamos divulgar entre
nuestros clientes esas buenas prácticas relacionadas con la disminución del consumo
del papel, la creación de sus documentos por medios electrónicos o digitales,
buscando con ello el bienestar del planeta, y así, disminuir la tala de árboles que afecta
al planeta de forma drástica.
Se piensa llevar a cabo una campaña de sensibilización y comunicación para nuestros
clientes mediante la divulgación de las Guías Cero papel, emitidas por el Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, la Dirección de Gobierno en línea,
Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa, Departamento
Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación, estas Guías
están conformadas por los siguientes temas:
1. Buenas Prácticas para reducir el consumo de papel. Cómo reducir el consumo
de papel mediante la formación de nuevos hábitos en los servidores públicos.
2. Primeros pasos. cómo comenzar una estrategia de cero papeles en su entidad.
3. Documentos electrónicos.
Otra actividad como valor agregado que DM Consultoría S.A.S quiere ofrecerle a
nuestros clientes, es el de ahorrar energía en el trabajo, con el objetivo de optimizar el
consumo de recursos naturales, minimizar la generación de residuos y reducir las
emisiones de CO2 generadas por las actividades en las empresas.
Ejecutamos nuestros servicios implementando criterios de sostenibilidad y buscando
iniciativas innovadoras. Nos inquietamos por la seguridad y salud de las personas, por
la protección del entorno ambiental y la satisfacción de nuestros clientes, a la vez que
del crecimiento rentable del negocio.
117
118
MODULO XIV. RESUMEN EJECUTIVO
118
119
La gestión documental se caracteriza por la gestión de información y el conocimiento

como recursos estratégicos para el logro de los objetivos esenciales en la empresa.
(Artiles, 2009) Por consiguiente, una pyme puede contar con una gran ventaja al
proteger su memoria institucional por medio de un proveedor que le permita sacar todo
el provecho de su infraestructura tecnológica actual.
Conforme con lo anterior se desarrolló la siguiente propuesta: diseñar una
consultoría en Gestión Documental en las pymes dedicadas al sector tecnológico. Se
desarrolla un plan de negocio por medio catorce (14) módulos abarcando la factibilidad
de la propuesta en mención.
DM Consultoría es una empresa consultora que se dedicara a realizar diagnósticos

empresariales sobre la gestión documental, propuestas de mejora de acuerdo a las
necesidades que se evidencian durante el diagnóstico inicial, diseño de sistemas de
gestión documental de acuerdo a la propuesta de mejora y a la necesidad del cliente y
por ultimo capacitaciones y asesorías sobre el sistema de gestión documental con el fin
de que el cliente se sienta apoyado durante la puesta en marcha del sistema.
El mercado al cual se piensa dirigir DM Consultoría son Pymes del sector tecnológico
las cuales se encuentran mayormente ubicadas en el sector de Chapinero. Son
empresas que manejan volumen de información alta y por ende son sensibles a una
pérdida de información por diferentes factores como: causas biológicas es decir
microorganismos que son causadas por los compuestos del papel, tinta; hongos dado
que se alimentan de material orgánico que tiene el papel y que se activan a causa de
ambientes húmedos, también se encuentran los deterioros a causa de insectos,
químicos provocando el cambio en el color del papel lo que deteriora la información y
por último el deterioro físico provocado por la mala manipulación y su incorrecto
almacenamiento.
DM Consultoría brindara la solución a todo este tipo de deterioros que causan pérdida
de la información y brindara un sistema seguro y de fácil uso para el usuario, lo cual no
generara traumatismo por el cambio en el manejo de información por el contrario será
una herramienta muy útil y susceptible a mejoras de acuerdo a los nuevos
requerimientos del cliente.
El primer impulsador de esta idea de negocio será la globalización la cual obliga a las
empresas de estos sectores a ser más competitivas, en cuanto a tecnología y
conocimientos se refiere, a la facilidad de llevar a cabo sus procesos, seguidamente se
encuentra el mismo consumidor quien necesita satisfacer una necesidad y como se
119
120
mencionó anteriormente ser más competitivo, lograr realizar sus procesos en menor
tiempo, evitar perdida de información vital de sus clientes y proveedores entre otros.
Otro impulsador de esta idea de negocio y que tiene vital importancia es el medio
ambiente, dado que poco a poco se agotan los recursos naturales y se deben buscar
alternativas que ayuden a disminuir este impacto y por ultimo tenemos la tecnología
debido a que este sector es muy cambiante y se necesitan nuevas herramientas que
ayuden a facilitar las tareas y permitan ofrecer un plus al usuario final.
El análisis del sector y el estado actual de la normatividad referente a la gestión
documental en Colombia nos permitió identificar la idea de negoció para la
conformación de la empresa DM Consultorías S.A.S, adicionalmente con la publicación
de la Resolución 8934 de 2014, emitida por la Superintendencia de Industria y
Comercio, en la cual se establecen las directrices que en materia de gestión
documental y organización de archivos deben cumplir los vigilados por la
Superintendencia de Industria y Comercio, en este contexto, aprovechando el
crecimiento que se tiene actualmente de las Mypimes en el país, a las cuales, les es de
aplicabilidad esta norma, se estructuro unas series de servicios que estuvieran
alineados a esta norma de la gestión documental, y que contribuyeran al cumplimiento
por parte de las Mypimes a cada uno de los requisitos expuestos en la misma.
Otro de los puntos que permitió consolidar la idea de negocio es lo referente a los
servicios de consultoría, el cual está tomando mucha fuerza en el país, debido al
crecimiento del sector empresarial de la pequeña y mediana empresa, siendo las
empresas una fuente importante de desarrollo y cambio en el país. Las empresas de
consultoría son por lo general empresas pymes, en algunos casos, existen algunas
empresas que brindan servicios de consultoría y asesorías buscando la optimización de
los procesos o asesoramiento en sistemas de información.
Existen actualmente en el mercado empresas de consultoría que ofrecen servicios
similares al que ofrece DM Consultorías, es decir, consultorías para la optimización de
procesos en gestión documental, pero son muy pocas las que ofrecen este servicio
enfocados a la optimización de los sistemas de información; por otra parte se evidenció
que dentro de los factores críticos de éxito que resaltan las empresas competidoras,
está relacionado con la experiencia en el mercado, pero se encontró también que les
falta formación, es decir consultores especializados.
DM Consultorías pensando en la estrategia de distribución, pretende ubicar su oficina,
en la zona de chapinero donde se encuentran las principales empresas de tecnologías,
para esta localización se evaluaron conceptos como costo arrendamiento oficina para 6
personas, calificación de ISP en el sector, beneficios tributarios, facilidad de trasporte,
seguridad del sector y clientes potenciales esta ubicación puede constituirse una
ventaja competitiva por la cercanía con los clientes.
120
121
El precio de los paquetes en los servicios de la consultoría, se promedió de acuerdo a

los resultados de las encuestas realizadas, esto, con el fin de ofertar un precio que
mantenga una ganancia para la empresa DM Consultorías, este precio estará al
alcance de los clientes potenciales, siendo uno de los factores que generará fidelidad
de los clientes y permitirá facilitar la negociación con nuestros clientes.
La comunicación es fundamental para dar a conocer a la empresa DM Consultorías y
por ello se dispondrá de una página Web donde se tendrá información que les sirva a
las empresas sobre optimización de los procesos relacionados con la gestión
documental, tips que contribuirán con el ahorro de energía en el trabajo, cuyo objetivo
es el de optimizar el consumo de recursos naturales y las buenas prácticas para reducir
el consumo de papel.
DM Consultoría enfoca el target de sus posibles clientes potenciales en las pymes del
sector de tecnología entendiendo que Bogotá es la ciudad del país que cobija la mayor
cantidad de este estos actores económicos con un 88 % y en especial la localidad de
chapinero que es la localidad en donde se encuentran concentradas el 71 % de PYMES
de la ciudad y apoyándonos en la legislación colombiana (ley 594 del año 2000) que
hace referencia que todas las empresas en Colombia deben ejercer políticas y prácticas
adecuadas en el ejercicio de gestión documental podemos realizar un balance positivo
que brindar servicios de gestión documental enfocado a pymes es un servicio que será
de gran acogida entre las pequeñas y medianas empresas.
En el modelo de rentabilidad y capacidad de DM Consultoría arrojo resultados bastante
positivos , para el primer año de operación , con la planta actual instalada se encuentra
en un punto que sin incurrir en grandes inversiones y con la proyección de demanda
previamente realizada esta en la capacidad de cumplir con sus obligaciones y generar
utilidades de inversión para el crecimiento interno de la empresa , para el segundo año
de operaciones se contempla la posibilidad de realizar contratación de personal para el
apoyo de tareas administrativas, secretariado y control de documentación.
DM Consultoría es un proyecto con una factibilidad bastante alta, infieren factores
internos y externos que apalancan la ejecución del mismo, empezando por el personal
que realiza el diseño y modelado del proyecto ya que al tratarse de un grupo
interdisciplinar conformado por un administrador, dos ingenieros y un profesional en el
área de gestión documental brindan experiencia y aportan las mejores prácticas,
conocimientos desde diferentes áreas del saber.
También factores externos que como el crecimiento de información en las empresas, la
legislación colombiana y la competitividad de las empresas son factores que afectan la
factibilidad del proyecto de una manera bastante positiva, en el mercado actual existen
muy pocas empresas con dedicadas a brindar servicios profesionales de consultoría
121
122
para pequeñas y medianas empresas, lo cual nos brinda una participación en el

mercado bastante alta con una competencia mínima.
Se puede concluir que DM Consultoría es une empresa con una proyección ambiciosa,
con un target de mercado focalizado al actor económico más grande del país,
brindando servicios a precios atractivos para un nicho de mercado poco explorado,
apalancado con las leyes y normatividades que el gobierno exige y con un personal
emprendedor y multidisciplinar que cuenta con la capacidad de desplegar y poner en
marcha el proyecto
122
123
ANEXOS
123
124
Anexo 1 Matriz de Ponderación Ideas Negocio: Mercado-Emprendedor y Empresa

Rango de calificaciones por criterio
1. Competencia,
2. Proyección del 5.Demanda del
iniciativas 3. Fácil Adquisición 4. Innovador
Servicio mercado
similares en la
zona
Muy Baja 4 Muy Alta 4 Muy Alta 4 Muy Alta 4 Muy Alta 4
Baja 3 Alta 3 Alta 3 Alta 3 Alta 3
Alta 2 Baja 2 Baja 2 Baja 2 Baja 2
Muy Alta 1 Muy Baja 1 Muy Baja 1 Muy Baja 1 Muy Baja 1
Marque de acuerdo al Rango de calificaciones por criterio

MERCADO 50%
PROYECCIÓN DEL DEMANDA DEL

IDEAS DE NEGOCIO COMPETENCIA FACIL ADQUISICIÓN INNOVADOR
SERVICIO MERCADO
PUNTAJE PESO % PUNTAJE PESO % PUNTAJE PESO % PUNTAJE PESO % PUNTAJE PESO %
1. Consultoría en Gestión
4 2 4 2,0 4 2 4 2,0 4 2,0
Documental para Pymes
2. Crear una compañía de
servicios logísticos y bodegaje de 1 0,5 2 1,0 4 2 1 0,5 2 1,0
documentos
3. Diseño y comercialización de
un software de gestión 2 1 3 2 4 2 2 1,0 4 2,0
documental.

1. Pensamiento 2. Demanda de 4. Mejores
3. Formación 5.Valor Agregado
Estrátegico recursos Prácticas
Muy Alta 4 Muy Baja 4 Muy Alta 4 Muy Alta 4 Muy Alta 4
Alta 3 Baja 3 Alta 3 Alta 3 Alta 3
Baja 2 Alta 2 Baja 2 Baja 2 Baja 2
Muy Baja 1 Muy Alta 1 Muy Baja 1 Muy Baja 1 Muy Baja 1

EMPRENDEDOR 30%
IDEAS DE NEGOCIO PENSAMIENTO DEMANDA DE MEJORES

FORMACIÓN VALOR AGREGADO
ESTRATÉGICO RECURSOS PRÁCTICAS
4 1,2 4 1,2 4 1,2 4 1,2 4 1,2
servicios logísticos y bodegaje de 1 0,3 1 0,3 2 0,6 3 0,9 2 0,6
documentos
un software de gestión 3 0,9 3 0,9 2 0,6 3 0,9 3 0,9
documental.
124
125

3. Retorno de la
2. Rentabilidad a 4. Mercado 5.Responsabilidad
1. Miníma inversión a corto
corto plazo potencial Social
Inversión plazo
Muy Baja 4 Muy Alta 4 Muy Alta 4 Muy Alta 4 Muy Alta 4
Baja 3 Alta 3 Alta 3 Alta 3 Alta 3
Alta 2 Baja 2 Baja 2 Baja 2 Baja 2
Muy Alta 1 Muy Baja 1 Muy Baja 1 Muy Baja 1 Muy Baja 1

EMPRESA 20%
RETORNO DE LA
RENTABILIDAD A MERCADO RESPONSABILIDAD
IDEAS DE NEGOCIO MÍNIMA INVERSIÓN INVERSIÓN A CORTO
CORTO PLAZO POTENCIAL SOCIAL
PLAZO
4 0,8 3 0,6 3 0,6 4 0,8 4 0,8
servicios logísticos y bodegaje de 1 0,2 2 0,4 2 0,4 2 0,4 2 0,4
documentos
un softw are de gestión 2 0,4 2 0,4 2 0,4 4 0,8 4 0,8
documental.
125
126
Anexo 2 Matriz DAFO DM Consultoría
ANALISIS DOFA
N° OPORTUNIDADES N° AMENAZAS
Resolución 1084 de 2014 por la cual se establecen las directrices en materia de
1 Gestión Documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados 1 Ley 80 de Contratación Estatal.
por la Superintendencia de Industria y Comercio.
DOFA ESTRATEGICO 2 Ley 80 de 1989 Por la cual se crea el Archivo General de la Nación 2 Estrategia de los competidores.
3 Ley 905 de 2004 Ley Mi pymes 3 Competencia desleal con precios económicos.
4 Alianzas estratégicas. 4 Nuevos competidores.
5 Globalización de la Información 5 Organizaciones profesionales.
N° FORTALEZAS COMBINACIÓN ESTRATEGIAS - FO COMBINACIÓN ESTRATEGIA - FA
Conocimiento de la Gestión Documental y la Mantener una vigilancia informática a nuestros competidores

1 Ofrecer a los clientes futuros servicios acordes a los requerimientos
normatividad. conociendo sus nuevos servicios, y mediante nuestra
expedidos por la normatividad en materia archivística, y que por
F1, O1 F1, A4 experiencia en el ámbito de la gestión documental ofrecer
medio de estos servicios se suplan las necesidades especificas de
servicios alineados a los requerimientos que demanda las
2 Capacidad para enfrentar la competencia. la empresa.
empresas.
Realizar convenios o alianzas estratégicas con aquellas empresas Aplicar técnicas y procedimientos los cuales sean emitidos por
que ofrecen otro tipo de servicios de consultoría y así lograr mayor el Archivo General de la Nación o entes rectores, para la
3 Conocimiento del sector. F2, O4 divulgación de nuestros servicios. F3, F5, A2
organización, difusión y conservación de los archivos físicos y
electrónicos.
Acaparamiento de los clientes en cuanto a
4
precio. Presentar propuestas económicas accesibles a nuestros
Ofrecer los paquetes de consultoría, de manera que sean atractivos
F3, F4, 05 F4, A5 clientes basándonos en el tamaño y servicio de la empresa,
Velocidad de respuesta a condiciones para los empresarios por su precio y calidad.
5 proponiendo precios que no sea solo fijos.
cambiantes que pueden afectar la consultoría.
N° DEBILIDADES COMBINACIÓN ESTRATEGIAS - DO COMBINACIÓN ESTRATEGIAS - DA
Capacidad de reaccionar frente a situaciones Asociar a DM Consultores a organizaciones o sociedades tanto

1 Mantener los servicios que llegasen a ser ofrecidos por la consultoría
que afecten la consultoría. nacionales como internacionales relacionadas con la gestión
a la vanguardia con las nuevas disposiciones del ámbito global en
D1, O5 D3, A5 documental y que puedan ser contratados para prestar algún
cuanto a la organización y disposición de la información dentro de
Uso de herramientas administrativas (manuales, servicio requerido y que no puede ser suplido por el equipo
2 las empresas.
procesos y procedimientos) consultor.
Participación en eventos empresariales como ferias,

Diseñar todos los planes, programas y procedimientos requeridos
seminarios, congresos y mantener contacto directo con la
3 Ausentismo de algunos de los consultores. D2, O2 para que el proceso de la consultoría en gestión documental y que D4, A2
cámara de comercio de Bogotá y otras insticiones que tengan
sean acorde con la normatividad vigente.
relación con las Mypimes.
4 Publicidad de la empresa.
Llegar a posicionar a la empresa entre las micro y pequeñas Ofrecer nuestro servicio en un futuro a las entidades del sector
D4, O4 empresas, a través de mecanismos de contacto directo, como D5, A1 público, siendo competitivos con los grandes consultores del
publicidad y relaciones publicas. país.
5 Desarrollo de los procesos de consultoría.
126
127
Anexo 3 Flujograma: Diagnostico Gestión Documental
FLUJOGRAMA: DIAGNOSTICO GESTIÓN DOCUMENTAL
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO TIEMPO
CONVENCIONES 1 Inicio
Abrir expediente, actualizar archivo o formulario, anexar,

anotar, aprobar, asignar, brindar, calcular (sumar, dividir,
Se recibe
multiplicar, etc), clasificar, cobrar, colocar (se debe la solicitud
2
Actividad definir si existe un almacenamiento) consultar, depositar, del Cliente visita a la empresa telefónica
desglosar, designar, distribuir, divulgar, elaborar,
entregar, firmar, gestionar.
Socializar con el Cliente los

¿El documento cumple con los requisitos? ¿El Se realiza la visita al
Desición 3 cliente para conocer sus requerimientos que busca sean 2 horas
documento ha sido aprobado?
requerimientos atendidos por la Consultoría
Formato de Cotización
Se le envía al cliente la cotización Diligenciar el Formato de
Documento en servicios de Gestión
Llenar formulario, elaborar reporte (escrito), confeccionar del servicio requerido en el Cotización en servicios de
4 Formato Cotización en servicios Documental F-A - DOC-
(nota, reporte, etc), redactar. Gestión Documental
de Gestión F-A - DOC-01 01
F-A - DOC-01
diligenciado.
Relacionar en el formato de
Investigación Preliminar Diligenciar el formato de Formato de Investigación
Inicio F-A - DOC-02 los aspectos
5 negativos de la gestión documental Investigación Preliminar Preliminar F-A - DOC-02
F-A - DOC-02 diligenciado.
3 horas
Relacionar en el formato de Diligenciar el formato de Formato de Diagnostico

Se utiliza para identificar el último paso de un
Diagnostico Documental la Diagnostico Documental Documental
Fin procedimiento. Se coloca después(abajo) de la última 6 información requerida F-A - DOC-08 F-A - DOC-08
actividad diagramada. F-A - DOC-08
diligenciado.
Informe elaborado y
Almacenar Elaborar el informe del Elaborar el informe de Formato Acta de entrega
Almacenar, archivar, colocar (en un área de 7 diagnostico y el Acta de
diagnostico acompañado del de informes F-A - DOC- 2 horas
almacenamiento) entrega de informes
F-A - DOC-03 Acta de entrega de informes 03
Entregar de l informa con todos

Define una salida física de copias de documentos, Entregar el informe de los aspectos detectados al
8
Copias impresión de información con copias. diagnostico al Cliente. momento del diagnostico
documental
Introduccir (datos, información) al sistema, digitar (en el Copia del informe Copia del informe recibido por el
Información sistema, registrar (en el sistema), actualizar sistema. cliente
Archiv ar copia
Flecha o línea de conexión entre símbolos. Indica hacia del recibido
9 del inf orme Archivar Informe recibido
donde se dirige la secuencia del procedimiento.
10
Fin
127
128
Anexo 4 Flujograma: Diseño Del Sistema De Gestión Documental
FLUJOGRAMA: DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL
Abrir expediente, actualizar archivo o

formulario, anexar, anotar, aprobar, asignar,
brindar, calcular (sumar, dividir, multiplicar, Se recibe
la solicitud
Actividad etc), clasificar, cobrar, colocar (se debe definir 2
del Cliente visita a la empresa telefónica
si existe un almacenamiento) consultar,
depositar, desglosar, designar, distribuir,
divulgar, elaborar, entregar, firmar, gestionar.
Se realiza la visita al cliente Socializar con el Cliente la

¿El documento cumple con los requisitos? ¿El para acordar el diseño del
Desición 3 estructura del Sistema de 2 horas
documento ha sido aprobado? Sistema de Gestión
Documental
Gestión Documental
Organizar y alistar la
Formato de Investigación
Documento
información para elaborar el Recopilación de los formatos Preliminar F-A - DOC-02
Llenar formulario, elaborar reporte (escrito), diseño del SGD
4 utilizados en la primera etapa Formato de Diagnostico
confeccionar (nota, reporte, etc), redactar.
del diagnostico documental Documental
F-A - DOC-08
3 horas
Diseñar el documento para el Se diseña el documento donde

Inicio Sistema de Gestión Documental se plasma el Sistema de
5 basado en lo hallazgos Informe elaborado
Gestión Documental basado en
la normatividad archivística.
Se utiliza para identificar el último paso de un Presentar y socializar el Se presenta el informe

procedimiento. Se coloca después(abajo) de la 6 documento terminado al resultante y la metodología Informe presentado
Fin cliente.
última actividad diagramada. aplicada para su elaboración
Almacenar Almacenar, archivar, colocar (en un área de 7 Realizar los ajustes al Según las sugerencias del Informe ajustado según
documento según 1 hora
almacenamiento) requerimientos del cliente. cliente se ajusta el documento recomendaciones cliente
Define una salida física de copias de Se elabora y presenta el informe final

con el Acta de aprobación del Presentación y aprobación
documentos, impresión de información con 8 Firma acta satisfacción
Copias documento "Diseño del Sistema de informe
copias. Gestión Documental."
Introduccir (datos, información) al sistema,

Copia del informe recibido por el
digitar (en el sistema, registrar (en el sistema), 9 Copia del informe
Información cliente
actualizar sistema.
Flecha o línea de conexión entre símbolos. Implementación y seguimiento El cliente es el encargado de

del SGD por parte del cliente
Indica hacia donde se dirige la secuencia del 10 realizar la implementación y N/A
procedimiento. seguimiento
Archiv ar copia Archivar la copia del informe

11 del recibido Informe recibido
12 Fin
128
129
Anexo 5 Flujograma: Capacitaciones Y Talleres
FLUJOGRAMA: CAPACITACIONES Y TALLERES
Abrir expediente, actualizar archivo o

formulario, anexar, anotar, aprobar,
asignar, brindar, calcular (sumar, dividir, Se recibe la
solicitud del
Establecer los temas de
multiplicar, etc), clasificar, cobrar, colocar
Actividad 2 Cliente capacitación que se requiere
(se debe definir si existe un
por parte del cliente
almacenamiento) consultar, depositar,
desglosar, designar, distribuir, divulgar,
elaborar, entregar, firmar, gestionar.
Formato de Cotización
Diligenciar el Formato de
Se le envía al cliente la cotización del en servicios de Gestión
¿El documento cumple con los requisitos? servicio requerido en el Formato
Cotización en servicios de
Desición 3 Documental F-A - DOC-
¿El documento ha sido aprobado? Cotización en servicios de Gestión Gestión Documental
F-A - DOC-01 01
F-A - DOC-01
diligenciado.
Documento Documento diseñado con los

Llenar formulario, elaborar reporte (escrito), Se elabora el documento guía
4 según las capacitaciones
temas a tratar en las 1 hora
confeccionar (nota, reporte, etc), redactar.
requeridas capacitaciones
Se realiza las capacitaciones Realizar la presentación

Inicio Cuestionario de
5 según los temas requeridos acompañado de los materiales 2 horas
satisfacción y asistencia
requeridos
Se utiliza para identificar el último paso de

un procedimiento. Se coloca Se presenta informe al cliente Presentación y aprobación
Fin 6 de las capacitaciones Firma acta satisfacción
después(abajo) de la última actividad realizadas informe
diagramada.
Archivar copia
Almacenar Almacenar, archivar, colocar (en un área del recibido del Archivar la copia del informe
7 informe Informe recibido
de almacenamiento) recibido por el cliente
Define una salida física de copias de

documentos, impresión de información con 8 Fin
Copias
copias.
Introduccir (datos, información) al sistema,

Información
digitar (en el sistema, registrar (en el
sistema), actualizar sistema.
Flecha o línea de conexión entre símbolos.

Indica hacia donde se dirige la secuencia
del procedimiento.
129
130
Anexo 6 Procesos y subprocesos para la consultoría de gestión documental DM Consultoría
130
131
131
132
Anexo 7 Plan de Acción DM Consultoría

1. COMPROMISO DEL PLAN DE 6. EJECUCIÓN O AVANCE DEL
2. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES 3. ESTRATEGIA 4. ALCANCE 5. PROYECCIÓN DEL INDICADOR DE GESTIÓN 6. LEGISLACIÓN 7. FINANCIACIÓN 7. RESPONSABLE
ACCIÓN INDICADOR
FORTALECIMIENTO
ADMINISTRATIVO Y 6.1
5.1 INDICADOR DE
1.1 OBJETIVOS 2.1 ACTIVIDAD PRINCIPAL 2.2 ACTIVIDAD DESAGREGADA 3.1 TIPO 4.1 ALCANCE 5.2 META 2022 6.1 NORMAS OPERATIVO DE LA PORCENTAJE 6.2 EVIDENCIAS 7.1 ENCARGADO
GESTIÓN
EMPRESA DM DE AVANCE
CONSULTORÍAS S.A.S
Obj1. Posicionar a DM Consultorías
S.A.S en el mercado mediante la
Desarrollar el Plan de Aumento en las ventas
divulgación de nuestros servicios, por Estrategia de promoción, mes de Ofrecer en el mercado 6
Incrementar la participación en el comunicación corporativa que por actividades SOCIOS DM CONSULTORIAS
medio de ofertas atractivas en precio y locura promocional que incluye Competitividad tipos de paquetes N/A $ 3.000.000
mercado en un 10% permita la divulgación de los promocionales (45% a S.A.S
servicios acordes a los requerimientos paquetes promocionales. promocionales.
servicios. 70%)
expedidos por la normatividad
archivística.
Realizando un estudio
Aplicar técnicas y procedimientos
Obj2. Implementar en las empresas Diseñar todos los planes, personalizado de
los cuales sean emitidos por el Disponer de todos los
clientes, técnicas y procedimientos programas y procedimientos cada empresa de sus productos o # de empresas que
Archivo General de la Nación o procesos, procedimientos
regulados por el Archivo General de la requeridos para que el servicio de servicios, reflexionando con el contrataron nuestro SOCIOS DM CONSULTORIAS
entes rectores, para la Operativa y instructivos requeridos Ley 594 de 2000
Nación y mantener una vigilancia gestión documental que presta DM empresario servicio de diagnostico S.A.S
organización, difusión y para la prestación del
informática a nuestros competidores, Consultoría S.A.S sea acorde con y sus colaboradores sobre la en los últimos 2 años
conservación de los archivos servicio de la consultoría.
conociendo sus nuevos servicios. la normatividad vigente. situación real, analizando sus
físicos y electrónicos
dinámicas internas y
Resolución 8934 de
Obj3. Atender las necesidades de las 2014 por la cual se
empresas, por medio de la mejora y establecen las
Realizar un estudio de mercado Incluir el portafolio de DM Desarrollo de Desarrollo de
optimización de nuestros servicios Establecer que servicios puedan Ofrecer en el mercado 3 directrices en materia
identificando las necesidades en Consultorías nuevos servicios y # de servicios actuales/ mercados. mercados. SOCIOS DM CONSULTORIAS
basándonos en los cambios que se tener una mayor demanda dentro Marketing servicios adicionales a los de gestión documental
materia de Gestión Documental que pueden ser atractivos para las # nuevos servicios Investigación Investigación S.A.S
presenten en la legislación colombiana de las Mypimes que se tienen actualmente y organización de
tienen las Mypimes empresas exploratoria. exploratoria.
referente a la Gestión Documental y que archivos que deben
sea de impacto para las empresas. cumplir los vigilados
por la
Asociar a la empresa DM Definir la metodología para que la
Obj4. Diseñar una metodología que le
Consultorías a organizaciones, empresa Disponer de 4 alianzas La LEY 590 del 10 de
permita crear alianzas o convenios con
sociedades y empresas tanto Alianza con aliados estratégicos crezca mediante desarrollo interno # de alianzas con empresas julio de 2000, SOCIOS DM CONSULTORIAS
empresas y sociedades con el fin de Crecimiento
nacionales como internacionales que apalanquen las ventas. y desarrollo constituidas consultoras de igual y conocida como LEY S.A.S
descubrir y evaluar nuevas oportunidades
relacionadas con la gestión externo (alianzas, fusiones, diferente tipo de servicios MIPYME.
de negocio.
documental. absorciones, etc.).
VALOR TOTAL $ 3.000.000
132
133
Anexo 8 Ficha Técnica Encuesta Servicio de Consultoría
ENCUESTA SERVICIO CONSULTORÍA
FICHA TÉCNICA
1 NOMBRE DEL PRODUCTO ♦ Lanzamiento de un nuevo servicio
♦ Objetivo Principal
♦ Identificar grado de acepctación de los servicios a ofrecer para pymes

2 OBJETIVOS DEL PRODUCTO
♦ Objetivo Secundario
♦ Identificar precios viables para ofrecer servicios pymes del sector técnologico
♦ Es una encuesta de PYMES levantada en un período de dos meses en el sector de Chico- Lago, en visitas cada una
4 FUENTE DE INFORMACIÓN
para pedir la autorización de realizarla
5 TAMAÑO DE LA MUESTRA ♦ 100 pymes
6 COBERTURA GEOGRÁFICA ♦ Bogotá (Sector Lago)

PERÍODO DE
7 ♦ Febrero 2016 - Abril (primera quincena) 2016
LEVANTAMIENTO
POBLACIÓN DE
8 ♦ PYMES de tecnología ( se aplica ya sea empresas de venta, servicios y/o mixta)
REFERENCIA
La encuesta se compone de 17 preguntas, enviadas por Google Forms para luego ser tabuladas y análizadas por los miembros
9 ESTRUCTURA
del proyecto
PRINCIPAL VARIABLE DE
10 ♦ Uso de Gestión Documental
ESTUDIO :
11 TIEMPO DE PUBLICACIÓN ♦ Primer semestre del 2016
133
134
Anexo 9 Encuesta aplicada a PYMES
134
135
135
136
136
137
137
138
Referencias
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MÓDULO III. CIENCIA, TECNOLOGÍA & INNOVACIÓN...............................................20

MÓDULO IV. JUSTIFICACIÓN.......................................................................................23

MÓDULO IV. OBJETIVOS..............................................................................................26

MÓDULO VI. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA................................................................28

MODULO VII: INVESTIGACIÓN DE MERCADOS........................................................36

Perfil del cliente...................................................................................................................................................44

MODULO VIII: MARKETING......................................................................................... 46

MODULO IX. PLAN OPERATIVO..................................................................................58

MODULO X. ASPECTOS LEGALES Y RECURSOS HUMANOS..................................68

MODULO XI. PLAN DE INVERSIÓN Y FINANCIACIÓN................................................76

Valor presente neto:...........................................................................................................................................81

MODULO XII. ANÁLISIS DE RIESGOS.........................................................................84

MODULO XIII. SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL Y RESPONSABILIDAD SOCIAL

MODULO XIV. RESUMEN EJECUTIVO........................................................................92

Tabla 1 Descripción del equipo emprendedor................................................................10

Figura 1 Encuesta sobre las causas de la liquidación de Empresas en Bogotá....................................16

Figura 28 Ficha Técnica de Servicio DM Consultoría...........................................................................................67

Anexo 1 Matriz de Ponderación Ideas Negocio: Mercado-Emprendedor y Empresa.....99

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