Aprendizaje just in time

Jefry Alfredo Catalan Ventocilla

Instituto zegel ipae
 CONTENIDO

Aprendizaje justo a tiempo (Just in time Learning ).....................................................................2

¿Qué es el Aprendizaje justo a tiempo?...................................................................................2
Siempre se puede mejorar.................................................................................................3
Cómo facilitar el Aprendizaje justo a tiempo en la empresa....................................................3
Identifica lo que necesitan aprender..................................................................................3
Crea un plan de contenidos................................................................................................4
Elige la herramienta adecuada...........................................................................................4
7 requisitos clave que debe cumplir tu solución Just in time learning.....................................0
#1 Ofrecer contenidos relevantes......................................................................................0
#2 Ser concisa....................................................................................................................0
#3 Ser atractiva..................................................................................................................0
#4 Ser flexible....................................................................................................................0
#5 Ser accesible.................................................................................................................0
#6 Facilitar las búsquedas..................................................................................................0
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#7 Ser social.......................................................................................................................0
¿Siempre puede usarse el Aprendizaje justo a tiempo?...........................................................0

ILUSTRACIONES
Ilustración 1: Just in Time Teaching..............................................................................................2
Ilustración 2:Aplicando Just in time..............................................................................................3
Ilustración 3:Plan de contenidos..................................................................................................4
Ilustración 4:Herramienta Adecuada...........................................................................................4
Ilustración 5: Ser concisa..............................................................................................................0
Ilustración 6:Ser atractivo............................................................................................................0
Ilustración 7:Ser flexible...............................................................................................................0
Ilustración 8:Facilitar búsquedas..................................................................................................0
Ilustración 9:Ser Social.................................................................................................................1
 Aprendizaje justo a tiempo (Just in time
Learning )

Ilustración 1: Just in Time Teaching

¿Qué es el Aprendizaje justo a tiempo?

A lo mejor no has oído hablar del concepto “Aprendizaje justo a tiempo” o Just in time learning pero te
seguro que ya lo practicas. Por ejemplo, ¿qué haces cuando quieres cocinar un plato que no has hecho
nunca? ¿Te apuntas a un curso de cocina y esperas a completarlo para empezar? Imagino que no.
Simplemente consultas la receta en internet o preguntas. Eso es aprendizaje justo a tiempo. Adquirir
las habilidades o conocimientos en el momento justo, aprender “lo que necesitas cuando lo
necesitas”.
De la misma forma, el Aprendizaje justo a tiempo se puede aplicar en la empresa. Vivimos en una
época de cambio constante. Nunca antes había sido tan necesaria la capacidad de adaptación de las
empresas y la de sus empleados. El mercado evoluciona, surgen nuevas herramientas y la legislación
cambia. Y la formación en la empresa también debe evolucionar para adaptarse a estos cambios. Ya no
hay tiempo para dedicar horas y horas a formaciones con profundidad.

Por ejemplo, ¿merece la pena que un empleado que usa de forma puntual un programa de hojas de
cálculo, dedique 3 días a realizar un curso para aprender a manejar una aplicación cómo Excel? Creo que
no. Yo no me considero un experto en Excel, pero lo
manejo bien. Desde que empecé a utilizarlo me han
surgido dudas, pero jamás ha habido ninguna que no
haya podido resolver en menos de 10 minutos
buscando en internet o preguntando a alguien. Es
cierto que si no tienes ningún conocimiento
necesitarás una formación mínima (aunque sea
leer el manual). Pero una vez establecida esa base
inicial, no merece la pena dedicar tiempo,
esfuerzo y dinero, en adquirir conocimientos que
nunca se van a necesitar aplicar y que por tanto
no van a tener ningún impacto.

Ilustración 2:Aplicando Just in time

El Aprendizaje justo a tiempo es una solución que aporta eficiencia en el proceso de aprendizaje de
los empleados, ya que estos no deben esperar a la siguiente “formación oficial” de la empresa, pudiendo
aprender justo cuando lo necesitan.

Siempre se puede mejorar.

Al terminar la universidad empecé a interesarme por todo lo relacionado con la mejora de la

productividad personal. Me gusta el tema no tanto por el hecho de ganar horas al día, que está muy
bien, sino por aprender formas más eficientes de hacer las cosas. Cuando pruebo algún nuevo
consejo, siempre termino preguntándome cómo es que no he sabido eso antes. Por ejemplo, hace poco
aprendí la que creo que es la mejor forma de pelar un huevo duro. Antes, iba poco a poco quitando la
cáscara. A veces me pinchaba o quemaba. Ahora, lo agito en un vaso con agua y en 3 segundos el huevo
está listo. Puedes ver el video a continuación.

Ahora piensa en los miles de tareas que se podrían realizar más eficientemente en cualquier
empresa. Piensa en la cantidad de horas y de dinero que se pierde porque nadie ha planteado si esa
será la mejor forma de hacerlo. Sin embargo, esta mejora solo es posible, si los empleados pueden
acceder al conocimiento cuando lo necesitan.
Cómo facilitar el Aprendizaje justo a tiempo en la empresa.

Identifica lo que necesitan aprender.

Para identificar los contenidos relevantes, primero debes analizar qué tareas realizan los empleados y
cómo lo hacen (qué herramientas utilizan, qué procesos siguen, cuánto tiempo dedican, etc.). Para cada
puesto de trabajo deberías disponer de un listado de las tareas que realiza el empleado. Al partir de las
tareas, estarás asegurando que el aprendizaje sea práctico, relevante y orientado a mejorar el
rendimiento en su hacer diario.

Crea un plan de contenidos.

Una vez realizada la definición de necesidades, puedes

elaborar un plan de contenidos. Si los empleados tienen
que aprender a utilizar herramientas muy
específicas puede que sea necesario desarrollar los
contenidos desde cero. Si se trata de herramientas de uso
habitual o habilidades genéricas, en internet puedes
encontrar materiales de formación sobre
prácticamente cualquier tema. En este último caso, la
dificultad radica en filtrar y seleccionar los mejores
contenidos (lo que llaman content curation). Con este
mismo propósito, han surgido herramientas
como Degreed , LinkedIn Learning o Grovo

Ilustración 3:Plan de contenidos

Elige la herramienta adecuada.

Tendrás que decidir que herramienta es la más adecuada para que los usuarios puedan acceder a
los contenidos.
La elección de la herramienta dependerá de factores como los
dispositivos desde los que van a acceder los empleados (¿se
conectarán siempre desde el ordenador, o puede que lo hagan
desde una tablet o smartphone?), el ancho de banda disponible
(¿los empleados trabajan habitualmente fuera de la oficina y se
conectan a través de la red móvil?), el propio contenido a
aprender (volviendo al ejemplo de Excel, tendría poco sentido
aprender la aplicación solo a través de vídeos, hay que buscar
ejercicios prácticos donde realmente el usuario pueda
experimentar), etc.

La herramienta puede ser sencilla como una carpeta compartida

en un servicio de almacenamiento online en la que publicar
Ilustración 4:Herramienta Adecuada contenidos en PDF o vídeos, o más completa como un sistema
de gestión del Aprendizaje totalmente configurado a medida (Learning Management System).

En el siguiente apartado te comento los aspectos que considero más importantes a la hora de desarrollar o
elegir tu herramienta.
7 requisitos clave que debe cumplir tu solución Just in time learning
Si quieres que tu herramienta para facilitar el Aprendizaje justo a tiempo en la empresa tenga éxito, tu solución debería cumplir las siguientes características.

#1 Ofrecer contenidos relevantes.

No se trata de incluir contenidos aleatorios que creas pueden resultar atractivos o interesantes. Los contenidos deben responder a ese plan de contenidos que
mencionábamos en el análisis de necesidades. Deben ser totalmente prácticos y relacionados con la actividad diaria.

#2 Ser concisa.

Los contenidos deben estructurarse en lecciones cortas o módulos que identifiquen claramente los puntos clave a aprender.
Aunque puede variar en cada caso, 10 minutos debería ser el máximo tiempo que un usuario tuviera que dedicar para consumir una
pieza de contenido. Puedes utilizar artículos, vídeos, gráficos, presentaciones, infografías o cualquier otro medio. Sea lo que sea, debe ir
al grano.
La dificultad en este aspecto está en establecer los puntos claves y eliminar todo aquello que no aporta valor. Citando al escritor Antoine
de Saint-Exupery,

la perfección se alcanza, no cuando no hay nada más que añadir, sino cuando ya no queda nada más que quitar.

Ilustración 5: Ser concisa

#3 Ser atractiva.

También puedes usar personajes que hagan de hilo conductor y relatos (storytelling) para guiar y
captar la atención del participante. Por ejemplo, imagina que hubiera un módulo de formación
facilitado por personajes de Star Wars. Posiblemente, muchos
empleados participarían en el training solo por disfrutar la
experiencia.
La forma en la que se muestran los contenidos debe ser lo
suficientemente atractiva para que el empleado esté dispuesto a
dedicar parte de su valioso tiempo a la formación. No hay nada
peor que una presentación “casposa” para desmotivar el aprendizaje.
Además, aunque el hecho de aprender debería ser una motivación
por sí misma, las tareas urgentes del día a día pueden hacer que la
formación quede relegada al último lugar. Recuerda que la gente
aprende mucho más cuando disfruta la experiencia.
Ilustración 6:Ser atractivo

#4 Ser flexible.

Los participantes deben poder acceder a los contenidos fácilmente desde cualquier dispositivo y
desde cualquier lugar. Para ello la plataforma debe adaptarse y
responder adecuadamente en cada teléfono móvil, tabletu
ordenador.
El ebook Mobile Learning For Corporate Training de
PulseLearning afirma que un 87% de la gente dice no separarse
de su teléfono móvil en el día, realizando una media de 150
consultas a lo largo de la jornada. Del mismo modo, cada vez
más empresas optan por oficinas con “mesas calientes” (hot
desks) ya que, gracias a teléfonos con más capacidad
(smartphones) y mejor conectividad, los empleados pueden
trabajar desde cualquier otro lugar.
Ilustración 7:Ser flexible

#5 Ser accesible.

Debes asegurar que los contenidos son accesibles para todos los empleados independientemente de
sus capacidades. Un mismo contenido puede mostrarse como vídeo, audio o texto.
Hacer los contenidos accesibles beneficia a todos. Los contenidos accesibles facilitan su consumo y
pueden responder a las necesidades de una misma persona en distintas situaciones. Imagina un
vendedor que, mientras conduce a visitar a su cliente, recuerda escuchando un audio los puntos clave a la
hora de hacer una presentación del producto. Ese mismo vendedor, si está esperando en la oficina del
cliente, puede preferir leer el contenido en su tablet.
#6 Facilitar las búsquedas.

Si un contenido es excelente, pero los empleados no pueden encontrarlo el esfuerzo será inútil. Los contenidos deben estar
estructurados de forma que cualquiera pueda encontrar fácilmente lo que necesita aprender.
Lo ideal es que haya una serie de categorías que el usuario pueda recorrer, con artículos o materiales en cada una de ellas. Por
ejemplo, si hablamos de habilidades transversales (aquellas que se pueden aplicar en múltiples puestos de trabajos) podríamos
establecer categorías como “Resolución creativa de problemas”, “Gestión del tiempo”, “Habilidades de comunicación”, “Toma de
decisiones” o “Gestión del estrés”

También es útil el uso de etiquetas (tags) y palabras clave en cada material de aprendizaje que facilite la búsqueda de los
contenidos.

Ilustración 8:Facilitar búsquedas

#7 Ser social.

La herramienta debe permitir la interacción de los usuarios entre sí. Por ejemplo, los usuarios deberían poder evaluar los contenidos. De esta forma, sabrás que
contenidos resultan más útiles, así como el formato de preferencia a la hora de consumirlos. Además, esas evaluaciones también pueden utilizarse para hacer recomendaciones
de aprendizaje a otros nuevos usuarios con el mismo puesto de trabajo o con necesidades comunes. Si recuerdas cuando hablábamos del modelo 70:20:10 , una parte esencial
del aprendizaje es el que se produce a través de los propios compañeros.
 Otro elemento útil es usar una tabla clasificatoria o ranking. Este panel muestra los empleados que más módulos de
aprendizaje han completado por categoría o que mejores puntuaciones han obtenido. Este tipo de información debe
presentarse de forma que motive positivamente (e incluso con humor) a otros participantes a aprender y completar su
formación, no como un medio de control o penalización. Incluso, los empleados pueden tener la opción de retar a otros a
completar un determinado módulo y así ganar puntos. Al igual que los incentivos por rendimiento, como incentivo a la
formación, esos puntos se podrían canjear por premios materiales.

Ilustración 9:Ser Social

¿Siempre puede usarse el Aprendizaje justo a tiempo?
No. No en todos los procesos de aprendizaje puede utilizarse esta metodología. Al menos, no en las
competencias principales. Por ejemplo, un cirujano debe entrar en quirófano con todo el conocimiento y
experiencia que le sea posible.
Esto sucede también en todas aquellas profesiones donde el tiempo de respuesta es crítico y donde las
consecuencias de una decisión equivocada pueden ser fatales. Profesiones así podrían ser pilotos de
aeronaves, controladores aéreos, controladores de seguridad en instalaciones radioactivas, especialistas en
desactivación de explosivos o cuerpos de rescate.

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