Procedimiento completo de compras

1. Recibimos un albarán del departamento de almacén, ¿qué trámites tenemos que realizar a
continuación en relación al albarán?
→El albarán es un documento que acompaña a la mercancía en su entrega (acredita la prestación de
un servicio, siendo una prueba de conformidad y en el momento en el que es firmado, nace una
obligación de pago).
Cuando recibimos un albarán, lo archivamos junto a los pedidos o creamos un archivo específico
para estos, que pueden ser de la siguiente forma:
· Albarán de las ventas: los albaranes que firman los clientes como comprobantes de entrega de la
mercancía, se guardan en un archivador rotulado como «Albaranes de clientes»; estos se ordenan
por clientes, y dentro de estos, por fechas (cronológico).
· Albarán de las compras: estos albaranes se guardan en un archivo rotulado «Albaranes de
proveedores», agrupados por proveedores y, dentro de estos, por fechas. Cuando llega la factura, se
comprueba con el albarán y estos se pueden conservar junto a la factura o destruir.

2. ¿Qué significa que el albarán venga con una nota de incidencias y no conforme? ¿Qué
debemos hacer con el mismo?
→ Cuando un albarán llega con una nota de incidencias o no conforme, tendremos que comprobar a
qué tipo de incidencia hace referencia para establecer las consecuencias según lo establecido en el
Código Civil y el Código de Comercio.
Algunas de las incidencias pueden ser:
- Incumplimiento del plazo fijado para la entrega (el comprador puede negarse a recibir la
mercancía o exigir el cumplimiento del contrato).
- Incumplimiento en la cantidad y la calidad pactadas de la mercancía (el comprador puede negarse
a recibir la mercancía o cantidad parcial o total).
- Existencia de vicios en la mercancía (si son vicios evidentes (devolución en cuatro días), si son
vicios ocultos (devolución en treinta días)).
- El comprador rechaza la mercancía sin causa justificada o tarda en hacerse cargo de ella (el
vendedor puede exigir que el comprador cumpla con lo pactado o quede liberado de la entrega de
mercancía).

3. Recibimos una factura conforme en el departamento de compras, ¿qué trámites tenemos

que realizar a continuación en relación a la factura?
→ Las facturas pueden ser demandadas por diversos organismos en cualquier momento, por eso
esta documentación tiene efectos mercantiles y fiscales.
· Según la normativa mercantil (Código de Comercio): deben conservarse durante seis años.
· Según la normativa fiscal (Administración Tributaria): deben conservarse durante cuatro años.
· Las facturas de inmovilizado deben conservarse durante los cuatro años siguientes a la finalización
del ejercicio de la última amortización practicada.

4. Cuando recibimos la factura y revisamos la ficha de proveedor y el pedido, nos damos

cuenta que el proveedor se ha olvidado de aplicarnos un descuento comercial, ¿qué deberemos
hacer en este caso?
→ Las facturas pueden rectificarse mediante la emisión de una nueva factura, por ello deberemos
ponernos en contacto con el proveedor para que este haga la rectificación o aplique dicho descuento
en una futura factura.
5. Hace 10 días (el 20/01/X0) realicé un pedido de gafas de sol para mi óptica. ¿Qué
anotaciones debería tener hechas hasta el momento y qué tipo de archivos físico, con qué tipo
de documentos?
→ Desde que solicitamos un pedido hasta que lo recibimos, debemos haber generado los siguientes
documentos:
1. Hoja de presupuesto (en el que figura una oferta detallada por parte del proveedor). En el caso de
estar de acuerdo, la devolveremos firmada o devuelta con la expresión «acepto» para proceder al
pedido, quedándonos una copia del mismo.
2. Hoja de Pedido (solicitud mediante una nota de pedido en la que solicitamos al proveedor que
nos sirva la mercancía).
Una vez recibido la hoja de pedido, el vendedor deberá realizar una carta de porte, un albarán o nota
de entrega y adjuntarlo con la mercancía (siendo revisada y comprobada con dichos documentos) y
en el caso de conformidad, se procederá a la factura.

6. Un mes más tarde recibo la factura de la compra anterior ¿qué trámites debo realizar con
la citada factura?
→ Las facturas deben conservarse según la normativa fiscal (durante cuatro años) o mercantil
(durante seis años); además, deberán registrarse en el libro de facturas recibidas de manera en que
se hayan ido recibiendo y los valores deberán expresarse en euros.

7. ¿Qué documentación debo enviar al Departamento de contabilidad cuando, después de

todas las comprobaciones, la factura sea conforme?
→ Una vez conformada la factura, la haremos llegar al Departamento de Contabilidad para que esta
sea registrada en el libro de facturas recibidas dentro del período de liquidación en el que se realice
la deducción de IVA.